Strasburgo, 14 dicembre 2005

Egregio signor F.,

Il 16 marzo 2004 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito alla presunta cattiva gestione da parte del direttore dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia ("EUMC").

Il 3 maggio 2004 ho trasmesso la denuncia al direttore dell’EUMC. L'EUMC ha trasmesso il suo parere il 19 luglio 2004. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 22 settembre 2004.

Le Sue osservazioni sembravano indicare un malinteso nel caso e ho pertanto deciso di condurre ulteriori indagini l'11 ottobre 2004 con lettera all'EUMC. L'EUMC mi ha inviato la sua risposta alle mie ulteriori indagini il 10 novembre 2004 e l'ho trasmessa a Lei. Con lettera del 6 dicembre 2004 mi ha comunicato di non avere ulteriori osservazioni da aggiungere.

Il 18 aprile 2005 ho deciso di svolgere ulteriori indagini e l'ho informata di conseguenza. L'EUMC mi ha inviato la sua risposta il 23 giugno 2005 e l'ho trasmessa a Lei con l'invito a formulare osservazioni. Non ho ricevuto alcuna osservazione da parte vostra.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

Mi scuso per il tempo impiegato per svolgere queste indagini.

IL RECLAMO

La denuncia è stata presentata nel marzo 2004 dal capo dell'unità Ricerca e raccolta dati dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia ("EUMC") di Vienna.

Il 5 gennaio 2004 il denunciante aveva presentato al presidente del consiglio di amministrazione dell'EUMC la seguente richiesta:

"Con la presente vorrei segnalare che, da diversi mesi, il direttore dell'EUMC mi trattiene informazioni essenziali, mi bypassa con altri membri del personale e mi intimidisce. Questo mi fa credere che non mi godo più tutta la sua fiducia. In tali circostanze non sono in grado di assicurare adeguatamente le mie funzioni di capo unità. Per questi motivi, ho deciso di non chiedere la prosecuzione del mio contratto, che scadrà il 15 maggio 2004. Tuttavia, vorrei che il mio attuale status presso l'EUMC fosse chiarito e che si ottenesse un trattamento equo, il che non è possibile in interazione solo con il direttore. Le chiedo pertanto con urgenza di convocare la commissione di disciplina dell'EUMC [...]".

Il presidente del consiglio di amministrazione ha chiesto al denunciante di chiarire le sue accuse. Il denunciante ha inviato al consiglio di amministrazione un'altra lettera il 16 gennaio 2004, nella quale esponeva dettagliatamente le sue affermazioni. Si tratta, in sintesi, dei seguenti elementi:

(1) "Il direttore dell'EUMC mi ha negato informazioni"

a) Il direttore aveva firmato un contratto per una relazione con un'altra persona senza informare il denunciante in merito, nonostante il fatto che il denunciante fosse menzionato come responsabile della relazione.

b) Il direttore aveva ordinato che un importo di denaro fosse trasferito a una delle linee di bilancio di cui il denunciante era responsabile, ma senza informarlo di tale trasferimento.

c) Il direttore non aveva coinvolto il denunciante nelle discussioni finali su un bando di gara, sebbene fosse stato menzionato come responsabile del progetto.

d) Il direttore dell'EUMC aveva inviato al denunciante un'e-mail il 9 gennaio 2004 alle 9:21, informandolo che avrebbe potuto partecipare a una riunione che si sarebbe svolta alle 10:00; Non ha incluso alcun ordine del giorno. Altri membri del personale avevano ricevuto l'ordine del giorno il giorno precedente.

(2) "L'EUMC mi ha bypassato"

a) Il direttore aveva convocato riunioni con il personale dell'unità del denunciante senza invitarlo né informarlo.

b) Il direttore aveva convocato riunioni con esperti relativi all'unità del denunciante senza informarlo.

c) Il direttore aveva dato istruzioni ai membri dell'unità del denunciante senza informarlo.

(3) "L'EUMC mi ha bullizzato"

a) Il direttore aveva censurato un documento che aveva preparato su un progetto.

b) Il direttore non aveva sostenuto il denunciante per un progetto PHARE da lui avviato con successo.

c) In diversi casi il direttore aveva respinto le richieste del denunciante di andare in missione.

d) In una riunione, il direttore gli aveva passato degli appunti scritti a mano durante una riunione, dicendogli di terminare la sua presentazione. In un'altra riunione, il direttore aveva accusato la denunciante di non averla lasciata parlare. Il denunciante le aveva immediatamente passato la sedia.

Il denunciante ha inviato una copia della sua lettera al direttore dell'EUMC, che il 28 gennaio 2004 ha indirizzato al consiglio di amministrazione i punti di cui sopra del denunciante. Ha affrontato, in sintesi, le affermazioni del denunciante come segue:

Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante (1)(a), il denunciante era sempre stato tenuto informato della relazione in questione, oralmente o per posta elettronica. Il direttore fa riferimento al contenuto di diverse e-mail e verbali delle riunioni. Per quanto riguarda il fatto che la denunciante era stata menzionata come persona responsabile, il direttore ha osservato che la responsabilità generale spetta sempre a lei e che, per motivi formali, la denunciante doveva essere indicata come persona responsabile.

Per quanto riguarda l'asserzione (1)(b), il denunciante era stato informato in modo adeguato e tempestivo del trasferimento di denaro tramite e-mail dal funzionario responsabile del bilancio (il direttore ha allegato una copia dell'e-mail).

