Strasburgo, 2 giugno 2004

Gentile signora H.,

Il 20 agosto 2003 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea a nome dell'associazione DIK. La Sua denuncia riguarda la decisione della Commissione di chiedere il rimborso di una parte dei fondi concessi all'Associazione DIK per l'attuazione di un progetto Leonardo da Vinci (S 95/2/179/III.2.a).

Il 27 ottobre 2003 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. Il 29 gennaio 2004 ho ricevuto il parere della Commissione, che Le ho trasmesso con l'invito a presentare le Sue osservazioni. Nessuna osservazione sembra essere stata ricevuta da voi.

Vi scrivo ora per farvi sapere il risultato delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti del caso sono, in sintesi, i seguenti:

Il denunciante è il presidente dell'Associazione DIK, una piccola organizzazione professionale e sindacale per, tra gli altri, bibliotecari, archivisti e professionisti del settore museale. La sua associazione è stata responsabile dello sviluppo di un progetto finanziato dalla Commissione europea attraverso il programma Leonardo da Vinci (rif.: S95/2/179/III.2.a).

Nel 2001 la DIK Association ha ricevuto dalla Commissione una fattura con la quale chiedeva il pagamento di EUR 50 000, senza ulteriori spiegazioni. Dopo diversi tentativi di trovare il funzionario responsabile del progetto, tra cui una visita alla Commissione, il denunciante è stato informato delle preoccupazioni dell'istituzione in merito al progetto. Esse hanno comportato una serie di irregolarità, quali la mancanza di firme da parte di alcuni partner, la necessità per l'associazione di coprire le proprie spese, l'eccessivo importo addebitato da uno dei partner come spese di viaggio e il periodo di tempo per il quale un partner aveva richiesto le spese. Il denunciante ha spiegato che tale situazione era dovuta al fatto che il progetto di relazione sul progetto inizialmente preparato dai responsabili del progetto non era stato accettato dai partecipanti e che un professionista museale esterno doveva farsi carico della stesura finale della relazione.

Alla luce delle preoccupazioni sollevate dalla Commissione, il denunciante ha apportato una serie di correzioni alla relazione sul progetto. Risulta che, a seguito di tali modifiche, la Commissione ha riconsiderato alcune delle sue obiezioni e ha ridotto la sua richiesta di rimborso a 20 911,09 EUR. Il denunciante ha tuttavia sottolineato che il progetto era stato realizzato con successo e che la relazione dell'associazione DIK sul progetto era stata completata e pubblicata. Concorda sul fatto che l'attuazione del progetto avrebbe potuto discostarsi parzialmente dalle specifiche stabilite nel contratto, pur contestando l'importo richiesto dalla Commissione.

Dopo vari scambi e incontri personali con i funzionari responsabili, il denunciante ha proceduto al rimborso dell'importo richiesto di 20 911,09 EUR. Esprime tuttavia la sua insoddisfazione per la decisione della Commissione e osserva che la sua è una piccola organizzazione composta, tra l'altro, da bibliotecari, archivisti e professionisti del settore museale. L'importo richiesto non poteva essere coperto dal bilancio dell'associazione e ha quindi causato il caos ai suoi membri.

Il denunciante ha sottolineato che, sebbene l'associazione DIK non fosse a conoscenza di alcune delle norme che disciplinano il progetto e che la loro attuazione costasse molto tempo e denaro, aveva realizzato il progetto conformemente al contratto.

In sintesi, il denunciante sostiene nella sua denuncia al Mediatore che la Commissione non ha gestito correttamente il progetto, in particolare per quanto riguarda la sua richiesta di rimborso di parte del finanziamento, e non ha informato l'associazione DIK di alcuni dei requisiti del contratto.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere, la Commissione ha spiegato che il denunciante ha lavorato come contraente in un progetto finanziato attraverso il programma Leonardo da Vinci (contratto S.95.2.179.III.2.a; n. 3854). Il contratto andava dal 1° dicembre 1995 al 30 gennaio 1997.

Il progetto è stato oggetto di numerosi contatti tra il cosiddetto Ufficio di assistenza tecnica (TAO) per conto della Commissione e il contraente, al fine di risolvere i numerosi problemi derivanti dalla valutazione dello stato di avanzamento e delle relazioni finali. La Commissione ha osservato che i suoi servizi avevano informato il denunciante, sia per iscritto che oralmente, di tali problemi.

