Strasburgo, 14 aprile 2005

Egregio signor M.,

Il 28 febbraio 2004 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro il Parlamento europeo in merito alla Sua esclusione dal concorso generale PE/134/C.

Il 7 aprile 2004 ho trasmesso la denuncia al Presidente del Parlamento. Il Parlamento ha trasmesso il suo parere il 1° luglio 2004 e, se lo desidera, le ho trasmesso un invito a formulare osservazioni. Nessuna osservazione è stata ricevuta da voi.

L'8 marzo 2005 il mio ufficio l'ha contattata telefonicamente per chiederle una copia di due documenti giustificativi menzionati nella Sua denuncia. Lei ha inviato tali documenti per fax il 10 marzo 2005.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono i seguenti:

Nel gennaio 2003 il denunciante ha presentato domanda per il concorso generale PE/134/C organizzato dal Parlamento europeo per l'assunzione di assistenti d'ufficio (C5-C4) nel settore della sicurezza generale (1). Con lettera del 18 settembre 2003, il presidente della commissione giudicatrice ha informato il denunciante di non poter essere ammesso al concorso in quanto non aveva allegato sufficienti documenti giustificativi relativi alla sua esperienza professionale.

Con lettera del 30 settembre 2003, il denunciante ha chiesto il riesame della sua domanda, ritenendo di aver allegato sufficienti documenti giustificativi. Con lettera dell’11 novembre 2003, il presidente della commissione giudicatrice ha informato il denunciante che un’ulteriore analisi della sua candidatura dimostrava effettivamente che egli possedeva 5 anni di esperienza professionale nel settore della sicurezza. Tuttavia, la commissione giudicatrice ha mantenuto la sua decisione di non ammettere il denunciante al concorso, affermando questa volta che il denunciante non aveva allegato documenti giustificativi relativi alla conoscenza di una seconda lingua dell'UE.

Con lettera del 16 ottobre 2003, il denunciante ha informato la commissione giudicatrice di aver allegato i documenti relativi alle sue lingue nella sua candidatura originale. Con lettera del 9 gennaio 2004, la commissione giudicatrice si è scusata per l'errore in quanto il denunciante aveva effettivamente allegato documenti relativi alle sue conoscenze linguistiche. La commissione giudicatrice ha tuttavia sostenuto che il denunciante non aveva allegato sufficienti documenti giustificativi relativi alla sua esperienza professionale, vale a dire l'ultima busta paga.

Nella sua risposta del 19 gennaio 2004 alla commissione giudicatrice, il denunciante ha fatto riferimento alla lettera dell'11 novembre 2003 in cui il presidente della commissione giudicatrice aveva esplicitamente dichiarato che il denunciante aveva 5 anni di esperienza professionale. Il 3 febbraio 2004 la commissione giudicatrice ha risposto che il denunciante non aveva dimostrato di essere ancora assunto al 31 gennaio 2003 e che pertanto non poteva essere ammesso al concorso.

Il denunciante osserva che nella sua domanda iniziale ha allegato un certificato del ministero delle Finanze belga relativo ai suoi 16 mesi di esperienza professionale, nonché una decisione del ministero della Giustizia relativa alla sua nomina dal 1o settembre 1998 ad oggi. Egli sottolinea che è risaputo che un appuntamento con il servizio pubblico federale belga è valido per l'intera carriera e che un funzionario federale belga non riceve fogli retributivi mensili. L’argomentazione della commissione giudicatrice dimostrerebbe pertanto un’ignoranza quanto al funzionamento delle istituzioni federali belghe. Il denunciante sostiene di aver soddisfatto il criterio dell'esperienza professionale.

Il 28 febbraio 2004 il denunciante ha presentato la presente denuncia al Mediatore, sostenendo che la decisione della commissione giudicatrice di non ammetterlo al concorso è sleale e irregolare perché ha preso due volte decisioni errate (riguardanti in primo luogo la sua esperienza professionale e in secondo luogo le sue conoscenze linguistiche) e si è contraddetta (per quanto riguarda l'esperienza professionale).

