Strasburgo, 2 ottobre 2007

Egregio signor X,

Il 10 agosto 2004 il sig. Y., avvocato, ha presentato al Mediatore europeo, a nome della Sua impresa, una denuncia contro la Commissione europea in merito alla decisione di quest'ultima di trattenere l'importo di 50 000 EUR dagli importi dovuti alla Sua impresa e di inserirlo nel suo sistema di allarme rapido.

Il 28 settembre 2004 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 14 dicembre 2004. L’ho trasmesso al sig. Y. con un invito a presentare osservazioni, che egli ha inviato il 23 febbraio 2005.

Il 31 marzo 2006 ho scritto al presidente della Commissione chiedendo ulteriori informazioni e un parere su nuove accuse. Ho informato il signor Y. in una lettera dello stesso giorno.

Il 9 giugno 2006 la Commissione ha inviato il suo parere complementare. L’ho trasmesso al sig. Y. invitandolo a presentare osservazioni entro il 31 luglio 2006.

Con lettera del 23 luglio 2006, il sig. Y. mi ha informato che non rappresentava più la Sua società. Il 26 luglio 2006 Lei mi ha inviato una lettera per informarmi che la denuncia sarebbe stata trattata internamente dal servizio giuridico della Sua società. Nel contempo, Lei ha chiesto una proroga del termine per la presentazione di ulteriori osservazioni dal 31 luglio 2006 al 30 settembre 2006.

Con lettera dell'11 settembre 2006 ho accolto la Sua richiesta di proroga del termine fino al 30 settembre 2006. Il 29 settembre 2006 Lei ha inviato le Sue osservazioni supplementari.

Il 12 febbraio 2007 ho scritto alla Commissione per chiedere di esaminare diversi documenti. L'ho informata con lettera dello stesso giorno. L'ispezione è stata effettuata dai miei servizi il 28 marzo 2007 presso la sede della Commissione a Bruxelles.

Con lettera del 17 aprile 2007, Le ho inviato una copia del rapporto di ispezione, nonché una copia di due documenti non riservati ottenuti durante l’ispezione. Lo stesso giorno ho anche inviato il rapporto di ispezione alla Commissione. Il 12 giugno 2007 Lei ha trasmesso le Sue osservazioni sul rapporto di ispezione.

Dopo un’analisi dettagliata di tutti i documenti del fascicolo, il mio ufficio l’ha contattata telefonicamente il 7 settembre 2007 al fine di discutere la possibilità di una soluzione amichevole tra Lei e la Commissione. Lei ha risposto che era necessario discutere la questione con la direzione della Sua impresa. Con e-mail del 10 settembre 2007, Lei ha informato il mio Ufficio che non intendeva perseguire una soluzione amichevole.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

Mi scuso per il tempo impiegato per trattare la Sua denuncia.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono, in sintesi, i seguenti:

Nel contesto di una controversia commerciale con un subappaltatore del denunciante, derivante da alcune fatture contestate dal denunciante, il subappaltatore del denunciante ha ottenuto dal presidente del tribunale distrettuale di Lussemburgo un provvedimento di pignoramento (1) nei confronti del denunciante per un importo di 50 000 EUR. Il subappaltatore ha presentato il presente ordine di pignoramento alla Commissione europea, che successivamente, e senza alcuna audizione preliminare del denunciante, ha preso la decisione di trattenere l'importo di 50 000 EUR dagli importi dovuti al denunciante dal Centro comune di ricerca ("JRC") di Siviglia. Secondo il denunciante, tale decisione era sproporzionata e illegale. La controversia tra il subappaltatore e il denunciante era pendente dinanzi ai tribunali del Lussemburgo e dello Stato membro in cui il denunciante aveva la propria sede.

Al ricevimento dell'ordine di sequestro conservativo, il contabile della Commissione ha inoltre inserito il denunciante nel "Sistema di allarme rapido" ("SAR") della Commissione. Secondo il denunciante, non vi era alcuna giustificazione per farlo. Inoltre, a suo avviso, poiché l'ordine di sequestro è stato comunicato a tutti i servizi della Commissione e a causa dell'inserimento del denunciante nel SAR della Commissione, ha subito gravi perdite per quanto riguarda i nuovi contratti, i gravi ritardi nei pagamenti, le spese generali amministrative e il danno irreparabile alla sua reputazione. Il denunciante ha scambiato diverse lettere con la Commissione in merito alla questione.

Insoddisfatto della reazione della Commissione, il 10 agosto 2004 il denunciante ha presentato la presente denuncia al Mediatore europeo. Il denunciante ha affermato che:

1. La decisione della Commissione i) di trattenere l'importo di 50 000 EUR dagli importi dovuti al denunciante e ii) di iscrivere il denunciante nel SAR è illegittima, infondata e iniqua e viola il codice europeo di buona condotta amministrativa (2).
2. La Commissione ha trasmesso i dati personali del denunciante a persone fisiche o giuridiche non autorizzate che cooperano con il denunciante, violando in tal modo l'articolo 21 del codice europeo di buona condotta amministrativa (3).

Il denunciante ha sostenuto che:

La Commissione dovrebbe i) rimuovere il denunciante dal SAR e ii) inviare una lettera esplicativa a tutti i servizi della Commissione per ripristinare la reputazione del denunciante.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Il 3 settembre 2003 la Commissione è stata informata di un ordine di sequestro conservativo ottenuto da un subappaltatore nei confronti del denunciante presso il tribunale distrettuale di Lussemburgo. A seguito di tali informazioni, è stata attuata la procedura descritta nella Guida pratica alle ordinanze di accompagnamento (SEC(2000)465, 10 marzo 2000).

Nella sua lettera del 12 settembre 2003, il contabile ha informato l'ufficiale giudiziario dell'esistenza dei debiti della Commissione nei confronti del denunciante, senza invocare, per la maggior parte di tali debiti, il protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee ("PPI"). Una copia di tale lettera raccomandata è stata inviata al denunciante. Il denunciante è stato quindi informato dell'azione della Commissione.

Si deve rilevare che, non appena è pervenuto il documento formale contenente il sequestro conservativo, la parte collegata (nella fattispecie la Commissione) non poteva più disporre delle somme o dei beni pignorati. Se l’avesse fatto, avrebbe potuto essere ritenuta responsabile dell’oggetto del pignoramento. Un'ordinanza di sequestro conservativo era valida fino al momento in cui il giudice aveva deciso sul merito del credito del creditore.

Conformemente alle procedure standard e concordate della Commissione, come indicato nella Guida pratica agli ordini di allegazione (punto 21, lettera c)), il denunciante è stato inserito nel SAR dal contabile. Il SAR indicava chiaramente il riferimento a un ordine di sequestro di cui tutti i servizi della Commissione erano già stati informati con nota SG(03)A/8367 del 3 settembre 2003. Il fatto di inserire una società nel SAR non ha mai comportato il blocco degli ordini di pagamento e non ha avuto alcun impatto di per sé sulla conclusione di (nuovi) contratti (punto 19 della Guida pratica agli ordini di inserimento).

L'uso del SAR per gli ordini di sequestro conservativo è stato confermato nel memorandum C(2004)193/3 della Commissione del 3 febbraio 2004. L'inclusione nel SAR, decisa su iniziativa del contabile, consente a quest'ultimo di dare un seguito adeguato agli ordini di pagamento a favore dei contraenti che sono oggetto di un ordine di sequestro conservativo e gli consente quindi di tutelare meglio gli interessi finanziari della Commissione.

La decisione del tribunale distrettuale di Lussemburgo 21 ottobre 2003, comunicata alla Commissione il 4 novembre 2003, indicava che l’importo del sequestro conservativo era limitato a EUR 50 000. Questa decisione della Corte ha consentito alla Commissione di svincolare tutti gli ordini di pagamento autorizzati, ad eccezione di 50 000 EUR. Su richiesta del contabile, un particolare servizio della Commissione, il CCR, è stato invitato a bloccare tale importo in attesa della decisione finale della Corte.

Con lettera del 13 novembre 2003, il contabile della Commissione ha informato il denunciante del blocco dell'importo di cui sopra. Nell'ulteriore corrispondenza tra il denunciante e il contabile e nelle conversazioni telefoniche tra il dipartimento contabile e il denunciante, è stato spiegato che la Commissione non stava in alcun modo bloccando contratti o pagamenti diversi dall'importo di 50 000 EUR. Il denunciante ha ricevuto l'indirizzo di posta elettronica del servizio Contabilità nel caso in cui dovesse riscontrare problemi per quanto riguarda la conclusione di contratti o notare un ritardo nei pagamenti a causa dell'ordine di pignoramento. Il denunciante ha accettato questa procedura "hot-line".

Il dipartimento contabile ha inoltre spiegato al denunciante che l'azione della Commissione si basava sull'applicazione del diritto lussemburghese.

Il nome del denunciante è rimasto nel SAR fino a quando l'avvocato del subappaltatore non ha informato la Commissione, il 12 ottobre 2004, che il sequestro conservativo era stato revocato. Dopo aver ricevuto tale comunicazione, il nome del denunciante è stato immediatamente rimosso dal SAR e il JRC è stato informato che l'importo sospeso poteva essere liberato a partire da quel giorno.

Alla luce di quanto precede, la Commissione ha concluso che:

1. il blocco dell'importo di 50 000 EUR era pienamente giustificato ai sensi del diritto nazionale che disciplina il contratto con il denunciante;
2. per quanto riguarda l'inserimento nel SAR, la Commissione ha seguito le procedure standard definite nella Guida pratica agli ordini di allegazione;
3. non vi sono prove di una violazione dell'articolo 21 del codice europeo di buona condotta amministrativa derivante dalla trasmissione dei dati personali del denunciante a persone non autorizzate che cooperano con il denunciante;
4. tutte le informazioni necessarie sulla natura precisa dell'inclusione del denunciante nel SAR sono state messe a disposizione dei servizi competenti della Commissione. Queste informazioni erano permanentemente disponibili nel sistema contabile, che era disciplinato dalle sue appropriate norme di sicurezza. Non è stato quindi necessario inviare informazioni supplementari ai servizi, come richiesto dal denunciante;
5. la procedura seguita nel caso del denunciante non era diversa da quella applicata negli altri casi in cui i provvedimenti di sequestro conservativo erano stati comunicati alla Commissione e non avrebbero quindi dovuto avere un impatto sulla conclusione dei contratti o sul tempo impiegato per pagare gli importi non interessati dal provvedimento di sequestro conservativo.

Osservazioni del denunciante

Il denunciante ha presentato, in sintesi, le seguenti osservazioni:

La Commissione non ha mai spiegato al denunciante la procedura utilizzata e la logica di tale procedura. Il denunciante ha scoperto la sua inclusione nel SAR da dichiarazioni dirette o indirette fatte da alcuni funzionari della Commissione al personale del denunciante su base strettamente confidenziale. Il denunciante ha dovuto scrivere al contabile per ottenere tali informazioni.

