# Decisione relativa alla mancata adozione da parte della Commissione europea di una decisione definitiva su una richiesta di accesso del pubblico a documenti riguardanti lo strumento di sostegno tecnico (caso 675/2024/MIK)
- Autore: Mediatore Europeo
- Data: 2024-09-18T10:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/it/decision/it/192599)
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> Il caso riguardava la richiesta di un giornalista di accesso del pubblico a una domanda presentata dai Paesi Bassi e detenuta dalla Commissione europea per l'assistenza tecnica nell'ambito del cosiddetto strumento di sostegno tecnico. La Commissione ha negato l'accesso al documento richiesto, invocando tre eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti. La divulgazione del documento pregiudicherebbe l'interesse pubblico per quanto riguarda la politica finanziaria, monetaria o economica dei Paesi Bassi, il processo decisionale in corso della Commissione e lo scopo delle indagini. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione (presentando una "domanda di conferma").
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> Poiché la Commissione non ha risposto entro i termini applicabili e ha subito un notevole ritardo, il denunciante si è rivolto al Mediatore.
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> Il Mediatore ha avviato un'indagine e il suo gruppo di indagine ha ispezionato il documento in questione. Sulla base dell'ispezione, il Mediatore ha ritenuto in via preliminare che la Commissione dovesse concedere l'accesso del pubblico al documento in quanto le eccezioni all'accesso del pubblico non sembravano applicabili in questo caso.
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> La Commissione ha successivamente concesso pieno accesso al documento controverso.
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> Pur ritenendo che ciò abbia risolto la denuncia, la Mediatrice ha osservato che la denunciante ha ricevuto il documento richiesto dopo nove mesi di attesa. Il Mediatore ha insistito sul fatto che il mancato rispetto dei termini stabiliti nel regolamento (CE) n. 1049/2001 non può essere una buona amministrazione. Ha nuovamente esortato la Commissione a migliorare la gestione delle richieste di accesso del pubblico in via prioritaria e l'ha rinviata alla raccomandazione contenuta nella sua indagine strategica OI/2/2022/OAM. Ritiene che, nel caso di specie, la Commissione avrebbe potuto divulgare tempestivamente il documento richiesto già nella fase iniziale. Nella sua decisione finale, la Commissione ha revocato tutte le eccezioni all'accesso del pubblico invocate in precedenza, mentre non era evidente che le circostanze rilevanti fossero cambiate. Confida che la Commissione imparerà da casi come questo per garantire miglioramenti per il futuro.
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Fatti all'origine della denuncia
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**1.** Lo strumento di sostegno tecnico ("STI") è un programma dell'UE che fornisce "consulenze*tecniche su misura agli Stati membri dell'UE per progettare e attuare le riforme",* che fa parte delle iniziative dell'UE volte ad assistere gli Stati membri nell'affrontare le conseguenze della pandemia di COVID-19. "Il*sostegno può assumere la forma, ad esempio, di consulenze strategiche e giuridiche, studi, formazione e visite di esperti sul campo* ".[\[1\]](#_ftn1){#_ftnref1}

**2.**Il 17 ottobre 2023 il denunciante, un giornalista, ha chiesto l'accesso del pubblico alla domanda di assistenza tecnica presentata dai Paesi Bassi nell'ambito della STI relativa all'istituzione di un sistema di supervisione dell'intelligenza artificiale in tale Stato membro, nonché a qualsiasi altro documento correlato.

**3.**La Commissione ha confermato di aver ricevuto tale richiesta il 9 novembre 2023.

**4.**Il 30 novembre 2023 la Commissione ha inviato al denunciante la sua risposta iniziale. La Commissione ha identificato un documento come rientrante nell'ambito di applicazione della domanda, vale a dire la domanda di assistenza tecnica presentata dai Paesi Bassi, e ha negato l'accesso a tale documento nella sua interezza.

**5.**Il 12 dicembre 2023 il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua risposta iniziale (presentando una "domanda di conferma").

**6.**Il 12 gennaio 2024 la Commissione ha prorogato il termine per la risposta al 5 febbraio 2024. Il 2 febbraio 2024 la Commissione ha informato il denunciante che non poteva impegnarsi a fissare una data specifica per una decisione definitiva e che gli avrebbe risposto quanto prima.

**7.**Insoddisfatto del modo in cui la Commissione ha gestito la sua richiesta, l'8 aprile 2024 il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine
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**8.**La Mediatrice ha avviato un'indagine sul modo in cui la Commissione ha gestito la richiesta del denunciante di accesso del pubblico ai documenti.