L'INCHIESTA

Parere del Parlamento

Nel suo parere, il Parlamento formula le seguenti osservazioni:

Il denunciante ha presentato una domanda - ricevuta il 16 gennaio 2003 - per il concorso PE/134/C (assistenti clericali nel settore della sicurezza generale). Con lettera del 18 settembre 2003, la commissione giudicatrice lo informava di non essere stato ammesso al concorso in quanto non aveva allegato sufficienti documenti giustificativi relativi alla sua esperienza professionale. Il bando di concorso stabiliva chiaramente che la recente esperienza professionale doveva essere di almeno cinque anni, vale a dire 60 mesi, e che doveva essere supportata da prove a sostegno, con l'esperienza più recente giustificata da una busta paga. L'esperienza comprovata del denunciante è stata di 42 mesi.

Il 28 settembre 2003 il denunciante ha contestato la decisione della commissione giudicatrice, ritenendo di aver presentato i documenti giustificativi necessari. Il suo fascicolo è stato riesaminato nella riunione del 3 novembre 2003 e la commissione giudicatrice ha confermato la sua decisione di non ammetterlo al concorso. Il denunciante è stato informato con lettera del 12 novembre 2003. Questa lettera alludeva erroneamente alla conoscenza delle lingue straniere e al fatto che egli aveva la necessaria esperienza professionale di cinque anni. Il denunciante ha contestato tale lettera con lettera del 19 novembre 2003 chiedendo un riesame dei documenti giustificativi da lui presentati al fine di dimostrare la sua conoscenza delle lingue.

La commissione giudicatrice ha risposto al denunciante con lettera del 12 gennaio 2004 scusandosi per l'errore relativo alla conoscenza delle lingue, ma confermando di non possedere l'esperienza professionale richiesta nel bando di concorso. In tale lettera, la commissione giudicatrice ha spiegato dettagliatamente perché il denunciante non soddisfaceva le condizioni del bando di concorso per quanto riguarda l'esperienza professionale. Con lettera del 19 gennaio 2003, il denunciante ha nuovamente contestato la suddetta lettera per quanto riguarda la sua esperienza professionale e ha chiesto che il suo caso fosse riesaminato. Il 4 febbraio 2004 la commissione giudicatrice ha confermato la sua decisione di non ammettere il denunciante al concorso in quanto, alla scadenza del termine per la presentazione delle candidature, egli non aveva fornito la prova di essere ancora un dipendente pubblico belga.

Il 9 febbraio 2004 il denunciante ha scritto al presidente della commissione giudicatrice esprimendo la sua insoddisfazione per il modo in cui aveva trattato la sua candidatura. A seguito di tale lettera, la commissione giudicatrice ha riesaminato il fascicolo del candidato e l'intero scambio di corrispondenza. È emerso che la versione olandese della lettera della commissione giudicatrice del 12 novembre 2003 non corrispondeva alla lettera redatta dalla commissione giudicatrice in francese. La commissione giudicatrice ha pertanto chiesto al denunciante di considerare tale lettera nulla. Il Parlamento ha allegato al suo parere le copie della versione originale francese della lettera dell'11 novembre 2003 e la traduzione olandese della stessa.

In una lettera del 28 febbraio 2004 indirizzata al presidente del Parlamento, il denunciante illustrava il contesto della sua domanda e contestava il modo in cui era stato trattato dalla commissione giudicatrice. Il servizio Concorsi ha risposto il 6 aprile 2004, spiegando il ragionamento della commissione giudicatrice e scusandosi per l'errore di traduzione all'origine dell'intero malinteso.

Il Parlamento ha concluso che la commissione giudicatrice non ha commesso irregolarità nell'esame del fascicolo del denunciante. Tutte le richieste di riesame del fascicolo presentate dal denunciante sono state accolte dalla commissione giudicatrice. Purtroppo la commissione giudicatrice non ha rilevato immediatamente l'errore di traduzione nella lettera del 12 novembre 2003, che è all'origine di tutti i malintesi con il denunciante. Nessuno dei membri della commissione giudicatrice conosceva l'olandese. Poiché si trattava di un concorso in un settore molto specifico, la composizione della commissione giudicatrice era dettata dalle qualifiche dei membri del settore piuttosto che dalle loro conoscenze linguistiche. La commissione giudicatrice si è scusata per questo nella sua risposta del 12 gennaio 2004 al denunciante.

Osservazioni del denunciante

Il denunciante non ha formulato osservazioni sul parere del Parlamento.

LA DECISIONE

1 Sull'asserita decisione iniqua e irregolare

1.1 Il denunciante sostiene che la decisione della commissione giudicatrice di non ammetterlo al concorso è sleale e irregolare perché ha preso due volte decisioni errate (riguardanti in primo luogo la sua esperienza professionale e in secondo luogo le sue conoscenze linguistiche) e si è contraddetta (per quanto riguarda l'esperienza professionale).

