Strasburgo, 4 giugno 2007

Egregio signor C.,

Il 28 ottobre 2004 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro l'Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee ("EPSO") in merito al sistema di candidatura on-line nell'ambito dei concorsi generali organizzati dalle istituzioni comunitarie.

Il 7 dicembre 2004 ho trasmesso la denuncia al direttore dell'EPSO. L'11 marzo 2005 Lei ha contattato i miei servizi per informazioni sui progressi compiuti nella Sua denuncia. Il 31 marzo 2005 l'EPSO ha trasmesso il suo parere. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 27 maggio 2005.

Il 26 giugno 2005 ho chiesto ulteriori informazioni all'EPSO, che ha inviato la sua risposta a tale richiesta il 12 agosto 2005. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 25 ottobre 2005.

Il 3 aprile 2006 ho presentato un progetto di raccomandazione all'EPSO. Il 1° giugno 2006 l'EPSO mi ha trasmesso il suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione. Il 12 luglio 2006 Le ho trasmesso una copia del parere circostanziato dell'EPSO, invitandola a formulare osservazioni. Nessuna osservazione è stata ricevuta da voi.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

L'8 giugno 2004 il denunciante, un funzionario del Consiglio, ha presentato la denuncia 1777/2004/ELB. La denuncia riguardava l'applicazione della procedura on-line e il sistema informativo relativo ai concorsi generali organizzati dall'EPSO. Secondo il denunciante, solo i candidati che hanno accesso a Internet da casa o che vivono in aree in cui è possibile l'accesso del pubblico a Internet possono candidarsi a tali concorsi. Dato il basso tasso di penetrazione di Internet in alcuni Stati membri (meno del 15% della popolazione aveva accesso a Internet in alcuni Stati membri) e le difficoltà incontrate nell'avere accesso a Internet nelle zone rurali, il denunciante ha ritenuto che tale procedura fosse discriminatoria. Inoltre, i candidati sono tenuti a controllare il loro file su Internet per ottenere informazioni sulla data, l'ora e il luogo degli esami e sui loro risultati. Afferma che, per il concorso generale EPSO/A/11/03, il 72% dei candidati non ha partecipato alle prove. Il denunciante ha ritenuto che ciò fosse ingiusto, in quanto i candidati sono responsabili dell'ottenimento di informazioni precedentemente fornite dall'EPSO.

Il denunciante ha capito che le domande on-line erano più facili da trattare, ma ha sostenuto che questa dovrebbe essere solo un'alternativa ad altre possibilità. Ritiene che il ricorso a tale procedura possa avere un impatto negativo su tutte le istituzioni europee, dal momento che l'EPSO organizza concorsi generali per tutte le istituzioni e perché amplia il divario tra i cittadini e le istituzioni. Il denunciante ha sostenuto che l'EPSO dovrebbe abolire l'obbligo di presentare domanda online e dovrebbe inviare direttamente ai candidati informazioni quali la data, l'ora e il luogo delle prove, nonché i risultati.

Poiché il denunciante non sembrava aver contattato l'EPSO in merito alla questione, la denuncia è stata dichiarata irricevibile.

Il 28 ottobre 2004 il denunciante ha presentato la presente denuncia, alla quale ha allegato il verbale di una riunione del consiglio di amministrazione dell'EPSO tenutasi il 5 dicembre 2003 e il verbale di una riunione del COPARCO ("Comune Paritaire della Commissione") tenutasi il 20 ottobre 2003, in cui ha messo in discussione l'obbligo di applicazione on-line, al quale ha partecipato. Richiama inoltre l'attenzione sulle preoccupazioni relative al sistema di registrazione on-line espresse, nel corso della stessa riunione, dai rappresentanti del personale. In considerazione dell'oggetto della denuncia, il Mediatore ha ritenuto che essa fosse stata preceduta da adeguati approcci amministrativi.

Il denunciante ha indicato che la procedura online è diventata rapidamente un fatto compiuto. È stato utilizzato per la prima volta per l'assunzione di agenti ausiliari nel quadro dell'allargamento dell'UE (2002-2003). Data l'urgenza e l'eccezionalità di tale assunzione, il ricorso a tale procedura era probabilmente giustificato in una certa misura. Successivamente, è stato utilizzato per i concorsi per i nuovi Stati membri. Anche in questo caso, l'urgenza e la portata della procedura avrebbero potuto avere un ruolo nella decisione di ricorrere alla procedura di assunzione online. Successivamente, tuttavia, è stato generalizzato ed è stato applicato a tutti i concorsi generali. Per quanto a conoscenza del denunciante, non è stato effettuato alcuno studio per valutare l'impatto di tale procedura. Ha aggiunto che il risultato sembrava indicare una forte diminuzione del numero di partecipanti. A suo avviso, ciò ha confermato la conclusione del comitato di esperti indipendenti secondo cui l'obiettivo dei concorsi generali sembrava essere una drastica riduzione del numero di candidati piuttosto che una selezione delle competenze necessarie.

Nel corso di una riunione del consiglio di amministrazione dell'EPSO del 5 dicembre 2003, il direttore dell'EPSO ha indicato che, a causa delle strutture di comunicazione per i candidati e delle strutture di gestione per l'EPSO, non intendeva abbandonare il principio dell'applicazione on-line. Il denunciante ha sostenuto che l'EPSO non comunicava nemmeno direttamente con i candidati, ma che questi ultimi dovevano cercare informazioni sul sito web dell'EPSO.

Allega le statistiche (1) sull'accesso a Internet nell'UE, da cui emerge che solo il 40% delle famiglie dell'UE aveva accesso a Internet nel giugno 2002 e che vi erano notevoli discrepanze tra gli Stati membri: 51,8% in Svezia, 44,9% in Danimarca, 18,4% in Spagna o 13,2% in Grecia.

Il denunciante sperava che il Mediatore avrebbe esaminato la questione non solo da un punto di vista giuridico e tecnico, ma anche da un punto di vista etico, vale a dire il dovere di tenere conto degli interessi dei candidati.

In sintesi, il denunciante ha sostenuto che l'obbligo per i candidati di candidarsi online per partecipare a un concorso era discriminatorio a causa dei diversi tassi di utilizzo di Internet negli Stati membri e che l'obbligo per i candidati di controllare il loro fascicolo online per ottenere informazioni era ingiusto perché i candidati erano gli unici responsabili del seguito dato al loro fascicolo, mentre le decisioni sono prese dall'EPSO. Sostiene che l'EPSO dovrebbe inviare direttamente ai candidati le informazioni essenziali, quali la data, l'ora e il luogo delle prove e i risultati.

L'INCHIESTA

Parere dell'EPSO

Il parere dell'EPSO può essere sintetizzato come segue:

Il Libro bianco sulla riforma della Commissione (2) ha stabilito, tra le azioni da intraprendere per garantire una maggiore trasparenza ai candidati, un maggiore utilizzo di Internet, compresa l'introduzione di applicazioni on-line. Alla luce di ciò, nel 2003 l'EPSO ha introdotto la registrazione on-line e la comunicazione con i candidati. Ha rappresentato un importante passo avanti nella gestione della concorrenza, migliorando l'accessibilità, accelerando le comunicazioni e fornendo statistiche in tempo reale sul numero di domande ricevute. Ciò ha anche facilitato una migliore pianificazione e gestione della concorrenza.

a) Il sistema di applicazione on-line e il suo impatto sul numero di domande

Per quanto riguarda gli argomenti secondo cui il sistema on-line avrebbe potenzialmente escluso i candidati dalla partecipazione ai concorsi, occorre rilevare che il numero di candidati che hanno presentato domanda per i concorsi in cui tale metodo è stato utilizzato mostrava esattamente il contrario. La tabella seguente mostra il numero di candidature per concorsi analoghi, prima e dopo l'adozione di questo sistema di candidatura on-line.

Prima delle domande on-line		Con applicazioni on-line
Concorrenza	Numero di domande	Concorrenza	Numero di domande
COM/C/1/00 (3)	1 005	EPSO/C/11/03 (4)	6 087
COM/C/1/02 (5)	6 940	EPSO/AST/4/05 (6)	11 798
EUR/A/166/01 (7)	2 375	EPSO/A/11/03 (8)	14 483

Concorsi COM/C/1/00 e EPSO/C/11/03 per l'assunzione di segretari anglofoni; concorsi COM/C/1/02 e EPSO/AST/4/05 finalizzati all'assunzione di segretari francofoni; sono stati pubblicati i concorsi EUR/A/166/01 e EPSO/A/11/03 per l'assunzione di amministratori nel settore dell'audit. Le cifre non mostrano una riduzione dei candidati, ma piuttosto un aumento del numero di candidature. Ciò potrebbe essere facilmente spiegato dalla semplicità e dalla praticità del sistema di applicazione online e costituisce una delle conseguenze più positive di tale sistema.

b) Il profilo EPSO e il suo impatto sul numero di candidati che partecipano alle prove

Per quanto riguarda la riduzione del numero di candidati che hanno sostenuto le prove, ancora una volta la realtà non era come sostenuto dal denunciante. Prendendo ad esempio gli stessi concorsi di prima, il numero di candidati che hanno sostenuto le prove di preselezione è stato più elevato dopo l'introduzione del sistema online.