Il denunciante ha descritto il contesto del caso, al fine di spiegare il danno subito. Il denunciante era in disaccordo con il subappaltatore sulla qualità di un deliverable che quest'ultimo aveva presentato al denunciante nel contesto di un contratto per la fornitura di servizi alla Commissione stessa. Dopo aver ricevuto denunce dalla Commissione, il denunciante ha deciso di utilizzare servizi supplementari di terzi per sostituire il risultato insoddisfacente con piena soddisfazione della Commissione. Di conseguenza, il denunciante ha respinto le fatture del subappaltatore inadempiente, esercitando i suoi diritti come stabilito nel contratto. In base al contratto, il subappaltatore potrebbe adire i tribunali competenti. Il subappaltatore inadempiente ha invece richiesto e ottenuto un'ordinanza di sequestro conservativo da un tribunale lussemburghese utilizzando una procedura sconosciuta al denunciante. Il subappaltatore ha presentato tale ordinanza di pignoramento alla Commissione al fine di esercitare pressioni sul denunciante. Il subappaltatore ha ritenuto che il denunciante avrebbe pagato la fattura al fine di evitare di danneggiare la sua reputazione presso la Commissione, sebbene fosse inadempiente non consegnando ciò che avrebbe dovuto consegnare. Il denunciante confidava nel fatto che la Commissione avrebbe trattato il caso in modo equo e obiettivo, ma aveva fatto esattamente il contrario, ritenendo immediatamente che il denunciante fosse colpevole di irregolarità e inadempiente. Il denunciante ha chiesto perché e per quali motivi la Commissione abbia interferito in una relazione privata prendendo posizione a favore del subappaltatore senza attendere una sentenza definitiva. Le azioni della Commissione hanno comportato la diffamazione del denunciante e un danno alla sua reputazione nei confronti di un'ampia gamma di decisori della Commissione, del mercato, dei concorrenti e persino dei dipendenti del denunciante.

La Commissione avrebbe potuto bloccare un pagamento dovuto al denunciante per un importo di 50 000 EUR, invece di bloccare quasi tutti i pagamenti come aveva fatto. L'azione della Commissione ha causato ritardi di diversi mesi nei pagamenti dovuti al denunciante.

Poiché la Commissione ha deciso di bloccare l'importo di 50 000 EUR, il denunciante ha chiesto perché avesse inoltre inserito il nome del denunciante nel SAR. Se l'inclusione del denunciante nel SAR era un atto così innocuo, il denunciante ha chiesto perché tutti i funzionari della Commissione gli avessero detto che si trattava di una società inserita nella lista nera. Il denunciante ha inoltre chiesto perché la Commissione non ha spiegato la situazione al denunciante e non l'ha assistita per affrontare la questione, nonché perché non è intervenuta quando il denunciante ha riferito di temere che tutti i funzionari della Commissione abbiano interpretato la sua presenza nel SAR come una società inserita nella lista nera. Ancora più importante, la Commissione ha preso una decisione così seria contro gli interessi del denunciante senza rispettare i diritti della difesa e sulla base di una procedura che non è stata pubblicata nella Gazzetta ufficiale.

L'affermazione della Commissione secondo cui il SAR non ha mai portato a ordini di pagamento bloccati è stata contraddetta dai fatti, in quanto il blocco dei pagamenti del denunciante era quasi una situazione permanente dopo la sua aggiunta al SAR. Diversi funzionari della Commissione hanno spiegato che le spese amministrative generali per la conclusione di una convenzione specifica, nel contesto di vari contratti quadro ("contratti quadro") per la fornitura di servizi informatici, erano tali che stavano cercando di trovare modi alternativi per svolgere il loro lavoro evitando i contratti con il denunciante. Il denunciante ha fatto riferimento a un esempio in cui un funzionario della direzione generale dell'Informatica ("DIGIT") ha informato il denunciante nel luglio 2004 che il motivo principale per cui stava perdendo contratti specifici era perché era elencato nel SAR.

Il denunciante si chiedeva perché l'intera Commissione avrebbe dovuto conoscere il SAR se fosse stato concepito solo per facilitare il lavoro del contabile. Il denunciante ha inoltre chiesto perché il contabile non avesse allegato una piccola nota esplicativa al suo inserimento nel SAR spiegando che l'inclusione nel SAR non implicava che il denunciante avesse affrontato alcun tipo di problema finanziario e che la Commissione potesse continuare a utilizzare i suoi servizi senza alcun problema.

La corrispondenza cui la Commissione ha fatto riferimento nel suo parere non era né chiara né soddisfacente e il denunciante aveva dovuto ottenere informazioni da funzionari della Commissione che informavano il denunciante "off the record" e "confidenzialmente". Non si trattava di un modo equo e trasparente per un'amministrazione pubblica di operare nei suoi rapporti con un'impresa.

Il denunciante ha inoltre sottolineato che, per essere rimosso dal SAR, è stato costretto ad accettare un compromesso con il suo subappaltatore e a consentire a vari funzionari della Commissione di richiedere i suoi servizi con meno spese amministrative generali. Il denunciante ha tuttavia ritenuto che non avrebbe dovuto essere obbligato a passare attraverso tale processo.

Per quanto riguarda il riferimento della Commissione al "sistema contabile che è disciplinato dalle sue norme di sicurezza adeguate", il denunciante ha dichiarato di avere seri motivi per ritenere che le "norme di sicurezza" non fossero appropriate, in quanto le hanno danneggiate in modo irragionevole e ingiusto. Inoltre, tali norme di sicurezza hanno indotto in errore la maggior parte dei funzionari della Commissione in merito al denunciante, in quanto lo consideravano una società inserita nella lista nera.

Il denunciante ha fatto riferimento all'affermazione della Commissione secondo cui la procedura attuata nel suo caso non era diversa da quella utilizzata in altri casi e non avrebbe quindi dovuto avere un impatto sulla conclusione di contratti o sul pagamento di importi non interessati dal sequestro conservativo. Il denunciante ha ritenuto che tale affermazione della Commissione fosse errata ed era contraddetta dai gravi ritardi di pagamento subiti negli ultimi anni.

Il denunciante ha concluso che i diritti della difesa non erano stati rispettati prima che la Commissione adottasse decisioni con gravi effetti negativi e che le decisioni della Commissione si basavano su regolamenti non pubblici.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, il Mediatore ha ritenuto che fossero necessarie ulteriori indagini. Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione le seguenti ulteriori informazioni e un ulteriore parere su altre due accuse:

Richiesta di ulteriori informazioni

(1) Può la Commissione spiegare perché non ha informato il denunciante di essere stato inserito nel SAR e perché non ha spiegato al denunciante le procedure standard su cui si basavano le sue decisioni (bloccare l'importo di 50 000 EUR ed elencare il denunciante nel SAR), nonostante diverse richieste rivoltegli a tal fine dal denunciante?

(2) Considerando che la Commissione aveva bloccato il pagamento di 50 000 EUR al denunciante, può la Commissione spiegare perché si è ritenuto necessario inserire il denunciante nel SAR e informarne tutti i servizi della Commissione?

(3) Nel suo parere, la Commissione ha affermato che la quotazione di una società nel SAR non comporta mai ordini di pagamento bloccati e non ha alcun impatto di per sé sulla conclusione di nuovi contratti. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha affermato che, in realtà, quasi tutti i pagamenti sono stati bloccati per diversi mesi. Può la Commissione esprimersi in merito?

(4) Nel suo parere, la Commissione ha fatto riferimento a tre documenti a sostegno della sua posizione, vale a dire i) la Guida pratica alle ordinanze di accompagnamento (SEC(2000) 465 del 10 marzo 2000); ii) la nota SG(03)A/8367 del 3 settembre 2003; e iii) il memorandum della Commissione del 3 febbraio 2004 (C(2004)193/3). Può la Commissione fornire una copia di ciascuno di questi documenti?

Richiesta di parere su due nuove accuse:

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che i) i suoi diritti della difesa non erano stati rispettati e che la Commissione aveva adottato decisioni sulla base di una procedura che non era stata resa pubblica, e ii) le azioni della Commissione hanno comportato diffamazione e danni alla sua reputazione nei confronti di un'ampia gamma di decisori della Commissione, del mercato, dei concorrenti e persino dei suoi dipendenti. Può la Commissione fornire un parere su queste due nuove accuse?

Il parere complementare della Commissione

Per quanto riguarda la richiesta di ulteriori informazioni:

(1) In risposta alla prima domanda del Mediatore, la Commissione ha spiegato che un provvedimento di sequestro conservativo è un provvedimento giudiziario con il quale si ordina alla Commissione di astenersi dal pagare i debiti nei confronti del debitore del creditore principale (il debitore principale) fino a quando il giudice non si sia pronunciato sul merito del credito del creditore principale.

Nel caso del provvedimento di sequestro conservativo emesso dal tribunale distrettuale del Lussemburgo il 29 agosto 2003, la Commissione ha sempre agito fermo restando che un provvedimento di sequestro conservativo è comunicato alla persona giuridica la cui domanda è oggetto del provvedimento di sequestro conservativo e che, di conseguenza, il ricorrente era stato informato del provvedimento di sequestro conservativo emesso contro i suoi diritti dal tribunale distrettuale del Lussemburgo. Dal punto di vista giuridico, tale obbligo è chiaramente previsto dall'articolo 563 del codice di procedura civile lussemburghese (4).

In virtù dell'ordinanza summenzionata comunicata alla Commissione il 3 settembre 2003, la parte collegata, vale a dire la Commissione, non era più libera di disporre delle somme o dei beni allegati, a meno che il rispetto dell'ordinanza non avesse interferito con il funzionamento e l'indipendenza della Commissione. Nel caso di tale interferenza, la Commissione avrebbe potuto invocare i privilegi di cui gode nell'ambito del PPI. La Commissione poteva giustificare solo pochissimi casi del genere. Di conseguenza, la Commissione ha dovuto rispettare l'ordinanza notificata dall'ufficiale giudiziario al suo segretariato generale il 3 settembre 2003.

Il rispetto di un obbligo giuridico è una questione di interesse interno per la Commissione. Lo strumento interno utilizzato per diffondere tali informazioni riservate alle persone competenti all'interno dei servizi ordinatori della Commissione, vale a dire il SAR della Commissione, non ha altro scopo o effetto se non quello di garantire il dovuto rispetto di tale obbligo. Essa non comporta di per sé alcun pregiudizio supplementare per la parte interessata. La Commissione non ritiene pertanto di avere l'obbligo di informare il soggetto giuridico interessato in merito alle modalità di registrazione di tali dati al fine di adempiere ai propri obblighi giuridici i) di rispettare un provvedimento di sequestro conservativo e ii) di tutelare gli interessi finanziari delle Comunità.

Ciò premesso, la Commissione ha sottolineato di aver sempre risposto rapidamente a tutte le richieste di informazioni inviate dal denunciante.

(2) In risposta alla seconda domanda del Mediatore, la Commissione ha osservato che la giurisprudenza consolidata nei vari Stati membri stabilisce il principio generale secondo cui tutte le somme e i beni relativi al debitore pignorato devono essere bloccati e che una limitazione dell'ordine a un importo specifico non pregiudica tale principio. Di conseguenza, la Guida pratica della Commissione alle ordinanze di sequestro conservativo segue questo approccio comune e prevede la sospensione di tutti i pagamenti in attesa della decisione giudiziaria definitiva sul debito del creditore principale. Analogamente, l'articolo 15 bis, paragrafo 1, della decisione interna della Commissione sul SAR prevede la registrazione del soggetto giuridico interessato fino all'emissione di tale sentenza giudiziaria definitiva.

Alla luce di quanto precede, il contabile della Commissione ha mantenuto l'attivazione di un avviso specifico nel SAR dopo che il provvedimento di pignoramento era stato limitato il 21 ottobre 2003 all'importo di 50 000 EUR relativo al disaccordo tra il denunciante e il subappaltatore. Il contabile ha mantenuto il denunciante nel SAR fino al 12 ottobre 2004, quando è stato informato (con lettera raccomandata del consulente del subappaltatore con copia al consulente del denunciante) che l'ordinanza era stata revocata con decisione del tribunale distrettuale di Lussemburgo.

