Fatti all’origine della denuncia

1. Il 25 febbraio 2022 la Commissione europea ha aggiudicato un contratto per uno studio dal titolo "Commission Assessment of Future Market Entry, Expansion and Imports in EU Merger Decisions" (COMP/2021/OP/0003)^[1] a una società di consulenza specializzata in diritto della concorrenza. L’obiettivo dello studio era valutare se le valutazioni ex ante della Commissione sui futuri sviluppi del mercato fossero corrette, al fine di migliorare la sua prassi di applicazione nel controllo delle concentrazioni.

2. Tra il 28 novembre 2022 e il 5 giugno 2023 il denunciante nel caso 972/2023/KR, un'organizzazione della società civile, e la Commissione hanno avuto una corrispondenza su questioni relative alla politica di concorrenza dell'UE, anche in merito al suddetto contratto. Il denunciante era preoccupato per il fatto che l'aggiudicazione di tale appalto avesse dato luogo a conflitti di interesse, in quanto l'aggiudicatario aveva lavorato in passato per importanti società transnazionali, preparando richieste di autorizzazione di fusioni e acquisizioni. Queste imprese, a loro volta, hanno interesse a modificare la politica di concorrenza dell'UE. La Commissione ha difeso la sua decisione, affermando di aver messo in atto misure di attenuazione per evitare tali rischi. Insoddisfatto della risposta della Commissione, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

3. Il 19 giugno 2023 il denunciante nel caso 1292/2023/KR, in qualità di deputato al Parlamento europeo, ha scritto alla Commissione esprimendo preoccupazioni analoghe. L'11 luglio 2023, non avendo ricevuto risposta dalla Commissione, il denunciante si è rivolto anche alla Mediatrice.  

L'indagine

4. Il Mediatore ha avviato un'indagine su entrambe le denunce per esaminare il modo in cui la Commissione ha valutato il rischio di conflitti di interesse nell'aggiudicazione dell'appalto, in relazione ai compiti specifici da svolgere per quanto riguarda lo studio in questione.

5. Il Mediatore ha chiesto alla Commissione di sottoporre a ispezione i documenti relativi all'aggiudicazione dell'appalto e il modo in cui aveva valutato i relativi rischi di conflitti di interesse.

6. In seguito all'avvio dell'indagine, la Commissione ha risolto il contratto con la società in questione con effetto dal 28 agosto 2023, in quanto riteneva che lo studio potesse essere percepito come parziale ^[2].

7. In considerazione di ciò, il Mediatore ha deciso che non era più necessario esaminare il fascicolo relativo all'aggiudicazione dell'appalto e ha esaminato solo gli orientamenti interni della Commissione per il personale coinvolto nelle procedure di appalto pubblico.

Valutazione del Mediatore

8. La Mediatrice ha avviato la presente indagine per esaminare in che modo la Commissione ha valutato il rischio di un conflitto di interessi posto dall'offerta della società di consulenza, in relazione ai compiti specifici da svolgere per quanto riguarda lo studio in questione.

9. Dato che la Commissione ha risolto il contratto in questione a seguito dell'avvio dell'indagine del Mediatore, quest'ultimo ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini sulle questioni sollevate nelle denunce.

10. Tuttavia, a seguito dell’aggiudicazione dell’appalto in questione, la Commissione ha apportato modifiche ai suoi orientamenti interni in materia di appalti (noti come «Vade-mecum sugli appalti pubblici») al fine di rafforzare le disposizioni relative all’individuazione e all’attenuazione dei conflitti di interesse derivanti da attività professionali, che essa definisce «interessi professionali confliggenti». Questo aggiornamento è avvenuto nell'agosto 2022.

