Strasburgo, 20 ottobre 2004

Egregio signor B.,

Il 27 gennaio 2004 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito a una proposta di ricerca (FP6-502870) presentata dalla Sua società Arno Nordic AB.

Il 16 febbraio 2004 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. La Commissione ha inviato il suo parere il 6 maggio 2004 e, se lo desidera, le ho trasmesso un invito a formulare osservazioni. Nessuna osservazione sembra essere stata ricevuta da voi.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Nel febbraio 2004 è stata presentata una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito a una proposta di ricerca (FP6-502870) presentata dalla società svedese Arno Nordic AB.

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono, in sintesi, i seguenti:

Il 18 marzo 2003 la società del denunciante, Arno Nordic AB (di seguito "Arno Nordic"), ha presentato una proposta di ricerca alla DG Ricerca della Commissione. Poco dopo aver presentato la proposta, la persona di contatto menzionata nella proposta, il sig. B, ha lasciato la sua posizione nella società. L'8 aprile 2003 il denunciante ha pertanto informato la Commissione, con lettera raccomandata, che il sig. B aveva lasciato la sua posizione e che i compiti del sig. B erano stati ripresi dal denunciante stesso. Tali informazioni sono state trasmesse anche alla Commissione per posta elettronica.

Tuttavia, nel maggio 2003 i servizi competenti della Commissione hanno contattato il sig. B in merito alla proposta di ricerca e, a quanto pare, hanno discusso le modifiche o eventualmente un ritiro. Il denunciante ha contattato la Commissione, ha sottolineato che la Commissione aveva commesso un errore e ha chiesto una spiegazione scritta. Quando non ha ricevuto una spiegazione scritta, il denunciante ha inviato un'e-mail alla Commissione, ripetendo la sua richiesta. Chiede inoltre informazioni su quando la Commissione abbia effettivamente cambiato il nome della persona di contatto sulla proposta dal signor B al suo. Il denunciante ha ricevuto una risposta via e-mail dalla Commissione in cui si affermava che l'uscita del sig. B dalla società non aveva alcuna incidenza sulla valutazione della proposta.

Nel giugno 2003 il denunciante ha inviato alla Commissione un messaggio di posta elettronica contenente diverse domande relative al cambiamento di persona di contatto. Egli ha chiesto, tra l'altro, se le informazioni da lui fornite nella sua lettera dell'8 aprile 2003 sul cambiamento di persona di contatto fossero sufficientemente chiare e perché la Commissione non avesse risposto a tale lettera. Un funzionario della Commissione ha risposto, per posta elettronica, affermando che le informazioni erano sufficientemente chiare, ma che non aveva mai ricevuto la lettera del denunciante dell’8 aprile 2003 e che non era quindi a conoscenza del cambiamento di persona di contatto quando ha contattato il sig. B nel mese di maggio. Il funzionario ha inoltre affermato che una proposta non può essere modificata, ma che ora sapeva che il denunciante era la persona di contatto, il che era sufficiente.

Il 3 luglio 2003 la Commissione ha inviato al denunciante una lettera riguardante la proposta. La lettera è stata indirizzata al denunciante (ossia con il nome del denunciante) ma è stata inviata all'indirizzo del sig. B. Il denunciante ha informato la Commissione del suo errore in un messaggio di posta elettronica.

L'8 dicembre 2003 la Commissione ha inviato al sig. B una lettera relativa alla valutazione della proposta. Il denunciante ha nuovamente inviato alla Commissione un messaggio di posta elettronica, informandola dei suoi ripetuti errori.

Inoltre, il denunciante afferma che un avviso di ricevimento della proposta è datato 18 novembre 2003. Tuttavia, la lettera gli è pervenuta solo il 19 gennaio 2004. La data del timbro postale era il 18 gennaio 2004. Il denunciante ritiene che tale ritardo nell'invio della lettera sia irragionevole.

Il denunciante sostiene che la Commissione ha:

i) è stato negligente nel trattamento delle informazioni secondo cui vi era stato un cambiamento di persona di contatto per quanto riguarda la proposta di ricerca; e

ii) Irragionevolmente ritardato l'invio dell'avviso di ricevimento della proposta di ricerca.

Il denunciante sostiene che la Commissione dovrebbe spiegare e correggere il suo comportamento.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere, la Commissione formula le seguenti osservazioni:

Il 18 marzo 2003 la società Arno Nordic ha presentato una proposta di ricerca per un progetto integrato nell'ambito del primo invito a presentare proposte nell'ambito della priorità tematica 1 FP6-2002-LifeSciHealth. La proposta è stata ricevuta dal fornitore esterno di servizi del 6° PQ il 20 marzo 2003 ed è stata registrata come numero di proposta FP6-502870. La proposta specifica il sig. B come referente per Arno Nordic.

Il 28 marzo 2003 o verso tale data, la Commissione ha inviato al sig. B un avviso di ricevimento della proposta, indicando il numero di registrazione attribuito alla proposta della Arno Nordic.