Per quanto riguarda l'asserzione di cui al punto 1, lettera c), il denunciante era stato attivamente coinvolto nel progetto fin dall'inizio (riunioni, discussioni, ecc.). Il direttore ha fatto riferimento a un messaggio di posta elettronica e a verbali di riunioni, di cui ha allegato copie.

Il direttore non ha risposto alle osservazioni del denunciante relative alla riunione del 9 gennaio 2004.

Per quanto riguarda i punti della denunciante di cui alla seconda rubrica di cui sopra, il direttore ha fatto riferimento ai suoi punti relativi alla prima rubrica di cui sopra.

Per quanto riguarda la terza rubrica, il direttore formula le seguenti osservazioni:

(3)(a) Il documento che il direttore aveva ricevuto era insufficiente ed ella aveva quindi ripreso parte dei lavori di completamento di tale documento.

(3)(b) L'osservazione del denunciante in merito al progetto PHARE era falsa e ingiusta nei confronti degli altri membri del personale che avevano lavorato molto duramente per realizzare il progetto. Il direttore allega una copia della decisione dell'EUMC sul progetto PHARE in questione, da cui risulta che sono stati coinvolti diversi altri membri del personale.

(3)(c) Spetta al direttore esaminare le richieste di missione alla luce degli interessi dell'EUMC. Il direttore aveva ritenuto che fosse più nell'interesse dell'EUMC che il denunciante lavorasse presso l'EUMC piuttosto che andare avanti con le missioni proposte.

(3)(d) La riunione durante la quale il denunciante era stato invitato a terminare la sua presentazione in tempo utile era stata presieduta dal sig. K., che era la persona che aveva inviato gli appunti. Il direttore aveva convenuto con il sig. K. che tali note potessero essere trasmesse al denunciante, la cui presentazione non era stata incentrata. Nell'altra riunione menzionata, il direttore aveva informato la denunciante che desiderava rispondere a una domanda chiave posta durante la riunione. Il denunciante non aveva seguito la sua richiesta, ma si era risposto in modo contrario alle opinioni del direttore. Il direttore ha dichiarato che era inaccettabile per lei che un membro del personale negasse la sua richiesta di chiarire una situazione e parlasse da solo, e che questo era in realtà un motivo per un procedimento disciplinare.

Ne è seguita un'ulteriore corrispondenza, in cui il denunciante e il direttore dell'EUMC hanno presentato al consiglio di amministrazione argomentazioni più dettagliate.

Nel corso di una riunione tenutasi il 2-3 febbraio 2004, il comitato esecutivo dell'EUMC ha istituito un comitato (il "comitato d'esame") incaricato di esaminare la denuncia presentata dal denunciante il 5 gennaio 2004. Il comitato ha esaminato due questioni che aveva individuato sulla base della richiesta del denunciante: i) reclami personali e ii) accuse di cattiva gestione e cattiva amministrazione. La commissione ha esaminato le dichiarazioni scritte e orali del denunciante e del direttore.

Sulla base delle conclusioni del comitato d'esame, il 5 marzo 2004 il consiglio di amministrazione ha concluso che "non vi erano prove sufficienti per giustificare una commissione disciplinare nei confronti del direttore in merito alle rimostranze personali sollevate o alle accuse di cattiva gestione e cattiva amministrazione [...] Il direttore ha risposto a tutte le accuse formulate, fornendo una spiegazione valida per confutare ogni accusa. Un caso di cattiva amministrazione non può essere fatto". Il consiglio ha osservato, tuttavia, che "[se] le rimostranze personali sollevate da [il denunciante] non giustificano un'indagine da parte di una commissione disciplinare, il riesame riconosce che la loro natura cumulativa indica un'atmosfera di lavoro estremamente tesa tra il direttore e [il denunciante]".

Per quanto riguarda le accuse di cattiva gestione e cattiva amministrazione, il consiglio di amministrazione ha inoltre concluso che tali accuse non giustificavano la convocazione di una commissione di disciplina contro il direttore dell'EUMC. Tuttavia, ha anche osservato che "[...] alcune spiegazioni del direttore, nonché la natura degli oneri addebitati, indicano alcune pratiche di gestione inadeguate. È chiaro che le procedure di gestione potrebbero essere migliorate migliorando la trasparenza, nonché la partecipazione e l'inclusione del personale. Sembra inoltre esservi una certa mancanza di procedure di pianificazione strategica, di valutazione dei rischi e di valutazione d'impatto a più lungo termine". Il consiglio di amministrazione ha esortato il direttore dell'EUMC a rivedere e perfezionare costantemente le procedure di gestione organizzativa.

Il comitato ha inoltre osservato che non sembrava esistere una procedura di reclamo efficace e riconosciuta che fosse chiara per i membri del personale.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha formulato le seguenti accuse e affermazioni:

Il denunciante ha affermato che il direttore dell'EUMC lo aveva vittima di bullismo, lo aveva aggirato a favore di altri membri del personale e non gli aveva fornito informazioni sufficienti per consentirgli di svolgere il suo ruolo di capo unità.

Il denunciante ha sostenuto che dovrebbe essere convocata una commissione di disciplina per discutere le sue rimostranze nei confronti del direttore dell'EUMC.

