Fatti all’origine della denuncia

1. Nel settembre 2023 il denunciante ha presentato una richiesta di accesso del pubblico ai documenti relativi agli annunci della Commissione europea del 2022 e del 2023 su X, Instagram, Facebook, Google e TikTok in relazione alla sua proposta sulle norme per prevenire e combattere gli abusi sessuali sui minori (CSAM) e al relativo Eurobarometro Flash.

2. Nel novembre 2023 la Commissione ha inviato la sua risposta. Ha individuato una relazione finale di un contraente sulla pubblicità a pagamento su X come rientrante nell'ambito di applicazione della richiesta di accesso pubblico del denunciante e ha concesso un accesso parziale. A tal fine, la Commissione ha invocato eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti [1] (regolamento 1049/2001), sostenendo che la divulgazione dell'intero documento potrebbe compromettere la vita privata e l'integrità delle persone [2] e gli interessi commerciali [3]. La Commissione ha inoltre fornito al denunciante diversi URL Twitter/X contenenti informazioni relative all'impostazione della pubblicità a pagamento.

3. Insoddisfatto della risposta della Commissione, il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua posizione (presentando una "domanda di conferma").

4. La Commissione ha prorogato al 19 gennaio 2024 il termine per la risposta alla domanda di conferma del denunciante.

5. Non avendo ricevuto una risposta entro il termine prorogato, il denunciante si è rivolto al Mediatore nel febbraio 2024.

L'indagine

6. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla mancata risposta della Commissione entro i termini applicabili alla domanda di conferma del denunciante.

7. Tuttavia, alla luce del persistente ritardo, nel luglio 2024 la Mediatrice ha chiesto di rivedere il documento o i documenti individuati come rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta di accesso.

8. A seguito del riesame del documento individuato dalla Commissione nella fase iniziale, la Mediatrice ha condiviso con la Commissione il suo parere preliminare secondo cui sarebbe stato possibile fornire un ulteriore accesso al documento controverso.

9. Il 19 settembre 2024 la Commissione ha adottato una decisione di conferma che concede un accesso più ampio al documento in questione nelle osservazioni preliminari del Mediatore. La Commissione ha inoltre individuato un documento aggiuntivo, che ha parzialmente divulgato con omissioni di dati personali.

10. Il denunciante ha presentato osservazioni sulle osservazioni preliminari del Mediatore e sulla decisione di conferma della Commissione. Essi non hanno sollevato preoccupazioni in merito alle espunzioni contenute nel documento aggiuntivo.

Argomenti presentati al Mediatore

11. Nella sua risposta iniziale alla richiesta di accesso del pubblico, la Commissione ha sostenuto che la divulgazione integrale del documento controverso era impedita dall’eccezione relativa alla tutela della vita privata e dell’integrità dell’individuo. Il documento contiene informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile, come i nomi o le posizioni ricoperte in un'organizzazione. La Commissione ha ritenuto che il denunciante non abbia manifestato alcun interesse particolare per tali dati personali né abbia addotto argomentazioni per stabilire la necessità di trasmettere i dati per una finalità specifica nell'interesse pubblico.

12. La Commissione ha inoltre ritenuto che la divulgazione integrale del documento fosse impedita dalla necessità di proteggere le informazioni commerciali sensibili del contraente e, più specificamente, "i prezzi e i risultati finanziari, compreso il prezzo complessivo".

13. Nella domanda di conferma, il denunciante ha sostenuto che la risposta della Commissione era incompleta e che gli URL di Twitter forniti non funzionavano e ha fatto riferimento alle relazioni sulla trasparenza di Twitter/X contenenti solo informazioni limitate. Inoltre, esse hanno ritenuto che si dovesse dare pieno accesso al documento controverso. Hanno inoltre ritenuto che i dati personali contenuti nel documento avrebbero dovuto essere divulgati. Più specificamente, hanno sostenuto che vi è un "interesse pubblico molto forte" alla divulgazione, in quanto vi erano state relazioni che indicavano che la Commissione "ha cercato di influenzare l'opinione pubblica" sulla proposta legislativa CSAM ricorrendo al microtargeting. Pertanto, il denunciante ha ritenuto che "il pubblico debba essere in grado di verificare l'intera portata delle opzioni di targeting selezionate dal proprio governo, anche se tali opzioni di targeting includono dati personali".

14. Nella sua decisione di conferma, la Commissione ha confermato che alcune parti del documento contengono dati personali, "quali nomi, funzioni, dati di contatto e nomi di account di social media di persone esterne alla Commissione europea che non sono figure pubbliche". Secondo la Commissione, il trasferimento richiesto di tali dati non sarebbe necessario affinché il denunciante persegua il proprio obiettivo. A tale riguardo, la Commissione ha sottolineato che esistono mezzi di ricorso più idonei, come la presentazione di una denuncia al Garante europeo della protezione dei dati [4], per accertare se le accuse di microtargeting illegale siano fondate. Inoltre, la Commissione ha ritenuto che vi siano motivi per presumere che gli interessi legittimi delle persone interessate sarebbero pregiudicati dalla divulgazione dei loro dati personali inclusi nel documento richiesto.  

