Strasburgo, 14 novembre 2003

Egregio signor A.,

Il 29 novembre 2002 Lei ha presentato una denuncia contro il Consiglio dell'Unione europea in merito alla Sua partecipazione al Consiglio "Concorrenza"/A/394.

Il 10 dicembre 2002 la denuncia è stata trasmessa al segretario generale del Consiglio. Il 7 aprile 2003 ho ricevuto la versione inglese del parere del Consiglio, che vi ho inviato il 16 aprile 2003, con l'invito a formulare osservazioni. Nella stessa data, ho scritto al Consiglio dell'Unione europea e ho chiesto all'istituzione di fornirmi, entro il 30 aprile 2003, una traduzione del suo parere in francese. Il 22 aprile 2003 ho ricevuto la traduzione francese del parere del Consiglio, che vi ho trasmesso il 5 maggio 2003. Il 27 maggio 2003 Lei ha inviato le Sue osservazioni.

L'8 luglio 2003 ho presentato al Consiglio un progetto di raccomandazione. Il 30 ottobre 2003 il Consiglio mi ha trasmesso il suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione. Il 5 novembre 2003 i miei servizi l'hanno contattata telefonicamente. L'11 novembre 2003 Le è stata trasmessa, per Sua informazione, copia del parere circostanziato del Consiglio.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il denunciante, cittadino portoghese, ha partecipato al concorso Council/A/394 per amministratori di lingua portoghese. Il 1o marzo 2002 il segretario generale del Consiglio dell'Unione europea (in appresso "il Consiglio") ha informato il denunciante di non essere stato ammesso all'esame orale perché nella prova VI.A.d.1, che consisteva in una tesi scritta, aveva ottenuto solo 13 punti su 40 quando il minimo richiesto era di 20 punti.

Il 5 marzo 2002 il denunciante ha scritto al presidente della commissione giudicatrice. Ritiene altamente improbabile che abbia ottenuto un punteggio così basso e chiede alla commissione giudicatrice di riesaminare la sua prova VI.A.d.1. Con lettera dell’11 marzo 2002, la commissione giudicatrice informava il denunciante che, dopo aver riconsiderato il punteggio attribuito al suo test, essa confermava la decisione iniziale.

Il 18 marzo 2002 il denunciante ha presentato un reclamo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto. Chiede di avere accesso a una copia della prova scritta contrassegnata come non andata e di essere informato in merito ai criteri di valutazione seguiti dalla commissione giudicatrice. Il Consiglio ha respinto il reclamo del denunciante con decisione dell'11 luglio 2002.

Il 26 agosto 2002 il denunciante ha scritto un'ulteriore lettera al Consiglio, che ha risposto il 25 settembre 2002 e ha confermato la decisione dell'11 luglio 2002.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante sosteneva che il Consiglio non aveva rispettato l'articolo 255 del trattato CE e non aveva attuato il principio generale stabilito nella relazione speciale del Mediatore europeo a seguito dell'indagine di propria iniziativa 1004/97/PD contro la Commissione, che era stata approvata dal Parlamento europeo.

Il denunciante ha chiesto di avere accesso a una copia del suo documento d'esame contrassegnato e di essere informato in merito ai criteri seguiti dalla commissione giudicatrice nella valutazione delle prove.

L'INCHIESTA

Parere del Consiglio

Nel suo parere il Consiglio ha formulato le seguenti osservazioni:

Dopo aver ricevuto la notifica della sua mancata ammissione all'esame orale, il denunciante ha chiesto un riesame della prova che non aveva superato (test VI.A.d.1). La commissione giudicatrice ha effettuato un riesame della prova. Essa ha confermato i risultati della prima valutazione e ha informato il denunciante con lettera dell'11 marzo 2002.

Il 18 marzo 2002 il denunciante ha presentato un reclamo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto contro la decisione della commissione giudicatrice. La denuncia è stata respinta l'11 luglio 2002. Nella sua risposta al denunciante, il Consiglio ha sottolineato che la commissione giudicatrice di un concorso agisce in modo indipendente e che l'autorità che ha il potere di nomina non è in grado di annullare o annullare la sua decisione, a meno che non vi siano prove di manifesta illegittimità da parte della commissione giudicatrice. Il Consiglio non aveva riscontrato alcuna prova di manifesta illegittimità nell'attività della commissione giudicatrice per quanto riguarda il caso in questione.

