Strasburgo, 6 marzo 2006

Egregio signor X.,

Il 15 luglio 2004 Lei mi ha presentato una denuncia contro la Commissione europea in merito alla mancata risposta motivata alla Sua denuncia presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari.

Il 20 settembre 2004 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. Il 19 ottobre 2004 mi ha inviato un'ulteriore lettera relativa alla Sua denuncia. Con la presente Lei mi ha chiesto di riformulare la prima affermazione della Sua denuncia contenuta nella mia lettera del 20 settembre 2004. Il 26 ottobre 2004 la Commissione ha trasmesso il suo parere sulla Sua denuncia.

Il 9 novembre 2004 ho scritto un'ulteriore lettera al presidente della Commissione, nella quale lo informavo della riformulazione della prima affermazione della Sua denuncia, chiedendogli di presentare un parere al riguardo entro il 31 dicembre 2004. Il 6 gennaio 2005 la Commissione ha trasmesso il suo ulteriore parere.

Il 12 gennaio 2005 Le ho trasmesso i due pareri della Commissione invitandola a formulare osservazioni entro il 28 febbraio 2005. A tale data non sono pervenute osservazioni da parte Sua.

Il 22 luglio 2005 ho inviato un progetto di raccomandazione alla Commissione. Lei ne è stato informato in una lettera inviata lo stesso giorno.

Il 16 settembre 2005 Lei mi ha inviato un'ulteriore lettera in cui sottolineava che, in un messaggio di posta elettronica del 6 febbraio 2004 (da Lei allegato), il funzionario della Commissione incaricato del Suo fascicolo aveva confermato che avrebbe scritto un progetto di risposta alla Sua denuncia. Lei mi ha chiesto di tenere conto di questo elemento nella "versione finale" del progetto di raccomandazione.

Nella mia risposta del 10 ottobre 2005, Le ho comunicato che, nonostante il titolo, un progetto di raccomandazione è un testo finale in cui il Mediatore esprime il suo punto di vista sull'esistenza di un caso di cattiva amministrazione da parte dell'istituzione interessata. Le ho inoltre comunicato che, qualora volesse mantenere la Sua affermazione secondo cui la Commissione non avrebbe risposto alla Sua denuncia nonostante il suo impegno e la sua apparente intenzione di farlo, avrebbe dovuto presentare una nuova denuncia al Mediatore. Le ho infine comunicato che una copia della Sua ulteriore lettera sarebbe stata inviata alla Commissione per informazione, cosa che i miei servizi hanno fatto lo stesso giorno.

Il 15 novembre 2005 mi ha inviato un'ulteriore lettera in cui mi informava che non intendeva presentare una nuova denuncia al Mediatore per quanto riguarda questo aspetto del caso e che riteneva che l'obiettivo principale dei suoi approcci fosse stato raggiunto, ossia che l'istituzione fosse venuta a conoscenza del caso di cattiva amministrazione.

Il 21 novembre 2005 la Commissione mi ha trasmesso il suo parere circostanziato sul mio progetto di raccomandazione. L'ho trasmessa il 5 dicembre 2005 con l'invito a presentare osservazioni entro il 31 dicembre 2005. Il 14 dicembre 2005 mi avete inviato le vostre osservazioni.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono i seguenti:

Il denunciante è un funzionario della Commissione. Nel giugno 2002 è andato in missione. Secondo il denunciante, la scheda finanziaria relativa alla sua missione non era conforme alla guida sulle missioni e l'importo del rimborso delle spese relative a tale missione non corrispondeva alle spese da lui sostenute.

Il 14 marzo 2003 il denunciante ha presentato un reclamo ai sensi dell’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto. Il denunciante ritiene che la sua denuncia non sia mai stata trasmessa ai servizi competenti. Il 19 agosto 2003 il denunciante ha nuovamente presentato alla Commissione una denuncia ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2. La sua denuncia è stata registrata dalla direzione generale del Personale e dell'amministrazione della Commissione europea ("DG Personale e amministrazione") il 28 agosto 2003.

Tra il dicembre 2003 e il febbraio 2004, il denunciante è stato contattato in diverse occasioni dalla persona responsabile del suo fascicolo al fine di completarlo. Nel corso di tali discussioni, il denunciante è stato informato che avrebbe ricevuto una risposta motivata alla sua denuncia.

Nel maggio 2004 il denunciante ha contattato il responsabile del fascicolo. Gli è stato nuovamente comunicato che avrebbe ricevuto una risposta motivata al suo reclamo presentato ai sensi dell’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto.

