Fatti all’origine della denuncia

1. Nell'agosto 2021 l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo (EASO), predecessore dell'Agenzia dell'Unione europea per l'asilo (EUAA) (di seguito "EAA"), ha pubblicato un invito a manifestare interesse per la compilazione di un elenco di esperti esterni da inviare nelle squadre di sostegno per l'asilo dell'EUAA (EASO/2021/885)[1]. L'invito, che sarà aperto fino a maggio 2024, riguarda 76 diversi profili professionali [2]. I candidati possono presentare domanda per un massimo di otto profili.

2. Il denunciante ha presentato domanda per una serie di profili, tra cui il profilo 16 per gli "esperti di casi di alto livello" (di seguito "profilo 16"). In base ai requisiti di tale profilo, i richiedenti devono avere "cinque anni di comprovata esperienza nel settore della migrazione e dell'asilo, di cui almeno tre anni di comprovata esperienza nello svolgimento di colloqui in materia di asilo e nell'elaborazione di pareri".

3. Il 7 marzo 2022 l'EUAA ha informato la denunciante di non averla inclusa nell'elenco degli esperti per il profilo 16, in quanto non soddisfaceva il suddetto requisito relativo all'esperienza professionale minima. L’EUAA ha incoraggiato la denunciante a ripresentare la sua domanda una volta raggiunta la durata minima dell’esperienza professionale pertinente.

4. Lo stesso giorno il denunciante ha scritto all'EUAA. Ha affermato che la sua esperienza soddisfaceva il criterio pertinente, come indicato nel suo CV. Sostiene che potrebbe esserci stato un malinteso e chiede all’EUAA di esaminare la questione. La denunciante ha inoltre chiesto all'EUAA informazioni su come aggiornare la sua domanda.

5. Lo stesso giorno, la denunciante si è rivolta anche al Mediatore per denunciare la decisione dell’EUAA di non includerla nell’elenco degli esperti per il profilo 16. La denunciante ha inoltre affermato che il pertinente strumento di candidatura online dell'EUAA non le consentiva di aggiornare la sua domanda, nonostante il fatto che l'invito fosse ancora aperto.

L'indagine

6.  Al momento in cui la denunciante si è rivolta al Mediatore, non aveva ancora concesso all'EUAA il tempo sufficiente per rispondere alla sua richiesta di riesame [3]. Tuttavia, il gruppo di indagine del Mediatore ha osservato che l’EUAA non aveva ancora confermato di aver ricevuto la richiesta di riesame del denunciante, nonostante fosse trascorso il periodo di tempo pertinente [4].

7.  La squadra investigativa del Mediatore ha inoltre individuato alcune questioni nella procedura di selezione che sembravano problematiche o che richiedevano chiarimenti. In particolare, non era chiaro se l’EUAA disponesse di un meccanismo di ricorso e, in caso affermativo, in che modo tale meccanismo fosse stato comunicato ai richiedenti e funzionasse nella pratica. Il gruppo di indagine del Mediatore ha inoltre espresso preoccupazione per il fatto che le informazioni a disposizione dei richiedenti sul sistema di assunzione relativo all'invito non fossero sufficienti.

8. La Mediatrice ha avviato un'indagine e ha chiesto all'EUAA di accusare ricevuta della richiesta di riesame della denunciante e di fornirle un calendario indicativo per la sua risposta nel merito. Il Mediatore ha inoltre chiesto di incontrare l'EUAA per chiarire gli aspetti summenzionati della procedura di selezione.

9. Nell'aprile 2022 l'EUAA ha confermato di aver ricevuto la richiesta di riesame del denunciante e gli ha fornito un calendario indicativo per la sua risposta nel merito (maggio 2022). Nel giugno 2022 la squadra d'indagine della Mediatrice ha incontrato i rappresentanti dell'EUAA [5].

Sul modo in cui l’EUAA ha valutato la domanda del denunciante

Risposta dell’EUAA al denunciante

10. All'inizio di maggio 2022 l'EUAA ha informato la denunciante che, nell'esaminare la sua domanda di riesame, aveva individuato una discrepanza tra le informazioni che la denunciante aveva incluso nello strumento di candidatura online dell'EUAA e le informazioni contenute nel suo CV per quanto riguarda l'esperienza professionale. In particolare, è emerso che, sebbene l'esperienza professionale pertinente del denunciante coprisse più tempi, non tutti questi tempi si riflettevano adeguatamente nello strumento di candidatura online. L’EUAA ha aggiunto che, sebbene sia responsabilità dei richiedenti compilare correttamente le loro domande, il comitato di selezione aveva accettato di riesaminare la domanda del denunciante. Il denunciante sarà presto informato dell'esito della nuova valutazione.

