Strasburgo, 11 novembre 2003

Gentile dott.ssa B.,

L'11 dicembre 2002 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito al presunto mancato pagamento da parte della Commissione europea dell'ultima rata dovuta nell'ambito del progetto "Force" E/92/1608/2/Q-FPC.

Il 16 dicembre 2002 il Mediatore ha trasmesso la denuncia al presidente della Commissione.

Con lettera del 3 marzo 2003, Lei ha fornito ulteriori informazioni in merito alla Sua denuncia.

La Commissione ha trasmesso il suo parere il 18 marzo 2003. Il Mediatore ve l'ha trasmessa il 21 marzo 2003 con un invito a formulare osservazioni, da Lei inviato il 27 aprile 2003.

Il 10 giugno 2003 ho scritto alla Commissione per chiedere ulteriori informazioni in merito alla Sua denuncia. Una copia delle Sue lettere del 3 marzo 2003 e del 27 aprile 2003 è stata trasmessa alla Commissione. Lei ne è stato informato con una lettera inviata lo stesso giorno. La Commissione ha inviato la sua risposta il 7 agosto 2003. L'ho trasmessa il 13 agosto 2003 con l'invito a presentare osservazioni entro il 30 settembre 2003. Nessuna osservazione sembra essere stata ricevuta da voi.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Nel 1994 la società di consulenza tedesca ASS – Arbeits- und sozialwissenschaftliche Systemberatung, rappresentata dal denunciante, ha stipulato un contratto con la Commissione per la prestazione di servizi di consulenza nell'ambito del programma «Forza» (progetto D/93B/1/3120/Q-FPC). In una denuncia (780/2000/GG) presentata nel giugno 2000, il denunciante sosteneva che una parte delle retribuzioni dovute in virtù di tale contratto non era ancora stata versata. A seguito dell'indagine del Mediatore su tale denuncia, la Commissione ha proposto di versare al denunciante un importo di 7 403 EUR più un ulteriore importo di 3 422,62 EUR a titolo di interessi a causa del ritardo verificatosi. Il denunciante ha accettato tale proposta. Il 27 novembre 2001 il Mediatore ha pertanto archiviato il caso in quanto risolto dalla Commissione (1).

Nel dicembre 2002 la denunciante ha presentato al Mediatore un'ulteriore denuncia riguardante un altro progetto nell'ambito del programma "Forza" (riferimento E/92/1608/2/Q-FPC) di cui era stata coordinatrice. Secondo il denunciante, in relazione a questo progetto si era verificato lo stesso problema del caso summenzionato.

Il denunciante ha quindi sostenuto che la Commissione non aveva pagato l'ultima rata dovuta nell'ambito di detto progetto.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Il programma «Forza» era ufficialmente terminato nel 1995. I fascicoli relativi a questo programma erano stati poi affidati a S.A. Agenor, l'ufficio di assistenza tecnica ("TAO") della Commissione per l'attuazione del programma "Leonardo da Vinci", al fine di chiudere i restanti progetti. Tuttavia, al momento della chiusura di questo ufficio di assistenza tecnica nel febbraio 1999, un certo numero di fascicoli, tra cui quello del denunciante, non era ancora stato chiuso.

Il progetto E/92/1608/Q-FPC consisteva in due contratti per i quali il denunciante era stato il coordinatore:

- Il primo contratto (contratto E/92/1608/1/Q-FPC) era in corso dal 7 settembre 1992 al 6 settembre 1993 e l'appaltatore era una società denominata Telesincro.

- Il secondo contratto (contratto E/92/1608/2/Q-FPC) era in corso dal 1° gennaio 1994 al 30 novembre 1994. A causa delle difficoltà incontrate da Telesincro (ristrutturazione della società; scioperi), un cambiamento di contraente era stato effettuato dopo che il TAO aveva dato il suo consenso. Il nuovo appaltatore era una società chiamata Aniel. Solo questo secondo contratto era interessato dalla presente denuncia.

