Strasburgo, 19 giugno 2008

Egregio signor X,

Il 12 dicembre 2006 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito alla Sua mancata nomina a una posizione sul programma di formazione per giovani esperti presso le delegazioni della Commissione.

Il 30 gennaio 2007 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 16 luglio 2007. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 9 agosto 2007.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti del caso sono, in sintesi, i seguenti.

Nel febbraio 2006 il denunciante ha partecipato alla procedura di selezione per il programma di formazione per giovani esperti presso le delegazioni della Commissione europea. Alla fine di marzo 2006, è stato chiamato per un'intervista. Successivamente è stato informato di essere stato iscritto in un elenco di riserva e, nel caso in cui i candidati selezionati non fossero disposti o non fossero in grado di assumere le posizioni, gli sarebbe stato offerto un posto.

Il 22 settembre 2006 (venerdì) un funzionario della direzione generale delle Relazioni esterne della Commissione ("DG Relex") ha inviato al denunciante un messaggio di posta elettronica contenente il seguente messaggio:

"Facendo riferimento alla nostra conversazione telefonica di questo pomeriggio con la quale Le ho comunicato che sta partecipando al programma di formazione per il JED nelle delegazioni in quanto uno dei candidati irlandesi selezionati ha ritirato la sua candidatura.

Vi propongo il distacco a Gerusalemme (...).

La data di inizio prevista a Bruxelles, che corrisponde alla data della firma del contratto, è fissata al 6 novembre 2006 (o successivamente). (...)

Si prega di confermare lunedì mattina se si è ancora interessati al programma e se si accetta la stazione di servizio. Per vostra informazione, contatterò anche un altro candidato dell'elenco di riserva."

Il 25 settembre 2006 il denunciante ha confermato il suo interesse per posta elettronica. Nel pomeriggio dello stesso giorno, lo stesso funzionario che gli ha inviato la summenzionata e-mail del 22 settembre 2006, ha informato il denunciante di "aver ricevuto una telefonata [quella] mattina dal candidato selezionato e il ministero degli Affari esteri ha accettato di posticipare l'assunzione del candidato dopo il programma di formazione JED". Ringrazia il denunciante per il suo interesse e lo informa che il posto vacante non è più disponibile. Il denunciante ha immediatamente chiesto "un'elaborazione più completa del motivo per cui l'offerta è stata ritirata ". Ha ricevuto la seguente risposta: "(...) nella mia e-mail di venerdì, ho detto [a voi] che l'offerta è stata inviata anche ad un altro candidato (c'è una lista di riserva con una classificazione. (...)."

Il denunciante non era soddisfatto di tale risposta e ha inviato tre e-mail alla DG Relex, in cui spiegava la situazione e presentava diverse argomentazioni a sostegno della sua richiesta di ricevere una spiegazione adeguata per il ritiro dell'offerta di una posizione sul programma. Egli ha inviato la prima e-mail il 26 settembre 2006 e i due solleciti il 28 e 29 settembre 2006. Secondo il denunciante, non ha ricevuto alcuna risposta alle sue e-mail.

Il 30 gennaio 2007 il Mediatore europeo ha avviato la presente indagine sulle seguenti accuse e affermazioni:

Il denunciante ha sostenuto che la Commissione non ha fornito motivazioni valide e adeguate per la sua decisione di ritirare la sua offerta a lui rivolta per una posizione sul programma di formazione per giovani esperti presso le delegazioni della Commissione. A tale riguardo, il denunciante ha osservato che la Commissione non aveva risposto alle sue e-mail del 26, 28 e 29 settembre 2006, nelle quali chiedeva alcune spiegazioni e informazioni in merito alla questione.

