Strasburgo, 15 dicembre 2005

Egregio signor G.,

Il 3 maggio 2004 Lei ha presentato, a nome della GFI Umwelt – Gesellschaft für Infrastruktur und Umwelt mbH, una denuncia al Mediatore europeo in merito a una richiesta di accesso a documenti.

Il 19 maggio 2004 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 25 agosto 2004. Le ho trasmesso il 30 agosto 2004 con un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 27 settembre 2004. In tali osservazioni, Lei ha presentato un'ulteriore accusa.

Il 20 ottobre 2004 ho chiesto alla Commissione di fornirmi ulteriori informazioni in merito al Suo caso e di commentare l'ulteriore affermazione da Lei sollevata. La Commissione ha inviato la sua risposta il 14 dicembre 2004. Le ho trasmesso il 14 dicembre 2004 con un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 30 dicembre 2004.

Il 18 gennaio 2005 ho chiesto alla Commissione di accedere al suo fascicolo. Il controllo dei documenti pertinenti è stato effettuato dai miei servizi il 22 febbraio 2005. Una copia della presente relazione Le è stata trasmessa il 28 febbraio 2005 con l'invito a formulare osservazioni, da Lei inviato il 9 marzo 2005.

Il 29 aprile 2005 ho indirizzato un progetto di raccomandazione alla Commissione, chiedendo che il parere circostanziato di quest'ultima fosse presentato entro il 31 luglio 2005.

Con nota del 5 agosto 2005, il Segretariato generale della Commissione mi ha informato che il parere circostanziato sarebbe stato rinviato.

Il 31 agosto 2005 Lei ha scritto per chiedere se la risposta della Commissione fosse stata ricevuta. Questa lettera è pervenuta al mio ufficio il 7 settembre 2005. In una conversazione telefonica con l'onorevole Grill dei miei servizi, lei è stato informato lo stesso giorno che il parere circostanziato della Commissione non era ancora stato ricevuto.

Il parere circostanziato della Commissione mi è pervenuto il 6 ottobre 2005 (originale inglese) e il 24 ottobre 2005 (traduzione tedesca). Le ho trasmesso il 13 ottobre 2005 (originale inglese) e il 25 ottobre 2005 (traduzione tedesca) con un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 7 novembre 2005.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Introduzione

La presente denuncia riguarda un'altra denuncia (denuncia 402/2004/GG) presentata dallo stesso denunciante, una società tedesca.

Denuncia 402/2004/GG

Il 3 agosto 1999 la Commissione ha concluso un contratto di servizi con la Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH ("RRI", una società tedesca) in qualità di capofila di un consorzio comprendente il denunciante. Il contratto prevedeva la fornitura di due esperti dell'UE, un co-direttore e un responsabile finanziario/amministrativo per l'assistenza tecnica al progetto integrato UE-Cina Liaoning per l'ambiente (LIEP), lotto a: Gestione dell'Ufficio del programma e del progetto di sensibilizzazione ambientale. Il sig. W., esperto alle dipendenze del denunciante, è diventato direttore finanziario/amministrativo nel settembre 2000. A seguito di un addendum al contratto firmato nel settembre 2001, il sig. W. è diventato co-direttore aggiunto.

Il 15 settembre 2003 la delegazione della Commissione a Pechino ha informato RRI, con lettera raccomandata, di aver deciso di risolvere il contratto sulla base dell’articolo 15 di quest’ultimo e sulla base del fatto che il vicecodirettore non aveva assolto i suoi compiti, come modificato nell’addendum n. 2. La Commissione ha spiegato che in due lettere inviate il 6 giugno 2002 e il 30 gennaio 2003 aveva sottolineato che i servizi forniti dal denunciante non erano stati prestati in modo soddisfacente per la Commissione e aveva avvertito che, a meno che il vicecodirettore non avesse assolto le sue funzioni, avrebbe considerato il consorzio guidato da RRI come una violazione del contratto.

In una lettera inviata il 22 settembre 2003, RRI ha contestato tale decisione e ha chiesto alla Commissione di fornire informazioni più precise sulle sue motivazioni. Nella sua risposta del 26 settembre 2003, la delegazione ha sottolineato che il vicecodirettore aveva, tra l'altro, la "responsabilità in materia di appalti e appalti". Secondo la delegazione, l'esperto del denunciante non aveva adempiuto a tale obbligo.

Il 10 novembre 2003 la RRI ha inviato un'ulteriore lettera alla delegazione. Nella sua risposta del 18 novembre 2003, la delegazione non ha fornito ulteriori dettagli sui motivi della sua decisione di risolvere il contratto.

A seguito della risoluzione del contratto di assistenza tecnica, il denunciante ha ritenuto necessario risolvere il suo contratto di lavoro con il sig. W. Quest’ultimo ha impugnato tale decisione dinanzi all’Arbeitsgericht (Tribunale del lavoro) di Bonn (Germania). È emerso che, nel corso del presente procedimento, il denunciante doveva fornire informazioni dettagliate in merito al presunto rifiuto del sig. W. di svolgere le sue funzioni.

Nella denuncia 402/2004/GG, il denunciante ha affermato in sostanza che la Commissione non aveva fornito informazioni sufficientemente precise sui motivi della risoluzione del contratto di assistenza tecnica.

Il Mediatore ha deciso di condurre un'indagine. Egli ha quindi trasmesso la denuncia alla Commissione per parere. Tale parere è stato quindi trasmesso al denunciante per le sue osservazioni. Sulla base dei risultati di tali indagini, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avesse fornito informazioni sufficientemente precise sui motivi della risoluzione del contratto e che pertanto non vi fosse cattiva amministrazione per quanto riguarda l'asserzione formulata dal denunciante. Il caso è stato pertanto chiuso con decisione del 12 agosto 2004 (1).

Lettera del denunciante del 19 marzo 2004

Nella sua denuncia, il denunciante aveva indicato di aver presentato, sulla base del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (2) ("regolamento 1049/2001"), una richiesta di accesso ai documenti relativi alla risoluzione del contratto alla Commissione lo stesso giorno in cui aveva scritto al Mediatore (5 febbraio 2004).

In un’ulteriore lettera del 19 marzo 2004, il denunciante ha informato il Mediatore che tale richiesta era stata respinta il 26 febbraio 2004, che il 4 marzo 2004 era stata presentata una domanda di conferma e che l’indagine del Mediatore doveva essere estesa in modo da coprire il rifiuto della Commissione di concedere l’accesso.

Dato che il periodo di tempo entro il quale la Commissione doveva trattare la domanda di conferma a norma del regolamento 1049/2001 (15 giorni lavorativi dopo la registrazione) non era ancora scaduto al momento in cui il denunciante aveva scritto la presente lettera, il Mediatore ha informato il denunciante che non era ancora in grado di trattare questa ulteriore affermazione, ma che il denunciante poteva ripresentare la questione non appena fosse scaduto il termine pertinente se la Commissione non avesse ancora risposto.

Sulla presente censura

Con lettera del 3 maggio 2004, il denunciante ha rinnovato la sua denuncia per quanto riguarda la questione dell'accesso ai documenti, sottolineando che la domanda di conferma era stata respinta il 26 aprile 2004. La presente lettera è stata pertanto registrata come nuova denuncia (denuncia 1368/2004/GG).

Nella sua decisione, la Commissione ha operato una distinzione tra tre categorie di documenti. I documenti appartenenti alle prime due categorie (1: documenti contrattuali; 2: La corrispondenza relativa all'esecuzione del contratto) è stata elencata, mentre i documenti della categoria 3 sono stati citati solo in termini generali ("varia corrispondenza, principalmente via e-mail, tra varie persone in relazione all'esecuzione del contratto"). La Commissione ha sostenuto che la questione dell’accesso non poteva essere presa in considerazione per quanto riguarda determinati richiedenti, dato che i documenti divulgati appartenevano al pubblico dominio ed erano quindi accessibili a tutti.