Prima delle domande on-line		Con applicazioni on-line
Concorrenza	Numero di domande	Concorrenza	Numero di domande
COM/C/1/00	662	EPSO/C/11/03	2 931
COM/C/1/02	5 120	EPSO/AST/4/05	5 500(9)
EUR/A/166/01	1 623	EPSO/A/11/03	3 864

Infatti, anche se si è verificato un aumento del numero di candidati che si sono candidati e poi non hanno partecipato alle prove, la cifra finale relativa ai candidati che hanno effettivamente sostenuto le prove era ancora nettamente superiore dopo l'introduzione del sistema online, rispetto allo stesso tipo di concorso pubblicato prima dell'introduzione di tale sistema.

L'EPSO studia, su base continuativa, l'impatto del sistema online sul numero di candidati che sostengono le prove. Tenendo conto del fatto che il tasso di partecipazione alle prove di preselezione nei concorsi indetti dopo l'introduzione del sistema online era diminuito e nell'interesse di una buona amministrazione, l'EPSO ha deciso di effettuare indagini dopo ciascuna serie di prove di preselezione per indagare sui motivi della variazione dei tassi di partecipazione.

Sulla base dei risultati di tali indagini, l'EPSO ha effettuato due studi per analizzare le cause della diminuzione dei tassi di partecipazione ai test. La prima, datata 28 maggio 2004, ha concluso che il ricorso alla registrazione e alla comunicazione on-line non costituiva un motivo significativo per la mancata partecipazione dei candidati alle prove. Tuttavia, al fine di garantire che il sistema online non escludesse alcun candidato dalla partecipazione alle prove, l'EPSO ha proposto e attuato diverse misure. Di conseguenza, i promemoria via e-mail sono stati inviati sistematicamente ai candidati. Inoltre, e considerando che una delle conclusioni di tale studio era che la semplicità del sistema online incoraggiava le candidature di persone che non soddisfacevano pienamente i criteri di ammissibilità o non avevano alcuna seria intenzione di partecipare al concorso, era stato introdotto anche un sistema di conferma. Pertanto, dopo la registrazione iniziale, i candidati sono stati ora invitati a confermare la loro intenzione di partecipare alle prove di preselezione alla data designata e a indicare la loro scelta del centro di prova.

La seconda relazione ha confermato le conclusioni tratte dalla prima. Il motivo principale addotto per giustificare la mancata partecipazione alle prove è rimasto l'indisponibilità del candidato il giorno delle prove. Un numero significativo di candidati (circa il 22% di quelli che hanno risposto alle indagini) ha deciso di non partecipare alle prove, ritenendo che non avrebbero fatto bene. D'altro canto, il numero di candidati che hanno avuto problemi nell'accedere alle informazioni pertinenti attraverso il sistema online dell'EPSO è rimasto basso e non vi erano prove che suggerissero che il profilo dell'EPSO non funzionasse in modo soddisfacente. Solo cinque persone hanno dichiarato che il costo o l'accessibilità di Internet ha impedito loro di ricevere la lettera di invito ai test e solo il 5% degli intervistati ha dichiarato di non aver trovato la lettera di invito. È importante notare che tale percentuale sta gradualmente diminuendo, probabilmente a causa dei continui sforzi dell'EPSO per informare i candidati nel modo più chiaro possibile in merito al sistema online.

Infatti, l'EPSO non solo ha studiato attentamente l'impatto del sistema online sul numero di candidati che hanno sostenuto le prove, ma ha anche individuato diverse misure che potrebbero essere adottate per garantire che non abbia avuto un effetto negativo su tali numeri. Tali misure, già descritte, sono state attuate e la seconda relazione ne ha dimostrato l'efficacia.

Da quanto precede risulta chiaramente che il sistema on-line non costituiva un motivo significativo per la mancata partecipazione dei candidati alle prove. Per quanto riguarda l'aumento del tasso di mancata partecipazione a tali test dopo l'introduzione della registrazione on-line, ciò era in realtà dovuto a domande "false" da parte di persone che non soddisfano i criteri di ammissibilità o che non sono particolarmente motivate a sostenere le prove. In effetti, gli studi hanno dimostrato che è stata proprio la semplicità e la facilità d'uso del sistema online a creare un numero eccessivamente elevato di candidati rispetto ai concorsi precedenti.

Osservazioni del denunciante

Le osservazioni del denunciante possono essere riassunte come segue.

L’ESPO ha trattato solo un aspetto della denuncia, vale a dire le conseguenze del sistema di registrazione on-line sul numero di candidati. L'EPSO non si è occupato del carattere discriminatorio dell'obbligo di applicazione esclusivamente online.

I risultati dell'ultimo studio condotto da Eurostat nel primo trimestre del 2004, pubblicato nel maggio 2005 (10), hanno confermato che i tassi di utilizzo di Internet (11) variano notevolmente da un paese all'altro: i tassi più elevati sono stati rilevati in Svezia (82%), Danimarca (76%) e Finlandia (70%), mentre i tassi più bassi sono stati registrati in Grecia (20%), Ungheria (28%), Lituania, Polonia e Portogallo (29% ciascuno). Inoltre, lo studio ha dimostrato che solo il 47% delle persone di età compresa tra i 16 e i 74 anni ha utilizzato Internet nell'UE nel primo trimestre del 2004.

Per quanto riguarda la registrazione online, la denuncia riguardava l'obbligo di utilizzare tale sistema e l'assenza di un'alternativa, in particolare l'uso della posta ordinaria. La maggior parte degli Stati membri che utilizzano le nuove tecnologie per consentire ai cittadini di esercitare determinati diritti ha dato ai cittadini la scelta di utilizzare tali tecnologie. Il Libro bianco citato dall'EPSO nel suo parere non obbligava l'EPSO a utilizzare Internet, ma si limitava a prevedere tale possibilità.

Per quanto riguarda il confronto effettuato dall'EPSO tra i diversi concorsi, il denunciante ha richiamato l'attenzione sul fatto che i profili dei concorsi, pur mirando ad assumere per posizioni simili, erano diversi. Pertanto, i concorsi COM/C/1/00, COM/C/1/02 e EUR/A/166/01 richiedevano tre anni di esperienza professionale, mentre gli altri non richiedevano alcuna esperienza professionale. Il denunciante ha ritenuto che fosse per questo motivo che il numero di richiedenti era aumentato.

Per quanto riguarda la partecipazione ai concorsi, secondo il denunciante, era evidente che il rapporto tra il numero di candidati partecipanti ai concorsi e il numero di candidature era diminuito, come risulta dalla tabella:

Concorsi senza applicazioni on-line	Numero di domande	Candidati che partecipano al concorso	Percentuale di partecipazione alle prove
COM/C/1/00	1 005	662	65.87%
COM/C/1/02	6 940	5 120	73.78%
EUR/A/166/01	2 375	1 623	68.34%
Concorsi con applicazioni on-line	Numero di domande	Candidati che partecipano al concorso	Percentuale di partecipazione alle prove
EPSO/C/11/03	6 087	2 931	48.15%
EPSO/AST/4/05	11 798	5 500	46.62%
EPSO/A/11/03	14 483	3 864	26.68%

Il denunciante non è d'accordo con l'osservazione dell'EPSO secondo cui la semplicità del sistema incoraggiava le candidature di persone che non soddisfacevano i criteri di ammissibilità o che non avevano l'intenzione di partecipare. Questo commento ha portato alla creazione di una seconda barriera, ovvero la conferma della partecipazione alle prove esclusivamente tramite il sistema on-line. Si tratta di un nuovo elemento dissuasivo per i candidati che non hanno accesso a Internet o che hanno difficoltà ad accedervi. Infine, ritiene che la percentuale del 5% dei candidati che non hanno trovato la loro lettera di invito alle prove e il fatto che più persone abbiano dichiarato che il costo o l'accesso a Internet impediva loro di ricevere la lettera di invito dovrebbero fornire all'EPSO motivi per riflettere sul sistema e adottare misure correttive. Ha sottolineato che lo studio si basava solo su individui che hanno risposto, probabilmente online.

Il denunciante era del parere che gli studi effettuati dall'EPSO non fossero affidabili, in quanto l'EPSO era sia giudice che giudicato. Un organismo indipendente dovrebbe effettuare tali studi.

Conclude che solo i candidati che hanno scelto di candidarsi on-line dovrebbero essere contattati on-line dall'EPSO.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere dell'EPSO e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini. Il Mediatore non era convinto che l'EPSO avesse risposto pienamente alla denuncia, in quanto l'EPSO non aveva ancora commentato l'argomentazione del denunciante secondo cui la percentuale della popolazione che ha accesso a Internet varia in modo molto significativo da uno Stato membro all'altro. Chiede inoltre di commentare se l'obbligo di registrazione e consultazione on-line dei fascicoli possa discriminare in modo ingiustificato le persone che potrebbero voler essere candidate ai concorsi EPSO, ma che non hanno accesso a Internet.

