Strasburgo, 26 novembre 2004

Egregio Signor X.,

Il 16 ottobre 2002 Lei ha inviato una denuncia al Mediatore europeo riguardante il rifiuto della Commissione europea di concederLe l'accesso ad un fascicolo relativo a un aiuto di Stato. A quanto ci risulta, Lei ha inviato la stessa lettera contemporaneamente al Mediatore e al Segretario generale della Commissione. Il 25 novembre 2002, la Commissione ha inoltrato al Mediatore una copia della risposta alla Sua lettera del 16 ottobre 2002, inviataLe da tale istituzione in data 11 novembre 2002. Il 27 novembre 2002 Lei ha fatto pervenire al Mediatore ulteriore documentazione a suffragio della Sua denuncia. In data 11 dicembre 2002 il Mediatore Le ha inviato la propria decisione in merito alla Sua denuncia.

Il 13 dicembre 2002 Lei ha inviato un'ulteriore lettera al Mediatore, la quale è stata registrata il 6 gennaio 2003. In tale lettera Lei accusava ricezione della risposta del Mediatore datata 11 dicembre 2002 e gli chiedeva di riconsiderare la Sua denuncia. La suddetta lettera è stata seguita da Sua ulteriore corrispondenza del 13 e 31 dicembre 2002, 10 e 20 gennaio 2003. Il 20 febbraio 2003 il Mediatore L'ha informata della decisione di considerare la Sua lettera del 13 dicembre 2003 e successiva corrispondenza come una nuova denuncia con numero di protocollo 322/2003/IP.

Il 18 marzo 2003 il Mediatore ha inoltrato la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha inviato il proprio parere il 10 giugno 2003. Il 26 giugno 2003 ho provveduto ad inoltrarLe tale documentazione, con l'invito a formulare eventuali osservazioni, cui ha proceduto il 18 luglio 2003. Ho ricevuto ulteriori lettere da parte Sua datate 30 settembre 2003, 19 maggio, 30 luglio, 7 e 13 settembre 2004.

Il 23 luglio 2004, Le ho inviato una lettera provvisoria con la quale La informavo che Le avrei comunicato entro la fine di ottobre le azioni che intendevo intraprendere in merito al Suo caso. Il 28 ottobre 2004, tuttavia, Le ho inviato una lettera per informarLa che sarebbe stato necessario del tempo supplementare per concludere l'indagine in merito alla Sua denuncia, e che Le avrei comunicato l'azione da me decisa entro la fine di novembre 2004.

Con la presente, pertanto, Le notifico l'esito delle indagini condotte. La prego di accettare le mie scuse per il lungo tempo occorso per completare l'esame del Suo caso.

LA DENUNCIA

Antefatti

Il 16 settembre 2001 il denunciante ha chiesto alla Commissione europea di poter accedere(1) al carteggio fra la Commissione e le autorità italiane precedente alla decisione della Commissione del 12 luglio 2002, con la quale quest'ultima acconsentiva ad estendere l'aiuto di Stato previsto dalla Legge italiana N. 488/1992 per il periodo 2000-2006.

Il 27 settembre 2001 la Commissione ha respinto la richiesta del denunciante, invitandolo ad indirizzare la sua richiesta direttamente alle autorità italiane. La Commissione ha precisato, tuttavia, di non avere alcuna obiezione a rendere noti al denunciante i documenti da essa redatti.

Il 6 ottobre 2001 il denunciante ha inoltrato una richiesta di conferma al Segretariato generale della Commissione a fronte del rifiuto dell'istituzione di concedergli l'accesso ai documenti richiesti. Il 7 novembre 2001 la Commissione ha accusato ricezione della lettera del denunciante. Quest'ultimo era stato informato dell'impossibilità di assumere una decisione definitiva in merito alla sua richiesta entro il termine stabilito di un mese.

Il 10 dicembre 2001 il denunciante ha scritto alla Commissione affermando che l'istituzione, nella lettera del 7 novembre 2001, aveva rinviato sine die la propria decisione in merito alla sua richiesta. Pertanto, egli ha chiesto alla Commissione di indicare una possibile data di risposta, in base all'articolo 4 del Codice di condotta adottato dalla Commissione il 17 ottobre 2000.