Dopo aver ritenuto che il denunciante dovesse già essere in possesso dei documenti appartenenti alle prime due categorie, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni in merito all'insieme dei documenti.

I documenti contenevano informazioni di natura commerciale sulle società, gli esperti e le persone coinvolte. La concessione dell'accesso a tali documenti è stata pertanto impedita dall'articolo 4, paragrafo 2 del regolamento, secondo il quale l'accesso è rifiutato qualora la divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela degli interessi commerciali.

La divulgazione pregiudicherebbe anche la tutela della vita privata e dell'integrità delle singole persone. Ciò era particolarmente vero per i documenti contenenti i nomi di determinate persone (in alcuni casi anche i loro curricula vitae). Si applicava pertanto anche l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento.

Non è stato possibile concedere un accesso parziale, dato che tutte le informazioni contenute in tali documenti per quanto riguarda l'esecuzione del contratto erano coperte dalla necessità di tutelare gli interessi commerciali delle persone interessate. Non vi era nulla che suggerisse l'esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha riconosciuto di essere in possesso dei documenti appartenenti alle prime due categorie, ma non di quelli appartenenti alla terza categoria. Ha sottolineato di non essere interessata ad alcun documento riguardante terzi, ma solo a quelli relativi alla risoluzione del suo "proprio" contratto. Il denunciante ha inoltre sostenuto che il ragionamento della Commissione per quanto riguarda la tutela della vita privata e dell'integrità del sig. W. era "grottesco". Essa ha sottolineato che la Commissione aveva giustificato la sua risoluzione del contratto con l’asserita condotta illecita del sig. W. e aveva quindi contestato l’integrità di quest’ultimo in modo molto peggiore di quanto avrebbe potuto fare qualsiasi accesso ai documenti.

Il denunciante ha inoltre sostenuto che l'approccio della Commissione renderebbe il regolamento (CE) n. 1049/2001 privo di oggetto, dato che la maggior parte dei documenti riguarda gli interessi personali o commerciali di terzi.

Il denunciante ha quindi sostanzialmente sostenuto che la Commissione non aveva rispettato il regolamento 1049/2001 rifiutando di concedere l'accesso ai documenti da essa richiesti con lettere del 5 febbraio 2004 e del 4 marzo 2004. Essa ha chiesto alla Commissione di concedere l’accesso ai documenti pertinenti.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni.

Le responsabilità modificate del sig. W. erano state stabilite in un addendum al contratto. Tuttavia, il sig. W. non si era mai assunto le nuove responsabilità, forse perché il suo contratto di lavoro con il consorzio non era stato modificato per rispecchiare il nuovo mandato. La delegazione ha cercato di chiarire la questione, ma non ha mai ricevuto una risposta chiara. Questa situazione aveva portato a denunce da parte del nuovo co-direttore e del direttore cinese. Alla fine, la Commissione aveva deciso di risolvere il contratto.

La richiesta di accesso riguardava scambi, principalmente per posta elettronica, tra altre persone coinvolte nell’attuazione del programma, sottolineando il fatto che il sig. W. non si era assunto le nuove responsabilità derivanti dall’aggiornamento del suo posto nel mandato modificato. La divulgazione di questi messaggi sarebbe dannosa per il sig. W. in quanto individuo. Ciò pregiudicherebbe sia la sua integrità personale sia i suoi interessi commerciali per quanto riguarda la sua posizione sul mercato del lavoro. La Commissione riteneva di dover tutelare gli interessi commerciali del sig. W., e non quelli di qualsiasi altra parte. Non vi era motivo di ritenere che il sig. W. fosse personalmente responsabile del mancato rispetto del nuovo mandato. Il suo rifiuto di assumere le nuove responsabilità potrebbe essere dovuto alla sua posizione contrattuale con RRI o il denunciante.

Una volta che un documento è stato rilasciato a un richiedente, è diventato di dominio pubblico e l'accesso dovrebbe essere concesso a qualsiasi altro richiedente. Era evidente che i documenti ai quali il denunciante chiedeva l'accesso non potevano essere resi di pubblico dominio. Lo scopo della richiesta era quello di utilizzare i documenti nei procedimenti giudiziari contro il sig. W. Ciò non aveva nulla a che fare con l’apertura e l’interesse pubblico alla divulgazione dei documenti in possesso delle istituzioni.

Sulla base delle considerazioni di cui sopra, la Commissione ha mantenuto la sua decisione di non divulgare i documenti al denunciante. Essa ha aggiunto che i documenti potevano essere messi a disposizione di un’autorità giudiziaria solo a seguito di un’ingiunzione del giudice a produrli.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni.

Il parere della Commissione secondo cui il comportamento del sig. W. doveva essere spiegato dal suo presunto contratto di lavoro insoddisfacente con il denunciante era puramente speculativo. L’11 aprile 2002 il denunciante aveva informato la Commissione, dopo aver contattato il sig. W., che quest’ultimo era ben consapevole delle sue responsabilità. La sua richiesta di accesso alle relazioni di missione relative al progetto o almeno ai suoi estratti riguardanti le asserite scarse prestazioni del sig. W. era stata tuttavia respinta. Il 5 febbraio 2003 il consorzio aveva dichiarato, come richiesto dalla delegazione: "Si prega di notare che l'accordo contrattuale tra il sig. [W.] e [il denunciante] non può provocare ostacoli al progetto."

Il denunciante ha sottolineato che la posizione adottata dalla Commissione per quanto riguarda l'accesso ai documenti la induceva a ritenere che la risoluzione del contratto in questione a causa della presunta inattività del sig. W. non fosse conforme alla legge. Ha pertanto chiesto al Mediatore di includere tale questione nella sua indagine. In tale contesto, il denunciante ha sostenuto che era strano che la risoluzione del contratto fosse stata decisa dopo che il nuovo co-direttore e il direttore cinese si erano lamentati. Il denunciante ha sottolineato che il nuovo co-direttore era un dipendente di una società in concorrenza con il consorzio.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini.

Richiesta di informazioni supplementari e di un parere complementare

Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione (1) di spiegare perché il fatto che il denunciante intendesse utilizzare i documenti a cui aveva chiesto l'accesso nei procedimenti giudiziari dovrebbe essere rilevante per il trattamento da parte della Commissione delle richieste presentate a norma del regolamento 1049/2001 e (2) di fornirgli un elenco dei documenti che rientrano nella categoria 3 unitamente all'indicazione, per ciascun documento o categoria di documenti, dell'eccezione o delle eccezioni previste dal regolamento 1049/2001 in base alle quali la Commissione ritiene che non possa essere concesso l'accesso al denunciante.

Il Mediatore ha inoltre chiesto alla Commissione di fornire un parere sull'ulteriore affermazione del denunciante secondo cui la risoluzione del contratto in questione a causa del comportamento del sig. W. non era stata conforme alla legge.

Risposta della Commissione

Nella sua risposta, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni.

Per quanto riguarda la questione dell'accesso ai documenti

A norma dell'articolo 6, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, il richiedente non era tenuto a motivare la richiesta di accesso ai documenti. Gli interessi del richiedente non erano pertanto pertinenti in tale contesto. Ciò che la Commissione aveva inteso, facendo riferimento all’uso che il denunciante intendeva fare dei documenti pertinenti, era che tale scopo non poteva essere considerato un interesse pubblico prevalente che prevalesse sulla necessità di tutelare gli interessi commerciali dell’altra parte nel procedimento.

La categoria 3 dei documenti, cui il denunciante aveva chiesto l'accesso, comprendeva 16 documenti (3). La divulgazione di tali documenti pregiudicherebbe la tutela della "privacy e dell'integrità dell'individuo, in particolare in conformità della legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali" (articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001). La divulgazione di tali dati potrebbe aver luogo solo se fossero soddisfatte le condizioni per il trattamento dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (4). L'articolo 8, lettera b), del presente regolamento imponeva al richiedente di dimostrare la necessità del trasferimento dei dati personali e all'istituzione di accertarsi che il trasferimento non pregiudicasse i legittimi interessi dell'interessato.