Nel giugno 2004 il denunciante ha scritto un messaggio di posta elettronica al servizio responsabile della Commissione e ha chiesto di ricevere informazioni sullo stato di avanzamento del trattamento della sua denuncia. Ha inoltre telefonato al capo unità competente della DG Personale e amministrazione. Fu informato che "le autorità più vicine avevano deciso che non sarebbe stata data alcuna risposta motivata".

Il 15 luglio 2004 il denunciante ha presentato una denuncia al Mediatore. Egli ha sostenuto che la Commissione non gli aveva fornito una risposta motivata al suo reclamo presentato ai sensi dell'art. 90, n. 2, dello Statuto. Egli ha inoltre sostenuto che il comportamento della Commissione gli aveva privato del diritto di presentare un ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado.

Il denunciante ha chiesto di ricevere una risposta motivata al suo reclamo presentato ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Il parere della Commissione sulla denuncia era, in sintesi, il seguente:

Al fine di partecipare alla riunione dei capi delle rappresentanze nel luogo della sua missione, il denunciante ha scelto di acquistare un biglietto aereo con la tariffa APEX pari a 396,21 EUR, importo inferiore alla tariffa ridotta standard. Questo biglietto, tuttavia, ha richiesto di trascorrere il fine settimana al posto della sua missione. Il denunciante aveva seguito la procedura in vigore per stabilire il suo ordine di missione.

Il 14 marzo 2003, dopo aver ricevuto il rendiconto finanziario relativo alla sua missione il 18 gennaio 2003, il denunciante, tramite il suo superiore gerarchico, ha presentato un reclamo ai sensi dell’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto. Con tale denuncia, il denunciante ha contestato la decisione della Commissione di non rimborsargli le indennità giornaliere di venerdì 14 giugno, sabato 15 giugno e domenica 16 giugno 2002, conformemente alle disposizioni di cui all'articolo VIII, paragrafo 1, della guida sulle missioni. Il denunciante ha inoltre chiesto che la sua denuncia fosse trasmessa all'autorità che ha il potere di nomina.

Quattro mesi dopo, dopo aver constatato che il suo reclamo non era mai stato ricevuto dall'unità Ricorso della Commissione, incaricata di trattare i reclami presentati ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto, il denunciante ha chiesto al mediatore della Commissione di intercedere presso il capo dell'unità Ricorso.

Il 19 agosto 2003 il denunciante ha presentato direttamente una seconda denuncia all'unità competente in merito agli stessi fatti esposti nella prima denuncia. Questa seconda denuncia è stata registrata il 28 agosto 2003 con il riferimento R/517/03. Il 1° ottobre 2003 è stato inviato al denunciante un avviso di ricevimento.

Secondo il denunciante, vi sono state frequenti telefonate tra lui e il funzionario responsabile del suo fascicolo dal dicembre 2003 al febbraio 2004, durante le quali il denunciante è stato informato che avrebbe ricevuto una risposta motivata alla sua denuncia.

Nel giugno 2004, ossia quattro mesi dopo l’ultima comunicazione che il denunciante aveva avuto con la Commissione, egli ha contattato il servizio competente per posta elettronica e poi per telefono al fine di ottenere informazioni sullo stato di avanzamento del trattamento della sua denuncia. Il denunciante è stato informato che, a seguito dell'avviso di ricevimento del 1o ottobre 2003, la mancata risposta da parte dell'autorità che ha il potere di nomina entro un termine di quattro mesi dalla data di presentazione del reclamo è stata considerata una decisione implicita di rigetto.

È deplorevole che il primo reclamo del denunciante inviato al suo superiore gerarchico non sia mai stato trasmesso all'unità Ricorso incaricata di trattare i reclami presentati ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto. Una volta informata di questo fatto, l'unità ha deciso di trattare la seconda denuncia del denunciante, nell'interesse di quest'ultimo e al fine di garantire un trattamento equo delle denunce, quattro mesi dopo la scadenza del termine legale. Sono state pertanto adottate misure adeguate per correggere l'errore derivante da un trasferimento inadeguato della prima denuncia del denunciante tra i servizi competenti della Commissione.

Al denunciante è stato quindi inviato un avviso di ricevimento, informandolo che i) l'autorità che ha il potere di nomina disponeva di un termine di quattro mesi, a decorrere dalla data di presentazione del reclamo, per notificargli la sua decisione motivata; ii) se, alla scadenza di tale termine, non era pervenuta alcuna risposta al reclamo, ciò doveva essere considerato come una decisione implicita di rigetto; iii) il funzionario può proporre ricorso dinanzi al Tribunale contro una decisione implicita o esplicita, alle condizioni di cui all'articolo 91 dello Statuto (ossia entro un termine di tre mesi a decorrere dalla data di notifica della decisione o dalla data della decisione implicita). In tali circostanze, il denunciante, che avrebbe dovuto conoscere tali norme, non poteva ignorare il fatto che la mancanza di una decisione motivata della Commissione entro il 28 dicembre 2003 era considerata una decisione implicita di rigetto del suo reclamo e ha aperto il termine legale per presentare ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado. La seconda denuncia del denunciante era stata pertanto trattata conformemente alle norme in vigore. Il denunciante non era stato privato del suo diritto di presentare ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado.

