Strasburgo, 1° dicembre 2004

Egregio signor de M.,

Il 2 ottobre 2003 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito alla Sua partecipazione al concorso generale COM/B/1/02 organizzato dall'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO).

Il 4 novembre 2003 ho trasmesso la denuncia al direttore dell'EPSO. Il 2 dicembre 2003 Lei ha inviato un messaggio di posta elettronica in cui poneva varie domande relative all'indagine. Il mio ufficio vi ha contattato telefonicamente il 5 dicembre 2003 rispondendo alle vostre domande. Il 27 gennaio 2004 la Commissione ha trasmesso il parere congiunto della Commissione e dell'EPSO. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 30 marzo 2004.

Il 7 giugno 2004, il 9 agosto e il 29 ottobre 2004 Lei ha inviato e-mail relative al Suo caso. Il mio ufficio Le ha risposto per posta elettronica il 10 giugno, il 3 settembre e il 5 novembre 2004.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte. Mi scuso per il tempo impiegato per trattare la Sua denuncia.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti erano i seguenti:

Il denunciante ha partecipato al concorso generale COM/B/1/02 organizzato dall'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) per l'assunzione di assistenti nei settori della gestione finanziaria e della gestione dei contratti/progetti. Con lettera del 5 agosto 2003, l'EPSO ha informato il denunciante di non aver superato la prova scritta e), in quanto aveva ottenuto solo 16,5/40. Non poteva quindi essere ammesso alle prove orali.

Poiché il denunciante aveva già lavorato per tre anni presso la Commissione in casi analoghi a quello oggetto della prova scritta, l’11 agosto 2003 ha scritto all’EPSO chiedendo a) una copia della sua prova, b) il punteggio massimo possibile per domanda, c) le risposte corrette alle 11 domande e d) i suoi punteggi e le osservazioni degli esaminatori sulle sue risposte per ciascuna domanda. Il 19 agosto 2003 l'EPSO ha inviato una risposta interlocutoria contenente una copia della prova scritta del denunciante e una scheda di valutazione. In una seconda lettera del 18 settembre 2003, l’EPSO ha indicato che il principio di riservatezza delle commissioni giudicatrici non le consente di approfondire la correzione degli esami dei candidati. Il denunciante si chiede quindi che cosa implichi la possibilità di una richiesta di chiarimenti, menzionata nel bando di concorso.

Il denunciante osserva inoltre che, nella sua lettera del 19 agosto 2003, l'EPSO ha fatto riferimento al periodo di ferie come motivo per non essere in grado di rispondere immediatamente. Ciò sembra ridurre le possibilità di un'ulteriore partecipazione al concorso.

Il 2 ottobre 2003 il denunciante ha presentato la presente denuncia al Mediatore. Il denunciante ha affermato che:

1. L’EPSO ha rifiutato di fornirgli informazioni in merito alla prova scritta e), vale a dire 1) i punteggi massimi possibili per domanda, 2) i suoi punteggi per domanda e 3) le osservazioni degli esaminatori sulle sue risposte.

2. vi è stato un indebito ritardo da parte dell'EPSO nell'inviare una risposta sostanziale alla sua lettera dell'11 agosto 2003.

L'INCHIESTA

Parere congiunto dell'EPSO e della Commissione

Poiché la denuncia riguardava l'EPSO, il Mediatore ha trasmesso la denuncia al direttore dell'EPSO per un parere. Il parere ricevuto, tuttavia, affermava che si trattava del parere congiunto dell'EPSO e della Commissione.

In sintesi, il parere era il seguente:

Il denunciante ha partecipato al settore 02 "Gestione di contratti/progetti" del concorso COM/B/1/01. Il denunciante è stato invitato a partecipare alla prova scritta e). Questa prova ha riguardato due materie nel settore scelto dal candidato ed è stata concepita per verificare la conoscenza del settore specifico da parte dei candidati e la loro capacità di sviluppare idee e di redigere un'argomentazione chiara, strutturata e logica (punto VI.A del bando di concorso). Il punteggio minimo richiesto per questo test è stato 20/40.

Tutte le copie di questa prova sono state corrette in forma anonima da due esaminatori sulla base dei criteri stabiliti dalla commissione giudicatrice. La commissione giudicatrice ha quindi verificato la corretta applicazione di tali criteri ed esaminato le osservazioni formulate dagli esaminatori. Dopo tale esame, la commissione giudicatrice ha determinato - sempre in forma anonima - i risultati che sono stati poi comunicati ai candidati.

Con lettera del 5 agosto 2003, il denunciante è stato informato di aver ottenuto un punteggio di 16,50/40 e di non poter essere ammesso alla prova orale. Dopo una risposta interlocutoria del 19 agosto 2003 - che allegava una copia della prova scritta del denunciante e la scheda di valutazione redatta dalla commissione giudicatrice - il 18 settembre 2003 l'EPSO ha risposto alla lettera del denunciante dell'11 agosto 2003. L'EPSO ha ricordato la segretezza dei lavori della commissione giudicatrice e ha spiegato il modo in cui il test è stato corretto.