Ulteriore risposta dell'EPSO

L'ulteriore risposta dell'EPSO può essere sintetizzata come segue.

L’EPSO ha effettuato un raffronto tra i due sistemi di organizzazione dei concorsi, vale a dire le candidature per posta ordinaria e le iscrizioni online. Per quanto riguarda le candidature per posta ordinaria, i candidati che intendevano candidarsi dovevano trovare la versione cartacea della Gazzetta ufficiale, che era una procedura lunga e onerosa. Poi, la domanda doveva essere inviata per posta raccomandata, che comportava l'andare all'ufficio postale più vicino. Si trattava di una procedura lunga, che non garantiva la ricezione del posto. Lo stesso valeva per la successiva corrispondenza con i candidati. Con il sistema postale non è stato possibile istituire rapidamente elenchi di riserva. Il vantaggio del sistema on-line era indiscutibile per quanto riguarda la rapidità con cui i candidati possono avere accesso alle informazioni dalla pubblicazione del concorso fino all'elenco di riserva. Questo sistema è stato più facile per i candidati, ha consentito un rapido accesso alle informazioni e una comunicazione tempestiva con i candidati ed è rimasto stabile nonostante i cambiamenti negli indirizzi postali. L'EPSO è ora in grado di organizzare un maggior numero di concorsi e di comunicare con un maggior numero di candidati, senza alcuno svantaggio per i candidati.

L'accesso a Internet variava da uno Stato membro all'altro, ma anche l'accesso a un ufficio postale variava. L'uso di Internet si stava diffondendo e sempre più persone avevano accesso a Internet. Nell'ambito dei concorsi organizzati dall'EPSO, la popolazione destinataria era la popolazione attiva, che aveva un migliore accesso a Internet. Allo stesso modo, l'accesso a Internet variava a seconda del livello di istruzione. Maggiore è il livello di istruzione, migliore è l'accesso a Internet. L'EPSO ha dichiarato che i candidati possono recarsi in luoghi quali biblioteche pubbliche, università e cibercafé per avere accesso a Internet, se non vi hanno accesso sul posto di lavoro. Ha richiamato l'attenzione sul fatto che nel 2004 la percentuale media di imprese che utilizzano Internet nei vecchi Stati membri era dell'89% e, tra i nuovi Stati membri, il 90% delle imprese estoni utilizzava Internet.

In conclusione, l'EPSO ha ritenuto che l'uso di Internet non impedisse ai candidati di candidarsi rispetto al sistema utilizzato in precedenza. Inoltre, sono stati compiuti progressi sostanziali con Internet per quanto riguarda la gestione e la redditività del sistema. L'unica eccezione alla registrazione on-line è concessa alle persone con disabilità. La percentuale di candidati che beneficiano di questo sistema è molto bassa e non ha avuto alcuna influenza sulla sua redditività. L'EPSO ha ritenuto che il sistema di registrazione online non fosse discriminatorio per quanto riguarda l'accesso ai concorsi e ha facilitato la rapida conclusione delle procedure. Ad oggi, l'EPSO non ha ricevuto alcuna denuncia per quanto riguarda l'accesso al sistema.

Ulteriori osservazioni del denunciante

Il denunciante ha ribadito che la sua denuncia riguardava l'uso esclusivo di Internet per candidarsi ai concorsi e si è rammaricato del fatto che l'EPSO non abbia affrontato la questione.

Deplora il fatto che l'EPSO presenti l'obbligo di registrazione on-line e l'assenza di comunicazione diretta con i candidati come due vincoli inevitabili dell'uso di Internet. In effetti, si tratta di due scelte effettuate dall'EPSO per facilitare la gestione elettronica delle domande. La questione era se queste scelte giustificassero l'esclusione di numerosi potenziali candidati che non avevano accesso o che avevano difficoltà ad accedere a Internet. Ritiene che, se l'EPSO rendesse la registrazione on-line facoltativa anziché obbligatoria, essa concilierebbe gli indiscutibili vantaggi di Internet per quanto riguarda l'accesso e la comunicazione delle informazioni, evitando nel contempo discriminazioni. L'EPSO sarebbe responsabile della codifica dei dati dei candidati che si candidano per posta ordinaria e della redazione delle lettere indirizzate a tali candidati. Tale modifica non dovrebbe essere onerosa e non dovrebbe comportare ritardi.

Se l'EPSO dovesse continuare a includere lettere nei profili dei candidati senza scrivergli direttamente tramite i loro indirizzi e-mail, l'EPSO dovrebbe informare i candidati che questa è la sua prassi.

Per quanto riguarda il fatto che il sistema on-line aveva accelerato le procedure, il denunciante ha sostenuto che non era stato effettuato alcuno studio approfondito sulla questione. Aggiunge che, se sono stati compiuti progressi, essi sono più moderati di quanto dichiarato dall'EPSO e sono probabilmente dovuti all'organizzazione di concorsi per lingua, a nuove prove di preselezione, all'assenza di esame preliminare delle candidature e all'uso di sole tre lingue per comunicare con i candidati.

Il denunciante ha concluso che il principale contributo dell'EPSO è stato la diminuzione del numero di candidati dovuta all'elevato numero di ostacoli e ha osservato che l'EPSO non è riuscito a raggiungere l'obiettivo di assumere il numero necessario di candidati.

PROGETTO DI RACCOMANDAZIONE

Il 3 aprile 2006 il Mediatore ha indirizzato all'EPSO il seguente progetto di raccomandazione, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, del suo statuto:

I candidati ai concorsi generali sono tenuti a registrarsi e a comunicare con l'EPSO online. L'EPSO dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di prevedere eccezioni a tale requisito per le persone che hanno difficoltà considerevoli e oggettivamente giustificabili ad accedere a Internet. L'EPSO potrebbe richiedere che le richieste di deroga siano suffragate da prove del tipo che l'interessato potrebbe ragionevolmente essere tenuto a fornire in tali circostanze.

Il presente progetto di raccomandazione si basava sulle seguenti considerazioni:

Presunta discriminazione e iniquità da parte dell'EPSO a causa del sistema di registrazione e informazione online per i concorsi

1. La denuncia riguarda l'applicazione online e il sistema informativo dell'EPSO per i concorsi generali organizzati dall'EPSO. Secondo il denunciante, solo i candidati che hanno accesso a Internet da casa o che vivono in aree in cui è possibile l'accesso del pubblico a Internet possono candidarsi a tali concorsi. Dato il basso tasso di penetrazione di Internet in alcuni Stati membri (meno del 15% della popolazione ha accesso a Internet in alcune zone) e le difficoltà di accesso a Internet nelle zone rurali, il denunciante ha affermato che l'obbligo per i candidati di candidarsi online per partecipare a concorsi generali è discriminatorio. Il denunciante ha inoltre sostenuto che l'obbligo per i candidati di controllare il loro fascicolo online per ottenere informazioni è ingiusto perché i candidati sono gli unici responsabili del seguito dato al loro fascicolo, mentre le decisioni sono prese dall'EPSO. I candidati sono tenuti a controllare il loro file su Internet per ottenere informazioni sulla data, l'ora e il luogo degli esami e sui loro risultati. Il denunciante ha sostenuto che l'EPSO dovrebbe inviare direttamente ai candidati informazioni essenziali, quali la data, l'ora e il luogo delle prove e i risultati.

2. Nel suo parere del 31 marzo 2005, l'EPSO ha spiegato che le cifre non indicavano una riduzione del numero di candidati, ma un aumento del numero di candidature. Ciò potrebbe essere spiegato dalla semplicità e dalla convenienza del sistema di applicazione online, che ha costituito due delle sue conseguenze più positive. Anche se si è verificato un aumento del numero di candidati che si sono candidati e poi non hanno partecipato alle prove, il dato finale relativo ai candidati che hanno effettivamente sostenuto le prove è stato più elevato dopo l'introduzione del sistema online, rispetto allo stesso tipo di concorso pubblicato prima dell'introduzione di tale sistema.

Tenendo conto del calo del tasso di partecipazione alle prove di preselezione nei concorsi indetti dopo l'introduzione del sistema online e nell'interesse di una buona amministrazione, l'EPSO ha effettuato indagini dopo ciascuna serie di prove di preselezione per indagare sui motivi del cambiamento dei livelli di partecipazione e monitorare eventuali misure correttive adottate. Sulla base di queste indagini, sono stati intrapresi due studi. Il primo studio ha concluso che il ricorso alla registrazione e alla comunicazione online non costituiva un motivo significativo per la mancata partecipazione dei candidati alle prove. Tuttavia, al fine di garantire che il sistema online non escludesse alcun candidato dalla partecipazione alle prove, l'EPSO ha proposto e attuato diverse misure: sono stati inviati solleciti via e-mail ai candidati ed è stata introdotta anche una conferma della partecipazione. Pertanto, dopo la registrazione iniziale, i candidati sono ora invitati a confermare la loro intenzione di partecipare alle prove di preselezione alla data designata e a indicare la loro scelta del centro di prova. Il secondo studio ha confermato le conclusioni tratte nel primo. Il motivo principale addotto per giustificare la mancata partecipazione alle prove è rimasto l'indisponibilità del candidato il giorno delle prove. Un numero significativo di candidati ha deciso di non partecipare alle prove, ritenendo che non avrebbero fatto bene.