Il denunciante ha sostenuto che

1. La Commissione dovrebbe spiegare adeguatamente le sue azioni in merito al ritiro dell'offerta di una posizione sul programma di formazione per giovani esperti presso le delegazioni della Commissione; e
2. La Commissione dovrebbe nominarlo quale membro della sua delegazione a Gerusalemme, come gli è stato offerto il 22 settembre 2006.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere sulla denuncia, la Commissione ha spiegato in dettaglio la natura del programma JED e le procedure applicabili. L'obiettivo principale del programma JED è fornire una formazione concreta ai giovani laureati di talento degli Stati membri. Ciascuno Stato membro avvia un processo di preselezione. Una volta completata la selezione dei candidati per tutti gli Stati membri, i servizi competenti della DG Relex procedono alla corrispondenza tra ciascun posto JED vacante e le principali caratteristiche, competenze e interessi dei candidati selezionati.

Nel caso di specie, il 15 maggio 2006 la DG Relex ha inviato una lettera alla Rappresentanza permanente d’Irlanda a Bruxelles per comunicare ufficialmente l’elenco dei candidati selezionati per un posto di lavoro e l’elenco di riserva dei candidati che sarebbero stati contattati solo nel caso in cui alcuni dei candidati selezionati inclusi nel primo elenco non avessero accettato l’offerta loro presentata. Il denunciante è stato classificato all'ottavo posto nell'elenco di riserva, per ordine di risultati.

A un certo punto, un posto è divenuto vacante nella delegazione della Commissione a Gerusalemme. Tuttavia, il "primo" candidato nell'elenco dei candidati selezionati non poteva, per motivi professionali, accettare il posto in quel momento. La Commissione ha pertanto contattato, tramite la sua e-mail del 22 settembre 2006, il denunciante e un altro candidato idoneo dell'elenco di riserva, chiedendo se fossero interessati e disponibili per il posto. Il "primo" candidato nell'elenco dei candidati selezionati ha quindi informato la Commissione di essere, dopo tutto, disponibile per il posto. La Commissione ha pertanto informato il denunciante che il posto non era più vacante. Tuttavia, poco dopo, il "primo" candidato ha nuovamente dichiarato alla Commissione di non essere disponibile. A quel punto, la Commissione ha effettuato una valutazione del profilo del denunciante e di quello dell'altro candidato dell'elenco di riserva e ha deciso di offrire il posto a quest'ultimo.

La Commissione ha insistito sul fatto che al denunciante non era mai stata presentata alcuna offerta vincolante. Ha sottolineato, in particolare, di aver informato il denunciante, nella sua e-mail del 22 settembre 2006, che "[f]oi vostri dati, contatterò anche un altro candidato dell'elenco di riserva." Ha pertanto ritenuto infondata la sua " richiesta che la Commissione lo nominasse nella [sic] sua delegazione a Gerusalemme".

La Commissione ha ritenuto che la DG Relex avesse chiaramente indicato al denunciante che i) l'indicazione iniziale di un posto disponibile doveva essere confermata prima che potesse diventare un'offerta formale; ii) altri candidati sono stati contattati nello stesso modo per lo stesso posto; e iii) in ogni caso, in questa fase non potrebbe essere interpretata come un'offerta ferma per una posizione JED o un contratto della Commissione.

Osservazioni del denunciante

Il denunciante ha osservato che il parere della Commissione che gli è stato trasmesso nel corso dell'indagine del Mediatore era "la prima spiegazione completa [che] aveva ricevuto sul motivo per cui la posizione era stata ritirata". Sembrava critico nei confronti di questo.

Per quanto riguarda la presunta mancata risposta della Commissione alle tre e-mail del denunciante in cui quest'ultimo chiedeva una spiegazione adeguata del ritiro dell'offerta per una posizione sul programma, il denunciante ha osservato che "ritengo che la totale mancanza di risposta da parte della Commissione alle mie domande provi una scioccante mancanza di rispetto e cortesia di base, una questione a cui la Commissione ha completamente omesso di fare riferimento nel suo parere ".