Senza mettere in discussione la sincerità del denunciante, occorre rilevare che quest'ultimo non ha presentato alcun elemento atto a dimostrare che il funzionario incaricato del suo fascicolo lo avesse espressamente informato dell'esistenza di una decisione motivata sul suo reclamo. Non vi era alcuna prova di tale impegno nel fascicolo pertinente in possesso della Commissione.

Occorre ricordare che, sebbene lo Statuto non lo obbligasse a farlo, la Commissione si è sforzata di adottare una decisione motivata in tutti i ricorsi presentati dinanzi ad essa. Tuttavia, tenuto conto delle sue risorse limitate e dell'enorme numero di ricorsi, è accaduto che questa pratica, in via eccezionale, non potesse essere seguita, per cui la Commissione si è scusata.

Ulteriori indagini
Richiesta di informazioni della Commissione da parte del Mediatore

Il 19 ottobre 2004 il denunciante ha inviato un'ulteriore lettera relativa alla sua denuncia. In tale lettera, ha chiesto al Mediatore di riformulare la prima affermazione della sua denuncia. Sembrava pertanto che fossero necessarie ulteriori indagini. Il 9 novembre 2004 il Mediatore ha pertanto scritto un'ulteriore lettera al presidente della Commissione nella quale ha riformulato la prima affermazione relativa alla denuncia del denunciante nei seguenti termini:

"La Commissione non ha fornito al denunciante una risposta motivata alla sua denuncia presentata a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto, nonostante il suo impegno e la sua apparente intenzione di farlo".

Risposta della Commissione

Nella sua risposta, la Commissione ha formulato in sintesi le seguenti dichiarazioni:

Come indicato nel primo parere, datato 26 ottobre 2004, si può solo osservare che il denunciante non ha presentato alcun elemento di prova che dimostri che il funzionario incaricato del suo fascicolo lo avesse espressamente informato dell’esistenza di una decisione motivata sul suo reclamo. Non vi erano prove al riguardo, né nel fascicolo pertinente in possesso della Commissione né nel fascicolo della denuncia presentata al Mediatore.

La Commissione ha voluto esprimere nuovamente la propria disponibilità a prendere una decisione motivata in tutti i ricorsi presentati dinanzi ad essa e si è scusata sia con il Mediatore che con il denunciante per il fatto che tale pratica, in via eccezionale, non poteva essere seguita, per i motivi esposti nel suo primo parere.

Osservazioni del denunciante

Non sono pervenute osservazioni dal denunciante entro la data stabilita a tal fine.

PROGETTO DI RACCOMANDAZIONE DELL'OBBLIGATORE

Il progetto di raccomandazione

Il 22 luglio 2005 il Mediatore ha indirizzato alla Commissione il seguente progetto di raccomandazione:

La Commissione dovrebbe fornire una risposta motivata alla denuncia presentata dal denunciante a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari del 19 agosto 2003.

Il presente progetto di raccomandazione si basava sulle seguenti considerazioni:

1 Sull'asserita omissione da parte della Commissione di fornire una risposta motivata al reclamo presentato dal denunciante ai sensi dell'art. 90, n. 2, dello Statuto

1.1 Il denunciante è un funzionario della Commissione. Nel giugno 2002 è andato in missione. Secondo il denunciante, la scheda finanziaria corrispondente al suo ordine di missione non era conforme alla guida sulle missioni e l'importo del rimborso delle spese relative a tale missione non corrispondeva a quanto aveva speso. Il 14 marzo 2003 il denunciante ha presentato un reclamo ai sensi dell’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto. La sua denuncia non è mai stata inoltrata ai servizi competenti. Il 19 agosto 2003 il denunciante ha nuovamente presentato alla Commissione una denuncia ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2. La sua denuncia è stata registrata dalla Commissione il 28 agosto 2003.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante sosteneva che la Commissione non gli aveva fornito una risposta motivata alla sua denuncia presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto. Il 19 ottobre 2004 il denunciante ha inviato un'ulteriore lettera relativa alla sua denuncia. In tale lettera, ha chiesto al Mediatore di aggiungere il seguente punto (sottolineato) alla sua prima affermazione: "La Commissione non ha fornito al denunciante una risposta motivata alla sua denuncia presentata a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto, nonostante il suo impegno e la sua apparente intenzione di farlo".