Per quanto riguarda la sua affermazione, il denunciante ha osservato che la commissione d'esame che aveva esaminato la sua richiesta di un procedimento disciplinare non gli aveva permesso di commentare la dichiarazione finale del direttore e che vi era stato un conflitto di interessi in quanto un membro della commissione d'esame aveva, a seguito della richiesta del denunciante, presentato domanda per il posto del denunciante presso l'EUMC.

Alla luce della constatazione del consiglio di amministrazione secondo cui non sembrava esistere una procedura di reclamo efficace e riconosciuta che fosse chiara per i membri del personale, il Mediatore ha deciso che non sarebbe stato giustificato respingere la denuncia sulla base dell'articolo 2.8 dello statuto del Mediatore europeo (1).

L'INCHIESTA

Il parere dell'EUMC

La denuncia è stata inviata all'EUMC per parere. Nel suo parere, l'EUMC ha dichiarato di ritenere le affermazioni del denunciante infondate e basate su incomprensioni o interpretazioni errate. Il parere dell'EUMC conteneva una lettera del presidente del consiglio di amministrazione, al quale il direttore dell'EUMC aveva chiesto una dichiarazione sulla presente denuncia. In tale lettera, il presidente fornisce una panoramica del modo in cui la commissione d'esame ha condotto la sua indagine sulle rimostranze e le accuse del denunciante nella sua richiesta del 5 gennaio 2004, sottolineando in particolare che entrambe le parti avevano avuto la possibilità di esprimere il loro punto di vista e di conoscere la posizione dell'altra parte.

Nel suo parere, l'EUMC ha inoltre osservato che il denunciante aveva presentato una denuncia direttamente al Mediatore senza avvalersi del suo diritto di ricorso ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari. L'EUMC ha dichiarato che tale procedura si applica all'EUMC.

L'EUMC ha inoltre osservato che il contratto di lavoro del denunciante era scaduto il 15 maggio 2004.

Osservazioni del denunciante

Il parere dell'EUMC è stato inviato al denunciante per osservazioni.

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha dichiarato che la sua richiesta al consiglio di amministrazione del 5 gennaio 2004 era una richiesta di procedimento disciplinare nei suoi confronti, e non nei confronti del direttore dell'EUMC. Il denunciante ha spiegato che ciò dovrebbe essere visto alla luce della tradizione dei funzionari austriaci, che a volte chiedono un procedimento disciplinare nei loro confronti quando desiderano che il loro caso sia trattato. Il denunciante ha dichiarato di non ritenere che avrebbe potuto ricorrere a qualsiasi altra procedura di ricorso internamente. Il denunciante ha inoltre mantenuto le sue accuse e ha ribadito la sua osservazione secondo cui vi era stato un conflitto di interessi nella valutazione della sua richiesta di un procedimento disciplinare in quanto un membro del comitato d'esame del consiglio aveva presentato domanda per il suo posto.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere dell'EUMC e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini in merito a quello che sembrava essere un malinteso riguardo alla procedura richiesta dal denunciante il 5 gennaio 2004. Il Mediatore ha pertanto scritto all'EUMC chiedendole di esprimersi in merito.

Risposta dell'EUMC

Nella sua risposta, l'EUMC ha affermato che la richiesta del denunciante del 5 gennaio 2004 di un procedimento disciplinare poteva essere intesa solo come un procedimento disciplinare nei confronti del direttore dell'EUMC, non nei confronti del denunciante stesso. Ha inoltre osservato che era difficile capire perché il denunciante avesse atteso così a lungo per rivelare questo presunto malinteso.

L'EUMC ha inoltre allegato una copia di un documento intitolato "Politica dell'EUMC in materia di risorse umane", datato ottobre 2004. Il documento conteneva una sintesi dettagliata delle seguenti questioni: Organizzazione interna, reclutamento, sviluppo della carriera, vita professionale, comunicazione interna e prospettive future. La categoria Prospettive future conteneva una sottocategoria intitolata Team-Building e approccio coerente, che è stata spiegata come segue: "L'EUMC prevede di organizzare una formazione del gruppo direttivo alla fine del 2004 al fine di raggiungere standard di gestione elevati, sostenere il team building, essere chiaro e coerente all'interno e all'esterno dell'EUMC e seguire un'unica politica in materia di risorse umane a tutti i livelli di gestione. Una rispettiva gara d'appalto è già stata effettuata e valutata".

Osservazioni del denunciante

Le osservazioni dell'EUMC sono state inviate al denunciante, dal quale il Mediatore non ha ricevuto osservazioni.

Richieste aggiuntive

Il Mediatore ha successivamente deciso che erano necessarie ulteriori indagini e, il 18 aprile 2005, l'EUMC è stato invitato a rispondere ai seguenti quesiti:

(1) Dalla denuncia e dalle osservazioni, il denunciante sembrava ritenere a) che non gli fosse stato consentito di commentare la dichiarazione finale del direttore dell'EUMC e b) che vi fosse stato un conflitto di interessi nel fatto che un membro della commissione d'esame che indagava sul suo caso avesse presentato domanda per il suo posto presso l'EUMC. Il Mediatore ha deciso che tali punti dovrebbero essere trattati come accuse distinte nell'ambito della presente indagine e l'EUMC è stato pertanto invitato a presentare un parere su tali aspetti del caso.