LA DECISIONE

1 Asserzione secondo cui la Commissione non avrebbe motivato in modo valido e adeguato la sua decisione di ritirare la sua offerta di posizione sul programma di formazione per giovani esperti presso le delegazioni della Commissione

1.1 Il denunciante ha partecipato alla procedura di selezione 2006 per il programma di formazione per giovani esperti presso le delegazioni della Commissione europea ed è stato convocato per un colloquio. È stato informato di essere iscritto in un elenco di riserva e che, nel caso in cui i candidati selezionati non fossero disposti o non fossero in grado di assumere le posizioni, gli sarebbe stato offerto un posto. Il 22 settembre 2006 (venerdì) ha ricevuto una e-mail dalla direzione generale delle Relazioni esterne della Commissione ("DG Relex"), contenente il seguente messaggio:

"Facendo riferimento alla nostra conversazione telefonica di questo pomeriggio con la quale Le ho comunicato che sta partecipando al programma di formazione per il JED nelle delegazioni in quanto uno dei candidati irlandesi selezionati ha ritirato la sua candidatura. Vi propongo il distacco a Gerusalemme (...). La data di inizio prevista a Bruxelles, che corrisponde alla data della firma del contratto, è fissata al 6 novembre 2006 (o successivamente). (...) Si prega di confermare lunedì mattina se si è ancora interessati al programma e se si accetta la stazione di servizio. Per vostra informazione, contatterò anche un altro candidato dell'elenco di riserva."

Il denunciante ha confermato il suo interesse per posta elettronica il 25 settembre 2006. Lo stesso giorno, la DG Relex lo ha informato che il posto vacante non era più disponibile, perché la Commissione aveva "ricevuto una telefonata [quella] mattina dal candidato selezionato e il ministero degli Affari esteri ha accettato di posticipare l'assunzione del candidato dopo il programma di formazione JED". Il denunciante ha immediatamente chiesto "un'elaborazione più completa del motivo per cui l'offerta è stata ritirata ". Ha ricevuto la seguente risposta: "(...) nella mia e-mail di venerdì, ho detto [a voi] che l'offerta è stata inviata anche ad un altro candidato (c'è una lista di riserva con una classificazione. (...))."

Il denunciante non era soddisfatto di questa risposta e ha inviato tre e-mail (il 26, 28 e 29 settembre 2006) alla DG Relex chiedendo una spiegazione adeguata per il ritiro dell'offerta, ma non ha ricevuto risposta.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non aveva fornito motivazioni valide e adeguate per la sua decisione di ritirare la sua offerta a lui rivolta per una posizione sul programma di formazione per giovani esperti presso le delegazioni della Commissione. A tale riguardo, il denunciante ha osservato che la Commissione non aveva risposto alle sue e-mail del 26, 28 e 29 settembre 2006, nelle quali chiedeva una spiegazione adeguata della questione.

Il denunciante ha sostenuto che la Commissione dovrebbe 1) spiegare adeguatamente le sue azioni in merito al ritiro dell'offerta di una posizione sul programma di formazione per giovani esperti nelle delegazioni della Commissione e 2) nominarlo per la posizione nella delegazione a Gerusalemme, come offertogli il 22 settembre 2006.

1.2 Nel suo parere, la Commissione ha sostenuto in primo luogo di non aver mai presentato un'offerta formale di posto al denunciante. La Commissione ha sostenuto che la DG Relex aveva contattato il denunciante solo il 22 settembre 2006 al fine di valutare il suo interesse e la sua disponibilità per un posto vacante che era sorto inaspettatamente e all'ultimo minuto. All'epoca gli aveva chiarito che si trattava solo di un contatto preliminare; che anche altri candidati sono stati contattati in relazione allo stesso posto vacante; e che questa non era un'offerta di posizione. Il denunciante non poteva quindi ragionevolmente comprendere che tale contatto equivalesse a un'offerta di posizione. Inoltre, la Commissione ha sostenuto che, in ogni momento, la DG Relex ha agito conformemente alle pertinenti procedure di selezione, che sono state anche messe a disposizione per iscritto delle rappresentanze permanenti dell'UE di tutti gli Stati membri. La Commissione ha dichiarato che non è stata concessa alcuna preferenza sleale o alcun tipo di vantaggio sleale a nessuno, in particolare per una posizione JED. Quando la DG Relex ha contattato informalmente il denunciante per telefono ed e-mail, lo ha informato del particolare contesto e dell'urgenza della situazione.

