Egregio signor E.,

Il 21 ottobre 2000 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo a nome di EeC Ab Education in merito alla gestione del programma Leonardo da Vinci PL/99/1004/I.1.2.b/FPC da parte della Commissione europea.

Il 28 novembre 2000 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 12 marzo 2001. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 21 aprile 2001. Il 30 maggio 2001 ho chiesto ulteriori informazioni alla Commissione. Il 3 settembre 2001 Lei ha presentato un'ulteriore comunicazione. Il 26 settembre 2001 Le ho trasmesso le informazioni complementari della Commissione invitandola, se lo desidera, a formulare osservazioni. Nessuna osservazione sembra essere stata ricevuta da voi.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Nella sua denuncia il denunciante spiega che EeC Ab Education è un partner del programma Leonardo da Vinci. Secondo il denunciante EeC Ab Education non ha ricevuto il pagamento di 200 000 SEK dal suo partner POPON in Polonia. Eec Ab Education ha contattato sia il partner polacco POPON che la Commissione europea. La Commissione ha spiegato che ha solo poteri limitati per controllare le azioni dei partner e che può semplicemente procedere a un audit. Di conseguenza la Commissione ha effettuato un audit non del partner polacco interessato, ma dell'unità di coordinamento nazionale (NCU) di Varsavia. Il denunciante ritiene che l'audit avrebbe dovuto essere effettuato nell'ambito del partner polacco POPON.

Il denunciante sostiene che la Commissione dovrebbe controllare la corretta gestione dei fondi del programma e supervisionare il pagamento delle fatture dovute a Eec Ab Education.

L'INCHIESTA

Nel suo parere la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

La denuncia riguarda il progetto Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, selezionato nel quadro della prima fase del programma Leonardo da Vinci.

L'obiettivo del programma Leonardo da Vinci è attuare una politica comunitaria di formazione professionale che sostenga e integri le iniziative e le azioni nazionali nel settore della formazione professionale. Il programma è aperto agli Stati membri, ai paesi dell'EFTA, ai paesi dell'Europa centrale e orientale e a Cipro. I progetti possono essere presentati nell'ambito di una serie di misure diverse, raggruppate in quattro sezioni. In ciascun paese le autorità nazionali istituiscono una o più strutture di coordinamento per garantire l'attuazione del programma a livello nazionale, compresa l'amministrazione di collocamenti e scambi transnazionali nell'ambito della sezione I della mobilità, le cosiddette "Unità nazionali di coordinamento" (NCY).

In termini pratici, l'attuazione della componente I della mobilità si basa su una sovvenzione globale assegnata annualmente dalla Commissione a ciascun paese sulla base di un "piano di gestione operativa". Ogni anno viene quindi stipulato un contratto tra la Commissione e le UCN del paese in questione. La NCU diventa in tal modo pienamente responsabile dell'amministrazione e della gestione dei fondi per l'attuazione della misura; ciò comprende la valutazione delle proposte di progetto presentate, la selezione, l'aggiudicazione dei contratti e l'amministrazione effettiva e il follow-up dei progetti (compresi i pagamenti, le relazioni, ecc.).

Il progetto Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC è stato presentato e selezionato dall'unità nazionale di coordinamento polacca nel 1999, nel quadro della sezione I della mobilità. Il progetto era finalizzato all'organizzazione di tirocini in Svezia per 30 giorni per un gruppo di disabili polacchi. Promotore del progetto e contraente della NCU polacca è stata l'organizzazione polacca POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Organizzazione polacca dei datori di lavoro dei disabili). L'organizzazione ospitante in Svezia era Eec Ab Education. In base alle norme vigenti, la NCU ha stipulato un contratto con l'organizzazione promotrice, utilizzando il modello fornito dalla Commissione. A sua volta, ai sensi del presente contratto, POPON era tenuta a prendere le disposizioni necessarie per quanto riguarda gli accordi da concludere con i partner e le organizzazioni ospitanti. POPON e Eec Ab Education hanno concluso un accordo il 17 maggio 1999.

Il 4 gennaio 2000 l'unità della direzione generale Istruzione e cultura (DG EAC) responsabile dell'attuazione del programma Leonardo da Vinci ha ricevuto dal denunciante una nota in cui si lamentava delle difficoltà incontrate nell'attuazione del progetto.

La nota spiegava che, a causa di una serie di problemi e disaccordi verificatisi durante l'attuazione dei collocamenti, la cooperazione tra POPON e Eec Ab Education era stata interrotta prima delle scadenze contrattuali concordate e che un'altra organizzazione svedese, EET-consulting, era subentrata. I problemi che hanno portato a questa cessazione anticipata hanno incluso il fatto che POPON aveva inviato in Svezia persone le cui disabilità e competenze linguistiche differiscono da quelle concordate, rendendo così impossibile per EeC Ab Education condurre il programma educativo come originariamente previsto.