1.2 Nel suo parere, la Commissione ha espresso rammarico per il fatto che il primo reclamo del denunciante inviato al suo superiore gerarchico non sia mai stato trasmesso all'unità Ricorso incaricata di trattare i reclami presentati ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto. Una volta informata di questo fatto, l'unità ha deciso di trattare la seconda denuncia del denunciante, nell'interesse di quest'ultimo e al fine di garantire un trattamento equo delle denunce, quattro mesi dopo la scadenza del termine legale. Sono state pertanto adottate misure adeguate per correggere l'errore derivante da un trasferimento inadeguato della prima denuncia del denunciante tra i servizi competenti della Commissione. La Commissione ha spiegato che al denunciante era stato inviato un avviso di ricevimento, informandolo i) che l'autorità che ha il potere di nomina disponeva di un termine di quattro mesi a decorrere dalla data in cui è stato presentato il ricorso per comunicare la sua decisione motivata; ii) che se, allo scadere di tale termine, non fosse pervenuta alcuna risposta al reclamo, ciò sarebbe stato considerato come una decisione implicita di rigetto; e iii) di poter proporre ricorso dinanzi al Tribunale contro una decisione implicita o esplicita, alle condizioni previste dall'art. 91 dello Statuto. In tali circostanze, il denunciante non poteva ignorare il fatto che la mancanza di una decisione motivata della Commissione entro il 28 dicembre 2003 è stata considerata una decisione implicita di rigetto del suo ricorso e ha aperto il termine legale per presentare ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado.

1.3 Il 19 ottobre 2004 il denunciante ha inviato al Mediatore un'ulteriore lettera relativa alla sua denuncia. In tale lettera, ha sottolineato che la prima affermazione della sua denuncia dovrebbe essere formulata come segue:

"La Commissione non ha fornito al denunciante una risposta motivata alla sua denuncia presentata a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto, nonostante il suo impegno e la sua apparente intenzione di farlo".

1.4 Il 9 novembre 2004 il Mediatore ha pertanto scritto alla Commissione per chiederle di commentare l'affermazione del denunciante riformulata da quest'ultimo.

1.5 Nel suo ulteriore parere, la Commissione ha affermato che, come indicato nel primo parere del 26 ottobre 2004, si poteva solo rilevare che il denunciante non aveva presentato alcun elemento di prova che dimostrasse che il funzionario incaricato del suo fascicolo lo aveva espressamente informato dell'esistenza di una decisione motivata sul suo reclamo. Non vi erano prove al riguardo, né nel fascicolo pertinente in possesso della Commissione né nel fascicolo relativo alla denuncia presentata al Mediatore.

1.6 Il Mediatore osserva che, ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari, "(…) l'autorità notifica all'interessato la sua decisione motivata entro quattro mesi dalla data di presentazione del reclamo. Se allo scadere di tale termine non è pervenuta alcuna risposta al denunciante, si considera che si tratti di una decisione implicita di rigetto, contro la quale può essere proposto ricorso ai sensi dell'articolo 91".

1.7 Nelle sue decisioni sulle denunce 1479/99/(OV)MM (1) e 729/2000/OV (2), il Mediatore ha ritenuto che fosse buona prassi amministrativa per l'autorità che ha il potere di nomina dare una risposta esplicita alle denunce presentate dal personale comunitario ai sensi dell'articolo 90 dello statuto. Egli ha inoltre osservato che, qualora l'autorità che ha il potere di nomina non lo faccia, l'interessato è tutelato da un ulteriore ritardo dalla regola secondo cui la mancata risposta costituisce una decisione negativa. Secondo il Mediatore, questa norma mira a fornire un rimedio giuridico a un funzionario qualora l'autorità che ha il potere di nomina non fornisca una risposta esplicita, ma non autorizzi l'autorità che ha il potere di nomina a discostarsi dall'obbligo di rispettare i principi di buona amministrazione.