L'EPSO ha spiegato che il numero di candidati che hanno avuto problemi nell'accedere alle informazioni pertinenti attraverso il sistema online dell'EPSO è rimasto basso. L'EPSO ha osservato che tale percentuale stava gradualmente diminuendo, probabilmente a causa dei continui sforzi dell'EPSO per informare i candidati nel modo più chiaro possibile in merito al sistema online.

3. Nel suo ulteriore parere del 12 agosto 2005, l’EPSO ha ritenuto che il vantaggio del sistema on-line fosse indiscutibile per quanto riguarda la rapidità con cui i candidati possono avere accesso alle informazioni dalla pubblicazione del concorso fino alla compilazione dell’elenco di riserva. Questo sistema è stato anche più facile per i candidati perché ha permesso un rapido accesso alle informazioni e una comunicazione tempestiva con loro. L'EPSO è ora in grado di organizzare un maggior numero di concorsi, di comunicare con un maggior numero di candidati e di chiudere rapidamente le procedure. L'EPSO ha ritenuto che siano stati compiuti progressi sostanziali con Internet per quanto riguarda la gestione e la redditività del sistema. L'EPSO non ha ricevuto alcuna denuncia per quanto riguarda l'accesso al sistema.

4. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha ritenuto che l'aumento del numero di candidati potesse essere spiegato dal fatto che i profili per i concorsi cui fa riferimento l'EPSO nel suo parere, pur mirando ad assumere candidati per posizioni simili, erano diversi in termini di esperienza professionale richiesta. Per quanto riguarda la partecipazione ai concorsi, secondo il denunciante, era evidente che il rapporto tra il numero di candidati che partecipavano ai concorsi e il numero di candidature era diminuito. Non è d'accordo con l'osservazione dell'EPSO secondo cui la semplicità del sistema incoraggia le candidature di persone che non soddisfano i criteri di ammissibilità o che non hanno l'intenzione di partecipare. Ciò ha portato alla creazione di una seconda barriera alla partecipazione ai concorsi, ovvero la conferma della partecipazione alle prove esclusivamente tramite il sistema on-line.

Il denunciante ha spiegato che rendere facoltativa la registrazione online servirebbe a conciliare gli indiscutibili vantaggi di Internet per quanto riguarda l'accesso e la comunicazione delle informazioni con l'obiettivo di evitare discriminazioni. Aggiunge che solo i candidati che hanno scelto di candidarsi on-line dovrebbero essere contattati on-line dall'EPSO.

Se l'EPSO dovesse continuare a includere lettere nei profili dei candidati senza scrivergli direttamente tramite i loro indirizzi e-mail, l'EPSO dovrebbe informare i candidati che tale è stata la prassi utilizzata.

Per quanto riguarda il fatto che il sistema on-line aveva accelerato le procedure, il denunciante ha sostenuto che non è stato effettuato alcuno studio approfondito al riguardo. Aggiunge che, se sono stati compiuti progressi, questi sono stati più moderati di quanto dichiarato dall'EPSO e sono probabilmente dovuti all'organizzazione di concorsi per lingua, a nuove prove di preselezione, all'assenza di esami preliminari delle candidature e all'uso di sole tre lingue per comunicare con i candidati.

Il denunciante ha concluso che il principale contributo dell'EPSO è stato la diminuzione del numero di candidati dovuta all'elevato numero di ostacoli e ha osservato che l'EPSO non è riuscito ad assumere il numero necessario di candidati.

5. Nel suo progetto di raccomandazione, il Mediatore ha ricordato che, conformemente all'allegato III dello statuto,

"Le istituzioni (...) incaricano l'Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee (in appresso "l'Ufficio") di adottare le misure necessarie per garantire l'applicazione di norme uniformi nelle procedure di selezione dei funzionari delle Comunità e nelle procedure di valutazione e d'esame (...). L'Ufficio ha il compito di a) organizzare, su richiesta delle singole istituzioni, concorsi generali; b) fornire, su richiesta delle singole istituzioni, assistenza tecnica per i concorsi interni da esse organizzati; c) determina il contenuto di tutti gli esami organizzati dalle istituzioni (...); d) assumersi la responsabilità generale della definizione e dell'organizzazione della valutazione delle capacità linguistiche (...)."

L'EPSO ha progettato un sistema in base al quale i candidati si candidano ai concorsi per via elettronica sul sito web dell'EPSO e l'EPSO comunica con i candidati per via elettronica tramite una casella di posta elettronica funzionale, denominata profilo EPSO. Come descritto nel bando di concorso EPSO/A/11/03 (12) (amministratori ausiliari nel settore dell'audit), questo sistema funziona come segue:

"(...) Se [uno] vuole [s] candidarsi, [uno] deve registrarsi via Internet andando sul sito web dell'EPSO (...) Dopo [uno] presentare [s] il modulo elettronico, [uno] riceverà sullo schermo un numero di registrazione che [uno] deve annotare e conservare - questo sarà [il suo] numero di riferimento in tutte le questioni riguardanti [la sua] domanda. Una volta che [uno ] ha [s] ricevuto questo numero, la procedura di registrazione è terminata - costituisce la conferma che i dati [uno] ha [s] inseriti sono stati registrati dall'EPSO. Si noti che [uno] deve avere un indirizzo e-mail - questo sarà utilizzato per identificare [la sua] registrazione (...) Una volta registrato, [uno ] può seguire le varie fasi del concorso e controllare la data e l'ubicazione delle varie prove sul sito web cliccando su "concorsi in corso" (...) Tutte le informazioni sull'invito a partecipare alle prove, il modulo di candidatura e l'invito alle prove orali saranno pubblicati sul sito web (...) [uno] dovrebbe seguire gli sviluppi della procedura di concorso e, in ogni fase, verificare che [lui/lei] acceda [a] alle informazioni relative alla [sua] domanda utilizzando [la sua] password (...)".

6. In primo luogo, il Mediatore ha ricordato che, secondo la giurisprudenza, il principio di non discriminazione cui fa riferimento il denunciante richiede che situazioni diverse non siano trattate allo stesso modo, a meno che tale trattamento non sia obiettivamente giustificato (13). Il principio della parità di trattamento dei candidati nei procedimenti di concorso è considerato un principio fondamentale del diritto comunitario (14). Anche il principio della parità di trattamento dei potenziali candidati ai concorsi di assunzione deve essere considerato un principio vincolante per le istituzioni e gli organi comunitari.

7. Inoltre, il Mediatore ha osservato che, secondo gli studi condotti da Eurostat (15), i tassi di utilizzo di Internet variano notevolmente negli Stati membri. Studi Eurostat mostrano che il 47% delle persone di età compresa tra i 16 e i 74 anni ha utilizzato Internet nell'UE nel 2004, con tassi che vanno dal 20% in Grecia all'82% in Svezia. I dati disponibili sul sito web di Eurostat mostrano inoltre che, nell'UE, il 54% delle persone ha utilizzato Internet nel 2005, con tassi che vanno dal 24% in Grecia all'85% in Svezia. Tuttavia, questi dati statistici, che si riferiscono all'uso di Internet, non forniscono informazioni significative sull'accessibilità a Internet. Il denunciante ha fatto riferimento alle statistiche sulla disponibilità dell'accesso a Internet nelle famiglie nell'UE. Inoltre, secondo uno studio Eurostat (16), nel 2004 l'89% delle imprese europee con dieci o più dipendenti disponeva di una connessione Internet. Sebbene l'EPSO abbia riconosciuto che l'accesso a Internet varia da uno Stato membro all'altro, il Mediatore ha osservato che, nel contesto della presente indagine, non gli è stato fornito, e non è stato in grado di trovare sul sito web di Eurostat, alcun dato statistico sull'accessibilità a Internet in generale; a tale riguardo, i dati statistici summenzionati, relativi all'accesso a Internet nelle famiglie nell'UE e nelle imprese con dieci o più dipendenti nell'UE, non potrebbero essere considerati adeguati ai fini della presente indagine, poiché è risaputo che l'accesso a Internet è disponibile anche in altri luoghi di lavoro e in luoghi pubblici, come biblioteche o cibercafé. Inoltre, non risultava che esistessero statistiche relative alla possibilità per i candidati o potenziali candidati ai concorsi EPSO di avere accesso a Internet. In relazione a ciò, va osservato che, sulla base delle informazioni fornite dall'EPSO, sembra che quest'ultimo non abbia ricevuto alcuna denuncia (ad eccezione della presente denuncia presentata al Mediatore) in merito a tale questione. Inoltre, non vi sono prove del fatto che un numero significativo di persone interessate a candidarsi all'EPSO e a partecipare ai concorsi EPSO sia stato impossibilitato a farlo a causa della difficoltà di accesso a Internet. Inoltre, per quanto riguarda le conoscenze e l'esperienza comuni, l'accessibilità a Internet è in costante aumento, come giustamente sottolineato dall'EPSO.

