Strasburgo, 3 dicembre 2003

Gentile sig.ra G. e sig. P.,

Il 24 ottobre 2002 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo a nome del Centro interdisciplinare di ricerca comparata nelle scienze sociali (ICCR). La denuncia contro la Commissione europea e la Corte dei conti è pervenuta il 7 novembre 2002. La denuncia riguarda un pagamento finale in sospeso di 80 671,61 EUR per il contratto della rete tematica n. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" nell'ambito del Quinto programma quadro e un audit effettuato dalla Corte dei conti.

Desidero informarLa che l'onorevole Jacob Söderman, con il quale Lei ha precedentemente inviato la Sua denuncia, è andato in pensione e che, dal 1° aprile 2003, sono il suo successore in qualità di Mediatore europeo.

Il 31 dicembre 2002 il Mediatore ha trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea e al presidente della Corte dei conti. La Corte dei conti ha trasmesso il suo parere il 7 aprile 2003 e l'ho trasmesso a voi con un invito a formulare osservazioni, che avete inviato il 27 maggio 2003. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 27 maggio 2003 ed è stata invitata a formulare osservazioni, da Lei inviate il 22 settembre 2003. Il 14 ottobre e il 5 novembre 2003 la segreteria del Mediatore europeo l'ha contattata telefonicamente in merito alle sue osservazioni.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

La Commissione europea e il Centro interdisciplinare di ricerca comparata nelle scienze sociali (di seguito: "ICCR") in qualità di contraente principale, ha firmato un contratto il 22 dicembre 1999. Il contratto è stato denominato contratto della rete tematica n. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" nell'ambito del Quinto programma quadro. Tale contratto copriva un periodo di 18 mesi, dal gennaio 2000 alla fine di giugno 2001. I costi totali stimati del progetto ammontavano a 601.015 EUR e l'anticipo iniziale era fissato a 180.305 EUR da ripartire tra i cinque contraenti principali. L'ICCR ha presentato dichiarazioni di spesa a intervalli regolari di sei mesi.

Il 31 ottobre 2001 l'ICCR è stata informata che la Corte dei conti avrebbe effettuato un audit del progetto. L'audit ha avuto luogo tra il 16 e il 18 gennaio 2002. Secondo i denuncianti, i revisori hanno dichiarato che avrebbero presentato la loro relazione alla Commissione entro la fine di gennaio 2002.

Nell'agosto 2001 l'ICCR ha presentato alla Commissione il rendiconto finale dei costi. L'11 dicembre 2001 la DG TREN della Commissione l'ha approvata. Poiché l'ICCR non aveva avuto notizie dalla Commissione, il coordinatore del progetto ha contattato il funzionario finanziario della Commissione il 26 febbraio 2002, via e-mail, per informarsi sullo stato del pagamento finale. Con messaggio di posta elettronica del 28 febbraio 2002 le è stato comunicato che il pagamento finale non poteva essere effettuato prima del ricevimento della relazione della Corte dei conti.

Il 13 giugno 2002 il funzionario finanziario della Commissione ha trasmesso per posta elettronica la relazione dei revisori dei conti con una richiesta di chiarimenti. La relazione del revisore era datata 15 aprile 2002. Il 14 giugno 2002 l'ICCR ha fornito alla Commissione le informazioni richieste per posta elettronica. L'8 luglio 2002 l'ICCR ha trasmesso di propria iniziativa al funzionario finanziario della Commissione un parere completo sulla relazione della Corte dei conti.

In una lettera indirizzata alla Commissione e datata 12 luglio 2002, l'ICCR ha chiesto chiarimenti formali in merito allo stato del pagamento finale del contratto. Nell'agosto 2002 la Commissione ha inviato una risposta non datata in cui dichiarava che il pagamento sarebbe stato sospeso con riferimento all'articolo 3.2 dell'allegato II del contratto. Il 29 agosto 2002 l'ICCR ha informato la Commissione di non poter accettare l'articolo 3, paragrafo 2, come motivo della sospensione del pagamento finale. Secondo i denuncianti, la Commissione non ha risposto a tale lettera.