Tuttavia, a seguito di tale limitazione e sulla base della reiterata posizione del denunciante secondo cui la controversia con il suo subappaltatore derivava dalla sua dovuta diligenza nell'esecuzione dei contratti con la Commissione, il contabile ha accettato di assumersi il rischio di eseguire pagamenti al denunciante superiori all'importo di 50 000 EUR indicato nell'ordinanza del tribunale distrettuale di Lussemburgo del 21 ottobre 2003.

(3) In risposta alla terza domanda del Mediatore, la Commissione ha osservato che l'esecuzione degli ordini di pagamento nei confronti di soggetti giuridici soggetti a sequestro conservativo deve essere valutata alla luce dei principi giuridici summenzionati e delle relative procedure della Commissione. In tale contesto, il contabile della Commissione ha trattato gli ordini di pagamento a beneficio del denunciante con particolare indulgenza, poiché alla fine sono stati tutti rilasciati sotto la sua responsabilità. Il contabile ha informato il denunciante il 13 e 28 novembre 2003 che tutti i pagamenti a favore del denunciante superiori all'importo di 50 000 EUR dovuto dal JRC sarebbero stati svincolati e ha confermato tali informazioni il 2 aprile 2004, in tale occasione ha invitato il denunciante a riferire direttamente ai suoi servizi per liquidare eventuali ritardi di pagamento. Per il resto, la Commissione potrebbe solo ribadire che le conseguenze connesse a un avvertimento attivo nel SAR che informa i servizi ordinatori dell'esistenza di un sequestro conservativo (registrazione W3a) sono limitate ai pagamenti, non alla possibilità di aggiudicare nuovi contratti. Possono ancora essere assunti nuovi impegni giuridici nei confronti di tali soggetti giuridici.

(4) Per quanto riguarda la quarta domanda del Mediatore, che deve essere corredata di una copia di tre documenti, la Commissione: i) ha dichiarato che la guida contiene informazioni che non possono essere messe a disposizione del pubblico e ha invitato il Mediatore a ispezionare detto documento nei suoi locali; ii) ha accettato di fornire al Mediatore una copia della nota interna che comunica l'ordine di sequestro conservativo; e iii) ha interpretato la richiesta del Mediatore di accesso alla decisione SAR come riguardante solo le parti del documento relative alle ordinanze di sequestro conservativo e ha riprodotto gli estratti pertinenti in un allegato al suo parere. Qualora tale conclusione fosse errata, la Commissione ha invitato il Mediatore a ispezionare le altre parti della decisione nei locali della Commissione.

Parere su due nuove accuse:

Per quanto riguarda la prima nuova affermazione, la Commissione non ha potuto vedere in che misura i diritti della difesa del denunciante avrebbero potuto essere violati, poiché, come spiegato in precedenza, la registrazione nel SAR non arreca di per sé alcun pregiudizio al denunciante. La Commissione ha dichiarato che era evidente che solo il sequestro conservativo arrecava tale pregiudizio. Essa ha aggiunto di essere vincolata da tale ordinanza e di aver agito di conseguenza.

Per quanto riguarda la seconda nuova affermazione, la Commissione non ha potuto vedere in che misura la sua organizzazione interna, che mira unicamente a rispettare il suddetto pignoramento e a tutelare i suoi interessi finanziari, avrebbe potuto comportare qualsiasi tipo di diffamazione. Infatti, le informazioni fornite dal SAR della Commissione sono riservate esclusivamente agli utilizzatori autorizzati del SAR e non possono essere divulgate a terzi. Nel caso di specie, tali informazioni sono state fornite solo da funzionari della Commissione a dipendenti autorizzati del denunciante. Inoltre, il denunciante non ha fornito alcuna prova per dimostrare che le parti non autorizzate fossero a conoscenza dell'esistenza del SAR, né tanto meno per dimostrare che tale conoscenza non autorizzata potesse essere imputata a colpa dalla Commissione.

Osservazioni supplementari del denunciante

Il denunciante ha osservato che il parere della Commissione ha distorto la realtà e ha cercato di indurre in errore il Mediatore. Secondo il denunciante, la Commissione dovrebbe bloccare solo l'importo di 50 000 EUR e non ritardare o bloccare letteralmente ogni pagamento al denunciante, che è esattamente ciò che è successo.

Sempre secondo il denunciante, un'ordinanza di sequestro conservativo ha chiaramente carattere provvisorio. Nel caso di specie, il denunciante non era presente quando il giudice ha emesso l'ordinanza di sequestro conservativo e non è stato nemmeno informato di tale ordinanza, che è stata concessa sulla base di prove inesatte. La Commissione non ha alcun diritto di diffondere l'ordine di sequestro in modo fuorviante, pregiudicando gravemente gli interessi del denunciante.

Nonostante i ripetuti solleciti e le proteste del denunciante, che sono stati ignorati, la Commissione ha inserito le informazioni nel SAR con i seguenti effetti:

(1) Tutti gli utenti hanno compreso, sulla base del contenuto del SAR, che il denunciante si trovava in difficoltà finanziarie o che era stato condannato per un reato grave. Un ampio spettro di funzionari della Commissione ha continuamente allertato il denunciante in modo riservato e "off the record" di questo grave problema. Ciò ha gravemente danneggiato la reputazione del denunciante.

(2) Le informazioni non erano disponibili solo per un numero limitato di persone, come erroneamente affermato dalla Commissione. Era noto a tutti e circolava "propagato" dal passaparola all'intero mercato.

(3) Tutti i funzionari della Commissione che stavano cercando di attuare contratti specifici con il denunciante nel contesto di vari contratti quadro erano automaticamente obbligati dal SAR a non trattare con il denunciante. Ciò ha causato gravi perdite finanziarie.

(4) Qualsiasi rapporto contrattuale del denunciante con la Commissione era quasi impossibile a causa di questa situazione.

(5) La registrazione del denunciante nel SAR implicava che si trattasse di un'organizzazione inserita nella lista nera, come è stato ripetutamente menzionato al denunciante da molti funzionari della Commissione.

Il denunciante non ha capito perché la Commissione abbia dovuto bloccare tutti i pagamenti al fine di "tutelare gli interessi finanziari della Commissione" o quali interessi la Commissione abbia menzionato. A suo avviso, vi era una palese contraddizione tra il fatto che la Commissione affermasse, da un lato, che il SAR non ha "nessun impatto di per sé" sui pagamenti e sui nuovi contratti e, dall'altro, che doveva utilizzare il SAR per proteggere i propri interessi. In realtà, il sequestro conservativo di EUR 50 000 è stato eseguito indipendentemente dal SAR. Il denunciante non ha quindi visto quale scopo legittimo servisse il SAR nel caso di specie. È servito solo come strumento diffamatorio ingannando contemporaneamente tutti i decisori della Commissione che erano coinvolti con il denunciante.

Il denunciante ha inoltre ricordato che, contrariamente a quanto affermato dalla Commissione, la maggior parte delle sue lettere e richieste era stata ignorata. Inoltre, la Commissione non ha mai spiegato al denunciante le disposizioni della guida pratica alle ordinanze di accompagnamento o le norme della sua decisione interna relativa al SAR. La Commissione non ha divulgato alcuna informazione al denunciante, che ha ottenuto tutte le informazioni di cui disponeva attraverso canali non ufficiali e da dichiarazioni rese off the record.

Per quanto riguarda la risposta della Commissione alla prima domanda del Mediatore, il denunciante ha dichiarato che, non appena la Commissione ha ricevuto l'ordinanza di sequestro conservativo, avrebbe dovuto informare il denunciante in merito all'ordinanza e alla procedura che avrebbe seguito.

Per quanto riguarda la risposta della Commissione alla seconda domanda del Mediatore, il denunciante ha affermato che le osservazioni della Commissione erano vaghe e che non esiste una giurisprudenza che suggerisca l'esistenza di un principio generale secondo cui tutte le somme e i beni relativi al debitore pignorato devono essere bloccati. In ogni caso, il provvedimento di pignoramento in questione prevedeva il pignoramento solo per l’importo di EUR 50 000 , senza autorizzare la Commissione a bloccare qualsiasi altro pagamento in sospeso superiore a tale importo.

Per quanto riguarda la risposta della Commissione alla terza domanda del Mediatore, il denunciante ha dichiarato che, a causa del blocco ripetuto dei pagamenti, ha subito enormi ritardi in tutti i pagamenti in sospeso da parte dei vari servizi della Commissione, proprio a causa del provvedimento di pignoramento. Nelle sue osservazioni, la Commissione stessa ha accettato che le conseguenze dell'attivazione del SAR fossero finanziarie.

L'esame del fascicolo della Commissione

Dopo aver esaminato le osservazioni del denunciante sulla risposta della Commissione, il Mediatore ha ritenuto che fossero necessarie ulteriori informazioni per trattare l'asserzione del denunciante relativa alle decisioni della Commissione di trattenere l'importo di 50 000 EUR dal denunciante e di inserire il denunciante nel SAR.

Il Mediatore ha pertanto scritto alla Commissione il 12 febbraio 2007, chiedendo che i suoi servizi fossero autorizzati a ispezionare i seguenti documenti:

1. l'insieme delle norme relative al SAR che erano applicabili al momento dei fatti rilevanti ai fini della denuncia; e
2. la Guida pratica alle ordinanze di allegazione (SEC(2000)465 del 10 marzo 2000).

L'ispezione ha avuto luogo il 28 marzo 2007 presso la sede della Commissione a Bruxelles. I rappresentanti del Mediatore hanno spiegato alla Commissione che la decisione SAR (o le sue parti) che era stata comunicata al Mediatore dalla Commissione come allegato al suo parere dell'8 giugno 2006 era una decisione del 2004 (C(2004) 1993/3) e che era stata modificata da ultimo dalle norme interne del 2006. I rappresentanti del Mediatore hanno spiegato alla Commissione che era quindi importante ispezionare le norme applicabili al momento dei fatti, vale a dire settembre/ottobre 2003, quando il denunciante era elencato nel SAR.

Il rappresentante della Commissione ha sottolineato che, a partire da pochi mesi, la decisione EWS era disponibile sul sito web "Europa", ma che ciò non era il caso al momento della denuncia. Spiega inoltre che il sistema EWS è stato creato nel 1997 e che vi è stata una comunicazione del Commissario Schreyer del 31 ottobre 2000 che ha riesaminato il sistema. Pertanto, le norme applicabili all’epoca dei fatti della denuncia erano la comunicazione del 1997, come modificata dalla comunicazione del 2000.

I rappresentanti del Mediatore hanno ispezionato e ottenuto una copia dei tre documenti seguenti:

1. Guida pratica alle ordinanze di allegazione (SEC(2000)465) del 10 marzo 2000 (versione in lingua francese);
2. Memorandum SEC(97)1562/2 del Presidente Gradin e Liikanan adottato dalla Commissione il 30 luglio 1997 sul sistema di allarme rapido relativo agli errori amministrativi o alle frodi commessi da organismi o società che beneficiano di fondi comunitari (5).
3. Comunicazione C(2000)1811/4 della sig.ra Schreyer, adottata dalla Commissione il 31 ottobre 2000, sull'ottimizzazione del sistema di allarme rapido (6).