Per quanto riguarda l'ulteriore affermazione del denunciante

Il contratto di servizi, che prevedeva la fornitura di due esperti dell'UE (un codirettore e un direttore finanziario/amministrativo), era stato firmato il 3 agosto 1999. L’8 settembre 2000 la RRI aveva annunciato che, per motivi familiari, l’esperto finanziario/amministrativo doveva dimettersi alla fine dell’ottobre 2000 e aveva proposto il sig. W. come suo sostituto. La Commissione era d'accordo.

In seguito alla sostituzione del codirettore, la Commissione, in una lettera del 10 agosto 2001, aveva proposto alla RRI di migliorare lo status e le responsabilità del sig. W.. RRI l'aveva accettato. Ciò aveva portato alla firma di un addendum (addendum n. 2) al contratto di servizi il 3 settembre 2001. In questo addendum, le responsabilità del direttore finanziario/amministrativo sono state aumentate in modo molto dettagliato, compresa la clausola (all'articolo 1.2.2 del mandato) che "condividerà la responsabilità della firma (per quanto riguarda, ad esempio, gli aspetti relativi agli appalti, le richieste di trasferimento, la gestione dei conti e dei contratti) con il direttore cinese". Tra le responsabilità e le funzioni a lui affidate c'erano "l'approvvigionamento e la responsabilità contrattuale". Un'altra funzione importante è stata quella di "sostituire, ad interim, il co-direttore della CE, caposquadra" (articolo 4, paragrafo 1, del mandato). Il direttore finanziario/amministrativo (sig. W.) era quindi divenuto di fatto vicedirettore e la sua tariffa era stata aumentata.

Il 2 aprile 2002 la Commissione aveva scritto alla RRI per contestare al sig. W. il mancato adempimento delle sue nuove responsabilità e funzioni. La RRI era, ai sensi dell’articolo 6 del contratto, l’unico punto di contatto per quanto riguarda le comunicazioni relative al contratto. Il 6 giugno 2002 tali preoccupazioni erano state nuovamente sollevate. Tuttavia, la situazione non era cambiata.

Il 30 gennaio 2003 la Commissione aveva nuovamente avvertito RRI che sarebbe stata dichiarata inadempiente se la situazione non fosse cambiata. Nella sua risposta del 5 febbraio 2003, la RRI aveva promesso di chiarire la questione non appena il sig. W. fosse tornato dalle sue vacanze. La situazione, tuttavia, non era cambiata e il signor W. aveva continuato a rimandare l'assunzione di tutte le nuove responsabilità. Le denunce al riguardo continuavano a pervenire alla delegazione da tutte le parti interessate (codirettrice cinese e codirettrice dell'UE), che sono state costrette a farsi carico di questo carico di lavoro supplementare.

Il 15 settembre 2003 la delegazione aveva risolto il contratto conformemente all'articolo 15 dello stesso.

La Commissione ha concluso dichiarando di ritenere di aver agito conformemente alle disposizioni del contratto che aveva concluso con il consorzio guidato da RRI.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato che sei degli otto documenti rientranti nella categoria 3 e risalenti al 2003 provenivano dal codirettore dell'UE, un dipendente di un'impresa concorrente. Il denunciante ha inoltre sottolineato che, se i documenti pertinenti dovessero effettivamente contenere dati privati, la Commissione era libera di cancellare tali parti dei documenti. Essa ha tuttavia sostenuto che, per quanto riguarda il sig. W., quest’ultimo non aveva agito come un privato nell’ambito del contratto in questione, bensì come un dipendente del denunciante.

L'esame del fascicolo della Commissione

Il 22 febbraio 2005 i servizi del Mediatore hanno esaminato il fascicolo della Commissione. In tale occasione, il personale del Mediatore ha sottolineato che la Commissione aveva identificato i documenti contenuti nel fascicolo come riservati e che pertanto non sarebbe stata effettuata alcuna copia. In risposta a un quesito in tal senso rivolto loro dal personale del Mediatore, i rappresentanti della Commissione presenti all'ispezione hanno spiegato che la Commissione ha mantenuto il suo parere secondo cui l'accesso ai documenti pertinenti doveva essere negato sulla base sia dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), sia dell'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento 1049/2001, nonostante il fatto che solo la prima di queste eccezioni fosse stata menzionata nella lettera della Commissione del 2 dicembre 2004.

Osservazioni del denunciante

Una copia della relazione sull'ispezione è stata inviata al denunciante per le sue osservazioni.

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato che la sua posizione è rimasta invariata. Dato che il Mediatore aveva ora visionato i documenti pertinenti, il denunciante gli ha chiesto (1) se tali documenti contenessero elementi sufficienti a giustificare la risoluzione del contratto; 2) se le affermazioni eventualmente contenute in tali documenti avrebbero potuto essere risolte e confutate se la Commissione avesse concesso l'accesso a tali documenti in tempo utile; 3) se i documenti contenessero dati personali relativi a terzi e se la Commissione avesse sufficientemente ritenuto che il sig. W. avesse agito in qualità di dipendente del denunciante; 4) se vi fossero motivi o giustificazioni per considerare i documenti riservati; (5) se la Commissione avesse tenuto conto del fatto che considerare riservati i documenti ostacolava soltanto la concessione dell'accesso, a norma dell'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, qualora tali documenti riguardassero questioni di pubblica sicurezza, di difesa o militari; e (6) se vi fossero indicazioni che suggerissero che la Commissione stesse cercando di coprire una cattiva amministrazione o un'influenza sfavorevole da parte dei concorrenti.

PROGETTO DI RACCOMANDAZIONE DELL'OBBLIGATORE

Il progetto di raccomandazione

Dopo aver esaminato tutti gli elementi di prova che gli erano stati presentati o che erano stati raccolti dai suoi servizi, il Mediatore è giunto alla conclusione che, sebbene non vi fosse alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda la risoluzione del contratto, la Commissione non aveva fornito una spiegazione ragionevole del suo rifiuto di concedere l’accesso ai documenti pertinenti. Secondo il Mediatore, si trattava di cattiva amministrazione.

Tale conclusione si basava sulle seguenti considerazioni:

1 Il Mediatore non è in grado di concordare con la posizione assunta dalla Commissione per quanto riguarda l'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001. Va innanzitutto osservato che i documenti pertinenti riguardano l'attuazione di un progetto finanziato dall'UE. Il sig. W. era una delle persone che erano state reclutate a tal fine. È quindi difficile capire come la divulgazione di documenti relativi all'attuazione di questo progetto possa compromettere la tutela della "privacy" o dell'"integrità" del sig. W. Il Mediatore osserva inoltre che i documenti pertinenti confermano solo l'argomentazione della Commissione secondo cui il sig. W. non aveva assolto tutte le responsabilità che gli erano state affidate dal contratto. Dato che la Commissione ha formulato la sua argomentazione nel suo parere, un documento accessibile al pubblico, è difficile vedere quali ulteriori danni la divulgazione dei documenti pertinenti potrebbe arrecare al diritto del sig. W. alla vita privata e all'integrità. Tuttavia, anche supponendo che la divulgazione dei documenti possa incidere sulla vita privata o sull'integrità del sig. W., il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia adeguatamente preso in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale, ad esempio concedendo l'accesso alle versioni dei documenti in cui il nome del sig. W. è stato cancellato.

2 Più in generale, la posizione assunta dalla Commissione nel caso di specie potrebbe essere intesa nel senso che, qualora il nome di una persona (che costituisce un dato personale) sia menzionato in un documento in possesso della Commissione, tale documento può essere divulgato solo se la persona che chiede l'accesso dimostra la necessità che gli siano trasferiti i dati personali, conformemente all'articolo 8, lettera b), del regolamento n. 45/2001. Dato che la maggior parte dei documenti contiene nomi, tale interpretazione priverebbe il diritto di accesso del pubblico ai documenti della maggior parte del suo significato, sebbene si tratti di un diritto fondamentale riconosciuto dall'articolo 42 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea. In tale contesto va osservato in particolare che l'articolo 6, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che il richiedente che chiede l'accesso a documenti in possesso di un'istituzione comunitaria non deve fornire alcuna motivazione. L'opinione della Commissione secondo cui una persona che richiede l'accesso a un documento deve dimostrare la necessità di ricevere un nome, ogni volta che il documento pertinente contiene tale nome, è difficile da conciliare con questa disposizione.