(2) Nelle sue conclusioni del 5 marzo 2004, il consiglio di amministrazione dell’EUMC ha formulato le seguenti osservazioni: "[i]t è chiaro che le procedure di gestione potrebbero essere migliorate migliorando la trasparenza nonché la partecipazione e l'inclusione del personale. Sembra inoltre esservi una certa mancanza di procedure di pianificazione strategica, di valutazione dei rischi e di valutazione d'impatto a più lungo termine". Dai pareri espressi dall'EUMC nell'ambito della presente inchiesta non risultava chiaro se a) l'EUMC avesse accettato tali osservazioni e b) in caso affermativo, se avesse adottato misure correttive al riguardo. Poiché tale questione potrebbe essere rilevante ai fini della valutazione delle affermazioni del denunciante, l'EUMC è stata pertanto invitata a fornire informazioni anche al riguardo.

Risposta dell'EUMC

Il 23 giugno 2005 l'EUMC ha inviato al Mediatore le seguenti osservazioni:

Per quanto riguarda l'asserzione secondo cui il denunciante non era stato autorizzato a commentare la dichiarazione finale del direttore dell'EUMC, l'EUMC ha ribadito che la denuncia del denunciante del 5 gennaio 2004 era stata intesa come contenente l'affermazione che il procedimento disciplinare doveva essere avviato nei confronti del direttore dell'EUMC (e non nei confronti del denunciante stesso). Poiché le procedure disciplinari mettono potenzialmente in pericolo l'integrità e la posizione sociale di una persona, tali procedure sono soggette alla riservatezza. L’articolo 6 dell’allegato II dello Statuto, in vigore all’epoca, stabiliva espressamente tale obbligo di riservatezza.

In una lettera del 15 giugno 2004 al direttore dell'EUMC, il presidente del consiglio di amministrazione dell'EUMC aveva spiegato in dettaglio in che modo il consiglio si era informato sulla questione. Il presidente assicura, in sintesi, che entrambe le parti abbiano avuto accesso alle reciproche richieste e osservazioni in tutte le fasi del processo.

Pertanto, anche se il denunciante non avesse accesso a tutti i documenti del procedimento disciplinare, ciò rientrerebbe nel principio di riservatezza dei procedimenti disciplinari.

Per quanto riguarda l'asserzione secondo cui vi sarebbe stato un conflitto d'interessi nel fatto che un membro della squadra che esaminava il suo caso aveva, a seguito della richiesta del denunciante, presentato domanda per il suo posto presso l'EUMC, l'EUMC ha confermato che il funzionario interessato, il sig. S., era stato membro del comitato d'esame incaricato di esaminare la denuncia del denunciante del 5 gennaio 2004. Tuttavia, come il denunciante stesso ha scritto nella sua lettera del 22 settembre 2004, il sig. S. non ha partecipato alla missione conoscitiva.

Nella successiva procedura di assunzione relativa alla posizione di capo dell'unità Ricerca e reti, il comitato di selezione, che comprendeva anche un membro esterno, ha proposto, il 3 maggio 2004, di assumere un'altra persona diversa dal sig. S. Quest'ultimo non aveva ricevuto punti sufficienti per qualificarsi per l'elenco di riserva e pertanto non gli è stato offerto il posto. Pertanto, egli non ha in alcun modo beneficiato dell’esito del procedimento disciplinare di cui trattasi.

Inoltre, il denunciante stesso aveva deciso di non chiedere il rinnovo del suo contratto di agente prima di chiedere la convocazione della commissione di disciplina. Pertanto, il sig. S. non ha avuto alcun ruolo nella decisione del denunciante di non chiedere il rinnovo del suo contratto di agente.

Per quanto riguarda le conclusioni del consiglio di amministrazione dell’EUMC del 5 marzo 2004, l’EUMC ha dichiarato di non aver accettato tali conclusioni. L'EUMC aveva tuttavia riscontrato che il comitato necessitava di maggiori informazioni sulle procedure di gestione esistenti volte a migliorare la trasparenza, l'inclusione del personale, la pianificazione strategica e la valutazione dei rischi e dell'impatto. Nel corso di una successiva riunione con il consiglio di amministrazione, il direttore dell'EUMC ha tenuto una presentazione sugli aspetti di gestione interna dell'EUMC per soddisfare questa esigenza percepita di informare meglio il consiglio di amministrazione.

L'EUMC ha costantemente migliorato la sua organizzazione interna e le sue politiche in materia di risorse umane. Ha compiuto grandi sforzi per migliorare la propria organizzazione, ad esempio la formazione del gruppo direttivo, l'attuazione di 24 norme di controllo interno, l'assunzione di una capacità di audit interno e lo sviluppo di procedure chiave.

Osservazioni del denunciante

La risposta dell'EUMC è stata inviata al denunciante, dal quale il Mediatore non ha ricevuto osservazioni.

