Strasburgo, 20 gennaio 2005

Egregio signor X.,

Il 25 ottobre 2003 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito alla decisione di una delegazione della Commissione di non raccomandare il Suo nome per una posizione consultiva presso il vicedecano dell'università Y, nel quadro di un programma finanziato dall'UE.

Il 15 dicembre 2003 ho trasmesso la Sua denuncia al Presidente della Commissione. Ho ricevuto il parere della Commissione l'11 marzo 2004 e ve l'ho trasmesso con l'invito a formulare osservazioni. Il 17 maggio 2004 Lei mi ha trasmesso le Sue osservazioni sul parere della Commissione. Il 22 ottobre 2004 Lei ha chiesto informazioni sullo stato della denuncia.

Su Sua richiesta, la Sua denuncia è stata trattata in modo riservato.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte. Mi scuso per il tempo impiegato per trattare la Sua denuncia.

IL RECLAMO

I fatti del caso secondo il denunciante sono, in sintesi, i seguenti:

Il denunciante lavora come consulente educativo indipendente. Dopo aver messo online il suo CV presso un'agenzia di collocamento, ha ricevuto un invito dalla società di consulenza Z, a Bruxelles, a candidarsi per un posto di consigliere del vice-decano di un'università in joint-venture (università Y). Il progetto dell'università Y è stato finanziato dall'UE. Z aveva firmato un contratto con la Commissione per lo sviluppo di questa iniziativa e ha pertanto agito in qualità di contraente del progetto. Una delle principali azioni da intraprendere nel quadro del progetto Y è stata lo sviluppo di un programma Executive MBA che avrebbe dovuto essere lanciato nel gennaio 2004. L'iniziativa rischiava di essere ritardata a causa del mancato completamento di una serie di compiti essenziali, in particolare la creazione di una base di risorse e i necessari settori di sostegno.

Il denunciante ha avuto un colloquio iniziale che è stato effettuato sulla base delle informazioni fornite nel suo CV. Il personale di Z gli ha comunicato che la decisione finale sulla nomina doveva essere presa dalla delegazione dell'UE responsabile, congiuntamente alla gestione locale del progetto Y. Al fine di raggiungere quanto prima il risultato finale, Z ha deciso di inviare solo i CV di due potenziali candidati per l'approvazione della delegazione dell'UE.

Secondo il denunciante, Z era certo della sua idoneità alla posizione. Ha persino firmato una dichiarazione con Z accettando di essere disponibile per il periodo compreso tra il 1o ottobre 2003 e il 30 settembre 2007.

In considerazione del breve periodo precedente la data di inizio prevista, il denunciante ha iniziato a prepararsi immediatamente per il lavoro. Sottolinea di aver offerto il suo attuale programma online e le banche dati dei corsi alla direzione Y senza alcun costo, in modo da poter apportare rapidamente le modifiche necessarie. Il lavoro comprendeva un piano d'azione di massima elaborato dopo il colloquio.

L'incontro con la delegazione dell'UE e il decano di Y è stato fissato per il 25 settembre 2003 e consisteva in un colloquio di quindici minuti. Successivamente, Z lo informava il 20 ottobre 2003 che la sua domanda non era stata accolta e spiegava che il collegio era preoccupato per la sua mancanza di esperienza lavorativa e di residenza all’estero. Il denunciante ha osservato che tale criterio non figurava tra le qualifiche indicate nel mandato del progetto.

Secondo il denunciante, se il panel avesse esaminato il suo CV, avrebbe notato che la maggior parte della sua vita lavorativa era stata trascorsa all'estero, spesso lontano da casa, in luoghi come l'India o la Malesia. Il denunciante è stato informato informalmente che la delegazione dell'UE intendeva riesaminare un candidato precedentemente respinto che non sembrava soddisfare i criteri di selezione per la posizione.

Il denunciante ha formulato una serie di considerazioni sui criteri che mancavano al candidato da selezionare. Esprime il proprio disaccordo con il punto di vista della delegazione dell'UE.