Secondo il denunciante, dopo l'interruzione della cooperazione sarebbe stato raggiunto un accordo tra POPON ed EeC Ab Education sul rimborso delle spese sostenute da quest'ultima durante i tirocini. Il denunciante ha sostenuto che, nonostante ciò, alcune fatture non erano state rimborsate.

I servizi della DG EAC hanno preso immediatamente contatti informali con il denunciante per ottenere ulteriori informazioni sul caso. Poiché il progetto in questione riguardava una misura interamente decentrata, al denunciante è stato ricordato che la piena supervisione del progetto poteva essere garantita solo dalla NCU polacca. Tuttavia, la DG EAC si è impegnata a seguire la questione il più da vicino possibile al fine di facilitare una soluzione.

Tra gennaio e febbraio 2000 i servizi della DG EAC hanno intrattenuto intensi contatti con la NCU polacca. L'NCU ha informato i servizi della DG EAC di aver cercato di fungere da mediatore tra le due parti, senza molto successo. La NCU ha inoltre spiegato che POPON non intendeva rimborsare alcune fatture in quanto queste si riferivano a servizi che non sono stati forniti o a spese sostenute al di fuori del periodo contrattuale e che POPON era determinata a difendere il loro caso e a portarlo in tribunale, se necessario. La NCU polacca ha inoltre informato i servizi della DG EAC di aver deciso di licenziare un dipendente, poiché erano state raccolte prove del fatto che la persona aveva collaborato con POPON. Tale cooperazione, tuttavia, era iniziata solo dopo la selezione del progetto.

Il 3 marzo 2000 è stata inviata una risposta ufficiale al denunciante, che ha ribadito le spiegazioni già fornite e lo ha informato delle misure adottate.

All'inizio di aprile 2000, la DG EAC ha effettuato un audit della NCU polacca: non sono state riscontrate irregolarità nella gestione dei fondi comunitari. Inoltre, anche i locali di POPON sono stati visitati informalmente, ma non è stato effettuato alcun audit ufficiale del progetto.

Il 22 luglio 2000 i servizi della DG EAC hanno ricevuto dal denunciante una nuova nota in cui si affermava che la sua controversia con POPON era ancora irrisolta e si esortava la Commissione ad agire. Nella risposta del 4 settembre 2000 è stato sottolineato che, a causa del decentramento della misura in questione, la Commissione non ha il potere di intervenire direttamente nella presente controversia contrattuale. Si è richiamata l'attenzione sulle disposizioni in materia di risoluzione delle controversie previste dal contratto.

I servizi della DG EAC stavano riconsiderando la necessità di un audit del progetto.

La Commissione ritiene di aver fatto ciò che era sotto la sua responsabilità. Non esiste alcun rapporto contrattuale tra la Commissione e i promotori del progetto e non può in alcun modo intervenire direttamente nelle controversie connesse all'esecuzione del contratto. La supervisione del progetto ricade sotto la responsabilità della NCU polacca. Se non è possibile raggiungere una soluzione amichevole, la controversia dovrebbe essere risolta da un tribunale competente presso la sede registrata del promotore.

La Commissione ha la responsabilità generale di controllare le modalità di attuazione del programma. Ciò include sia un'azione di monitoraggio più "contenuto-correlata" per accertare se le attività e le procedure svolte a livello nazionale dalla NCU siano conformi ai principi e ai criteri di Leonardo da Vinci, sia il potere di controllare sia la NCU che i singoli progetti al fine di verificare se i fondi comunitari siano stati utilizzati nel rispetto delle norme. Tali responsabilità sono state pienamente esercitate nel caso presentato nella denuncia. La DG EAC è intervenuta fin dall'inizio presso la NCU polacca per chiedere chiarimenti e facilitare il ruolo di mediatore della NCU nella controversia tra EeC Ab Education e POPON. Le spiegazioni e le informazioni ricevute dalla NCU polacca sono apparse finora soddisfacenti.

Per quanto riguarda la possibilità di effettuare controlli di audit, l'audit della NCU polacca non ha evidenziato irregolarità. La visita informale al POPON non ha evidenziato particolari problemi. Tuttavia, i servizi della DG EAC stanno prendendo in considerazione un audit formale del progetto.

Il denunciante ha dichiarato di aver compreso che la controversia tra il partner polacco POPON e EeC Ab Education doveva essere risolta dinanzi a un tribunale competente. Il denunciante ha compreso che il Mediatore non poteva intervenire in un caso giudiziario in Polonia. Tuttavia, il denunciante ha chiesto alla Commissione e alla DG EAC di procedere a un audit del partner polacco POPON.