1.2 Il Parlamento osserva che il motivo per cui il denunciante non è stato ammesso al concorso è che la sua comprovata esperienza era di 42 mesi e non di 60 mesi, come richiesto dal bando di concorso. Per quanto riguarda la motivazione comunicata al denunciante, il Parlamento ha spiegato che l'intero malinteso relativo alla motivazione del rigetto della domanda del denunciante si basava su un errore nella traduzione olandese della lettera della commissione giudicatrice del 12 novembre 2003. Il Parlamento ha dichiarato che la commissione giudicatrice si è scusata per questo errore nella sua lettera del 12 gennaio 2004.

1.3 Il Mediatore osserva che il punto III.B.1 ("Condizioni particolari - Qualifiche ed esperienza professionale richieste") del bando di concorso generale PE/134/C (2) richiedeva "b) un'esperienza professionale recente di almeno cinque anni nel settore della sicurezza generale pubblica o privata" e prevedeva che "la formazione, gli studi e l'esperienza professionale devono essere pertinenti alla descrizione delle mansioni di cui alla sezione II, descritti in dettaglio nel modulo di candidatura e corredati di prove a sostegno".

1.4 Il punto III.B.3 ("Documenti giustificativi richiesti") del bando di concorso prevedeva che "la prova dell'esperienza professionale di cui alla sezione III.B.(1) deve essere fornita presentando uno o più dei documenti giustificativi elencati di seguito a titolo indicativo:

- contratti di lavoro o certificati, lettere o attestati di nomina, che forniscano dettagli precisi sul tipo di lavoro, che devono essere accompagnati da buste paga che indichino chiaramente le date in cui la tua esperienza professionale è iniziata e (se del caso) terminata
- se sei ancora in un impiego pertinente, la busta paga più recente come prova dell'anzianità
di servizio - prova dell'attività se sei un lavoratore autonomo (ad esempio dichiarazioni dei redditi, dichiarazioni IVA, estratto del registro delle imprese, sicurezza sociale, fatture)".

1.5 Ai sensi del punto XI.2 ("Domande") del bando di concorso, il termine ultimo per l'invio delle candidature e dei documenti giustificativi era il 31 gennaio 2003.

1.6 A sostegno della sua esperienza professionale, il denunciante ha allegato alla sua domanda due documenti, vale a dire 1) un certificato del ministero belga delle Finanze attestante 16 mesi di esperienza professionale (3) e 2) una decisione di nomina del ministero belga della Giustizia del 29 novembre 2000 relativa alla sua nomina definitiva a funzionario il 1o settembre 2000 (4).

1.7 Il Mediatore ha esaminato attentamente il fascicolo della denuncia, che contiene la seguente corrispondenza tra la commissione giudicatrice, il servizio Concorsi del Parlamento europeo e il denunciante:

Con una prima lettera del 18 settembre 2003, il presidente della commissione giudicatrice ha informato il denunciante di non essere stato ammesso al concorso, in quanto non aveva allegato elementi di prova sufficienti relativi alla sua esperienza professionale, come richiesto al punto III.B.1.b) del bando di concorso.

In una seconda lettera dell'11 novembre 2003 (5), il presidente della commissione giudicatrice, in risposta alla richiesta del denunciante del 30 settembre 2003 di riesaminare la sua domanda, ha risposto che, dopo un'ulteriore indagine, risultava che il denunciante aveva effettivamente cinque anni di esperienza professionale nel settore della sicurezza generale pubblica o privata. Il presidente della commissione giudicatrice ha tuttavia informato il denunciante che la sua domanda non conteneva alcun elemento di prova relativo alla conoscenza della seconda lingua ufficiale dell'UE.