Il denunciante ha dichiarato di essere pienamente disposto ad accettare una decisione ragionevole, qualora l'istituzione potesse giustificarla. Ha sottolineato che non è stata ricevuta alcuna risposta a nessuna delle sue indagini.

Alla luce delle informazioni fornite dal denunciante, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di presentare un parere sulle seguenti accuse:

1. la motivazione della raccomandazione adottata dalla delegazione della Commissione di non assumere il denunciante, vale a dire la sua presunta mancanza di esperienza lavorativa all'estero, non era prevista dal mandato del progetto; e

2. la Commissione non ha risposto alle lettere che il denunciante aveva inviato alla sua delegazione chiedendo ulteriori chiarimenti.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere, la Commissione ha innanzitutto descritto il contesto fattuale del caso. Ha spiegato che la denuncia al Mediatore riguardava il rigetto della domanda del denunciante per una posizione nell'ambito di un programma finanziato dall'UE. Questo programma mirava a sostenere le riforme economiche intraprese da un paese in via di sviluppo istituendo centri nazionali e regionali per l'istruzione manageriale. Una delle iniziative da sviluppare nel contesto del programma è stata l'istituzione di un regime nazionale in grado di fornire servizi di gestione e consulenza alle imprese. Nel corso di un periodo di cinque anni, fino al novembre 2007, la Commissione ha accettato di fornire un sostegno finanziario al progetto per un importo di 14 milioni di EUR.

Nel contesto del programma Y, la Commissione europea ha firmato un contratto con un consorzio guidato dalla società di consulenza Z, che comprendeva l'assunzione e la fornitura di quattro esperti chiave a lungo termine e personale di supporto.

Nell'ambito del programma, un gruppo di quattro esperti assunti da Z è arrivato nel paese beneficiario il 20 novembre 2002. La Commissione ha sottolineato che i loro contratti erano stati firmati con Z e pertanto non avevano alcun legame contrattuale con la Commissione.

Il contratto con il vice caposquadra e consigliere del vicepreside si è concluso il 15 giugno 2003. Al fine di trovare un sostituto per questa posizione, Z ha tenuto colloqui con due candidati il 6 luglio 2003, uno dei quali il sig. XX. La Commissione ha spiegato che, secondo il contratto di servizi, Z era responsabile dell’assunzione di esperti a lungo e a breve termine nel programma Y e, in tale veste, tutte le informazioni relative al processo erano sotto il suo controllo. Poiché nessuno dei due candidati sembrava soddisfare i requisiti del mandato del progetto, essi non sono stati accolti.

A seguito dei frequenti cambiamenti nella squadra di esperti, la delegazione dell'UE ha deciso di partecipare alla selezione di esperti a lungo termine, in modo da poter effettuare un controllo di qualità ex ante.

Il 25 settembre 2003 Z ha tenuto ulteriori colloqui, tra cui il denunciante. I candidati, tuttavia, non sembravano soddisfare i requisiti stabiliti nel mandato. Poiché il progetto necessitava urgentemente di un consulente del vicepreside, il gruppo di valutazione ha deciso di chiamare il sig. XX, uno dei primi due candidati esclusi nel colloquio tenutosi il 6 luglio 2003, tenendo conto del fatto che egli aveva conseguito un dottorato di ricerca e aveva maturato un'esperienza pertinente in un progetto simile. Dopo averlo nuovamente intervistato il 2 ottobre 2003, il gruppo Y e la delegazione CE hanno deciso congiuntamente di offrirgli un contratto in qualità di esperto a breve termine per ricoprire la carica di vice capogruppo e consigliere del vicepreside. La Commissione ha sottolineato che egli sembrava essere il candidato più adatto. Z è stato tuttavia invitato a proseguire la ricerca di un candidato in grado di ricoprire la posizione a lungo termine.