11. Alla fine di maggio 2023 l'EUAA ha nuovamente contattato il denunciante. Ha dichiarato che il comitato di selezione aveva rilevato che, invece di utilizzare una voce separata per ciascun periodo di esperienza professionale (come richiesto dallo strumento di candidatura online), la denunciante aveva incluso più periodi di tempo in un'unica voce (citando erroneamente tutte le altre sue esperienze professionali nella "descrizione"dei compiti in tale voce unica). Tuttavia, poiché lo strumento di candidatura online ha calcolato automaticamente il numero esatto di anni, mesi e giorni per ciascuna esperienza professionale in base alle date di inizio e fine dichiarate dai richiedenti stessi, tale altra esperienza professionale non era stata conteggiata. 

12. Per quanto riguarda l'esito della nuova valutazione, l'EUAA ha informato la denunciante che, nella valutazione iniziale, il comitato di selezione aveva accertato che essa soddisfaceva il requisito di cinque anni di esperienza, ma non il requisito di tre anni di esperienza.[6] Dopo la nuova valutazione, la denunciante è risultata soddisfare anche il requisito di tre anni di esperienza. L’EUAA ha fornito alla denunciante un elenco dettagliato del modo in cui la sua esperienza professionale era stata valutata sia nel contesto della valutazione iniziale che della rivalutazione.

13. Alla luce di quanto precede, l’EUAA aveva deciso di includere il denunciante nell’elenco dei candidati idonei per il profilo 16. Tuttavia, al fine di evitare problemi analoghi in futuro, l'EUAA ha invitato la denunciante ad aggiornare la sua domanda online nel modo corretto, in modo che riflettesse adeguatamente tutti i tempi di esperienza professionale che riteneva pertinenti per i profili per i quali aveva presentato domanda.

La valutazione dell'Ombudsman ΄s

14. L’EUAA ha spiegato in dettaglio alla denunciante in che modo il comitato di selezione ha valutato la sua esperienza professionale e perché aveva inizialmente respinto la sua domanda per il profilo specifico. Il Mediatore ritiene che la spiegazione dell’EUAA sia ragionevole e adeguata.

15. L’EUAA ha successivamente riesaminato l’esperienza professionale del denunciante e lo ha incluso nell’elenco dei candidati idonei per il profilo 16. Il Mediatore ritiene pertanto che questo aspetto della denuncia sia stato risolto.

Aspetti generali della procedura di selezione

Le questioni individuate dal Mediatore

16. Come indicato in precedenza [7], il Mediatore ha individuato alcune questioni nella procedura di selezione che sembravano problematiche o che richiedevano chiarimenti. Tali elementi sono illustrati in dettaglio nella decisione di chiusura del Mediatore nel caso parallelo 574/2022/KT, che riguardava la stessa procedura di selezione.[8] Per una descrizione approfondita di tali questioni, il Mediatore fa quindi riferimento a tale decisione [9].

17.  Il gruppo di indagine della Mediatrice ha sollevato tali questioni nella riunione con i rappresentanti dell’EUAA. Tra l'altro, il gruppo di indagine del Mediatore ha espresso la preoccupazione che ai richiedenti possa non essere sufficientemente chiaro che solo le informazioni presentate nel modulo di domanda online sarebbero state prese in considerazione nel valutare la loro esperienza professionale. In particolare, le informazioni disponibili all'epoca potevano indurre i candidati a ritenere che il comitato di selezione avrebbe valutato la loro esperienza professionale sulla base delle informazioni incluse sia nel modulo di domanda online che nel CV (che i candidati erano anche tenuti a caricare).

18. Nel corso della riunione, l’EUAA ha dichiarato, tra l’altro, che stava lavorando per migliorare le procedure interne in vigore all’epoca, nonché le modalità di comunicazione con i richiedenti.

Misure adottate dall’EUAA nel corso dell’indagine

19. Mentre l'indagine era in corso, il Mediatore ha chiesto all'EUAA un aggiornamento sulle questioni discusse durante la riunione.

20.  Nella sua risposta, l’EUAA ha fornito un elenco completo delle misure adottate nel frattempo per affrontare le questioni individuate dal Mediatore. Tali aspetti sono descritti in dettaglio nella decisione di chiusura del Mediatore nel caso parallelo 574/2022/KT [10], a cui il Mediatore fa nuovamente riferimento.