1.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha osservato che il parere della Commissione che gli era stato trasmesso nel corso dell'indagine del Mediatore era "la prima spiegazione completa [che] aveva ricevuto sul motivo per cui la posizione era stata ritirata". Egli sembrava criticare l'incapacità iniziale della Commissione di fornire una spiegazione adeguata del motivo per cui la posizione in questione gli era divenuta indisponibile.

Per quanto riguarda la presunta mancata risposta della Commissione alle tre e-mail del denunciante in cui chiedeva una spiegazione adeguata per il ritiro dell'offerta di una posizione sul programma, il denunciante ha osservato che "ritengo che la totale mancanza di risposta da parte della Commissione alle mie domande provi una scioccante mancanza di rispetto e cortesia di base, una questione a cui la Commissione ha completamente omesso di fare riferimento nel suo parere ".

1.4 Il Mediatore ricorda che la lettera (e-mail) della Commissione al denunciante del 22 settembre 2006 affermava quanto segue:

"Facendo riferimento alla nostra conversazione telefonica di questo pomeriggio con la quale Le ho comunicato che sta partecipando al programma di formazione per il JED nelle delegazioni in quanto uno dei candidati irlandesi selezionati ha ritirato la sua candidatura.

Vi propongo il distacco a Gerusalemme (...).

La data di inizio prevista a Bruxelles, che corrisponde alla data della firma del contratto, è fissata al 6 novembre 2006 (o successivamente).

(...)

Si prega di confermare lunedì mattina se si è ancora interessati al programma e se si accetta la stazione di servizio. Per vostra informazione, contatterò anche un altro candidato dell'elenco di riserva."

Il denunciante ha confermato il suo interesse per posta elettronica il 25 settembre 2006. Lo stesso giorno, un funzionario della Commissione ha informato il denunciante di aver ricevuto "una telefonata [quella] mattina dal candidato selezionato e il ministero degli Affari esteri ha accettato di posticipare l'assunzione del candidato dopo il programma di formazione JED". Ringrazia il denunciante per il suo interesse e lo informa che il posto vacante non è più disponibile. Il denunciante ha immediatamente chiesto "un'elaborazione più completa del motivo per cui l'offerta è stata ritirata ". Ha ricevuto la seguente risposta: "(...) nella mia e-mail di venerdì, ho detto [a voi] che l'offerta è stata inviata anche ad un altro candidato (c'è una lista di riserva con una classificazione. (...))."

1.5 Il Mediatore prende atto del fatto che la Commissione non aveva mai presentato un'offerta al denunciante. Ha affermato che il denunciante non poteva ragionevolmente comprendere che il contatto della Commissione del 22 settembre 2006 equivalesse a un'offerta di posto.

1.6 In merito a tale argomento, il Mediatore, in primo luogo, osserva che l'e-mail della Commissione del 22 settembre 2006 faceva riferimento a una conversazione telefonica pertinente che apparentemente aveva avuto luogo lo stesso giorno tra il responsabile del caso della Commissione e il denunciante. Il Mediatore non ha ricevuto informazioni specifiche e documenti giustificativi sull'esatto contenuto di questa conversazione, che potrebbero essere utili per consentirgli di comprendere meglio il significato della summenzionata e-mail. In relazione a ciò, è importante notare che il significato della e-mail in questione, da sola, non è sufficientemente chiaro. In particolare, non è chiaro cosa significhi la frase "Stai partecipando al programma di formazione per JED nelle delegazioni in quanto uno dei candidati irlandesi selezionati ha ritirato la sua candidatura" se letta in combinazione con le seguenti frasi: "Vi propongo il distacco a Gerusalemme"; "[l]a data di inizio prevista a Bruxelles, che corrisponde alla data della firma del contratto, è fissata al (...)"; e "[p]lease confirm Monday morning if you are still interested in the Programme and if you accept the duty station" (confermare lunedì mattina se siete ancora interessati al programma e se accettate il posto di lavoro). Il Mediatore si chiede se le frasi di cui sopra suggeriscano che (i) al denunciante sia stata fatta un'offerta (anche informale o provvisoria/condizionata) di un posto o (ii) abbia semplicemente indicato un'evoluzione della situazione del denunciante in quanto candidato nell'elenco di riserva, che porterebbe a una decisione sull'opportunità di presentare un'offerta di posto presso la delegazione della Commissione a Gerusalemme, tenendo conto della sua disponibilità ad accettare un'offerta formale di posto. Inoltre, non è chiaro cosa implicasse la frase "[f]or your information, contatterò anche un altro candidato dell'elenco di riserva", in relazione alle parti precedenti dell'e-mail, poiché lo scopo di questo contatto non è stato specificato. Ad esempio, si potrebbe ritenere che la frase implichi che la Commissione contatterebbe anche un altro candidato, perché il denunciante potrebbe non essere interessato alla posizione in seno alla delegazione a Gerusalemme o potrebbe non rispondere in tempo alla richiesta di conferma della Commissione. Alla luce di quanto precede, il Mediatore farà un'ulteriore osservazione alla fine della presente decisione.

