Strasburgo, 20 dicembre 2006

Egregio signor X,

Il 18 marzo 2006 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito alla presunta incapacità del Comitato delle regioni ("il Comitato") di rimborsare le spese di viaggio per un colloquio di lavoro. Con e-mail del 4 aprile 2006 Lei ha inviato una serie di documenti a sostegno della Sua denuncia.

L'11 aprile 2006 ho trasmesso la denuncia al presidente della commissione. Il Comitato ha inviato il suo parere il 16 giugno 2006 e l'ho trasmesso a voi con l'invito a formulare osservazioni, se lo desiderate, entro e non oltre il 31 luglio 2006. A tale data non sono pervenute osservazioni da parte Sua.

Tuttavia, nelle conversazioni telefoniche con il funzionario giuridico incaricato del Suo caso del 31 ottobre e del 22 novembre 2006, Lei ha dichiarato di essere soddisfatto del trattamento da parte del Comitato di alcune parti della Sua denuncia. Ha formulato ulteriori osservazioni in merito alla parte della Sua denuncia che ritiene non sia stata risolta in modo soddisfacente.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il denunciante ha partecipato a un colloquio di lavoro presso il Comitato delle regioni ("il Comitato") il 19 ottobre 2005. Lo stesso giorno ha chiesto il rimborso delle spese di viaggio e ha consegnato le carte d'imbarco per il viaggio di andata. Il 29 ottobre 2005 egli ha inviato al Comitato una lettera raccomandata contenente le carte d’imbarco per il viaggio di ritorno, una ricevuta della compagnia aerea e un estratto conto della carta di credito. Non avendo ricevuto risposta, ha contattato il Comitato con e-mail del 23 dicembre 2005. Il 10 gennaio 2006 il comitato lo informava di non aver ricevuto prove del fatto che il denunciante avesse effettivamente pagato l'importo in questione. Inoltre, mancavano le carte d'imbarco per il viaggio di ritorno. Il denunciante ha risposto di aver inviato i documenti richiesti per posta raccomandata. Il 14 gennaio 2006 egli ha trasmesso copia dei documenti al comitato. Il 19 gennaio 2006 gli è stato comunicato che i documenti erano sufficienti per il rimborso. Per quanto riguarda la lettera raccomandata, il comitato ha confermato di non aver ricevuto tale lettera e gli ha chiesto ulteriori dettagli in modo da poter verificare cosa fosse successo alla lettera. Secondo il denunciante, il 18 febbraio 2006 si è rivolto nuovamente alla commissione per ricordarle che non aveva ancora ricevuto il pagamento.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha dichiarato di non aver ricevuto una risposta alla sua e-mail del 18 febbraio 2006 e di non aver ancora ricevuto il pagamento.

Il denunciante ha asserito che la commissione non aveva trattato correttamente la sua domanda di rimborso delle spese di viaggio. Egli ha affermato

1. che le spese di viaggio siano rimborsate quanto prima;
2. che gli siano corrisposti interessi per il ritardo nel rimborso; e
3. migliorare la procedura di rimborso.

L'INCHIESTA

Il parere del Comitato delle regioni

Nel suo parere, il comitato ha dichiarato che, ai sensi della sua decisione n. 015/04, le spese sono state rimborsate a seguito del ricevimento delle prove pertinenti, quali biglietti e carte d'imbarco.

Il comitato ha sostenuto che il denunciante aveva consegnato copie dei documenti richiesti solo per posta elettronica il 16 gennaio 2006 (1). Essa non aveva mai ricevuto la lettera raccomandata contenente i documenti originali che il denunciante aveva inviato il 29 ottobre 2005. Tuttavia, essa aveva tenuto conto di tale situazione e aveva eccezionalmente effettuato il rimborso sulla base delle copie dei documenti presentati dal denunciante.

Il Comitato ha inoltre affermato che, ai sensi del regolamento finanziario (2), il termine per il rimborso era stato fissato al 2 marzo 2006. Tuttavia, il Comitato ha riconosciuto che il pagamento (1058,95 EUR) era stato effettuato solo il 29 aprile 2006. Secondo il Comitato, ciò era dovuto a una riorganizzazione interna nel periodo in questione.

Il comitato ha dichiarato di aver pagato al denunciante interessi di mora per il periodo compreso tra il 3 marzo e il 29 aprile 2006, pari a 9,79 EUR.

Per quanto riguarda la richiesta del denunciante di migliorare la procedura di rimborso, il comitato ha sostenuto che il ritardo nel pagamento era dovuto a circostanze eccezionali e che le sue procedure non richiedevano una revisione.

Osservazioni del denunciante

Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

In una conversazione telefonica con l'ufficiale giudiziario incaricato del suo caso il 31 ottobre 2006, il denunciante ha dichiarato di essere soddisfatto della gestione del suo caso da parte della commissione nella misura in cui aveva ricevuto il pagamento e gli interessi non pagati.