La Commissione ha spiegato che le qualifiche del denunciante non soddisfacevano i criteri stabiliti nel mandato del programma. L'istituzione ha osservato che le sue qualifiche non comprendevano, tra l'altro: i) il dottorato di ricerca necessario; ii) 10 anni di esperienza nello sviluppo delle risorse umane; iii) un'esperienza minima di cinque anni nell'attuazione di progetti internazionali analoghi dell'UE o di altre forme di cooperazione allo sviluppo bilaterali e/o multilaterali, preferibilmente nei paesi mediterranei; iv) l'esperienza internazionale o le capacità di comunicazione interculturale necessarie, v) le competenze relative alle procedure di "gestione del ciclo di progetto" (PCM) della CE; e vi) comprovata capacità di lavorare all'interno di un team multiculturale. L'istituzione ha allegato al suo parere una griglia di valutazione che valuta le qualifiche di ciascuno dei candidati.

La Commissione ha inoltre fatto riferimento a una serie di osservazioni formulate dal denunciante nella sua denuncia. Essa ha osservato che i suoi servizi non hanno mai formulato osservazioni in merito all'idoneità del denunciante alla posizione e che essi non potevano essere ritenuti responsabili delle presunte dichiarazioni rese al riguardo da Z.

Per quanto riguarda il colloquio del denunciante, l'istituzione ha spiegato che si è svolto il 25 settembre 2003 e che è durato dalle 14.15 alle 14.40. Questo periodo di tempo ha permesso al panel di porre tutte le domande necessarie, dopo di che la discussione si è naturalmente conclusa. Anche se l'altro candidato per la posizione all'epoca è stato intervistato per dieci minuti in più rispetto al denunciante, entrambi i candidati sono stati respinti all'unanimità dal comitato.

In risposta all'affermazione del denunciante di non aver ricevuto alcuna risposta alle sue indagini, la Commissione ha osservato che il 20 ottobre 2003 aveva inviato alla sua delegazione un solo messaggio di posta elettronica al quale purtroppo non ha ricevuto alcuna risposta. L'istituzione si è scusata per non aver risposto alla corrispondenza del denunciante, anche se ha sottolineato che tutte le richieste relative al colloquio avrebbero dovuto essere indirizzate a Z, in quanto organismo responsabile dell'assunzione ai sensi del contratto di servizi.

La Commissione ha sottolineato che la valutazione del denunciante e dei candidati rimanenti è stata effettuata conformemente al mandato del progetto. Essa ha pertanto ritenuto che i suoi servizi avessero agito correttamente, rispettato le norme e i principi ad essa vincolanti e che non si fosse quindi verificato alcun caso di cattiva amministrazione.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha ribadito le affermazioni contenute nella sua denuncia. Ritiene che la Commissione non abbia fornito risposte pertinenti o soddisfacenti alla sua denuncia, ma, al contrario, il suo parere solleva ulteriori gravi preoccupazioni circa l'equità delle politiche di selezione del personale dell'istituzione e il modo in cui sono state applicate al suo caso particolare.

Il denunciante ha ripetuto che il suo colloquio per la posizione era troppo breve e in gran parte irrilevante per consentirgli di chiarire eventuali incertezze relative alle sue qualifiche.

Ha osservato che, anche se non possedeva un dottorato di ricerca, il suo Master of Education post-laurea era più rilevante per la posizione da ricoprire, poiché può essere conferito solo in settori legati all'istruzione, di solito richiede almeno un anno in più per ottenere e richiede qualifiche accademiche per la gestione istituzionale. Il denunciante ha inoltre formulato una serie di osservazioni in merito al titolo di dottorato del sig. XX.

Il denunciante ha contestato l'affermazione della Commissione secondo cui egli non aveva esperienza internazionale. Ha sottolineato che, oltre all'esperienza, superiore a 10 anni, nella gestione della propria attività come consulente di gestione indipendente, aveva un background industriale a livello di consiglio di amministrazione che includeva esperienza nella gestione delle risorse umane e del personale. Ha inoltre descritto in dettaglio la sua esperienza commerciale negli ultimi anni.

Ha inoltre espresso disaccordo con la valutazione delle sue qualifiche da parte della Commissione, in particolare per quanto riguarda l'apertura alle nuove sfide e l'esperienza pratica nella negoziazione e comunicazione interculturale, le capacità di comunicazione interculturale e la comprensione delle questioni di genere. Il denunciante ha indicato che le sue qualifiche e la sua esperienza erano illustrate dai risultati e dai campioni di lavoro effettivi mostrati sui suoi siti web.