Inoltre, secondo una giurisprudenza costante dei giudici comunitari (1), il carattere riservato delle deliberazioni della commissione giudicatrice, vale a dire nel caso di un esame comparativo dei meriti dei candidati, le impedisce di divulgare i criteri di valutazione delle prove, in quanto fanno parte della valutazione comparativa dei candidati. Il denunciante è stato informato dei voti ottenuti nelle varie prove che, secondo la giurisprudenza comunitaria, costituiscono un'adeguata motivazione della decisione della commissione giudicatrice. Infine, l'obbligo di salvaguardare l'indipendenza e la riservatezza dei lavori della commissione giudicatrice ha impedito al Consiglio di concedere a un candidato l'accesso ai suoi documenti d'esame contrassegnati.

In un'ulteriore lettera del 26 agosto 2002, il denunciante ha denunciato una cattiva amministrazione da parte della commissione giudicatrice. Con lettera 25 settembre 2002, firmata dal segretario generale aggiunto, il Consiglio ha confermato gli argomenti già esposti nella lettera 11 luglio 2002.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni sul parere del Consiglio, il denunciante ha mantenuto la sua asserzione e la sua richiesta.

PROGETTO DI RACCOMANDAZIONE

L'8 luglio 2003 il Mediatore ha indirizzato al Consiglio il seguente progetto di raccomandazione, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore:

Il Consiglio dell'Unione europea dovrebbe consentire al denunciante di avere accesso al proprio documento d'esame contrassegnato e informarlo dei criteri di valutazione seguiti dalla commissione giudicatrice.

Il presente progetto di raccomandazione si basava sulle seguenti considerazioni:

Per quanto riguarda il rifiuto di concedere l'accesso alla prova d'esame contrassegnata

1 Il denunciante, cittadino portoghese, ha partecipato al concorso Council/A/394 per amministratori di lingua portoghese. Il 1° marzo 2002 il denunciante è stato informato di non essere stato ammesso alla prova orale perché nella prova VI.A.d.1, che consisteva in una tesi scritta, ha ottenuto solo 13 punti su 40, quando il minimo richiesto era di 20 punti. Chiede pertanto alla commissione giudicatrice di riesaminare la prova che non ha superato. Dopo aver riconsiderato il punteggio attribuito alla sua prova, la commissione giudicatrice ha confermato la decisione iniziale. Il denunciante ha quindi presentato un reclamo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto, che è stato respinto. Egli ha quindi chiesto di avere accesso a una copia della prova scritta contrassegnata che aveva fallito, ma il Consiglio ha respinto la sua richiesta.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante sosteneva che il Consiglio non aveva rispettato l'articolo 255 del trattato CE e non aveva attuato il principio generale stabilito nella relazione speciale del Mediatore europeo a seguito dell'indagine di propria iniziativa 1004/97/PD contro la Commissione, che era stata approvata dal Parlamento europeo. Il denunciante ha chiesto di avere accesso a una copia del suo documento d'esame contrassegnato.

2 Nel suo parere, il Consiglio ha sottolineato che la commissione giudicatrice di un concorso agisce in modo indipendente e che l'autorità che ha il potere di nomina non è in grado di annullare o annullare la sua decisione, a meno che non vi siano prove di manifesta illegittimità da parte della commissione giudicatrice. Il Consiglio non aveva riscontrato alcuna prova di manifesta illegittimità nell'attività della commissione giudicatrice per quanto riguarda il caso in questione. Inoltre, il Consiglio ha ritenuto che l'obbligo di salvaguardare l'indipendenza e la riservatezza dei lavori della commissione giudicatrice gli impedisse di concedere a un candidato l'accesso al suo documento d'esame contrassegnato.

3 Il Mediatore europeo ha già dovuto occuparsi della questione dell’accesso ai documenti d’esame contrassegnati dai candidati nei casi riguardanti la Commissione europea (2) e il Parlamento europeo (3).

4 Sulla base delle sue indagini relative alle procedure di assunzione della Commissione, il 18 ottobre 1999 il Mediatore ha presentato al Parlamento europeo una relazione speciale (4) contenente le seguenti considerazioni:

"Il mediatore non è a conoscenza di alcuna disposizione del diritto comunitario o della giurisprudenza dei tribunali comunitari che impedirebbe alla Commissione di consentire a un candidato in un esame scritto di vedere il proprio copione contrassegnato. L'articolo 6 dell'allegato III dello statuto stabilisce che i "procedimenti della commissione giudicatrice" sono segreti. Le deliberazioni della commissione giudicatrice devono quindi rimanere segrete, ma non ne consegue necessariamente che a un candidato debba essere impedito di vedere la propria prova d'esame contrassegnata.