I servizi della Commissione avevano valutato la relazione finale per il progetto che era stata presentata al TAO dal denunciante. Secondo tale valutazione, il progetto era debole e il valutatore aveva messo in dubbio la gravità del carattere transnazionale del progetto, dei partner, del lavoro svolto e degli stanziamenti di bilancio. I servizi della Commissione avevano inoltre effettuato una valutazione finanziaria basata sui dati forniti nella relazione finale e su un audit effettuato presso la sede del contraente il 23 marzo 1996. Per il primo periodo contrattuale, la valutazione finanziaria aveva portato alla conclusione che occorreva chiedere la restituzione di 30 367 EUR. Per il secondo periodo contrattuale, il saldo che la Commissione doveva ancora versare ammontava a 2 972 EUR.

In una lettera inviata il 28 gennaio 2003, i servizi della Commissione avevano informato il denunciante dei risultati e delle conclusioni della valutazione. Allo stesso tempo, i servizi della Commissione avevano inviato una lettera a Telesincro, spiegando il calcolo effettuato e la conclusione secondo cui un importo di 30 367 EUR doveva essere recuperato per quanto riguarda il contratto E/92/1608/1/Q-FPC. I servizi della Commissione avevano inoltre scritto ad Aniel, spiegando il calcolo effettuato e la conclusione secondo cui la Commissione doveva ancora versare un importo di 2 972 EUR per quanto riguarda il contratto E/92/1608/2/Q-FPC. Il denunciante, Telesincro e Aniel erano stati invitati a presentare ulteriori richieste o ulteriori informazioni relative a tali contratti alla Commissione entro 30 giorni dal ricevimento della lettera della Commissione. La Commissione aveva inoltre informato i destinatari che le domande o i documenti ricevuti dopo la scadenza di tale termine non sarebbero stati presi in considerazione.

Osservazioni del denunciante L'ulteriore
lettera del denunciante del 3 marzo 2003

Il 3 marzo 2003, vale a dire poco prima che la Commissione trasmettesse il suo parere sulla denuncia, la denunciante inviava un’ulteriore lettera al Mediatore, allegando le lettere della Commissione del 28 gennaio a lei stessa, a Telesincro e ad Aniel, la sua risposta del 3 marzo 2003, una nota sulla situazione del progetto e diversi altri documenti.

Nella sua lettera al Mediatore, la denunciante ha osservato che il contraente della seconda fase del progetto (contratto E/92/1608/2/Q-FPC), Aniel, non aveva ancora pagato l'importo finale che le era dovuto. Secondo il denunciante, ciò era dovuto, tra l'altro, al fatto che la Commissione non aveva completato i suoi conti e la relazione di audit. Il denunciante ha ritenuto che si potessero sostenere costi notevolmente più elevati di quelli menzionati nel calcolo della Commissione relativo al contratto (contratto E/92/1608/2/Q-FPC). A suo avviso, la sola Universidad Autónoma de Barcelona (UAB) aveva fornito fondi propri per un importo di EUR 33 927. La denunciante ha pertanto ritenuto possibile che l'importo ancora da pagare da parte della Commissione fosse superiore a 2 972 EUR e ha chiesto che questo punto fosse chiarito. Secondo la denunciante, il contratto iniziale non era nelle sue mani e poteva quindi fare affidamento solo sulla sua memoria quando ha fissato i costi totali a circa 105 144 EUR e il contributo dell'UE a 65 000 EUR (61,82 %). Il denunciante ha pertanto chiesto una copia del contratto (contratto E/92/1608/2/Q-FPC).

Secondo il denunciante, Aniel aveva omesso di trasmettere i fondi dell'UE ai suoi partner del progetto, sebbene il contributo dell'UE fosse stato ottenuto solo grazie al lavoro di tali partner. Secondo il denunciante, la Commissione dovrebbe assicurarsi che i partner del progetto siano stati pagati il prima possibile.

Osservazioni del denunciante sul parere della Commissione

Il 21 marzo 2003 il Mediatore ha trasmesso il parere della Commissione alla denunciante per le sue osservazioni. Egli ha inoltre confermato di aver ricevuto la lettera della denunciante del 3 marzo 2003 e l'ha informata che la sua richiesta di ricevere una copia del contratto E/92/1608/2/Q-FPC doveva essere indirizzata direttamente alla Commissione.

Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, la denunciante ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

Durante il primo e il secondo periodo contrattuale vi erano stati contatti costanti con il TAO e l'organismo nazionale di sostegno in Spagna, il Fondo Formación. Il partner francese, la Chambre de Commerce de Grenoble, non aveva rispettato i suoi obblighi contrattuali. Questo era però noto al TAO. La denunciante non aveva mai ricevuto istruzioni in risposta a domande su come dovesse procedere in tali circostanze. In nessun momento il TAO aveva espresso dubbi sul contenuto dei progetti e sulla gravità del suo carattere transnazionale. Finora la Commissione non aveva neppure comunicato tale risultato della sua valutazione del progetto. Il gruppo incaricato del progetto non era pertanto a conoscenza di tali requisiti e non era stato in grado di reagire. In tali circostanze, il contenuto del progetto dovrebbe essere considerato accettabile. Va tuttavia accolto con favore il fatto che il progetto debba essere ora chiuso. Tuttavia, gli importi ancora dovuti al denunciante dovrebbero essere versati. I documenti che attestano il lavoro del denunciante potrebbero essere presentati su richiesta.

La denunciante ha chiesto al Mediatore di trasmettere la sua lettera del 3 marzo 2003 alla Commissione.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini.

Richiesta di ulteriori informazioni

Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione di fornirgli informazioni più specifiche sul modo in cui aveva reagito alle ulteriori affermazioni e informazioni che il denunciante e Aniel avevano (o avrebbero potuto avere) presentato in risposta alle lettere della Commissione del 28 gennaio 2003 e sulla decisione adottata al riguardo. Una copia della lettera del denunciante del 3 marzo 2003 e delle osservazioni del denunciante del 27 aprile 2003 sono state trasmesse alla Commissione.

Risposta della Commissione

Nella sua risposta, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Il denunciante non aveva presentato nuovi elementi che avrebbero potuto modificare la valutazione finanziaria effettuata dai servizi della Commissione. La contabilizzazione delle spese sostenute dall’Universidad Autónoma de Barcelona era già nel fascicolo della Commissione ed era stata presa in considerazione nel calcolo finale. Per quanto riguarda i costi sostenuti dai partner del progetto, occorre sottolineare che il rapporto contrattuale della Commissione, almeno per quanto riguarda gli aspetti finanziari del progetto, era solo con il contraente. Non era quindi compito della Commissione chiedere ai partner del progetto i conti degli eventuali costi aggiuntivi sostenuti. Spettava al contraente e al coordinatore raccogliere tutti gli elementi necessari e presentarli alla Commissione insieme alla relazione finale.

La Commissione non aveva alcun legame contrattuale con i partner del progetto. Essa non è stata quindi in grado di effettuare pagamenti a persone diverse da quella prevista nel contratto, vale a dire il contraente (Aniel). La Commissione non era pertanto in grado di pagare al denunciante l'importo dovuto dalla Commissione.

Una copia del contratto firmato dalla BAT (che agisce per conto della Commissione) e da Aniel era stata inviata al denunciante. La relazione di audit, tuttavia, non ha potuto essere trasmessa al denunciante. Sebbene quest'ultimo fosse stato il coordinatore del progetto, spettava al contraente sostenere gli oneri finanziari del progetto e i corrispondenti obblighi di controllo e monitoraggio. Il denunciante è rimasto un terzo per quanto riguarda il contratto. Dato che il fascicolo non era ancora stato archiviato e che il denunciante aveva crediti finanziari nei confronti del contraente, vi era il rischio che la divulgazione della relazione di audit potesse danneggiare gli interessi commerciali del contraente. La divulgazione di tale documento non è stata pertanto possibile in conformità dell'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (2).

I contratti verrebbero pertanto chiusi sulla base degli importi già comunicati al denunciante e ai contraenti nel gennaio 2003. Il denunciante era stato informato di conseguenza.