LA DECISIONE

1 Osservazioni introduttive

1.1 La denuncia è stata presentata da un capo unità dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia ("EUMC"). Il 5 gennaio 2004 il denunciante aveva chiesto al presidente del consiglio di amministrazione dell'EUMC di convocare una commissione di disciplina per dargli l'opportunità di discutere il suo caso. Il comitato esecutivo dell'EUMC ha istituito un comitato (il "comitato d'esame") per esaminare l'opportunità di istituire una commissione di disciplina. Il 5 marzo 2004 il presidente del consiglio di amministrazione dell'EUMC ha informato il denunciante che, a seguito dell'esame della questione da parte del comitato d'esame, il consiglio aveva deciso di respingere la richiesta del denunciante. Nelle sue conclusioni, il Consiglio ha dichiarato che erano state identificate tre categorie di accuse, vale a dire "trattenere informazioni", "bypassare" e "bullismo", e che ciascuna di queste categorie di accuse conteneva una serie di affermazioni. Secondo il Board, "tutte le rivendicazioni riguardano incidenti relativamente minori che tendono a verificarsi all'interno della maggior parte dei sistemi amministrativi senza necessariamente essere percepiti come rimostranze". "Soprattutto durante le interviste è diventato chiaro che molti incidenti che hanno portato alle affermazioni [del denunciante] erano basati su incomprensioni, relative alla comunicazione o a una comprensione divergente dei ruoli e delle responsabilità". "I restanti incidenti cui si riferiscono le domande sono stati esaustivamente spiegati dal direttore in modo da non giustificare un ulteriore esame". "Mentre le rimostranze personali sollevate [dal denunciante] non giustificano un'indagine da parte di un comitato disciplinare, il riesame riconosce che la loro natura cumulativa indica un'atmosfera di lavoro estremamente tesa tra il direttore [dell'EUMC] e [il denunciante]". Il consiglio di amministrazione ha inoltre osservato che l'esame delle accuse del denunciante aveva rivelato alcune pratiche di gestione inadeguate e ha pertanto esortato il direttore ad apportare miglioramenti alle pratiche di gestione. Il comitato ha inoltre osservato che non sembrava esistere una procedura di reclamo efficace e riconosciuta che fosse chiara per i membri del personale.

1.2 Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato che il direttore dell'EUMC lo aveva vittima di bullismo, lo aveva aggirato a favore di altri membri del personale e non gli aveva fornito informazioni sufficienti per consentirgli di svolgere il suo ruolo di capo unità. Sostiene che dovrebbe essere convocata una commissione di disciplina per discutere le sue rimostranze nei confronti del direttore dell'EUMC.

1.3 Nel suo parere, l'EUMC ha respinto le affermazioni del denunciante, affermando che si basavano su incomprensioni e/o interpretazioni errate. L'EUMC ha inoltre osservato che il denunciante aveva presentato una denuncia direttamente al Mediatore senza avvalersi del suo diritto di ricorso ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari.

1.4 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto le sue affermazioni. Egli ha inoltre affermato che il procedimento disciplinare da lui richiesto era un procedimento disciplinare nei suoi confronti, e non nei confronti del direttore dell’EUMC. Il denunciante ha spiegato che ciò dovrebbe essere visto alla luce della tradizione dei funzionari austriaci, che a volte chiedono un procedimento disciplinare nei loro confronti quando desiderano che il loro caso sia trattato. Il denunciante ha dichiarato di non ritenere che avrebbe potuto ricorrere a qualsiasi altra procedura di ricorso internamente. Il Mediatore ha pertanto svolto ulteriori indagini al fine di chiarire questo punto. Nella sua risposta, l'EUMC ha dichiarato che avrebbe potuto interpretare la richiesta del denunciante di un procedimento disciplinare solo come una richiesta di un procedimento disciplinare nei confronti del direttore dell'EUMC. Il denunciante non ha formulato ulteriori osservazioni per chiarire la questione.

1.5 Le osservazioni delle parti nella presente causa rendono necessario affrontare due questioni nelle presenti osservazioni introduttive. La prima riguarda la decisione del Mediatore secondo cui la presente denuncia era ricevibile. La seconda riguarda la natura della richiesta del denunciante del 5 gennaio 2004 al consiglio di amministrazione.

1.6 Il Mediatore ricorda che l'articolo 11 del regolamento del Consiglio che istituisce l'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (2) stabilisce che il personale dell'Osservatorio "è soggetto ai regolamenti e alle norme applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee". Il Mediatore comprende pertanto che il riferimento dell'EUMC all'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari significa che l'EUMC applica l'articolo 46 dello statuto e delle norme applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee, il quale prevede che il titolo VII dello statuto dei funzionari, relativo ai ricorsi, si applichi per analogia. Per quanto riguarda la decisione secondo cui la denuncia in questione era ricevibile, il Mediatore sottolinea che la comunicazione inviata al denunciante il 5 marzo 2004 (di cui sopra), allegata alla denuncia, conteneva la dichiarazione del consiglio di amministrazione dell'EUMC secondo cui "non sembrava esistere una procedura di reclamo efficace e riconosciuta che fosse chiara ai membri del personale [dell'EUMC]". È su questa base che il Mediatore ha deciso che non sarebbe stato opportuno respingere la denuncia sulla base dell'articolo 2.8 dello statuto del Mediatore europeo (3). Alla luce di quanto precede, il Mediatore non ha motivo di modificare la sua decisione sulla ricevibilità della denuncia.