Per quanto riguarda la prima affermazione del denunciante, la Commissione e l'EPSO hanno osservato che il punto VI.A del bando di concorso prevedeva un massimo di 40 voti per la prova scritta e), ma non prevedevano l'assegnazione di tali voti per oggetto e/o questione. Nel caso di specie, la commissione giudicatrice aveva deciso una prova scritta composta da due argomenti e contenente una serie di quesiti su ciascun argomento. Tuttavia, la decisione su come suddividere il numero di voti per la prova dipende esclusivamente dalla commissione giudicatrice, che dispone di un ampio potere discrezionale. È in tale contesto che vengono stabiliti criteri di valutazione, prima delle prove, al fine di guidare gli esaminatori nel loro compito.

Conformemente alla giurisprudenza (1), tali criteri sono parte integrante della valutazione comparativa dei rispettivi meriti dei candidati effettuata dalla commissione giudicatrice. Tali criteri sono coperti dalla segretezza dei lavori allo stesso modo della valutazione della commissione giudicatrice. La valutazione comparativa della commissione giudicatrice si riflette nei voti attribuiti ai candidati. La commissione giudicatrice non ha l'obbligo di comunicare al candidato il numero di voti attribuiti per ciascuna risposta.

La comunicazione del voto del denunciante su 40 costituisce pertanto una motivazione sufficiente della decisione della commissione giudicatrice, conformemente alla giurisprudenza.

Per quanto riguarda le osservazioni degli esaminatori sulle risposte del denunciante, la Commissione e l'EPSO hanno osservato che gli esaminatori comunicano le loro osservazioni alla commissione giudicatrice su una scheda di valutazione (non apportano correzioni alle copie stesse) che la commissione giudicatrice esamina prima di determinare i punteggi. Tali schede di valutazione costituiscono documenti preparatori che servono per le deliberazioni della commissione giudicatrice. Esse sono pertanto coperte dal segreto (2) e non possono essere divulgate.

Tuttavia, la commissione giudicatrice esprime le proprie osservazioni su un foglio separato. Tale documento è stato comunicato al denunciante con lettera del 19 agosto 2003. Questa scheda di valutazione indica chiaramente gli elementi della prova scritta che sono stati valutati, vale a dire la conoscenza del campo, le capacità redazionali, lo sviluppo di idee, l'analisi e l'argomentazione. La presente scheda contiene una valutazione globale della prova scritta e il voto finale della commissione giudicatrice. Le osservazioni della commissione giudicatrice per ciascun elemento dovrebbero consentire ai candidati di comprendere il motivo del loro voto.

Il denunciante ha quindi già ricevuto tutti i documenti a cui poteva avere accesso.

Per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante, l'EPSO ha osservato che la lettera del denunciante, ricevuta il 14 agosto 2003, ha ricevuto risposta il 19 agosto 2003. Tale lettera indicava che la sua richiesta era stata presentata alla commissione giudicatrice che, dato il periodo di ferie, non sarebbe stata in grado di esaminare il fascicolo prima dell'inizio del settembre 2003. La risposta definitiva è stata infine inviata al denunciante il 18 settembre 2003. La Commissione e l’EPSO sostengono pertanto che l’affermazione è infondata.

Osservazioni del denunciante

Il denunciante ha mantenuto la sua denuncia. In primo luogo ha osservato che vi è stato un ulteriore ritardo in quanto la Commissione, che dispone di un personale ben retribuito e di grandi dimensioni, ha impiegato tre mesi per inviare un parere sulla sua denuncia.

Il denunciante ha osservato che il parere non spiega perché abbia ottenuto un punteggio inferiore rispetto agli altri candidati. Egli sottolinea che, se il bando di concorso avesse indicato che, sulla base della giurisprudenza, la comunicazione del voto finale ai candidati costituisce una motivazione sufficiente, egli non avrebbe presentato una richiesta di ulteriori informazioni, né avrebbe presentato una denuncia al Mediatore.

Il denunciante non ha ricevuto risposta alla sua domanda su quali fossero le risposte corrette. Ci deve essere una sorta di modello di risposta corretta. La Commissione non ha neppure comunicato il voto del denunciante per domanda.

Il denunciante è molto deluso dal modo in cui è stata gestita la concorrenza. L'intera procedura di selezione è durata circa due anni. L'allegato II del bando di concorso prevede diverse modalità per ottenere ulteriori informazioni e presentare un reclamo, ma il denunciante non ha ottenuto ulteriori informazioni a seguito delle sue richieste. Il denunciante spera che in futuro i candidati otterranno una migliore motivazione quando non superano un concorso.

