Strasburgo, 20 dicembre 2006

Egregio Prof. N.,

L'1 aprile 2003, ella ha presentato una denuncia al Mediatore europeo nella sua qualità di rappresentante legale della società italiana M.P.M. Costruzioni edili s.r.l. ("M.P.M.") concernente il trattamento da parte della Commissione europea di una richiesta di accesso a documenti.

Il 28 aprile 2003, ho trasmesso la denuncia al Presidente della Commissione. La Commissione ha presentato il proprio parere il 24 giugno 2003. L'ho trasmesso a lei con un invito a presentare osservazioni, le quali ella ha presentato il 29 luglio 2003 presentando ulteriore corrispondenza il 30 ottobre 2003 e l'11 maggio 2004.

Il 27 febbraio e il 23 luglio 2004, le ho inviato lettere ufficiali con le quali la informavo dei termini entro cui le avrei comunicato le azioni che intendevo intraprendere relativamente al suo caso. Tuttavia il 28 ottobre 2004 dovevo informarla che sarebbe stato necessario ancora del tempo per trattare il suo ricorso e che le avrei comunicato le azioni che avrei intrapreso alla fine del dicembre 2004. Il 4 novembre 2004 ella ha accusato ricevuta della mia lettera del 28 ottobre 2004.

Esaminato il parere della Commissione e le sue osservazioni, ho ritenuto necessario condurre ulteriori indagini. L'8 dicembre 2004, ho pertanto scritto alla Commissione chiedendo ulteriori informazioni e l'ho informata di conseguenza. Con lettera del 5 gennaio 2005, ella accusava ricevuta della mia lettera dell' 8 dicembre 2004. La Commissione mi ha inviato la traduzione italiana della risposta il 15 febbraio 2005 e, il 2 marzo 2005, gliela ho trasmessa con un invito a presentare osservazioni, le quali ella mi inviava il 24 marzo 2005.

Il 16 novembre 2005, ho trasmesso un progetto di raccomandazione alla Commissione chiedendo di presentarmi un parere circostanziato sul progetto di raccomandazione entro la fine del febbraio 2006. Alla stessa data la informavo conformemente trasmettendole una copia del progetto di raccomandazione, per sua informazione. Il 5 dicembre 2005, le ho trasmesso la traduzione in italiano del mio progetto di raccomandazione.

Il 7 marzo 2006, la Commissione mi ha scritto una lettera nella quale affermava che, secondo il mio progetto di raccomandazione, la Commissione aveva preso contatti con le autorità italiane allo scopo di ottenere informazioni sul caso. La Commissione avrebbe pertanto avuto bisogno di tempo fino al 30 aprile 2006 per completare la propria risposta.

Con lettera del 15 marzo 2006, ho informato la Commissione di aver deciso di aderire alla richiesta e che la nuova scadenza di risposta era il 30 aprile 2006, come richiesto. Il 4 aprile 2006 la informavo conformemente.

Il 12 maggio 2006, la Commissione ha inviato un'ulteriore lettera informando la mia segreteria di ritardi nella trasmissione del suo parere in 22 casi per i quali il termine di risposta era il 30 aprile 2006. Il suo era tra questi.

Il 22 maggio 2006, ho risposto alla Commissione. Nella mia lettera, deploravo il fatto che per 19 casi (tra i quali quello in oggetto) sui 22 per i quali le risposte della Commissione erano in ritardo, l'istituzione aveva mancato sia di rispettare la scadenza sia di presentare in tempo una richiesta motivata di proroga.

Il 20 giugno 2006, ho ricevuto la traduzione italiana del parere circostanziato della Commissione al mio progetto di raccomandazione che le ho trasmesso il 6 luglio 2006 con un invito a presentare osservazioni, le quali ella mi ha presentato il 30 agosto 2006.

Le scrivo adesso per informarla sui risultati delle indagini che ho svolto. Mi scuso per il lungo tempo che è stato necessario per concludere la presente indagine.

LA DENUNCIA

Antefatti

Il 31 gennaio 2002(1), il Centro comune di ricerca ("CCR") della Commissione europea ha pubblicato una gara d'appalto per lavori edili di costruzione, ristrutturazione e manutenzione di piccola e media entità, di fabbricati diversi e fognature del CCR, sito in Ispra.

La società italiana M.P.M. Costruzioni Edili s.r.l. ("M.P.M."), una delle assistite del denunciante(2), ha costituito un consorzio con altre tre imprese ("il consorzio") e ha partecipato alla gara d'appalto. Il consorzio, tuttavia, non è risultato aggiudicatario.

Nella denuncia presentata al Mediatore il 25 luglio 2002 (1368/2002/IP), il ricorrente ha lamentato una mancanza di trasparenza nella procedura d'appalto e l'assenza di risposte adeguate, da parte del CCR, alla sua corrispondenza dal 17 giugno 2002 in poi. Il denunciante ha asserito, inoltre, che sulla base delle norme relative alla gara d'appalto, M.P.M. avrebbe dovuto ottenere il contratto.

Il 30 agosto 2002, il Mediatore ha trasmesso la denuncia alla Commissione, unitamente alla richiesta di fornire un parere entro la fine di novembre 2002. La Commissione ha inviato il suo parere il 12 novembre 2002, parere che è stato trasmesso al denunciante, il quale ha inviato le sue osservazioni il 31 dicembre 2002.

Dalle osservazioni del denunciante, risulta che il 12 novembre 2002, M.P.M. ha presentato un ricorso relativo alla controversia con la Commissione europea presso il Tribunale amministrativo regionale (TAR) della Lombardia.

Sulla base di tali informazioni, il Mediatore ha deciso di chiudere il caso ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 7, dello statuto del Mediatore(3). Tuttavia, nelle sue osservazioni del 31 dicembre 2002, il denunciante ha formulato una nuova accusa in merito alla gestione, da parte della Commissione, della sua richiesta di accesso a documenti, avanzata il 31 luglio 2002. Poiché tale aspetto non era parte della denuncia originale, il Mediatore ha informato il denunciante che non l'avrebbe trattato nell'ambito della decisione sulla causa 1368/2002/IP. Il Mediatore ha altresì informato il denunciante che, se lo riteneva opportuno, poteva comunque presentare una nuova denuncia su questo specifico aspetto.

Denuncia 617/2003/IP

Il 1° aprile 2003, il denunciante ha presentato una nuova denuncia al Mediatore, protocollata con il numero di riferimento 617/2003/IP.

Secondo il denunciante, i fatti alla base della nuova denuncia sono i seguenti.

Il 31 luglio 2002, il denunciante ha chiesto alla Commissione di poter accedere alla documentazione relativa alla procedura della gara d'appalto per lavori edili di costruzione, ristrutturazione e manutenzione di piccola e media entità, di fabbricati diversi e fognature del CCR, sito in Ispra, pubblicata dalla Commissione il 31 gennaio 2002. Il 28 agosto 2002, la Commissione lo ha autorizzato ad accedere ad alcuni dei documenti richiesti, negandogli tuttavia l'accesso ai documenti relativi alle offerte presentate dalle aziende partecipanti alla gara, diverse dalla M.P.M. La Commissione ha motivato il proprio rifiuto affermando che tali documenti rientrano nell'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, che recita: "Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela degli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica (…)".

Il 6 settembre 2002, il denunciante ha presentato una domanda di conferma al segretario generale della Commissione per ottenere il pieno accesso alla documentazione richiesta. Nella sua domanda di conferma, il denunciante ha asserito quanto segue:

(i) la richiesta di accesso ai documenti è stata avanzata dopo la conclusione della procedura. La direttiva 93/37/CEE del 14 giugno 1993(4), modificata dalla direttiva 97/52/CEE(5) relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, stabilisce che sia salvaguardata la riservatezza delle offerte in attesa della loro valutazione. Tuttavia, secondo il denunciante, nessuna disposizione giuridica stabilisce che tale riservatezza debba essere mantenuta anche dopo la conclusione della relativa procedura. Per giunta, ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1049/2001, le eccezioni al principio generale di accesso ai documenti si applicano unicamente al periodo nel quale la protezione è giustificata sulla base del contenuto del documento. (ii) Come sancito dall'articolo 4, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1049/2001, per quanto concerne i documenti di terzi, l'istituzione consulta il terzo al fine di valutare se sia applicabile una delle eccezioni, a meno che non sia chiaro che il documento può o non deve essere divulgato.

(iii) M.P.M. aveva uno speciale interesse ad accedere ai relativi documenti, poiché, in primo luogo, era una delle imprese partecipanti alla procedura d'appalto e, in secondo luogo, riteneva che ciò fosse rilevante per i propri diritti di difesa.

Con lettera del 13 novembre 2002, la Commissione ha respinto la domanda di conferma del denunciante.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha asserito che: (i) nel trattare la sua domanda di conferma, la Commissione non ha rispettato il termine previsto dal regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(6); (ii) la decisione della Commissione di negargli il pieno accesso ai documenti richiesti è ingiusta e inadeguatamente motivata.

Secondo il denunciante, la Commissione dovrebbe rivedere la propria posizione e concedergli il pieno accesso ai documenti richiesti.

L'INDAGINE

Il parere della Commissione europea

Nel suo parere sulla denuncia, la Commissione ha espresso le seguenti opinioni.

Il 31 luglio 2002, il denunciante, in qualità di rappresentante legale di M.P.M., società partecipante alla gara d'appalto indetta dal CCR, ha avanzato una richiesta di accesso a documenti.