L’argomento principale dedotto dalla Commissione per giustificare il suo diniego riguarda la natura della procedura di assunzione. Secondo la Commissione, la commissione giudicatrice valuta ciascun candidato confrontando le sue prestazioni con quelle di tutti gli altri candidati dello stesso concorso. La Commissione ne deduce che la divulgazione della prova d’esame contrassegnata sarebbe inutile, in quanto riflette solo la valutazione di una persona che non ha valutato tutti gli altri candidati.

Tuttavia, essere in grado di ispezionare il proprio script di esame contrassegnato comporta diversi vantaggi per il candidato. In primo luogo, il candidato ottiene l'opportunità di scoprire i suoi errori e quindi di migliorare le sue prestazioni future. In secondo luogo, si rafforza la fiducia del candidato nell’amministrazione. Ciò è importante, poiché sembra esservi una diffusa convinzione che i test non siano sempre adeguatamente valutati dalla Commissione e che talvolta non lo siano affatto. In terzo luogo, se un candidato ritiene di essere stato valutato in modo errato, sarà in grado di discutere molto più precisamente se ha visto il suo copione di esame marcato. In ogni caso, il cittadino che richiede informazioni dovrebbe essere il giudice dell'utilità delle informazioni, non l'amministrazione.

La Commissione fa inoltre riferimento agli oneri amministrativi e finanziari che la divulgazione delle prove d'esame potrebbe comportare. Il Mediatore è fiducioso che i servizi della Commissione potrebbero organizzare il processo di divulgazione in modo da ridurre al minimo i costi, poiché è improbabile che ogni candidato desideri vedere il proprio copione d'esame contrassegnato.

(…)

La Commissione osserva inoltre giustamente che l'attività delle commissioni giudicatrici è soggetta al controllo giurisdizionale dei giudici comunitari. Tuttavia, ciò significa che le domande che avrebbero potuto essere facilmente risolte se il candidato avesse avuto la possibilità di vedere il copione dell'esame marcato potrebbero dover essere trattate dai tribunali. Il Mediatore ritiene che ciò sia altamente insoddisfacente per i candidati. Concedere l'accesso allo script di esame contrassegnato, d'altra parte, è probabile che soddisfi molte domande con un minimo di sforzo e tempo.

(…)

Come confermato dal trattato di Amsterdam, l'obbligo di prendere decisioni nel modo più trasparente possibile rappresenta uno dei principi fondamentali del diritto amministrativo delle Comunità europee. Inoltre, è importante garantire che i cittadini ricevano un'impressione positiva quando incontrano per la prima volta le istituzioni comunitarie. I cittadini che desiderano lavorare per le Comunità ricevono una pessima impressione se sono lasciati in dubbio sul fatto che siano stati valutati in modo equo e corretto. Per dissipare tale dubbio è essenziale che ogni candidato abbia la possibilità di ispezionare la copia contrassegnata del proprio copione d'esame. Tale possibilità non è in alcun modo in contrasto con il requisito del segreto dei lavori delle commissioni giudicatrici, in quanto non riguarda le deliberazioni delle commissioni giudicatrici in cui sono valutati i meriti relativi dei candidati. Per questi motivi, il fatto che la Commissione non abbia modificato le proprie procedure amministrative in modo da dare a ciascun candidato la possibilità di accedere alla propria prova d'esame contrassegnata sembra costituire un caso di cattiva amministrazione."

5 Sulla base di tali considerazioni, il Mediatore ha formulato una raccomandazione alla Commissione secondo la quale quest'ultima dovrebbe, nei suoi futuri concorsi di assunzione, e al più tardi a partire dal 1o luglio 2000, dare ai candidati l'accesso, su richiesta, alle proprie prove d'esame contrassegnate. Con lettera del 7 dicembre 1999, il presidente della Commissione europea ha informato il Mediatore che la Commissione aveva accettato tale raccomandazione.

6 Il 17 novembre 2000 il Parlamento europeo ha adottato una risoluzione (5) in cui ha approvato la relazione speciale del Mediatore e si è congratulato con la Commissione per la sua risposta positiva alla raccomandazione formulata dal Mediatore. Il Parlamento ha inoltre espresso l'auspicio "che tutti gli altri organi e istituzioni europei seguano l'esempio della Commissione".