LA DECISIONE

1 Osservazioni preliminari

1.1 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha osservato che vi è stato un ulteriore ritardo in quanto la Commissione ha impiegato tre mesi per inviare un parere sulla sua denuncia.

1.2 Il Mediatore desidera sottolineare che l'articolo 4, paragrafo 3, delle disposizioni di attuazione del Mediatore europeo (3) prevede che, quando il Mediatore avvia un'indagine, invita l'istituzione interessata "a presentare un parere entro un termine specificato che di norma non supera i tre mesi". Nel caso di specie, il reclamo è stato inviato all’EPSO il 4 novembre 2003. La Commissione ha inviato il suo parere il 27 gennaio 2004 e una traduzione in neerlandese il 2 febbraio 2004, ossia entro tre mesi, come specificato nelle disposizioni di attuazione.

1.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha anche espresso l'opinione che il bando di concorso avrebbe potuto essere più preciso in merito alle ulteriori informazioni che i candidati avrebbero potuto ottenere e la speranza che, in futuro, i candidati otterranno una migliore motivazione quando non superano un concorso. Il Mediatore non intende questi punti come nuove accuse di cattiva amministrazione, ma come osservazioni costruttive con le quali il denunciante intende aiutare l'EPSO a comunicare meglio con i cittadini europei candidati a futuri concorsi. Il Mediatore trasmetterà le osservazioni del denunciante all'EPSO.

2 Sull’asserito diniego di informazioni

2.1 Il denunciante ha sostenuto che l'EPSO si è rifiutato di fornirgli informazioni in merito alla prova scritta e), vale a dire 1) i punteggi massimi possibili per domanda, 2) i suoi punteggi per domanda e 3) le osservazioni degli esaminatori sulle sue risposte.

2.2 Per quanto riguarda i punti 1) e 2) della richiesta di informazioni, la Commissione e l'EPSO hanno osservato che il punto VI.A del bando di concorso prevedeva un massimo di 40 voti per la prova scritta e), ma non prevedeva l'assegnazione di tali voti per oggetto e/o domanda. Nel caso di specie, la commissione giudicatrice aveva deciso una prova scritta composta da due argomenti e contenente una serie di quesiti su ciascun argomento. La decisione su come suddividere il numero di voti per la prova dipende esclusivamente dalla commissione giudicatrice, che dispone di un ampio potere discrezionale per stabilire i criteri di valutazione prima delle prove. Conformemente alla giurisprudenza, i criteri di valutazione costituiscono parte integrante della valutazione comparativa della commissione giudicatrice sui rispettivi meriti dei candidati. Tali criteri sono coperti dalla segretezza dei lavori allo stesso modo della valutazione della commissione giudicatrice. La valutazione comparativa della commissione giudicatrice si riflette nei voti attribuiti ai candidati. La commissione giudicatrice non ha l'obbligo di comunicare al candidato il numero di voti attribuiti per ciascuna risposta.

Per quanto riguarda il punto 3) della richiesta di informazioni, la Commissione e l'EPSO hanno osservato che gli esaminatori comunicano le loro osservazioni alla commissione giudicatrice su una scheda di valutazione che la commissione giudicatrice esamina prima di determinare i punteggi. Tali schede di valutazione costituiscono documenti preparatori che servono per le deliberazioni della commissione giudicatrice. Essi sono pertanto coperti dal segreto e non possono essere divulgati. La scheda di valutazione finale indica chiaramente gli elementi della prova scritta che sono stati valutati, vale a dire la conoscenza del campo, le capacità redazionali, lo sviluppo di idee, l'analisi e l'argomentazione. Le osservazioni della commissione giudicatrice per ciascun elemento dovrebbero consentire ai candidati di comprendere il motivo del loro voto.

2.3 Il Mediatore osserva che, su richiesta del denunciante, il 19 agosto 2003 l'EPSO gli ha trasmesso una copia della sua prova scritta e), nonché una copia della scheda di valutazione finale elaborata dalla commissione giudicatrice. Nella sua decisione sul caso 774/2003/ELB, il Mediatore ha ritenuto che, in linea di principio, dare accesso a una scheda di valutazione possa essere un'indicazione adeguata dei motivi del voto di un candidato (4).

2.4 Nel caso di specie, risulta che la prova scritta e) consisteva di due argomenti, il primo dei quali conteneva tre questioni da trattare e il secondo due questioni da trattare. Il punteggio massimo per l'intera prova è stato di 40 e il punteggio minimo richiesto è stato di 20.