Il 5 agosto 2002, il CCR ha chiesto al denunciante di specificare la sua richiesta, poiché formulata in termini troppo generici. Nella sua replica del 6 agosto 2002, il denunciante ha specificato i documenti che desiderava consultare, sottolineando che la sua richiesta si fondava anche sulla legge italiana in materia di diritto all'informazione, volta a tutelare gli interessi dei cittadini nei confronti dell'amministrazione.

Il 28 agosto 2002, il CCR ha risposto al denunciante, fornendogli la relazione integrale dei servizi tecnici del CCR al comitato consultivo per gli appalti pubblici, corredata dei relativi allegati. Tale documentazione comprendeva:

• il processo verbale di una riunione tecnica alla quale hanno partecipato i rappresentanti delle imprese offerenti;
• un elenco delle imprese offerenti;
• la relazione del comitato di selezione;
• la relazione del comitato di valutazione;
• il parere del comitato consultivo per gli appalti pubblici; e
• la bozza del contratto.

Tuttavia, al denunciante è stato negato l'accesso alle offerte delle altre imprese partecipanti, poiché il CCR ha ritenuto che la divulgazione delle informazioni contenute nelle suddette offerte avrebbe compromesso la tutela degli interessi commerciali degli offerenti.

Il 6 settembre 2002, il denunciante ha inviato una domanda di conferma al segretario generale della Commissione, chiedendo di poter accedere ai documenti che non gli erano stati forniti dal CCR il 28 agosto 2002. Il denunciante ha aggiunto che la propria richiesta si fondava anche sulla legislazione italiana e che M.P.M. aveva un diritto privilegiato ad accedere a tali documenti poiché rilevanti ai fini della sua difesa nel quadro della procedura giudiziaria istruita dinnanzi al Tribunale amministrativo regionale della Lombardia. Secondo il denunciante, inoltre, il CCR avrebbe dovuto consultare le altre aziende coinvolte, prima di decidere che la divulgazione dei documenti richiesti avrebbe arrecato pregiudizio ai loro interessi commerciali.

A seguito di ciò, la Commissione ha consultato le aziende coinvolte e sulla base di tale consultazione ha ritenuto che la divulgazione delle offerte avrebbe influito sui loro interessi commerciali.

Quanto all'accusa del denunciante di mancata osservanza, da parte della Commissione, del termine di replica alla sua domanda di conferma, stabilito dall'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001, si constata un effettivo ritardo. La domanda di conferma per l'accesso a documenti presentata dal denunciante è pervenuta a mezzo fax il 6 settembre 2002. Tuttavia, in vista dei tempi necessari per la consultazione delle imprese coinvolte nella richiesta, la Commissione ha deciso di prorogare il termine per poter fornire una risposta al denunciante entro 15 giorni lavorativi. Il denunciante è stato informato di tale decisione con lettera del 26 settembre 2002. Il termine definitivo per la risposta è stato fissato dunque al 18 ottobre 2002. Ciononostante, la risposta è stata inviata al denunciante il 13 novembre 2002, 17 giorni lavorativi più tardi. La Commissione si è rammaricata di tale ritardo, dovuto, come ha spiegato, al tempo necessario per la consultazione. Tale ritardo, tuttavia, non ha pregiudicato i diritti del denunciante, considerato che, come sancito dall'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001, in assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di ricorrere in giudizio dinnanzi al tribunale di primo grado o presentare una denuncia al Mediatore.

In merito all'affermazione del denunciante, secondo cui la decisione di non concedergli il pieno accesso ai documenti richiesti è ingiusta e inadeguatamente motivata, la normativa italiana alla quale egli fa riferimento nella sua denuncia non si applica ai documenti custoditi dalla Commissione. La legislazione applicabile in questo caso è il regolamento (CE) n. 1049/2001, che non garantisce specifici diritti di accesso alle parti interessate. A norma dell'articolo 6, paragrafo 1, di detto regolamento, il richiedente non è tenuto a motivare la domanda. La decisione di concedere o negare l'accesso ai documenti richiesti, pertanto, non può essere basata sugli interessi specifici del richiedente. Quando un documento viene divulgato ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001, diventa pubblico e può essere consultato da qualsiasi altro richiedente.

L'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, tutela gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica. La documentazione fornita dalle imprese partecipanti al presente appalto contiene informazioni aziendali riservate, la cui divulgazione influenzerebbe negativamente gli interessi commerciali di tali aziende. L'interesse di M.P.M. nell'ottenere l'accesso a tali documenti era di natura privata e non poteva essere invocato come interesse pubblico prevalente. Nel decidere in merito alla richiesta del denunciante, la Commissione ha dovuto trovare un giusto equilibrio tra l'interesse legittimo dell'assistita del denunciante a comprendere le ragioni dell'aggiudicazione del contratto ad un'altra azienda e la legittima aspettativa delle imprese offerenti di ottenere un trattamento adeguato delle informazioni fornite ai fini della partecipazione alla gara d'appalto. Secondo la Commissione, il CCR ha fornito al denunciante tutta la documentazione pertinente, che illustra la procedura seguita, i criteri di valutazione delle offerte e l'esame della proposta, nonché la conclusione definitiva del comitato consultivo.

Inoltre, come stabilito dall'articolo 4, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1049/2001, per quanto concerne i documenti di terzi, l'autore del documento deve essere consultato al fine di valutare la possibile divulgazione del documento, "a meno che non sia chiaro che il documento può o non deve essere divulgato". Nel trattare la richiesta iniziale del denunciante, il CCR non aveva consultato gli autori dei documenti richiesti, poiché riteneva che tali documenti rientrassero nell'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino. Tuttavia, quando il denunciante ha presentato una domanda di conferma, si è proceduto alla consultazione per valutare nuovamente se la divulgazione dei documenti richiesti potesse pregiudicare gli interessi commerciali delle imprese interessate.

La Commissione ha ricordato, infine, che M.P.M. non è risultata aggiudicataria, poiché non ha soddisfatto uno dei criteri di selezione previsti nel bando di gara. Sotto questo profilo, pertanto, il contenuto della documentazione presentata dalle altre aziende non sarebbe rilevante.

Le osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante rileva che la Commissione ha fornito il suo parere in inglese e non in italiano, lingua che egli ha scelto a norma dell'articolo 21 del trattato CE. Pertanto, il denunciante ha dovuto tradurre il parere della Commissione in italiano per la sua assistita, M.P.M., a nome della quale ha denunciato il fatto al Mediatore.

Il denunciante riconosce che la Commissione ha ammesso di aver risposto in ritardo alla sua domanda di conferma, precisando, tuttavia, che l'istituzione lo ha informato dell'impossibilità di rispondere entro il termine previsto, ma a termine già decorso e senza motivare il ritardo, contrariamente a quanto stabilito dall'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, che recita: "(…) il termine di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato". Il denunciante afferma inoltre di aver ricevuto la risposta della Commissione solo il 27 novembre 2002. Diversamente da quanto asserito dalla Commissione nel suo parere, il denunciante afferma che la propria assistita, M.P.M., ha subito dei danni a causa della mancata risposta della Commissione entro i termini previsti, poiché l'azienda non è venuta a conoscenza di elementi pertinenti, potenzialmente considerabili al momento dell'istruzione della procedura giudiziaria presso il TAR, in Italia, il cui termine era fissato per il 12 novembre 2002. Il denunciante, pertanto, definisce errata l'affermazione della Commissione secondo cui tale ritardo non avrebbe pregiudicato i diritti del denunciante.

Per quanto concerne l'accusa relativa alla decisione della Commissione sulla richiesta di accesso a documenti, il denunciante afferma che l'istituzione ha mantenuto la stessa posizione assunta nella sua lettera del 13 novembre 2002. La Commissione, a suo avviso, non ha spiegato in che modo la divulgazione dei documenti richiesti avrebbe potuto pregiudicare gli interessi commerciali delle imprese offerenti, visto che ormai la procedura d'appalto era conclusa. Secondo il denunciante, si sarebbe potuto arrecare pregiudizio agli interessi di tali aziende durante la procedura di gara, ma non al termine della stessa. Il denunciante rileva altresì che il bilancio d'esercizio aziendale, uno dei documenti ai quali la Commissione ha negato l'accesso, è un documento pubblico in Italia, quindi ritiene che il rifiuto dell'istituzione di concedere l'accesso ad un documento pubblico costituisca una contraddizione. A suo avviso, inoltre, vista la natura dei documenti richiesti, non era necessario che la Commissione consultasse i terzi, autori dei documenti.

Il denunciante, infine, ha chiesto al Mediatore di utilizzare tutti gli strumenti previsti dal suo statuto e dalle disposizioni di esecuzione per i casi di cattiva amministrazione.

Ulteriori indagini
La richiesta di maggiori informazioni

Il Mediatore ha ritenuto necessario chiedere ulteriori informazioni alla Commissione, al fine di proseguire le proprie indagini sulla presente denuncia. L'8 dicembre 2004, pertanto, ha scritto alla Commissione chiedendole di commentare le osservazioni del denunciante e, in particolare, l'affermazione di quest'ultimo, secondo cui alcuni dei documenti (o parte di essi) ai quali ha chiesto di accedere sono considerati documenti pubblici in Italia e, pertanto, il rifiuto della Commissione di concedere l'accesso ad un documento pubblico costituisce una contraddizione.