1.8 Nel caso di specie, la Commissione avrebbe dovuto rispondere al denunciante entro il 28 dicembre 2003. Il Mediatore osserva che la Commissione, nel suo parere, ha dichiarato che, sebbene lo statuto non la costringa a farlo, essa si è adoperata per adottare una decisione motivata in tutti i ricorsi presentati dinanzi ad esso. Tuttavia, tenuto conto delle sue risorse limitate e del gran numero di ricorsi, potrebbe accadere che, in circostanze eccezionali, tale prassi non sia seguita. La Commissione si è scusata per questa situazione. Il Mediatore ritiene che le risorse limitate della Commissione e un numero eventualmente elevato di ricorsi da trattare non siano motivi sufficienti per giustificare la mancata decisione motivata della Commissione sulla denuncia del denunciante. Il Mediatore osserva che la Commissione, nei suoi due pareri, si è scusata sia con il denunciante che con il Mediatore per non aver adottato una decisione motivata sulla denuncia del denunciante. Tuttavia, il Mediatore osserva inoltre che, in tali pareri, la Commissione non ha discusso i motivi della sua decisione di respingere la denuncia del denunciante. Il Mediatore ritiene pertanto che il denunciante non sia ancora stato informato di tali motivi. In considerazione di ciò, il Mediatore ritiene che la mancata risposta motivata della Commissione alla denuncia del denunciante presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto il 19 agosto 2003 costituisca un caso di cattiva amministrazione.

1.9 Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante secondo cui la Commissione "non ha fornito al denunciante una risposta motivata alla sua denuncia presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto, nonostante il suo impegno e la sua apparente intenzione di farlo", il Mediatore osserva che la Commissione ha dichiarato che il denunciante non aveva presentato elementi di prova che dimostrassero che il funzionario responsabile del suo fascicolo lo aveva espressamente informato dell'esistenza di una decisione motivata sulla sua denuncia. Il Mediatore ritiene che non risulti dai documenti che gli sono stati trasmessi che il funzionario incaricato del fascicolo del denunciante lo abbia espressamente informato dell'esistenza di una decisione motivata sulla sua denuncia. Tuttavia, alla luce delle sue conclusioni di cui al paragrafo 1, punto 8, il Mediatore ritiene che non vi siano motivi per ulteriori indagini su questo aspetto dell'asserzione del denunciante.

2 Sull'affermazione secondo cui il comportamento della Commissione avrebbe privato il denunciante del suo diritto di proporre ricorso dinanzi al Tribunale

2.1 Il denunciante sosteneva che il comportamento della Commissione lo aveva privato del diritto di presentare ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado.

2.2 La Commissione ha comunicato che il 1° ottobre 2003 era stato inviato al denunciante un avviso di ricevimento, informandolo i) che l'autorità che ha il potere di nomina disponeva di un termine di quattro mesi a decorrere dalla data di presentazione del ricorso per comunicare la propria decisione motivata; ii) che se, allo scadere di tale termine, non fosse pervenuta alcuna risposta al reclamo, ciò sarebbe stato considerato come una decisione implicita di rigetto; e iii) che il funzionario possa proporre ricorso dinanzi al Tribunale contro una decisione implicita o esplicita, alle condizioni previste dall'art. 91 dello Statuto.

2.3 Il Mediatore ritiene che al denunciante siano state fornite informazioni sufficienti nell'avviso di ricevimento per quanto riguarda il suo diritto di presentare ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado. Egli ritiene pertanto che il denunciante avrebbe potuto presentare ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado dopo il 28 dicembre 2003, se avesse voluto farlo. Il Mediatore osserva che il denunciante ha sostenuto che, tra il dicembre 2003 e il febbraio 2004, aveva avuto diversi contatti con la persona responsabile del suo fascicolo presso la Commissione e che era stato informato, in tali occasioni, che avrebbe ricevuto una risposta motivata al suo ricorso. Tuttavia, l'unico elemento di prova pertinente che è stato messo a disposizione del Mediatore è una copia dell'e-mail del denunciante del 9 giugno 2004 in cui il denunciante faceva riferimento a una conversazione con il funzionario responsabile del suo fascicolo avvenuta circa tre settimane prima. Nel corso di tale conversazione, il denunciante è stato informato, secondo la sua e-mail del 9 giugno 2004, che la decisione motivata sul suo ricorso era pronta per la firma. Anche supponendo che tale messaggio di posta elettronica possa essere considerato una prova del fatto che la Commissione aveva indicato che avrebbe fornito una risposta scritta al ricorso proposto dal denunciante ai sensi dell'articolo 90 dello statuto, va osservato che tali informazioni sono state fornite al denunciante nel maggio 2004, ossia dopo la scadenza del termine di tre mesi per presentare ricorso al Tribunale di primo grado. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia presentato elementi di prova sufficienti a dimostrare che il comportamento della Commissione gli abbia privato del diritto di presentare ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado. Il Mediatore conclude pertanto che non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda tale affermazione.