Il rappresentante della Commissione ha dichiarato che il documento (1) era riservato, ma che i documenti (2) e (3) non erano riservati e potevano essere comunicati al denunciante.

Osservazioni supplementari del denunciante sul rapporto di ispezione

La relazione di ispezione, nonché i due documenti non riservati ottenuti durante l'ispezione, sono stati inviati al denunciante che, in sintesi, ha presentato le seguenti osservazioni supplementari:

Il denunciante ha dichiarato che la Commissione aveva costantemente e ufficialmente negato che il denunciante fosse elencato nel SAR. Quando la Commissione ha deciso di registrare il denunciante nel SAR, la base giuridica applicabile era il memorandum della Commissione del 30 luglio 1997. Il paragrafo 5 della sezione III, "Campo di applicazione", definisce in modo esaustivo le quattro categorie che possono giustificare l'attivazione del SAR.

Secondo il denunciante, la Commissione ha commesso cinque irregolarità:

i) La Commissione non poteva e non avrebbe dovuto inserire il denunciante nel SAR, sulla base del sequestro conservativo, che chiaramente non rientra in una delle quattro categorie della sezione III del memorandum SEC(97)1562/2 del 30 luglio 1997. Elencando il denunciante nel SAR senza spiegare la situazione esatta a tutte le persone che vi hanno avuto accesso, la Commissione ha consentito a tutti i funzionari della Commissione di presumere che il denunciante avesse commesso una grave frode o cattiva condotta. Questo fatto innegabile ha irragionevolmente diffamato il denunciante per lungo tempo. Il SAR è stato attivato ogni volta che un funzionario della Commissione cercava di effettuare un pagamento al denunciante (cfr. comunicazione SEC(00)1811/4 del 31 ottobre 2000, sezione 2.1, ultimo paragrafo).

ii) Il denunciante era in quel momento un contraente che ha eseguito con successo molti contratti con la Commissione che sono durati per molti anni e avevano un valore globale di molti milioni di euro. Pertanto, a seguito della comunicazione del pignoramento, la Commissione avrebbe semplicemente dovuto garantire che l’importo dovuto al denunciante non fosse mai inferiore al valore del pignoramento, ossia EUR 50 000. Ciò avrebbe consentito alla Commissione di procedere al pagamento al terzo, vale a dire al subappaltatore, nel caso di una decisione giudiziaria definitiva che ordinasse tale pagamento (e supponendo che il denunciante non volesse effettuare tale pagamento). Il denunciante ha presentato quasi ogni settimana un'offerta alla Commissione che includeva informazioni finanziarie aggiornate, dimostrando che il denunciante poteva facilmente procedere a un pagamento di 50 000 EUR in caso di decisione definitiva del tribunale.

Tuttavia, la Commissione ha deciso unilateralmente di bloccare l'importo indicato nel pignoramento (in realtà ha bloccato tutti i pagamenti del denunciante e per un importo molto più elevato). La Commissione è stata pertanto pienamente e debitamente protetta e il denunciante non ha capito perché avesse inoltre deciso di inserirla nel SAR. Il denunciante si chiedeva chi la Commissione volesse proteggere inserendo il denunciante nel SAR. Inoltre, la trattenuta dell’importo summenzionato da parte della Commissione ha impedito al denunciante di percepire interessi corrispondenti all’importo summenzionato per il periodo compreso tra l’emissione del provvedimento di pignoramento e il pagamento dell’importo.

iii) Supponendo che il caso del denunciante meritasse "eccezionalmente" di essere segnalato nel SAR, la Commissione avrebbe dovuto farlo in modo adeguato, chiarendo a chiunque avesse avuto accesso al SAR la situazione esatta in cui si trovava il denunciante e che il caso non aveva nulla a che fare con uno dei quattro casi di cui alla sezione III della comunicazione SEC(97)1562/2 del 30 luglio 1997. La Commissione non aveva tuttavia provveduto in tal senso.

iv) Il SAR è stato attivato ogni volta che un funzionario della Commissione cercava di effettuare un pagamento al denunciante. Ciò dimostrava chiaramente che la Commissione poteva monitorare tutti i suoi pagamenti al denunciante e che non era necessario che la Commissione bloccasse alcun importo da versare al denunciante.

v) La Commissione ha apparentemente introdotto il caso delle ordinanze di sequestro conservativo nella sua decisione C(2004)193/3 modificata nel 2006 (cfr. pag. 4, articolo 2, paragrafo 4). Tuttavia, in questo caso la Commissione ha chiaramente confuso le ordinanze di pignoramento (che possono avere un carattere innocente come nel caso del denunciante) e i "procedimenti giudiziari per gravi errori amministrativi o frodi". Ciò significa che, nel caso in cui un'impresa fornitrice della Commissione debba affrontare un contenzioso con uno dei suoi partner o subappaltatori, quest'ultimo può ottenere un ordine di sequestro conservativo e comunicarlo alla Commissione al fine di i) diffamare l'impresa e ii) esercitare pressioni su quest'ultima.

Gli sforzi del Mediatore per giungere a una soluzione amichevole

Il 7 settembre 2007 l'Ufficio del Mediatore ha contattato telefonicamente il denunciante al fine di valutare la possibilità di una soluzione amichevole tra il denunciante e la Commissione, che consisterebbe nella diffusione da parte della Commissione di una nota esplicativa ai suoi servizi al fine di riparare eventuali danni alla reputazione del denunciante che potrebbero ancora persistere nella Commissione.

Con e-mail del 10 settembre 2007 e in una telefonata dello stesso giorno, il denunciante ha dichiarato di non essere disposto ad accettare una soluzione amichevole in quanto, sei anni dopo i fatti, ha aggiunto che era troppo tardi per la Commissione per porre rimedio alla situazione semplicemente diffondendo una lettera. Il denunciante ha indicato che la diffusione di tale lettera potrebbe effettivamente contribuire all'ulteriore deterioramento della situazione, in quanto ricorderebbe a un ampio spettro di funzionari della Commissione l'intero caso e sottolineerebbe nuovamente il fatto che il denunciante aveva denunciato la Commissione. Il denunciante ha dichiarato che attende con interesse la decisione del Mediatore sul caso e che successivamente contatterà direttamente la Commissione al fine di cercare una soluzione reciprocamente accettabile.

LA DECISIONE

1 Osservazione preliminare

1.1 Il Mediatore europeo rileva che la presente denuncia solleva diversi problemi per quanto riguarda il funzionamento del sistema di allarme rapido (SAR) della Commissione europea. Alcuni di questi problemi sembrano essere di natura più generale. Nel quadro della presente indagine, tuttavia, il Mediatore non tratterà le questioni generali del SAR, ma esclusivamente le accuse specifiche formulate dal denunciante in questo caso. Il Mediatore valuterà se un'indagine di propria iniziativa debba essere intrapresa in una fase futura per quanto riguarda il funzionamento del SAR in generale. Nell'ambito di un'indagine di propria iniziativa, il Mediatore potrebbe esaminare la questione generale dell'applicazione del SAR ai casi in cui è stata notificata alla Commissione una decisione di sequestro conservativo e, più in particolare, se tale domanda raggiunga un giusto equilibrio tra la tutela degli interessi finanziari delle Comunità e il rispetto dei diritti della difesa delle parti interessate.

1.2 In tale contesto, il Mediatore desidera sottolineare che le norme applicabili al SAR sono ora contenute nella decisione C(2004) 193/3 della Commissione, del 3 febbraio 2004 (7), sul sistema di allarme rapido, modificata dalla rettifica C(2004)517 del 23 febbraio 2004. Tale decisione non era ancora applicabile all'epoca dei fatti della denuncia, in quanto è entrata in vigore il 3 febbraio 2004 (8). L'analisi della presente denuncia sarà pertanto effettuata sulla base dei testi applicabili all'epoca dei fatti (cfr. punto 2.16 infra).

2 Sulle censure relative alle decisioni della Commissione (i) di trattenere l'importo di EUR 50 000 e (ii) di iscrivere il denunciante nel SAR

2.1 Nell'ambito di una controversia commerciale, un subappaltatore del denunciante ha ottenuto dal presidente del tribunale distrettuale di Lussemburgo un provvedimento di pignoramento (9) nei confronti del denunciante per un importo di 50 000 EUR. Il subappaltatore ha comunicato tale ordine di pignoramento alla Commissione che, senza alcuna audizione preliminare del denunciante, ha bloccato tutti i suoi pagamenti al denunciante. Quando è stata informata che l'importo del sequestro conservativo era limitato a 50 000 EUR, la Commissione ha deciso di trattenere l'importo di 50 000 EUR dagli importi dovuti al denunciante dal Centro comune di ricerca ("JRC") di Siviglia. Il contabile della Commissione ha inoltre inserito il denunciante nel SAR della Commissione. Secondo il denunciante, non vi era alcuna giustificazione per farlo. Il denunciante ha sostenuto che, a causa del provvedimento di pignoramento, che è stato comunicato a tutti i servizi della Commissione, e a causa dell'inserimento del denunciante nel SAR, aveva subito gravi perdite per quanto riguarda nuovi contratti, gravi ritardi nei pagamenti, spese generali amministrative e danni irreparabili alla sua reputazione. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che la decisione della Commissione i) di trattenere l'importo di 50 000 EUR dagli importi dovuti al denunciante e ii) di inserirlo nel SAR era illegale, infondata e iniqua e violava il codice europeo di buona condotta amministrativa (10).

2.2 Nel suo parere, la Commissione ha osservato che, una volta informata di un ordine di pignoramento ottenuto dal subappaltatore nei confronti del denunciante presso il tribunale distrettuale di Lussemburgo, ha attuato la procedura descritta nella Guida pratica alle ordinanze di pignoramento (SEC(2000) 465 del 10 marzo 2000). Secondo le procedure di cui al punto 21, lettera c), della guida pratica, il denunciante è stato inserito nel SAR dal contabile. Il SAR indicava chiaramente il riferimento a un ordine di sequestro di cui tutti i servizi della Commissione erano già stati informati con nota SG(03)A/8367 del 3 settembre 2003. La Commissione ha affermato che il fatto di essere sul SAR non ha mai portato a un blocco degli ordini di pagamento e non ha avuto alcun impatto di per sé sulla conclusione di (nuovi) contratti. L'uso del SAR per gli ordini di sequestro conservativo è stato confermato nel memorandum C(2004)193/3 della Commissione del 3 febbraio 2004. Su richiesta del contabile, un particolare servizio della Commissione, vale a dire il CCR, era stato invitato a bloccare l'importo di 50 000 EUR in attesa della decisione finale della Corte. Nella corrispondenza tra il denunciante e il contabile e nelle conversazioni telefoniche tra il dipartimento contabile e il denunciante, è stato spiegato che la Commissione non stava in alcun modo bloccando contratti o pagamenti diversi dall'importo di 50 000 EUR. La Commissione ha concluso che il blocco dell'importo di 50 000 EUR era pienamente giustificato ai sensi del diritto nazionale che disciplina il contratto con il denunciante. La Commissione ha inoltre sottolineato che la procedura attuata nel caso del denunciante non era diversa da quella applicata negli altri casi in cui erano stati comunicati alla Commissione ordini di sequestro conservativo. La procedura applicata al denunciante non avrebbe quindi dovuto incidere sulla conclusione di contratti tra quest'ultimo e la Commissione, né sul tempestivo pagamento da parte della Commissione degli importi non interessati dal sequestro conservativo.