8. Il Mediatore ha inoltre osservato che l'EPSO ha fornito le seguenti giustificazioni per l'istituzione del sistema obbligatorio di registrazione e informazione online per le procedure di assunzione:

• il sistema "garantisce [s] una maggiore trasparenza per i candidati";
• "[i]t ha rappresentato un importante progresso nella gestione della concorrenza, migliorando l'accessibilità, accelerando le comunicazioni e fornendo statistiche in tempo reale sul numero di domande ricevute. Ciò aveva anche facilitato una migliore pianificazione e gestione della concorrenza.";
• " sono stati compiuti progressi sostanziali con Internet per quanto riguarda la gestione e la redditività del sistema.";
• il sistema consente di disporre rapidamente di elenchi di riserva. Il vantaggio del sistema on-line era indiscutibile per quanto riguarda la rapidità con cui i candidati possono avere accesso alle informazioni dalla pubblicazione del concorso fino all'elenco di riserva. Questo sistema è stato più facile per i candidati, ha permesso un rapido accesso alle informazioni e una comunicazione tempestiva con i candidati, stabile nonostante i cambiamenti negli indirizzi postali. L'EPSO è ora in grado di organizzare un maggior numero di concorsi e di comunicare con un maggior numero di candidati, senza alcuno svantaggio per i candidati."

9. Il Mediatore ha ritenuto che l'EPSO abbia fornito adeguate giustificazioni oggettive per l'istituzione del sistema obbligatorio di registrazione e comunicazione online per i concorsi che organizza. Alla luce di quanto precede, il requisito che i candidati si candidino all'EPSO e comunichino con l'EPSO via Internet non viola il principio di parità di trattamento dei potenziali candidati o candidati in linea di principio e non deve essere considerato iniquo o equivalente a un caso di cattiva amministrazione. Pertanto, il Mediatore non ha accolto l'affermazione secondo cui la candidatura online ai concorsi EPSO e la comunicazione online tra l'EPSO e i candidati ai concorsi organizzati dall'EPSO dovrebbero essere, in linea di principio, solo facoltative e non obbligatorie, come avviene attualmente.

10. Tuttavia, il Mediatore non ha escluso la possibilità che, in taluni casi, potenziali candidati e candidati possano incontrare notevoli e oggettivamente giustificabili difficoltà a candidarsi all'EPSO o a comunicare con l'EPSO via Internet. In tali casi, il suddetto principio di non discriminazione impone all'EPSO di prevedere un'eccezione all'obbligo di registrazione e comunicazione online. A tale riguardo, il Mediatore ha osservato che non ci si poteva ragionevolmente attendere che il numero di candidati che potrebbero rientrare nell'ambito di applicazione di tale eccezione fosse sufficientemente significativo da influenzare l'efficienza del sistema. Il Mediatore ha inoltre osservato che l'EPSO ha già previsto tale eccezione per quanto riguarda le persone con disabilità, che possono candidarsi all'EPSO per posta ordinaria (17). La conclusione del Mediatore è stata pertanto che la mancata previsione, da parte dell'EPSO, di un'analoga eccezione per le persone (non disabili) che hanno notevoli e obiettivamente giustificabili difficoltà di accesso a Internet non è compatibile con il principio di non discriminazione, discusso al precedente punto 6, e costituisce un caso di cattiva amministrazione.

11. Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante secondo cui "[q]ualora l'EPSO continui a includere lettere nei profili dei candidati senza scrivergli tramite i loro indirizzi e-mail, l'EPSO dovrebbe informare i candidati che tale è la prassi utilizzata", il Mediatore ha osservato che il sito web dell'EPSO indica ai candidati che "qualsiasi comunicazione inviata loro dall'EPSO sarà di norma inviata al loro profilo EPSO. Può anche essere inviato al [ loro] indirizzo e-mail. [L'EPSO] consiglia vivamente [ai candidati] di consultare regolarmente [il loro] profilo EPSO." Il Mediatore ha ritenuto che l'EPSO abbia già fornito ai candidati le informazioni suggerite dal denunciante.

12. La Mediatrice ha osservato che l'EPSO ha spiegato di aver cercato di aumentare il numero (in sostanza la percentuale) di candidati che partecipano alle prove, chiedendo la conferma online della partecipazione alle prove e inviando solleciti via e-mail. Tenendo conto del fatto che i) l'obbligo di conferma online promuove la finalità legittima summenzionata e poiché, come analizzato in precedenza, ii) il sistema obbligatorio di registrazione e comunicazione online dell'EPSO non viola, in linea di principio, il principio della parità di trattamento dei potenziali candidati o candidati e iii) non deve essere considerato iniquo, l'obbligo di conferma online deve, in linea di principio, essere rispettato. Tuttavia, per i motivi di cui sopra, l'EPSO dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di fare un'eccezione e di comunicare per posta ordinaria con i candidati che hanno difficoltà considerevoli e oggettivamente giustificabili ad accedere a Internet.

13. Il Mediatore ha infine rilevato quanto segue per quanto riguarda l'applicazione dell'eccezione di cui ai paragrafi 10 e 12. La questione se determinati fatti, considerati veri, costituiscano "difficoltà considerevoli e oggettivamente giustificabili nell'accesso a Internet"è una questione giuridica. Per quanto riguarda l’entità delle informazioni e degli elementi di prova necessari per l’accertamento di tali fatti, occorre tenere debitamente conto non solo del peso degli interessi concorrenti in gioco, ma anche della natura particolare dei fatti che danno luogo a una domanda di applicazione di una siffatta eccezione. Di conseguenza, l'EPSO dovrebbe tenere debitamente conto del fatto che, in tale contesto, la prova concreta dell'esistenza di un fatto negativo, come l'indisponibilità di una connessione a Internet nel settore in cui la persona interessata vive e lavora, può essere piuttosto difficile da ottenere. Ciò implica che, tenuto conto della particolare base fattuale della domanda e del contenuto delle informazioni e dei documenti giustificativi, una ragionevole probabilità dell’esistenza dei fatti negativi cui fa riferimento l’interessato potrebbe essere sufficiente a giustificare l’applicazione dell’eccezione.

Parere circostanziato dell'EPSO

Il parere circostanziato dell'EPSO può essere sintetizzato come segue:

Se si dovesse immaginare che, in via eccezionale, la candidatura per posto ordinario sia stata giudicata ammissibile, l'EPSO ha attirato l'attenzione del Mediatore su alcune gravi difficoltà.

In primo luogo, è quasi impossibile individuare le difficoltà teoriche che i richiedenti possono incontrare nell’applicare online e, in secondo luogo, sarebbe ancora più difficile trovare mezzi affidabili per dimostrare le difficoltà incontrate.

L'EPSO era convinto che la comunicazione per posta ordinaria avrebbe portato a denunce per motivi di discriminazione derivanti dal fatto che alcune difficoltà erano state prese in considerazione mentre altre non lo erano.

L'EPSO ha inoltre insistito sul fatto che la rete di accesso del pubblico a Internet è più ampia di quella degli uffici postali e che, di conseguenza, tale accesso più ampio facilita l'introduzione di applicazioni. L'EPSO ha quindi concluso che, per quanto riguarda la gestione di un'attività pubblica come i concorsi, l'esistenza di un duplice sistema di applicazione (on-line e per posta ordinaria) non è affatto giustificata.

L'EPSO ha osservato che, per quanto riguarda le difficoltà identificabili e fondate, nei bandi di concorso erano già previste eccezioni specifiche. È il caso dei candidati disabili che possono candidarsi per posta ordinaria. Tuttavia, devono dimostrare la loro condizione di persone disabili, il che evita qualsiasi disparità di trattamento.

Tutte le regole sono specificate nei bandi di concorso, ai quali l'EPSO e le commissioni giudicatrici dovrebbero conformarsi. Date le norme in fase di preselezione, non è più possibile applicarle sulla carta. Per quanto riguarda le altre fasi, anche se i candidati dovessero inviare la loro candidatura e gli allegati per posta ordinaria, l'EPSO non è più obbligato a inviare ai candidati le decisioni relative alla loro candidatura per posta ordinaria.

Alla luce di quanto precede, l'EPSO ha ritenuto che l'introduzione di candidature per posta ordinaria per i candidati che dimostrano di aver incontrato difficoltà nell'accesso a Internet non fosse possibile.

L'EPSO ha insistito sul fatto che la scelta effettuata per le procedure elettroniche risponde a un obiettivo di interesse pubblico, nel senso che è attraverso il profilo elettronico dell'EPSO che ciascun candidato può consultare, spesso da casa, tutte le informazioni che lo riguardano. La gestione elettronica ha consentito un maggior grado di precisione, affidabilità e rapidità nella comunicazione tra i candidati e l'EPSO rispetto all'uso di posti ordinari. Inoltre, è stato l'unico mezzo oggi disponibile per gestire l'elevato numero di domande e le scadenze stabilite per le procedure.