Il parere circostanziato della Commissione

Nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione, la Commissione ha dichiarato di essere responsabile della propria gestione delle sue risorse limitate e che il numero considerevole di ricorsi e la possibilità di respingerli implicitamente mirano a garantire un margine di manovra al fine di stabilire le priorità in materia di buona amministrazione. La Commissione desiderava informare il Mediatore che, nei due anni precedenti, vi erano state cinque decisioni implicite di rigetto dei reclami su un totale di 1211 reclami presentati a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto (rispetto a una decisione implicita di rigetto di un reclamo nel 2003 e a quattro decisioni implicite di rigetto dei reclami nel 2004). Ciò ha chiaramente dimostrato un uso molto limitato da parte della Commissione della possibilità di adottare decisioni implicite di rigetto delle denunce.

La possibilità di decisioni implicite di rigetto dei reclami è prevista sia dallo statuto dei funzionari sia dagli ordinamenti giuridici nazionali di alcuni Stati membri. Questa possibilità non poteva pertanto essere considerata un caso di cattiva amministrazione. Ciò discende anche a contrario dalla giurisprudenza della Corte per quanto riguarda l’obbligo di motivare le decisioni, obbligo che non è previsto dall’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto. Secondo la Commissione, il denunciante, attraverso la sua denuncia, ha eluso i termini per i ricorsi di cui all'articolo 91 dello statuto. Tuttavia, tenuto conto del principio della necessità dei termini legali vincolanti, la decisione dell'amministrazione di respingere il reclamo del denunciante presentato ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto non può essere ulteriormente impugnata.

Tuttavia, la Commissione ha condiviso la preoccupazione del Mediatore in merito all'adozione di decisioni motivate e ha fatto riferimento all'articolo 25 dello statuto dei funzionari. Nel caso di specie, la decisione indicava i motivi su cui essa si basava fin dall’inizio, poiché, come ha affermato il denunciante, il motivo per cui la Commissione aveva deciso di non rimborsargli altre tre indennità giornaliere si basava sul fatto che egli aveva scelto di prenotare un biglietto aereo con la tariffa APEX - che lo costringeva a rimanere fino a domenica - piuttosto che su una normale spunta.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni del 14 dicembre 2005, il denunciante ha dichiarato che, come indicato nella sua lettera del 15 novembre 2005, non riteneva utile proseguire l’indagine sulla sua denuncia. Il denunciante ha inoltre sottolineato che il parere circostanziato della Commissione non riguardava la sua affermazione in base alla quale la Commissione non gli aveva fornito una risposta motivata al suo reclamo presentato ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto, nonostante il suo impegno e la sua apparente intenzione di farlo. Secondo il denunciante, la Commissione ha spiegato solo in termini generali la sua politica per quanto riguarda i reclami presentati a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto, senza tenere conto degli aspetti specifici del caso.

LA DECISIONE

1.1 Il denunciante è un funzionario della Commissione. Nel giugno 2002 è andato in missione. Secondo il denunciante, la scheda finanziaria corrispondente al suo ordine di missione non era conforme alla guida sulle missioni e l'importo del rimborso delle spese relative a tale missione non corrispondeva a quanto aveva speso. Il 14 marzo 2003 il denunciante ha presentato un reclamo ai sensi dell’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto. La sua denuncia non è mai stata inoltrata ai servizi competenti. Il 19 agosto 2003 il denunciante ha nuovamente presentato alla Commissione una denuncia ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2. Tale denuncia è stata registrata dalla Commissione il 28 agosto 2003. Il 15 luglio 2004 il denunciante ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito alla mancanza di una risposta motivata alla sua denuncia presentata a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto il 19 agosto 2003. Il denunciante ha chiesto di ricevere una risposta motivata al suo reclamo presentato ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto.

1.2 Nel suo parere, la Commissione ha affermato che la mancata risposta ad un reclamo presentato ai sensi dell'art. 90, n. 2, dello Statuto era considerata una decisione implicita di rigetto. La Commissione ha inoltre precisato che occorreva ricordare che, sebbene lo Statuto non la obbligasse a farlo, essa si sforzava di adottare una decisione motivata in tutti i ricorsi presentati dinanzi ad essa. Tuttavia, tenuto conto delle sue risorse limitate e dell'enorme numero di ricorsi, è accaduto che in questo caso questa pratica non potesse, in via eccezionale, essere seguita. La Commissione si è scusata per questo.

1.3 Il 22 luglio 2005, dopo aver esaminato il parere della Commissione e le osservazioni del denunciante, il Mediatore ha indirizzato alla Commissione un progetto di raccomandazione in base al quale quest'ultimo doveva fornire una risposta motivata alla denuncia presentata dal denunciante a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari.