3 A scanso di equivoci, il Mediatore desidera sottolineare di essere d'accordo sul fatto che la necessità di tutelare la vita privata di una persona può rendere necessario che un'istituzione comunitaria non divulghi il nome di tale persona quando gli viene chiesto di accedere a un documento contenente il nome di tale persona. Il Mediatore ritiene tuttavia che tale decisione debba basarsi sui fatti del singolo caso e che debba essere adottata tenendo debitamente conto del fatto che le eccezioni al diritto di accesso devono essere interpretate restrittivamente. Ritiene inoltre che la possibilità di concedere un accesso parziale debba essere esaminata con particolare attenzione in tali casi.

4 La Commissione ha inoltre invocato l'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, secondo il quale l'accesso può essere rifiutato qualora la divulgazione arrechi pregiudizio agli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica. In tale contesto, va osservato che la Commissione ha sottolineato che erano gli interessi commerciali del sig. W. e di nessun'altra persona che essa aveva in mente. Tuttavia, è difficile capire quali potrebbero essere gli interessi commerciali del sig. W. che la Commissione pretende di difendere. Come menzionato in precedenza, i documenti pertinenti corroborano unicamente l'argomento della Commissione secondo cui il sig. W. non aveva adempiuto a tutte le responsabilità che gli erano state affidate dal contratto. Dato che la Commissione ha formulato la sua argomentazione nel suo parere, che è un documento accessibile al pubblico, è difficile vedere quali ulteriori danni la divulgazione dei documenti pertinenti potrebbe arrecare ai presunti interessi commerciali del sig. W.. Va inoltre osservato che la Commissione ha sottolineato che non vi era motivo di ritenere che il sig. W. fosse personalmente responsabile del mancato rispetto del nuovo mandato. Alla luce di ciò, è ancora più difficile comprendere in che modo la divulgazione dei documenti possa pregiudicare gli interessi commerciali del sig. W..

Il 29 aprile 2005 il Mediatore ha pertanto indirizzato alla Commissione, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, del suo statuto, il seguente progetto di raccomandazione (5):

La Commissione dovrebbe riconsiderare la richiesta di accesso ai documenti presentata dal denunciante.

Il parere circostanziato

Nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni.

La Commissione era convinta di aver trattato correttamente la richiesta di accesso ai documenti del denunciante e di aver debitamente motivato la sua decisione di non divulgare i 16 documenti in questione (di cui ha fornito un elenco). Essa aveva tuttavia riconsiderato la richiesta del denunciante, in uno spirito di buona cooperazione.

La Commissione non ha ritenuto che, ogniqualvolta un documento contenesse il nome di una persona, esso non dovesse essere divulgato. Essa ha ritenuto che le informazioni relative a una persona identificata o identificabile debbano essere trattenute, ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001, qualora la divulgazione pregiudichi la vita privata o l'integrità della persona o costituisca altrimenti un trattamento illecito di dati personali ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001. A norma dell'articolo 4, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1049/2001, l'accesso parziale potrebbe essere concesso cancellando i dati personali.

Qualora non sia stato possibile concedere l'accesso ai dati personali a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, la possibilità di trasferire i dati a un destinatario specifico per una finalità specifica dovrebbe essere presa in considerazione a norma del regolamento (CE) n. 45/2001. A norma del presente regolamento, è stato necessario stabilire la necessità di trasferire i dati.

Poiché una domanda di accesso a documenti non doveva essere giustificata, un documento che era stato divulgato a un richiedente doveva di conseguenza essere divulgato a qualsiasi altro richiedente. Pertanto, nel valutare il danno che potrebbe essere causato dall'accoglimento di una domanda di accesso, la Commissione ha dovuto considerare le conseguenze della divulgazione al pubblico.

La Commissione ha ritenuto che, nel caso di specie, la divulgazione dei documenti danneggerebbe la reputazione dell’esperto. Ciò pregiudicherebbe la tutela della sua integrità e dei suoi interessi commerciali, in quanto potrebbe metterlo in una posizione sfavorevole sul mercato del lavoro.

Ad eccezione del documento n. 13 dell'elenco, tutti i documenti contenevano parti che erano state redatte da persone esterne alla Commissione. Poiché la Commissione aveva ritenuto che non fosse chiaro se i documenti dovessero o meno essere divulgati, gli autori dovevano essere consultati a norma dell'articolo 4, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tuttavia, poiché la Commissione non era stata in grado di contattare tali autori, essa doveva tener conto dei loro legittimi interessi sulla base delle informazioni a sua disposizione.

Dopo aver riesaminato ciascuno dei documenti in questione, la Commissione è rimasta convinta che la divulgazione integrale avrebbe compromesso la tutela dell'integrità dell'esperto del denunciante e dei suoi interessi commerciali. Tuttavia, in sede di riesame dei documenti, la Commissione aveva preso in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale.

La Commissione aveva ripetutamente affermato che l'esperto del denunciante non aveva assolto i nuovi compiti, che erano stati inclusi nel mandato riveduto. Nella misura in cui i documenti riflettessero questo stato di cose, il loro contenuto potrebbe essere divulgato. Tuttavia, la divulgazione di documenti contenenti accuse riguardanti l'esperto del denunciante, che andava oltre la dichiarazione di cui sopra, danneggerebbe chiaramente la reputazione di questa persona.

La Commissione ha inoltre ritenuto che la divulgazione dell'identità del codirettore dell'UE pregiudicherebbe la tutela della sua integrità, dal momento che il suo nome è apparso in relazione alle accuse relative all'inadeguata esecuzione degli obblighi contrattuali. Inoltre, per quanto riguarda i documenti nn. 1, 2 e 6, la Commissione ha ritenuto che i nomi delle persone che si limitavano ad eseguire il trasferimento di documenti per conto di terzi compromettessero la loro reputazione.

Per tutti i motivi di cui sopra, la Commissione ha ritenuto di non poter rivelare l'identità delle seguenti persone: 1) l'esperto; (2) il co-direttore dell'UE; (3) la persona di contatto nell'ufficio del datore di lavoro del co-direttore; e 4) una persona che ha avuto una corrispondenza con l'esperto per conto di un contraente.

Su tale base, la Commissione ha assunto la seguente posizione:

(1) Il contenuto dei documenti nn. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 e 13 poteva essere divulgato in una versione espunta dalla quale erano stati cancellati i nomi di alcune persone.

(2) I documenti nn. 4, 5, 7 e 8 contenevano passaggi non correlati alla richiesta di accesso del denunciante. Questi messaggi erano stati lasciati fuori dai documenti. Il contenuto delle restanti parti potrebbe essere divulgato in una versione espunta da cui i nomi di alcune persone erano stati cancellati.

(3) Nei documenti nn. 3, 4 e 5, il nome di una società appaltante era stato cancellato al fine di tutelare i suoi interessi commerciali, poiché tale società era stata menzionata in relazione a un problema amministrativo. Inoltre, anche gli importi degli anticipi versati al denunciante e a un'altra società erano stati cancellati, per lo stesso motivo.

(4) L'accesso doveva essere rifiutato ai documenti nn. 14, 15 e 16, poiché la loro divulgazione avrebbe compromesso la tutela di un individuo identificato, nonché i suoi interessi commerciali. Poiché tali lettere non contenevano altri elementi oltre alle asserzioni relative a una persona identificabile, non è stato possibile concedere un accesso parziale.

