Strasburgo, 19 giugno 2008

Egregio signor L.,

Il 18 ottobre 2007 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito alla sua affermazione, formulata nel suo parere sulla Sua denuncia 488/2007/PB, secondo cui un determinato documento da Lei richiesto non esisteva. La Sua denuncia era contenuta nelle Sue osservazioni sul suddetto parere della Commissione.

Il 17 gennaio 2008 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 14 marzo 2008. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 28 marzo 2008.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

La denuncia riguardava un'affermazione della Commissione europea, formulata nell'ambito del trattamento da parte di quest'ultima di una domanda di accesso, secondo cui un determinato documento non esisteva e pertanto l'accesso non poteva essere concesso.

Nel caso 488/2007/PB, il denunciante aveva chiesto l'accesso, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (1) ("regolamento 1049/2001"), a una serie di documenti detenuti dal gruppo dei regolatori europei ("ERG"), istituito dalla Commissione. La Commissione ha rifiutato l'accesso a determinati documenti. Nella sua lettera alla Commissione in cui chiedeva un parere sulla denuncia, il Mediatore le ha anche chiesto di chiarire la sua decisione specificamente per quanto riguarda la "Relazione ERG (06) 45 bis", in merito alla quale il denunciante ha inviato la sua comunicazione del 20 novembre 2006. La "relazione ERG (06) 45 bis"non era stata espressamente menzionata nella risposta della Commissione alla domanda di conferma del denunciante ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Nel suo parere, la Commissione ha affermato che, per quanto riguarda la "Relazione ERG (06) 45 bis", i documenti ERG registrati con la lettera "a" sono note che riassumono il contenuto dei documenti correlati. Tale nota avrebbe dovuto normalmente essere fatta per "Relazione ERG (06) 45" e "Relazione ERG (06) 45b". Tuttavia, tale nota non è stata prodotta perché era stato deciso poco prima della riunione plenaria dell'ERG di non discutere tali relazioni e "[t] pertanto, non esiste alcun documento con il numero di riferimento ERG (06) 45a".

Nelle sue osservazioni del 18 ottobre 2007 sul parere della Commissione sulla denuncia summenzionata, il denunciante ha informato il Mediatore di aver ottenuto copie della presunta "relazione ERG (06) 45a" inesistente. Il denunciante ha espresso preoccupazione per il fatto che la Commissione aveva apparentemente fornito informazioni false nel suo parere e ha incoraggiato il Mediatore a esaminare la questione.

Il denunciante ha sottolineato che non era chiaro dal contenuto di detto documento perché non avrebbe dovuto essere reso pubblico, poiché il documento conteneva semplicemente una sintesi della "Relazione ERG (06) 45b" e un commento secondo cui non vi era alcuna pressante necessità di pubblicazione.

Il denunciante ha incoraggiato il Mediatore a trattare la questione separatamente, dato che riguardava la "cooperazione di base ['grundsätzliche Zusammenarbeit '] tra il Mediatore e gli organi e le istituzioni della Comunità europea".

Il 17 gennaio 2008 il Mediatore ha avviato la presente indagine sulle seguenti accuse: La Commissione ha fornito al Mediatore informazioni false affermando, nel suo parere sulla denuncia 488/2007/PB, che il documento "Relazione ERG (06) 45 a"non esiste.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere sulla denuncia, la Commissione ha sostanzialmente ammesso l’esistenza del documento e ha formulato varie osservazioni relative alla sua conclusione iniziale su tale questione (v. infra, parte della decisione). La Commissione ha allegato al suo parere una copia di detto documento.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha dichiarato di non avere osservazioni significative da formulare sul parere della Commissione, ma ha sottolineato che la sua fiducia nella Commissione non era stata rafforzata dal suo parere (cfr. la parte della decisione in appresso).

LA DECISIONE

1 Asserzione secondo cui la Commissione avrebbe fornito informazioni false al Mediatore

1.1 Il denunciante ha affermato che la Commissione ha fornito al Mediatore europeo informazioni false quando ha affermato, nel suo parere sulla denuncia 488/2007/PB, che il documento "Relazione ERG (06) 45 a" (richiesta dal denunciante) non esisteva.