**9.**L'indagine si è concentrata sull'ottenimento di una decisione definitiva sulla richiesta del denunciante di accesso del pubblico ai documenti. Allo stesso tempo, il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato il documento individuato nella fase iniziale, dato il persistente ritardo. A seguito di un riesame di tale documento, il 17 luglio 2024 la Mediatrice ha condiviso con la Commissione le sue opinioni preliminari, vale a dire che la Commissione dovrebbe divulgare il documento richiesto senza ulteriori ritardi.

**10.**La Commissione ha risposto il 1o agosto 2024 e ha concesso al denunciante pieno accesso del pubblico al documento richiesto.

**11.**Il denunciante ha informato la squadra investigativa del Mediatore di essere soddisfatto dell'accesso del pubblico concesso, ma molto insoddisfatto del ritardo. Egli criticava inoltre il fatto che la Commissione avesse invocato nella fase iniziale diversi argomenti per non concedere l'accesso del pubblico che, senza spiegazioni, si sono rivelati non più pertinenti nella fase successiva.

Risposta iniziale della Commissione
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**12.** Poiché il documento controverso proveniva dai Paesi Bassi, la Commissione ha fatto riferimento, nella sua risposta iniziale, alle sue consultazioni con le autorità nazionali competenti ai sensi dell'articolo 4, paragrafi 4 e 5, del regolamento 1049/2001[\[2\].](#_ftn2){#_ftnref2} Tuttavia, la Commissione non ha indicato se i Paesi Bassi si fossero opposti alla divulgazione del documento controverso.

**13.**La Commissione ha rifiutato di concedere l'accesso del pubblico al documento richiesto.

**14.** In primo luogo, la Commissione ha sostenuto che il documento contiene informazioni sensibili relative alle strutture e ai processi interni delle autorità olandesi competenti a diversi livelli di governo e a possibili riforme strutturali future. La divulgazione di tali informazioni pregiudicherebbe "l'interesse*pubblico per quanto riguarda le politiche finanziarie, monetarie o economiche dei Paesi Bassi"* [\[3\].](#_ftn3){#_ftnref3}

**15.** In secondo luogo, la Commissione ha sostenuto che la divulgazione del documento richiesto "rivelerebbe*le opzioni strategiche attualmente in esame in relazione ai documenti elaborati dalla Commissione nell'ambito del processo di assistenza tecnica".* In considerazione di ciò, il processo decisionale della Commissione sarebbe gravemente compromesso. [\[4\]](#_ftn4){#_ftnref4}

**16.** In terzo luogo, la Commissione ha sostenuto che il documento richiesto si riferisce alle "attività*in corso della Commissione nella raccolta e nell'analisi di informazioni tecniche",* in modo da consentire alla Commissione di decidere in merito alla richiesta. In quanto tale, era necessario tutelare lo scopo delle \<\<indagini\>\>[\[5\].](#_ftn5){#_ftnref5}

Valutazione preliminare del Mediatore
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**17.**Nelle sue osservazioni preliminari, la Mediatrice ha ritenuto tali argomentazioni poco convincenti e ha esortato la Commissione a divulgare il documento richiesto senza ulteriori indugi.

**18.**In primo luogo, la Commissione non ha comunicato se i Paesi Bassi abbiano acconsentito o meno alla divulgazione e, in caso contrario, quali argomenti specifici essa abbia addotto per opporsi alla divulgazione. In particolare, non era chiaro in che modo la divulgazione del documento richiesto avrebbe compromesso la politica finanziaria, monetaria o economica dei Paesi Bassi. L'argomento della Commissione al riguardo era eccessivamente vago.

**19.** In secondo luogo, dopo aver esaminato il documento richiesto, il Mediatore ha rilevato che era difficile vedere in che modo la sua divulgazione avrebbe rivelato eventuali opzioni strategiche specifiche prese in considerazione dalla Commissione in quel momento. Sembra piuttosto che il documento richiesto contenga una descrizione generale del problema segnalato dai Paesi Bassi, vale a dire le sfide poste dall'intelligenza artificiale e le misure di sostegno richieste. Data la natura generale di tali informazioni, non era chiaro quale processo decisionale della Commissione sarebbe stato *gravemente* compromesso dalla divulgazione del documento. In ogni caso, al momento della decisione iniziale la Commissione aveva già annunciato pubblicamente che il sostegno sarebbe stato concesso[\[6\].](#_ftn6){#_ftnref6}

**20.**In terzo luogo, il Mediatore ha ritenuto che non fosse evidente in che modo il documento richiesto si riferisse ad eventuali \<\<indagini\>\>, in particolare, poiché sembrava che il sostegno fosse già stato concesso ai Paesi Bassi. In ogni caso, era difficile capire come una raccolta e un'analisi di informazioni tecniche nell'ambito del processo decisionale potessero essere considerate un'\<\<indagine\>\> ai sensi della pertinente eccezione legale all'accesso del pubblico.

