Gentile signora X,

Lei ha recentemente presentato una denuncia al Mediatore europeo contro il Consiglio dell'Unione europea in merito alla questione in oggetto.

Nella Sua denuncia, Lei ha dichiarato che, dopo aver presentato domanda per il programma di tirocinio del Consiglio dell'Unione europea, era stata preselezionata ed invitata a presentare i documenti giustificativi e a confermare il suo interesse per il tirocinio via e-mail. Tuttavia, nel rispondere al Consiglio, il suo messaggio di posta elettronica era stato messo in quarantena in quanto conteneva un URL malevolo (a LinkedIn e Linktree) che il portale di posta elettronica del Consiglio aveva identificato come potenzialmente. Di conseguenza, il messaggio di posta elettronica non era stato trasmesso al servizio assunzioni e, pur essendo stata preselezionata, non era stata invitata ad un colloquio.

Il mio ufficio ha avviato un'indagine sulla questione e, in primo luogo passo, il 10 marzo 2026 il team responsabile delle indagini (di seguito “il team delle indagini”) ha tenuto una riunione con il segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea (SGC) per ottenere informazioni in merito al caso e per esaminare le misure che l'SGC intendeva adottare per prevenire situazioni analoghe in futuro. Nel corso della riunione, il team delle indagini ha chiesto all'SGC se avrebbe preso in considerazione la possibilità di invitarLa nuovamente a un colloquio nel contesto della successiva procedura di tirocinio, al fine di ottenere una soluzione alla questione denunciata.

L'SGC ha spiegato che i candidati al tirocinio ricevono un avviso di ricevimento automatico al momento della presentazione della domanda. I candidati selezionati vengono quindi contattati via e-mail, chiedendo loro di riconfermare il loro interesse per il tirocinio e di fornire la prova della nazionalità. Sono poi invitati a rispondere entro tre-cinque giorni. L'SGC ha affermato che tale termine non è applicato in maniera rigorosa, a condizione che il candidato risponda entro un termine ragionevole. Una volta ricevuta la risposta del candidato, i suoi dati di contatto sono comunicati al servizio di assunzione competente, che concorda con il candidato su una data del colloquio. Tutte le comunicazioni con i candidati vengono effettuate esclusivamente via e-mail e di norma non viene inviato alcun promemoria ai candidati che non hanno risposto all'e-mail di preselezione.

Per quanto riguarda il problema tecnico verificatosi nel Suo caso, l'SGC ha confermato, dopo aver verificato con il team informatico, che i link specifici contenuti nell'e-mail erano stati segnalati come pericolosi dal sistema di sicurezza e che l'e-mail era stata automaticamente messa in quarantena. Le e-mail in quarantena sono cancellate dopo 30 giorni, secondo la politica del Consiglio. Quando ciò accade, nessuna notifica viene inviata al mittente o al destinatario. Per questo motivo, l'SGC è stato informato della questione solo quando Lei li ha contattati e ha espresso le Sue preoccupazioni in merito alla mancanza di risposta alla Sua e-mail.

Alla luce delle spiegazioni di cui sopra, il team delle indagini ha proposto di trovare una soluzione alla Sua situazione. L'SGC ha confermato di aver preso in considerazione la possibilità di invitarLa nuovamente per un colloquio nella successiva sessione di tirocinio, a condizione che avesse presentato una nuova domanda entro il termine pertinente e che soddisfacesse i requisiti di ammissibilità. L’SGC ha inoltre accettato di garantirLe l'accesso alla precedente domanda di tirocinio in modo da poterla aggiornare di conseguenza. A seguito della riunione, l'SGC ha informato il mio ufficio di averLa contattata e che Lei avesse confermato il Suo interesse a presentare nuovamente domanda e, successivamente, confermato di aver presentato una nuova candidatura alla seguente sessione di tirocinio.

Inoltre, al fine di evitare problemi analoghi in futuro, l'SGC si è impegnato a includere una clausola di esclusione della responsabilità nel modello di messaggio di posta elettronica inviato ai candidati al tirocinio dopo essere stati preselezionati per il colloquio. La clausola di esclusione della responsabilità consiglierà ai candidati di contattare l'SGC via e-mail o per telefono, qualora non ricevano un avviso di ricevimento entro un termine specifico. A seguito della riunione, l'SGC ha trasmesso al mio ufficio una copia del modello di messaggio di posta elettronica aggiornato.

Dopo aver ricevuto una copia della relazione sulla riunione, Lei ha risposto ringraziando l’ufficio del Mediatore per il lavoro svolto sul caso e confermando il miglioramento della comunicazione dell'SGC con i candidati al tirocinio.

Sulla base dell'indagine, ho pertanto deciso di chiudere il caso con la conclusione che è stato risolto dal Consiglio.

Distinti saluti,

 

Teresa Anjinho

Mediatrice Europea

Strasburgo,22/07/2026