Il 15 maggio 2003 il denunciante ha inviato alla Commissione un messaggio di posta elettronica in cui dichiarava di aver inviato una lettera raccomandata con la quale informava la Commissione di aver assunto il ruolo di persona di contatto per la proposta a nome di Arno Nordic. Si è chiesto perché questa lettera non fosse stata riconosciuta e non fosse stata attuata. Tuttavia, fino al 15 maggio 2003, la Commissione ignorava l’esistenza della lettera raccomandata. Recenti indagini presso il fornitore esterno di servizi hanno indicato che la lettera del denunciante è arrivata il 14 aprile 2003, ossia dopo il termine per la presentazione delle proposte, e che era stata depositata. Non è chiaro se e quando la lettera sia stata trasmessa alla Commissione.

Nelle successive telefonate ed e-mail, la Commissione ha assicurato al denunciante che il contenuto della sua e-mail del 15 maggio 2003 era stato debitamente preso in considerazione. Il denunciante è stato informato che, sebbene le norme per la valutazione della proposta precludessero qualsiasi modifica della proposta, era stato notato il cambiamento della persona di contatto per Arno Nordic. È stato sottolineato che il cambiamento della persona di contatto non inciderà in alcun modo negativamente sulla valutazione della proposta.

La procedura di valutazione si è conclusa il 6 giugno 2003. Alla fine di giugno 2003 la Commissione aveva compreso che qualsiasi questione relativa alla proposta era stata risolta con soddisfazione del denunciante.

Tuttavia, due errori successivi si sono verificati in relazione alla creazione di mailing list locali sulla base delle informazioni fornite nella proposta originale. Il 3 luglio 2003 o intorno a tale data, la Commissione ha inviato una lettera destinata al denunciante in merito ai risultati della valutazione della proposta. La lettera è stata inviata all'indirizzo del sig. B. Inoltre, nel dicembre 2003, la Commissione ha erroneamente contattato il sig. B nell’ambito di un’indagine. Il denunciante ha notificato alla Commissione tali errori. La Commissione si rammarica degli eventuali disagi causati dagli errori. Va notato, tuttavia, che gli errori non hanno avuto alcuna incidenza sulla valutazione della proposta di Arno Nordic. Al momento degli errori, la procedura di valutazione era già stata completata.

Per quanto riguarda il presunto ritardo nell'invio di una lettera del 18 novembre 2003, non è chiaro alla Commissione a quale lettera si riferisca il denunciante. È possibile che la lettera in questione si riferisca a un'altra proposta (FP6-005226) presentata dal denunciante nell'ambito di un successivo invito a presentare proposte. La lettera cui si fa riferimento potrebbe essere l'avviso di ricevimento, datato 19 novembre 2003, per questa nuova proposta. Tuttavia, tutta la corrispondenza che il denunciante ha allegato alla sua denuncia al Mediatore riguarda la prima proposta (FP6-502870). Data l'incertezza riguardo alla lettera in questione, la Commissione non è in grado di rispondere adeguatamente alle affermazioni del denunciante al riguardo.

Il Mediatore ha invitato il denunciante a presentare osservazioni sul parere. Il denunciante non sembra aver presentato osservazioni.

LA DECISIONE

1 Il trattamento asseritamente negligente delle informazioni

1.1 La denuncia, presentata contro la Commissione europea, riguarda una proposta di ricerca (FP6-502870) presentata dalla società svedese Arno Nordic AB (di seguito "Arno Nordic") il 18 marzo 2003, in cui il sig. Secondo il denunciante, poco dopo aver presentato la proposta, il sig. B ha lasciato la sua posizione in Arno Nordic e il denunciante ha pertanto informato la Commissione, con lettera raccomandata dell'8 aprile 2003, di aver assunto la posizione di persona di contatto. Ciononostante, e nonostante la Commissione abbia finalmente preso atto del cambiamento della persona di contatto, la Commissione ha contattato il sig. B in merito alla proposta di ricerca nel maggio, luglio e dicembre 2003. Il denunciante ha notificato alla Commissione i propri errori in ogni occasione. Il denunciante sostiene che la Commissione è stata negligente nel trattamento delle informazioni secondo cui vi era stato un cambiamento di persona di contatto per quanto riguarda la proposta di ricerca.

1.2 La Commissione sostiene che fino al 15 maggio 2003, quando il denunciante ha inviato un messaggio di posta elettronica in merito alla questione, non era a conoscenza dell'esistenza della lettera raccomandata in cui il denunciante spiegava di aver assunto il ruolo di referente per la proposta di ricerca. Recenti indagini presso il fornitore esterno di servizi hanno indicato che la lettera del denunciante è arrivata il 14 aprile 2003 e che era stata depositata. Non è chiaro se e quando la lettera sia stata trasmessa alla Commissione. Tuttavia, nelle successive telefonate ed e-mail, la Commissione ha assicurato al denunciante che il cambiamento della persona di contatto era stato debitamente notato e che tale cambiamento non avrebbe in alcun modo inciso negativamente sulla valutazione della proposta. Tuttavia, il sig. B è stato erroneamente contattato al posto del denunciante nel luglio 2003 in merito ai risultati della proposta di progetto e nel dicembre 2003 nell'ambito di un'indagine. La Commissione si rammarica degli eventuali disagi causati da tali errori, ma afferma che essi non hanno avuto alcuna incidenza sulla valutazione della proposta, che era stata completata già il 6 giugno 2003.