2.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha osservato che la Commissione non le aveva mai spiegato la procedura utilizzata e la logica di tale procedura. Il denunciante ha scoperto la sua inclusione nel SAR da dichiarazioni dirette o indirette fatte da alcuni funzionari della Commissione al personale del denunciante in modo strettamente confidenziale. Il denunciante ha dovuto scrivere al contabile per ottenere tali informazioni. L'azione della Commissione ha causato ritardi di diversi mesi nei pagamenti dovuti al denunciante. Se l'inclusione del denunciante nel SAR era stata un atto così innocuo, il denunciante ha chiesto perché tutti i funzionari della Commissione avessero detto al denunciante che si trattava di una società inserita nella lista nera. L'affermazione della Commissione secondo cui il fatto di essere nel SAR non ha mai portato al blocco degli ordini di pagamento era in contraddizione con i fatti, in quanto il blocco dei pagamenti del denunciante era quasi una situazione permanente poiché è stato aggiunto al SAR. Il denunciante ha chiesto perché la Commissione non si fosse preoccupata di intervenire quando il denunciante riferiva la sua preoccupazione che l'interpretazione da parte di tutti i funzionari della Commissione della presenza del denunciante nel SAR fosse che fosse inserito nella lista nera.

In relazione all'asserzione principale, il denunciante ha anche fatto due nuove affermazioni, vale a dire che i) i suoi diritti della difesa non erano stati rispettati e che la Commissione aveva preso decisioni sulla base di una procedura non resa pubblica, e ii) le azioni della Commissione avevano comportato diffamazione e danno alla sua reputazione nei confronti di un ampio spettro di decisori della Commissione, del mercato, dei concorrenti e persino dei suoi dipendenti.

2.4 Nella sua lettera di ulteriori indagini, il Mediatore ha chiesto alla Commissione ulteriori informazioni sui quattro punti seguenti:

(1) Può la Commissione spiegare perché non ha informato il denunciante di essere stato inserito nel SAR e perché non ha spiegato al denunciante le procedure standard su cui si basavano le sue decisioni (bloccare l'importo di 50 000 EUR ed elencare il denunciante nel SAR), nonostante diverse richieste rivoltegli a tal fine dal denunciante?

(2) Considerando che la Commissione aveva bloccato il pagamento di 50 000 EUR al denunciante, può la Commissione spiegare perché si è ritenuto necessario inserire il denunciante nel SAR e informarne tutti i servizi della Commissione?

(3) Nel suo parere, la Commissione ha affermato che la quotazione di una società nel SAR non comporta mai ordini di pagamento bloccati e non ha alcun impatto di per sé sulla conclusione di nuovi contratti. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha affermato che, in realtà, quasi tutti i pagamenti sono stati bloccati per diversi mesi. Può la Commissione esprimersi in merito?

(4) Nel suo parere, la Commissione ha fatto riferimento a tre documenti a sostegno della sua posizione, vale a dire i) la Guida pratica alle ordinanze di accompagnamento (SEC(2000)465) del 10 marzo 2000; ii) nota SG(03)A/8367 del 3 settembre 2003; e iii) Memorandum della Commissione (C(2004)193/3) del 3 febbraio 2004. Può la Commissione fornire una copia di ciascuno di questi documenti?

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che i) i suoi diritti della difesa non erano stati rispettati e che la Commissione aveva adottato decisioni sulla base di una procedura che non era stata resa pubblica, e ii) le azioni della Commissione hanno comportato diffamazione e danni alla sua reputazione nei confronti di un'ampia gamma di decisori della Commissione, del mercato, dei concorrenti e persino dei dipendenti del denunciante. Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione di fornire un parere su queste due nuove accuse.

2.5 In risposta alla prima domanda del Mediatore sulle ulteriori indagini, la Commissione ha dichiarato di aver sempre agito fermo restando che un provvedimento di sequestro conservativo è comunicato alla persona giuridica la cui domanda è oggetto del provvedimento di sequestro conservativo. Di conseguenza, il denunciante era stato informato del provvedimento di pignoramento emesso contro i suoi diritti dal tribunale distrettuale del Lussemburgo. La Commissione non ritiene di avere l'obbligo di informare il soggetto giuridico interessato del modo in cui registra i dati al fine di adempiere ai propri obblighi giuridici i) di rispettare un provvedimento di sequestro conservativo e ii) di tutelare gli interessi finanziari delle Comunità. La Commissione ha inoltre sottolineato di aver sempre risposto rapidamente a tutte le richieste di informazioni inviate dal denunciante.

In risposta alla seconda domanda del Mediatore, la Commissione ha affermato che la giurisprudenza consolidata nei vari Stati membri sposa il principio generale secondo cui tutte le somme e i beni relativi al debitore pignorato devono essere bloccati. Di conseguenza, la guida interna della Commissione alle ordinanze di sequestro conservativo segue questo approccio comune e prevede la sospensione di tutti i pagamenti in attesa della decisione giudiziaria definitiva sul debito del creditore principale. Analogamente, l'articolo 15 bis, paragrafo 1, della decisione interna della Commissione sul SAR prevede la registrazione del soggetto giuridico interessato fino all'emissione di tale sentenza giudiziaria definitiva.

In risposta alla terza domanda del Mediatore, la Commissione ha dichiarato che il contabile della Commissione ha trattato gli ordini di pagamento a beneficio del denunciante con particolare indulgenza, poiché alla fine sono stati tutti rilasciati sotto la sua responsabilità. Il contabile ha informato il denunciante il 13 e 28 novembre 2003 che tutti i pagamenti a favore del denunciante superiori a 50 000 EUR dovuti dal JRC sarebbero stati svincolati e ha confermato tali informazioni nella sua lettera del 2 aprile 2004, in cui ha invitato il denunciante a riferire direttamente ai suoi servizi al fine di liquidare eventuali ritardi di pagamento.

In risposta alla quarta domanda del Mediatore, la Commissione i) ha dichiarato che la guida pratica agli ordini di allegazione contiene informazioni che non possono essere messe a disposizione del pubblico e ha invitato il Mediatore a ispezionare il suddetto documento nei suoi locali; ii) ha fornito al Mediatore una copia della nota interna del 3 settembre 2003 che comunicava l'ordinanza di sequestro conservativo; e iii) ha interpretato la richiesta del Mediatore di accesso alla decisione SAR come riguardante solo le parti del documento relative alle ordinanze di sequestro conservativo e ha riprodotto gli estratti pertinenti in un allegato al suo parere.

Per quanto riguarda la prima nuova affermazione del denunciante, la Commissione ha dichiarato di non poter vedere in che modo i suoi diritti di difesa avrebbero potuto essere violati, dal momento che la registrazione nel SAR non arrecava di per sé alcun pregiudizio al denunciante. Solo il pignoramento arrecava evidentemente tale pregiudizio e la Commissione ne era vincolata e agiva di conseguenza.

Per quanto riguarda la seconda nuova affermazione del denunciante, la Commissione ha dichiarato di non poter vedere in che misura la sua organizzazione interna avrebbe potuto comportare qualsiasi tipo di diffamazione. Infatti, le informazioni fornite dal SAR della Commissione sono riservate esclusivamente agli utilizzatori autorizzati del SAR e non possono essere divulgate a terzi. Nel caso di specie, tali informazioni sono state fornite solo da funzionari della Commissione a dipendenti autorizzati del denunciante. La Commissione ha inoltre affermato che il denunciante non aveva fornito alcun elemento di prova per dimostrare che le parti non autorizzate fossero a conoscenza dell'esistenza del SAR, e ancor meno per dimostrare che tale conoscenza non autorizzata potesse essere imputata a colpa dalla Commissione.

2.6 Nelle sue osservazioni supplementari, il denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva letteralmente bloccato ogni pagamento e che l'istituzione non aveva il diritto di far circolare l'ordine di sequestro in modo fuorviante. Il denunciante non ha inoltre compreso perché la Commissione abbia dovuto bloccare tutti i pagamenti al fine di "tutelare gli interessi finanziari della Commissione" e a quali interessi la Commissione abbia fatto riferimento. A suo avviso, vi era una palese contraddizione tra il fatto che la Commissione avesse dichiarato che, da un lato, il SAR non ha "nessun impatto di per sé"sui pagamenti e sui nuovi contratti e, dall'altro, che doveva utilizzare il SAR per proteggere i propri interessi. In realtà, il sequestro conservativo di EUR 50 000 è stato eseguito indipendentemente dal SAR.

Il denunciante ha dichiarato che, non appena la Commissione ha ricevuto l'ordine di sequestro conservativo, avrebbe dovuto informarlo in merito, nonché in merito alla procedura che la Commissione avrebbe dovuto seguire. Il denunciante ha affermato che non esiste una giurisprudenza che suggerisca l'esistenza di un principio generale secondo cui tutte le somme e i beni relativi al debitore pignorato devono essere bloccati. In ogni caso, il provvedimento di pignoramento in questione prevedeva solo il pignoramento di EUR 50 000 , senza autorizzare la Commissione a bloccare qualsiasi altro pagamento in sospeso superiore a tale importo.

Il denunciante ha inoltre affermato che tutti gli utenti del SAR hanno compreso, sulla base del contenuto del SAR, che il denunciante si trovava in difficoltà finanziarie o che era stato condannato per un reato grave. Un ampio spettro di funzionari della Commissione ha continuamente allertato il denunciante in modo riservato e "off the record" di questo grave problema. L'inserimento nel SAR aveva quindi gravemente danneggiato la reputazione del denunciante.

2.7 Il 28 marzo 2007 i rappresentanti del Mediatore hanno effettuato un'ispezione nei locali della Commissione a Bruxelles. Il funzionario della Commissione presente all'ispezione ha sottolineato che la decisione EWS era attualmente disponibile sul sito web "Europa", ma che ciò non era avvenuto al momento della denuncia. Spiega che il sistema EWS è stato creato nel 1997 e che vi è stata una comunicazione del commissario Schreyer del 31 ottobre 2000 che ha riesaminato il sistema. Pertanto, le norme applicabili all’epoca dei fatti della denuncia erano il memorandum del 1997, come modificato dalla comunicazione del 31 ottobre 2000. I rappresentanti del Mediatore hanno ispezionato e ottenuto una copia di tre documenti, uno dei quali è stato dichiarato riservato dalla Commissione. Il rapporto di ispezione e una copia dei due documenti non riservati sono stati inviati al denunciante per osservazioni.

2.8 Nelle sue osservazioni supplementari, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha dichiarato che la Commissione aveva commesso cinque irregolarità.

2.9 Per trattare la denuncia, il Mediatore ritiene utile, sulla base dei documenti del fascicolo, ricordare la cronologia dei fatti del caso di specie:

Il 3 settembre 2003 un ufficiale giudiziario lussemburghese ha comunicato alla Commissione un'ordinanza di sequestro conservativo nei confronti del denunciante, emessa dal tribunale distrettuale del Lussemburgo il 29 agosto 2003. Il provvedimento di pignoramento è stato registrato dalla Commissione il 3 settembre 2003. In tale data, inoltre, il Segretariato generale della Commissione ha trasmesso, per conoscenza, l'ordinanza di sequestro conservativo a vari servizi della Commissione.