La risposta della Commissione

Nella sua risposta alla lettera del Mediatore dell'8 dicembre 2004, la Commissione ha asserito che, ai sensi del diritto italiano, la maggior parte delle società deve depositare il proprio bilancio d'esercizio presso il Registro delle Imprese e ogni cittadino può presentare richiesta di accesso ai bilanci presso qualsiasi Camera di Commercio in Italia, a prescindere dal luogo di registrazione dell'impresa. Chiunque sia interessato, pertanto, può ottenere facilmente qualsiasi informazione sui bilanci d'esercizio di un'azienda rivolgendosi alla Camera di Commercio locale.

La Commissione ha spiegato che, sebbene la documentazione presentata dalle imprese offerenti potesse includere i bilanci d'esercizio, essa non era in grado di determinare quali documenti fossero stati o avessero dovuto essere depositati presso il Registro delle Imprese. Per la Commissione, infatti, era impossibile distinguere tra documenti ai quali il pubblico può avere accesso tramite le Camere di Commercio e documenti che non possono essere divulgati, al fine di tutelare gli interessi commerciali delle società offerenti.

La Commissione afferma di aver applicato correttamente il regolamento (CE) n. 1049/2001, ritenendo che i documenti in questione rientrassero nella relativa eccezione(7).

Le osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni sulla risposta della Commissione, il denunciante asserisce che l'istituzione ha sostanzialmente confermato la sua posizione. A suo avviso, la posizione della Commissione sulla sua richiesta di accesso ai relativi documenti non è ammissibile. Egli, infatti, ritiene che l'affermazione della Commissione, secondo cui essa non era in grado di distinguere tra documenti ai quali il pubblico può accedere tramite le Camere di Commercio e documenti che non possono essere divulgati, è inaccettabile, a meno che non si riconosca che la Commissione non è tenuta ad essere a conoscenza del diritto nazionale applicabile negli Stati membri. Secondo il denunciante, la Commissione aveva la possibilità, in termini di risorse umane e strutture, di ottenere le relative informazioni in merito alle richieste di accesso ai documenti.

Per quanto concerne la presunta inosservanza, da parte della Commissione, del termine previsto dal regolamento (CE) n. 1049/2001 nel trattamento della domanda di conferma, il denunciante rileva che l'istituzione non ha espresso ulteriori osservazioni in merito a tale aspetto.

Il denunciante ha mantenuto la propria denuncia e ha insistito affinché il Mediatore utilizzasse tutti gli strumenti previsti dal suo statuto e dalle disposizioni di esecuzione per i casi di cattiva amministrazione.

IL PROGETTO DI RACCOMANDAZIONE DEL MEDIATORE

Il progetto di raccomandazione

Il 16 novembre 2005 il Mediatore ha formulato il seguente progetto di raccomandazione alla Commissione, a norma dell'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo.

La Commissione dovrebbe riesaminare la propria decisione del 13 novembre 2002 sulla domanda di conferma per l'accesso a documenti presentata dal denunciante e concedere l'accesso a quei documenti, o parte di essi, che non rientrano nell'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, oppure fornire spiegazioni sufficientemente dettagliate a dimostrazione del fatto che tutti i documenti, o parte di essi, rientrano nella suddetta eccezione.

Questo progetto di raccomandazione era basato sulle considerazioni seguenti.

1. Per quanto concerne l'affermazione del denunciante, secondo cui il rifiuto della Commissione di concedere il pieno accesso ai documenti richiesti è ingiusto, il Mediatore osserva che l'accusa di iniquità mossa dal denunciante sembra essere dovuta ad un'errata interpretazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione.

Il Mediatore osserva inoltre che la Commissione, nel suo parere, ha affermato che la normativa applicabile al presente caso è il regolamento (CE) n. 1049/2001 e che la legge italiana alla quale fa riferimento il denunciante nella sua richiesta di accesso a documenti e nella sua denuncia al Mediatore non è pertinente e, come tale, non può essere presa in considerazione. Nelle sue osservazioni, il denunciante non ha commentato l'asserzione della Commissione su tale aspetto. La posizione della Commissione appare corretta.

Viste le circostanze, pertanto, l'esame del Mediatore si limita a determinare se il regolamento (CE) n. 1049/2001 sia stato rispettato.

2. L'obiettivo del regolamento (CE) n. 1049/2001 è definire i principi generali e le limitazioni che disciplinano il diritto di accesso ai documenti sancito dall'articolo 255, paragrafo 2, del trattato CE e garantire l'accesso più ampio possibile a tale diritto. Tuttavia, il suddetto regolamento prevede determinate eccezioni che, come coerentemente affermato dai tribunali comunitari, devono essere interpretate e applicate restrittivamente, in modo da non vanificare l'applicazione del principio generale consistente nel fornire al pubblico il più ampio accesso possibile ai documenti di cui dispone la Commissione(8).

Una di tali eccezioni è prevista dall'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, che recita: "Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela degli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica (…)".

3. Per quanto concerne gli aspetti procedurali relativi al trattamento, da parte della Commissione, della domanda di conferma del denunciante, il Mediatore ritiene che la decisione dell'istituzione di effettuare tale consultazione per fugare ogni dubbio sulla natura dei documenti in questione e valutare la possibilità di concedere un accesso più ampio di quello accordato in fase iniziale non sia in contraddizione con il regolamento (CE) n. 1049/2001. Il Mediatore, pertanto, non ravvisa un caso di cattiva amministrazione da parte della Commissione in merito a tale aspetto della causa e fa notare che il denunciante stesso, nella sua domanda di conferma, sembra aver suggerito alla Commissione di consultare i terzi coinvolti al fine di valutare l'applicabilità di un'eccezione nel caso in oggetto.

4. Per quanto concerne l'affermazione del denunciante che trattando la sua richiesta di conferma, la Commissione non ha rispettato il termine previsto dal regolamento (CE) n. 1049/2001, il Mediatore è del parere che si sia verificato un ritardo cospicuo e che la Commissione ha così mancato di agire in conformità dell'articolo 8, paragrafo 2 del regolamento n. 1049/2001. Ciò ha costituito un esempio di cattiva amministrazione.

5. Per quanto concerne il merito della causa, i documenti ai quali la Commissione ha negato l'accesso consistono essenzialmente nelle offerte presentate dalle società partecipanti alla gara d'appalto in questione, diverse dalla M.P.M. Considerata la natura di tali documenti, è ragionevole immaginare che essi contengano informazioni (quali, ad esempio, l'offerta del prezzo), la cui divulgazione potrebbe influenzare gli interessi commerciali delle imprese interessate. Il Mediatore ritiene, pertanto, che il parere della Commissione, secondo cui l'eccezione prevista dall'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001 si applica alla richiesta in questione, sia in linea di principio corretta.

6. Quanto all'osservazione del denunciante, secondo cui gli interessi commerciali delle altre imprese partecipanti alla stessa gara d'appalto cui ha preso parte la propria assistita potessero essere influenzati da una divulgazione delle informazioni solo durante la procedura d'appalto, ma non dopo la sua conclusione, il Mediatore ritiene che, alla luce delle informazioni contenute nei documenti, non sembra irragionevole presumere che il rischio di arrecare pregiudizio agli interessi commerciali delle imprese partecipanti ad una gara d'appalto persista anche dopo la conclusione della procedura di aggiudicazione.

Si ritiene opportuno precisare che tale asserzione è rivolta alla decisione della Commissione del 13 novembre 2002, che respinge la domanda di conferma del denunciante per l'accesso ai documenti inerenti alla gara d'appalto in oggetto. L'indagine del Mediatore, pertanto, dev'essere volta a determinare se tale decisione sia corretta. Tuttavia, sembra che la procedura d'appalto si sia conclusa solo il 17 luglio 2002, ovvero meno di quattro mesi prima che la Commissione adottasse la decisione. Il tempo trascorso dall'adozione di tale decisione, pertanto, è irrilevante per determinare se vi sia stata cattiva amministrazione in relazione alla decisione della Commissione del 13 novembre 2002.

7. Per quanto concerne l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, si osservi che, ai sensi dello stesso articolo, in presenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione, l'accesso ai documenti deve essere concesso al richiedente anche nel caso in cui si applichi un'eccezione.

Come già sostenuto dal Mediatore in precedenti decisioni, dalla struttura e dalla formulazione della disposizione in oggetto si evince che la presenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione debba essere dimostrata normalmente dalla persona che richiede l'accesso ai documenti(9). Nel caso in oggetto, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia dimostrato l'esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione dei documenti richiesti.

Il Mediatore osserva che, nella domanda di conferma per l'accesso ai documenti, il denunciante ha affermato che l'azienda aveva uno speciale interesse ad ottenere l'accesso ai documenti in oggetto, poiché, da un lato, aveva partecipato alla gara d'appalto e, dall'altro, l'accesso a tali documenti era rilevante per i suoi diritti di difesa. Tuttavia, quest'eventuale interesse (se dimostrato) non costituisce in ogni caso un interesse pubblico in grado di prevalere sull'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

8. Il Mediatore desidera altresì sottolineare che, come giustamente precisato dalla Commissione, il regolamento (CE) n. 1049/2001 non garantisce diritti specifici di accesso alle parti interessate . Le ragioni alla base della richiesta di accesso, pertanto, sono irrilevanti ai sensi di detto regolamento e la richiesta d'accesso, non dipende quindi dall'esistenza di un interesse specifico o legittimo del richiedente.

Per tale ragione, il Mediatore è dell'avviso che l'argomentazione della Commissione, secondo cui il contenuto della documentazione trasmessa dalle altre imprese partecipanti alla stessa gara d'appalto cui ha preso parte M.P.M non era rilevante per l'assistita del denunciante, non ha alcuna importanza nel caso in oggetto.