Il 1° febbraio 2002 la Commissione ha inviato una lettera provvisoria al denunciante, con la quale gli notificava che, considerate le questioni di principio sollevate nella sua richiesta, il fascicolo era ancora oggetto d'indagine da parte dei servizi della Commissione.

Il denunciante sostiene di aver intrattenuto delle conversazioni telefoniche, il 12, 18 e 21 marzo 2002, con il funzionario della Commissione responsabile del suo caso, il quale gli aveva assicurato che avrebbe ricevuto una risposta scritta. Tuttavia, risulta che nessuna risposta sia stata inviata al denunciante.

Precedente denuncia al Mediatore

Il 16 ottobre 2002 il denunciante ha sporto denuncia al Mediatore europeo in merito alla gestione, da parte della Commissione, della sua richiesta di accesso a documenti.

Il 25 novembre 2002 il Mediatore europeo ha ricevuto una copia della lettera inviata dalla Commissione al denunciante in risposta alla sua lettera del 16 ottobre 2002 spedita simultaneamente alla Commissione e al Mediatore europeo. Nella sua lettera, la Commissione rammentava che il 27 settembre 2001 la Direzione generale della Concorrenza aveva respinto la richiesta del denunciante di poter accedere ai documenti redatti dalle autorità italiane, in base alle disposizioni sancite dalla decisione 94/90, che costituiva la legislazione vigente al momento della richiesta. Il denunciante è stato invitato ad indirizzare la sua richiesta direttamente alle autorità italiane. Il 6 ottobre 2001 egli ha inviato una richiesta di conferma di accesso ai documenti e in una successiva lettera del 10 ottobre 2001 ha affermato che, pur avendo inoltrato la richiesta di accesso ai documenti alle autorità italiane come suggerito dalla Commissione, quest'ultima aveva negato l'autorizzazione.

Quanto all'affermazione del denunciante contenuta nella sua lettera del 16 ottobre 2002, secondo cui la mancanza di una risposta della Commissione alla sua richiesta di accesso ai documenti, entro i tempi previsti, gli aveva impedito di portare il caso dinnanzi al Tribunale di primo grado, la Commissione ha affermato che sia la decisione 94/90 che il regolamento 1049/2001, da allora in vigore, prevedevano che l'assenza di una risposta esplicita fosse da considerarsi come un rifiuto. La Commissione, inoltre, ha ricordato che ciascuna richiesta di accesso ai documenti è stata esaminata singolarmente. Il riferimento del denunciante al caso di un'azienda italiana che aveva chiesto ed ottenuto l'accesso a determinati documenti simili a quelli oggetto della sua richiesta era, pertanto, irrilevante. Infine, l'istituzione ha accennato al fatto che il Tribunale di primo grado si stava occupando di un caso nel quale la querelante, rappresentata dal denunciante, aveva chiesto al Tribunale di annullare la decisione della Commissione di negarle l'accesso agli stessi documenti richiesti dal denunciante. Pertanto, quando il Tribunale avesse pronunciato una sentenza sul caso, la Commissione ne avrebbe seguito le indicazioni.

In un'altra lettera del 27 novembre 2002 al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che i mandatari della Commissione che rappresentavano l'istituzione nel caso Y avevano violato il Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio del 18 dicembre 2000 concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati(2), nel rivelare i suoi dati personali nella controreplica nell'ambito del caso Y.

L'11 dicembre 2002, il Mediatore europeo ha chiuso il caso. Per quanto concerne l'affermazione relativa al rifiuto della Commissione di concedere l'accesso ai documenti richiesti dal denunciante, il Mediatore ha ritenuto che, sulla base del contenuto della lettera della Commissione ricevuta il 25 novembre 2002, l'apertura di un'indagine in merito a questa parte della denuncia non fosse giustificata. In merito alle affermazioni del denunciante nella sua lettera del 27 novembre 2002 in relazione al comportamento dei mandatari della Commissione che rappresentavano l'istituzione nel caso Y, il Mediatore ha osservato che nessun approccio amministrativo antecedente era stato compiuto dal denunciante, pertanto il Mediatore ha deciso di chiudere il caso sulla base dell'articolo 2, paragrafo 4 del proprio Statuto.