1.7 Sebbene l'e-mail della Commissione in questione non fosse sufficientemente chiara, il Mediatore riconosce anche che l'e-mail non contiene alcuna offerta esplicita, formale e definitiva. In tali circostanze, e poiché il contenuto esatto della conversazione telefonica precedente non è noto, il Mediatore ritiene che non sia stato dimostrato che l'e-mail in questione possa ragionevolmente essere considerata un'offerta formale e definitiva di un posto da parte della Commissione. Inoltre, l'e-mail non conteneva alcuna garanzia precisa e chiara che tale offerta sarebbe stata presentata nel caso in cui il denunciante avesse fornito la conferma richiesta in tale e-mail.

1.8 Tuttavia, come spiegato in precedenza, l'e-mail indicava almeno che, a seguito del ritiro della candidatura di un candidato selezionato, vi era stato un cambiamento sostanziale nella situazione del denunciante in quanto candidato che era stato incluso nell'elenco di riserva e che la Commissione avrebbe presto preso una decisione sul posto vacante pertinente e, in tale contesto, avrebbe deciso se offrire il posto al denunciante. Successivamente, nella sua (prima) risposta via e-mail del 25 settembre 2006, la Commissione ha dichiarato che non vi era più posto vacante, indicando che il candidato summenzionato, inizialmente selezionato, aveva revocato il ritiro della sua candidatura. Era quindi ragionevole che il denunciante chiedesse una spiegazione sufficientemente dettagliata al riguardo, in particolare in merito alla possibilità dell'altro candidato di ritirare la sua dichiarazione di recesso alla Commissione, dopo che quest'ultima aveva contattato il denunciante in merito al posto vacante. È quanto ha fatto il denunciante con la sua e-mail del 25 settembre 2006. In tali circostanze, la Commissione era tenuta a fornire spiegazioni adeguate a sostegno della sua decisione (che era sfavorevole agli interessi legittimi del denunciante) di considerare la domanda del candidato inizialmente selezionato ancora valida, dopo che quest'ultimo aveva ritirato la sua domanda e, di conseguenza, il posto vacante pertinente non esisteva più.

1.9 Nella sua (seconda) risposta via e-mail del 25 settembre 2006, il responsabile del caso della Commissione ha dichiarato quanto segue in risposta all'e-mail del denunciante, chiedendo una spiegazione adeguata del motivo per cui la Commissione aveva ritenuto ancora valida la candidatura del candidato inizialmente selezionato: "(...) nella mia e-mail di venerdì, ho detto [a voi] che l'offerta è stata inviata anche ad un altro candidato (c'è una lista di riserva con una classificazione. (...)." È chiaro che, facendo questa dichiarazione, la Commissione non ha correttamente adempiuto al suo dovere di fornire spiegazioni adeguate per la sua decisione di considerare la domanda del candidato inizialmente selezionato ancora valida dopo il ritiro della sua domanda. In effetti, con tale risposta, la Commissione ha fatto riferimento alle informazioni che aveva precedentemente fornito al denunciante in merito al fatto di aver contattato, nello stesso momento in cui ha contattato il denunciante, un altro candidato figurante nell'elenco di riserva. Non ha chiarito in che modo tali informazioni si riferissero alla sua decisione di considerare ancora valida la domanda del candidato inizialmente selezionato e non ha fatto riferimento a un'altra decisione in materia. Il denunciante era pertanto legittimato a chiedere ulteriori spiegazioni e informazioni sulla situazione nel suo messaggio di posta elettronica del 26 settembre 2006, seguito dai relativi solleciti inviati per posta elettronica il 28 e 29 settembre 2006. La Commissione era tenuta a rispondere adeguatamente a tali e-mail, ma non lo ha fatto. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione. Tenendo conto delle sue osservazioni di cui al punto 1.11, il Mediatore formulerà un'osservazione critica pertinente.