9. Il Mediatore rammenta, tuttavia, che l'articolo 4, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1049/2001 così recita: "Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sono divulgate".

Nella sua risposta alla domanda di conferma del denunciante, la Commissione ha asserito che l'accesso parziale non era possibile, poiché i documenti pertinenti rientravano interamente nell'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

10. Tuttavia, nella sua risposta alla lettera del Mediatore dell'8 dicembre 2004, la Commissione ha ammesso che la documentazione trasmessa dalle imprese offerenti potesse includere i bilanci d'esercizio, accessibili al pubblico ai sensi del diritto italiano. Il Mediatore ritiene, pertanto, che per quanto concerne tali documenti non vi fosse ragione di negare l'accesso al denunciante.

11. Il Mediatore prende atto dell'argomentazione della Commissione, secondo cui essa non era in grado di distinguere tra documenti ai quali il pubblico può avere accesso tramite le Camere di Commercio e documenti che non possono essere divulgati, al fine di tutelare gli interessi commerciali delle società offerenti.

Tuttavia, a norma dell'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, la Commissione può rifiutare l'accesso solo a quei documenti la cui divulgazione pregiudicherebbe la tutela degli interessi commerciali delle persone fisiche o giuridiche coinvolte. L'onere della prova, pertanto, ricade chiaramente sulla Commissione, la quale è tenuta a concedere l'accesso ogniqualvolta non riesca a dimostrare l'applicabilità di detta eccezione. Si noti, inoltre, che la Commissione aveva la possibilità di rivolgersi alle società che avevano trasmesso i documenti in questione o alle autorità italiane, se riteneva di aver bisogno di ulteriori chiarimenti a tal proposito per esaminare la richiesta di accesso del denunciante.

12. Per quanto concerne la possibilità di garantire l'accesso a parti dei documenti richiesti, diversi dai bilanci d'esercizio disponibili al pubblico ai sensi del diritto italiano, la Commissione si è limitata ad affermare che l'accesso parziale non era possibile, poiché i documenti richiesti dal denunciante contenevano informazioni che avrebbero influenzato gli interessi commerciali delle aziende interessate e, come tali, rientravano nell'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2. In virtù del principio di buona amministrazione, tuttavia, una decisione che si ripercuota negativamente su un individuo deve contenere una spiegazione sufficientemente dettagliata delle motivazioni sulle quali è basata, al fine di consentire alle persone interessate di valutare le ragioni di tale decisione e permettere alle autorità competenti di esercitare il loro potere di riesame.

Nel presente caso, il Mediatore osserva che la Commissione si è limitata ad affermare che l'accesso parziale non poteva essere concesso, senza spiegare se l'eccezione invocata interessasse ogni singola parte dei documenti richiesti.

13. Alla luce di quanto sopra, il Mediatore è dell'avviso che la Commissione non abbia gestito opportunamente la richiesta di accesso a documenti avanzata dal denunciante. Tale conclusione si basa sulle seguenti considerazioni: in primo luogo, la Commissione stessa ha ammesso che tra i documenti in suo possesso ve ne potevano essere alcuni considerati documenti pubblici ai sensi del diritto italiano, per i quali il negato accesso non sembra quindi essere giustificato; in secondo luogo, la Commissione non ha fornito adeguate motivazioni del proprio rifiuto di concedere un parziale accesso ad altre parti dei documenti pertinenti.

Il Mediatore comprende che, esaminare singolarmente tutti i documenti richiesti al fine di determinare quali possano essere divulgati comporti un ingente onere amministrativo per la Commissione. Tuttavia, la Commissione non ha dimostrato che tale esame avrebbe costituito un onere amministrativo sproporzionato nel caso in oggetto. Si noti, inoltre, che ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001, nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, l'istituzione in questione può contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa.

Il parere circostanziato della Commissione

Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha affermato che aveva riesaminato la richiesta del ricorrente di accesso a documenti con riguardo a (i) l'accesso ai bilanci delle società concorrenti per l'appalto, dal momento che siffatti documenti sono pubblici a titolo della legge italiana e (ii) accesso parziale ad altri documenti contenuti nelle offerte delle società concorrenti.

Per quanto concerne l'accesso ai bilanci, la Commissione ha sottolineato che i suoi fascicoli concernenti la gara d'appalto cui aveva partecipato il cliente del denunciante, contenevano i bilanci delle aziende concorrenti per gli anni 1999, 2000 e 2001. Inoltre, contenevano copie di certificati di registrazione del Registro delle aziende (Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura - CCIAA-) e di certificati del Sistema di qualità.

Dal momento che qualunque cittadino ha la possibilità di ottenere i bilanci da qualunque camera di commercio in Italia, la Commissione ha convenuto che siffatti documenti, conformemente al diritto italiano sono documenti pubblici. Tuttavia non sono disponibili al pubblico gratuitamente e le camere di commercio fanno pagare dei diritti alla consegna dei documenti. I documenti in questione possono anche essere acquistati attraverso taluni siti web quali "www.infoaffari.com" o "www.infocomas.it". Per quanto concerne i Certificati del sistema di qualità, possono essere trovati gratuitamente sul sito web del SINCERT, vale a dire la base dati dell'ente italiano competente per la certificazione e l'accreditamento delle società in Italia.

Conformemente al suo considerando 15, il regolamento 1049/2001 non ha né l'obiettivo né l'effetto di emendare il diritto nazionale sull'accesso ai documenti. Secondo il parere della Commissione sarebbe pertanto stato inappropriato e contrario al principio di cooperazione leale tra l'istituzione e lo Stato membro interessato se la Commissione avesse reso disponibile gratuitamente al pubblico copia dei bilanci contrariamente alle norme nazionali che stabiliscono condizioni per l'ottenimento dei medesimi documenti.

La Commissione pertanto proponeva, come soluzione equa, di consentire al denunciante di consultare i bilanci e i certificati rilevanti delle aziende concorrenti nei locali del CCR di Ispra. Ove volesse ottenerne copia, avrebbe potuto facilmente ottenerla dalla Camera di commercio o dai siti web appropriati.

Per quanto concerne la possibilità di dare accesso parziale agli altri documenti contenuti nelle offerte di gara dalle aziende concorrenti, la Commissione affermava che siffatti documenti erano formati quasi interamente da informazioni concernenti le aziende stesse. L'esame, pagina per pagina, di detta documentazione e l'estrazione di frammenti limitati dalla medesima avrebbe creato un onere amministrativo del tutto sproporzionato. La Commissione era del parere che l'interesse pubblico nell'ottenere accesso a parti frammentarie della documentazione non giustificava l'eccesso di lavoro amministrativo necessario. La Commissione inoltre ricordava che il Tribunale di prima istanza ha stabilito che le istituzioni possono, in casi particolari, trovare un punto di equilibrio tra interesse del pubblico ad avere parziale accesso ai documenti richiesti e onere di lavoro conseguente e che l'Istituzione ha diritto di rifiutare siffatto parziale accesso allorché l'esame dei documenti in questione dimostra che l'accesso parziale sarebbe privo di senso mentre l'onere di lavoro richiesto sarebbe sproporzionato(10).

Le osservazioni del denunciante sul parere circostanziato della Commissione

Nelle sue osservazioni sul parere circostanziato della Commissione, il denunciante notava che la Commissione non avanzava nessun commento sulla conclusione raggiunta dal Mediatore europeo nel suo progetto di raccomandazione concernente la sua affermazione che la Commissione aveva mancato di trattare la domanda di conferma del denunciante entro i termini previsti.

Per quanto concerne i commenti della Commissione sugli aspetti sostanziali della richiesta di accesso ai documenti, il denunciante sottolinea che soltanto nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione del Mediatore europeo la Commissione aveva riconosciuto per la prima volta, e dopo quasi quattro anni dalla richiesta pertinente, che taluni dei documenti richiesti erano in effetti documenti pubblici. È emerso chiaramente che la posizione della Commissione concernente il rifiuto di divulgare documenti quali i bilanci delle aziende partecipanti alla medesima gara d'appalto cui aveva partecipato il suo cliente era ingiustificata. Il denunciante notava inoltre che, nel suo parere circostanziato, la Commissione proponeva ora di consentirgli di consultare i documenti pertinenti nei locali del CCR di Ispra e che invocava il considerando 15 del regolamento 1049/2001 allo scopo di giustificare la mancata consegna dei documenti direttamente a lui. Poiché in Italia le autorità nazionali fanno pagare dei diritti per rilasciare copie di documenti quali quelli richiesti dal ricorrente, secondo il parere della Commissione sarebbe stato inappropriato e contrario al principio di leale cooperazione tra istituzione e Stato membro interessato se avesse reso disponibile copie gratuite dei documenti pertinenti. Secondo il denunciante, il principio di leale cooperazione era stato erroneamente invocato dalla Commissione. Conformemente all'articolo 10 del regolamento 1049/2001 che descrive come si possa concedere l'accesso a documenti su richiesta, (…) il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. L'onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio delle copie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro sono gratuiti (...). Il denunciante pertanto non capiva come il principio invocato dalla Commissione fosse pertinente nel contesto del caso presente. Egli sottolineava inoltre che la Commissione non aveva mai esaminato la possibilità di fargli pagare un diritto per l'accesso ai documenti richiesti. Per quanto concerne la proposta della Commissione di consentirgli di consultare i documenti pertinenti nei locali del CCR di Ispra, il denunciante esprimeva il parere che la risposta data non fosse né adeguata né degna di un'istituzione quale la Commissione. Esprimeva inoltre il parere che non fosse accettabile che quasi quattro anni dopo la sua richiesta originale di accesso ai documenti la Commissione proponesse qualcosa che egli stesso aveva proposto già nella sua lettera del 6 agosto 2002, dove affermava che sarebbe stato pronto ad effettuare una consultazione dei documenti pertinenti nei locali della Commissione.