1.4 Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha informato il Mediatore di essere responsabile della gestione delle sue limitate risorse. Essa ha aggiunto che la possibilità di respingere implicitamente i ricorsi mirava a garantire un margine di manovra al fine di stabilire le priorità in materia di buona amministrazione. La possibilità di decisioni implicite di rigetto dei ricorsi è prevista sia dallo statuto dei funzionari sia dagli ordinamenti giuridici nazionali di alcuni Stati membri. Questa possibilità non poteva pertanto essere considerata un caso di cattiva amministrazione. Nei due anni precedenti vi erano state cinque decisioni implicite di rigetto dei reclami su un totale di 1211 reclami presentati a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto (rispetto a una decisione implicita di rigetto di un reclamo nel 2003 e a quattro decisioni implicite di rigetto dei reclami nel 2004).

Tuttavia, la Commissione ha osservato di condividere la preoccupazione del Mediatore in merito alla questione delle decisioni motivate. Essa ha sostenuto che, nel caso di specie, la decisione oggetto della controversia era motivata.

1.5 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha dichiarato di non ritenere utile proseguire l'indagine sulla sua denuncia. Il denunciante ha tuttavia osservato che il parere circostanziato della Commissione non riguardava la sua affermazione, in base alla quale la Commissione non gli aveva fornito una risposta motivata al suo reclamo presentato ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto.

1.6 Il Mediatore osserva che la Commissione, nel suo parere circostanziato sul suo progetto di raccomandazione, mantiene la sua posizione, secondo cui l'assenza di risposta a una denuncia presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari non poteva essere considerata un caso di cattiva amministrazione. A tale riguardo, il Mediatore ritiene necessario sottolineare quanto segue:

1.7 Il Mediatore ricorda di aver basato il suo progetto di raccomandazione alla Commissione sui seguenti motivi: nelle sue decisioni sulle denunce 1479/99/(OV)MM e 729/2000/OV, il Mediatore ha ritenuto che fosse buona prassi amministrativa per l'autorità che ha il potere di nomina dare una risposta esplicita alle denunce presentate dal personale comunitario ai sensi dell'articolo 90 dello statuto dei funzionari. Egli ha inoltre osservato che, qualora l'autorità che ha il potere di nomina non lo faccia, l'interessato è tutelato da un ulteriore ritardo dalla regola secondo cui la mancata risposta costituisce una decisione negativa. Secondo il Mediatore, questa norma mira a fornire un rimedio giuridico a un funzionario qualora l'autorità che ha il potere di nomina non fornisca una risposta esplicita, ma non autorizzi l'autorità che ha il potere di nomina a discostarsi dall'obbligo di rispettare i principi di buona amministrazione. Il Mediatore ha pertanto ritenuto che la mancata risposta motivata della Commissione alla denuncia del denunciante presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari il 19 agosto 2003 costituisse un caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore osserva che la Commissione, nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione, non ha tenuto conto dei motivi da lui esposti nel suo progetto di raccomandazione.

1.8 Il Mediatore osserva inoltre che la Commissione sembrava sostenere che la possibilità di respingere implicitamente le denunce ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari era richiesta dalle sue risorse limitate e dalla necessità di garantire un margine di manovra e di stabilire le priorità in materia di buona amministrazione. Tuttavia, il numero estremamente limitato di decisioni implicite di rigetto, rispetto all’importo totale delle denunce presentate, sembrerebbe confermare che le risorse limitate della Commissione non obbligano quest’ultima ad astenersi dal fornire risposte esplicite a tali denunce. Va inoltre ricordato che la Commissione dispone di quattro mesi completi per fornire tale risposta. Il Mediatore ritiene inoltre che, sebbene si possa ammettere che la Commissione dovrebbe essere in grado di stabilire le priorità per quanto riguarda le denunce di cui all'articolo 90, paragrafo 2, che le vengono presentate, ciò non rende la decisione della Commissione di non fornire alcuna risposta a una particolare denuncia compatibile con i principi di buona amministrazione.

1.9 In terzo luogo, affermando che non vi possono essere casi di cattiva amministrazione in quanto la possibilità di decisioni implicite di rigetto è prevista dallo statuto dei funzionari (e dagli ordinamenti giuridici di alcuni Stati membri), la Commissione sembra sostenere che la cattiva amministrazione può esistere solo in caso di violazione delle disposizioni giuridiche. Tuttavia, il Mediatore desidera sottolineare al riguardo che, come chiarito dal Tribunale di primo grado, la nozione di cattiva amministrazione è più ampia della mera illegittimità (3). Mentre la cattiva amministrazione esiste certamente quando un'amministrazione viola le norme giuridiche che la vincolano, il fatto che una decisione sia conforme alla legge non esclude la constatazione di una cattiva amministrazione.