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini. Il Mediatore ha chiesto alla Commissione un parere complementare sul fatto che i servizi della DG EAC abbiano avviato un audit del progetto in questione, come indicato nel parere della Commissione.

Nell'aprile 2001 i servizi finanziari della DG EAC hanno deciso di avviare un audit ad hoc del progetto. In mancanza di risorse interne sufficienti, l'audit sarà effettuato da una società esterna. La procedura per la selezione e l'assunzione della società esterna è stata avviata nel maggio 2001 e dovrebbe concludersi nell'estate 2001. L'audit dovrebbe svolgersi nell'autunno 2001.

L'obiettivo dell'audit è verificare che i fondi comunitari siano stati utilizzati dal progetto conformemente alle norme applicabili. Secondo il capitolato d'oneri, l'audit comprenderà la verifica dei costi di ammissibilità, in particolare in relazione alle spese sostenute dai partner, e la verifica della loro conformità alle disposizioni degli accordi pertinenti. Il lavoro comprenderà l'audit del progetto polacco PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat presso la sede del promotore in Polonia (POPON) e, se necessario, anche una visita presso la sede del partner in Svezia (EeC Ab Education).

Il denunciante non sembra aver inviato le sue osservazioni complementari.

LA DECISIONE

1.1 Secondo il denunciante EeC Ab Education non ha ricevuto il pagamento di 200.000 SEK dal suo partner POPON in Polonia. Eec Ab Education ha contattato sia il partner polacco POPON che la Commissione europea. Il denunciante sostiene che la Commissione dovrebbe controllare la corretta gestione dei fondi del programma e supervisionare il pagamento delle fatture dovute a Eec Ab Education. Il denunciante ritiene che l'audit avrebbe dovuto essere effettuato nell'ambito del partner polacco POPON.

1.2 Nel suo parere la Commissione ha dichiarato di avere la responsabilità generale di controllare le modalità di attuazione del programma. Ciò include sia un'azione di monitoraggio più "contenuto-correlata" per accertare se le attività e le procedure svolte a livello nazionale dalla NCU siano conformi ai principi e ai criteri di Leonardo da Vinci, sia il potere di controllare sia la NCU che i singoli progetti al fine di verificare se i fondi comunitari siano stati utilizzati nel rispetto delle norme. Secondo la Commissione, tali responsabilità sono state pienamente esercitate nel caso presentato nella denuncia. La DG EAC è intervenuta fin dall'inizio presso la NCU polacca per chiedere chiarimenti e facilitare il ruolo di mediatore della NCU nella controversia tra EeC Ab Education e POPON. Le spiegazioni e le informazioni ricevute dalla NCU polacca sono apparse finora soddisfacenti. Per quanto riguarda la possibilità di effettuare controlli di audit, l'audit della NCU polacca non ha evidenziato irregolarità. La visita informale al POPON non ha evidenziato particolari problemi. Tuttavia, i servizi della DG EAC stanno prendendo in considerazione un audit formale del progetto.

1.3 Nelle sue osservazioni il denunciante ha indicato di aver compreso che la controversia tra il partner polacco POPON e EeC Ab Education doveva essere risolta dinanzi a un tribunale competente. Tuttavia, il denunciante ha chiesto alla DG EAC della Commissione di procedere a un audit del partner polacco POPON.

1.4 Il Mediatore ha chiesto alla Commissione informazioni complementari sul fatto che i servizi della DG EAC abbiano avviato un audit del progetto in questione, come indicato nel parere della Commissione.

1.5 Nel suo parere complementare, la Commissione ha indicato che nell'aprile 2001 i servizi finanziari della DG EAC hanno accettato di avviare un audit ad hoc del progetto. L'obiettivo dell'audit è verificare che i fondi comunitari siano stati utilizzati dal progetto conformemente alle norme applicabili. L'audit dovrebbe svolgersi nell'autunno 2001. Secondo il capitolato d'oneri, l'audit comprenderà la verifica dei costi di ammissibilità, in particolare in relazione alle spese sostenute dai partner, e la verifica della loro conformità alle disposizioni degli accordi pertinenti. Il lavoro comprenderà l'audit del progetto polacco PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat presso la sede del promotore in Polonia (POPON) e, se necessario, anche una visita presso la sede del partner in Svezia (EeC Ab Education).

1.6 Dalle indagini del Mediatore risulta che la Commissione ha esercitato le proprie responsabilità e ha effettuato un audit presso l'Unità nazionale di coordinamento (NCU) di Varsavia. La Commissione ha quindi agito nei limiti della sua autorità giuridica e non sembra esservi stata cattiva amministrazione.

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito a tale denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Cordiali saluti,

Jacob SÖDERMAN