Per quanto concerne la posizione della Commissione relativamente alla possibilità di concedere accesso parziale, il denunciante riteneva fosse infondata e che la Commissione avesse ancora una volta mancato di dimostrare che l'esame di ciascuno dei documenti oggetto della sua richiesta di accesso avrebbe costituito un onere amministrativo sproporzionato. Il Mediatore europeo aveva inoltre notato che, sulla base dell'articolo 6, paragrafo 3 del regolamento 1049/2001, in caso di domanda relativa a documenti voluminosi o a un grandissimo numero di documenti, l'istituzione poteva conferire con il richiedente in modo informale, allo scopo di trovare una soluzione equa. Tuttavia, emergeva dal suo parere circostanziato che la Commissione non aveva preso in esame questa possibilità. La Commissione non aveva né fornito informazioni sul presunto onere amministrativo sproporzionato per esaminare tutti i documenti pertinenti (vale a dire la Commissione avrebbe almeno dovuto indicare quanti documenti avrebbero dovuto essere analizzati o quanto essi fossero voluminosi) né aveva conferito con lui come previsto dal regolamento n. 1049/2001 e suggerito dal Mediatore europeo nel suo progetto di raccomandazione.

Il denunciante contava sull'accettazione del suo reclamo da parte del Mediatore europeo e sulla attuazione di eventuali azioni appropriate suggerite da questi a seguito dell'accertata cattiva amministrazione da parte della Commissione.

LA DECISIONE

1 Osservazioni preliminari

1.1 Il Mediatore europeo nota che, nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante affermava che la Commissione europea aveva dato il suo parere in inglese e non in italiano, che era la lingua da lui scelta, conformemente all'articolo 21 del trattato CE. Egli pertanto aveva dovuto tradurre il parere della Commissione in italiano per il suo cliente, la società italiana M.P.M. Costruzioni edili s.r.l. ("M.P.M."), in nome della quale egli aveva presentato denuncia al Mediatore europeo.

1.2 A questo proposito, il Mediatore vorrebbe chiarire che, come procedura generale, la Commissione gli invia i suoi pareri in inglese o francese, seguiti da una traduzione del parere nella lingua del denunciante.

1.3 È certo che è la traduzione in italiano del parere della Commissione che avrebbe dovuto essere inviata al denunciante e non la versione inglese che a quanto pare gli è stata inviata per errore. In considerazione del fatto che il denunciante, nelle sue osservazioni, ha sottolineato che aveva già fornito all'M.P.M. una traduzione del parere della Commissione, il Mediatore ha presunto che non fosse più interessato a riceverne la versione italiana. Il Mediatore si scusa con il denunciante per l'errore occorso nella trasmissione del parere della Commissione.

2 La decisione della Commissione concernente la richiesta del denunciante di accesso a documenti e la denuncia del denunciante

2.1 La M.P.M. aveva creato un consorzio con tre altre società e aveva partecipato alla gara d'appalto lanciato il 31 gennaio 2002 dal Centro comune di ricerca della Commissione ("CCR") per lavori di piccola e media portata di costruzione, ristrutturazione e manutenzione per numerosi edifici e sistemi di drenaggio nel sito CCR di Ispra. L'offerta del consorzio non è stata selezionata.

Il 31 luglio 2002, il denunciante, che agiva a nome della M.P.M. ha presentato una richiesta di accesso a documenti. Sia la sua richiesta iniziale che la sua domanda di conferma (presentata il 6 settembre 2002) sono state respinte dalla Commissione sulla base dell'eccezione stabilita dall'articolo 4, paragrafo 2, primo comma, del regolamento 1049/2001 sull'accesso pubblico ai documenti Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(11).

Nella sua denuncia al Mediatore europeo, il denunciante asseriva che la decisione della Commissione che non gli consentiva pieno accesso ai documenti richiesti era ingiusta e inadeguatamente motivata. Chiedeva che la Commissione riesaminasse la propria posizione e gli concedesse pieno accesso ai documenti richiesti.

2.2 Nel suo parere, la Commissione affermava che la legislazione applicabile al caso in questione era il regolamento 1049/2001 e che la legislazione italiana alla quale il denunciante faceva riferimento nella sua richiesta di accesso ai documenti e nella sua denuncia al Mediatore europeo non era pertinente e pertanto non poteva essere presa in considerazione.

Inoltre, esprimeva il parere che la documentazione presentata dalle aziende partecipanti alla gara d'appalto in questione conteneva informazioni aziendali riservate e che rivelarle avrebbe nuociuto ai loro interessi commerciali. L'interesse del cliente del denunciante a ottenere l'accesso a detti documenti era un interesse privato e non poteva essere invocato come interesse pubblico preminente. Decidendo sulla richiesta del denunciante, la Commissione doveva soppesare da un lato gli interessi legittimi del cliente del denunciante nel comprendere le ragioni dell'assegnazione del contratto a un'altra ditta e dall'altro, le legittime aspettative delle aziende offerenti che le informazioni presentate ai fini della gara d'appalto sarebbero state adeguatamente trattate. La Commissione ha ritenuto che il CCR avesse offerto al denunciante tutta la documentazione pertinente spiegando la procedura che era stata seguita, i criteri di valutazione delle offerte, la valutazione della proposta e la conclusione finale del comitato consultivo.

Inoltre, conformemente all'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento 1049/2001, nel caso di documenti di terzi, l'autore del documento deve essere consultato riguardo alla divulgazione del documento medesimo a meno che non sia chiaro che il documento può o non deve essere rivelato. Nel trattare la domanda iniziale presentata dal denunciante, il CCR non aveva consultato le aziende autrici dei documenti richiesti, in quanto aveva ritenuto che l'eccezione stabilita all'articolo 4, paragrafo 2, primo comma, del regolamento fosse di applicazione. Tuttavia, allorché il denunciante ha presentato una domanda di conferma, la consultazione è stata effettuata allo scopo di dare una nuova valutazione per accertare se la divulgazione dei documenti richiesti avrebbe causato pregiudizio agli interessi commerciali delle ditte in questione.

2.3 Il 16 novembre 2005, esaminate le informazioni offertegli dalla Commissione nel parere del 24 giugno 2003 e nella risposta alla sua richiesta di ulteriori informazioni, il Mediatore europeo conformemente all'articolo 3, paragrafo 6 dello statuto del Mediatore europeo ha indirizzato un progetto di raccomandazione alla Commissione.

Nel progetto di raccomandazione, il Mediatore europeo sottolineava che la Commissione doveva riesaminare la decisione del 13 novembre 2002 sulla domanda di conferma del denunciante relativamente all'accesso e concedere l'accesso a quei documenti o parti di essi che non sono coperti dall'eccezione dell'articolo 4, paragrafo 2, prima comma, del regolamento 1049/2001 o offrire spiegazioni sufficientemente dettagliate a dimostrazione che taluni o tutti questi documenti o parti di essi sono coperti dalla suddetta eccezione.

2.4 Nel suo parere circostanziato la Commissione affermava di avere riesaminato la domanda del denunciante di accesso a documenti come richiesto dal Mediatore europeo.

La Commissione sottolineava che il suo fascicolo concernente la gara d'appalto cui aveva partecipato il cliente del denunciante conteneva i bilanci delle società offerenti per gli anni 1999, 2000 e 2001. Inoltre, conteneva copie di certificati di registrazione presso il Registro delle Società (Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura - CCIAA-) e dei Certificati del Sistema di qualità.

Poiché qualsiasi cittadino ha la possibilità di ottenere i bilanci da una camera di commercio in Italia, la Commissione conveniva che detti documenti, conformemente al diritto italiano, sono documenti pubblici. Tuttavia, poiché non sono disponibili al pubblico gratuitamente in Italia, la Commissione ha ritenuto che sarebbe stato inappropriato e contrario al principio di leale cooperazione tra istituzione e Stato membro in questione se la Commissione avesse offerto al denunciante copie gratuite dei documenti in questione.

La Commissione ha fondato le sue considerazioni sul considerando 15 del regolamento 1049/2001 secondo cui il regolamento stesso non si prefigge di modificare le normative nazionali in materia di accesso ai documenti.

La Commissione ha pertanto proposto, come soluzione equa, di consentire al denunciante di consultare i bilanci e i certificati pertinenti delle società offerenti nei locali del CCR di Ispra. Ove volesse ottenerne copia, la Commissione affermava che poteva facilmente ottenerla dalla competente Camera di commercio o dai siti web appropriati.

Per quanto concerne la possibilità di concedere accesso parziale agli altri documenti contenuti nelle offerte di gara, la Commissione affermava che detti documenti consistevano quasi interamente di informazioni societarie. L'esame, pagina per pagina, della documentazione e l'estrazione di frammenti limitati avrebbe creato un onere amministrativo totalmente sproporzionato. La Commissione riteneva che l'intesse pubblico ad ottenere accesso a parti frammentarie della documentazione non giustificasse l'eccessivo lavoro amministrativo che siffatto esercizio avrebbe reso necessario.

2.5 Nelle sue osservazioni sul parere circostanziato della Commissione, il denunciante sottolineava che era soltanto nel parere circostanziato sul progetto di raccomandazione del Mediatore europeo che la Commissione aveva riconosciuto per la prima volta, e quasi quattro anni dopo la richiesta pertinente, che taluni dei documenti richiesti erano in effetti documenti pubblici. La posizione della Commissione concernente il rifiuto di rivelare documenti quali i bilanci delle aziende che avevano partecipato alla gara d'appalto cui aveva partecipato il cliente del denunciante pertanto apparivano ingiustificate. Il denunciante notava inoltre che nel parere circostanziato, la Commissione proponeva ora di concedergli di consultare i documenti pertinenti nei locali del CCR di Ispra e che invocava il considerando 15 del regolamento n. 1049/2001 per non consegnarli direttamente i documenti. Secondo il denunciante, la Commissione aveva erroneamente invocato il principio della leale cooperazione.

Conformemente all'articolo 10 del regolamento 1049/2001, "(...) Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. L'onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio delle copie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro sono gratuiti (...)". Tuttavia, la Commissione non aveva mai esaminato la possibilità di far pagare un prezzo per la concessione dell'accesso ai documenti richiesti.

Per quanto concerne la proposta della Commissione di consentirgli di consultare i documenti pertinenti nei locali del CCR di Ispra, il denunciate esprimeva il parere che la risposta data non fosse né adeguata né degna di un'istituzione come la Commissione. Ha inoltre espresso il parere che non fosse accettabile che a quasi quattro anni dalla richiesta originale di accesso ai documenti la Commissione proponesse qualcosa che egli stesso aveva proposto già nella sua lettera del 6 agosto 2002, quando affermava che sarebbe stato pronto a espletare la consultazione dei documenti rilevanti nei locali della Commissione.

Per quanto concerne la possibilità di concedere accesso parziale, il denunciante riteneva che la Commissione avesse ancora una volta mancato di dimostrare che l'esame di ciascuno dei documenti di cui alla sua richiesta di accesso avrebbe costituito un onere amministrativo sproporzionato. Il Mediatore europeo notava anche che, sulla base dell'articolo 6, paragrafo 3 del regolamento 1 049/2001, in caso di domanda relativa a documenti molto lunghi o a un numero cospicuo di documenti , l'istituzione può conferire con il richiedente in modo informale, allo scopo di trovare una soluzione equa. Tuttavia, dal parere circostanziato emergeva che la Commissione non aveva preso in considerazione questa possibilità. La Commissione non ha neppure fornito informazioni sul presunto onere amministrativo sproporzionato per l'esame di tutti i documenti rilevanti (vale a dire che la Commissione avrebbe dovuto almeno indicare quanti documenti avrebbero dovuto essere analizzati o quanto fossero voluminosi) né aveva conferito con lui come previsto dal regolamento 1049/2001 e suggerito dal Mediatore europeo nel suo progetto di raccomandazione.

2.6 Il Mediatore europeo ricorda che il dispositivo del suo progetto di raccomandazione era che la Commissione riesaminasse la decisone del 13 novembre 2002 sulla richiesta di conferma del denunciante e concedesse l'accesso a quei documenti o a parte di essi che non sono coperti dall'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, prima comma, del regolamento 1049/2001 o fornisse spiegazioni sufficientemente circostanziate da dimostrare che taluni o tutti questi documenti o parte di essi sono coperti dalla suddetta eccezione.

2.7 Dal parere circostanziato della Commissione, emerge che la Commissione ha riesaminato la richiesta di accesso a documenti del denunciante e ha riconosciuto che un certo numero dei documenti richiesti sono pubblicamente disponibili in Italia e che pertanto non vi era alcuna ragione sostanziale per negarne l'accesso. Il Mediatore europeo nota tuttavia che l'istituzione non ha nondimeno concesso l'accesso ad essi al denunciante ma gli ha proposto di consultare i documenti rilevanti nei locali del CCR di Ispra. Emerge inoltre che la Commissione ha anche rifiutato di concedere accesso parziale agli altri documenti contenuti nelle offerte di gara delle altre aziende partecipanti.

Alla luce di quanto sopra, il Mediatore europeo è del parere pertanto che la Commissione non abbia ottemperato al progetto di raccomandazione.

2.8 I principi della buona amministrazione richiedono che un'istituzione offra valide ragioni per rifiutare l'accesso ai documenti sulla base del regolamento 1049/2001.

In considerazione del fatto che la Commissione non ha concesso l'accesso a taluni dei documenti richiesti dal denunciante, sebbene abbia accettato che si tratta di documenti pubblici, è necessario esaminare le ragioni addotte dalla Commissione per giustificare la sua posizione.

2.9 Il Mediatore europeo nota che la Commissione adduceva che, dal momento che in Italia l'accesso a questi documenti non è gratuito, consegnarli al denunciante gratuitamente sarebbe stato inappropriato e contrario al principio di leale cooperazione tra l'istituzione e lo Stato membro in questione. La Commissione invocava a questo proposito il considerando 15 del regolamento 1049/2001, conformemente al quale il regolamento 1049/2001 non ha né l'obiettivo né l'effetto di emendare la legislazione nazionale sull'acceso ai documenti.

Conformemente alle sentenze dei tribunali comunitari relativamente alle disposizioni della legislazione di cui sopra, le eccezioni all'accesso pubblico ai documenti debbono essere interpretate e applicate in modo restrittivo, in modo da non frustrare l'applicazione del principio generale di dare al pubblico l'accesso ai documenti quanto più ampio possibile(12).

Nel caso presente, il Mediatore europeo nota che allo scopo di giustificare il proprio rifiuto di concedere accesso ai documenti dei quali aveva riconosciuto la natura pubblica, la Commissione non si è basata su nessuna delle eccezioni previste dal regolamento 1049/2001 ma ha invocato un considerando di detto regolamento.

2.10 Il principio di leale cooperazione invocato dalla Commissione è in effetti un principio del diritto comunitario quale previsto dall'articolo 5 del trattato CE cui ripetutamente fanno riferimento i tribunali comunitari(13). Tuttavia il Mediatore europeo non condivide l'opinione della Commissione secondo cui dal momento che in Italia la consegna dei documenti pertinenti non è gratuita, si violerebbe il principio di leale cooperazione tra istituzione e Stato membro interessato se i documenti venissero consegnati al denunciante. Detto principio, cui fa riferimento il considerando 15 del regolamento 1049/2001, è soggetto all'articolo 4, paragrafo 5 e all'articolo 5 di detto regolamento secondo cui uno Stato membro può chiedere all'Istituzione di non comunicare a terzi un documento che provenga da tale Stato senza il suo previo accordo e qualora uno Stato membro riceva una domanda di accesso a un documento in suo possesso, che provenga da un'istituzione, e non sia chiaro se il documento debba o non debba essere divulgato, lo Stato membro consulta l'istituzione in questione onde adottare una decisone che non metta in pericolo gli obiettivi del presente regolamento. Il Mediatore europeo nota che obiettivo di codeste disposizioni è di evitare la circonvenzione delle regole sostanziali di accesso ai documenti a livello rispettivamente dell'Unione europea e degli Stati membri. Dette disposizioni sono intese ad evitare che un documento originato da uno Stato membro al quale l'accesso non sia consentito a titolo del diritto nazionale possa essere ottenuto tramite una richiesta di accesso all'Unione europea. Tuttavia, non vi è alcuna disposizione che obblighi l'Unione europea a rifiutare la concessione di accesso ai documenti soltanto perché la divulgazione di questi documenti in uno Stato membro non è gratuita. È chiaro che siffatta eccezione avrebbe dovuto essere ulteriormente stabilita nel regolamento stesso. Tuttavia nel regolamento 1049/2001 non si trova alcuna eccezione del genere. Alla luce di quanto sopra, il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione abbia mancato di fornire ragioni valide per il suo rifiuto di concedere l'accesso ai documenti richiesti dal denunciante.

Inoltre, l'accesso concesso conformemente al regolamento 1049/2001 non deve essere necessariamente gratuito. Come previsto dall'articolo 10 di detto regolamento, allorché si conceda l'accesso ai documenti "(...) il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente". Se la Commissione lo avesse ritenuto opportuno, avrebbe potuto pertanto addebitare al denunciante il prezzo di produzione e di invio del documenti rilevanti.

2.11 Per quanto concerne la possibilità di concedere accesso parziale ai documenti coperti, secondo la Commissione, dall'eccezione dell'articolo 4, paragrafo 2, primo comma, del regolamento 1049/2001, il Mediatore europeo ha accettato nel suo progetto di raccomandazione che alla Commissione fosse consentito rifiutare l'accesso a quei documenti la cui divulgazione potesse mettere in pericolo la protezione degli interessi commerciali delle persone fisiche o giuridiche interessate. L'onere della prova è così evidentemente a carico della Commissione, e l'accesso deve essere concesso ove la Commissione non possa dimostrare che siffatta eccezione si applica.

2.12 Il Mediatore nota che nel parere circostanziato la Commissione affermava che l'esame pagina per pagina della documentazione e l'estrazione di frammenti limitati avrebbe creato un onere amministrativo totalmente sproporzionato. La Commissione ha ritenuto che l'interesse pubblico nell'ottenere accesso a parti frammentarie della documentazione non giustificasse l'eccessivo lavoro amministrativo che siffatto esercizio avrebbe generato. A supporto della sua posizione, la Commissione ha ricordato che il Tribunale di prima istanza aveva stabilito che le istituzioni possano, in casi particolari, soppesare l'interesse pubblico ad avere accesso parziale ai documenti richiesti contro l'onere di lavoro da ciò causato e che abbiano titolo a rifiutare siffatto accesso parziale allorché l'esame dei documenti in questione abbia dimostrato che l'accesso parziale sarebbe privo di senso mentre l'onere di lavoro richiesto sarebbe sproporzionato(14).

2.13 Il Mediatore è consapevole del fatto che, come correttamente affermato dalla Commissione, il Tribunale di prima istanza ha stabilito che se la concessione dell'accesso parziale dovesse richiedere un lavoro sproporzionato per l'istituzione interessata, quest'ultima ha il diritto di rifiutare siffatto accesso parziale.

Il Mediatore nota tuttavia che nella causa T-2/03(15), il Tribunale ha anche affermato che, allorché il mancato esame concreto dei singoli documenti in questione è fondato sull'applicazione del principio di proporzionalità, va esaminato se sia consentibile, sulla base del medesimo principio, astenersi dall'applicazione del principio a un esame concreto e individuale del documento in questione. Secondo il Tribunale il principio di proporzionalità richiede che le misure prese dalle istituzioni non devono eccedere il limiti di ciò che appropriato e necessario allo scopo di ottenere gli obiettivi perseguiti; allorché vi sia una scelta tra numerose misure appropriate si deve fare ricorso a quella meno onerosa, e gli svantaggi causati non debbono essere sproporzionati all'obiettivo perseguito. Di conseguenza, il rifiuto da parte di un'istituzione di esaminare concretamente e individualmente i documenti oggetto di una richiesta di accesso costituisce in via di principio una violazione manifesta del principio di proporzionalità. Allorché una richiesta riguarda un numero assi cospicuo di documenti, il diritto dell'istituzione a ricercare una soluzione equa insieme al richiedente, conformemente all'articolo 6, paragrafo 3 del regolamento 1049/2001, riflette la possibilità di tener conto, sebbene in modo particolarmente limitato, dell'esigenza, ove del caso, di conciliare gli interessi del richiedente con quelli della buona amministrazione (paragrafi 99-101).

Il Tribunale ha ulteriormente sottolineato che l'esame concreto individuale dei documenti di cui alla richiesta di accesso a titolo del regolamento 1049/2001 è uno dei doveri elementari di un'istituzione in risposta a siffatta richiesta (paragrafo 104) e che in linea di principio non è appropriato che si tenga conto della quantità di lavoro causata dall'esercizio del diritto del richiedente l'accesso (paragrafo 108). Il Tribunale esprime il parere che l'entità di lavoro causata dall'esame di una richiesta di accesso dipenda non soltanto dal numero di documenti cui si fa riferimento nella richiesta e dal loro volume, ma anche dalla loro natura. Di conseguenza l'esigenza di intraprendere un esame concreto e individuale di documenti molto numerosi di per sé non offe un'indicazione dell'entità di lavoro causata nel trattamento di una richiesta di accesso (...) (paragrafo 111). Infine, ove l'istituzione abbia addotto prova della irragionevolezza dell'onere amministrativo causato da un esame concreto e individuale dei documenti di cui alla richiesta, è obbligata a cercare di consultare il richiedente allo scopo di esaminare specificamente se e come possa adottare una misura meno onerosa di un esame concreto e individuale dei documenti (paragrafo 114).

2.14 Il Mediatore europeo nota che nel caso presente la Commissione non ha dimostrato di aver condotto un esame individuale di tutti i documenti rilevanti, indicando ad esempio il numero di documenti che sono stati analizzati o la loro lunghezza. Inoltre, appare che la Commissione ha mancato di far uso della possibilità offerta dall'articolo 6, paragrafo 3 del regolamento 1049/2001 nonostante il suggerimento avanzato dal Mediatore europeo nel suo progetto di raccomandazione. Conformemente alla disposizione secondo cui nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o un numero elevato di documenti, l'istituzione in questione può contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa. Tuttavia, appare che la Commissione ha rifiutato di concedere l'accesso parziale senza offrire nessuna spiegazione rilevante nel suo parere circostanziato.

Il Mediatore ritiene pertanto che, limitandosi ad affermare che l'esame pagina per pagina dei documenti richiesti dal denunciante e l'estrazione di frammenti limitati dei medesimi, avrebbe creato un onere amministrativo totalmente sproporzionato, la Commissione non ha offerto ragioni sufficienti e convincenti per rifiutare l'accesso parziale ai documenti richiesti dal denunciante.

2.15 Sulla base di quanto sopra appare che vi è stata cattiva amministrazione da parte della Commissione concernente questo aspetto del caso.

3 Presunta mancanza da parte della Commissione di trattare la domanda di conferma del denunciante entro i termini previsti

3.1 Il 31 luglio 2002, il denunciante chiedeva alla Commissione di dargli accesso ai documenti concernenti la gara d'appalto cui aveva partecipato la società italiana M.P.M., a nome della quale il denunciante denunciava.

La Commissione gli ha fornito accesso a taluni dei documenti da lui richiesti. Tuttavia, ha rifiutato di consentire al denunciante accesso ai documenti concernenti le offerte degli altri concorrenti diversi dall'M.P.M., partecipanti alla gara, compresa la società cui il contratto era stato effettivamente assegnato. Il denunciante ha allora presentato una domanda di conferma. Nella sua risposta del 13 novembre 2002 la Commissione manteneva la sua posizione.

Nella denuncia, il denunciante asseriva che, nel trattare la sua domanda di conferma, la Commissione non aveva rispettato i termini previsti dal regolamento (CE) 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio del 30 maggio 2001 concernente l'accesso pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(16).

3.2 Nel suo parere la Commissione conviene che la sua risposta è stata presentata in ritardo. La domanda di conferma di accesso ai documenti era stata ricevuta per fax il 6 settembre 2002. Tuttavia, in considerazione del tempo richiesto per consultare le ditte interessate dalla richiesta, la Commissione ha deciso di prorogare il termine di risposta al denunciante di 15 giorni lavorativi. Il denunciante era stato informato conformemente con lettera del 26 settembre 2002. Secondo la Commissione, il termine definitivo di risposta era pertanto il 18 ottobre 2002.

Tuttavia la risposta era stata inviata al denunciante il 13 novembre 2002, 17 giorni lavorativi in ritardo. La Commissione deplorava il ritardo occorso in questo caso e spiegava che era dovuto al tempo necessario per il processo di consultazione.

La Commissione esprimeva il parere che detto ritardo non avesse pregiudicato i diritti del cliente del denunciante in considerazione del fatto che, come stabilito all'articolo 8, del regolamento 1049/2001, la mancata risposta entro i termini di tempo prescritti deve essere considerata una risposta negativa e dà facoltà al richiedente di presentare ricorso al Tribunale di prima istanza o presentare denuncia al Mediatore europeo.

3.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante asseriva che la Commissione lo aveva informato che non avrebbe potuto rispondere entro i termini allorché il termine era già scaduto e che non aveva dato ragioni per detto ritardo. Ciò è contrario all'articolo 8, paragrafo 2 del regolamento 1049/2001 che prevede che il termine di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

3.4 I principi della buona amministrazione richiedono che le istituzioni trattino le richieste dei cittadini rapidamente e in conformità delle norme pertinenti.

3.5 Come già asserito nelle decisioni precedenti(17), il Mediatore europeo è del parere che la regola che la mancata risposta a una domanda di conferma costituisce una decisione negativa ha lo scopo di proteggere la persona interessata da ulteriori ritardi nel caso che l'autorità manchi di agire entro i limiti di tempo previsti dal regolamento 1049/2001. Il Mediatore europeo tuttavia è del parere che i principi della buona amministrazione richiedono che le istituzioni rispondano alle richieste presentate dai cittadini e motivino le loro decisioni. La suddetta regola non dà diritto alle autorità di discostarsi dai suoi obblighi di seguire i principi di un comportamento di buona amministrazione(18).

3.6 Il Mediatore europeo ritiene inoltre che, sebbene la mancata risposta a una domanda di conferma non impedisca al richiedente di presentare ricorso o presentare denuncia davanti al Mediatore europeo, il denunciante in siffatto caso non avrebbe saputo su quali ragioni sostanziali il rifiuto di concedere o rifiutare l'accesso fosse basato. La mancata risposta a una domanda di conferma pertanto ha la probabilità di impedire la capacità del richiedente di portare avanti la sua causa.

3.7 Il Mediatore europeo pertanto ritiene che, come regola generale, la mancanza da parte di un'istituzione di fornire una risposta circostanziata a una domanda di conferma entro il limite di tempo di 15 giorni lavorativi costituisca un esempio di cattiva amministrazione.

3.8 Nel caso presente, il denunciante ha presentato una domanda di conferma per l'accesso ai documenti il 6 settembre 2002. In considerazione del tempo necessario per consultare le ditte interessate dalla richiesta, la Commissione ha deciso di prorogare il termine di risposta al denunciante e lo ha informato con lettera del 26 settembre 2002. Secondo la Commissione, il termine definitivo di risposta era pertanto il 18 ottobre 2002.

3.9 Tuttavia, come la Commissione ha riconosciuto nel proprio parere, la risposta alla domanda di conferma del denunciante è stata inviata al denunciante stesso il 13 novembre 2002, 17 giorni lavorativi dopo la scadenza del termine del 18 ottobre 2002.

3.10 In considerazione di quanto sopra, appare che si è verificato un ritardo sostanziale allorché la Commissione ha trattato la domanda di conferma del denunciante e che la Commissione ha così mancato di agire in conformità dell'articolo 8, paragrafo 2 del regolamento n. 1049/2001. Ciò costituisce un esempio di cattiva amministrazione.