La Commissione ha sottolineato che i rapporti con il contraente erano disciplinati da un contratto, al quale era allegato un manuale amministrativo e finanziario. Il presente manuale stabilisce i criteri di ammissibilità per le spese relative ai progetti. L'istituzione ha sottolineato che il contraente era stato quindi informato da sempre dei suoi obblighi contrattuali.

L'istituzione ha osservato che l'ordine di rimborso, contestato dalla denunciante, era stato emesso dopo che i suoi servizi avevano completato il trattamento della sua seconda versione della relazione finale, presentata il 6 giugno 1999. La prima relazione finale era pervenuta al TAO il 19 febbraio 1998. Non era stato approvato perché la produzione prevista non era stata completata, rendendo quindi impossibile una valutazione.

A causa dei problemi causati dalla chiusura del TAO e dalla chiusura dei suoi fascicoli da parte delle autorità giudiziarie belghe, la seconda versione della relazione finale è stata trattata dalla Commissione solo nel 2000. Sulla base della sua valutazione, la Commissione ha concluso che la relazione era incompleta e i suoi servizi hanno pertanto chiesto informazioni supplementari al contraente il 17 maggio e il 18 agosto 2000.

In considerazione della mancata risposta a tali richieste, la Commissione ha deciso di archiviare il fascicolo il 12 dicembre 2000 e di dichiarare alcune spese non ammissibili. Nella sua lettera al denunciante del 12 dicembre 2000, la Commissione ha giustificato la sua posizione per i seguenti motivi: possono essere prese in considerazione solo le spese sostenute durante il periodo contrattuale (1° dicembre 1995-30 novembre 1997); le relazioni sullo stato di avanzamento e le relazioni finali non erano state firmate dalla stessa persona che ha firmato il contratto; vi sono state incongruenze nelle tabelle e l'assenza di firma su alcune di esse; la seconda versione della relazione finale non ha potuto essere presa in considerazione in quanto è stata presentata oltre 10 mesi dopo la fine del periodo contrattuale; il denunciante non aveva risposto alle richieste di informazioni della Commissione; e non erano stati stipulati contratti con i partner. Il fascicolo è stato pertanto chiuso e il 31 maggio 2001 è stata inviata al contraente una nota di addebito, corredata di allegati finanziari esplicativi.

L'associazione DIK ha presentato una denuncia alla Commissione il 21 giugno 2001. In considerazione delle circostanze relative alla chiusura del TAO, la Commissione ha ritenuto che il denunciante non avesse mai ricevuto la sua richiesta di informazioni supplementari in data 17 maggio 2000 e ha pertanto deciso di riaprire il fascicolo. In seguito alla comunicazione delle informazioni supplementari richieste da parte della denunciante nel settembre 2001 e alla sua lettera del 15 ottobre 2001, la Commissione ha modificato la propria valutazione e ha accettato una parte delle spese inizialmente dichiarate non ammissibili. Sulla base di questa nuova valutazione, la Commissione ha stimato i restanti costi non ammissibili a 20 911,09 EUR e ha presentato al contraente una proposta in tal senso.

Con lettera del 23 ottobre 2001, il contraente ha formalmente accettato la proposta. Il 13 agosto 2003 ha versato alla Commissione un importo di EUR 20 911,09 dovuto a titolo del progetto. Secondo la Commissione, tale pagamento ha confermato l'accordo del contraente con la sua decisione finale.

Osservazioni del denunciante

Il Mediatore non ha ricevuto osservazioni dal denunciante.

LA DECISIONE

1 Gestione del progetto da parte della Commissione

1.1 La denuncia riguarda la decisione della Commissione di chiedere il rimborso di una parte dei fondi concessi all'Associazione DIK per la realizzazione di un progetto Leonardo da Vinci. Il denunciante sostiene che la Commissione non ha gestito correttamente il progetto, in particolare per quanto riguarda la sua richiesta di rimborso di parte del finanziamento, e non ha informato l'associazione DIK di alcuni dei requisiti contrattuali. Secondo il denunciante, sebbene l'associazione DIK non fosse a conoscenza di alcune delle norme che disciplinano il progetto e la loro attuazione costasse molto tempo e denaro, aveva realizzato il progetto conformemente al contratto.

1.2 La Commissione sostiene che i suoi rapporti con il contraente erano disciplinati da un contratto, al quale era allegato un manuale amministrativo e finanziario. Il presente manuale stabilisce i criteri di ammissibilità per le spese relative ai progetti. L'istituzione ha sottolineato che il contraente era stato quindi informato da sempre dei suoi obblighi contrattuali.