L'EPSO auspicava che il Mediatore comprendesse le preoccupazioni dell'EPSO, che mirava a garantire che le assunzioni tramite concorso fossero effettuate in modo adeguato e che tali procedure fossero gestite correttamente.

Osservazioni del denunciante sul parere circostanziato dell'EPSO

Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

LA DECISIONE

1 Presunta discriminazione e iniquità da parte dell'EPSO a causa del sistema di registrazione e informazione online per i concorsi

1.1 La denuncia riguarda l'applicazione on-line e il sistema informativo dell'EPSO per i concorsi generali da esso organizzati. Secondo il denunciante, solo i candidati che hanno accesso a Internet da casa o che vivono in aree in cui è possibile l'accesso del pubblico a Internet possono candidarsi a tali concorsi. Dato il basso tasso di penetrazione di Internet in alcuni Stati membri (meno del 15% della popolazione ha accesso a Internet in alcune zone) e le difficoltà di accesso a Internet nelle zone rurali, il denunciante ha affermato che l'obbligo di presentare candidature online per partecipare a concorsi generali è discriminatorio. Il denunciante ha inoltre sostenuto che l'obbligo per i candidati di controllare il loro fascicolo online per ottenere informazioni è ingiusto perché i candidati sono gli unici responsabili del seguito dato al loro fascicolo, mentre le decisioni sono prese dall'EPSO. I candidati sono tenuti a controllare il loro file su Internet per ottenere informazioni sulla data, l'ora e il luogo degli esami e sui loro risultati. Il denunciante ha sostenuto che l'EPSO dovrebbe inviare direttamente ai candidati informazioni essenziali, quali la data, l'ora e il luogo delle prove, nonché i risultati.

1.2 Nel suo parere del 31 marzo 2005, l'EPSO ha spiegato che le cifre non indicano una riduzione del numero di candidati, ma piuttosto un aumento del numero di candidature. Ciò potrebbe essere spiegato dalla semplicità e dalla convenienza del sistema di applicazione online, che ha costituito due delle sue conseguenze più positive. Anche se si è verificato un aumento del numero di candidati che si sono candidati e poi non hanno partecipato alle prove, la cifra finale relativa ai candidati che hanno effettivamente sostenuto le prove è stata più elevata dopo l'introduzione del sistema online, rispetto al numero di candidati che hanno sostenuto le prove nello stesso tipo di concorso pubblicato prima dell'introduzione di tale sistema.

Tenendo conto del calo del tasso di partecipazione alle prove di preselezione nei concorsi indetti dopo l'introduzione del sistema online e nell'interesse di una buona amministrazione, l'EPSO ha effettuato indagini dopo ciascuna serie di prove di preselezione per indagare sui motivi del cambiamento dei livelli di partecipazione e monitorare eventuali misure correttive adottate. Sulla base di queste indagini, sono stati intrapresi due studi. Il primo studio ha concluso che il ricorso alla registrazione e alla comunicazione online non costituiva un motivo significativo per la mancata partecipazione dei candidati alle prove. Tuttavia, al fine di garantire che il sistema online non escludesse alcun candidato dalla partecipazione alle prove, l'EPSO ha proposto e attuato diverse misure: sono stati inviati solleciti via e-mail ai candidati ed è stata introdotta anche una conferma della partecipazione. Pertanto, dopo la registrazione iniziale, i candidati sono ora invitati a confermare la loro intenzione di partecipare alle prove di preselezione alla data designata e a indicare la loro scelta del centro di prova. Il secondo studio ha confermato le conclusioni tratte nel primo. Il motivo principale addotto per giustificare la mancata partecipazione alle prove è rimasto l'indisponibilità del candidato il giorno delle prove. Un numero significativo di candidati ha deciso di non partecipare alle prove, ritenendo che non avrebbero fatto bene.

L'EPSO ha spiegato che il numero di candidati che hanno avuto problemi nell'accedere alle informazioni pertinenti attraverso il sistema online dell'EPSO è rimasto basso. L'EPSO ha osservato che tale percentuale stava gradualmente diminuendo, probabilmente a causa dei continui sforzi dell'EPSO per informare i candidati nel modo più chiaro possibile in merito al sistema online.

Nel suo ulteriore parere del 12 agosto 2005, l’EPSO ha ritenuto che il vantaggio del sistema on-line fosse indiscutibile per quanto riguarda la rapidità con cui i candidati possono avere accesso alle informazioni dalla pubblicazione del concorso fino alla creazione dell’elenco di riserva. Questo sistema è stato anche più facile per i candidati perché ha permesso un rapido accesso alle informazioni e una comunicazione tempestiva con loro. L'EPSO è ora in grado di organizzare un maggior numero di concorsi, di comunicare con un maggior numero di candidati e di chiudere rapidamente le procedure. L'EPSO ha ritenuto che siano stati compiuti progressi sostanziali con Internet per quanto riguarda la gestione e la redditività del sistema. L'EPSO non ha ricevuto alcuna denuncia per quanto riguarda l'accesso al sistema.

1.3 Il 3 aprile 2006 il Mediatore ha presentato all'EPSO, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, del suo statuto, un progetto di raccomandazione in base al quale l'EPSO dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di prevedere eccezioni all'obbligo di registrazione on-line e al sistema di informazione per i concorsi per le persone che hanno difficoltà considerevoli e obiettivamente giustificabili ad accedere a Internet. Suggerisce inoltre che l'EPSO potrebbe richiedere che le richieste di deroga siano suffragate da prove del tipo che l'interessato potrebbe ragionevolmente essere tenuto a fornire in tali circostanze. Il progetto di raccomandazione del Mediatore si basava sulle seguenti considerazioni.

1.4 In primo luogo, il Mediatore ha ricordato che, secondo la giurisprudenza, il principio di non discriminazione cui fa riferimento il denunciante richiede che situazioni diverse non siano trattate allo stesso modo, a meno che tale trattamento non sia obiettivamente giustificato (18). Il principio della parità di trattamento dei candidati nei procedimenti di concorso è considerato un principio fondamentale del diritto comunitario (19). Anche il principio della parità di trattamento dei potenziali candidati ai concorsi di assunzione deve essere considerato un principio vincolante per le istituzioni e gli organi comunitari.

1.5 Inoltre, il Mediatore ha osservato che, secondo gli studi condotti da Eurostat (20), i tassi di utilizzo di Internet variano notevolmente da uno Stato membro all'altro. Studi Eurostat mostrano che il 47% delle persone di età compresa tra i 16 e i 74 anni ha utilizzato Internet nell'UE nel 2004, con tassi che vanno dal 20% in Grecia all'82% in Svezia. I dati disponibili sul sito web di Eurostat mostrano inoltre che, nell'UE, il 54% delle persone ha utilizzato Internet nel 2005, con tassi che vanno dal 24% in Grecia all'85% in Svezia. Tuttavia, questi dati statistici, che si riferiscono all'uso di Internet, non forniscono informazioni significative sull'accessibilità a Internet. Il denunciante ha fatto riferimento alle statistiche sulla disponibilità dell'accesso a Internet nelle famiglie nell'UE. Inoltre, secondo uno studio Eurostat (21), nel 2004 l'89% delle imprese europee con dieci o più dipendenti disponeva di una connessione Internet. Sebbene l'EPSO abbia riconosciuto che l'accesso a Internet varia da uno Stato membro all'altro, il Mediatore ha osservato che, nel contesto della presente indagine, non gli è stato fornito, e non è stato in grado di trovare sul sito web di Eurostat, alcun dato statistico sull'accessibilità a Internet in generale. A tale riguardo, i dati statistici summenzionati, relativi all'accesso a Internet nelle famiglie nell'UE e nelle imprese con dieci o più dipendenti nell'UE, non potrebbero essere considerati adeguati ai fini della presente inchiesta, poiché è risaputo che l'accesso a Internet è disponibile anche in altri luoghi di lavoro e in luoghi pubblici, come biblioteche o cibercafé. Inoltre, non risultava che esistessero statistiche relative alla possibilità per i candidati o potenziali candidati ai concorsi EPSO di avere accesso a Internet. In relazione a ciò, va osservato che, sulla base delle informazioni fornite dall'EPSO, sembra che quest'ultimo non abbia ricevuto alcuna denuncia (ad eccezione della presente denuncia presentata al Mediatore) in merito a tale questione. Inoltre, non vi sono prove del fatto che un numero significativo di persone interessate a candidarsi all'EPSO e a partecipare ai concorsi EPSO sia stato impossibilitato a farlo a causa della difficoltà di accesso a Internet. Inoltre, per quanto riguarda le conoscenze e l'esperienza comuni, l'accessibilità a Internet è in costante aumento, come giustamente sottolineato dall'EPSO.