Il 24 ottobre 2002 i denuncianti hanno presentato al Mediatore, a nome dell'ICCR, una denuncia contro la Commissione europea e la Corte dei conti. La denuncia riguarda il pagamento finale in sospeso di 80 671,61 EUR per il contratto della rete tematica n. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" e l'audit effettuato dalla Corte.

Per quanto riguarda la Commissione europea, i denuncianti hanno formulato le seguenti affermazioni:

1) Mancanza di informazioni sullo stato dell'audit e del pagamento finale; e

2) Mancato pagamento del saldo residuo di € 80.671,61.

I denuncianti chiedono il pagamento del saldo con interessi e una posizione ufficiale della Commissione europea sull'audit effettuato dalla Corte dei conti e sulle procedure seguite da entrambe le istituzioni.

Per quanto riguarda la Corte dei conti, i denuncianti sostengono che la relazione ha tratto conclusioni false e ha ignorato i contributi forniti dal Centro, e che vi è stato un indebito ritardo nella presentazione della relazione alla Commissione.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Nell'ambito della gestione delle azioni indirette di RST nell'ambito del Quinto programma quadro, la Corte dei conti ha effettuato un audit del contratto della rete tematica n. 1999- TN.10869 "TRANS-TALK" presso l'ICCR di Vienna. La relazione del revisore ha sollevato alcune questioni complesse e serie che hanno richiesto un attento esame da parte dei servizi finanziari della Commissione.

La Corte dei conti è giunta alla conclusione che alcuni costi dichiarati non erano ammissibili e non erano corredati di elementi di prova. Ciò comprendeva in particolare: sovraccarico da parte del beneficiario per le dichiarazioni di spesa; mancato rispetto del contratto da parte del beneficiario per quanto riguarda l'utilizzo dei tassi di bilancio; consulente in subappalto dichiarato dipendente a tempo indeterminato.

Sulla base della relazione della Corte dei conti, la Commissione ha deciso di sospendere i pagamenti al beneficiario fino all'esame finale dei documenti supplementari forniti dal beneficiario.

Il 28 febbraio 2002 la Commissione ha informato l'ICCR della situazione relativa al pagamento finale e del suo esame nel contesto del presente audit. Le discussioni in corso con l'ICCR sono iniziate nell'estate 2002. Nel frattempo, le discussioni tra la Commissione e la Corte dei conti si sono concluse nell'autunno 2002. Nel corso di queste indagini supplementari, nell'agosto 2002 la Commissione ha confermato all'ICCR che tutti i pagamenti erano stati sospesi. La Commissione ha chiesto informazioni supplementari con lettera del 5 dicembre 2002. La risposta dell'ICCR del 24 gennaio 2003 è stata ricevuta e la Commissione ha informato l'ICCR che tale risposta era in fase di esame ai fini di una rapida risoluzione del pagamento finale.

Il 13 maggio 2003 la Commissione ha informato l'ICCR che il pagamento finale ammontava a 50 821 EUR. 03 è stato fatto. Secondo la Commissione, non è stato possibile prendere in considerazione l'importo di 29 799,63 EUR, in quanto ciò comporterebbe un trasferimento tra categorie di costi che richiedono un'autorizzazione preventiva.

Osservazioni dei denuncianti sul parere della Commissione

I denuncianti hanno fatto, in sintesi, i seguenti punti:

La presente causa solleva questioni generali relative ai ritardi delle istituzioni comunitarie nel rispondere alle ripetute richieste di informazioni e alla durata del processo. Secondo i denuncianti, il principio di trasparenza richiede che tali questioni generali siano affrontate.

In seguito alla risposta dei denuncianti alla Commissione del 27 maggio 2003, la Commissione aveva proceduto al pagamento della rimanente somma di 20 447,79 EUR.

Parere della Corte dei conti

La Corte dei conti ha formulato, in sintesi, i seguenti punti:

Il documento al centro della presente denuncia non è una relazione adottata dalla Corte dei conti, ma una lettera settoriale. L'obiettivo di una lettera settoriale è presentare le constatazioni preliminari ottenute nel corso di un audit all'entità controllata, che nel settore delle politiche interne è la Commissione. A seguito di un'ulteriore analisi della reazione della Commissione alle informazioni fattuali e alle relative osservazioni riportate nella lettera settoriale, tali risultanze possono quindi costituire la base delle osservazioni presentate nelle relazioni della Corte dei conti. In alcuni casi, può anche richiedere un'azione correttiva da parte della Commissione. Poiché le risultanze e le osservazioni sono preparatorie nella fase di una lettera settoriale e sono, in linea di principio, soggette a ulteriori lavori di verifica, esse rimangono riservate tra la Corte e la Commissione.