Il denunciante ha ritenuto che Z non abbia svolto alcun ruolo nella decisione sull'assunzione del posto vacante, ma che la Commissione fosse l'unica responsabile dell'esito del processo di selezione.

LA DECISIONE

1 Motivazione della raccomandazione della Commissione relativa all'assunzione del denunciante

1.1 Il denunciante ha fatto domanda per una posizione come consulente del vice-decano dell'università Y in un paese in via di sviluppo. Il denunciante sostiene che la motivazione della raccomandazione adottata dalla delegazione della Commissione in tale paese di non assumere il denunciante, vale a dire la sua presunta mancanza di esperienza lavorativa all'estero, non era prevista dal mandato del progetto.

1.2 La Commissione spiega che, nell'ambito del programma Y, i suoi servizi hanno firmato un contratto con un consorzio guidato dalla società di consulenza Z che comprendeva l'assunzione e la fornitura di quattro esperti chiave a lungo termine. L’istituzione sostiene che, secondo il contratto di servizi, Z era responsabile dell’assunzione di esperti a lungo e a breve termine.

L'istituzione spiega inoltre che le qualifiche del denunciante non soddisfacevano i criteri stabiliti nel mandato del programma e sottolinea che le sue qualifiche non comprendevano, tra l'altro: i) il dottorato di ricerca necessario; ii) 10 anni di esperienza nello sviluppo delle risorse umane; iii) un'esperienza minima di cinque anni nell'attuazione di progetti internazionali analoghi dell'UE o di altre forme di cooperazione allo sviluppo bilaterali e/o multilaterali, preferibilmente nei paesi mediterranei; iv) l'esperienza internazionale o le capacità di comunicazione interculturale necessarie, v) le competenze relative alle procedure di "gestione del ciclo di progetto" (PCM) della CE; e vi) comprovata capacità di lavorare all'interno di un team multiculturale.

1.3 Nell'ambito delle prove fornite nel corso della sua indagine, il Mediatore ha esaminato attentamente la base giuridica dell'azione della Commissione nel caso di specie, vale a dire il contratto firmato tra la Commissione [l'amministrazione aggiudicatrice] e l'impresa Z [il consulente], in particolare il suo allegato I, comprese le condizioni generali per gli appalti di servizi finanziati dalla Comunità europea, e il suo allegato II contenente il mandato.

Il Mediatore osserva che l'oggetto del contratto, quale definito all'articolo 1, era la fornitura di assistenza tecnica al progetto. Come stabilito all'articolo 15 dell'allegato I, se il contratto comporta un'assistenza tecnica, spetta al consulente fornire gli esperti necessari. Tuttavia, l’articolo 16, paragrafo 1, dell’allegato I stabilisce quanto segue:

"Il personale impiegato dal consulente per l'esecuzione del contratto è approvato dall'amministrazione aggiudicatrice. Il mandato specifica il livello minimo di qualifiche ed esperienza formativa del personale del consulente e, se del caso, la specializzazione richiesta".

Il Mediatore osserva inoltre che le qualifiche tecniche specifiche per la posizione di consigliere del vicedecano sono precisate al punto 3.2.B dell'allegato II. I criteri cui si fa riferimento comprendono, tra l'altro, l'esperienza post-laurea in amministrazione aziendale, l'insegnamento di successo, l'esperienza nello sviluppo delle risorse umane, l'esperienza internazionale riconosciuta, le capacità di comunicazione e di analisi, l'alfabetizzazione informatica e la comprensione delle procedure di "gestione del ciclo del progetto"(1).

Sembra pertanto che la Commissione avesse il potere giuridico di esaminare le proposte avanzate dal consulente per l'assunzione di nuovo personale al fine di garantire che i candidati soddisfacessero i criteri di cui all'allegato II del contratto.