Tuttavia, dichiara di non essere d'accordo con la posizione del Comitato secondo cui le sue procedure non devono essere migliorate. Sostiene che il Comitato non lo ha informato di non aver ricevuto i documenti necessari per il rimborso. Inoltre, essa aveva sostenuto che il ritardo era dovuto a una riorganizzazione interna. Il denunciante ha ritenuto che il comitato avrebbe potuto informarlo di tale riorganizzazione.

Tuttavia, in questa conversazione telefonica e in un'altra il 22 novembre 2006, il denunciante ha concluso che, se il Mediatore non avesse avuto alcuna indicazione che il problema da lui sollevato fosse di natura più generale, il suo caso avrebbe potuto essere archiviato. Ringrazia il Mediatore per il suo aiuto.

LA DECISIONE

1 Ritardo nel rimborso delle spese di viaggio

1.1 Il denunciante ha partecipato a un colloquio di lavoro presso il Comitato delle regioni ("il Comitato") il 19 ottobre 2005. Il 29 ottobre 2005 egli ha inviato al Comitato, con lettera raccomandata, i documenti necessari per il rimborso delle sue spese di viaggio. Dopo essere stato informato del fatto che il comitato non aveva ricevuto i documenti, ne ha inviato copia al comitato il 14 gennaio 2006. Il 19 gennaio 2006 gli è stato comunicato che i documenti erano sufficienti per il rimborso.

1.2 Nella sua denuncia al Mediatore, inviata il 18 marzo 2006, il denunciante ha dichiarato di non aver ricevuto risposta a un sollecito inviato al Comitato il 18 febbraio 2006 e di non aver ancora ricevuto il pagamento in sospeso. Sostiene i) che le sue spese di viaggio dovrebbero essere rimborsate quanto prima; ii) che gli dovrebbero essere pagati gli interessi per il ritardo nel rimborso; e iii) che la procedura di rimborso dovrebbe essere migliorata.

1.3 Nel suo parere, il Comitato ha affermato di non aver mai ricevuto la lettera raccomandata contenente i documenti originali. Tuttavia, essa aveva tenuto conto di tale situazione e aveva eccezionalmente effettuato il rimborso sulla base delle copie dei documenti presentati dal denunciante. Il termine per il rimborso era stato fissato al 2 marzo 2006. Tuttavia, il Comitato ha riconosciuto che il pagamento (1058,95 EUR) era stato effettuato solo il 29 aprile 2006. Secondo il Comitato, ciò era dovuto a una riorganizzazione interna nel periodo in questione. Il comitato ha dichiarato di aver pagato al denunciante interessi di mora per il periodo compreso tra il 3 marzo e il 29 aprile 2006, per un importo di 9,79 EUR. Per quanto riguarda la richiesta del denunciante di migliorare la procedura di rimborso, il comitato ha sostenuto che il ritardo nel pagamento era dovuto a circostanze eccezionali e che le sue procedure non richiedevano una revisione.

1.4 Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante. Tuttavia, in una conversazione telefonica con l'ufficiale giudiziario incaricato del suo caso, il denunciante ha dichiarato di essere soddisfatto della gestione del suo caso da parte della commissione nella misura in cui aveva ricevuto il pagamento e gli interessi non pagati. Sembra pertanto che il Comitato abbia preso provvedimenti per risolvere questo aspetto della denuncia.

1.5 Tuttavia, per quanto riguarda la sua richiesta di migliorare la procedura di rimborso, il denunciante ha dichiarato di non essere d'accordo con la posizione del Comitato. Sostiene che il comitato non lo ha informato di non aver ricevuto i documenti pertinenti per il rimborso. Inoltre, essa aveva sostenuto che il ritardo era dovuto a una riorganizzazione interna. Il denunciante ha ritenuto che il comitato avrebbe potuto informarlo di tale riorganizzazione. Tuttavia, dai contatti del denunciante con l'ufficiale giudiziario incaricato del suo caso, è emerso che egli non desiderava approfondire ulteriormente tali questioni.

1.6 Il Mediatore ritiene pertanto che il denunciante abbia rinunciato alla sua richiesta di migliorare la procedura di rimborso del Comitato. Appare tuttavia opportuno formulare un'ulteriore osservazione in merito a tale questione.

2 Conclusione

Dal parere del Comitato delle regioni e dalle osservazioni del denunciante risulta che il Comitato ha adottato misure per risolvere la questione e ha quindi soddisfatto il denunciante. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il Presidente del Comitato delle regioni sarà informato di tale decisione.

ULTERIORI OSSERVAZIONI

Il Mediatore ritiene che le norme amministrative del Comitato delle regioni sarebbero ulteriormente migliorate se il Comitato dovesse dare sistematicamente seguito a fascicoli di pagamento come quello in questione nel caso di specie, in particolare i) contattando i richiedenti qualora manchino determinati documenti necessari per l'esecuzione del pagamento; e ii), in caso di ritardi, informando i richiedenti in merito a tali ritardi e alle relative motivazioni.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Sembra che il comitato faccia riferimento all'e-mail del denunciante del 14 gennaio 2006.

(2) Regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU 2002, L 248, pag. 1).