In una lettera del 12 settembre 2003, che è stata copiata al denunciante, il contabile della Commissione, facendo riferimento all'ordinanza di sequestro conservativo del 29 agosto 2003, ha informato l'ufficiale giudiziario di avere debiti nei confronti del denunciante (per un importo totale superiore a 5,5 milioni di EUR) e che, per la maggior parte di tali debiti, la Commissione non intendeva invocare le disposizioni del protocollo sui privilegi e sulle immunità della CE dell'8 aprile 1965 ("PPI")(11).

Nella sua risposta del 21 ottobre 2003 a una lettera del denunciante del 15 ottobre 2003, in cui quest'ultimo aveva sollevato preoccupazioni in merito al provvedimento di sequestro conservativo, il contabile della Commissione ha informato il denunciante che "questo particolare provvedimento di sequestro conservativo è stato oggetto della normale procedura applicata in seno alla Commissione europea al fine di rispondere ai requisiti giuridici in vigore per i provvedimenti di sequestro conservativo". Il contabile ha inoltre informato il denunciante che la reazione della Commissione è stata "nel pieno rispetto della procedura scritta interna stabilita specificamente per tale questione".

Il 4 novembre 2003 è stata comunicata alla Commissione la decisione del tribunale distrettuale del Lussemburgo 21 ottobre 2003, secondo la quale l’importo del sequestro conservativo era limitato a EUR 50 000.

Il 7 novembre 2003 il denunciante ha scritto al contabile dichiarando di aver ricevuto informazioni da vari servizi della Commissione secondo cui era elencato nel SAR e che ciò era ingiustificato, ingiusto e diffamatorio, e che ciò poteva indurre i funzionari della Commissione a ritenere che avesse gravi problemi finanziari. Il denunciante ha pertanto chiesto alla Commissione di rimuoverlo dal SAR e di far circolare una lettera ufficiale a tutti i suoi servizi in cui dichiarava di avere relazioni in sospeso con la Commissione e che l'iscrizione non avrebbe dovuto essere effettuata.

Nella sua risposta del 13 novembre 2003 al denunciante, il contabile ha dichiarato, in merito alla sentenza del tribunale distrettuale del Lussemburgo, che aveva ridotto l’importo del sequestro conservativo a EUR 50 000, che

"Ho il piacere di comunicarLe che i miei servizi hanno adottato, prima dell'arrivo della Sua lettera, tutte le misure necessarie per consentire lo svincolo di tutti i pagamenti a favore della Sua impresa (...) superiori a tale importo."

Per quanto riguarda la gestione interna degli ordini di sequestro conservativo, il contabile ha tuttavia confermato

"precedente posizione secondo cui la procedura interna pertinente è applicata nel pieno rispetto delle norme e degli orientamenti specifici della Commissione in materia. Tutti i servizi della Commissione sono ben consapevoli dell'esatta natura di questa procedura. Il trattamento degli ordini di pignoramento non dovrebbe, in alcun modo, avere un effetto sui rapporti contrattuali tra le società coinvolte e i servizi operativi della CE".

Con lettera del 20 novembre 2003 indirizzata al contabile, il denunciante ha chiesto alla Commissione di spiegare a quale procedura si riferisse la Commissione per quanto riguarda gli ordini di sequestro conservativo. Il denunciante ha ribadito la sua richiesta di essere rimosso dal SAR e di far circolare una lettera ufficiale a tutti i servizi della Commissione in cui si afferma che ha intrattenuto relazioni in sospeso con la Commissione.

Nella sua risposta del 28 novembre 2003, il contabile ha informato il denunciante che l'unico importo rimasto bloccato era l'importo di 50 000 EUR dovuto dal JRC. La lettera precisava inoltre che

"[a]i sensi della specifica sentenza giudiziaria in Lussemburgo, tutti i pagamenti a favore del [denunciante] devono essere congelati. Solo quando la Corte decide esplicitamente che l'impatto può essere limitato a un determinato importo, tutti i pagamenti oltre l'importo inizialmente indicato possono essere eseguiti. Ciò spiega perché, prima della decisione della Corte del 21 ottobre, i pagamenti a favore di [il denunciante] sono stati sospesi. Non si tratta di un regolamento della Commissione, ma della mera applicazione di una giurisdizione nazionale".

Il contabile ha inoltre dichiarato che "non dispongo di alcun elemento che possa indurmi a concludere che sarebbe necessario inviare alcun messaggio ai servizi operativi della CE in merito all'impatto che tale ordine di pignoramento avrebbe dovuto avere sulla reputazione della Sua società".

Il contabile ha concluso che "per quanto riguarda la liberazione dei 50 000 EUR trattenuti dal JRC, posso solo invitarLa a cercare un accordo con [il subappaltatore]. Solo un tale accordo può, alla fine della giornata, porre fine agli effetti di questo ordine di pignoramento.

Il denunciante ha inviato ulteriori lettere alla Commissione in merito il 3 dicembre 2003 e il 1o aprile 2004. Il 2 aprile 2004 il contabile della Commissione ha inviato un'altra lettera al denunciante in merito ai ritardi di pagamento.

Con lettera del 12 ottobre 2004, che è stata copiata al denunciante, l'avvocato del subappaltatore ha informato la Commissione che il provvedimento di pignoramento era stato revocato dal tribunale distrettuale di Lussemburgo. A seguito di tali informazioni, la Commissione ha rimosso il denunciante dal SAR e il JRC è stato informato che l'importo sospeso poteva essere svincolato.

2.10 Il Mediatore ritiene che, per trattare le accuse del denunciante, occorra operare una distinzione tra, da un lato, la trattenuta dell'importo di 50 000 EUR dal denunciante e, dall'altro, l'inserimento del denunciante nel SAR.

i) Per quanto riguarda la trattenuta dell'importo di 50 000 EUR da parte del denunciante

2.11 Per quanto riguarda la decisione della Commissione di trattenere dal denunciante l'importo di 50 000 EUR, il Mediatore osserva che il 3 settembre 2003 la Commissione è stata informata dell'ordinanza di sequestro conservativo emessa dal tribunale distrettuale di Lussemburgo il 29 agosto 2003. Il Mediatore osserva inoltre che la Commissione ha rapidamente informato il denunciante di tale ordinanza di pignoramento inviandogli una copia della sua lettera del 12 settembre 2003 indirizzata all'ufficiale giudiziario in Lussemburgo, solo nove giorni dopo che la Commissione era stata informata. Il 4 novembre 2003 la Commissione è stata informata della decisione del tribunale distrettuale di Lussemburgo 21 ottobre 2003, secondo la quale l’importo del sequestro conservativo era limitato a EUR 50 000.

2.12 Il Mediatore osserva che, nelle sue osservazioni sulla risposta della Commissione alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, il denunciante ha sottolineato di non aver compreso il motivo per cui la Commissione aveva inizialmente bloccato tutti i pagamenti. Il denunciante ha suggerito che il principio generale del diritto cui la Commissione aveva fatto riferimento in tale contesto non esisteva. Appare utile rilevare che l’affermazione che il Mediatore aveva individuato nella denuncia e sulla quale la Commissione era stata invitata a presentare osservazioni riguardava la trattenuta dell’importo di 50 000 EUR, e non la sospensione iniziale di tutti i pagamenti. Per affrontare quest'ultima questione, la Commissione dovrebbe essere invitata a fornire un parere complementare, sul quale il denunciante potrebbe quindi formulare osservazioni. Non è escluso che possano rendersi necessarie ulteriori indagini in merito a tale questione. È probabile che l'esame di questa ulteriore questione in questa fase dell'indagine ritarderebbe ulteriormente la sua conclusione. Dato che ciò difficilmente può essere nell'interesse del denunciante, il Mediatore ritiene che sia opportuno che egli si occupi solo della trattenuta dell'importo di 50 000 EUR.

2.13 Il Mediatore osserva che un'ordinanza di sequestro conservativo, come quella notificata nel caso di specie, è un'ordinanza giudiziaria di un giudice nazionale di uno Stato membro. A parere del Mediatore, appare chiaro che la Commissione deve attenersi a tale provvedimento di sequestro in virtù del diritto comunitario, a meno che il PPI non le autorizzi ad astenersi dal farlo. Il Mediatore osserva che la Commissione ha stabilito norme dettagliate per quanto riguarda le modalità di gestione di tali ordini di sequestro conservativo che figurano nella sua Guida pratica agli ordini di sequestro conservativo SEC(2000)465 del 10 marzo 2000. Il sequestro conservativo nel caso di specie era un sequestro conservativo, il che significa che l’importo oggetto del sequestro conservativo rimane bloccato (a differenza di un sequestro conservativo eseguibile in cui l’importo deve essere pagato). Nella misura in cui le disposizioni del PPI non erano applicabili, la Commissione era quindi tenuta a rispettare l’ordinanza di sequestro conservativo del tribunale distrettuale di Lussemburgo del 29 agosto 2003. Ciò significa che, una volta informato che l'importo in questione era limitato a 50 000 EUR, la Commissione ha dovuto bloccare un pagamento dovuto al denunciante corrispondente a tale importo. Tale obbligo ha continuato a vincolare la Commissione fino a quando quest’ultima non è stata informata, il 12 ottobre 2004, della revoca del sequestro conservativo.

2.14 Sulla base delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore conclude che la decisione della Commissione di trattenere l'importo di 50 000 EUR dal denunciante costituiva la mera esecuzione di un provvedimento di sequestro conservativo ricevuto da un'autorità giudiziaria di uno Stato membro. Il Mediatore non ritiene pertanto che tale decisione sia illegale, infondata o ingiusta o violi il codice europeo di buona condotta amministrativa. Sulla base delle considerazioni di cui sopra, non è stato pertanto riscontrato alcun caso di cattiva amministrazione per quanto riguarda l'asserzione nella parte in cui riguarda la trattenuta dell'importo di 50 000 EUR da parte del denunciante.

ii) Per quanto riguarda l'inserimento del denunciante nel SAR

2.15 Per quanto riguarda l'altro aspetto dell'accusa, vale a dire la decisione della Commissione di inserire il denunciante nel SAR, il Mediatore osserva innanzitutto che, sebbene la Commissione non abbia specificato la data esatta, è chiaro che il denunciante è stato inserito nel SAR poco dopo che la Commissione era stata informata dell'ordine di sequestro conservativo. Inoltre, è chiaro che l’inserimento del denunciante nel SAR è stato mantenuto anche dopo che il tribunale distrettuale del Lussemburgo aveva informato la Commissione che l’importo del sequestro conservativo era limitato a EUR 50 000.