1.4 Per quanto riguarda la valutazione dell'esperienza del denunciante effettuata dalla Commissione, il Mediatore è consapevole del fatto che questa istituzione è stata in grado di produrre una griglia di valutazione in cui le qualifiche di tutti i candidati sono state valutate sulla base di ciascuno dei criteri stabiliti nel mandato del progetto, compresa l'esperienza internazionale. Sebbene il denunciante non condivida molti aspetti di tale valutazione, nel corso dell’indagine non sono state rese disponibili informazioni che possano indurre il Mediatore a ritenere che tale valutazione sia viziata da un errore manifesto o che vi sia stato uno sviamento di potere.

Il Mediatore osserva che il denunciante ha anche fatto riferimento, nella sua denuncia, al fatto che la Commissione ha scelto di coprire il posto vacante con un candidato che era stato inizialmente respinto dopo il primo ciclo di colloqui. Secondo il Mediatore, tuttavia, la Commissione ha spiegato in modo approfondito i motivi per cui, alla luce dell'esperienza professionale di tale candidato, è giunta alla conclusione che egli era il candidato più adatto.

Sulla base delle informazioni fornite dal denunciante e dalla Commissione durante l'indagine, il Mediatore ha concluso che l'indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

2 Sull'asserita mancata risposta della Commissione alle lettere del denunciante

2.1 Il denunciante sostiene che la Commissione non ha risposto alle lettere che il denunciante ha inviato alla sua delegazione chiedendo ulteriori chiarimenti.

2.2 La Commissione si è scusata per non aver risposto alla corrispondenza del denunciante, anche se ha sottolineato che tutte le richieste relative al colloquio avrebbero dovuto essere indirizzate a Transtec, in quanto organismo responsabile dell'assunzione nell'ambito del contratto di servizi.

2.3 Conformemente al codice di buona condotta amministrativa della Commissione (2), la risposta a una lettera indirizzata alla Commissione deve essere inviata entro quindici giorni lavorativi dalla data di ricevimento della lettera da parte del servizio competente della Commissione. Nel caso di specie, la Commissione non avrebbe agito conformemente alle proprie norme. Il Mediatore osserva, tuttavia, che l'istituzione ha rivolto le domande del denunciante nel suo parere al Mediatore e che si è anche scusata per non aver risposto in precedenza.

2.4 In tali circostanze, il Mediatore non ritiene necessario trattare ulteriormente questo aspetto del caso.

3 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito a tale denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) L'elenco dei criteri, di cui al punto 3.2.B dell'allegato II, era il seguente:

"• La qualifica di livello post-laurea in amministrazione aziendale o in altri campi correlati e il dottorato di ricerca è una risorsa.
• 10 anni di esperienza nello sviluppo delle risorse umane, di cui almeno 5 anni in attività di consulenza, gestione di una Business School o di un programma di formazione manageriale.
• Insegnamento recente e di successo in programmi di laurea e post-laurea.
• Riconosciuta esperienza internazionale, apertura a nuove sfide ed esperienze pratiche nei negoziati e nella comunicazione interculturali, la conoscenza del paese W è una risorsa.
• un'esperienza positiva (minimo 5 anni) nell'attuazione di progetti internazionali analoghi dell'UE o di altre forme di cooperazione allo sviluppo bilaterali e/o multilaterali, preferibilmente nei paesi mediterranei.
• Esperienza nello sviluppo delle risorse umane per le imprese del settore privato nel settore dell'amministrazione aziendale.
• eccellenti capacità comunicative e analitiche, interpersonali e gestionali.
• Capacità comunicative orali e scritte altamente sviluppate in inglese [...].
• L'alfabetizzazione informatica e una buona conoscenza del software di gestione dei progetti, delle basi di dati e del software informatico costituiscono una risorsa.
• Piena comprensione delle procedure di "Project Cycle Management" della CE, monitoraggio dell'analisi e supervisione.
• Capacità di lavorare all'interno di un team interculturale e all'interno di contesti istituzionali e organizzativi complessi.
• piena comprensione delle questioni di genere nel contesto del programma."

(2) GU L 308 dell'8 dicembre 2000, pagg. 26-34.