1.2 Nel suo parere, la Commissione ha fornito informazioni che hanno sostanzialmente confermato l'affermazione del denunciante. La Commissione ha formulato una serie di osservazioni al riguardo:

1. A seguito dell'ultima domanda di documenti presentata dal denunciante, è stato effettuato un ulteriore esame dei documenti a disposizione dell'ERG. Questa ricerca ha confermato che "Report ERG (06) 45a" esiste. È stato infine reperito sul sito web del CIRCA (2).
2. Come già spiegato nella risposta della Commissione al Mediatore in merito alla denuncia 488/2007/PB, i documenti registrati con la lettera "a" sono note di presentazione. Tali note riassumono brevemente le questioni presentate nei documenti correlati e sono destinate a costituire uno strumento per presentare documenti alle riunioni plenarie dell’ERG affinché siano discussi prima dell’adozione. In risposta alla richiesta di informazioni del Mediatore in merito alla denuncia 488/2007/PB, i servizi della Commissione hanno ritenuto in buona fede che i) non fosse stata preparata alcuna nota di presentazione, dato che la "relazione ERG (06) 45" doveva essere trattata come un punto "A" senza discussione (3) e pertanto ii) tale documento non poteva essere in suo possesso.
3. In un primo momento, i servizi della Commissione hanno cercato di recuperare il documento dal luogo in cui tali documenti sono solitamente conservati, per un periodo di tempo limitato, prima di essere cancellati a causa di restrizioni di spazio, vale a dire sui personal computer e sui supporti elettronici dedicati al salvataggio dei documenti relativi alla plenaria del GRE. Non ha consultato il sito web CIRCA, che è invece destinato all'uso dei delegati delle autorità nazionali di regolamentazione.
4. Per quanto riguarda il contenuto della nota di presentazione in questione, i servizi della Commissione confermano che si tratta, nella sua parte sostanziale, di una riproduzione identica delle conclusioni che figurano a pagina 21 della "relazione ERG (06) 45", precedentemente divulgata dalla Commissione al denunciante.

1.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha osservato quanto segue: Afferma di aver avuto l'impressione che la Commissione non abbia preso molto sul serio il suo dovere di cooperazione con il Mediatore europeo. Egli non ha ritenuto plausibile che la Commissione avesse effettivamente cercato il documento asseritamente inesistente. Egli ha sottolineato che era difficilmente pensabile che "Relazione ERG (06) 45 b" esistesse, ma che il documento logicamente precedente a questo, vale a dire, "Relazione ERG (06) 45a ", non lo ha fatto. Egli ha dichiarato che avrebbe potuto comprendere, ad esempio, la spiegazione secondo cui il documento era stato ritenuto troppo insignificante e quindi soppresso. Ma la spiegazione che il documento non era mai stato creato non ha rafforzato la sua fiducia nella Commissione.

1.4 Il Mediatore osserva che l'affermazione fattuale di un'istituzione secondo cui un documento non esiste comporta una presunzione (confutabile) di veridicità (4). Tale presunzione si applica a tutti i soggetti che possono essere coinvolti nel contesto delle domande di accesso ai documenti, siano essi cittadini o altre istituzioni comunitarie. Per quanto riguarda specificamente il Mediatore, la presunzione di veridicità si basa, in primo luogo, sull’elevato livello di fiducia esistente tra tutte le istituzioni e il Mediatore per quanto riguarda l’applicazione del regolamento n. 1049/2001. Essa comporta inoltre un vantaggio di economia procedurale - sia per l'amministrazione che per il mediatore - riducendo notevolmente la necessità di effettuare ispezioni dei fascicoli o dei documenti amministrativi in questione. Allo stesso tempo, la presunzione di veridicità implica un dovere di diligenza particolarmente rigoroso per garantire l’esattezza delle dichiarazioni relative all’inesistenza di un documento.

1.5 Nel caso di specie, la Commissione ha pienamente riconosciuto che l'affermazione di fatto contestata da essa effettuata era errata, vale a dire che il documento asseritamente inesistente esisteva effettivamente. La questione rilevante a questo punto dell'indagine è quindi se la Commissione abbia rispettato il summenzionato obbligo di diligenza.