Valutazione del Mediatore

21. Come riconosciuto dalla Mediatrice nella decisione di chiusura del caso parallelo 574/2022/KT, l’EUAA ha adottato misure concrete per migliorare gli aspetti interni ed esterni della sua procedura di selezione EASO/2021/885 e, in particolare, il modo in cui comunica con i richiedenti in tutte le fasi della procedura (fase di domanda, valutazione, ricorsi).

22. Tra l’altro, l’EUAA ha aggiornato la Guida del richiedente dedicata all’invito, pubblicata sul suo sito web ^[11]. La guida fornisce istruzioni dettagliate passo-passo ai richiedenti su come compilare e presentare le loro domande utilizzando lo strumento di candidatura online.

23. Inoltre, le domande frequenti (FAQ) aggiornate relative all'invito ora indicano esplicitamente che "[l]e domande sono valutate esclusivamente in base alle qualifiche professionali e all'esperienza professionali pertinenti specificate dai richiedenti nei vari campi informativi contenuti nello strumento di candidatura online. Eventuali informazioni supplementari fornite in altre parti della domanda di un richiedente (ad esempio nei CV di accompagnamento) non saranno in linea di principio prese in considerazione."^[12]

24. Nel caso parallelo 574/2022/KT, l’EUAA ha inoltre spiegato che, in base alle sue esigenze operative, effettua valutazioni per i vari profili nel corso dell’anno. Alla data in cui il comitato di selezione decide di effettuare una valutazione per un profilo specifico, l'elenco dei candidati è "congelato"; ciò significa che non vengono valutati ulteriori richiedenti per tale profilo specifico. Il comitato di selezione prende quindi in considerazione solo i candidati che, entro tale data limite, hanno manifestato interesse per il profilo specifico e soddisfano i requisiti di tale profilo. L’EUAA invita pertanto i richiedenti ad aggiornare regolarmente le loro domande con tutte le loro ultime esperienze e qualifiche professionali ^[13].

25. La Mediatrice comprende che questo "congelamento" dell'elenco dei richiedenti nel momento in cui l'EUAA effettua la valutazione dei vari profili spiega perché il tentativo della denunciante di aggiornare la sua domanda lo stesso giorno in cui ha ricevuto la lettera di rigetto dell'EUAA non ha avuto successo. In ogni caso, il Mediatore osserva che, in caso di domande o difficoltà tecniche relative allo strumento di candidatura online dell'EUAA, i richiedenti hanno ora la possibilità di contattare l'EUAA tramite una casella di posta elettronica funzionale dedicata alla procedura di selezione in questione.

26. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che anche questo aspetto dell'indagine sia stato risolto.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione [14]:

L'Agenzia dell'Unione europea per l'asilo (EEUA) ha risolto le questioni oggetto dell'indagine.

Il denunciante e l'EUAA saranno informati della presente decisione [15].

Tina Nilsson

Capo dell'unità Trattamento dei casi

Strasburgo, 18.7.2023

[1] Disponibile all'indirizzo: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Cfr. https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex _1 _expert _profiles.pdf

[3] Secondo il codice europeo di buona condotta amministrativa (ECGAB) (articolo 17) (disponibile all'indirizzo https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510), "una decisione su ogni richiesta o reclamo all'istituzione è adottata entro un termine ragionevole, senza indugio e in ogni caso non oltre due mesi dalla data di ricevimento".

[4] Ai sensi dell'articolo 14 dell'ECGAB, "[o]gni lettera o denuncia all'istituzione riceve un avviso di ricevimento entro un termine di due settimane, a meno che non sia possibile inviare una risposta nel merito entro tale termine".

[5] La riunione in questo caso si è svolta congiuntamente a quella nel caso 574/2022/KT riguardante la stessa procedura di selezione.

[6] Cfr. sopra, paragrafo 2.

[7] Cfr. paragrafo 7.

[8] La decisione è disponibile all'indirizzo https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/172411.

[9] V. punti 15-18 di tale decisione.

[10] V. punti 21-30 di tale decisione.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[12] Vedi FAQ 4 (enfasi nell'originale).

[13] Vedi FAQ 9.

[14] La presente denuncia è stata trattata nell'ambito del trattamento dei casi delegati, conformemente alla decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di attuazione.

[15] Informazioni complete sulla procedura e sui diritti relativi ai reclami sono disponibili all'indirizzo 

  https://www.ombudsman.europa.eu/it/document/70707