2.5 Per quanto riguarda i punti 1) e 2) della richiesta del denunciante, il Mediatore tiene conto della giurisprudenza della Corte di giustizia, secondo cui la comunicazione dei voti ottenuti nelle varie prove costituisce una motivazione adeguata delle decisioni della commissione giudicatrice (5). Il Mediatore non ritiene pertanto irragionevole che l'EPSO consideri le osservazioni formulate sulla scheda di valutazione finale come un'indicazione adeguata dei motivi del voto del denunciante alla prova e) e rifiuti di comunicare al denunciante quanti voti gli sono stati attribuiti per ciascuna risposta nell'ambito della prova scritta.

2.6 Per quanto riguarda il punto 3) della richiesta del denunciante, vale a dire di essere informato delle osservazioni degli esaminatori sulle sue risposte, il Mediatore ricorda che, secondo la giurisprudenza dei tribunali comunitari, il rispetto del segreto che circonda i lavori delle commissioni giudicatrici osta sia alla divulgazione degli atteggiamenti adottati dai singoli membri delle commissioni giudicatrici sia alla divulgazione di eventuali fattori relativi alle valutazioni individuali o comparative dei candidati (6). Alla luce di questa giurisprudenza e del fatto che il denunciante ha ricevuto la scheda di valutazione finale elaborata dalla commissione giudicatrice, il Mediatore ritiene ragionevole che la Commissione e l'EPSO ritengano che le osservazioni dei singoli esaminatori siano documenti preparatori che non dovrebbero essere comunicati al denunciante.

2.7 Sulla base di quanto precede, non è stato riscontrato alcun caso di cattiva amministrazione in relazione al rifiuto dell'EPSO di comunicare le informazioni richieste al denunciante.

3 Il presunto ritardo evitabile

3.1 Il denunciante ha sostenuto che l'EPSO ha indebitamente ritardato l'invio di una risposta sostanziale alla sua lettera dell'11 agosto 2003.

3.2 La Commissione e l'EPSO hanno osservato che la lettera del denunciante dell'11 agosto 2003, ricevuta il 14 agosto 2003, ha ricevuto risposta il 19 agosto 2003. Tale lettera indicava che la sua richiesta era stata presentata alla commissione giudicatrice che, dato il periodo di ferie, non sarebbe stata in grado di esaminare il fascicolo prima dell'inizio del settembre 2003. La risposta definitiva è stata infine inviata al denunciante il 18 settembre 2003. La Commissione e l’EPSO sostengono pertanto che l’affermazione è infondata.

3.3 Il Mediatore osserva che, secondo il codice di buona condotta amministrativa della Commissione, "una risposta a una lettera indirizzata alla Commissione deve essere inviata entro quindici giorni lavorativi dalla data di ricevimento della lettera da parte del servizio competente della Commissione (…) Se una risposta non può essere inviata entro quindici giorni lavorativi e in tutti i casi in cui la risposta richiede altri lavori su di essa (…), il membro del personale responsabile dovrebbe inviare una risposta aziendale, indicando una data entro la quale il destinatario può aspettarsi di ricevere una risposta (…)"(7).

3.4 Nel caso di specie, sembra che l'EPSO abbia inviato una risposta interlocutoria al denunciante il 19 agosto 2003, ossia cinque giorni dopo aver ricevuto la lettera del denunciante dell'11 agosto 2003. La risposta dell'azienda indicava che una risposta completa sarebbe stata inviata nel corso del mese di settembre. L'EPSO ha inviato la risposta definitiva al denunciante il 18 settembre 2003. Il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione abbia agito conformemente alle proprie norme per quanto riguarda i termini per le risposte alla corrispondenza. Non è stato pertanto riscontrato alcun caso di cattiva amministrazione.

4 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte dell'EPSO. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il direttore dell'EPSO e il presidente della Commissione saranno informati di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Causa T-289/94, Parlamento contro Innamorati, punto 48.

(2) Causa T-53/00, punto 68, e causa T-33/00, punto 44.

(3) Decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di attuazione, adottata l'8 luglio 2002 [e modificata dalla decisione del Mediatore del 5 aprile 2004]. Cfr. http://www.ombudsman.europa.eu/lbasis/en/provis.htm.

(4) Decisione del Mediatore europeo sulla denuncia 774/2003/ELB contro l'EPSO (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/030774.htm).

(5) Cfr. causa C-254/95, Parlamento europeo contro Angelo Innamorati, Racc. 1996, pag. I-3423, punto 31.

(6) Cfr. causa C-254/95, Parlamento europeo contro Angelo Innamorati, Racc. 1996, pag. I-3423, punto 24, causa T-33/00, Martínez Parama contro Commissione, Racc. 2003, pag. SC IA-00105, punto 44, causa T-53/00, Angioli contro Commissione, Racc. 2003, pag. SC IA-00013, punto 68.

(7) Decisione della Commissione (2000/633/CE CECA, EURATOM), del 17 ottobre 2000, che modifica il suo regolamento interno (GU 2000, L 267, pag. 63).