1.6 Il Mediatore ha inoltre osservato che l'EPSO ha fornito le seguenti giustificazioni per l'istituzione del sistema obbligatorio di registrazione e informazione online per le procedure di assunzione:

• il sistema "garantisce una maggiore trasparenza per i candidati";
• "ha rappresentato un importante progresso nella gestione della concorrenza, migliorando l'accessibilità, accelerando le comunicazioni e fornendo statistiche in tempo reale sul numero di domande ricevute. Ciò aveva anche facilitato una migliore pianificazione e gestione della concorrenza";
• " sono stati compiuti progressi sostanziali con Internet per quanto riguarda la gestione e la redditività del sistema";
• il sistema consente di disporre rapidamente di elenchi di riserva. Il vantaggio del sistema on-line era indiscutibile per quanto riguarda la rapidità con cui i candidati possono avere accesso alle informazioni dalla pubblicazione del concorso fino all'elenco di riserva. Questo sistema è stato più facile per i candidati, ha permesso un rapido accesso alle informazioni e una comunicazione tempestiva con i candidati, stabile nonostante i cambiamenti negli indirizzi postali. L'EPSO è ora in grado di organizzare un maggior numero di concorsi e di comunicare con un maggior numero di candidati, senza alcuno svantaggio per i candidati."

1.7 Il Mediatore ha ritenuto che l'EPSO avesse fornito adeguate giustificazioni oggettive per l'istituzione del sistema obbligatorio di registrazione e comunicazione on-line per i concorsi che organizza. Alla luce di quanto precede, il requisito che i candidati si candidino all'EPSO e comunichino con l'EPSO via Internet non viola il principio di parità di trattamento dei potenziali candidati o candidati in linea di principio e non deve essere considerato iniquo o equivalente a un caso di cattiva amministrazione. Pertanto, il Mediatore non ha accolto l'affermazione secondo cui la candidatura online ai concorsi EPSO e la comunicazione online tra l'EPSO e i candidati ai concorsi organizzati dall'EPSO dovrebbero essere, in linea di principio, solo facoltative e non obbligatorie, come avviene attualmente.

1.8 Tuttavia, il Mediatore non ha escluso la possibilità che, in alcuni casi, potenziali candidati e candidati possano incontrare notevoli e oggettivamente giustificabili difficoltà a candidarsi all'EPSO o a comunicare con l'EPSO via Internet. In tali casi, il suddetto principio di non discriminazione impone all'EPSO di prevedere un'eccezione all'obbligo di registrazione e comunicazione online. A tale riguardo, il Mediatore ha osservato che non ci si poteva ragionevolmente attendere che il numero di candidati che potrebbero rientrare nell'ambito di applicazione di tale eccezione fosse sufficientemente significativo da influenzare l'efficienza del sistema. Il Mediatore ha inoltre osservato che l'EPSO ha già previsto tale eccezione per quanto riguarda le persone con disabilità, che possono candidarsi all'EPSO per posta ordinaria (22). La conclusione del Mediatore è stata pertanto che la mancata previsione da parte dell'EPSO di un'analoga eccezione per le persone (non disabili) che hanno notevoli e obiettivamente giustificabili difficoltà di accesso a Internet non era compatibile con il principio di non discriminazione, discusso al precedente punto 1.4, e costituisce un caso di cattiva amministrazione.

1.9 Il Mediatore ha fatto riferimento all'argomentazione del denunciante secondo cui "[i]n caso in cui l'EPSO continui a includere lettere nei profili dei candidati senza scrivergli tramite i loro indirizzi e-mail, l'EPSO dovrebbe informare i candidati che tale è la prassi utilizzata". A tale riguardo, il Mediatore ha osservato che il sito web dell'EPSO indicava ai candidati che "qualsiasi comunicazione inviata loro dall'EPSO sarà di norma inviata al loro profilo EPSO. Può anche essere inviato al [ loro] indirizzo e-mail. [L'EPSO] consiglia vivamente [ai candidati] di consultare regolarmente [il loro] profilo EPSO." Il Mediatore ha ritenuto che l'EPSO avesse già fornito ai candidati le informazioni suggerite dal denunciante.

1.10 Il Mediatore ha osservato che l'EPSO aveva spiegato di aver cercato di aumentare il numero (in sostanza la percentuale) di candidati che partecipavano alle prove, chiedendo la conferma online della partecipazione alle prove e inviando solleciti via e-mail. Tenuto conto del fatto che l'obbligo di conferma online ha favorito la finalità legittima summenzionata e che, come analizzato in precedenza, il sistema obbligatorio di registrazione e comunicazione online dell'EPSO non violava, in linea di principio, il principio della parità di trattamento dei potenziali candidati o candidati e non doveva essere considerato iniquo, l'obbligo di conferma online deve, in linea di principio, essere rispettato. Tuttavia, per i motivi di cui sopra, l'EPSO dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di fare un'eccezione e di comunicare per posta ordinaria con i candidati che hanno difficoltà considerevoli e oggettivamente giustificabili ad accedere a Internet.

1.11 Il Mediatore ha infine preso atto di quanto segue per quanto riguarda l'applicazione dell'eccezione di cui ai paragrafi 1.8 e 1.10. La questione se determinati fatti, considerati veri, costituiscano "difficoltà considerevoli e oggettivamente giustificabili nell'accesso a Internet"è una questione giuridica. Per quanto riguarda l’entità delle informazioni e degli elementi di prova necessari per l’accertamento di tali fatti, occorre tenere debitamente conto non solo del peso degli interessi concorrenti in gioco, ma anche della natura particolare dei fatti che danno luogo a una domanda di applicazione di una siffatta eccezione. Di conseguenza, l'EPSO dovrebbe tenere debitamente conto del fatto che, in tale contesto, la prova concreta dell'esistenza di un fatto negativo, come l'indisponibilità di una connessione a Internet nel settore in cui la persona interessata vive e lavora, può essere piuttosto difficile da ottenere. Ciò implica che, tenuto conto della particolare base fattuale della domanda e del contenuto delle informazioni e dei documenti giustificativi, una ragionevole probabilità dell’esistenza dei fatti negativi cui fa riferimento l’interessato potrebbe essere sufficiente a giustificare l’applicazione dell’eccezione.

1.12 Nel suo parere circostanziato del 1° giugno 2006, l'EPSO ha spiegato che, da un lato, era quasi impossibile individuare le difficoltà teoriche che i candidati potevano incontrare nell'applicare online e, dall'altro, sarebbe stato ancora più difficile trovare mezzi affidabili per dimostrare le difficoltà incontrate. L'EPSO era convinto che un tale sistema duale avrebbe portato a denunce per motivi di discriminazione derivanti dal fatto che alcune difficoltà erano state prese in considerazione mentre altre non lo erano.

L'EPSO ha inoltre insistito sul fatto che la rete di accesso del pubblico a Internet è più ampia di quella degli uffici postali e che, di conseguenza, tale accesso più ampio facilita l'introduzione di applicazioni. L’EPSO ha quindi concluso che, per quanto riguarda la gestione di un’attività pubblica come i concorsi, l’esistenza di un duplice sistema di applicazione (on-line e per posta ordinaria) non era giustificata.

L'EPSO ha inoltre osservato che tutte le norme sono specificate nei bandi di concorso, ai quali l'EPSO e le commissioni giudicatrici dovrebbero conformarsi. Date le norme in fase di preselezione, non è più possibile applicarle sulla carta. Per quanto riguarda le altre fasi, anche se i candidati dovessero inviare la loro candidatura e i suoi allegati per posta ordinaria, l'EPSO non è più obbligato a inviare ai candidati le decisioni relative alle loro candidature per posta ordinaria.

Alla luce di quanto precede, l'EPSO ha ritenuto che l'introduzione di candidature per posta ordinaria per i candidati che dimostrano di aver incontrato difficoltà nell'accesso a Internet non fosse possibile. L'EPSO ha insistito sul fatto che la scelta effettuata per le procedure elettroniche risponde a un obiettivo di interesse pubblico, nel senso che è attraverso il profilo elettronico dell'EPSO che ciascun candidato può consultare, spesso da casa, tutte le informazioni che lo riguardano. La gestione elettronica ha consentito un maggior grado di accuratezza, affidabilità e rapidità nella comunicazione tra i candidati e l'EPSO rispetto all'uso di posti ordinari. Inoltre, è stato l'unico mezzo oggi disponibile per gestire l'elevato numero di domande e le scadenze delle procedure.

1.13 Il Mediatore osserva che, nel suo parere circostanziato, l'EPSO ha affermato in primo luogo che era quasi impossibile individuare le difficoltà teoriche relative all'accesso a Internet. Il Mediatore desidera sottolineare che, nel suo progetto di raccomandazione, non ha richiesto all'EPSO di individuare o specificare tali difficoltà, ma di prevedere un'eccezione per le "persone che hanno difficoltà considerevoli e obiettivamente giustificabili ad accedere a Internet". Ciò implica che il candidato dovrebbe specificare il tipo di difficoltà che ha nell'accesso a Internet e che l'EPSO dovrebbe esaminare se le difficoltà invocate (e debitamente dimostrate) costituiscano "una difficoltà considerevole e oggettivamente giustificabile nell'accesso a Internet".