15. La Commissione ha spiegato che le altre parti omesse del documento riguardano "informazioni commercialmente sensibili non pubbliche, come la struttura dettagliata dei costi della campagna [...], considerazioni relative alla strategia di mercato e al know-how"del contraente. Dato che tali informazioni si riferiscono ai segreti commerciali e alla strategia aziendale del contraente, divulgarle rappresenterebbe un rischio reale e non ipotetico per gli interessi commerciali del contraente, fornendo un vantaggio indebito ai suoi concorrenti. Secondo la Commissione, il denunciante non ha spiegato in che modo la divulgazione delle informazioni commercialmente sensibili contribuirebbe ad assicurare la tutela dell'interesse pubblico di cui alla domanda di conferma. La Commissione stessa non è stata in grado di individuare alcun interesse pubblico prevalente alla divulgazione.  

16. La Commissione ha inoltre fornito al denunciante nuovi URL di Twitter.

17. Nel formulare osservazioni, il denunciante ha indicato di non essere sicuro dell'applicabilità di una delle eccezioni al rifiuto di accesso a una tabella espunta nel documento in questione (un estratto della dashboard di Twitter che riflette la pertinenza delle maniglie e delle parole chiave).

Valutazione del Mediatore

18. Nelle sue osservazioni preliminari, la Mediatrice ha dichiarato che non era immediatamente chiaro in che modo tutte le informazioni espunte nella relazione sulla pubblicità a pagamento su X si sarebbero qualificate come informazioni relative a "prezzi e risultati finanziari"e sarebbero quindi informazioni commerciali sensibili. Più specificamente, non era chiaro al Mediatore in che modo la divulgazione del nome e dei recapiti del contraente, nonché di alcune ulteriori informazioni occultate, avrebbe compromesso gli interessi commerciali del contraente.

19. Inoltre, il Mediatore ha ritenuto che la redazione del contenuto di una tabella nel documento (un estratto del dashboard di Twitter che riflette la pertinenza delle maniglie e delle parole chiave) sembrava essere incoerente alla luce delle informazioni divulgate contenute in altre tabelle del documento. Infine, il documento sembrava contenere solo dati personali limitati (poche X-handle) che potevano essere oscurati per proteggere le persone interessate.

20. In linea con le osservazioni preliminari del Mediatore, la Commissione ha comunicato il nome e i recapiti del contraente. La Commissione ha inoltre concesso un accesso parziale più ampio ad alcune delle informazioni che aveva considerato commercialmente sensibili nella fase iniziale. Inoltre, ha rivelato il costo totale e i costi della campagna sui social media per paese.

21. Sebbene la Mediatrice ritenga che le restanti espulsioni siano complessivamente ragionevoli, non è convinta che l'estratto della dashboard di Twitter abbia dovuto essere espunto per intero. La decisione di conferma della Commissione ha chiarito che le informazioni commercialmente sensibili contenute nel documento non riguardavano solo "prezzi e risultati finanziari", ma anche "considerazioni relative alla strategia di mercato e al know-how". Tuttavia, non è ancora chiaro in che modo la divulgazione di questa tabella pregiudicherebbe gli interessi commerciali del contraente. Inoltre, la Commissione potrebbe omettere le maniglie X che si riferiscono a una persona fisica. Solo per tali trattamenti la Commissione poteva validamente invocare l'eccezione per la protezione dei dati personali.

22. Tuttavia, poiché la Commissione ha appena adottato la sua posizione definitiva dopo nove mesi di ritardo, proseguire l'indagine non servirebbe a nulla in questa fase.

23. Ciò premesso, il Mediatore prende atto del notevole ritardo subito dalla Commissione nel rispondere alla domanda di conferma del denunciante. Ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001, un'istituzione dell'UE dovrebbe, entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda di conferma, concedere l'accesso al documento richiesto o, in una risposta scritta, motivare il rifiuto totale o parziale. Il termine di 15 giorni lavorativi può essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi in circostanze eccezionali ^[5].

24. In questo caso, la Commissione ha impiegato più di nove mesi per adottare una decisione di conferma su una richiesta di accesso riguardante due brevi documenti. Questo caso è quindi un altro esempio dei ritardi significativi e sistemici che la Commissione incontra nel trattare le domande di conferma, che il Mediatore ha ritenuto costituire una cattiva amministrazione.^[6] A seguito di una relazione speciale del Mediatore al Parlamento europeo in materia, il Parlamento europeo ha esortato la Commissione a correggere i suoi ritardi sistematici e significativi nel trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti.^[7]

Conclusioni

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con le seguenti conclusioni [8]:

Non sono giustificate ulteriori indagini.

Il Mediatore si rammarica profondamente del ritardo subito dalla Commissione nel rispondere alla richiesta del denunciante. Il mancato rispetto dei termini stabiliti dal legislatore nel regolamento n. 1049/2001 non può costituire una buona amministrazione. Esorta nuovamente la Commissione a migliorare la gestione delle richieste di accesso del pubblico in via prioritaria e la rimanda alla raccomandazione contenuta nella sua indagine strategica OI/2/2022/OAM.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Rosita Hickey
Direttore delle indagini

Strasburgo, 18/12/2024

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[2] Articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001.

[3] Articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento 1049/2001.

[4] Capo VIII del regolamento (UE) 2018/1725, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj.

[5] Articolo 8 del regolamento 1049/2001.

[6] Raccomandazione sul tempo impiegato dalla Commissione europea per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti

(indagine strategica OI/2/2022/OAM), disponibile all'indirizzo https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661.

[7] Cfr. https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html.

[8] La denuncia è stata trattata nell'ambito del trattamento dei casi delegati, conformemente alla decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di esecuzione.