In una terza lettera del 9 gennaio 2004 (6), il presidente della commissione giudicatrice ha ammesso che i documenti giustificativi relativi alla conoscenza delle lingue erano stati allegati dal denunciante nella sua domanda e si è scusato per l'errore commesso dalla commissione giudicatrice. Tuttavia, ha ribadito che il denunciante non aveva inviato sufficienti prove a sostegno della sua esperienza professionale. Più specificamente, ha sottolineato che la denunciante aveva allegato un certificato del ministero belga delle Finanze e delle dogane per i periodi di occupazione dal 6 gennaio al 31 agosto 1997, dal 1o dicembre 1997 al 31 maggio 1998 e dal 1o giugno 1998 al 31 agosto 1998 (16 mesi in totale). La lettera faceva inoltre riferimento a una decisione di nomina del ministero della Giustizia del 29 novembre 2000, secondo la quale il denunciante è entrato in servizio il 1o settembre 1998 e che ha quindi dimostrato 26 mesi di esperienza professionale. La lettera precisava tuttavia che, ai sensi del punto III.B.3 del bando di concorso, quando l'esperienza professionale continua, la più recente busta paga doveva essere allegata come prova dell'anzianità di servizio e che il denunciante non l'aveva allegata. La commissione giudicatrice ha pertanto confermato la mancata ammissione del denunciante al concorso.

In una quarta lettera del 3 febbraio 2004 (7), il presidente della commissione giudicatrice ha dichiarato che il denunciante non aveva dimostrato di essere ancora in servizio al 31 gennaio 2003. La commissione giudicatrice ha pertanto confermato la sua decisione.

Con una quinta lettera del 3 marzo 2004 (8), il presidente della commissione giudicatrice ha confermato la decisione del 18 settembre 2003. Sottolinea che vi è stato un errore nella lettera dell'11 novembre 2003 a causa di un errore nella traduzione olandese e chiede al denunciante di considerare tale lettera nulla. Ha confermato la decisione del 18 settembre 2003 facendo riferimento anche alle spiegazioni fornite nelle lettere del 9 gennaio e del 3 febbraio 2004.

Infine, in una sesta lettera del 5 aprile 2004 (9), il capo del servizio Concorsi del Parlamento europeo ha spiegato ancora una volta che vi era stato un errore di traduzione nella lettera dell'11 novembre 2003, facendo riferimento ai 16 e 26 mesi di esperienza professionale calcolati nella lettera del 9 gennaio 2004, e ha sottolineato al denunciante che non vi erano prove a sostegno dell'ultima occupazione del denunciante (lettera di pagamento). Il servizio Concorsi ha concluso che il denunciante aveva dimostrato un'esperienza professionale complessiva di 42 mesi e non di 60 mesi (ossia 5 anni), come richiesto dal bando di concorso. Si è scusato per l'errore di traduzione che ha dichiarato essere la fonte di tutti i malintesi.

1.8 Sulla base degli elementi di cui sopra nel fascicolo, il Mediatore giunge alle seguenti conclusioni:

1.9 Il motivo per cui la domanda del denunciante è stata definitivamente respinta è che egli non ha giustificato, con gli elementi di prova da lui allegati, 5 anni o 60 mesi di esperienza professionale alla data del 31 gennaio 2003, come richiesto dal bando di concorso. I dettagli relativi al calcolo degli anni di esperienza professionale del denunciante sono stati comunicati al denunciante nelle lettere del 9 gennaio e del 5 aprile 2004. La commissione giudicatrice ha concluso che il denunciante aveva dimostrato 42 mesi di esperienza professionale.

1.10 Il Mediatore osserva che, a parte i due documenti che il denunciante allegava alla sua domanda e che dimostravano 16 mesi e 26 giorni (10) (ministero delle Finanze) e 27 mesi (ministero della Giustizia) di esperienza professionale (ossia in totale 43 mesi e 26 giorni), il denunciante non ha fornito elementi di prova - come una busta paga o un certificato del suo datore di lavoro attestante che era ancora in servizio al 31 gennaio 2003 - per la sua esperienza professionale dopo la data del 29 novembre 2000. Il Mediatore ritiene pertanto ragionevole la decisione della commissione giudicatrice di non ammettere il denunciante al concorso a causa della mancanza di prove a sostegno dell'esperienza professionale quinquennale. L'affermazione del denunciante secondo cui la decisione della commissione giudicatrice era iniqua e irregolare non può pertanto essere accolta e non è stato riscontrato alcun caso di cattiva amministrazione.