**21.**Il 1o agosto 2024 la Commissione ha concesso l'accesso del pubblico al documento richiesto.

Valutazione finale del Mediatore
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**22.**A norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, una decisione in merito a una domanda di accesso del pubblico ai documenti dovrebbe, in linea di principio, essere adottata entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda. Il termine di 15 giorni lavorativi può essere prorogato di altri giorni lavorativi solo in circostanze eccezionali. Le istituzioni e gli organi dell'UE dovrebbero compiere ogni sforzo per gestire le richieste di accesso del pubblico entro tali termini.

**23.**La Commissione ha impiegato nove mesi dal momento in cui il denunciante ha presentato la domanda iniziale alla decisione di conferma che concede l'accesso del pubblico. I documenti e le informazioni richiesti dai richiedenti possono perdere rilevanza per il richiedente in caso di ritardi.

**24.** Questo caso è un altro esempio dei ritardi significativi e sistemici che la Commissione incontra nel trattare le domande di conferma, che il Mediatore ha ritenuto costituire una cattiva amministrazione.[\[7\]](#_ftn7){#_ftnref7} A seguito di una relazione speciale del Mediatore al Parlamento europeo in materia, il Parlamento europeo ha esortato la Commissione a correggere i suoi ritardi sistematici e significativi nel trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti.[\[8\]](#_ftn8){#_ftnref8}

**25.**Come indicato in precedenza, il Mediatore non ha ritenuto convincenti le argomentazioni avanzate dalla Commissione nella fase iniziale. Ritiene che, nel caso di specie, la Commissione avrebbe potuto divulgare tempestivamente il documento richiesto già nella fase iniziale. Nella sua decisione finale, la Commissione ha revocato tutte le eccezioni all'accesso del pubblico invocate in precedenza, mentre non era evidente che le circostanze rilevanti fossero cambiate. Confida che la Commissione imparerà da casi come questo per garantire miglioramenti per il futuro.

Conclusione
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Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con le seguenti conclusioni:

**A seguito della valutazione preliminare del Mediatore, la Commissione ha fornito al denunciante pieno accesso del pubblico al documento richiesto.**

**Ciò premesso, il Mediatore si rammarica del ritardo subito dalla Commissione nel rispondere alla richiesta del denunciante. Insiste sul fatto che il mancato rispetto dei termini stabiliti dal legislatore nel regolamento (CE) n. 1049/2001 non può essere una buona amministrazione. Esorta nuovamente la Commissione a migliorare la gestione delle richieste di accesso del pubblico in via prioritaria e la rimanda alla raccomandazione contenuta nella sua indagine strategica OI/2/2022/OAM.**

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly Mediatore


europeo


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Strasburgo, 16/09/2024

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} <https://commission.europa.eu/funding-tenders/find-funding/eu-funding-programmes/technical-support-instrument/technical-support-instrument-tsi_en>.

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Articolo 4, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo al pubblico

accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, GU L 145/43.

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Cfr. [https://reform-support.ec.europa.eu/what-we-do/public-administration-and-governance/supervising-ai-competent-authorities_en #:\~:text=Supervising%20Artificial%20Intelligence%20by%20Competent,Act%20and%20other%20relevant%20legislation;](https://reform-support.ec.europa.eu/what-we-do/public-administration-and-governance/supervising-ai-competent-authorities_en#:~:text=Supervising%20Artificial%20Intelligence%20by%20Competent,Act%20and%20other%20relevant%20legislation) cfr. [anche un comunicato stampa del 5 ottobre 2023, https://commission.europa.eu/news/commission-supports-netherlands-setting-national-artificial-intelligence-supervision-system-through-2023-10-05 _en.](https://commission.europa.eu/news/commission-supports-netherlands-setting-national-artificial-intelligence-supervision-system-through-2023-10-05_en)

[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Raccomandazione sul tempo impiegato dalla Commissione europea per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti

(indagine strategica OI/2/2022/OAM) [https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661.](/it/recommendation/it/167661)

[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} Cfr. https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html.