Nel caso di specie, la lettera di settore n. 740/02 recante le risultanze dell'audit risultante dall'audit del contratto "TRANS-TALK" è stata indirizzata al commissario responsabile della DG Energia e trasporti (TREN). Secondo la prassi abituale, la versione elettronica di tale lettera settoriale è stata quindi inviata all'ufficiale di collegamento presso la DG TREN. Sembra, tuttavia, che una copia elettronica della lettera settoriale riservata sia stata poi trasmessa all’ICCR da un funzionario della Commissione.

Per quanto riguarda l'asserzione di false conclusioni, i revisori della Corte seguono le politiche e i principi di audit della Corte (CAPS) e i principi di audit riconosciuti a livello internazionale, come quelli dell'Organizzazione internazionale delle istituzioni superiori di controllo (INTOSAI). Inoltre, le procedure della Corte prevedono un ampio controllo interno della qualità prima che le risultanze e le osservazioni dell'audit siano presentate all'entità controllata. Tali norme e procedure sono state seguite nel caso di specie.

Per quanto riguarda l'asserzione secondo cui il contributo fornito dall'ICCR è stato ignorato, il gruppo incaricato dell'audit ha tenuto conto di tutte le informazioni fornite dai denuncianti nella misura ritenuta pertinente ai fini dell'audit. Tutte le risultanze della lettera settoriale indirizzata alla Commissione sono corroborate da elementi probatori di audit sufficienti e adeguati, basati sulle informazioni raccolte e ricevute durante e dopo l'audit presso la sede dell'ICCR, nonché dalla Commissione.

Per quanto riguarda l'asserzione di indebito ritardo, il manuale di audit della Corte stabilisce che una lettera settoriale dovrebbe essere inviata entro due mesi dal completamento della missione. Tuttavia, questa norma interna non ha alcun carattere vincolante per la Corte nei confronti dei denuncianti. Inoltre, il fatto che la lettera settoriale sia stata inviata nel caso di specie con un leggero ritardo, che non può in alcun modo essere considerato indebito, non pregiudica in alcun modo gli interessi dei denuncianti.

Osservazioni dei denuncianti sul parere della Corte dei conti

I denuncianti hanno formulato, in sintesi, le seguenti osservazioni:

Secondo i denuncianti, il revisore della Corte dei conti ha comunicato all'ICCR che spetta alla Commissione decidere se la relazione (1) è trasmessa all'ICCR.

I denuncianti sostengono che i punti di vista dell'ICCR non sono stati presi in considerazione dai revisori.

I denuncianti sottolineano che l'ICCR non ha mai sostenuto che il ritardo nella gestione del loro caso fosse solo colpa della Corte dei conti, ma piuttosto l'effetto combinato delle procedure non trasparenti della Commissione e della Corte dei conti e delle loro interfacce. I denuncianti sostengono che i ritardi hanno inciso sugli interessi dell'ICCR, in quanto il caso in esame non era stato risolto più di un anno dopo lo svolgimento dell'audit.

Ulteriori indagini

Il 14 ottobre e il 5 novembre 2003 il segretariato del Mediatore europeo ha contattato telefonicamente uno dei denuncianti che ha parlato a nome di entrambi i denuncianti in merito alle osservazioni ricevute il 29 settembre 2003. I denuncianti hanno confermato che la Commissione aveva proceduto al pagamento del saldo residuo. I denuncianti avevano accettato l'interpretazione della Commissione dei trasferimenti tra categorie di costi che richiedono un'autorizzazione preventiva ai sensi dell'articolo 17, paragrafo 4, delle condizioni generali (2). Pertanto, l'importo di circa 9 000 EUR non ha potuto essere incluso nel pagamento finale. I denuncianti hanno informato il segretariato del Mediatore che l'ICCR non aveva inviato osservazioni sulla lettera della Commissione del 14 luglio 2003, in cui la Commissione ha offerto una soluzione e ha informato che, a meno che non riceva osservazioni dai denuncianti entro un mese, il progetto sarà ufficialmente chiuso e non potranno essere richiesti ulteriori costi. I denuncianti hanno confermato che, non commentando l'offerta di regolamento presentata dalla Commissione, l'ICCR aveva di fatto accettato che non sarebbero stati pagati interessi per il pagamento finale sospeso. Il denunciante era soddisfatto della liquidazione del pagamento finale.