2.16 Il Mediatore osserva che, all'epoca dei fatti, le norme pertinenti relative al SAR erano contenute i) nel memorandum SEC(97)1562/2 del 30 luglio 1997 del presidente della Commissione, la sig.ra Gradin e il sig. Liikanen sul SAR relativo agli errori amministrativi o alle frodi commessi da organismi o società che beneficiano di fondi comunitari e ii) nella comunicazione C(2000)1811/4 della sig.ra Schreyer del 31 ottobre 2000 sull'ottimizzazione del SAR. Il Mediatore rileva inoltre che, in tale contesto, è pertinente anche la Guida pratica agli ordini di allegazione SEC(2000)465 del 10 marzo 2000. Al fine di trattare l'asserzione, appare utile ricordare le disposizioni più importanti dei documenti di cui sopra:

i) Per quanto riguarda la guida, che i suoi servizi hanno ispezionato nei locali della Commissione, il Mediatore osserva che la Commissione la considera un documento riservato. Il Mediatore non è certo che tale posizione sia fondata. Tuttavia, non sembra necessario trarre una conclusione definitiva in merito a tale questione, in quanto le informazioni relative al contenuto della guida che la Commissione ha fornito nel suo parere sono sufficienti per trattare il caso di specie. Nel suo parere la Commissione ha sottolineato che il denunciante era stato inserito nel SAR conformemente al punto 21, lettera c), della guida. Il Mediatore rileva inoltre dal parere della Commissione che la guida prevede che tutti i pagamenti al debitore pignorato siano sospesi in attesa della decisione giudiziaria definitiva sul debito del creditore principale.

ii) Il memorandum del 30 luglio 1997, come indica il titolo, riguarda l'istituzione di un SAR "relativo agli errori amministrativi o alle frodi commesse da organismi o società che beneficiano di fondi comunitari". Come dimostra la sua introduzione, il memorandum mira a informare la Commissione del progetto di installazione di un SAR, che è stato infine completato con decisione C(2004) 193/3 della Commissione del 3 febbraio 2004. Il memorandum prevede due fasi per l'installazione del SAR, vale a dire a) una fase di misure immediate e b) una fase di preparazione del sistema definitivo.

Per quanto riguarda il campo di applicazione, la sezione III (Campo di applicazione), paragrafo 5, prevede che il SAR identifichi i beneficiari reali o potenziali che:

1. possono essere giuridicamente escluse sulla base delle direttive sugli appalti pubblici; oppure
2. sono stati oggetto di conclusioni da parte a) dell'UCLAF (12), b) del controllore finanziario e c) della Corte dei conti; oppure
3. siano notoriamente oggetto di un'azione giudiziaria al riguardo (13); oppure
4. sono oggetto di ordini di riscossione da parte della Commissione superiori a un determinato importo e in caso di notevole ritardo nel pagamento.

Per quanto riguarda le misure immediate, il punto 8 della sezione IV del memorandum indica che la preoccupazione principale del Parlamento (14) riguardava la conclusione di nuove gare d'appalto con beneficiari la cui affidabilità è seriamente in dubbio nei confronti delle istituzioni comunitarie. Tali misure immediate erano pertanto intese a stabilire un elenco di beneficiari che i) sono considerati inadeguati per la conclusione di nuovi contratti, ii) richiedono un'attenta indagine da parte di ciascuna direzione generale che prevede di concludere un nuovo contratto o iii) richiedono una maggiore vigilanza da parte delle direzioni generali che gestiscono i contratti già esistenti.

Il memorandum menziona inoltre, al paragrafo 5, la possibilità di rivedere (o sopprimere) il SAR, a seguito della conclusione di un procedimento amministrativo o giudiziario. Il paragrafo 12 stabilisce che ogni direzione generale che ha introdotto un beneficiario nel SAR ha la responsabilità di cancellare o correggere la voce senza indugio, se necessario.

iii) La comunicazione del 31 ottobre 2000 prevedeva l'attuazione di varie nuove misure per migliorare il funzionamento del SAR. Nella comunicazione si affermava che il fatto di essere elencati nel SAR comportava l'invio di un messaggio di avvertimento automatico all'ordinatore ogni volta che quest'ultimo intendeva effettuare un pagamento. La comunicazione ha inoltre evidenziato l'insufficiente conoscenza da parte dei servizi della Commissione della gestione del SAR e ha affermato che occorre adottare precauzioni per evitare denunce da parte di persone fisiche o giuridiche che figurano nell'elenco del SAR.

2.17 Dalla denuncia e dalle osservazioni del denunciante sul parere della Commissione risulta che quest'ultima ritiene che la decisione della Commissione di inserirla nel SAR sia stata (i) illecita/infondata e (ii) sleale. Inoltre, iii) ha violato il codice europeo di buona condotta amministrativa (15) e iv) i diritti della difesa del denunciante, v) è stato adottato sulla base di una procedura che non era stata resa pubblica e vi) ha comportato diffamazione e danni alla reputazione del denunciante. Il Mediatore ritiene opportuno iniziare il suo esame analizzando se la decisione della Commissione di inserire il denunciante nel SAR sia stata equa.

2.18 I principi di buona amministrazione esigono che le istituzioni agiscano in modo equo (16). Al fine di esaminare se la decisione della Commissione sia stata equa, è importante considerare l'obiettivo di inserire un'entità nel SAR. Il Mediatore osserva che il titolo del memorandum sul SAR fa riferimento a "errori amministrativi o frodi commessi da organismi o società che beneficiano di fondi comunitari". Nel suo comunicato stampa sul SAR, pubblicato il 3 febbraio 2004 (17), la Commissione ha affermato che il sistema del SAR "istituisce meccanismi atti a garantire che i contraenti e i beneficiari che presentano lo stesso livello di rischio per gli interessi delle Comunità siano conosciuti e ricevano lo stesso trattamento da tutti i servizi della Commissione". Questo comunicato stampa afferma che il SAR è stato istituito nel 1997 e che il suo scopo principale "è quello di ridurre il rischio di aggiudicare appalti o sovvenzioni a terzi che dovrebbero essere esclusi conformemente alle norme del regolamento finanziario, come il fallimento, gravi illeciti professionali, conflitto di interessi (...) e impedisce nuovi impegni di bilancio a favore di tali entità segnalando società o individui che sono stati giudicati colpevoli di frode, cattiva amministrazione o irregolarità a danno del bilancio dell'UE" (il corsivo è mio). Dal titolo e dalle disposizioni del memorandum (in particolare dalle sezioni "Campo di applicazione" e "Misure immediate") emerge chiaramente che il SAR è stato istituito dalla Commissione per segnalare ai suoi servizi i casi in cui un beneficiario o potenziale beneficiario ha commesso o può aver commesso (gravi) errori amministrativi o addirittura frodi. La Commissione non ha suggerito che questo fosse il caso per quanto riguarda il denunciante.

Il Mediatore osserva che dalle norme pertinenti sembra emergere che un'entità può anche essere elencata nel SAR se si trova in gravi difficoltà finanziarie o in bancarotta. È possibile che un provvedimento di sequestro conservativo possa, in determinate circostanze, costituire un indizio di tali difficoltà finanziarie. Il Mediatore osserva, tuttavia, che la Commissione non ha sostenuto che questo fosse effettivamente il motivo della sua decisione di inserire il denunciante nel SAR. Al contrario, è chiaro che tale inserimento è stato effettuato automaticamente al ricevimento dell'ordine di pignoramento senza alcun esame per stabilire se il denunciante abbia incontrato gravi difficoltà finanziarie.

È vero che il punto 5, lettera c), del memorandum prevede l'inserimento nel SAR di entità che "sono notoriamente oggetto di un'azione giudiziaria al riguardo"(il corsivo è mio). Il Mediatore ritiene ovvio, tuttavia, che ciò non significhi che un'entità debba essere elencata nel SAR ogniqualvolta sia coinvolta in un'azione legale. Come chiariscono le parole "a questo proposito", appare giustificato presumere che tale azione legale debba riguardare accuse di gravi irregolarità amministrative o frodi per essere pertinente. Evidentemente non è così nel caso di specie.

2.19 Il Mediatore osserva che l'inserimento nel SAR ha avuto conseguenze negative per il denunciante. La Commissione stessa ha riconosciuto che, a seguito dell'inserimento nell'elenco iniziale, tutti i pagamenti dovuti al denunciante sono stati sospesi. Il Mediatore osserva che il denunciante ha affermato che, anche dopo che la Commissione aveva revocato la sospensione di tutti i pagamenti diversi dall'importo di 50 000 EUR rimasto bloccato, ha riscontrato problemi e ritardi per quanto riguarda i pagamenti degli importi ad esso dovuti. Il denunciante ha affermato che, per quanto riguarda il pagamento, nell'aprile 2004 ha ancora incontrato problemi con alcuni servizi della Commissione, vale a dire molto tempo dopo che la Commissione era stata informata nel novembre 2003 che il sequestro conservativo era stato limitato a 50 000 EUR. Sebbene la Commissione sembri negare che tali problemi fossero connessi all'inclusione del denunciante nel SAR, il Mediatore ritiene che tale collegamento sia altamente probabile. Non va dimenticato che il nome del denunciante è stato mantenuto in un elenco che, come risulta evidente dalla formulazione del memorandum e dal testo del comunicato stampa, era stato stabilito principalmente al fine di avvertire i servizi della Commissione delle entità sospettate di gravi irregolarità o frodi. Il Mediatore ritiene pertanto altamente credibile l'opinione del denunciante secondo cui la sua inclusione nel SAR ha avuto un effetto negativo su di esso, ad esempio rendendogli più difficile ottenere nuovi contratti con la Commissione. In effetti, si deve presumere che l'inserimento nel SAR abbia inciso negativamente sulla reputazione del denunciante. A tale riguardo, il Mediatore desidera ricordare che, nel suo progetto di raccomandazione nel caso 1351/2000/ADB (18), ha osservato che, sebbene la Commissione abbia dichiarato che non era così, alcuni funzionari della Commissione sembrano considerare il SAR in realtà come una lista nera. Le osservazioni di alcuni funzionari della Commissione senza nome riferite dal denunciante, anche se il denunciante non ha fornito indicazioni più concrete in questo contesto, sembrano suggerire che questo sia ancora il caso ancora oggi.

2.20 Alla luce di questi ulteriori effetti negativi, per quanto difficili da stabilire e valutare, il Mediatore ritiene che si possa sostenere che l'inserimento del denunciante nel SAR sia stato ingiusto fin dall'inizio. Infatti, se la Commissione avesse voluto solo sospendere tutti i pagamenti per conformarsi al provvedimento di sequestro conservativo emesso dal tribunale lussemburghese, avrebbe potuto facilmente farlo impartendo le istruzioni necessarie ai suoi servizi senza che fosse necessario elencare il denunciante nel SAR.

2.21 Tuttavia, non sembra necessario giungere a una conclusione definitiva su tale questione, dato che è chiaro, secondo il Mediatore, che l'inserimento nell'elenco è in ogni caso divenuto iniquo una volta che la Commissione è stata informata, il 4 novembre 2003, che il sequestro conservativo era stato limitato a EUR 50 000. Come ha spiegato la Commissione stessa, tutto ciò che era necessario per conformarsi all’ordine di sequestro conservativo da quel momento in poi era garantire il blocco del pagamento di tale ordine dovuto al denunciante. La Commissione lo ha fatto incaricando il CCR di sospendere un pagamento pari a 50 000 EUR. In quel momento, non vi era quindi più alcuna necessità di mantenere il denunciante nel SAR e nemmeno alcuna giustificazione per farlo.

2.22 Il Mediatore ritiene che la Commissione stessa sembri accettarlo, senza tuttavia trarne le necessarie conclusioni. Più in particolare, il Mediatore osserva che, nel suo parere, la Commissione ha indicato che, una volta informato che il pignoramento era stato limitato a 50 000 EUR, era stata in grado di svincolare tutti i pagamenti al denunciante, ad eccezione dell'importo di cui sopra, e che il contabile aveva chiesto a un particolare servizio (il JRC) di bloccare tale importo. Risulta quindi dal parere della Commissione stessa che, dopo quel momento, chiaramente non era più necessario mantenere l'inserimento del denunciante nel SAR.

2.23 Sulla base delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore conclude che, una volta che il sequestro conservativo è stato limitato a 50 000 EUR, è stato ingiusto per la Commissione mantenere l'inserimento del denunciante nel SAR. La decisione della Commissione di mantenere l'elenco costituisce pertanto un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore formula pertanto l'osservazione critica riportata di seguito.