1.10 Nel suo parere sul progetto di raccomandazione, la Commissione ha inoltre sostenuto che la decisione contro la quale era stata presentata la denuncia ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, era motivata. Tuttavia, poiché lo scopo del procedimento di cui all’articolo 90, paragrafo 2, è quello di dare all’amministrazione la possibilità di riesaminare la decisione oggetto del reclamo, è evidente che non è sufficiente che la decisione stessa indichi i motivi su cui essa si fonda. Inoltre, se la Commissione ha ritenuto che tale decisione fosse corretta e contenesse tutte le spiegazioni necessarie, avrebbe dovuto essere tanto più facile per essa decidere in merito alla denuncia di cui all'articolo 90, paragrafo 2, e fornire al denunciante una risposta scritta a tale denuncia.

1.11 Infine, il Mediatore ritiene che, dato che la Commissione non era stata in grado di trattare correttamente la prima denuncia del denunciante a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, del 14 marzo 2003, sarebbe stata tanto più necessaria una risposta alla sua seconda denuncia a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, del 19 agosto 2003.

1.12 Alla luce delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore ribadisce il suo punto di vista secondo cui i principi di buona amministrazione impongono all'amministrazione di fornire una risposta scritta ai reclami presentatile a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari e che tale risposta deve essere fornita entro il termine di quattro mesi previsto da tale disposizione. Nel caso in esame, pertanto, la mancata risposta della Commissione al ricorso del denunciante del 19 agosto 2003 entro il termine di quattro mesi costituisce un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore formula un'osservazione critica in appresso.

2 Conclusione

2.1 Sulla base delle indagini del Mediatore in merito alla presente denuncia, è necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

A norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto, l'autorità che ha il potere di nomina notifica la propria decisione motivata alla persona che ha presentato un reclamo interno entro quattro mesi. Ciò è in linea con i principi di buona amministrazione. È vero che l’art. 90, n. 2, dello Statuto prevede che la mancata risposta entro il termine di quattro mesi previsto da tale disposizione è considerata una decisione negativa. Questa regola ha lo scopo di proteggere il cittadino quando un'amministrazione non rispetta i suoi obblighi legali. Essa non conferisce in alcun modo all'amministrazione il diritto di discostarsi dagli obblighi derivanti dai principi di buona amministrazione. La mancata risposta della Commissione alla denuncia presentata dal denunciante a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, del 19 agosto 2003 costituisce pertanto un caso di cattiva amministrazione.

2.2 L'articolo 3, paragrafo 7, dello statuto del Mediatore europeo prevede che, dopo aver formulato un progetto di raccomandazione e dopo aver ricevuto il parere circostanziato dell'istituzione o dell'organo interessato, il Mediatore trasmetta una relazione al Parlamento europeo e all'istituzione o all'organo interessato.

2.3 Nella sua relazione annuale per il 1998, il Mediatore ha sottolineato che la possibilità per lui di presentare una relazione speciale al Parlamento europeo ha un valore inestimabile per il suo lavoro. Aggiunge che le relazioni speciali non dovrebbero pertanto essere presentate troppo frequentemente, ma solo in relazione a questioni importanti in cui il Parlamento può intervenire per assistere il Mediatore (4). La relazione annuale per il 1998 è stata presentata al Parlamento europeo e da esso approvata.

2.4 Il Mediatore osserva tuttavia che, nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha dichiarato di non ritenere utile proseguire l'indagine sulla sua denuncia. Date le circostanze, il Mediatore conclude che non è opportuno presentare una relazione speciale al Parlamento europeo.

2.5 Il Mediatore invierà pertanto una copia di tale decisione alla Commissione e includerà una breve sintesi nella relazione annuale per il 2006 che sarà presentata al Parlamento europeo. Il Mediatore archivia quindi il caso.

2.6 Anche il Presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) La decisione è disponibile sul sito web del Mediatore europeo al seguente indirizzo: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/991479.htm.

(2) La decisione è disponibile sul sito web del Mediatore europeo al seguente indirizzo: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/000729.htm.

(3) Cfr. le cause riunite T-219/02 e T-337/02, Olga Lutz Herrera/Commissione, Racc. 2004, pag. II, punto 101. Cfr. anche la causa T-294/03, Jean-Louis Gibault/Commissione, sentenza del 31 maggio 2005 (non ancora pubblicata), punto 45.

(4) Relazione annuale 1998, pagg. 27-28.