LA DECISIONE

1 Osservazione preliminare

1.1 Nelle loro osservazioni, i denuncianti sostengono che il caso solleva questioni generali relative ai ritardi da parte di due istituzioni comunitarie nel rispondere alle ripetute richieste di informazioni e alla durata del processo.

1.2 Il Mediatore ritiene che i denuncianti siano preoccupati per la questione generale delle procedure in cui due o più istituzioni comunitarie conducono indagini o processi simultanei che incidono sulla gestione di un caso. Il Mediatore ritiene che questa questione generale non possa essere affrontata efficacemente nel quadro della presente indagine. I denuncianti hanno la possibilità di presentare una nuova denuncia al Mediatore, se lo desiderano.

2 Presunta mancanza di informazioni da parte della Commissione in merito allo stato dell'audit e del pagamento finale

2.1 I denuncianti lamentano la mancanza di informazioni da parte della Commissione in merito allo stato dell'audit e al pagamento finale.

2.2 Secondo la Commissione, il 28 febbraio 2002 essa ha informato i denuncianti della situazione relativa al pagamento finale e del suo esame nel contesto del presente audit, dopo che i denuncianti avevano inviato un messaggio di posta elettronica il 26 febbraio 2002. Le discussioni in corso con l'ICCR sono state avviate nell'estate 2002. Il 12 luglio 2002 i denuncianti hanno chiesto informazioni sullo stato del pagamento finale. Nell'agosto 2002 la Commissione ha confermato ai denuncianti che tutti i pagamenti erano stati sospesi a causa di un audit della Corte dei conti. Il 29 agosto 2002 i denuncianti hanno chiesto alla Commissione di riesaminare il loro caso. Il 5 dicembre 2002 la Commissione ha chiesto informazioni supplementari ai denuncianti. L’11 febbraio 2003, dopo aver ricevuto le informazioni supplementari richieste, la Commissione ha inviato un avviso di ricevimento contenente una lettera di accompagnamento. Il 13 maggio 2003 la Commissione ha informato i denuncianti di aver avviato la procedura per il pagamento finale.

2.3 Il Mediatore ritiene che la Commissione abbia fornito ai denuncianti informazioni sullo stato dell'audit nella misura in cui l'audit ha influito sulla procedura della Commissione per effettuare il pagamento finale in sospeso. Inoltre, la Commissione sembra aver adeguatamente informato i denuncianti in merito alla sospensione del pagamento finale. Pertanto, non sembra esservi alcun caso di cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda tale affermazione.

3 Presunto mancato pagamento del saldo ancora dovuto, maggiorato degli interessi, e della domanda di liquidazione

3.1 I denuncianti hanno sostenuto che la Commissione non ha effettuato il pagamento finale in sospeso di 80 671,61 EUR per il contratto di rete tematica n. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" nell'ambito del Quinto programma quadro.

3.2 La Commissione precisa che il pagamento finale ammonta a 50 821 EUR. 03 è stato effettuato il 13 maggio 2003. Secondo la Commissione, non è stato possibile prendere in considerazione l'importo di 29 799,63 EUR, in quanto ciò comporterebbe un trasferimento tra categorie di costi, che richiede un'autorizzazione preventiva.

3.3 Nelle osservazioni, i denuncianti informano il Mediatore che, a seguito della loro risposta alla Commissione del 27 maggio 2003, la Commissione aveva proceduto al pagamento della somma di 20.447,79 EUR.