La Commissione ha allegato versioni modificate dei documenti ai quali è stato concesso un accesso parziale.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato di aver accolto con favore le concessioni fatte dalla Commissione, ma ha sottolineato che non si sono spinte abbastanza lontano.

Il denunciante ha formulato le seguenti osservazioni specifiche sul parere circostanziato.

Non è stato possibile vedere come la divulgazione del nome del co-direttore dell'UE possa minacciare l'integrità di quest'ultimo. I rimproveri di questa persona sembrano aver svolto un ruolo importante per quanto riguarda la decisione della Commissione di risolvere il contratto. Si doveva presumere che la Commissione continuasse a ritenere che tali rimproveri fossero fondati.

Per quanto riguarda la consultazione di terzi, occorre tener conto del fatto che la richiesta di accesso era già stata presentata nel febbraio 2004. Era del tutto inconcepibile che la Commissione non avrebbe potuto ottenere l'accordo di tali terzi per quanto riguarda la divulgazione dei documenti pertinenti, tanto più che l'autore di molti di questi documenti era il codirettore dell'UE che sembrava aver lavorato al LIEP fino all'agosto 2004. Tuttavia, se la Commissione dovesse almeno garantire che i documenti provenienti dal codirettore dell'UE indichino almeno il titolo di quest'ultimo, il denunciante non insisterebbe sulla divulgazione del nome.

Non vi è stata alcuna obiezione alla cancellazione dei nomi della persona di contatto nell'ufficio del datore di lavoro del co-direttore e di una persona che aveva corrisposto con l'esperto per conto di un contraente o alla cancellazione dei dettagli contrattuali.

Non vi era tuttavia alcun motivo per giustificare la cancellazione del nome del sig. W., esperto del denunciante. I documenti pertinenti descrivevano elementi puramente fattuali, vale a dire il fatto che talune prestazioni di servizi non erano state fornite. Tuttavia, su tale base, la Commissione poteva solo rimproverare alla sua controparte contrattuale l’inadempimento del contratto. La Commissione non è stata in grado di rispondere alla domanda se la colpa di tale omissione ricadesse sul denunciante o sull'esperto del denunciante. I tribunali del lavoro tedeschi avevano competenza esclusiva per rispondere a tale questione e i procedimenti pendenti dinanzi a tali tribunali erano l'unico foro in cui l'integrità dell'esperto del denunciante, che era stata messa in dubbio dalla decisione della Commissione di risolvere il contratto, poteva essere ripristinata.

Per quanto riguarda i documenti nn. 14-16, la Commissione aveva sostenuto che la divulgazione di documenti contenenti affermazioni riguardanti l'esperto, che andava oltre la dichiarazione di non aver assolto i compiti derivanti dal nuovo mandato, avrebbe chiaramente danneggiato tale persona. E' stato sorprendente. La sua domanda di accesso perseguiva l’esclusivo scopo di ottenere l’accesso ai documenti sui quali era stata fondata la decisione di risoluzione del contratto. È stata la Commissione a fare riferimento ai documenti nn. 1-16 come pertinenti in tale contesto. Il fatto che la Commissione abbia ora fatto riferimento a ulteriori accuse contro l'esperto del denunciante ha suggerito che la Commissione aveva risolto il contratto (anche) per motivi diversi da quello indicato nella lettera che la Commissione aveva inviato all'epoca. Non vi era alcun motivo per negare l’accesso ai documenti pertinenti. Il Mediatore dovrebbe pertanto cercare di far sì che la Commissione conceda l'accesso ai documenti nn. 14-16.

LA DECISIONE

1 Osservazioni introduttive

1.1 La presente denuncia è stata presentata da una società tedesca. Nel 1999 la Commissione ha concluso un contratto di servizi con la Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH ("RRI", una società tedesca) in qualità di capofila di un consorzio comprendente il denunciante. Il contratto prevedeva la fornitura di due esperti dell'UE, un co-direttore e un responsabile finanziario/amministrativo per un progetto in Cina. Il sig. W., esperto alle dipendenze del denunciante, è stato nominato direttore finanziario/amministrativo nel settembre 2000. A seguito di un addendum (addendum n. 2) al contratto firmato nel settembre 2001, il sig. W. è divenuto effettivamente co-direttore aggiunto. Il 15 settembre 2003 la delegazione della Commissione a Pechino ha informato la RRI di aver deciso di risolvere il contratto in quanto il vicecodirettore non aveva assolto i suoi compiti, come modificato nell’addendum n. 2. Il denunciante ha successivamente chiesto alla Commissione l'accesso ai documenti su cui si basava tale risoluzione. Tale richiesta è stata respinta dalla Commissione.

1.2 Nella sua denuncia al Mediatore, presentata nel maggio 2004, il denunciante sosteneva, in sostanza, che la Commissione, rifiutando di concedere l'accesso ai documenti pertinenti, non aveva rispettato il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (6) ("regolamento 1049/2001").

1.3 Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione in merito a tale denuncia, il denunciante ha presentato un'ulteriore affermazione secondo cui la risoluzione del contratto in questione a causa del comportamento del sig. W. non era stata conforme alla legge. Il Mediatore ha deciso di includere tale affermazione nella sua indagine e ha chiesto alla Commissione un parere complementare.

1.4 Successivamente, il Mediatore ha proceduto a un'ispezione del fascicolo della Commissione. Nelle sue osservazioni sulla relazione relativa a tale ispezione, il denunciante ha chiesto al Mediatore (1) se tali documenti contenessero elementi sufficienti a giustificare la risoluzione del contratto; 2) se le affermazioni eventualmente contenute in tali documenti avrebbero potuto essere risolte e confutate se la Commissione avesse concesso l'accesso a tali documenti in tempo utile; 3) se i documenti contenessero dati personali relativi a terzi e se la Commissione avesse sufficientemente ritenuto che il sig. W. avesse agito in qualità di dipendente del denunciante; 4) se vi fossero motivi o giustificazioni per considerare i documenti riservati; (5) se la Commissione avesse tenuto conto del fatto che considerare riservati i documenti ostacolava soltanto la concessione dell'accesso, a norma dell'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, qualora tali documenti riguardassero questioni di pubblica sicurezza, di difesa o militari; e (6) se vi fossero indicazioni che suggerissero che la Commissione stesse cercando di coprire una cattiva amministrazione o un'influenza sfavorevole da parte dei concorrenti.

1.5 Va osservato che il ruolo del Mediatore consiste nell'esaminare le accuse di cattiva amministrazione, ma non nel rispondere a domande specifiche rivoltegli dai denuncianti. In ogni caso, il Mediatore non sarebbe in grado di rispondere a domande ipotetiche come la seconda delle domande presentate dal denunciante. Sembra, tuttavia, che la maggior parte delle altre questioni siano collegate alle affermazioni oggetto della presente inchiesta. L'esame di tali accuse da parte del Mediatore risponderà pertanto anche a tali domande.

1.6 Il Mediatore ritiene tuttavia opportuno aggiungere un chiarimento sui fatti sui quali sembrano basarsi il quarto e il quinto quesito del denunciante. Il riferimento alla natura "riservata" dei documenti in questione nella relazione di ispezione del fascicolo era inteso a indicare che il Mediatore aveva preso atto della posizione della Commissione secondo cui i documenti pertinenti non dovevano essere divulgati al denunciante. L'uso di questa espressione da parte del Mediatore non significa che la Commissione abbia presentato ulteriori argomentazioni a sostegno della sua opinione secondo cui i documenti non dovrebbero essere divulgati. Per quanto riguarda il riferimento del denunciante all'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, va osservato che tale disposizione riguarda i documenti "sensibili" (e non i documenti "riservati").

2 Rescissione del contratto asseritamente illegittima

2.1 Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha sostenuto che la decisione della Commissione di risolvere il contratto a causa del comportamento del signor W. non era stata conforme alla legge.