2.24 Il Mediatore prende atto delle altre parti dell'asserzione, vale a dire che la decisione di inserire il denunciante nel SAR era illegale/infondata, violava il codice europeo di buona condotta amministrativa e i diritti della difesa del denunciante ed era stata adottata sulla base di una procedura che non era stata resa pubblica. Alla luce della sua constatazione di cattiva amministrazione per quanto riguarda l'asserzione di iniquità e in considerazione del fatto che un'indagine di propria iniziativa potrebbe essere intrapresa in una fase futura per quanto riguarda il funzionamento del SAR in generale, il Mediatore ritiene che non sia necessario esaminare queste altre parti dell'asserzione. In ogni caso, il Mediatore osserva che anche la decisione della Commissione di mantenere il denunciante nell'elenco del SAR non era proporzionata allo scopo che intendeva perseguire, in quanto la Commissione, a seguito della comunicazione del novembre 2003 secondo cui il sequestro conservativo era stato limitato a 50 000 EUR, aveva immediatamente bloccato tale importo. La Commissione aveva quindi già adottato tutte le misure necessarie per dare esecuzione al provvedimento di pignoramento ricevuto.

3 La presunta trasmissione non autorizzata di dati personali a terzi

3.1 Il denunciante ha affermato che la Commissione ha trasmesso i suoi dati personali a persone fisiche o giuridiche non autorizzate che collaborano con il denunciante, violando in tal modo l'articolo 21 del codice europeo di buona condotta amministrativa.

3.2 Nel suo parere, la Commissione ha affermato che non vi erano prove di una violazione dell'articolo 21 del codice europeo di buona condotta amministrativa da parte della trasmissione di dati personali del denunciante a persone non autorizzate che cooperano con il denunciante.

3.3 Il Mediatore osserva che il denunciante è una persona giuridica e che i dati relativi alle persone giuridiche non sono "dati personali" ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001 (19). In ogni caso, il Mediatore osserva che, nella sua denuncia, il denunciante si è limitato a esporre la sua affermazione, senza tuttavia suffragarla con fatti o elementi a sostegno. Il Mediatore osserva inoltre che, nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante non ha ulteriormente suffragato la sua affermazione, né ha formulato osservazioni sul parere della Commissione che la respingeva. Il Mediatore conclude pertanto che il denunciante non ha dimostrato la sua affermazione secondo cui la Commissione avrebbe violato l'articolo 21 del codice europeo di buona condotta amministrativa. Non si riscontra quindi alcun caso di cattiva amministrazione in relazione a questo aspetto della causa.

4 Le affermazioni del denunciante

4.1 Nella sua denuncia, il denunciante ha sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto i) rimuoverla dal SAR e ii) inviare una lettera esplicativa a tutti i servizi della Commissione per ripristinare la sua reputazione.

4.2 Nel suo parere, la Commissione ha affermato, per quanto riguarda la prima affermazione, che il denunciante è stato immediatamente rimosso dal SAR il 12 ottobre 2004, quando era stato formalmente informato dall'avvocato del subappaltatore che il provvedimento di pignoramento era stato revocato. Dopo aver ricevuto tale comunicazione, la Commissione è stata inoltre informata che l'importo sospeso poteva essere liberato a partire da quel giorno.

Per quanto riguarda la seconda censura, la Commissione ha affermato che non era necessario fornire informazioni supplementari ai suoi servizi.

4.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha affermato che, per essere rimosso dal SAR, è stato costretto ad accettare un compromesso con il suo subappaltatore.

4.4 Il Mediatore osserva che, per quanto riguarda la prima richiesta del denunciante di essere rimosso dal SAR, dal parere della Commissione risulta che il denunciante è stato rimosso dal SAR dopo che la Commissione ha ricevuto l'informazione dall'avvocato del subappaltatore, il 12 ottobre 2004, che il provvedimento di pignoramento era stato revocato dal tribunale distrettuale di Lussemburgo. Risulta inoltre che anche l’importo di EUR 50 000 è stato liberato in quel giorno. Pertanto, non sono necessarie ulteriori indagini in merito a tale argomentazione.

4.5 Per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante secondo cui la Commissione dovrebbe far circolare una lettera esplicativa a tutti i servizi della Commissione per ripristinare la reputazione del denunciante, il Mediatore rileva dai documenti del fascicolo che il denunciante aveva già presentato tale richiesta in precedenza, vale a dire nella sua lettera del 20 novembre 2003 indirizzata al contabile. Tuttavia, l'ufficiale ha respinto tale richiesta. Più in particolare, nella sua risposta del 28 novembre 2003, il contabile ha dichiarato che:

"Non dispongo di alcun elemento che possa indurmi a concludere che sarebbe necessario inviare alcun messaggio ai servizi operativi della CE in merito all'impatto che il presente ordine di sequestro avrebbe dovuto avere sulla reputazione della vostra società"(20).

Il Mediatore osserva che, nel suo parere sulla denuncia, la Commissione ha nuovamente negato la necessità di inviare informazioni supplementari ai suoi servizi, come richiesto dal denunciante.

4.6 Il Mediatore osserva che la richiesta del denunciante è stata presentata in un momento in cui il denunciante era ancora elencato nel SAR. Da allora il denunciante è stato rimosso dal SAR, vale a dire nell'ottobre 2004. Tuttavia, dato che il denunciante sembra avere frequenti contatti con la Commissione e che l'inserimento nell'elenco è durato più di un anno, si può presumere che l'inserimento nell'EWS sia stato portato all'attenzione di molti degli interlocutori del denunciante in seno alla Commissione. Tenuto conto dei dubbi che almeno alcuni di questi funzionari sembrano nutrire in merito all'importanza di tale inserimento (cfr. punto 2.19), non si può escludere che l'inserimento possa aver sollevato dubbi in merito all'affidabilità del denunciante. In tali circostanze, la diffusione di una lettera esplicativa potrebbe ancora oggi sembrare utile per il denunciante.

4.7 Il Mediatore ritiene pertanto che la seconda richiesta sia giustificata. Osserva, tuttavia, che il denunciante ha respinto il suo suggerimento di presentare una proposta di soluzione amichevole che sarebbe consistita proprio nell'invitare la Commissione a prendere in considerazione la diffusione di una nota esplicativa ai suoi servizi al fine di riparare eventuali danni alla reputazione del denunciante che potrebbero ancora persistere all'interno della Commissione. Sembra pertanto che il denunciante non intenda più dare seguito alla pertinente argomentazione inizialmente formulata nella sua denuncia del 10 agosto 2004. Non sembra pertanto necessaria alcuna ulteriore azione in relazione a questo aspetto della causa.

5 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito a tale denuncia, è necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

I principi di buona amministrazione esigono che le istituzioni agiscano in modo equo (21). Nel caso di specie, la Commissione ha mantenuto l’iscrizione del denunciante nel suo SAR anche dopo che l’ordinanza di sequestro conservativo che l’aveva indotta a procedere a tale iscrizione era stata limitata a 50 000 EUR e dopo che la Commissione aveva incaricato uno dei suoi servizi di bloccare il pagamento di tale somma. La decisione della Commissione di mantenere l'elenco oltre tale data è stata iniqua. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

Il 7 settembre 2007 l'ufficio del Mediatore ha contattato il denunciante al fine di valutare la possibilità di una soluzione amichevole tra il denunciante e la Commissione. Tuttavia, il 10 settembre 2007 il denunciante ha informato il Mediatore che non intendeva perseguire una soluzione amichevole della questione e che attendeva con interesse la decisione del Mediatore. In tali circostanze, non è stato possibile per il Mediatore cercare di giungere a una soluzione amichevole. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) "Saisie-arrêt" in francese.

(2) Il denunciante ha fatto riferimento in particolare agli articoli 4 (legittimità), 6 (proporzionalità), 7 (assenza di abuso di potere), 8 (imparzialità e indipendenza), 11 (equità) e 12 (cortesia).

(3) L'articolo 21 del codice europeo di buona condotta amministrativa riguarda la protezione dei dati personali.

(4) Articolo 563: "Dans les huit jours de la saisie-arrêt, le saississant sera tenu de la dénoncer au débiteur saisi et de l'assigner en validité".

(5) Il documento ispezionato dai rappresentanti del Mediatore era la versione francese: "Communication de M. le Président, Mme Gradin et M. Liikanen du 30 juillet 1997 'Système d'alerte précoce en matière d'erreurs administratives ou de fraudes par les organisations ou entreprises bénéficiant de fonds communautaires'".

(6) Il documento ispezionato dai rappresentanti del Mediatore era la versione francese: "Comunicazione (SEC(00)1811/4 de Mme Schreyer du 31 octobre 2000: «Optimisation du système d'alerte précoce: Azione 95 de la réforme administrative'".

(7) Nel suo parere iniziale, la Commissione ha fatto riferimento a tale documento come al "Memorandum" della Commissione.

(8) Cfr. l'articolo 25 della decisione, consultabile sul sito web della Commissione (http://ec.europa.eu/budget/documents/implement _control _en.htm), alla voce "Sistema di allarme rapido". La versione pubblicata sul sito web della Commissione è stata modificata da ultimo dalle norme interne del 2007.

(9) "Saisie-arrêt" in francese.

(10) Il denunciante ha fatto riferimento in particolare agli articoli 4 (legittimità), 6 (proporzionalità), 7 (assenza di abuso di potere), 8 (imparzialità e indipendenza), 11 (equità) e 12 (cortesia).

(11) Tuttavia, per una parte dei debiti, la Commissione ha invocato l'articolo 1 del PPI, ai sensi del quale " i beni e le attività delle Comunità non possono essere oggetto di alcuna misura amministrativa o giuridica di vincolo senza l'autorizzazione della Corte di giustizia".

(12) Questo è il predecessore dell'OLAF, l'Ufficio europeo per la lotta antifrode.

(13) La versione francese recita: "sont connus pour faire l'objet d'une action en justice à cet égard".

(14) Il memorandum menziona che in seno al Parlamento si sono svolte discussioni sull'argomento (paragrafo 4).

(15) Il denunciante ha fatto riferimento in particolare agli articoli 4 (legittimità), 6 (proporzionalità), 7 (assenza di abuso di potere), 8 (imparzialità e indipendenza), 11 (equità) e 12 (cortesia).

(16) Cfr. l'articolo 11 del codice europeo di buona condotta amministrativa, disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).

(17) Comunicato stampa IP/04/143 "La Commissione rafforza il suo sistema di allarme rapido sui destinatari di fondi dell'UE al fine di tutelare meglio i suoi interessi finanziari", disponibile sul sito web Europa (http://europa.eu.int/rapid) alla voce "Criteri di ricerca facoltativi/riferimento".

(18) Il presente progetto di raccomandazione è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.euro-ombudsman.eu.int/recommen/en/001351.htm).

(19) Ai sensi dell'articolo 2, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001, per"dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile, di seguito denominata "interessato"; una persona identificabile è una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare con riferimento a un numero di identificazione o a uno o più fattori specifici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale"(il corsivo è mio).

(20) La lettera continuava come segue: "Vi invito a discutere la qualità di tali relazioni direttamente con tali dipartimenti. Il contabile della Commissione non è competente a valutare tali questioni".

(21) Cfr. l'articolo 11 del codice europeo di buona condotta amministrativa, disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).