11. In una precedente indagine del 2020,[3] riguardante la decisione della Commissione di aggiudicare un appalto a un'impresa per realizzare uno studio che destava preoccupazioni in materia di conflitto di interessi, la Mediatrice ha suggerito alla Commissione di fornire orientamenti più chiari sui possibili conflitti di interesse per assistere il suo personale che si occupa delle procedure di appalto pubblico per gli appalti di servizi connessi alle politiche. Suggerisce inoltre alla Commissione di riflettere sulla necessità di un aggiornamento specifico del regolamento finanziario per rafforzare le disposizioni sui possibili conflitti di interesse.

12. La Mediatrice ha pertanto colto questa indagine come un'opportunità per valutare le modifiche apportate dalla Commissione ai suoi orientamenti interni in materia di appalti pubblici nell'agosto 2022. Le principali modifiche includono:

 i) includendo una chiara definizione di "interessi professionali confliggenti", nonché alcuni esempi (anche relativi all'oggetto della precedente indagine del Mediatore);

ii) indicare chiaramente quali sono le condizioni per respingere un offerente sulla base di interessi professionali confliggenti;

iii) descrivere il modo in cui dovrebbero essere valutati gli interessi professionali confliggenti, in quale fase e quali sono le possibili conseguenze degli interessi professionali confliggenti effettivi o potenziali;

iv) prevedere flessibilità per il personale interessato al fine di chiedere informazioni supplementari a determinati offerenti per comprendere meglio se vi siano rischi di conflitti di interessi professionali; e

v) stabilire che il personale interessato deve valutare le misure di attenuazione incluse nelle offerte per determinare se sono adeguate.

13. La Mediatrice ritiene che tali modifiche potrebbero effettivamente rafforzare il modo in cui la Commissione affronta i potenziali conflitti di interesse a titolo professionale nel contesto delle procedure di appalto pubblico. Tuttavia, l'efficacia di tali modifiche dipende dal modo in cui i pertinenti membri del personale della Commissione le mettono in pratica. Ad esempio, garantire che siano ottenute tutte le informazioni pertinenti dagli offerenti o che le misure attenuino sufficientemente gli interessi professionali confliggenti richiede un pensiero critico da parte dei membri del personale della Commissione che valutano le diverse offerte in una procedura di appalto.

14. La Commissione ha inoltre adottato una proposta legislativa di rifusione del regolamento finanziario dell'UE ^[4], che include l'aggiunta di un motivo esplicito per respingere i partecipanti alle procedure di aggiudicazione qualora si ritenga che esistano interessi professionali confliggenti. In base a tale proposta, gli offerenti di appalti dell'UE dovrebbero presentare una dichiarazione sull'onore che confermi che non hanno interessi professionali confliggenti e fornire informazioni pertinenti ove necessario.^[5] Una volta adottata la rifusione del regolamento finanziario, la Commissione dovrebbe verificare se i suoi orientamenti in materia di appalti, sia interni che pubblici, debbano essere riveduti.

15.  Il Mediatore continuerà a monitorare il modo in cui la Commissione gestisce i rischi di conflitti di interessi professionali e il modo in cui saranno attuate nella pratica le modifiche ai suoi orientamenti interni in materia di appalti pubblici.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Dato che la Commissione ha risolto il contratto in questione a seguito dell'avvio dell'indagine del Mediatore, non sono giustificate ulteriori indagini sulle questioni sollevate nelle denunce.

I denuncianti e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 13/11/2023

[1] Cfr.: https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:173090-2022:TEXT:EN:HTML.

[2] Cfr. la risposta della Commissione alle interrogazioni parlamentari dei deputati al Parlamento europeo José Gusmão e Marisa Matias: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-9-2023-001624-ASW_EN.html

[3] Caso 853/2020/KR: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/135363.

[4] Cfr.: https://commission.europa.eu/document/download/864989a7-dec6-4703-bfe7-c3a26a8c5581_en.

[5] È in corso la procedura di codecisione per l'adozione delle modifiche al regolamento finanziario. Cfr.: https://oeil.secure.europarl.europa.eu/oeil/popups/ficheprocedure.do?reference=2022/0162(COD)&l=it.