2.2 La Commissione ha spiegato che il contratto di servizi prevedeva la fornitura di due esperti dell'UE, un co-direttore e un direttore finanziario/amministrativo, e che nel 2000 il sig. W. era stato nominato direttore finanziario/amministrativo. Un addendum al contratto era stato firmato nel settembre 2001. Secondo la Commissione, tale addendum aveva notevolmente aumentato le responsabilità del gestore finanziario/amministrativo, compresa la clausola (all'articolo 1.2.2 del mandato) che "condividerà la responsabilità della firma (per quanto riguarda ad esempio gli aspetti relativi agli appalti, le richieste di trasferimento, la gestione dei conti e dei contratti) con il direttore cinese". La Commissione ha sostenuto che tra le responsabilità e le funzioni affidate al sig. W. figuravano la "responsabilità in materia di appalti e contratti" e il dovere di "sostituire, ad interim, il codirettore della CE, capogruppo" (articolo 4, paragrafo 1, del mandato).

Il 2 aprile 2002 la Commissione aveva scritto alla RRI per contestare al sig. W. il mancato adempimento delle sue nuove responsabilità e funzioni. Il 6 giugno 2002 tali preoccupazioni erano state nuovamente sollevate. Secondo la Commissione, tuttavia, la situazione non era cambiata.

Il 30 gennaio 2003 la Commissione aveva nuovamente avvertito RRI che sarebbe stata dichiarata inadempiente se la situazione non fosse cambiata. Nella sua risposta del 5 febbraio 2003, la RRI aveva promesso di chiarire la questione non appena il sig. W. fosse tornato dalle sue vacanze. Secondo la Commissione, tuttavia, la situazione non era cambiata e il sig. W. aveva continuato a rimandare l’assunzione di tutte le nuove responsabilità. La Commissione ha affermato che tutte le parti interessate (codirettrice cinese e codirettrice dell'UE) hanno continuato a presentare denunce in merito alla delegazione, che sono state costrette a farsi carico di questo carico di lavoro supplementare.

La Commissione ha sostenuto che la sua decisione di risolvere il contratto ai sensi dell’art. 15 di quest’ultimo era pertanto corretta.

2.3 Prima di trattare la presente accusa, il Mediatore ritiene utile sottolineare di non avere alcun mandato per esaminare la condotta del sig. W. La sua indagine si limita pertanto a verificare se la decisione della Commissione di risolvere il contratto a causa del comportamento del sig. W. fosse conforme alla legge.

2.4 Il Mediatore osserva che il denunciante non contesta il fatto che le responsabilità del sig. W. siano state aumentate dall'addendum al contratto summenzionato e che tali compiti includessero una responsabilità nel settore degli "appalti e dei contratti".

2.5 Il Mediatore ha esaminato il fascicolo della Commissione in questo caso. I documenti esaminati in questa occasione hanno dimostrato che il sig. W. sembrava effettivamente presumere di non avere alcuna responsabilità nel settore degli "appalti e dei contratti" e che diversi elementi che rientrano in questo settore dovevano quindi essere trattati da altre persone coinvolte nell'attuazione del progetto. È vero che il denunciante ha sottolineato che alcuni dei documenti pertinenti provenivano dal codirettore dell'UE, un dipendente di un'impresa concorrente. Va osservato, tuttavia, che i documenti pertinenti includono anche messaggi dello stesso sig. W. e che il contenuto di tali messaggi corrobora anche la posizione della Commissione.

2.6 Nelle sue osservazioni sul parere circostanziato della Commissione, il denunciante ha ipotizzato che la Commissione avrebbe potuto avere ulteriori motivi per risolvere il contratto. Il Mediatore, i cui servizi hanno esaminato il fascicolo della Commissione, non è a conoscenza di tali ulteriori motivi. Egli ritiene inoltre che il fatto che il sig. W. non si sia assunto tutte le responsabilità che il mandato modificato gli aveva assegnato sarebbe stato in ogni caso sufficiente a legittimare la Commissione a risolvere il contratto nel caso di specie.

2.7 In tali circostanze, e tenuto conto degli sforzi compiuti dalla Commissione per risolvere il problema, la posizione della Commissione appare ragionevole. Non si riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda la decisione della Commissione di risolvere il contratto.

3 Presunta mancata concessione dell'accesso ai documenti

3.1 Nel febbraio 2004 il denunciante aveva chiesto alla Commissione l'accesso ai documenti relativi alla risoluzione del contratto. Tale richiesta è stata respinta dalla Commissione. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato che, così facendo, la Commissione non aveva rispettato il regolamento (CE) n. 1049/2001. Il denunciante ha chiarito che la sua denuncia riguardava solo la terza delle tre categorie di documenti individuate dalla Commissione in tale contesto. Questa categoria è stata descritta dalla Commissione come comprendente "varie corrispondenze, principalmente per posta elettronica, tra varie persone in relazione all'esecuzione del contratto".

3.2 Nel suo parere, la Commissione ha ritenuto che la divulgazione di tali messaggi sarebbe dannosa per il sig. W. in quanto individuo, dato che inciderebbe sia sulla sua integrità personale che sui suoi interessi commerciali per quanto riguarda la sua posizione sul mercato del lavoro. La Commissione ha sottolineato che non vi era motivo di ritenere che il sig. W. fosse personalmente responsabile del mancato rispetto del nuovo mandato. Il suo rifiuto di assumere le nuove responsabilità potrebbe essere dovuto alla sua posizione contrattuale con RRI o il denunciante.

3.3 Nella sua risposta alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, la Commissione ha sottolineato che la categoria di documenti pertinente comprendeva 16 documenti. La Commissione ha sostenuto che la divulgazione di tali documenti pregiudicherebbe la tutela della "privacy e dell'integrità dell'individuo, in particolare in conformità della legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali" (articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001). Essa ha inoltre sostenuto che la divulgazione di tali dati può aver luogo solo se sono soddisfatte le condizioni per il trattamento dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (7). La Commissione ha osservato che l'articolo 8, lettera b), di tale regolamento imponeva al richiedente di dimostrare la necessità del trasferimento dei dati personali e all'istituzione di accertarsi che gli interessi legittimi dell'interessato non fossero pregiudicati dal trasferimento. In occasione dell'esame del fascicolo, la Commissione ha chiarito di continuare a ritenere che la sua decisione fosse giustificata anche sulla base dell'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

3.4 Il 29 aprile 2005 il Mediatore ha indirizzato alla Commissione un progetto di raccomandazione in cui raccomandava a quest'ultima di riconsiderare la richiesta di accesso ai documenti presentata dal denunciante. La proposta si basava sul fatto che la Commissione non aveva fornito una spiegazione ragionevole del suo rifiuto di concedere l'accesso ai documenti pertinenti.

3.5 Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha spiegato che, pur essendo convinta di aver trattato correttamente la richiesta di accesso ai documenti del denunciante e di aver debitamente motivato la sua decisione di non divulgare i 16 documenti in questione (di cui ha fornito un elenco), essa aveva tuttavia riconsiderato la richiesta del denunciante, in uno spirito di buona cooperazione. Di conseguenza, la Commissione aveva deciso di concedere un accesso parziale ai documenti nn. 1-13.

La Commissione ha sottolineato di aver dovuto considerare le conseguenze della divulgazione al pubblico. A suo avviso, la divulgazione dei documenti di cui trattasi nel caso di specie danneggerebbe la reputazione del perito. Ciò pregiudicherebbe la tutela della sua integrità e dei suoi interessi commerciali, in quanto potrebbe metterlo in una posizione sfavorevole sul mercato del lavoro. Tuttavia, la Commissione aveva preso in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale.

La Commissione aveva ripetutamente affermato che l'esperto del denunciante non aveva assolto i nuovi compiti, che erano stati inclusi nel mandato riveduto. Nella misura in cui i documenti riflettessero questo stato di cose, il loro contenuto potrebbe essere divulgato. Tuttavia, la divulgazione di documenti contenenti accuse riguardanti l'esperto del denunciante, che andava oltre la dichiarazione di cui sopra, danneggerebbe chiaramente la reputazione di questa persona.