3.4 La segreteria del Mediatore europeo ha contattato telefonicamente uno dei denuncianti che ha parlato a nome di entrambi i denuncianti in merito alle osservazioni. I denuncianti avevano accettato l'interpretazione della Commissione dei trasferimenti tra categorie di costi che richiedono un'autorizzazione preventiva ai sensi dell'articolo 17, paragrafo 4, delle condizioni generali. Pertanto, l'importo di circa 9 000 EUR non ha potuto essere incluso nel pagamento finale. I denuncianti hanno informato il Mediatore che, non inviando osservazioni alla Commissione in merito all'offerta di regolamento, l'ICCR aveva di fatto accettato che non sarebbero stati pagati interessi sul pagamento finale sospeso. I denuncianti erano soddisfatti dell'accordo.

3.5 Sulla base delle informazioni fornite dalla Commissione europea e dai denuncianti, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia risolto la questione e abbia quindi soddisfatto la denuncia.

4 Richiesta di una posizione ufficiale della Commissione sull'audit e sulle procedure seguite

4.1 I denuncianti sostengono che la Commissione dovrebbe assumere una posizione ufficiale sull'audit e sulle procedure seguite.

4.2 Il Mediatore europeo ritiene che questo aspetto del caso sia coperto dalla transazione riportata nella parte 3 della decisione.

5 Sulle censure mosse contro la relazione (3) della Corte dei conti

5.1 I denuncianti sostengono che la relazione della Corte dei conti ha tratto conclusioni false e ha ignorato i contributi forniti dall'ICCR.

5.2 La Corte dei conti sostiene di aver tenuto conto di tutte le informazioni fornite dai denuncianti nella misura ritenuta pertinente ai fini dell'audit e che tutte le risultanze della lettera settoriale sono suffragate da elementi probatori di audit sufficienti e adeguati. La Corte dei conti sostiene inoltre di non aver tratto conclusioni errate.

5.3 Il Mediatore ritiene che non vi siano prove che suggeriscano che la Corte dei conti abbia ignorato il contributo del denunciante. Inoltre, nulla lascia supporre che le conclusioni della Corte siano errate o irragionevoli. Non sembra pertanto esservi cattiva amministrazione per quanto riguarda questi aspetti del caso.

6 Presunto ritardo indebito da parte della Corte dei conti

6.1 I denuncianti lamentano un indebito ritardo nella presentazione alla Commissione della relazione della Corte dei conti (4). Secondo il denunciante, la missione di audit è stata completata il 18 gennaio 2002 e la relazione del revisore è stata datata 15 aprile 2002.

6.2 Nel suo parere, la Corte dei conti afferma che il suo manuale di audit prevede l'invio di una lettera settoriale entro due mesi dal completamento della missione. La Corte riconosce che la lettera settoriale è stata inviata nel caso di specie con un leggero ritardo, ma che il ritardo non poteva essere considerato eccessivo.

6.3 Il Mediatore osserva che il manuale di audit della Corte dei conti è una guida interna non pubblicata, che non intende stabilire alcun diritto per terzi. In tali circostanze, il Mediatore non ritiene che il lieve ritardo riconosciuto dalla Corte dei conti costituisca cattiva amministrazione.

6.4 Il Mediatore non riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione in relazione a questo aspetto del caso.

7 Conclusioni

Il Mediatore non riscontra cattiva amministrazione in relazione alla prima accusa dei denuncianti nei confronti della Commissione europea. Per quanto riguarda la seconda affermazione dei denuncianti e la loro argomentazione, dalle informazioni fornite dalla Commissione europea e dai denuncianti risulta che la Commissione ha risolto la questione e ha quindi soddisfatto la denuncia. Inoltre, il Mediatore non riscontra casi di cattiva amministrazione da parte della Corte dei conti. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche i presidenti della Commissione europea e della Corte dei conti saranno informati di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Il Mediatore europeo osserva che i denuncianti utilizzano il termine "relazione" per indicare ciò che la Corte dei conti definisce una lettera settoriale.

(2) A norma dell'articolo 17, paragrafo 4, delle condizioni generali, i contraenti principali possono trasferire tra loro e tra categorie di costi fino al 20 % del loro importo totale, senza previa approvazione della Commissione europea.

(3) Nel suo parere, la Corte dei conti ha sottolineato che il documento in questione è una lettera settoriale.

(4) Nel suo parere, la Corte dei conti ha sottolineato che il documento in questione è una lettera settoriale.