7 Il 17 luglio 2000 il Mediatore ha indirizzato al Parlamento europeo progetti di raccomandazioni in cui proponeva che quest'ultimo concedesse ai denuncianti interessati l'accesso ai loro documenti d'esame contrassegnati. Il 27 novembre 2000 il Parlamento ha informato il Mediatore di aver accettato il principio secondo cui ai candidati dovrebbe essere consentito di ottenere una copia dei propri documenti d'esame contrassegnati e ha descritto le modalità di attuazione dei progetti di raccomandazione del Mediatore (6).

8 Gli argomenti dedotti dal Consiglio nel caso di specie non si riferiscono ad alcuna caratteristica particolare dei concorsi organizzati dal Consiglio che li distinguerebbe dai concorsi organizzati dal Parlamento europeo e dalla Commissione. Il Mediatore ritiene pertanto che le considerazioni esposte nella sua relazione speciale sulle procedure di assunzione della Commissione si applichino (mutatis mutandis) anche ai concorsi organizzati dal Consiglio.

9 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che il rifiuto del Consiglio di concedere al denunciante l'accesso ai suoi documenti d'esame contrassegnati costituisca un caso di cattiva amministrazione.

Per quanto riguarda la comunicazione dei criteri di valutazione

1 Il denunciante ha chiesto di essere informato dei criteri seguiti dalla commissione giudicatrice nella valutazione delle prove.

2 Nel suo parere, il Consiglio ha sottolineato che, secondo una giurisprudenza costante dei giudici comunitari (7), il carattere riservato della deliberazione della commissione giudicatrice, vale a dire nel caso di un esame comparativo dei meriti dei candidati come in un concorso generale, le impedisce di divulgare i criteri di valutazione delle prove, in quanto questi rientrano nella valutazione comparativa dei candidati. Il denunciante è stato informato del punteggio ottenuto nelle varie prove che, secondo la giurisprudenza, costituisce un'adeguata motivazione della decisione della commissione giudicatrice.

3 In passato, il Mediatore ha già dovuto occuparsi della questione relativa alla comunicazione dei criteri di valutazione ai candidati. Egli è consapevole del fatto che, secondo la giurisprudenza della Corte di giustizia, le commissioni giudicatrici dispongono di ampi poteri discrezionali. Tali poteri implicano che la portata del controllo giudiziario è limitata; l'attribuzione di tali poteri non sembra tuttavia impedire alle autorità pubbliche di rispettare i principi di buona amministrazione. Il Mediatore ha pertanto ritenuto che, fatti salvi i poteri discrezionali delle commissioni giudicatrici e l'articolo 6 dell'allegato III dello statuto, le istituzioni stesse potessero decidere di sviluppare garanzie procedurali per i candidati come una questione di buona condotta amministrativa (8). Inoltre, egli riteneva che la comunicazione dei criteri di valutazione al ricorrente interessato potesse accrescere la trasparenza del processo decisionale e la fiducia dei cittadini nei confronti delle istituzioni comunitarie, tenuto conto del fatto che molti cittadini intrattengono un primo contatto con le istituzioni comunitarie nell'ambito delle procedure di assunzione.

4 Inoltre, il Tribunale ha recentemente dichiarato che, sebbene la comunicazione del punteggio ottenuto dai candidati nelle varie prove costituisca un'adeguata motivazione della decisione della commissione giudicatrice, tale conclusione non implica che un candidato che ne faccia richiesta non possa essere informato sui criteri generali di rettifica della commissione giudicatrice (9).

5 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che non vi siano motivi che dovrebbero impedire al Consiglio di comunicare al denunciante i criteri di valutazione seguiti dalla commissione giudicatrice.

Parere circostanziato del Consiglio

Nel suo parere circostanziato, il Consiglio ha sottolineato che, a seguito del progetto di raccomandazione formulato dal Mediatore in un precedente caso analogo (denuncia 2097/2002/GG), il 17 settembre 2003 il Segretariato generale del Consiglio aveva stabilito nuove norme relative alla comunicazione di copie contrassegnate ai candidati. Tali norme si applicherebbero a tutti i concorsi esterni e interni organizzati dal Segretariato generale del Consiglio.

I candidati che parteciperanno ai concorsi pubblicati a partire dal 1° settembre 2003 potranno ottenere una copia del proprio documento d'esame e, per le prove scritte, della scheda di valutazione della commissione giudicatrice. Nel caso di concorsi organizzati prima del 1o settembre 2003, le norme pertinenti prevedevano che i candidati che ne avessero fatto richiesta potessero ottenere una copia del proprio documento d'esame e della scheda di valutazione, qualora la commissione giudicatrice avesse redatto tale scheda.