3.11 Per quanto concerne il punto del denunciante che, quando la Commissione lo ha informato che non poteva rispondere entro i termini, detti termini erano già scaduti, il Mediatore europeo nota che la Commissione non ha trattato questo aspetto del caso né nel suo parere né nella sua risposta alla richiesta del Meditatore europeo di ulteriori informazioni. In considerazione della formulazione delle lettere inviate alla Commissione dal Mediatore europeo all'apertura della presente inchiesta e quando ha chiesto ulteriori informazioni, appare possibile che la Commissione non abbia compreso che dovesse rispondere anche a questo punto.

Tuttavia, in considerazione del fatto che in ogni caso si è verificato un ritardo sostanziale per quanto concerne il trattamento da parte della Commissione della domanda di conferma del denunciante, il Mediatore europeo non ritiene che vi sia fondamento per proseguire la sua inchiesta riguardo a questo aspetto del caso in questione.

3.12 Nel suo progetto di raccomandazione alla Commissione, il Mediatore europeo ha informato l'istituzione della conclusione cui era pervenuto relativamente a questo aspetto del caso. Egli nota tuttavia, che la Commissione non ha commentato la questione nel suo parere circostanziato. È pertanto appropriato presentare un'osservazione critica a questo riguardo.

4 Conclusione

4.1 Sulla base del parere circostanziato della Commissione, il Mediatore europeo è del parere che la Commissione non abbia ottemperato al progetto di raccomandazione.

Ritiene inoltre che sia necessario fare le seguenti osservazioni critiche:

(1) I principi della buona amministrazione richiedono che un'istituzione fornisca valide ragioni per rifiutare l'accesso a documenti sulla base del regolamento 1049/2001.

La Commissione ha accettato che taluni dei documenti richiesti dal denunciante erano documenti pubblici a titolo del diritto italiano. Tuttavia, la Commissione ha ritenuto che, poiché in Italia l'accesso a siffatti documenti non è gratuito, consegnare detti documenti al denunciante gratuitamente sarebbe stato inappropriato e contrario al principio della cooperazione leale tra istituzione e Stato membro interessato. Il principio di cooperazione leale è richiamato dal regolamento 1049/2001 al suo considerando 15 e sottostà all'articolo 4, paragrafo 5 e all'articolo 5 di detto regolamento.

Obiettivo di dette disposizioni è di evitare che si possano aggirare regole sostanziali sull'accesso ai documenti a livello rispettivamente di Unione europea e degli Stati membri. Dette disposizioni cercano di evitare che un documento originato da uno Stato membro cui non sia possibile l'accesso a titolo del diritto nazionale possa essere ottenuto via richiesta di accesso all'Unione europea. Tuttavia, non vi è alcuna disposizione che obblighi l'Unione europea a rifiutare la concessione dell'accesso ai documenti puramente in ragione del fatto che la divulgazione di detti documenti in uno Stato membro non è gratuita. È chiaro che una siffatta eccezione sarebbe stata inserita ulteriormente nel regolamento 1049/2001 stesso. Tuttavia, nel regolamento in questione non si trova alcuna eccezione siffatta. Alla luce di quanto sopra, il Mediatore europeo ritiene pertanto che la Commissione abbia mancato di offrire ragioni valide per il suo rifiuto a concedere l'accesso ai documenti richiesti dal denunciante.

Per quanto concerne la possibilità di concedere accesso parziale, la Commissione ha ricordato che il Tribunale di prima istanza aveva stabilito che le istituzioni possono, in casi particolari, soppesare l'interesse pubblico ad avere parziale accesso ai documenti richiesti contro l'onere di lavoro così causato e che abbiano pertanto facoltà di rifiutare siffatto parziale accesso quando l'esame dei documenti in questione abbia dimostrato che l'acceso parziale sarebbe privo di senso mentre l'onere di lavoro richiesto sarebbe sproporzionato. Il Mediatore europeo riconosce questo principio. Nota tuttavia che il Tribunale ha reso questo principio dipendente da un esame concreto e individuale dei documenti in questione. Eppure nessun siffatto esame concreto e individuale appare sia stato espletato nel caso presente.

Date le circostanze, il Mediatore europeo ritiene che, limitandosi ad affermare che l'esame pagina per pagina dei documenti richiesti dal denunciante e l'estrazione di frammenti limitati dei medesimi avrebbe creato un onere amministrativo totalmente sproporzionato, la Commissione ha mancato di offrire ragioni sufficienti e convincenti per rifiutare l'accesso parziale ai documenti richiesti dal denunciante.

Il modo in cui la Commissione ha trattato la sostanza della richiesta di accesso a documenti del denunciante costituisce pertanto un esempio di cattiva amministrazione.

(2) I principi della buona amministrazione richiedono che le istituzioni trattino le richieste dei cittadini rapidamente e conformemente alle regole pertinenti. Nel caso presente, appare che un ritardo sostanziale è occorso allorché la Commissione ha trattato la domanda di conferma del denunciante e che la Commissione ha così mancato di agire conformemente all'articolo 8, paragrafo 2 del regolamento 1049/2001. Ciò costituisce un caso di cattiva amministrazione.

4.2 L'articolo 3, paragrafo 7 dello Statuto del Mediatore europeo dispone che, presentato un progetto di raccomandazione e ricevuto un parere circostanziato dell'istituzione o dell'organismo in questione, il Mediatore europeo invii una relazione al Parlamento europeo e all'istituzione o organismo interessato.

4.3 Nella sua relazione annuale per il 1998, il Mediatore europeo ha fatto rilevare che la possibilità di presentare una relazione speciale al Parlamento era di inestimabile valore per la sua attività. Pure ha aggiunto che le relazioni speciali non saranno presentate troppo frequentemente, ma soltanto in relazione a questioni importanti per le quali il Parlamento abbia capacità di agire in modo da assistere il Mediatore(19). La relazione annuale per il 1998 è stata presentata al Parlamento e da questo approvata.

4.4 Il Mediatore europeo nota che il caso presente concerne il trattamento da parte della Commissione di una richiesta di accesso a documenti relativa a una specifica gara d'appalto pubblicata dal CCR nel gennaio 2002. È inoltre del parere che non appaia quale tipo di azione il Parlamento potrebbe prendere allo scopo di assistere il Mediatore e il denunciante nel caso presente. Alla luce di quanto sopra, il Mediatore conclude che non sia appropriato presentare una relazione speciale al Parlamento nel caso presente.

4.5 Tuttavia, oltre a inviarlo alla Commissione, il Mediatore accluderà un sommario della presente decisione alla sua Relazione annuale per il 2006, che sarà presentata al Parlamento. Il Mediatore chiude così il caso.

4.6 La presente decisione sarà comunicata anche al Presidente della Commissione e al Commissario per la scienza e la ricerca.

Distinti saluti,

 

Prof. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) GU S 22 del 31.1.2002.

(2) Il denunciante è un avvocato italiano.

(3) L'articolo 2, paragrafo 7, dello statuto del Mediatore così recita: "Allorché il Mediatore, a causa di un procedimento giurisdizionale in corso o concluso sui fatti addotti, deve dichiarare inaccettabile una denuncia o porre fine al suo esame, i risultati delle indagini da lui eventualmente svolte in precedenza sono archiviati".

(4) GU L 199 del 9.8.1993, pagg. 54-83.

(5) GU L 328 del 28.11.1997, pagg. 1-59.

(6) GU L 145 del 31.05.2001, pagg. 43-48.

(7) Articolo 4, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

(8) Causa T-309/97 Bavarian Lager Company Ltd contro Commissione delle Comunità europee, raccolta delle giurisprudenza 1999, pagina II-3217, paragrafo 39.

(9) Cfr. decisioni del Mediatore europeo 412/2003/GG e 2403/2003/MF, disponibili sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(10) Vedi Causa T-14/18 Hautala contro Consiglio [1999] Raccolta della giurisprudenza II-2489 e Causa T-204/99 Mattila contro Consiglio e Commissione [2001] Raccolta della giurisprudenza II-2265.

(11) GU 2001 L 145, pag. 43.

(12) Causa T-309/97 Bavarian Lager Company contro Commissione [1999] Raccolta della giurisprudenza II-3217 paragrafo 39.

(13) Vedi causa C-374/89 Commissione contro Regno del Belgio [1991] Raccolta della giurisprudenza I-367, paragrafi 12-15, e Causa C-512/99 Repubblica federale di Germania contro Commissione [2003] Raccolta della giurisprudenza I-845, paragrafo 63.

(14) Causa T-14/98 Hautala contro Consiglio [1999] Raccolta della giurisprudenza II-2489, paragrafo 67.

(15) Causa T-2/03 Verein für Konsumenteninformation contro Commissione, sentenza del 13 aprile 2005, non ancora pubblicata.

(16) GU 2001 L 145, pag. 43.

(17) Il Mediatore europeo ha assunto analoga posizione nel caso 322/2003/IP. Il testo della decisone si trova sul sito web del Mediatore europeo (http://www.ombudsman.europa.eu).

(18) Il Mediatore europeo ha assunto analoga posizione nei casi 1479/99/(OV)MM e 729/2000/OV concernenti la mancata risposta a una denuncia a titolo dell'articolo 90, paragrafo 2 del regolamento. I testi di dette decisioni si trovano sul sito web del Mediatore europeo (http://www.ombudsman.europa.eu).

(19) Relazione annuale per il 1998, pagg. 27-28.