1.7 Per quanto riguarda la questione della natura della richiesta del denunciante di avviare un procedimento disciplinare, il Mediatore osserva che sembra esservi un disaccordo tra l'EUMC e il denunciante in merito alla procedura disciplinare effettivamente richiesta da quest'ultimo nella sua lettera del 5 gennaio 2004 al consiglio di amministrazione dell'EUMC. Ciò è tuttavia emerso chiaramente solo dalle osservazioni del denunciante, presentate il 22 settembre 2004. Le ulteriori indagini svolte dal Mediatore per chiarire la questione hanno semplicemente dimostrato che il malinteso persiste e che il denunciante ritiene essenzialmente che l'oggetto dell'esame della sua richiesta del 5 gennaio 2004 da parte del consiglio di amministrazione fosse completamente diverso da quello che aveva in mente.

1.8 Va osservato che il Mediatore, nell'avviare la sua indagine su tale denuncia, ha anche inteso la richiesta del denunciante del 5 gennaio 2004 come una richiesta di procedimento disciplinare nei confronti del direttore dell'EUMC. Dopo aver riesaminato la richiesta del denunciante del 5 gennaio 2004, e tenendo conto delle osservazioni dell'EUMC su tale questione, il Mediatore ritiene che l'interpretazione di tale richiesta da parte dell'EUMC fosse ragionevole.

1.9 Il Mediatore sottolinea inoltre che è sulla base di tale interpretazione della denuncia che il Mediatore ha individuato le accuse del denunciante e, in particolare, la sua affermazione secondo cui "una commissione di disciplina dovrebbe essere convocata per discutere le sue rimostranze nei confronti del direttore dell'EUMC". Dato che il procedimento disciplinare cui si fa riferimento nella presente argomentazione sembra essere diverso da quello che il denunciante stesso aveva in mente, non sarebbe opportuno che il Mediatore riesaminasse tale argomentazione nell'ambito della presente indagine. Per quanto riguarda le affermazioni del denunciante, il Mediatore ritiene che esse siano separabili dall'argomentazione di cui sopra e saranno pertanto esaminate nel merito.

2 Le accuse di bullismo, bypass e mancata fornitura di informazioni

2.1 Le affermazioni del denunciante, secondo cui il direttore dell'EUMC lo avrebbe maltrattato, aggirato a favore di altri membri del personale e non gli avrebbe fornito informazioni sufficienti per consentirgli di svolgere il suo ruolo di capo unità, erano state respinte dall'EUMC. Le affermazioni del denunciante erano già state oggetto di una valutazione da parte del consiglio di amministrazione dell'EUMC, come descritto in dettaglio in precedenza.

2.2 Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante secondo cui il direttore dell'EUMC lo avrebbe vittima di bullismo, lo avrebbe aggirato a favore di altri membri del personale e non gli avrebbe fornito informazioni sufficienti per consentirgli di svolgere il suo ruolo di capo unità, il Mediatore prende innanzitutto atto del contenuto delle lettere del 16 e 28 gennaio 2004 indirizzate al consiglio di amministrazione, rispettivamente dal denunciante e dal direttore dell'EUMC. Nella sua lettera del 16 gennaio 2004, il denunciante ha esposto in dettaglio le sue affermazioni.

2.3 Il denunciante ha inviato copia della sua lettera al direttore dell'EUMC, che il 28 gennaio 2004 ha indirizzato al consiglio di amministrazione i punti del denunciante contenuti nella summenzionata lettera.

2.4 Nella sua decisione, comunicata al denunciante il 5 marzo 2004, il consiglio di amministrazione ha concluso che le affermazioni del denunciante riguardavano incidenti relativamente lievi che tendono a verificarsi nella maggior parte dei sistemi amministrativi "senza essere necessariamente percepiti come rimostranze". Essa ha constatato che era chiaro che molti degli incidenti che avevano portato alle domande erano basati su incomprensioni, relative alla comunicazione o a una comprensione divergente dei ruoli e delle responsabilità, e che gli altri incidenti in questione erano stati adeguatamente spiegati dal direttore in modo da non giustificare un ulteriore esame. Sulla base di tali considerazioni, il consiglio di amministrazione ha pertanto deciso di non avviare procedimenti disciplinari nei confronti del direttore dell'EUMC.

2.5 Dato che la decisione di avviare un procedimento disciplinare spetta all'autorità che ha il potere di nomina dell'istituzione o dell'organo comunitario interessato (4) e non può essere sostituita dal Mediatore, il suo esame delle conclusioni alla base di tale decisione si limita a valutare se tali conclusioni siano viziate da errori manifesti di valutazione. L'esame da parte del Mediatore delle conclusioni del consiglio di amministrazione dell'EUMC in questo caso è limitato di conseguenza.

2.6 Il Mediatore ritiene di non aver ricevuto alcuna prova che gli consenta di concludere che vi siano stati errori manifesti di valutazione in relazione alle conclusioni del consiglio di amministrazione dell'EUMC. Il Mediatore non può pertanto riscontrare alcuna cattiva amministrazione in relazione a questo aspetto del caso.

3 Asserzione di non aver consentito al denunciante di presentare osservazioni

3.1 In ulteriori indagini, il Mediatore ha chiesto all'EUMC di presentare un parere sull'asserzione del denunciante secondo cui non gli era stato consentito di commentare la dichiarazione finale del direttore dell'EUMC.