Per quanto riguarda la gestione del contratto, la Commissione sostiene di aver chiesto il rimborso di talune spese, avendo concluso che la relazione finale inviata dal denunciante era incompleta.

Una volta ricevute le informazioni supplementari inviate dal denunciante, la Commissione ha accettato una parte delle spese inizialmente dichiarate non ammissibili. Sulla base di questa nuova valutazione, la Commissione ha stimato i costi non ammissibili rimanenti a 20 911,09 EUR e ha presentato una proposta in tal senso al contraente, che ha formalmente accettato la proposta il 23 ottobre 2001.

1.3 Ai sensi dell'articolo 195 del trattato CE, il Mediatore europeo ha il potere di ricevere denunce "relative a casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni o degli organi comunitari". Il Mediatore ritiene che si verifichino casi di cattiva amministrazione quando un organismo pubblico non agisce conformemente a una norma o a un principio che lo vincola (1). La cattiva amministrazione può quindi essere constatata anche quando si tratta dell'adempimento di obblighi derivanti da contratti conclusi dalle istituzioni o dagli organi delle Comunità.

1.4 Tuttavia, il Mediatore ritiene che la portata del riesame che può effettuare in tali casi sia necessariamente limitata. Il Mediatore è del parere che non dovrebbe cercare di determinare se vi sia stata una violazione del contratto da parte di una delle parti, se la questione è controversa. Tale questione potrebbe essere trattata in modo efficace solo da un giudice competente, che avrebbe la possibilità di ascoltare gli argomenti delle parti in merito al diritto nazionale pertinente e di valutare prove contrastanti su eventuali questioni di fatto contestate.

1.5 Il Mediatore ritiene pertanto che, nei casi relativi a controversie contrattuali, sia giustificato limitare la sua indagine all'esame del fatto che l'istituzione o l'organo comunitario gli abbia fornito una spiegazione coerente e ragionevole della base giuridica delle sue azioni e dei motivi per cui ritiene che la sua opinione sulla posizione contrattuale sia giustificata. In tal caso, il Mediatore concluderà che la sua indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione.

Questa conclusione non pregiudicherà il diritto delle parti a che la loro controversia contrattuale sia esaminata e risolta autorevolmente da un tribunale della giurisdizione competente.

1.6 Sulla base degli elementi di prova presentati nel corso dell'indagine, risulta che il contratto firmato tra la Commissione e l'associazione del denunciante (S.95.2.179.III.2.a; 3854) conteneva una serie di allegati, tra cui un manuale amministrativo e finanziario del progetto. Il presente documento illustra in dettaglio i criteri di ammissibilità per le spese relative ai progetti. Poiché i criteri che definiscono le spese a carico della Commissione costituivano parte integrante del contratto firmato e accettato dal denunciante, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia fornito al denunciante informazioni sufficienti sui diritti e sugli obblighi derivanti dal contratto.

1.7 Per quanto riguarda la gestione del contratto da parte della Commissione, in particolare la decisione di chiedere il rimborso di una parte del suo finanziamento, dagli elementi di prova disponibili risulta che la Commissione ha giustificato le sue richieste di rimborso di una parte dell'assistenza sulla base del fatto che alcune delle spese sostenute dal denunciante non erano ammissibili. Il Mediatore è consapevole del fatto che la Commissione ha giustificato la sua posizione facendo riferimento a diversi requisiti contrattuali che non sembrano essere stati contestati dal denunciante, come, tra l'altro, la possibilità di prendere in considerazione solo le spese sostenute durante il periodo contrattuale (1o dicembre 1995-30 novembre 1997); che le relazioni sullo stato di avanzamento e le relazioni finali non sembrano essere state firmate dalla stessa persona che ha firmato il contratto originario; o che vi erano incongruenze nelle tabelle e mancanza di firma su alcune di esse.

1.8 Sulla base delle informazioni fornite dal denunciante e dalla Commissione nel corso dell'indagine, il Mediatore ritiene che la posizione adottata dalla Commissione in merito a tale questione non appaia irragionevole e che la Commissione sembri aver informato adeguatamente il denunciante dei motivi della sua posizione.

In tali circostanze, il Mediatore conclude che l'indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione.

2 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Cfr. la relazione annuale 1997 del Mediatore europeo, pag. 22.