1.6 Dopo aver esaminato attentamente il parere della Commissione, il Mediatore non ritiene di aver ricevuto informazioni o spiegazioni che dimostrino il rispetto del suddetto dovere, per i seguenti motivi:

In primo luogo, il paragrafo 1 del parere della Commissione indica che i suoi servizi avevano in qualche modo dedotto l'inesistenza del documento dal fatto che i documenti registrati con la lettera "a" sono note di presentazione. Tali note riassumono brevemente le questioni presentate nei documenti correlati e mirano a presentare documenti alle riunioni plenarie dell'ERG affinché siano discussi prima dell'adozione. L'inferenza di cui sopra sembra essere stata fatta in concomitanza con il fatto che "il documento ERG (06) 45 doveva essere trattato come un punto "A" senza discussione". Tuttavia, la Commissione non ha fornito spiegazioni adeguate sul motivo per cui, in generale, una siffatta deduzione sarebbe giustificata (5) e sul motivo per cui, nelle particolari circostanze del caso di specie, tale deduzione non rifletteva, in definitiva, la realtà.

In secondo luogo, il paragrafo 2 del parere della Commissione non ha fornito informazioni chiare e adeguate sulla pertinente ricerca condotta dai suoi servizi. Si riferisce, solo in termini generali, a un "luogo" non specificato in cui i documenti vengono salvati per un "periodo limitato" non specificato prima di essere eliminati. Non è chiaro se il riferimento intenda trasmettere le informazioni secondo cui i servizi della Commissione che hanno cercato il documento lo hanno fatto dopo la fine di un periodo fisso per la conservazione dei documenti e che per questo motivo (ovviamente) non sono riusciti a trovarlo. A seguito di ciò, il parere fa nuovamente riferimento a un sito web "CIRCA", indicando che si tratta di un sito "destinato piuttosto" all'uso dei delegati delle autorità nazionali di regolamentazione. Ciò non fornisce, tra l'altro, alcuna informazione chiara e specifica sul fatto che i suoi servizi non fossero ragionevolmente attesi, naturalmente, di aver cercato anche il suddetto sito web "CIRCA".

Infine, occorre rilevare che la Commissione ha dichiarato che il documento in questione non era mai esistito, né che non era più in suo possesso né che il suo tentativo di recuperarlo dal suo o dai suoi sistemi informatici non era stato proficuo.

1.7 Data la natura della cattiva amministrazione constatata in precedenza, il Mediatore sottolinea che, conformemente ai principi di buona amministrazione, sarebbe stato opportuno che la Commissione presentasse le proprie scuse al denunciante. La Commissione ha scelto di non farlo e pertanto il Mediatore archivia il caso con un'osservazione critica.

2 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito a tale denuncia, è necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

La presunzione di veridicità dell'affermazione fattuale dell'amministrazione secondo cui un determinato documento richiesto non esiste implica un dovere di diligenza particolarmente rigoroso per garantire l'esattezza di tali affermazioni. Alla luce delle sue conclusioni di cui al precedente punto 1.6, il Mediatore non ritiene di aver ricevuto informazioni e spiegazioni che dimostrino il rispetto di tale obbligo nel caso di specie. Il comportamento rilevante della Commissione comporta quindi una cattiva amministrazione.

Il Mediatore archivia il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Come si evince dall'ordine del giorno (ERG (06) 35 Rev 1) della 18a riunione plenaria dell'ERG del 5-6 ottobre 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag _erg _plen _madeira _4 _6 _oct _2006.pdf), e dal verbale di tale riunione plenaria (ERG (06) 52).

(4) Cfr. causa T-311/00 British American Tobacco/Commissione, Racc. 2002, pag. II-2781, punto 35.

(5) Ad esempio, è apparentemente possibile che (i) venga preparata una nota di presentazione registrata con la lettera "a", ai fini della discussione della questione/progetto di documento pertinente alle riunioni plenarie dell'ERG, e (ii) venga successivamente adottata una decisione di non discutere tale questione/documento.