3.2 Nel suo parere, l'EUMC ha ribadito che la denuncia del denunciante del 5 gennaio 2004 era intesa come contenente la richiesta di avviare un procedimento disciplinare nei confronti del direttore dell'EUMC (ossia non nei confronti del denunciante stesso). Poiché le procedure disciplinari mettono potenzialmente in pericolo l'integrità e la posizione sociale di una persona, tali procedure sono soggette alla riservatezza. L’art. 6 dell’allegato II dello Statuto in vigore all’epoca stabiliva espressamente tale obbligo di riservatezza. In una lettera del 15 giugno 2004 al direttore dell'EUMC, il presidente del consiglio di amministrazione dell'EUMC spiegava dettagliatamente come era stata condotta l'indagine sulla denuncia. Il presidente assicura, in sintesi, che entrambe le parti abbiano avuto accesso alle reciproche richieste e osservazioni in tutte le fasi del processo.

3.3 Il Mediatore non ha ricevuto osservazioni dal denunciante sul parere dell'EUMC.

3.4 L'accusa presentata all'EUMC per parere è stata formulata sulla base della dichiarazione del denunciante secondo cui "[...] non ho avuto l'opportunità di vedere o commentare la risposta del direttore prima che la commissione [...] chiudesse il caso".

3.5 Secondo le informazioni contenute nel parere dell'EUMC, non è stato convocato alcun comitato disciplinare in risposta alla denuncia del denunciante del 5 gennaio 2004 al consiglio di amministrazione dell'EUMC. La regola del segreto cui fa riferimento l’EUMC non sembra quindi applicabile ai fatti del caso di specie, che riguarda un’indagine preliminare sulla richiesta di convocazione di una commissione disciplinare.

3.6 Inoltre, la lettera del 15 giugno 2004 del presidente del consiglio di amministrazione dell'EUMC al direttore dell'EUMC conteneva un resoconto della procedura e dei metodi di lavoro adottati per esaminare la richiesta del denunciante. Il presidente spiega che "[l]e parti hanno avuto accesso alle reciproche richieste e osservazioni in tutte le fasi del processo ed entrambe sono state invitate a presentare le loro osservazioni e risposte al comitato esecutivo. Il Consiglio ha preso in considerazione tutte le prove e ha preso una decisione definitiva solo quando si è accertato che tutte le prove erano state presentate e prese in considerazione.

3.7 Il Mediatore osserva che l'istituzione interessata dispone di un margine di discrezionalità su come condurre la sua indagine sul tipo di richiesta in questione, fatto salvo l'obbligo di esaminare con attenzione e imparzialità tutti gli aspetti pertinenti del singolo caso (5). Nel caso di specie, tale obbligo implicava, come suggerito dallo stesso consiglio di amministrazione nella summenzionata lettera del 15 giugno 2004, che il denunciante avrebbe avuto accesso alle richieste e alle osservazioni del direttore in tutte le fasi del processo e sarebbe stato invitato a presentare osservazioni. Al fine di rispettare pienamente tale obbligo, sarebbe stato pertanto necessario fornire al denunciante la dichiarazione del direttore sulle sue accuse prima di chiudere l'indagine. Il Mediatore non ha ricevuto prove concrete che confutino l'asserzione fattuale del denunciante secondo cui ciò non è stato fatto.

3.8 Alla luce di quanto precede, sembra che al denunciante non sia stata data la possibilità di commentare le dichiarazioni del direttore sulle sue accuse prima della chiusura dell'indagine, il che ha costituito un caso di cattiva amministrazione. Di seguito è riportata un'osservazione critica.

4 Asserzione di conflitto di interessi

4.1 Il denunciante ha affermato che vi era stato un conflitto di interessi in quel membro, il sig. S., del comitato d'esame incaricato di esaminare la sua denuncia, a nome del comitato esecutivo dell'EUMC, che aveva presentato domanda per il posto del denunciante presso l'EUMC.

4.2 Nel suo parere, l'EUMC ha confermato che il funzionario interessato era stato membro del comitato esecutivo incaricato di esaminare la denuncia del denunciante del 5 gennaio 2004. Tuttavia, il sig. S. non aveva partecipato alla missione conoscitiva. Nella successiva procedura di assunzione relativa alla carica di capo dell'unità Ricerca e reti, il comitato di selezione, che comprendeva anche un membro esterno, ha proposto, il 3 maggio 2004, di assumere un'altra persona diversa dal sig. S. Non aveva ricevuto punti sufficienti per qualificarsi per l'elenco di riserva e pertanto non gli è stato offerto il posto. Pertanto, egli non ha in alcun modo beneficiato dell’esito del procedimento disciplinare di cui trattasi. Inoltre, il denunciante stesso aveva deciso di non chiedere il rinnovo del suo contratto di agente prima di chiedere la convocazione della commissione di disciplina. Pertanto, il sig. S. non ha avuto alcun ruolo nella decisione del denunciante di non chiedere il rinnovo del suo contratto di agente.

4.3 Il Mediatore non ha ricevuto osservazioni dal denunciante.

4.4 Da quanto precede risulta che l'EUMC non ha contestato il fatto che il sig. S., che aveva presentato domanda per il posto del denunciante, fosse anche membro del comitato d'esame incaricato di esaminare la denuncia del denunciante del 5 gennaio 2004 al consiglio di amministrazione dell'EUMC. Tuttavia, l’EUMC ha sostenuto, in sostanza, che, poiché il funzionario interessato non ha ottenuto alcun vantaggio concreto dalla sua appartenenza al comitato d’esame, non vi era stato alcun conflitto di interessi.