La Commissione ha inoltre ritenuto che la divulgazione dell'identità del codirettore dell'UE pregiudicherebbe la tutela della sua integrità, dal momento che il suo nome è apparso in relazione alle accuse relative all'inadeguata esecuzione degli obblighi contrattuali. Inoltre, per quanto riguarda i documenti nn. 1, 2 e 6, la Commissione ha ritenuto che i nomi delle persone che si limitavano ad eseguire il trasferimento di documenti per conto di terzi compromettessero la loro reputazione.

3.6 Per tutti i motivi di cui sopra, la Commissione ha ritenuto di non poter rivelare l'identità delle seguenti persone: 1) l'esperto; (2) il co-direttore dell'UE; (3) la persona di contatto nell'ufficio del datore di lavoro del co-direttore; e 4) una persona che ha avuto una corrispondenza con l'esperto per conto di un contraente.

Su tale base, la Commissione ha assunto la seguente posizione:

(1) Il contenuto dei documenti nn. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 e 13 poteva essere divulgato in una versione espunta dalla quale erano stati cancellati i nomi di alcune persone.

(2) I documenti nn. 4, 5, 7 e 8 contenevano passaggi che non erano collegati alla richiesta di accesso del denunciante. Questi messaggi erano stati lasciati fuori dai documenti. Il contenuto delle restanti parti potrebbe essere divulgato in una versione espunta da cui i nomi di alcune persone erano stati cancellati.

(3) Nei documenti nn. 3, 4 e 5 il nome di una società appaltante era stato cancellato al fine di tutelare i suoi interessi commerciali, in quanto tale società era stata menzionata in relazione a un problema amministrativo. Inoltre, anche gli importi degli anticipi versati al denunciante e a un'altra società erano stati cancellati, per lo stesso motivo.

(4) L'accesso doveva essere rifiutato ai documenti nn. 14, 15 e 16, poiché la loro divulgazione avrebbe compromesso la tutela di un individuo identificato, nonché i suoi interessi commerciali. Poiché tali lettere non contenevano altri elementi oltre alle asserzioni relative a una persona identificabile, non è stato possibile concedere un accesso parziale.

La Commissione ha allegato versioni modificate dei documenti ai quali è stato concesso un accesso parziale.

3.7 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato di aver accolto con favore le concessioni fatte dalla Commissione, ma ha sottolineato che non si sono spinte abbastanza in là. Il denunciante ha sottolineato che non vi era alcuna obiezione alla cancellazione dei nomi della persona di contatto nell'ufficio del datore di lavoro del co-direttore e di una persona che aveva corrisposto con l'esperto per conto di un contraente o alla cancellazione dei dettagli contrattuali.

Tuttavia, il denunciante ha ritenuto che non fosse possibile vedere in che modo la divulgazione del nome del codirettore dell'UE potesse minacciare l'integrità di quest'ultimo. Secondo il denunciante, non vi era alcun motivo per giustificare la cancellazione del nome del sig. W..

Per quanto riguarda i documenti nn. 14-16, il denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva sostenuto che la divulgazione di documenti contenenti affermazioni riguardanti l'esperto, che andava oltre la dichiarazione di non aver assolto i compiti derivanti dal nuovo mandato, avrebbe chiaramente danneggiato tale persona. Il denunciante ha ritenuto che ciò fosse sorprendente. Essa ha sottolineato che la sua domanda di accesso perseguiva l’esclusivo scopo di ottenere l’accesso ai documenti sui quali era stata fondata la decisione di risolvere il contratto. È stata la Commissione a fare riferimento ai documenti nn. 1-16 come pertinenti in tale contesto. Secondo il denunciante, il fatto che la Commissione si riferisse ora ad altre accuse nei confronti del sig. W. suggeriva che la Commissione aveva risolto il contratto (anche) per motivi diversi da quello indicato nella lettera inviata all'epoca dalla Commissione. Non vi era alcuna base per negare l’accesso ai documenti pertinenti. Il Mediatore dovrebbe pertanto cercare di far sì che la Commissione conceda l'accesso ai documenti nn. 14-16.

3.8 Il Mediatore osserva che la Commissione ha riconsiderato la richiesta di accesso ai documenti del denunciante e si è pertanto conformata al suo progetto di raccomandazione. Resta pertanto da esaminare se le misure adottate dalla Commissione in tale contesto siano soddisfacenti.

3.9 Dal regolamento (CE) n. 1049/2001 risulta che l'accesso ai documenti deve essere concesso a meno che non si possa dimostrare l'applicazione di una delle eccezioni previste dal regolamento. La buona prassi amministrativa richiede pertanto che un’amministrazione che intenda avvalersi di una siffatta eccezione fornisca una spiegazione ragionevole per dimostrare che tale eccezione è effettivamente applicabile.

3.10 Il Mediatore osserva che, nel suo parere circostanziato, la Commissione ha presentato spiegazioni dettagliate per giustificare il suo parere secondo cui la divulgazione integrale dei documenti pertinenti pregiudicherebbe la tutela dell'integrità dell'esperto del denunciante e dei suoi interessi commerciali e sarebbe pertanto contraria all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), e all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento 1049/2001. La Commissione ha pertanto ritenuto che potesse essere concesso solo un accesso parziale e ha fornito copie delle versioni soppresse alle quali, a suo avviso, poteva essere concesso l'accesso. Nelle sue osservazioni sul parere circostanziato della Commissione, il denunciante ha sottolineato di non opporsi alla cancellazione dei nomi della persona di contatto nell'ufficio del datore di lavoro del co-direttore e di una persona che aveva corrisposto con l'esperto per conto di un contraente o alla cancellazione dei dettagli contrattuali. In considerazione di ciò, il Mediatore ritiene che il suo esame debba limitarsi a valutare se la Commissione abbia agito correttamente (1) cancellando il nome del sig. W., esperto del denunciante, (2) cancellando il nome del co-direttore europeo e (3) rifiutando l'accesso ai documenti nn. 14-16.

3.11 Per quanto riguarda la prima di queste questioni, il Mediatore osserva che, per giustificare la sua opinione secondo cui non vi era motivo di giustificare la cancellazione del nome dell'esperto, il denunciante si è basato sul fatto che i documenti pertinenti descrivevano elementi puramente fattuali, vale a dire il fatto che alcuni servizi non erano stati forniti nel caso di specie. Secondo il denunciante, la Commissione non è stata in grado, su tale base, di rispondere alla domanda se la colpa di tale omissione ricadesse sul denunciante o sull'esperto del denunciante. Il Mediatore concorda sul fatto che il contenuto dei documenti pertinenti non risponde a questa domanda. Tuttavia, occorre tener conto del fatto che tali documenti chiariscono che l'esperto del denunciante - per qualsiasi ragione - non ha rispettato i suoi doveri stabiliti nel mandato riveduto. Il Mediatore ritiene pertanto che l'opinione della Commissione secondo cui una divulgazione completa di tali documenti pregiudicherebbe la tutela dell'integrità dell'esperto del denunciante e dei suoi interessi commerciali non appaia irragionevole. Occorre inoltre tener conto del fatto che, come correttamente osservato dalla Commissione, un documento messo a disposizione di un richiedente ai sensi del regolamento n. 1049/2001 deve essere successivamente messo a disposizione di qualsiasi altro richiedente. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia agito correttamente decidendo di concedere solo un accesso parziale, vale a dire divulgando i documenti pertinenti e cancellando il nome dell'esperto del denunciante.

3.12 Per completezza, il Mediatore ritiene utile aggiungere che la valutazione di cui sopra si concentra sul modo in cui la Commissione ha gestito la richiesta di accesso del denunciante basata sul regolamento (CE) n. 1049/2001. Nelle sue osservazioni sul parere circostanziato della Commissione, il denunciante ha fatto riferimento a una causa tra sé e il suo esperto che sembra essere ancora pendente dinanzi ai tribunali del lavoro tedeschi. In tale contesto, va osservato che, nel suo parere iniziale sulla denuncia, la Commissione ha dichiarato che i documenti pertinenti potevano essere messi a disposizione di un'autorità giudiziaria a seguito di un ordine del tribunale di produrli.