1.11 Il Mediatore osserva tuttavia che, nelle prime tre lettere menzionate al precedente punto 1.7, la commissione giudicatrice ha comunicato al denunciante ragioni diverse e contraddittorie per la sua mancata ammissione al concorso, vale a dire 1) la mancanza di prove a sostegno dell'esperienza professionale di cinque anni, 2) la mancanza di prove a sostegno della conoscenza di una seconda lingua dell'UE e, successivamente, 3) la mancanza di prove a sostegno dell'esperienza professionale di cinque anni. Il Mediatore comprende l'insoddisfazione che il denunciante deve aver provato nel ricevere ragioni contraddittorie dal Parlamento in una questione di tale importanza per lui come una domanda di lavoro. Il Mediatore osserva inoltre che, nelle risposte alla successiva corrispondenza del denunciante, la commissione giudicatrice, e successivamente il servizio Concorsi del Parlamento, hanno spiegato al denunciante il motivo della contraddizione nelle lettere, vale a dire un errore nella traduzione neerlandese e si sono scusati per tale errore. Nel suo parere, il Parlamento ha fornito copie della versione originale francese della lettera dell'11 novembre 2003 che avrebbe dovuto essere inviata al denunciante (e che faceva riferimento alla mancanza di elementi di prova relativi all'esperienza professionale e non alla conoscenza di una seconda lingua dell'UE) e all'erronea traduzione neerlandese della stessa.

1.12 Per quanto riguarda questo aspetto della denuncia, il Mediatore osserva che ogni decisione di un'istituzione che possa ledere i diritti o gli interessi di un privato deve indicare i motivi su cui si basa, indicando chiaramente i fatti pertinenti e la base giuridica della decisione (11). Nel caso di specie, il Mediatore constata che, a causa di un errore nella traduzione olandese della lettera dell'11 novembre 2003, il Parlamento europeo non ha indicato chiaramente al denunciante i motivi della decisione di non ammetterlo al concorso. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore formula la seguente osservazione critica.

2 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore sull'asserzione del denunciante secondo cui la decisione della commissione giudicatrice era iniqua e irregolare, non sembra esservi stata cattiva amministrazione.

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito all'asserzione secondo cui al denunciante sarebbero state fornite informazioni contraddittorie, è necessario formulare la seguente osservazione critica:

Ogni decisione di un'istituzione che possa ledere i diritti o gli interessi di un privato è motivata indicando chiaramente i fatti pertinenti e la base giuridica della decisione (12). Nel caso di specie, il Mediatore constata che, a causa di un errore nella traduzione olandese della lettera dell'11 novembre 2003, il Parlamento europeo non ha indicato chiaramente al denunciante i motivi della decisione di non ammetterlo al concorso. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione.

Dato che questo aspetto del caso riguarda procedure relative a eventi specifici del passato e che il Parlamento europeo ha già riconosciuto e si è scusato per il suo errore, non è opportuno perseguire una composizione amichevole della questione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il Presidente del Parlamento sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) GU 2002, C 303 A/30.

(2) GU 2002, C 303 A/30.

(3) Lo stesso denunciante menziona 16 mesi di esperienza professionale. Il calcolo dei periodi menzionati in tale certificato comporta 16 mesi e 26 giorni di esperienza professionale.

(4) Con decisione 16 settembre 1998, il denunciante era stato nominato funzionario in prova a decorrere dal 1° settembre 1998.

(5) Il Mediatore osserva che la lettera ha due date, vale a dire l'11 novembre 2003 (stampato) e il 12 novembre 2003 (timbrato).

(6) Il Mediatore osserva che la lettera ha due date, vale a dire il 9 gennaio 2004 (stampato) e il 12 gennaio 2004 (timbrato). La lettera è stata inviata in risposta alla lettera del denunciante del 16 ottobre 2003.

(7) Il Mediatore osserva che la lettera ha due date, vale a dire il 3 febbraio 2004 (stampato) e il 4 febbraio 2004 (timbrato). La lettera è stata inviata in risposta alla lettera del denunciante del 19 gennaio 2004.

(8) Il Mediatore osserva che la lettera ha due date, vale a dire il 3 marzo 2004 (stampato) e il 4 marzo 2004 (timbrato). La lettera è stata inviata in risposta alla lettera del denunciante del 9 febbraio 2004.

(9) Il Mediatore osserva che la lettera ha due date, vale a dire il 5 aprile 2004 (stampato) e il 6 aprile 2004 (timbrato). La lettera è stata inviata in risposta alla lettera del denunciante del 28 febbraio 2004.

(10) Cfr. nota 3.

(11) Articolo 18 "Obbligo di motivare le decisioni" del Codice europeo di buona condotta amministrativa.

(12) Articolo 18 "Obbligo di motivare le decisioni" del Codice europeo di buona condotta amministrativa.