4.5 Il Mediatore sottolinea che l'articolo 41, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea stabilisce che "[o]gni persona ha diritto a che le questioni che la riguardano siano trattate in modo imparziale, equo ed entro un termine ragionevole dalle istituzioni e dagli organi dell'Unione." Il Mediatore rileva inoltre che, secondo la giurisprudenza della Corte di giustizia, il rispetto dei diritti garantiti dall'ordinamento giuridico comunitario nei procedimenti amministrativi comprende, in particolare, l'obbligo per l'istituzione competente di esaminare con attenzione e imparzialità tutti gli aspetti pertinenti del singolo caso (6). Il Mediatore ritiene che i principi di buona amministrazione esigano che le istituzioni e il personale della Comunità non solo agiscano in modo imparziale, ma dimostrino anche la loro imparzialità evitando qualsiasi azione che possa mettere ragionevolmente in discussione la loro imparzialità (7). In un caso come quello di specie, ciò implica che la partecipazione alla commissione esaminatrice di una persona la cui imparzialità può ragionevolmente essere rimessa in discussione deve essere considerata tale da compromettere l’equità del procedimento amministrativo di cui trattasi e, pertanto, un caso di cattiva amministrazione.

4.6 Il Mediatore osserva che la decisione di scegliere il sig. S. per il posto in questione avrebbe dovuto alla fine essere presa dal direttore dell'EUMC. La denuncia del denunciante del 5 gennaio 2004 era stata intesa come una denuncia contro il direttore. Pertanto, il sig. S. partecipava effettivamente all’esame di una denuncia di bullismo e cattiva amministrazione nei confronti di una persona che avrebbe potenzialmente dovuto valutare se assumerlo a seguito di una procedura di assunzione in corso all’epoca. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che l'imparzialità del sig. S. possa essere ragionevolmente messa in discussione e che, di conseguenza, la sua partecipazione al comitato d'esame abbia compromesso l'equità della procedura. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore formula qui di seguito un'osservazione critica.

Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito a tale denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia ("EUMC") in relazione alle accuse di bullismo, bypass e mancanza di informazioni formulate dal denunciante.

Per quanto riguarda le affermazioni del denunciante (a) secondo cui non gli era stato consentito di commentare la dichiarazione finale del direttore dell'EUMC e (b) vi era stato un conflitto di interessi in quanto un membro del comitato d'esame che indagava sul suo caso a nome del consiglio di amministrazione dell'EUMC aveva presentato domanda per il suo posto presso l'EUMC, è necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

1. Alla luce delle risultanze di cui al precedente punto 3, risulta che il denunciante non ha avuto la possibilità di commentare le dichiarazioni del direttore sulle sue accuse prima della chiusura dell'indagine in questione, il che ha costituito un caso di cattiva amministrazione.
2. Per quanto riguarda l'asserzione di un conflitto di interessi, relativa al fatto che un membro del comitato d'esame, il sig. S., aveva presentato domanda per il posto di denunciante, il Mediatore osserva che la decisione di selezionare il sig. S. per il posto in questione avrebbe dovuto alla fine essere presa dal direttore dell'EUMC. La denuncia del denunciante del 5 gennaio 2004 era stata intesa come una denuncia contro il direttore. Pertanto, il sig. S. partecipava effettivamente all’esame di una denuncia di bullismo e cattiva amministrazione nei confronti di una persona che avrebbe potenzialmente dovuto valutare se assumerlo a seguito di una procedura di assunzione in corso all’epoca. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che l'imparzialità del sig. S. possa essere ragionevolmente messa in discussione e che, di conseguenza, la sua partecipazione al comitato d'esame abbia compromesso l'equità della procedura. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione.

Anche il direttore dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) "Non può essere presentata alcuna denuncia al mediatore riguardante i rapporti di lavoro tra le istituzioni e gli organi comunitari e i loro funzionari e altri agenti, a meno che l'interessato non abbia esaurito tutte le possibilità di presentare richieste e reclami amministrativi interni, in particolare le procedure di cui all'articolo 90, paragrafi 1 e 2, dello statuto dei funzionari (...)" (decisione 94/262 del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, sullo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore, Gazzetta ufficiale 1994 L 113, pag. 15).

(2) Gazzetta ufficiale 1997, L 151, pag. 1.

(3) "Al mediatore non può essere presentata alcuna denuncia riguardante i rapporti di lavoro tra le istituzioni e gli organi comunitari e i loro funzionari e altri agenti, a meno che l'interessato non abbia esaurito tutte le possibilità di presentare richieste e reclami amministrativi interni, in particolare le procedure di cui all'articolo 90, paragrafi 1 e 2, dello statuto dei funzionari (...)" (decisione 94/262 del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, sullo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore, Gazzetta ufficiale 1994 L 113, pag. 15).

(4) Cfr. causa T-242/97, Z./Parlamento europeo, Racc. 1999, pag. IA-77;II-401, punto 19.

(5) Causa C-269/90, Technische Universität München/Hauptzollamt München-Mitte (Raccolta 1991, pag. I-5469, punto 14).

(6) Causa C-269/90, Technische Universität München/Hauptzollamt München-Mitte (Raccolta 1991, pag. I-5469, punto 14).

(7) Decisione del Mediatore europeo sulla denuncia 751/2000/(BB)IJH, punto 4 del progetto di raccomandazione ivi citato.