Il 6 gennaio 2003 un'ulteriore lettera del denunciante datata 13 dicembre 2002 è stata registrata dai servizi del Mediatore. Nella sua lettera, il denunciante accusava ricezione della lettera del Mediatore dell'11 dicembre 2002 e chiedeva a quest'ultimo di riconsiderare la sua denuncia. Tale lettera è stata seguita da un'ulteriore corrispondenza del denunciante, il 13 e 31 dicembre 2002, e il 10 e 20 gennaio 2003. Il 20 febbraio 2003 il Mediatore ha informato il denunciante di aver deciso di registrare la sua lettera ricevuta il 6 gennaio 2003 come nuova denuncia con numero di protocollo 322/2003/IP.

Denuncia 322/2003/IP

In tale denuncia, il denunciante ha affermato che la Commissione non aveva seguito i principi di buona condotta amministrativa nel gestire la sua richiesta di accesso ai documenti avanzata nel settembre 2001, poiché l'istituzione non aveva fornito una risposta esplicita alla sua richiesta.

Inoltre, il denunciante ha affermato che nella procedura relativa al caso Y pendente dinanzi al Tribunale di primo grado, i mandatari della Commissione che rappresentavano l'istituzione avevano rivelato informazioni concernenti la sua persona (il denunciante era il rappresentante legale della querelante nel caso in oggetto), irrilevanti ai fini del caso stesso. Secondo il denunciante, pertanto, i mandatari della Commissione avevano violato l'articolo 4 lettere c) e d), del Regolamento 45/2001 che recita:

"I dati personali devono essere:

c) adeguati, pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali vengono raccolti o successivamente trattati;

d) esatti e, se necessario, aggiornati (…)".

Il denunciante ha sostenuto che la rivelazione dei dati personali relativi alla sua persona e a quella della sua cliente non era necessaria ai fini del caso.

Egli ha ravvisato altresì una violazione dell'articolo 5 a), il quale recita:

" Il trattamento di dati personali può essere effettuato soltanto quando: (a) è necessario per l'esecuzione di una funzione di interesse pubblico in forza dei trattati (...)"

Secondo il denunciante, la rivelazione dei dati personali concernenti il suo nome, l'Ordine degli avvocati presso il quale era registrato, il riferimento ad alcuni casi ai quali aveva partecipato in qualità di rappresentante legale, il nome di alcuni clienti, nonché l'esito di alcune procedure giudiziarie era stata inutile ai fini del caso.

Il denunciante ha supposto infine una violazione dell'articolo 7, paragrafo 1, che recita: "(…) Il trasferimento di dati personali ad altre istituzioni o ad altri organismi comunitari ovvero al loro interno è consentito unicamente se i dati sono necessari per il legittimo esercizio delle funzioni che rientrano nelle competenze del destinatario".

Secondo il denunciante, tali punti erano già stati oggetto di una sua denuncia alla Commissione il 27 novembre 2002, della quale la Commissione aveva accusato ricezione in data 18 dicembre 2002. Il 19 dicembre 2002 il denunciante ha scritto un'ulteriore e-mail alla Commissione chiedendo quando fosse avvenuta la registrazione della lettera ad opera dei servizi competenti(3). Più tardi nel corso dello stesso giorno, la Commissione ha risposto al denunciante mediante e-mail firmata dal Capo Unità SG/B/2. Nella sua replica, la Commissione sosteneva di aver già risposto alle affermazioni del denunciante con lettera datata 11 novembre 2002, firmata dal Segretario generale, e poiché il denunciante aveva già sporto denuncia al Mediatore, riteneva inutile scrivere ulteriormente al denunciante.

Nella sua lettera del 18 marzo 2003 indirizzata al presidente della Commissione europea, il Mediatore chiedeva alla Commissione di fornire un parere sulle seguenti questioni:

- secondo il denunciante la Commissione non aveva seguito i principi di buona condotta amministrativa nel trattare la sua richiesta di accesso ai documenti;

- violazione del Regolamento (CE) N. 45/2001 da parte dei mandatari della Commissione che rappresentavano l'istituzione nel caso Y. Secondo il denunciante, tale accusa era stata oggetto di una lettera datata 27 novembre 2002 che egli aveva inviato alla Commissione e alla quale l'istituzione non aveva risposto.

Nella sua lettera d'apertura alla Commissione, il Mediatore faceva notare che l'inchiesta da lui condotta in merito alla prima accusa si limitava alla gestione amministrativa della richiesta del denunciante da parte delle Commissione e non riguardava la questione sostanziale della legittimità del rifiuto della Commissione ad autorizzare l'accesso, poiché il Tribunale di primo grado stava trattando un caso (Y)(4) relativo ad una richiesta di accesso agli stessi documenti. Il denunciante è stato informato di conseguenza.

L'INDAGINE

Il parere della Commissione europea

Nel suo parere sulla denuncia, la Commissione ha rammentato i fatti all'origine della stessa. L'istituzione ha fatto notare che quando il denunciante aveva presentato richiesta di accesso ai documenti il 16 settembre 2001, il Regolamento 1049/2001 non era ancora in vigore e che, ai sensi del codice di condotta allegato alla decisione 94/90, i documenti di terzi non potevano essere rivelati. Nelle sue ulteriori lettere datate 7 novembre 2001, 20 dicembre 2001 e 1° febbraio 2002, la Commissione aveva informato il denunciante che la sua richiesta poneva questioni di principio in merito all'applicazione delle norme sull'accesso a documenti che l'istituzione era impegnata ad esaminare in quel momento. Pertanto, non era stato allora possibile per la Commissione fornire al denunciante una risposta diversa da quella già fornitagli il 27 settembre 2001 dalla Direzione generale Concorrenza che aveva respinto la richiesta di accesso ai documenti avanzata dal denunciante.

La Commissione ha menzionato altresì il fatto che il 4 dicembre 2001 era stata avanzata un'istanza di accesso agli stessi documenti richiesti dal denunciante, ad opera di uno dei suoi assistiti, la sig.ra M., la quale aveva basato la sua richiesta sul Regolamento 1049/2001. La Direzione generale della Concorrenza le aveva negato l'accesso alla documentazione richiesta, mediante lettera del 19 dicembre 2001. Il 14 gennaio 2002, la sig.ra M. aveva inoltrato una richiesta di conferma al Segretario generale della Commissione. Il 1° febbraio 2002 le era stata spedita una risposta provvisoria dai servizi della Commissione. L'11 marzo 2002 il denunciante, in qualità di rappresentante legale della sig.ra M., aveva avanzato presso il Tribunale di primo grado istanza di annullamento della decisione della Commissione in base alla quale era stato negato alla sua cliente l'accesso ai documenti richiesti.

In una lettera inviata sia alla Commissione europea sia al Mediatore il 16 ottobre 2002, il denunciante aveva protestato contro la gestione della sua richiesta di accesso a documenti da parte della Commissione. La Commissione aveva risposto ai suoi reclami con lettera datata 11 novembre 2002, una copia della quale era stata inviata anche al Mediatore, per conoscenza. Il 27 novembre 2002 il denunciante aveva inviato un'ulteriore lettera al Segretario generale della Commissione. Poiché la Commissione riteneva che il denunciante non avesse presentato nuovi elementi rispetto alla precedente corrispondenza con l'istituzione, lo aveva informato, con lettera datata 19 dicembre 2002, che non riteneva opportuno proseguire la corrispondenza, tenuto altresì conto del fatto che egli aveva sporto denuncia al Mediatore.

Per quanto concerne l'affermazione del denunciante, secondo cui la Commissione non aveva seguito i principi di buona condotta amministrativa durante l'esame della sua richiesta di accesso ai documenti poiché non aveva fornito una risposta esplicita alla sua richiesta, la Commissione ha sottolineato che, quando il denunciante aveva avanzato la sua richiesta, la legislazione applicabile era la decisione 94/90. Il 3 dicembre 2001 è entrato in vigore il Regolamento (CE) 1049/2001 che da allora costituisce la base giuridica per l'esercizio del diritto di accesso pubblico ai documenti. Ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 4 della decisione 94/90, "L'assenza di risposta, da parte di uno dei funzionari di cui al punto 2, entro un mese a decorrere dalla presentazione della domanda di accesso a un documento, equivale a rifiuto". Una disposizione analoga, tuttavia, era contenuta nell'articolo 4, paragrafo 8 del Regolamento (CE) 1049/2001 che recita "In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di ricorrere in giudizio nei confronti dell'istituzione e/o presentare una denuncia al mediatore a norma dei pertinenti articoli del trattato CE". La Commissione, pertanto, ha ritenuto che il fatto di non aver inviato al denunciante una risposta esplicita alla sua richiesta di conferma non potesse essere considerato un caso di cattiva amministrazione.

Inoltre, la Commissione ha fatto riferimento al punto sollevato dal denunciante, secondo il quale, il mandatario della Commissione rappresentante l'istituzione nel caso Y aveva violato il regolamento (CE) n. 45/2001. La Commissione ha affermato che questo punto era stato affrontato per la prima volta nella lettera del denunciante datata 27 novembre 2002 al Mediatore, di cui la Commissione non era a conoscenza. La Commissione ha ritenuto altresì che spettasse al Tribunale di primo grado trattare questo punto, poiché riguardava una procedura giudiziaria. La Commissione ha sostenuto che il Mediatore non avesse competenza su questo aspetto del caso.

Le osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha sottolineato che la descrizione dei fatti fornita dall'istituzione non era corretta in merito all'affermazione della Commissione secondo cui la Direzione generale della Concorrenza aveva respinto la richiesta di accesso ai documenti avanzata dal denunciante il 16 settembre 2001. Quest'ultimo ha precisato che, nella sua risposta del 27 settembre 2001, la Direzione generale della Concorrenza aveva affermato di non avere obiezioni alla rivelazione al denunciante dei documenti da essa redatti e inviati alle autorità italiane. Inoltre, il denunciante ha ritenuto che le lettere della Commissione del 7 novembre 2001, 20 dicembre 2001 e 1° febbraio 2002 non contenessero un rifiuto alla sua richiesta di conferma, ma fossero delle mere risposte provvisorie il cui significato non era chiaro.

In sostanza, il denunciante ha mantenuto la sua convinzione secondo cui la Commissione, pur avendogli garantito che avrebbe ricevuto una risposta, non aveva agito in base a quanto dichiarato e non aveva ottemperato al principio di buona amministrazione.

In merito al punto riguardante il comportamento dei mandatari della Commissione durante la procedura dinnanzi al Tribunale di primo grado nel caso Y, il denunciante ha ritenuto che il Mediatore potesse occuparsene. Inoltre, egli ha affermato che, sulla base dell'articolo 32 del Regolamento (CE) 45/2001, casi simili fossero di competenza della Corte di giustizia, non già del Tribunale di primo grado.

LA DECISIONE

1 Gestione da parte della Commissione della richiesta del denunciante di accesso ai documenti

1.1 Il 16 settembre 2001 il denunciante ha avanzato una richiesta di accesso ad alcuni documenti della Commissione. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non aveva seguito i principi di buona condotta amministrativa nel vagliare la sua richiesta di accesso ai documenti.

Poiché nel momento in cui il denunciante ha sporto denuncia al Mediatore il Tribunale di primo grado stava esaminando un caso relativo ad una richiesta di accesso agli stessi documenti, l'indagine del Mediatore si è limitata alla gestione amministrativa da parte della Commissione della richiesta del denunciante e non ha riguardato la questione sostanziale della legittimità del rifiuto dell'accesso da parte della Commissione.

1.2 Nel suo parere sulla denuncia, la Commissione ha fatto notare che la legislazione in vigore all'epoca della presentazione della richiesta da parte del denunciante il 16 settembre 2001 era la decisione 94/90 in materia di accesso del pubblico ai documenti. Il 27 settembre 2001 la Direzione generale della Concorrenza ha informato il denunciante della propria decisione di respingere la sua richiesta. Il 6 ottobre 2001, il denunciante ha inviato una richiesta di conferma al Segretariato generale della Commissione a fronte del rifiuto dell'istituzione di concedergli l'accesso ai documenti richiesti. Nelle lettere datate 7 novembre 2001, 20 dicembre 2001 e 1° febbraio 2002, la Commissione ha informato il denunciante che la sua richiesta aveva sollevato delle questioni di principio relative all'applicazione delle regole in materia di accesso ai documenti, che in quel momento l'istituzione stava riesaminando. All'epoca, pertanto, la Commissione non aveva potuto fornire al denunciante una risposta diversa da quella inviatagli il 27 settembre 2001 dalla Direzione generale della Concorrenza.

In un'ulteriore lettera inviata sia alla Commissione europea che al Mediatore il 16 ottobre 2002, il denunciante ha contestato(5) la gestione della sua richiesta di accesso ai documenti da parte della Commissione. Quest'ultima ha replicato alle accuse sollevate dal denunciante con lettera dell'11 novembre 2002. Il 27 novembre 2002, il denunciante ha inviato un'ulteriore lettera al Segretario generale della Commissione, alla quale l'istituzione ha risposto il 19 dicembre 2002.

La Commissione ha ritenuto di aver agito conformemente alla legislazione pertinente nel trattare la richiesta del denunciante. Ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 4 della decisione 94/90, "L'assenza di risposta, da parte di uno dei funzionari di cui al punto 2, entro un mese a decorrere dalla presentazione della domanda di accesso a un documento, equivale a rifiuto". Il fatto che la Commissione non avesse inviato al denunciante una risposta esplicita alla sua richiesta di conferma non poteva essere considerato un caso di cattiva amministrazione.

1.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha ribadito la sua opinione secondo cui la Commissione non aveva seguito i principi di buona amministrazione nel vagliare la sua richiesta di accesso ai documenti.

1.4 Il Mediatore fa notare che, quando il denunciante ha inviato la sua richiesta di accesso ai documenti alla Commissione nel settembre 2001 e la sua richiesta di conferma nell'ottobre 2001, la legislazione pertinente in vigore era la decisione 94/90. Ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 4 di tale decisione, la mancata risposta entro un mese, da parte dell'istituzione coinvolta, ad una richiesta di conferma equivaleva ad un rifiuto(6).

1.5 L'obiettivo della norma secondo cui la mancata risposta ad una richiesta di conferma costituisce un responso negativo è quello di tutelare la parte in causa da un ulteriore ritardo nel caso in cui l'autorità non agisca entro il limite temporale previsto. Il Mediatore ritiene, tuttavia, che in base ai principi di buona condotta amministrativa le istituzioni debbano rispondere alle richieste avanzate dai cittadini e motivare le proprie decisioni. La norma sopraccitata non consente all'autorità di derogare al proprio obbligo di seguire i principi di buona condotta amministrativa(7).

1.6 Il Mediatore ritiene altresì che, sebbene la mancanza di risposta ad una richiesta di conferma non impedisca al richiedente di istruire una procedura giudiziaria o di proseguire la sua azione dinnanzi al Mediatore, al verificarsi di tale circostanza il denunciante non può conoscere le ragioni sostanziali alla base del rifiuto della sua richiesta di accesso ai documenti. La mancata risposta ad una richiesta di conferma, pertanto, potrebbe osteggiare la capacità del richiedente di portare avanti il proprio caso.

1.7 Il Mediatore è dell'avviso, dunque, che la mancanza di una risposta ragionata da parte della Commissione alla richiesta di conferma del denunciante costituisca un caso di cattiva amministrazione.

1.8 Il Mediatore fa notare altresì che il denunciante ha sostenuto che in diverse occasioni la Commissione aveva promesso di fornire una risposta scritta alla sua richiesta di conferma del 6 ottobre 2001. La prova documentale in possesso del Mediatore conferma che ciò risponde a verità. Il Mediatore rileva inoltre che la Commissione non ha contestato questo punto. A suo avviso, pertanto, il fatto che la Commissione non abbia risposto alla richiesta di conferma del denunciante, sebbene si fosse impegnata a farlo, costituisce un caso di cattiva amministrazione.

1.9 Il Mediatore formulerà pertanto un'osservazione critica per constatare cattiva amministrazione così come descritto ai punti 1.7 e 1.8.

2 Presunta violazione del regolamento 45/2001 ad opera dei mandatari della Commissione

2.1 Nella sua denuncia, il denunciante ha asserito che i mandatari della Commissione rappresentanti l'istituzione nel caso Y avevano violato il regolamento (CE) N. 45/2001 sulla protezione degli individui in merito al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché alla libera circolazione di tali dati. Secondo il denunciante, tale affermazione era stata oggetto di una lettera del 27 novembre 2002 che egli aveva inviato alla Commissione e alla quale l'istituzione non aveva risposto.

2.2 Nel suo parere, la Commissione ha sostenuto che tale punto era stato affrontato per la prima volta dal denunciante nella sua lettera del 27 novembre 2002 indirizzata al Mediatore e che la Commissione non era a conoscenza di tale lettera. Inoltre, la Commissione era dell'avviso che spettasse al Tribunale di primo grado occuparsi di tale punto, poiché inerente a procedure giudiziarie. La Commissione riteneva che tale aspetto del caso non rientrasse nelle competenze del Mediatore.

2.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua posizione in merito a quest'aspetto del caso e ha ritenuto che il Mediatore avesse la competenza di occuparsi di tale affermazione.

2.4 L'articolo 195 del Trattato abilita il Mediatore europeo a ricevere le denunce di qualsiasi cittadino dell'Unione o di qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro, e riguardanti casi di cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni o degli organi comunitari, salvo la Corte di giustizia e il Tribunale di primo grado nell'esercizio delle loro funzioni giurisdizionali.

In merito al presente caso, emerge che l'obiezione del denunciante non riguarda l'attività giudiziale del Tribunale, bensì il comportamento dei rappresentanti della Commissione nel quadro delle procedure pertinenti. Il Mediatore considera pertanto che l'eccezione di cui all'articolo 195 del trattato non sia applicabile al presente caso.

2.5 Quanto all'affermazione secondo cui la Commissione non era a conoscenza della lettera inviata dal denunciante il 27 novembre 2002, dalle informazioni in possesso del Mediatore emerge che questa lettera era stata inviata sia al Mediatore, sia alla Commissione. Supponendo quindi che la Commissione avesse ricevuto la lettera, il Mediatore ha ritenuto ammissibile quest'aspetto del caso all'atto dell'apertura dell'indagine sulla presente denuncia. La Commissione, comunque, è stata informata dell'accusa del denunciante dal Mediatore tramite lettera datata 18 marzo 2003.

2.6 Il Mediatore osserva che la Commissione non ha analizzato l'aspetto sostanziale della questione, la quale, pertanto, dev'essere ancora esaminata. Occorre notare, tuttavia, che il garante europeo della protezione dei dati, un organo di controllo indipendente istituito dall'articolo 286 del Trattato CE, è stato nominato mediante decisione del Parlamento europeo e del Consiglio il 22 dicembre 2003(8), e quindi dopo che è stata sporta la presente denuncia. Ai sensi dell'articolo 1 del regolamento (CE) 45/2001, il garante europeo della protezione dei dati è responsabile di garantire la tutela delle libertà e dei diritti fondamentali delle persone fisiche e particolarmente del diritto alla vita privata con riguardo al trattamento dei dati personali.

Considerate le circostanze del presente caso, il Mediatore ritiene che il garante europeo della protezione dei dati sia l'autorità più appropriata per esaminare l'accusa del denunciante.