Per quanto riguarda il caso in esame, il Consiglio aveva deciso di consentire al denunciante l'accesso al proprio documento d'esame. Per quanto riguarda la comunicazione dei criteri di valutazione, il Consiglio ha sottolineato che essi erano stati indicati al punto VI.A.d) del bando di concorso e che la commissione giudicatrice non aveva redatto una scheda di valutazione. Secondo il Consiglio, una copia del documento d'esame del denunciante, insieme a una copia del bando di concorso, sarebbe stata inviata al denunciante lo stesso giorno.

Osservazioni del denunciante

Il 5 novembre 2003 i servizi del Mediatore hanno contattato telefonicamente il denunciante per informarlo della risposta del Consiglio e per verificare se riteneva la risposta soddisfacente. Il denunciante si è congratulato con il Mediatore per l'esito dell'indagine e per i risultati conseguiti.

LA DECISIONE

1 Rifiuto di concedere l'accesso al documento d'esame contrassegnato e di comunicare i criteri di valutazione

1.1 Il denunciante ha chiesto l'accesso a una copia del suo documento d'esame nell'ambito del Consiglio "Concorrenza"/A/394 e di essere informato in merito ai criteri seguiti dalla commissione giudicatrice nella valutazione delle prove. Il Consiglio si è rifiutato di dar seguito a tali richieste. Il denunciante ha pertanto presentato una denuncia al Mediatore.

1.2 L'8 luglio 2003 il Mediatore ha presentato al Consiglio, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore, un progetto di raccomandazione in base al quale il Consiglio dovrebbe consentire al denunciante di avere accesso al proprio documento d'esame contrassegnato e informarlo dei criteri di valutazione seguiti dalla commissione giudicatrice.

1.3 Nel suo parere circostanziato, il Consiglio ha informato il Mediatore di aver deciso di accettare il suo progetto di raccomandazione.

Il Consiglio ha sottolineato che il 17 settembre 2003 il suo Segretariato generale ha stabilito nuove norme relative alla comunicazione ai candidati di copie contrassegnate. Tali norme si applicherebbero a tutti i concorsi esterni e interni organizzati dal Segretariato generale del Consiglio.

I candidati che parteciperanno ai concorsi pubblicati a partire dal 1° settembre 2003 potranno ottenere una copia del proprio documento d'esame e, per le prove scritte, della scheda di valutazione della commissione giudicatrice. Nel caso di concorsi organizzati prima del 1o settembre 2003, la regolamentazione pertinente prevedeva che i candidati che ne avessero fatto richiesta potessero ottenere sia una copia del proprio documento d'esame sia una copia della scheda di valutazione della commissione giudicatrice, qualora quest'ultima avesse redatto tale scheda.

1.4 Per quanto riguarda il caso del denunciante, il Consiglio ha informato il Mediatore che una copia del documento d'esame del denunciante e del bando di concorso sarebbe stata inviata al denunciante lo stesso giorno. Il Consiglio ha spiegato che, poiché i criteri di valutazione seguiti dalla commissione giudicatrice erano stati stabiliti al punto VI.A.d) del bando di concorso, la commissione giudicatrice non aveva redatto una scheda di valutazione.

2 Conclusione

2.1 Sulla base delle sue indagini, il Mediatore conclude che il Consiglio ha accettato il progetto di raccomandazione del Mediatore e che le misure adottate dal Consiglio per attuarlo sono soddisfacenti.

2.2 Il Mediatore archivia pertanto il caso. Anche il Segretario generale del Consiglio sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Causa C-245/95 P, Parlamento europeo contro Innamorati, Racc. 1996, pag. I-3423.

(2) Indagine d'iniziativa 1004/97/(PD)/GG.

(3) Reclami 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP e 25/2000/IP.

(4) GU C 371, pag. 12.

(5) GU C 223, pagg. 352 e 368.

(6) Cfr. le decisioni del Mediatore dell'11 maggio 2001 relative alle denunce 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP e 25/2000/I, disponibili sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(7) Causa C-245/95, Parlamento europeo contro Innamorati, Racc. 1996, pag. I-3423.

(8) Il Mediatore ha fatto questa dichiarazione nell'ambito di un'indagine di propria iniziativa sul segreto che fa parte della procedura di assunzione della Commissione (cfr. nota 3).

(9) Sentenza del 25 giugno 2003, nella causa T-72/01, Pyres/Commissione.