Osservazioni del denunciante

Una copia di tale risposta è stata trasmessa al denunciante. Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

LA DECISIONE

1 Osservazioni introduttive

1.1 Il denunciante, che lavora per una società di consulenza tedesca, era il coordinatore di un progetto nell'ambito del programma «Forza». Il contraente principale nell'ambito del relativo contratto (E/92/1608/2/Q-FPC) con la Commissione europea era una società denominata Aniel. Nel dicembre 2002 il denunciante ha presentato una denuncia contro la Commissione in merito a tale contratto. Nella sua lettera al Mediatore del 3 marzo 2003 e nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, tuttavia, la denunciante sembrava anche suggerire che Aniel o altri contraenti non avessero pagato le somme di denaro che le erano dovute.

1.2 Ai sensi dell'articolo 195 del trattato CE, il Mediatore europeo ha il potere di ricevere ed esaminare le denunce di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni e degli organi comunitari. Nessuna azione da parte di altre autorità o persone può pertanto essere oggetto di una denuncia al Mediatore.

1.3 L'indagine del Mediatore sulla presente denuncia riguarda quindi esclusivamente eventuali casi di cattiva amministrazione da parte della Commissione europea.

1.4 La denuncia contro la Commissione riguarda l'asserito mancato pagamento da parte di quest'ultima delle somme dovute ai sensi del relativo contratto. Nel corso dell'indagine della Mediatrice, la denunciante ha chiesto alla Commissione di fornirle una copia del contratto e della relazione sull'audit che era stato effettuato. Nella sua risposta a una richiesta di ulteriori informazioni presentata dal Mediatore, la Commissione ha osservato di aver inviato al denunciante una copia del contratto e ha spiegato perché, a suo avviso, non è stato possibile concedere l'accesso alla relazione di audit. Dato che la denunciante non ha indicato al Mediatore che la sua denuncia riguarda anche tale rifiuto di concedere l'accesso alla relazione di audit, l'indagine del Mediatore non ha affrontato la questione.

2 Mancato pagamento del denaro dovuto in base al contratto

2.1 Il denunciante ha sostenuto che la Commissione non aveva versato le somme dovute a norma del contratto E/92/2/1608/Q-FPC.

2.2 Nel suo parere, la Commissione ha riconosciuto l'esistenza di un importo ancora da liquidare nell'ambito del contratto summenzionato. Secondo il calcolo della Commissione, l’importo pertinente ammontava a 2 972 EUR. La Commissione ne aveva informato Aniel e il denunciante con lettere inviate il 28 gennaio 2003 e aveva chiesto loro di presentare ulteriori richieste o ulteriori informazioni relative al presente contratto entro 30 giorni dal ricevimento della lettera della Commissione. La Commissione aveva inoltre informato i destinatari che le domande o i documenti ricevuti dopo la scadenza di tale termine non sarebbero stati presi in considerazione.

2.3 Il denunciante ha successivamente presentato ulteriori osservazioni, sia direttamente alla Commissione che in una lettera al Mediatore del 3 marzo 2003, una copia delle quali è stata trasmessa alla Commissione. Il Mediatore ha quindi chiesto alla Commissione di informarlo del modo in cui aveva trattato queste ulteriori osservazioni. Nella sua risposta, la Commissione ha spiegato i motivi per cui riteneva che il denunciante non avesse presentato nuovi elementi che avrebbero potuto modificare la valutazione finanziaria effettuata dai servizi della Commissione. La Commissione ha inoltre sottolineato che il suo rapporto contrattuale era solo con il contraente. La Commissione non era pertanto in grado di pagare al denunciante l'importo dovuto dalla Commissione al contraente. Secondo la Commissione, non spettava a quest’ultima chiedere ai partner del progetto i conti degli eventuali costi aggiuntivi da essi sostenuti. Secondo la Commissione, spettava al contraente e al coordinatore raccogliere tutti gli elementi necessari e presentarli alla Commissione insieme alla relazione finale. La Commissione ha confermato che, sulla base delle informazioni che le erano state trasmesse, l'importo che doveva ancora essere versato al contraente ammontava a 2 972 EUR.

2.4 Il Mediatore ritiene che le argomentazioni presentate dalla Commissione a sostegno del suo caso appaiano ragionevoli.

2.5 In tali circostanze, la Commissione non sembra essere incorsa in cattiva amministrazione.

3 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito a tale denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) La decisione in questo caso è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) GU L 145, pag. 43.