1.10 Nel suo parere sulla presente denuncia, la Commissione ha fornito, in sintesi, le seguenti spiegazioni in merito alla sua decisione di non procedere all'assunzione del denunciante. Infatti, la decisione finale di assunzione della Commissione è stata adottata solo dopo il 26 settembre 2006, quando il candidato inizialmente selezionato e classificato al primo posto nell'elenco di riserva l'aveva informata che, alla fine, non poteva accettare il posto. Essa è quindi giunta alla conclusione che l'altro candidato dell'elenco di riserva, che era stato parimenti contattato il 22 settembre 2006, era più adatto al posto del denunciante e, di conseguenza, a quest'altro candidato è stato offerto il posto, che ha successivamente accettato.

1.11 Il Mediatore osserva che il denunciante non sembra aver contestato, nelle sue osservazioni, la validità o l'adeguatezza delle spiegazioni di cui sopra fornite dalla Commissione in merito alla sua mancata assunzione. Egli osserva piuttosto che il parere della Commissione gli ha fornito la "prima spiegazione completa (...) del motivo per cui la posizione è stata ritirata"e sembra essere critico nei suoi confronti. Sembra pertanto che il denunciante ritenga che sia stato posto rimedio alla lacuna della Commissione di cui al precedente punto 1.9, in quanto egli ha ricevuto, nel corso dell'indagine, le informazioni e le spiegazioni da lui richieste sul motivo per cui non è stato assunto. Il Mediatore ritiene pertanto che non sarebbe giustificata alcuna ulteriore indagine e considerazione della questione.

2 Rivendicazioni

2.1 Il denunciante ha sostenuto, da un lato, che la Commissione avrebbe dovuto spiegare adeguatamente le sue azioni in merito al ritiro dell'offerta di una posizione sul programma di formazione per giovani esperti nelle delegazioni della Commissione e, dall'altro, che la Commissione avrebbe dovuto nominarlo per la posizione nella delegazione a Gerusalemme, come gli era stato offerto il 22 settembre 2006. A suo parere, la Commissione non ha accolto tali argomentazioni.

2.2 Alla luce delle sue osservazioni pertinenti di cui ai precedenti punti 1.9 e 1.11, il Mediatore non ritiene giustificato indagare ulteriormente sulle affermazioni di cui sopra.

3 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito a tale denuncia, è necessario formulare la seguente osservazione critica.

La Commissione era tenuta a fornire spiegazioni adeguate a sostegno della sua decisione di non assumere il denunciante, adottata dopo che la Commissione gli aveva inviato la sua e-mail del 22 settembre 2006. La Commissione non ha rispettato tale requisito prima della presentazione della denuncia al Mediatore. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione.

Alla luce di quanto precede, il Mediatore archivia il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

ULTERIORI OSSERVAZIONI

Nel contesto delle procedure di assunzione, i principi di buona amministrazione esigono che la Commissione comunichi con i candidati in modo accurato e sufficientemente chiaro. Ciò è particolarmente importante nelle situazioni in cui la Commissione contatta un candidato prescelto per verificare se quest'ultimo sarebbe disposto ad accettare un'offerta di lavoro che la Commissione potrebbe decidere di rivolgergli. In tali casi, la Commissione è incoraggiata a informare il candidato, in termini chiari e inequivocabili, in merito all'esatta natura della sua comunicazione, chiarendo in particolare che la comunicazione non costituisce un'offerta di lavoro.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS