Strasburgo, 16 luglio 2008

Egregio signor A.,

Il 5 agosto 2005, a nome di CINAR Ltd. (di seguito "CINAR"), Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea. La Sua denuncia riguardava un audit esterno e le sue fasi successive nell'ambito di quattro contratti di ricerca (1), conclusi nel quadro del quarto e del quinto programma di ricerca e sviluppo tecnologico ("RST") della Commissione. Tale audit è stato effettuato presso la sede del CINAR il 20-21 agosto 2002.

Il 13 settembre 2005 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione.

La Commissione ha trasmesso il suo parere l'11 gennaio 2006. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 4 aprile 2006.

Il 29 gennaio 2008 Lei ha inviato un’ulteriore comunicazione in cui mi informava del completamento dell’indagine dell’OLAF, che comprendeva i quattro contratti di cui sopra.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

Mi scuso per il tempo impiegato per completare la mia indagine.

IL RECLAMO

Il denunciante è un amministratore di una società denominata CINAR Ltd. (di seguito "CINAR"), che è una piccola società ad alta tecnologia con esperienza nella combustione di carbone e biomassa e nel controllo delle emissioni. Ha fornito servizi tecnici e ha partecipato a vari progetti di ricerca e sviluppo sponsorizzati dalla Commissione europea. Tra il giugno 1998 e il maggio 2000, il CINAR, in qualità di contraente, ha stipulato con la Commissione quattro contratti di ricerca (2) riguardanti sette progetti di ricerca intrapresi nell'ambito del Quarto programma quadro (4° PQ) e del Quinto programma quadro (5° PQ).

Il 20-21 agosto 2002 un rappresentante dell'unità Audit esterno della direzione generale della Ricerca della Commissione ("DG RTD") e due contabili si sono recati presso gli uffici del CINAR per verificare i quattro contratti di ricerca summenzionati.

Il 15 settembre 2003 la Commissione ha approvato la relazione di audit redatta dai revisori. Essa ha respinto le spiegazioni e gli elementi di prova, compresi quelli relativi alla busta paga, successivamente forniti dal CINAR, in quanto non erano stati forniti in precedenza. Inoltre, ha ulteriormente escluso i costi per il personale e le relative spese generali, che CINAR aveva dichiarato costi ammissibili.

Il 28 febbraio 2005 il denunciante ha incontrato il rappresentante della Commissione per chiarire le conclusioni dell'audit, ma non ha avuto successo.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva trattato CINAR ingiustamente per quanto riguarda l'audit esterno di cui sopra del 2002 e le sue fasi successive.

Il denunciante, in primo luogo, ha sostenuto che i rappresentanti del CINAR "sono stati fatti sentire come criminali di fronte ai revisori, e (...) anche un commento razziale è stato pronunciato durante una delle sessioni di intervista"e che "[l]'obiettivo dell'audit sembra confinare con l'ossessione di chiuderci".

In secondo luogo, il denunciante ha sostenuto il mancato rispetto del diritto alla vita privata del CINAR, in quanto sono stati richiesti dettagli personali e contrattuali e informazioni relative alle retribuzioni dei membri del personale. Secondo il denunciante, questo è stato "amaramente tollerato".

In terzo luogo, il denunciante ha sostenuto che al CINAR è stato chiesto di fornire informazioni non correlate e ingiustificabili, ossia informazioni su "tutte le proposte in sospeso" sebbene solo una parte di tali proposte sia stata finanziata dalla Commissione.

In quarto luogo, il denunciante ha sostenuto che, sebbene mancasse solo una parte delle informazioni sulle buste paga, i revisori esterni hanno dichiarato ingiustamente che "non sono state ottenute informazioni sulle buste paga da CINAR".

Il quinto argomento riguardava, in sostanza, il ruolo del revisore della Commissione dal completamento della relazione di revisione contabile da parte della società di revisione contabile esterna fino alla riunione con i rappresentanti del CINAR del 28 febbraio 2005. In particolare, il denunciante ha criticato la decisione del revisore della Commissione di approvare la relazione di audit redatta da revisori esterni e di respingere tutte le spiegazioni e le prove del denunciante semplicemente perché non erano state fornite in precedenza.

L'INCHIESTA

Contesto del parere della Commissione

CINAR ha stipulato quattro contratti di ricerca (3) con la Commissione.

Il 6 giugno 2002 la DG RTD ha chiesto un audit finanziario presso la sede del CINAR. Al fine di ottenere una relazione di audit da una fonte indipendente e professionale, la Commissione ha deciso di esternalizzare tale incarico di audit a una società di revisione esterna, ossia Littlejohn Frasier ("LF")(4). A tal fine, nel luglio 2002 è stato concluso un accordo specifico con LF e la Commissione ha designato un proprio revisore contabile dell'unità Audit esterno per collaborare con LF.

Il 6 giugno 2002 la Commissione ha informato CINAR con lettera raccomandata che l'audit sarebbe iniziato nei suoi locali e ne ha descritto il campo di applicazione come segue:

1. esame della ragionevolezza e della responsabilità dei sistemi di determinazione dei costi e di fatturazione gestiti da CINAR; e
2. verificare le spese relative ai contratti di ricerca per accertare se la Commissione sia stata fatturata conformemente alle disposizioni contrattuali per le spese sostenute per la realizzazione del progetto di ricerca.

In tale lettera la Commissione ha inoltre chiesto a CINAR di fornire al revisore dei conti della Commissione," entro un mese dal ricevimento della presente lettera, i seguenti documenti o informazioni:

(1) Una copia firmata e datata di tutti i contratti di lavoro di tutte le persone imputate ai contratti di cui sopra, con l'indicazione se tali persone sono ancora alle dipendenze di Cinar Ltd. al momento.

(2) Un organigramma di Cinar Ltd, che menzioni il nome e la funzione della direzione e del consiglio di amministrazione, se del caso. Ulteriore indicazione del numero totale di dipendenti che lavorano per Cinar Ltd.

(3) Una risposta alla seguente domanda: i conti di Cinar sono tenuti da dipendenti Cinar o da contabili esterni? Se quest'ultimo si applica, si prega di fornirci tutti i dettagli."

Nella sua risposta dell'8 luglio 2002, CINAR ha spiegato che i suoi conti erano tenuti dai suoi contabili, che il revisore dei conti della Commissione dovrebbe contattare qualora fossero necessarie ulteriori informazioni.

A seguito di ulteriori accordi tra LF e CINAR, il 20-21 agosto 2002 è stato effettuato un audit in loco concordato. La Commissione ha fornito copie dei verbali dettagliati dell'audit.

Il 29 maggio 2003 la Commissione ha inviato al CINAR, con lettera raccomandata, il progetto di relazione di audit presentato dai revisori esterni per osservazioni. La CINAR ha risposto in via provvisoria con lettera del 19 giugno 2003. Una risposta più definitiva è stata inviata il 30 luglio 2003. Tuttavia, la Commissione non ha modificato la relazione di audit alla luce delle osservazioni di CINAR e le ha trasmesso la relazione finale di audit invariata il 15 settembre 2003.

Nel suo parere la Commissione ha sottolineato i problemi incontrati dai revisori nell'ottenere informazioni pertinenti dal CINAR. Secondo la Commissione, dall'audit risultava che, contrariamente a quanto dichiarato dalla CINAR nella sua lettera dell'8 luglio 2002, i contabili della CINAR non disponevano di informazioni di audit pertinenti.

La Commissione ha fatto riferimento alla relazione di audit in cui i revisori esterni hanno dichiarato, in sostanza, che le informazioni a sostegno del CINAR per dichiarare i costi relativi ai contratti in questione erano inadeguate, dato che:

• non sono state presentate informazioni sulle buste paga per l'audit;
• le schede orarie presentate per l'audit non corrispondevano alle ore dichiarate nelle dichiarazioni di spesa;
• non è stato possibile reperire le fatture per convalidare i costi dichiarati per i viaggi e i materiali di consumo per TESSA, ENDASH e VISCON;
• non sono stati forniti calcoli per dimostrare la base su cui erano state dichiarate le spese generali; e
• l'ammortamento consentito per le apparecchiature ENDASH è stato calcolato in modo errato.

Inoltre, la relazione di audit elencava problemi nei seguenti settori:

• gestione finanziaria del progetto;
• descrizione dei principali controlli interni;
• verifica dei controlli interni sul sistema contabile;
• schede orarie, informazioni sulle buste paga, fatture dei fornitori e spese generali;
• l'istituzione di un sistema distinto di determinazione dei costi del progetto;
• la separazione dei costi associati ai progetti finanziati dalla CE dai costi sostenuti per lo svolgimento di attività di committenza privata, nonché dalle mansioni tra il personale del CINAR.

Secondo la Commissione, sulla base della sintesi della relazione di audit, la gestione finanziaria dei contratti non è stata effettuata in modo accettabile e non è stata conforme ai requisiti del contratto. È emerso che gli importi addebitati in eccesso ammontavano a circa 300 000 GBP per i quattro contratti sottoposti ad audit.

La Commissione ha sostenuto che, nella risposta del CINAR del 25 settembre 2003, non vi erano elementi di prova pertinenti che compromettessero le risultanze generali della relazione di audit. La Commissione ha risposto al CINAR il 13 novembre 2003 e non sono pervenute ulteriori reazioni da parte di quest'ultimo fino alla fine del 2004.

La Commissione ha dichiarato che, poiché le norme obbligano i funzionari a comunicare all'OLAF irregolarità e sospetti di frode, il 14 aprile 2004 la DG RTD ha informato l'OLAF in merito alla relazione di audit del CINAR. L'OLAF ha deciso di avviare un'indagine (OF/2004/0203) e ha comunicato al CINAR, con lettera del 28 giugno 2005, i motivi delle sue indagini.

La Commissione ha osservato che la maggior parte dei fatti su cui si basava la denuncia era legata a sviluppi verificatisi durante l'esecuzione dell'audit (20-21 agosto 2002) o prima della comunicazione della relazione di audit al denunciante (29 maggio 2003). La Commissione ha sostenuto che, in entrambi i casi, il termine per presentare una denuncia al Mediatore, sulla base di tali fatti, non era stato rispettato. Tuttavia, in uno spirito di buona cooperazione con il Mediatore, la Commissione ha risposto a tutte le osservazioni del denunciante.

Argomentazione sul comportamento dei revisori

Per quanto riguarda il comportamento dei revisori durante la visita nei locali del CINAR del 20-21 agosto 2002, la Commissione ha osservato che, nella relazione di audit inviata al denunciante il 29 maggio 2003, si affermava quanto segue:

"[il revisore della Commissione] ha chiesto [al denunciante] se riteneva che la procedura di audit applicata fosse corretta, dal suo punto di vista. [Il denunciante] ha risposto di ritenere che la procedura di audit sia stata applicata correttamente nel corso della visita in loco."

Secondo la Commissione, solo nella loro lettera del 25 settembre 2003 la CINAR aveva dedotto, per la prima volta, l’argomento in questione.

Per quanto riguarda la presunta "osservazione razziale", la Commissione ha sottolineato che il denunciante non ha specificato quali osservazioni fossero state formulate che potessero essere classificate come "razziali" né ha identificato chi le avesse formulate. Tuttavia, il revisore della Commissione ha fortemente negato che durante la visita in loco siano state formulate osservazioni che potrebbero essere qualificate come "razziali".

La Commissione ha sostenuto che l'espressione di tali osservazioni sarebbe stata inaccettabile, ma, date le circostanze, non è stato possibile esaminare ulteriormente tale argomento.

Per quanto riguarda la presunta "ossessione di chiudere CINAR", la Commissione ha sostenuto di aver semplicemente effettuato un audit seguendo le normali procedure utilizzate per tali audit e come previsto dai contratti CE. Inoltre, aveva effettuato l'audit nel debito rispetto di tutte le potenziali garanzie per la società sottoposta ad audit, quali la presenza di revisori esterni indipendenti per eseguire l'audit e la presentazione delle risultanze provvisorie dell'audit al CINAR per osservazioni. CINAR non ha tuttavia fornito i documenti pertinenti che giustificano i costi e le risultanze finali dell'audit sono state stabilite su tale base.

Argomentazione sul mancato rispetto del diritto alla privacy

La Commissione ha sostenuto che i contratti controllati contenevano le seguenti disposizioni:

a) I due contratti sottoposti ad audit disciplinati dal 4° PQ:

Articolo 24 dell'allegato II: 24.1: "La Commissione o le persone da essa autorizzate hanno il diritto di effettuare revisioni contabili fino a due anni dopo la data di completamento o la risoluzione del contratto. Essi hanno pieno accesso in loco, in qualsiasi momento ragionevole, al personale impegnato nel progetto e a tutti i documenti, i registri informatici e le attrezzature relativi al progetto o, se necessario, hanno il diritto di richiedere la presentazione di tali prove documentali".

L’art. 22 dell’allegato II così recita: "Ogni contraente tiene regolarmente e conformemente alle normali convenzioni contabili dello Stato in cui è stabilito, libri contabili adeguati e una documentazione adeguata a sostegno e giustificazione dei costi e delle ore dichiarate. Questi sono messi a disposizione per gli audit".

Inoltre, l'allegato E, gli articoli da 18 a 21 e il modello di dichiarazione dei costi richiedono che siano indicati i nomi delle persone che lavorano al progetto. CINAR non ha fornito le informazioni necessarie in alcuni casi per quanto riguarda tali nomi.

b) I due contratti sottoposti ad audit disciplinati dal 5° PQ contenevano disposizioni simili e persino più rigorose rispetto al 4° PQ.

Secondo la Commissione, da quanto precede risultava che, affinché i revisori verificassero che CINAR avesse correttamente dichiarato le spese per il personale, era necessario verificare non solo chi lavorava a tali progetti, ma anche il tempo che ciascun dipendente aveva dedicato ai progetti, a quale retribuzione e se tali retribuzioni erano state effettivamente versate da CINAR a tali dipendenti.

Argomentazione relativa a informazioni non correlate e ingiustificate

La Commissione ha sottolineato di aver chiesto verbalmente, durante la visita in loco del 20-21 agosto 2002, due documenti e di aver concesso a CINAR due settimane per fornire tali informazioni. Tale richiesta è stata registrata come parte delle conclusioni operative nel verbale della riunione con il denunciante del 20 agosto 2002. Essi recitano quanto segue:

"[il revisore dei conti della Commissione] ha chiesto [al denunciante] di fornire i due documenti seguenti:

1) Una spiegazione (lunga fino a due pagine) del motivo per cui CINAR aveva utilizzato tariffe medie diverse per i costi del personale, per gli stessi periodi [ sic ], tra diverse proposte di contratto,

2) Il calendario di cui sopra mostra tutti i progetti finanziati dalla CE ai quali il CINAR ha partecipato a partire dal 1o gennaio 1997, insieme a una descrizione di quali membri del personale del CINAR hanno lavorato a ciascun progetto.

[Il denunciante] ha accettato di fornire tali documenti,

[Il revisore della Commissione] ha quindi chiesto che il gruppo incaricato dell'audit fosse autorizzato a intervistare i dipendenti del CINAR che erano stati incaricati e avevano lavorato ai contratti sottoposti ad audit. [Il denunciante] non ha sollevato obiezioni a tale richiesta."

Sebbene il denunciante avesse accettato senza riserve di fornire tali documenti, la Commissione ha confermato di non aver ricevuto nessuno di essi.

I revisori esterni avevano ribadito la loro richiesta per i suddetti documenti (1) e (2) nella loro e-mail del 5 settembre 2002. Hanno inoltre chiesto un'indicazione annuale della percentuale di fatturato derivante dai contributi comunitari; copie di determinati contratti di lavoro, certificati di diploma, schede orarie e fatture; nonché una dichiarazione che spieghi le differenze tra i tassi medi utilizzati per i diversi contratti eseguiti contemporaneamente.

Il 19 settembre 2002 il revisore della Commissione ha inviato un messaggio di posta elettronica in cui chiedeva dichiarazioni relative a due dipendenti della CINAR, al fine di confermare l’esistenza dei loro contratti di lavoro, che non potevano essere reperiti nel corso dell’audit in loco.

Poiché nessuna delle suddette informazioni richieste era stata ricevuta, il 24 settembre 2002 è stata inviata un'ulteriore e-mail al denunciante in merito a tale questione.

Il 25 settembre 2002 i revisori esterni hanno ricevuto per posta alcune informazioni dal denunciante. Tuttavia, le informazioni sulle buste paga per tutti i ricercatori coinvolti nei progetti non sono state fornite.

L'8 ottobre 2002 i revisori esterni hanno nuovamente inviato un messaggio di posta elettronica al denunciante chiedendo quando sarebbero state affrontate le restanti voci e hanno confermato che tutte queste informazioni erano necessarie per giustificare pienamente i costi dichiarati dalla Commissione.

Il 9 ottobre 2002 il denunciante ha risposto per e-mail affermando che "dopo un'estate tranquilla è stato molto impegnato, e lo sarà ancora fino alla fine del mese e faccio fatica a trovare il tempo per rispondere alle vostre richieste. Sarò in Italia la prossima settimana dove stiamo organizzando un corso di combustione." Ha fornito le informazioni percentuali richieste sui contributi CE.

Il 14 ottobre 2002 il revisore della Commissione ha inviato nuovamente il suo messaggio di posta elettronica del 19 settembre 2002.

Il 30 ottobre 2002 i revisori esterni hanno inviato una e-mail al denunciante chiedendo le informazioni che avevano già richiesto nella loro e-mail del 5 settembre 2002 ma che non avevano ancora ricevuto. I revisori hanno inoltre spiegato che le informazioni sulle buste paga che mostrano la remunerazione effettiva corrisposta ai ricercatori coinvolti nei progetti erano le informazioni più importanti in sospeso.

L'8 novembre 2002 i revisori esterni hanno inviato una e-mail al denunciante, fissando al 30 novembre 2002 il termine per la trasmissione di tutte le informazioni in sospeso.

L'11 novembre 2002 il denunciante ha risposto scusandosi per il ritardo con cui ha comunicato loro che non sarebbe stato nel suo ufficio per due settimane e che avrebbe cercato di inviare ulteriori informazioni dopo tale periodo.

Il 27 novembre 2002 i revisori esterni hanno inviato una lettera formale al denunciante confermando che il termine del 30 novembre 2002 per la comunicazione delle informazioni in sospeso era ancora in vigore. I revisori hanno inoltre spiegato che, nel caso in cui tali informazioni non fossero state fornite, la relazione di audit si sarebbe basata su informazioni effettivamente fornite e i costi non sarebbero stati autorizzati di conseguenza. Tale lettera ribadiva quali informazioni erano ancora in sospeso.

Il 27 novembre 2002 il revisore dei conti della Commissione ha inviato una e-mail al denunciante ribadendo il termine fissato dalla summenzionata lettera dei revisori esterni.

Il 4 dicembre 2002 il denunciante ha inviato una e-mail ai revisori esterni, in risposta alla lettera di cui sopra, rifiutando sostanzialmente di fornire le restanti informazioni in quanto "attualmente al di là delle nostre risorse umane". Per quanto riguarda le informazioni mancanti sulle buste paga, il denunciante ha dichiarato che ciò era nelle mani del suo "(...) precedente contabile, che purtroppo [non era] contattabile".

Il 13 gennaio 2003, essendo scaduto il termine, la società di revisione esterna ha chiesto se fosse possibile per un membro del suo personale visitare i contabili del CINAR al fine di ottenere le informazioni salariali richieste.

Il 14 gennaio 2003 il denunciante ha dichiarato di aver autorizzato la società di revisione contabile esterna a contattare i contabili del CINAR.

Il 30 gennaio 2003 i revisori esterni hanno inviato una lettera ai contabili del CINAR chiedendo informazioni sulle buste paga prima di qualsiasi visita nei loro locali.

Poiché non è pervenuta alcuna risposta in merito alla comunicazione delle informazioni sulle buste paga, i revisori esterni hanno telefonato ai contabili in due diverse occasioni, ogni volta per essere informati del fatto che il contabile in questione era fuori ufficio.

Il 4 marzo 2003, a causa della mancanza di risposta, è stata inviata una seconda lettera ai contabili del CINAR. I revisori esterni hanno inviato una e-mail al denunciante chiedendogli di garantire che fosse ricevuta una risposta dai contabili del CINAR al fine di completare la relazione di audit. I revisori esterni hanno sottolineato che "[i]n caso di mancata ricezione di tali informazioni, saremo costretti a concludere di conseguenza".

Il 5 marzo 2003 i contabili della CINAR hanno risposto affermando che la busta paga era stata preparata dalla CINAR e che non tenevano copie dei registri delle buste paga.

Tra il 5 marzo e il 28 maggio 2003 il denunciante non ha fornito ulteriori informazioni. Pertanto, i revisori non avevano altra scelta che completare la relazione sulla base delle informazioni disponibili.

Il 29 maggio 2003 una copia della relazione è stata inviata per posta raccomandata alla CINAR per ottenere le loro osservazioni.

Il 19 giugno 2003 il denunciante ha inviato una risposta provvisoria alla relazione.

Il 24 luglio 2003 i revisori hanno inviato un messaggio di posta elettronica al denunciante, confermando di aver ricevuto la sua risposta provvisoria e dichiarando che il CINAR aveva tempo fino al 28 agosto 2003 per fornire una risposta più dettagliata alla relazione o la documentazione richiesta.

Il 30 luglio 2003 il denunciante ha risposto con una breve lettera sottolineando che l'audit rimaneva contestato e che CINAR non poteva accettare la versione inviata dai revisori. Il denunciante ha allegato 34 copie delle informazioni sulla busta paga relative ai pagamenti effettuati ai ricercatori coinvolti in quattro contratti. Egli ha dichiarato che ai revisori contabili erano state consegnate copie di tali buste paga.

Il 3 settembre 2003 i revisori esterni hanno risposto che le informazioni sulla busta paga allegate riguardavano solo il progetto VISCON. Hanno negato di aver ricevuto copie delle buste paga durante la visita o a seguito di diverse richieste di tali informazioni. Infatti, quando sono state richieste buste paga, ai revisori è stato detto che non era possibile accedere a tali informazioni dal sistema delle buste paga e che sarebbe stato necessario rivolgersi ai contabili del denunciante. Hanno inoltre spiegato che sarebbe necessaria una notevole quantità di lavoro supplementare in loco presso il CINAR e che, data a) la natura prolungata della corrispondenza per ottenere le prove richieste; b) il fatto che LF abbia completato la sua relazione fino alla fase finale; e c) che eventuali ulteriori elementi di prova raccolti comporterebbero la riformulazione della relazione, il costo di questo ulteriore lavoro di audit e la redazione della relazione dovrebbero essere sostenuti dal CINAR al costo stimato di circa 2 900 sterline, IVA esclusa.

Nel suo parere la Commissione ha sostenuto che, per i seguenti motivi, i documenti e le informazioni richiesti non erano estranei o sproporzionati, come suggerito dalla denuncia:

i) CINAR aveva utilizzato, nelle sue proposte contrattuali, tassi medi diversi per "ingegneri di alto livello" e "ingegneri" nello stesso anno e la variazione delle percentuali di spese generali per i contratti del 4° PQ era molto elevata (dal 40% al 100%);

ii) CINAR, in alcuni casi, non aveva menzionato i nomi del personale chiave che lavorava per i progetti. Invece, a volte venivano indicati solo i gradi del personale. Poiché il 55% delle entrate del CINAR proviene da consulenze private, è stato impossibile conciliare il lavoro svolto dal personale del CINAR su progetti finanziati dalla CE con quello svolto su altri lavori. I revisori hanno voluto ottenere una visione chiara di come una società piuttosto piccola come CINAR sia riuscita a lavorare così tante ore per progetti CE oltre alla consulenza non CE o ad altri lavori. La relazione di audit stabilisce quanto segue: "[t]hus, se non è stato possibile verificare l'efficacia con cui il contraente è in grado di separare i costi associati ai progetti finanziati dalla CE dai costi sostenuti per l'esecuzione di lavori da parte di clienti privati"(5);

iii) Poiché CINAR aveva anche contratti con DG della Commissione diverse dalla DG RTD, era giustificato ottenere un quadro completo di tali contratti. Il numero di progetti dell'UE finanziati dalla DG RTD, nell'ambito del 4° PQ e del 5° PQ, è stato inferiore a 20;

iv) Nel quadro generale di ciò che era stato realmente chiesto durante la visita in loco, il CINAR si è concentrato su un punto di minore importanza, vale a dire le proposte pendenti al momento della visita di audit. La Commissione ha riconosciuto di non aver notato che il sig. W., uno dei revisori esterni, aveva incluso questo punto nella sua lettera del 29 novembre 2002 e si è scusata per questo. Tuttavia, ha mantenuto l'opinione che questa particolare richiesta fosse giustificata nel contesto dell'ottenimento di un quadro globale su come e quali dipendenti CINAR sarebbero coinvolti in quali progetti dell'UE, dato che quasi tutti i dipendenti CINAR sembravano essere già coinvolti in altri progetti finanziati dall'UE.

Argomentazione secondo cui mancava solo una parte delle informazioni sul libro paga

Per quanto riguarda l'argomentazione di CINAR secondo cui "sono state presentate informazioni sintetiche sulle buste paga", ciò è stato chiaramente contraddetto dalla relazione di audit. La Commissione non ha ravvisato alcun motivo per cui i revisori dei conti avrebbero dichiarato di non aver ricevuto determinate informazioni se fosse vero il contrario. Infatti, se le informazioni fossero state ricevute, sarebbero state menzionate nella relazione di audit, in modo positivo o negativo. Il revisore dei conti della Commissione ha confermato che durante la visita in loco non sono pervenute informazioni sulle buste paga e che i revisori dei conti sono stati trasmessi direttamente dal CINAR ai contabili del CINAR.

Tuttavia, alla fine è emerso che i contabili non tenevano le informazioni sul libro paga. Con lettera del 5 marzo 2003 il contabile del CINAR ha dichiarato:

"La ringrazio per le Sue lettere e ci scusiamo per il ritardo nella risposta. La busta paga è stata preparata da CINAR Limited e non da noi stessi e non abbiamo preso copie dei registri delle buste paga quando abbiamo visitato gli uffici della società per preparare i conti (...)".

Argomentazione relativa al ruolo del revisore della Commissione

Il quinto argomento riguardava, in sostanza, il ruolo del revisore della Commissione dal completamento della relazione di revisione contabile da parte della società di revisione contabile esterna fino alla riunione con i rappresentanti del CINAR del 28 febbraio 2005.

Nel marzo 2003 la Commissione ha constatato che i revisori non avrebbero ottenuto le informazioni richieste dai contabili del CINAR. Il fatto che la Commissione non sia stata in grado di ottenerlo da CINAR era già chiaro dall'audit in loco presso la sede di CINAR nell'agosto 2002. La Commissione ha inoltre ricordato che CINAR non aveva fornito alcuna informazione in merito ai suoi calcoli delle spese generali. In tali circostanze, il revisore della Commissione ha chiesto ai revisori esterni di presentare il loro progetto di relazione di audit al CINAR, tenendo presente che la procedura di audit era stata chiaramente spiegata al CINAR durante la visita in loco e descritta nella relazione di audit come segue:

"Infine, [il revisore della Commissione] ha informato [il denunciante] delle procedure da seguire per quanto riguarda la relazione di audit elaborata, citando l'articolo 26, paragrafo 3, del quinto contratto quadro: «Sulla base delle constatazioni effettuate nel corso dell'audit finanziario è redatta una relazione provvisoria. Essa è inviata dalla Commissione al contraente interessato, che può formulare osservazioni al riguardo entro un mese dal suo ricevimento.»

La relazione finale è inviata al contraente interessato. Quest'ultimo può comunicare le sue osservazioni alla Commissione entro un mese dal ricevimento delle stesse. La Commissione può decidere di non tener conto delle osservazioni trasmesse dopo tale termine.

Sulla base delle conclusioni dell'audit, la Commissione adotta tutte le misure appropriate che ritiene necessarie, compresa l'emissione di un ordine di riscossione riguardante la totalità o una parte dei pagamenti da essa effettuati.";

Pertanto, il progetto di relazione di audit è stato presentato con lettera raccomandata del 29 maggio 2003, cosicché il CINAR è stato pienamente informato dei fatti e delle risultanze in esso contenuti poco dopo il 29 maggio 2003. CINAR ha risposto con lettera del 19 giugno 2003, il cui ultimo paragrafo recita: "In queste circostanze, siamo stati obbligati a consultare il nostro commercialista e uno studio legale al fine di preparare una risposta più definitiva al vostro rapporto, che mil [sic] sarà trasmesso al più presto possibile ".

Con lettera del 30 luglio 2003, il CINAR ha fornito alcune informazioni. I revisori esterni l'hanno analizzata e hanno trasmesso le sue osservazioni al CINAR con lettera del 3 settembre 2003. In tale lettera, hanno contestato l'affermazione del denunciante secondo cui, durante la loro visita nei locali, gli sono state "date copie delle buste paga per i ricercatori coinvolti in tutti e quattro i progetti sottoposti ad audit".

Secondo la Commissione, l’unità Audit esterno ha ritenuto che il CINAR avesse avuto tempo e opportunità sufficienti per presentare informazioni pertinenti (anche per quanto riguarda il calcolo delle spese generali, sulle quali il CINAR era rimasto totalmente in silenzio) e ha deciso che, in quella fase, era giunto il momento che la Commissione prendesse posizione. La Commissione lo ha fatto con lettera raccomandata del 15 settembre 2003, ricordando la storia generale e rispondendo alle osservazioni del CINAR contenute nelle lettere di quest’ultimo del 19 giugno e del 30 luglio 2003. L'ultimo paragrafo della summenzionata lettera della Commissione al CINAR recita:

"Tuttavia, al fine di rispettare pienamente i diritti della difesa e il diritto di essere ascoltati, Lei può (cfr. articolo 26, paragrafo 3, dell'allegato II dei contratti Viscon e Corrosione) comunicare eventuali osservazioni sulla relazione finale allegata entro un mese dalla data di ricevimento della presente lettera. Si prega di notare che la Commissione non è tenuta a prendere in considerazione eventuali osservazioni ricevute dopo tale termine. Fatto salvo quanto precede, la Corte riterrà chiuso l’audit e i servizi competenti della Commissione applicheranno i risultati dell’audit.”

CINAR ha risposto con lettera del 25 settembre 2003 e la Commissione ha risposto il 13 novembre 2003 indicando nell'ultimo paragrafo:

"In conclusione, constatiamo che la Sua lettera del 25 settembre 2003 non contiene alcun elemento nuovo né alcuna argomentazione pertinente che possa mettere in dubbio la conclusione della relazione di audit. Di conseguenza, non siamo in grado di esaminare o modificare alcuna parte [sic] della relazione di audit o la nostra posizione contenuta nella nostra lettera del 15 settembre 2003. Poiché il CINAR ha avuto tempo sufficiente per fornire le informazioni richieste e ha avuto l'opportunità di comunicare osservazioni, la Corte ritiene ora che l'audit sia definitivamente concluso."

Successiva riunione del 28 febbraio 2005

La Commissione ha sottolineato che il CINAR è rimasto in silenzio tra il novembre 2003 e il dicembre 2004. Dopo alcuni scambi di e-mail, la Commissione ha accettato di incontrare i rappresentanti del CINAR il 28 febbraio 2005, nonostante il fatto che il CINAR non avesse indicato l'oggetto preciso della riunione e che fosse stato chiaramente informato (già nella lettera della Commissione del 15 settembre 2003) che altri servizi di RST oltre all'unità Audit esterno erano incaricati dell'attuazione delle risultanze dell'audit che erano ora definitive. Inoltre, nella sua e-mail del 3 febbraio 2005, CINAR aveva menzionato la seguente affermazione (negata il giorno successivo dalla Commissione):

"Ho una domanda. Gli auditor britannici erano, a nostro avviso, draconiani sotto ogni aspetto. Si dice che gli venga pagata una commissione sui fondi recuperati. Questo mi sembra piuttosto incredibile. Riesci a negare questa voce, per favore?

Il verbale interno della riunione, redatto da un rappresentante dei revisori dell'unità di audit esterno, contraddice chiaramente le questioni sollevate al paragrafo 2 della pagina 3 della denuncia del CINAR al Mediatore in merito all'approvazione della relazione di audit e al rifiuto delle spiegazioni e degli elementi probatori del denunciante, in quanto non erano stati inviati in precedenza. Tali verbali indicano, tra l'altro:

"1. [Il revisore della Commissione] ha ricordato [ al revisore della DG RTD] e [al denunciante] la storia dell'audit, in cui:

• La lettera che annunciava l'audit (che doveva essere effettuato dalla società di revisione [LF]) indicava chiaramente quale documentazione dovesse essere considerata come prova dei costi dichiarati; ha inoltre posto la domanda specifica sul luogo in cui sono tenuti i conti del CINAR. La risposta fu che [la società contabile di CINAR] teneva i libri contabili per CINAR.
• Contattando il contabile del CINAR, ai revisori è stato detto che il contabile in realtà non aveva nulla. Pertanto non è stato possibile dimostrare l'esistenza di informazioni sulle buste paga.
• La CINAR non ha potuto produrre la maggior parte delle buste paga del personale imputate ai contratti CE.
• Non è stato possibile dimostrare che erano stati pagati.
• I moduli di busta paga non potevano [ sic] essere mostrati.
• Le fatture dei subappaltatori non sembravano legittime a causa dell’assenza di partita IVA e, inoltre, la CINAR non poteva dimostrare che fossero state pagate.
• I risultati dell'audit sono stati comunicati al CINAR mediante lettera di conclusione [15 settembre 2003]. Le risposte ricevute dal CINAR erano molto vaghe e non rispondevano a nessuno dei problemi.
• se avesse riconosciuto che il contratto firmato dal CINAR con la CE imponeva al CINAR di dimostrare i costi spesi per il contratto e il CINAR non aveva provveduto in tal senso. Pertanto, l'audit è stato chiuso e i risultati sono stati trasmessi alle direzioni interessate per l'attuazione.

2. [Il denunciante] e LF hanno riconosciuto che vi erano alcune questioni relative alla loro amministrazione in quanto erano tutti tecnici e non [personale] finanziario. Avevano quindi esternalizzato la contabilità, ma vi erano problemi di comunicazione; [il denunciante] sostiene tuttavia che le informazioni sulle buste paga sono state inviate alla CE per tutto il personale tranne uno. [Il revisore della Commissione] non ne è in possesso e non ha mai visto tali informazioni. [Il denunciante] e FL sostengono entrambi che le fatture dei subappaltatori erano legittime e soddisfacevano i requisiti del diritto del Regno Unito.

3. [Il revisore della Commissione] li ha informati della rigida separazione delle funzioni che opera presso la CE/DG RTD. L'unità di audit effettua l'audit e trasmette le conclusioni del risultato alla direzione interessata per l'attuazione. L'unità di audit non è in alcun modo autorizzata a influenzare l'attuazione dei risultati. Solo l'ordinatore della direzione è autorizzato a prendere decisioni relative alla mancata o parziale attuazione dei risultati dell'audit. Il CINAR dovrebbe rivolgersi alle direzioni interessate e convincerle delle loro argomentazioni [relative, ad esempio, al lavoro tecnico svolto]. [Il revisore della Commissione] è disposto a fornire a CINAR i recapiti.

4. [Il revisore della Commissione] ha inoltre informato il CINAR che, su richiesta delle direzioni interessate, l'unità di audit esterno era disposta a effettuare un altro audit, ma ha dichiarato che se tale audit ha avuto luogo, il CINAR deve garantire che tutti i costi siano debitamente registrati e giustificati unitamente alla prova del pagamento e che non siano accettate eccezioni. [Il denunciante] è d'accordo con questo."

Inoltre, la Commissione non ha potuto negoziare con una società sottoposta ad audit al fine di raggiungere una determinata risultanza di audit che la riguardasse. Solo sulla base di informazioni e documentazione chiare, sostanziali e reciproche è possibile prendere in considerazione qualsiasi risultanza di audit.

Intorno al giugno 2005, l'unità Audit esterno è venuta a conoscenza di un messaggio di posta elettronica inviato dal denunciante a un funzionario finanziario della direzione J della DG RTD, in cui si affermava che "[il revisore della Commissione] ha accettato di riconsiderare il risultato dell'audit e ci ha promesso una risposta al nostro caso al termine della riunione". Il 10 giugno 2005 il revisore dei conti della Commissione ha risposto come segue:

"Nel corso di questa riunione [28 febbraio 2005] ho spiegato chiaramente che il ruolo dell'unità Audit esterni (DG RTD R4) era "esaurito", poiché l'audit della Commissione sul CINAR era stato chiuso nel 2003. Inoltre, ho sottolineato che non sono stato in grado (nel senso di "non avere la competenza", data la separazione delle funzioni in vigore all'interno della Commissione) di esaminare le risultanze dell'audit e di partecipare alla sua attuazione, in quanto questa era di esclusiva responsabilità degli ordinatori delle pertinenti direzioni operative della DG RTD."

Conclusioni della Commissione

Da quanto precede la Commissione ha concluso che i) aveva correttamente esercitato i suoi diritti contrattuali di effettuare un audit su quattro dei suoi contratti con CINAR; ii) ritiene che i revisori si siano comportati correttamente in ogni momento; iii) il CINAR è stato tenuto informato delle risultanze, gli è stato offerto tempo e opportunità sufficienti per difendersi e per fornire le informazioni richieste; iv) la natura delle richieste di tali informazioni era chiara; e v) non vi sono stati casi di cattiva amministrazione né di trattamento iniquo.

Osservazioni del denunciante

Il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha sostenuto di aver fornito alla Commissione e a LF le informazioni mancanti quando la loro relazione era ancora solo in fase di progetto. Tuttavia, le conclusioni della Commissione si basavano esclusivamente sul progetto di relazione, anche se all'epoca aveva già visto le informazioni relative alle buste paga e ai fogli di calcolo relativi alle spese per il personale e alle spese generali.

Poiché il CINAR era stato visitato da tre membri dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) che, all'epoca, stavano indagando approfonditamente su tutti i progetti del CINAR dal 1996 al 2006, compresi quelli che erano già stati sottoposti ad audit, era al di là delle limitate risorse del CINAR fornire una risposta ampia e lineare al parere della Commissione.

Facendo riferimento alle risultanze inconcludenti del progetto di relazione sui quattro contratti sottoposti ad audit che all'epoca erano all'esame dell'OLAF, il denunciante ha suggerito al Mediatore di sospendere qualsiasi ulteriore azione relativa alla presente denuncia.

Il 29 gennaio 2008 il denunciante ha inviato un'ulteriore comunicazione al Mediatore in merito al completamento dell'indagine dell'OLAF, che comprendeva i quattro contratti di cui sopra.

LA DECISIONE

1 Osservazioni preliminari

1.1 Il Mediatore europeo rileva che la Commissione europea ha espresso le proprie preoccupazioni nel corso dell'indagine in merito alla ricevibilità della presente denuncia del 5 agosto 2005. Essa ha sostenuto che la condizione di ricevibilità del termine di due anni per presentare una denuncia dinanzi al Mediatore non era stata rispettata, dato che i fatti su cui si basava la denuncia si erano verificati il 20-21 agosto 2002 (data dell’audit) e il 29 maggio 2003 (data di trasmissione del progetto di relazione di audit).

1.2 Dalle dichiarazioni di cui sopra il Mediatore non capisce che la Commissione intendeva contestare la competenza del Mediatore a trattare il caso in esame. Sottolinea a tale proposito che la denuncia riguardava non solo l'audit, che ha effettivamente avuto luogo più di due anni prima che la denuncia gli fosse presentata, ma anche gli eventi risultanti dall'audit e quindi avvenuti dopo di esso. Tali eventi comprendevano la richiesta della Commissione del 15 settembre 2003 al denunciante di presentare osservazioni entro un mese sul progetto di relazione di audit al fine di rispettare pienamente il diritto di difesa del denunciante e il diritto di essere ascoltato.

Tuttavia, il Mediatore accoglie con favore la dichiarazione della Commissione secondo cui, in uno spirito di buona cooperazione con il Mediatore, ha deciso di rispondere a tutte le osservazioni del denunciante.

1.3 Inoltre, il Mediatore rileva che il denunciante ha menzionato nelle sue osservazioni l'indagine dell'OLAF. Sottolinea tuttavia che la presente denuncia è stata inizialmente presentata contro la Commissione e che le questioni relative alle indagini dell'OLAF non sono pertanto trattate nella presente decisione del Mediatore.

1.4 Infine, il Mediatore osserva che, nelle sue osservazioni, il denunciante gli ha chiesto di applicare misure provvisorie e di sospendere l'esecuzione delle conclusioni dell'audit. Il Mediatore chiarisce pertanto che, a differenza dei tribunali, non ha il potere di ordinare misure provvisorie.

2 Presunto trattamento iniquo

2.1 Il denunciante, una piccola impresa di consulenza specializzata nella combustione di carbone e biomassa e nel controllo delle emissioni, ha concluso con la Commissione quattro contratti di ricerca nell'ambito del Quarto programma quadro (4° PQ) e del Quinto programma quadro (5° PQ) in materia di ricerca e sviluppo tecnologico (RST). Tali contratti riguardavano la ricerca nei settori della biomassa, dei metalli tossici e delle emissioni selezionate di composti clorurati, nonché la corrosione e il controllo ottimizzato delle prestazioni della banca dei bruciatori e il miglioramento della durata dell'impianto (progetti/contratti VISCON, TESSA, CORROSION e ENDASH).

Sulla base delle pertinenti disposizioni di tali contratti, la Commissione ha deciso di effettuare un audit dei conti del denunciante relativi all'esecuzione di detti contratti. La Commissione ha assegnato l'audit a una società di revisione esterna, ma è stata coinvolta anche la propria unità di audit.

Il 20-21 agosto 2002 i revisori esterni hanno controllato i documenti nei locali del denunciante e hanno intervistato i dipendenti del denunciante.

Successivamente, oltre alle riunioni tra il denunciante e la Commissione, ha avuto luogo uno scambio di corrispondenza tra i) il denunciante e i revisori esterni; ii) i revisori esterni e i contabili del denunciante; e iii) il denunciante e la Commissione.

Il denunciante ha asserito, in sostanza, un trattamento iniquo da parte della Commissione in relazione a un audit esterno e alle sue fasi successive. Il denunciante ha presentato cinque argomentazioni specifiche a sostegno della sua asserzione ("argomentazioni i)-v)").

2.2 La Commissione ha preso posizione separatamente su ciascuna delle argomentazioni specifiche del denunciante. In sintesi, ha ritenuto nel complesso di aver correttamente esercitato i suoi diritti contrattuali di effettuare un audit su quattro dei suoi contratti con CINAR. Essa ha ritenuto che i revisori si fossero comportati correttamente in ogni momento. Il CINAR è stato tenuto informato delle risultanze dei revisori e ha offerto tempo e opportunità sufficienti per difendersi e fornire le informazioni richieste. La natura delle richieste di tali informazioni era chiara. La Commissione ha concluso che i suoi revisori esterni e la stessa denunciante hanno trattato il denunciante in modo equo. La Commissione ha inoltre sostenuto che il denunciante aveva dichiarato, durante la visita in loco presso i locali del CINAR ", di ritenere che la procedura di audit sia stata correttamente applicata nel corso della visita in loco."

2.3 Il Mediatore tratterà la presente allegazione facendo riferimento a ciascuna delle argomentazioni specifiche (i)-(v), che il denunciante ha presentato a sostegno di tale allegazione.

Argomento i) sul comportamento dei revisori

2.4 Il denunciante ha sostenuto che i rappresentanti del CINAR "sono stati fatti sentire come criminali di fronte ai revisori, e (...) anche un commento razziale è stato pronunciato durante una delle sessioni di intervista". Inoltre, il denunciante ha sostenuto che "[l]'obiettivo dell'audit sembra confinare con l'ossessione di chiuderci".

2.5 Per quanto riguarda la dichiarazione sull'"ossessione di chiudere CINAR", la Commissione ha replicato di aver semplicemente effettuato un audit seguendo le normali procedure previste dai contratti CE e rispettando tutte le potenziali garanzie per la società sottoposta ad audit. Per quanto riguarda l'osservazione "razziale", la Commissione ha sottolineato che il denunciante non aveva specificato quali osservazioni fossero state formulate che potessero essere classificate come "razziali" né aveva identificato chi avesse formulato tale osservazione.

2.6 Il Mediatore sottolinea a questo proposito che, secondo la Commissione, sulla base delle pertinenti disposizioni dell'articolo 24, paragrafo 1, dell'allegato II dei contratti in questione, aveva il diritto di effettuare l'audit fino a due anni dopo il completamento del contratto. Inoltre, la procedura relativa all'audit è stata prescritta all'articolo 26 ("Audit") dell'allegato II dei contratti.

2.7 Sulla base degli elementi di prova disponibili, risulta che i revisori esterni della Commissione e il revisore della Commissione hanno chiesto informazioni al denunciante in diverse occasioni con lettere ed e-mail (5 settembre, 19 settembre, 24 settembre, 8 ottobre, 14 ottobre, 30 ottobre, 8 novembre e 27 novembre 2002, nonché il 13 gennaio e il 4 marzo 2003), al fine di completare la documentazione in questione. Inoltre, hanno incontrato il denunciante il 28 febbraio 2005 per ascoltare le sue argomentazioni.

2.8 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia presentato alcun elemento di prova comprovato a sostegno della sua argomentazione secondo cui l'audit era stato concepito per chiudere il CINAR o era "l'espressione di uno sforzo ossessivo".

2.9 Inoltre, il Mediatore osserva che (i) la Commissione ha fortemente negato nel suo parere che i suoi funzionari o revisori esterni abbiano formulato osservazioni "razziali" o di altro tipo che hanno indotto il personale della società sottoposta a revisione a sentirsi come se fossero criminali e (ii) il denunciante non ha approfondito questo particolare argomento nelle sue successive osservazioni. Pertanto, il Mediatore non ritiene utile svolgere ulteriori indagini in relazione a queste due argomentazioni riguardanti il comportamento dei revisori.

Argomento (ii) sul mancato rispetto del diritto alla privacy

2.10 Il denunciante ha sostenuto che il diritto alla vita privata del CINAR non era stato rispettato in quanto sono stati richiesti dettagli personali e contrattuali, compreso l'importo degli stipendi versati ai singoli ricercatori.

2.11 La Commissione si è basata sulle disposizioni contenute nei contratti sottoposti ad audit, precisando in sintesi che il denunciante era tenuto i) a tenere libri contabili e a metterli a disposizione nel corso di un audit con tutte le informazioni dettagliate ivi contenute conformemente al diritto nazionale applicabile in materia di contabilità. Conformemente a tali disposizioni, al denunciante è stato inoltre chiesto di ii) fornire i nomi delle persone che lavorano nell'ambito dei quattro contratti e, inoltre, per quanto riguarda due dei contratti; il tempo dedicato da persone specifiche ai progetti; per quale stipendio; e se tale retribuzione fosse stata effettivamente versata dalla CINAR. La Commissione ha inoltre spiegato che tali informazioni erano necessarie per verificare se l'importo richiesto da CINAR per le sue spese di personale fosse corretto.

2.12 Il Mediatore ritiene che la spiegazione della Commissione sia ragionevole e che non riscontri cattiva amministrazione per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante (ii).

Argomentazione iii) relativa a informazioni non correlate e ingiustificate

2.13 Il denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva chiesto informazioni non correlate e ingiustificabili, come "un elenco completo di tutte le proposte e di tutti i progetti, che (...) devono essere al di fuori dell'ambito di un audit, in quanto solo una parte delle proposte [di CINAR] è stata accettata e finanziata dalla Commissione."

2.14 Nel suo parere, la Commissione ha giustificato la necessità di consultare tali documenti in quanto, in sintesi, al momento dell'audit CINAR era già stata coinvolta in una serie di altri progetti in sospeso finanziati dall'UE, sui quali lavorava la quasi totalità dei dipendenti di CINAR. Pertanto, i revisori hanno ritenuto giustificato valutare se vi fossero ancora risorse umane disponibili il cui lavoro potesse essere separato da altri progetti condotti da CINAR, consentendo loro di essere impiegati per eseguire i contratti in questione. La Commissione ha inoltre affermato che CINAR ha utilizzato variazioni molto elevate delle percentuali di spese generali per i contratti del 4° PQ (dal 40 % al 100 %) e non ha menzionato i nomi del personale chiave che lavora per i progetti.

2.15 Alla luce di quanto precede, la richiesta della Commissione di un elenco completo di tutte le proposte e di tutti i progetti appare ragionevole. Inoltre, come la Commissione ha sostenuto e il denunciante non ha contestato, il denunciante ha accettato di fornire informazioni su tutte le proposte durante la visita in loco del 20-21 agosto 2002 e tale accordo è stato registrato nel verbale della visita. Pertanto, il Mediatore non riscontra alcuna cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante (iii).

Argomento (iv) secondo cui mancava solo una parte delle informazioni sul libro paga e argomento (v), relativo al ruolo del revisore della Commissione

2.16 Il denunciante ha sostenuto che, nella relazione di audit (progetto e versione finale), i revisori esterni hanno dichiarato in modo errato che il CINAR non aveva ottenuto alcuna informazione sulle buste paga. Ha sostenuto di aver fornito parte delle informazioni sul libro paga.

2.17 La Commissione ha sostenuto che il suo revisore contabile ha confermato che durante la visita in loco non era pervenuta alcuna informazione sulle buste paga e che i revisori erano stati indirizzati ai contabili del CINAR i quali, a loro volta, negavano di disporre di tali documenti.

2.18 Il Mediatore sottolinea tuttavia che, nel comprendere l'argomentazione del denunciante, quest'ultimo ha fatto riferimento alle informazioni parziali sulle buste paga relative al progetto VISCON allegate alla sua lettera ai revisori esterni in data 30 luglio 2003, ossia in data successiva a) alla visita in loco, b) alla consultazione dei contabili del denunciante e c) al progetto di relazione di audit che gli è stato presentato il 29 maggio 2003.

A tale riguardo, il denunciante ha anche presentato la sua argomentazione v) secondo cui, anche se ha effettivamente fornito tali informazioni (indipendentemente dalla data), il revisore della Commissione ha agito ingiustamente perché non ha modificato la relazione di audit redatta dai revisori esterni, ma l'ha accettata come definitiva.

Il denunciante si è pertanto concentrato sul ruolo del revisore della Commissione dal momento del completamento della relazione di audit da parte della società di revisione contabile esterna fino alla riunione con i rappresentanti del CINAR del 28 febbraio 2005. In particolare, il denunciante ha criticato la decisione del revisore della Commissione di approvare la relazione di audit redatta dai revisori esterni e di respingere tutte le spiegazioni e le prove del denunciante semplicemente perché non erano state fornite in precedenza.

2.19 In via preliminare, il Mediatore osserva che, nella sua risposta del 3 settembre 2003 alla lettera del denunciante del 30 giugno 2003 contenente le informazioni parziali sulle retribuzioni, i revisori esterni hanno spiegato che la relazione di audit era già stata completata entro il 29 maggio 2003. Hanno inoltre spiegato che, se dovessero, sulla base delle informazioni parziali sulle retribuzioni ora fornite, modificare la relazione di audit, ciò richiederebbe una notevole quantità di lavoro aggiuntivo e il costo di tale lavoro aggiuntivo dovrebbe essere sostenuto da CINAR. L'importo di questo lavoro aggiuntivo era di circa £ 2 900, IVA esclusa. Sembra che il denunciante non abbia effettuato tale pagamento.

2.20 Senza prendere posizione sulla richiesta di tale pagamento da parte dei revisori esterni, si pone quindi la questione se il revisore della Commissione possa adottare misure per modificare la relazione finale di audit del 15 settembre 2003 e discostarsi dal progetto di relazione del 29 maggio 2003, al fine di tener conto delle informazioni parziali sulle buste paga che nel frattempo erano state fornite.

2.21 Alla luce delle informazioni fornite da entrambe le parti, il Mediatore rileva pertanto che, attraverso la corrispondenza (6) della Commissione indirizzata sia al denunciante che ai contabili del CINAR, il denunciante aveva avuto diverse opportunità, a seguito della visita in loco del 20-21 agosto 2002, di fornire elementi di prova adeguati, in particolare le informazioni complete sulle retribuzioni dopo l'audit.

Il Mediatore osserva inoltre che la Commissione ha più volte, anche nella sua e-mail del 5 settembre 2002, sottolineato l'importanza di fornire informazioni complete sulle buste paga, sottolineando che si trattava della più importante informazione in sospeso.

Inoltre, la Commissione aveva chiarito al denunciante che, nel caso in cui tali informazioni non fossero state ricevute, i revisori sarebbero stati costretti a concludere la loro relazione senza di essa. Essa ha fissato al denunciante il termine ultimo del 30 novembre 2002 entro il quale fornire tutte le informazioni relative alle buste paga.

Sembra tuttavia che il denunciante non abbia fornito le informazioni complete ma solo parziali sulle buste paga e lo abbia fatto solo otto mesi dopo la scadenza del termine ultimo di cui sopra. Inoltre, non ha spiegato il motivo per cui non è stato in grado di rispettare il termine.

2.22 Alla luce di quanto precede, non sembra che il revisore della Commissione abbia agito ingiustamente nei confronti del denunciante non modificando la relazione finale sulla base delle informazioni parziali sulle buste paga. Tuttavia, il Mediatore osserva che la Commissione ha incluso nella relazione di audit copie sia della lettera del denunciante del 30 luglio 2003 sia della risposta dei revisori esterni del 3 settembre 2003 che ringraziavano il denunciante per le informazioni parziali sulla busta paga (7). Pertanto, nella sua relazione di audit la Commissione sembra aver fatto riferimento con precisione alla fornitura parziale di informazioni sulle buste paga. Il Mediatore non riscontra pertanto un caso di cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante (iv).

2.23 Per quanto riguarda il ruolo del revisore contabile della Commissione in generale, il Mediatore prende atto i) delle informazioni che gli sono state trasmesse nell'ambito della presente indagine; ii) in particolare, le pertinenti disposizioni che disciplinano i contratti sottoposti ad audit JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 e ENK5-CT99-0025; iii) le risultanze pertinenti della relazione di audit secondo cui la gestione finanziaria di tali contratti non è stata effettuata in modo accettabile e la relazione non è stata conforme ai requisiti del contratto; e iv) le spiegazioni elaborate fornite dalla Commissione nel suo parere. Alla luce di quanto precede, la Mediatrice ritiene che non sia stato dimostrato che né il revisore della Commissione né la Commissione abbiano trattato ingiustamente il denunciante per quanto riguarda l'audit esterno e le sue fasi successive.

La spiegazione fornita dalla Commissione nel suo parere indica invece che il suo revisore contabile ha applicato le disposizioni dei contratti pertinenti. Sembra inoltre che il denunciante avesse avuto la possibilità di difendere i propri diritti prima dell'approvazione dell'audit finale.

Il Mediatore non rileva pertanto alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante (v).

3 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda le argomentazioni del denunciante a sostegno della sua affermazione di iniquità. Per quanto riguarda l'argomentazione relativa all'espressione di presunte osservazioni "razziali" o di altro tipo che hanno indotto il personale della società sottoposta a revisione a ritenere che si trattasse di criminali o che l'audit fosse l'espressione di uno sforzo ossessivo per chiudere CINAR, per i motivi illustrati al precedente punto 2.9, il Mediatore ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini.

Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) L'audit ha riguardato i seguenti contratti di ricerca conclusi tra la Commissione e CINAR in qualità di contraente: i) JOR3-CT98-0285 sull'applicazione dell'utilizzazione e delle emissioni di residui di biomassa da combustibili industriali - ENDASH; ii) ENV4-CT97-0597 sulla quantificazione e il controllo delle particelle di sottomicroni arricchite di metalli tossici e delle emissioni selezionate di composti clorurati da forni alternativi a combustibile per cemento - TESSA; iii) ENK5-CT99-0002 sulla corrosione da incendio nelle caldaie elettriche alimentate a carbone - CORROSIONE; e iv) ENK5-CT99-0025 su V isual Sensing per un controllo ottimizzato delle prestazioni del Burner Bank e una maggiore durata dell'impianto - VISCON.

(2) I periodi contrattuali erano i seguenti: ENDASH dal 1° gennaio 1999 al 31 dicembre 2001; TESSA dal 1° giugno 1998 al 30 novembre 2000; CORROSIONE dal 1° maggio 2000 al 30 aprile 2003; VISCON dal 1° aprile al 31 marzo 2003.

(3) Cfr. nota 1.

(4) LF era membro della rete internazionale di audit I/A con la quale all'epoca la Commissione aveva un contratto quadro. Un accordo specifico a tal fine è stato concluso con tale impresa nel luglio 2002.

(5) Relazione di audit, pag. 7 (sezione 4.1).

(6) In particolare, le e-mail del 5 settembre, 24 settembre, 8 ottobre e 27 novembre 2002, nonché le lettere del 27 novembre 2002, 13 gennaio, 30 gennaio e 4 marzo 2003.

(7) Cfr. relazione di audit, pagg. 71-73 (lettera del denunciante del 30 luglio 2003) e pag. 74 (risposta di Littlejohn Frasier del 3 settembre 2003).