Alla luce di quanto detto, il Mediatore ritiene che non vi siano motivi sufficienti per proseguire l'indagine su tale aspetto del caso. Il denunciante, pertanto, può rivolgersi al garante europeo della protezione dei dati per approfondire tale aspetto.

2 Conclusione

Sulla base delle indagini condotte dal Mediatore sulla presente denuncia, è necessario esprimere le seguenti osservazioni critiche:

1 L'obiettivo della norma secondo cui la mancata risposta ad una richiesta di conferma costituisce un responso negativo è quello di tutelare la parte in causa da un ulteriore ritardo nel caso in cui l'autorità non agisca entro il limite temporale previsto. Il Mediatore ritiene, tuttavia, che in base ai principi di buona condotta amministrativa le istituzioni debbano rispondere alle richieste avanzate dai cittadini e motivare le proprie decisioni. La norma sopraccitata non consente all'autorità di derogare al proprio obbligo di seguire i principi di buona condotta amministrativa.

Il Mediatore ritiene altresì che, sebbene la mancanza di risposta ad una richiesta di conferma non impedisca al richiedente di istruire una procedura giudiziaria contro l'istituzione o di proseguire la sua azione dinnanzi al Mediatore, al verificarsi di tale circostanza il denunciante non può conoscere le ragioni sostanziali alla base del rifiuto della sua richiesta di accesso ai documenti. La mancata risposta ad una richiesta di conferma, pertanto, potrebbe osteggiare la capacità del richiedente di portare avanti il proprio caso.

Il Mediatore è dell'avviso, dunque, che la mancanza di una risposta ragionata da parte della Commissione alla richiesta di conferma del denunciante costituisca un caso di cattiva amministrazione.

2 Il Mediatore fa notare altresì che il denunciante ha sostenuto che in diverse occasioni la Commissione aveva promesso di fornire una risposta scritta alla sua richiesta di conferma del 6 ottobre 2001. La prova documentale in possesso del Mediatore conferma che ciò risponde a verità. Il Mediatore rileva inoltre che la Commissione non ha contestato questo punto. A suo avviso, pertanto, il fatto che la Commissione non abbia risposto alla richiesta di conferma del denunciante, sebbene si fosse impegnata a farlo, costituisce un caso di cattiva amministrazione.

Poiché tali aspetti del caso riguardano procedure relative ad eventi specifici accaduti in passato, non è appropriato procedere ad una soluzione amichevole della questione. Il Mediatore, pertanto, chiude il caso.

Il presidente della Commissione europea sarà informato della presente decisione.

Distinti saluti,

 

Prof. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) La richiesta è stata avanzata ai sensi della decisione della Commissione 94/90/CECA, CEE, Euratom dell'8 febbraio 1994, secondo la legislazione vigente all'epoca.

(2) Gazzetta Ufficiale L 8 del 12 gennaio 2001, pagg. 1 - 22.

(3) In una lettera del 14 gennaio 2003 al Mediatore, il denunciante ha spiegato che tale richiesta era stata avanzata al fine di conoscere il termine entro il quale la Commissione avrebbe dovuto rispondere alla denuncia.

(4) Sentenza non ancora pubblicata nella Raccolta della giurisprudenza della Corte).

(5) Questa lettera è stata registrata come denuncia con numero di protocollo Z, che il Mediatore ha archiviato l'11 dicembre 2002 (pagg. 2 e 3 della presente decisione).

(6) Una disposizione analoga è contenuta nell'articolo 8(3) del regolamento (DE) 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31 maggio 2001, pagg. 43-48), in base al quale in assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, la domanda s'intende respinta.

(7) Il Mediatore ha assunto una posizione simile nelle cause 1479/99/(OV)MM e 729/2000/OV relative alla mancanza di risposta a una denuncia sporta ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2 del Regolamento del personale. I testi di tali decisioni possono essere consultati presso il sito web del Mediatore:
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/991479.htm
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/000729.htm

(8) GU L12 del 17 gennaio 2004, pag. 47.