1.3 Il Mediatore sottolinea che i principi di buona amministrazione impongono alle istituzioni comunitarie di agire con diligenza e di essere orientate al servizio (1). Inoltre, il Mediatore ritiene che la Commissione rimanga pienamente responsabile della qualità dell'amministrazione svolta da un fornitore esterno di servizi per suo conto (2). Nel caso di specie, il Mediatore osserva che il denunciante ha adottato misure per informare la Commissione in merito al cambiamento della persona di contatto, ma che il fornitore esterno di servizi della Commissione ha presentato la lettera e che non è chiaro se e quando sia stata trasmessa alla Commissione. Il Mediatore osserva inoltre che, dopo aver assicurato al denunciante di aver debitamente preso atto del cambiamento di persona di contatto, la Commissione ha contattato due volte la persona sbagliata in merito a questioni relative alla proposta di progetto.

1.4 Sulla base di quanto precede, il Mediatore ritiene che la Commissione, non garantendo il corretto trattamento delle informazioni relative al cambiamento di persona di contatto, non abbia agito con diligenza e non abbia prestato attenzione ai servizi. Ciò costituisce un caso di cattiva amministrazione e sarà formulata un'osservazione critica al riguardo.

2 Il presunto ritardo irragionevole

2.1 Il denunciante afferma di aver ricevuto, il 19 gennaio 2004, un avviso di ricevimento della proposta. L'avviso di ricevimento era datato 18 novembre 2003, ma la data del timbro postale era il 18 gennaio 2004. Il denunciante sostiene che la Commissione ha irragionevolmente ritardato l'invio dell'avviso di ricevimento della proposta di ricerca.

2.2 La Commissione sostiene che non è chiaro a quale lettera si riferisca il denunciante. La lettera in questione potrebbe riguardare un'altra proposta (FP6-005226) presentata dal denunciante nell'ambito di un successivo invito a presentare proposte. Data l'incertezza riguardo alla lettera in questione, la Commissione non è in grado di rispondere adeguatamente alle affermazioni del denunciante al riguardo.

2.3 Il Mediatore prende atto della spiegazione fornita dalla Commissione nel suo parere secondo cui essa non è in grado di rispondere adeguatamente all'affermazione del denunciante, in quanto non è chiaro a quale lettera il denunciante si riferisca. Il parere della Commissione, con la spiegazione del motivo per cui non può rispondere all'asserzione in questione, è stato trasmesso al denunciante con un invito a presentare osservazioni. Il denunciante non ha ricevuto alcuna osservazione con alcun chiarimento in merito. In assenza di chiarimenti da parte del denunciante, il Mediatore ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini su questo aspetto della denuncia.

2.4 Il Mediatore sottolinea che il denunciante ha la possibilità di presentare una nuova denuncia sul presunto ritardo se lo ritiene utile e se può fornire informazioni più dettagliate.

3 La domanda del denunciante

3.1 Il denunciante sostiene che la Commissione dovrebbe spiegare e correggere il suo comportamento.

3.2 Il Mediatore osserva che la Commissione ha riconosciuto e spiegato i propri errori per quanto riguarda la persona di contatto e si è scusata per i disagi causati da tali errori. Poiché gli errori in questione riguardano eventi specifici del passato che non sembrano aver inciso sull'esito della valutazione della proposta di ricerca, il Mediatore non ritiene possibile alcuna azione correttiva. Il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione abbia soddisfatto l'argomentazione del denunciante.

4 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia, è necessario formulare la seguente osservazione critica per quanto riguarda l'accusa del denunciante di trattamento negligente delle informazioni:

I principi di buona amministrazione impongono alle istituzioni comunitarie di agire con diligenza e di essere orientate al servizio (3). Nel caso di specie, il Mediatore ritiene che la Commissione, non garantendo il corretto trattamento delle informazioni relative al cambiamento di persona di contatto, non abbia agito con diligenza e non abbia prestato attenzione ai servizi. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

Dato che questo aspetto del caso riguarda procedure relative a eventi specifici del passato, non è opportuno perseguire una composizione amichevole della questione.

Per quanto riguarda l'asserzione del denunciante di un ritardo irragionevole, il Mediatore ritiene, per i motivi di cui al precedente punto 2.3, che non siano giustificate ulteriori indagini.

Sulla base di quanto precede, il Mediatore archivia il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Articolo 12 del codice europeo di buona condotta amministrativa, disponibile sul sito web del Mediatore: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Cfr. il caso 630/96, riportato a pagina 226 della relazione annuale del Mediatore europeo per il 1997, disponibile al seguente sito web: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Articolo 12 del codice europeo di buona condotta amministrativa, disponibile sul sito web del Mediatore: http://www.ombudsman.europa.eu