Il Mediatore osserva inoltre che, nel suo parere circostanziato, l'EPSO ha fatto riferimento alla difficoltà di trovare i mezzi affidabili per dimostrare tali difficoltà. A tale riguardo, il Mediatore desidera fare riferimento ai paragrafi 1.13 e 2.1 del suo progetto di raccomandazione. Al punto 1.13 ha indicato che "in considerazione della particolare base fattuale della richiesta e del contenuto delle informazioni e dei documenti giustificativi, una ragionevole probabilità dell'esistenza dei fatti negativi cui fa riferimento l'interessato potrebbe essere sufficiente a giustificare l'applicazione dell'eccezione." Al punto 2.1 il Mediatore ha indicato che " l'EPSO potrebbe richiedere che le richieste di un'eccezione siano suffragate da prove del tipo che l'interessato potrebbe ragionevolmente aspettarsi di fornire nelle circostanze". In tale contesto, occorre altresì rilevare che la convenienza amministrativa, nel senso di evitare difficoltà nel valutare in modo equo e imparziale le richieste di deroga pertinenti, tenendo conto dei criteri suggeriti dal Mediatore, non è sufficiente a rendere valido ciò che altrimenti costituisce una violazione del principio della parità di trattamento dei candidati o potenziali candidati. Per questo motivo, il Mediatore non ritiene neppure convincente l'argomentazione dell'EPSO secondo cui la misura da lui raccomandata potrebbe dar luogo a denunce fondate sulla discriminazione.

1.14 Il Mediatore osserva che l'EPSO ha inoltre sostenuto che la rete di accesso del pubblico a Internet è molto più estesa della rete degli uffici postali. Sebbene il Mediatore non metta in discussione l'argomentazione dell'EPSO, ciò non esclude la possibilità indicata dal Mediatore che, in alcuni casi, i potenziali candidati e candidati possano avere notevoli e oggettivamente giustificabili difficoltà a candidarsi all'EPSO, o a comunicare con l'EPSO, via Internet, mentre possono avere un accesso molto più facile al sistema di posta ordinaria, ad esempio in luoghi geograficamente remoti e isolati.

1.15 L'argomento finale dell'EPSO secondo cui le norme pertinenti sono contenute nei bandi di concorso e che l'EPSO non può discostarsene non è altrettanto convincente. In primo luogo, i requisiti dei bandi di concorso possono comportare casi di cattiva amministrazione. In secondo luogo, e soprattutto, l'indagine del Mediatore sulla presente denuncia e il relativo progetto di raccomandazione non riguardavano concorsi specifici, ma piuttosto il sistema di applicazione e informazione online dell'EPSO per i concorsi generali in generale.

1.16 Alla luce di quanto precede, il Mediatore conferma la sua constatazione di cattiva amministrazione formulata nel suo progetto di raccomandazione, ossia che la mancata previsione da parte dell'EPSO di un'eccezione per le persone (non disabili) che hanno difficoltà considerevoli e obiettivamente giustificabili ad accedere a Internet non è compatibile con il principio di non discriminazione e costituisce un caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore esprime il suo rammarico per il fatto che, sebbene abbia cercato di aiutare l'EPSO ad evitare potenziali responsabilità a causa della sua politica attuale, l'EPSO non ha risposto in modo positivo agli sforzi del Mediatore.

1.17 Ai sensi dell'articolo 8, paragrafo 4, della decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di esecuzione (23), se il Mediatore ritiene che il parere circostanziato dell'istituzione sul suo progetto di raccomandazione non sia soddisfacente, può redigere una relazione speciale al Parlamento europeo in relazione al caso di cattiva amministrazione. Nella sua relazione annuale per il 1998, il Mediatore ha sottolineato che la possibilità per lui di presentare una relazione speciale al Parlamento europeo era di inestimabile valore per il suo lavoro. Aggiunge che le relazioni speciali non dovrebbero pertanto essere presentate troppo frequentemente, ma solo in relazione a questioni importanti in cui il Parlamento può intervenire per assistere il Mediatore (24). La relazione annuale per il 1998 è stata presentata al Parlamento europeo e da esso approvata.

1.18 Il Mediatore osserva che, a parte la presente denuncia, non ha ricevuto nessun'altra denuncia in merito alla questione di cui al precedente punto 1.16. Inoltre, non vi sono prove del numero di potenziali candidati ai quali potrebbe essere stato impedito di candidarsi all'EPSO e di partecipare ai concorsi a causa della loro difficoltà ad accedere a Internet. Infine, l'accessibilità a Internet è in costante aumento. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non sarebbe giustificato presentare una relazione speciale al Parlamento. Pertanto, farà un'osservazione critica pertinente di seguito. Il Parlamento sarà informato dell'esito dell'indagine del Mediatore su questo caso attraverso la relazione annuale del Mediatore per il 2007.

2 Conclusione

2.1 Sulla base delle indagini del Mediatore in merito alla presente denuncia, è necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

La mancata previsione da parte dell'EPSO di un'eccezione per le persone (non disabili) che hanno difficoltà considerevoli e oggettivamente giustificabili ad accedere a Internet non è compatibile con il principio di non discriminazione e costituisce un caso di cattiva amministrazione.

2.2 Alla luce di quanto precede, il Mediatore archivia il caso.

Anche il direttore dell'EPSO sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Documento Eurostat intitolato "Statistiche della società dell'informazione, 15/2003".

(2) COM(2000) 20 def.

(3) GU 2000, C 116 A.

(4) GU 2003, C 267 A.

(5) GU 2002, C 18 A.

(6) GU 2005, C 12 A.

(7) GU 2001, C 195 A.

(8) GU 2003, C 180 A.

(9) All'epoca in cui l'EPSO ha presentato il suo parere sulla denuncia, la cifra per l'EPSO/AST/4/05 era provvisoria, in quanto i candidati a tale concorso non erano ancora stati invitati alle prove. Tuttavia, l'EPSO ha spiegato che l'applicazione dei tassi medi di partecipazione ai concorsi indetti dopo l'introduzione del sistema online (47%) è una stima attendibile.

(10) Documento Eurostat dal titolo "Internet usage by individuals and enterprises 2004, 18/2005".

(11) Le percentuali corrispondono alla percentuale di persone che hanno utilizzato Internet nel 2004.

(12) GU 2003, C 180 A.

(13) Cfr., ad esempio, causa C-344/04, International Air Transport Association (Raccolta 2006, pag. I-403, punto 95).

(14) Cfr. causa T-173/99 Elkaïm e Mazuel/Commissione, Racc. PI pagg. I-A-101 e II-433, punto 87; Causa T-5/04, Scano/Commissione, sentenza del 13 luglio 2005, non ancora pubblicata; Causa T-165/03, Vonier/Commissione, Racc. FP pagg. I-A-343 e II-1575.

(15) Documenti Eurostat dal titolo "Internet usage by individuals and enterprises 2004, 18/2005" e "The digital divide in Europe, 38/2005".

(16) Documento Eurostat dal titolo "The digital divide in Europe, 38/2005" (Il divario digitale in Europa, 38/2005).

(17) Cfr., ad esempio, il bando di concorso EPSO/A/11/03, in cui si afferma quanto segue: "Se [uno] ha [s] una disabilità che gli impedisce di registrarsi elettronicamente, [uno] può richiedere una versione cartacea del modulo, solo per iscritto, che [uno] deve compilare, firmare e restituire per posta raccomandata, timbrata entro il 30 settembre 2003."

(18) Cfr., ad esempio, causa C-344/04, International Air Transport Association (Raccolta 2006, pag. I-403, punto 95).

(19) Cfr. causa T-173/99 Elkaïm e Mazuel/Commissione, Racc. PI pagg. I-A-101 e II-433, punto 87; Causa T-5/04, Scano/Commissione, sentenza del 13 luglio 2005, non ancora pubblicata; Causa T-165/03, Vonier/Commissione, Racc. FP pagg. I-A-343 e II-1575.

(20) Documenti Eurostat dal titolo "Internet usage by individuals and enterprises 2004, 18/2005" e "The digital divide in Europe, 38/2005".

(21) Documento Eurostat dal titolo "The digital divide in Europe, 38/2005" (Il divario digitale in Europa, 38/2005).

(22) Cfr., ad esempio, il bando di concorso EPSO/A/11/03, in cui si afferma quanto segue: "Se [uno] ha [s] una disabilità che gli impedisce di registrarsi elettronicamente, [uno] può richiedere una versione cartacea del modulo, solo per iscritto, che [uno] deve compilare, firmare e restituire per posta raccomandata, timbrata entro il 30 settembre 2003."

(23) Adottata l'8 luglio 2002 e modificata con decisione del Mediatore del 5 aprile 2004.

(24) Relazione annuale 1998, pagg. 27-28.