3.13 Per quanto riguarda la seconda delle questioni summenzionate, il Mediatore osserva che la Commissione ha giustificato la sua decisione di cancellare il nome del codirettore dell'UE con la considerazione che la divulgazione dell'identità di tale persona pregiudicherebbe la tutela della sua integrità, dal momento che il suo nome è apparso in relazione alle accuse relative all'inadeguata esecuzione degli obblighi contrattuali. Tuttavia, è ampiamente chiaro che tali accuse erano rivolte all'esperto del denunciante o al denunciante stesso, ma non al codirettore dell'UE. Inoltre, come correttamente osservato dal denunciante, la Commissione ritiene chiaramente che le affermazioni formulate o trasmesse da tale persona siano corrette. In tali circostanze, il Mediatore non vede in che modo la necessità di proteggere l'integrità di tale persona ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 potrebbe autorizzare la Commissione a cancellare il nome del codirettore dell'UE dai documenti in questione.

Inoltre, occorre tener conto del fatto che la Commissione aveva giustificato la sua decisione del 26 aprile 2004 di rifiutare l'accesso sulla base dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), e dell'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001 unicamente per quanto riguarda l'esperto del denunciante. Accettare l'argomento della Commissione secondo cui anche la necessità di tutelare gli interessi del codirettore dell'Unione dovrebbe essere presa in considerazione equivarrebbe quindi a consentire alla Commissione di invocare un motivo che non era stato addotto nella decisione iniziale. Il Mediatore ritiene che ciò non sarebbe accettabile.

3.14 Per quanto riguarda la terza delle questioni summenzionate, va innanzitutto osservato che, in risposta a una richiesta di ulteriori informazioni presentata dal Mediatore, la Commissione aveva elencato i documenti appartenenti alla terza categoria dei documenti ai quali era stato rifiutato l'accesso. Questo elenco comprende i documenti nn. 14-16. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione non sarebbe in grado di sostenere che tali documenti non siano coperti dalla richiesta di accesso. Il Mediatore ritiene che la posizione che la Commissione ha effettivamente adottato in merito a tali documenti nel suo parere circostanziato non sia del tutto chiara. Nelle sue osservazioni sul parere circostanziato della Commissione, il denunciante sembrava presumere che la Commissione avesse rifiutato di concedere l'accesso a tali documenti in quanto contenevano (secondo la Commissione) accuse contro l'esperto del denunciante che andavano al di là di quella che la Commissione aveva ripetutamente fatto (vale a dire che non aveva assolto i nuovi compiti, che erano stati inclusi nel mandato riveduto). Il Mediatore ritiene che tale interpretazione del parere circostanziato appaia ragionevole.

Per quanto riguarda il merito della posizione della Commissione, è vero che, nel suo progetto di raccomandazione, il Mediatore ha sottolineato che la Commissione aveva formulato la sua argomentazione secondo cui il sig. W. non aveva rispettato le sue funzioni nel suo parere, un documento accessibile al pubblico. Il Mediatore aveva concluso che era quindi difficile vedere quali ulteriori danni la divulgazione dei documenti pertinenti potesse arrecare al diritto alla vita privata e all'integrità del sig. W. o ai suoi interessi commerciali. Tale ragionamento non si applicherebbe ovviamente nel caso di ulteriori accuse nei confronti del sig. W. che potrebbero non essere state ancora rese pubbliche. Tuttavia, occorre tener conto del fatto che, nel suo progetto di raccomandazione, il Mediatore ha anche ritenuto che, anche supponendo che la divulgazione dei documenti potesse incidere sulla vita privata, sull'integrità o sugli interessi commerciali del sig. W., la Commissione non avesse adeguatamente preso in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale, ad esempio concedendo l'accesso alle versioni dei documenti in cui il nome del sig. W. è stato cancellato. Il Mediatore ritiene che tale argomentazione continui ad essere valida e che si applichi anche alla situazione che la Commissione sembra aver preso in considerazione nell'elaborare il suo parere circostanziato. È quindi difficile capire perché la Commissione non possa concedere un accesso parziale ai documenti nn. 14-16 allo stesso modo in cui ha concesso l'accesso a tutti gli altri documenti, vale a dire dopo aver cancellato il nome del sig. W..

3.15 In tali circostanze, pur riconoscendo che nel suo parere circostanziato la Commissione ha fatto molto per rispondere alle sue preoccupazioni, il Mediatore continua a ritenere che la Commissione non abbia fornito una spiegazione ragionevole del suo rifiuto di concedere l'accesso ai documenti pertinenti per quanto riguarda il nome del codirettore dell'UE e i documenti nn. 14-16. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

4 Conclusione

4.1 Sulla base delle indagini del Mediatore in merito alla presente denuncia, è necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

Dal regolamento (CE) n. 1049/2001 risulta che l'accesso ai documenti deve essere concesso a meno che non si possa dimostrare l'applicazione di una delle eccezioni previste dal regolamento. La buona prassi amministrativa richiede pertanto che un’amministrazione che intenda avvalersi di una siffatta eccezione fornisca una spiegazione ragionevole per dimostrare che tale eccezione è effettivamente applicabile. Nel caso di specie, la Commissione non ha fornito una spiegazione ragionevole del suo rifiuto di concedere l’accesso ai documenti pertinenti per quanto riguarda il nome del codirettore dell’Unione e i documenti nn. 14-16. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

4.2 Nelle sue osservazioni sul parere circostanziato della Commissione, il denunciante ha suggerito al Mediatore di cercare di far sì che la Commissione conceda l'accesso ai documenti nn. 14-16. Va osservato, tuttavia, che il Mediatore ha già presentato un progetto di raccomandazione nel caso di specie. Va osservato che l'articolo 3, paragrafo 7, dello statuto del Mediatore europeo prevede che, dopo aver formulato un progetto di raccomandazione e dopo aver ricevuto il parere circostanziato dell'istituzione o dell'organo interessato, il Mediatore trasmetta una relazione al Parlamento europeo e all'istituzione o all'organo interessato. È quindi chiaro che il Mediatore non ha la possibilità di formulare un ulteriore progetto di raccomandazione se ritiene che il progetto di raccomandazione da lui formulato non sia stato attuato correttamente.

4.3 Nella sua relazione annuale per il 1998, il Mediatore ha sottolineato che la possibilità per lui di presentare una relazione speciale al Parlamento europeo ha un valore inestimabile per il suo lavoro. Aggiunge che le relazioni speciali non dovrebbero pertanto essere presentate troppo frequentemente, ma solo in relazione a questioni particolarmente importanti in cui il Parlamento può intervenire per assistere il Mediatore (8). La relazione annuale per il 1998 è stata presentata al Parlamento europeo e da esso approvata.

4.4 Il Mediatore osserva che il caso in esame riguarda il trattamento da parte della Commissione di una richiesta di accesso a documenti relativi a un contratto specifico. Egli osserva inoltre che non è chiaro quale azione il Parlamento potrebbe intraprendere per assistere il Mediatore e il denunciante nel caso di specie. Date le circostanze, il Mediatore conclude che non è opportuno presentare una relazione speciale al Parlamento.

4.5 Il Mediatore invierà pertanto una copia di tale decisione alla Commissione e includerà una breve sintesi nella relazione annuale per il 2005 che sarà presentata al Parlamento. Il Mediatore archivia quindi il caso.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) GU 2001, L 145, pag. 43.

(3) La Commissione ha fornito un elenco di tali documenti.

(4) GU 2001, L 8, pag. 1.

(5) Il progetto di raccomandazione è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) GU 2001, L 145, pag. 43.

(7) GU 2001, L 8, pag. 1.

(8) Relazione annuale 1998, pagg. 27-28.