Egregio signor R.,

Il 3 agosto 2000 Lei ha presentato una denuncia alla Mediatrice europea, insieme ai professori Comella Carnicé e Costa Leja del "Centre de Transferència de Tecnologia"(CTT) dell'Università di Lérida (Spagna), contro la Commissione europea. La denuncia riguardava il danno finanziario da Lei subito a causa della presunta mancanza di diligenza da parte della Commissione nell'effettuare i pagamenti di un progetto intrapreso da CTT (progetto LIFE97/ENV/E/260) e finanziato attraverso il programma LIFE della CE.

Il 30 agosto 2000 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. Ho ricevuto il parere della Commissione l'11 dicembre 2000, che vi ho trasmesso con l'invito a formulare osservazioni. Lei mi ha inviato ulteriori informazioni il 4 ottobre 2000. Il 25 gennaio e il 12 febbraio 2001 mi avete inviato le vostre osservazioni. Il 14 marzo 2001 ho scritto al Presidente della Commissione europea per chiedere ulteriori informazioni. Il 27 aprile 2001 la Commissione ha trasmesso il suo secondo parere, che le ho trasmesso. Ho ricevuto le Sue osservazioni sul secondo parere della Commissione il 3 settembre 2001.

Vi scrivo ora per farvi sapere il risultato delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

I denuncianti, a nome della CTT, avevano chiesto l'assistenza finanziaria del programma LIFE della CE per lo sviluppo di un progetto che prevedeva la crescita di piante medicinali nelle zone rurali vicino ai Pirenei. € dei costi totali del progetto [decisione della Commissione del 17 luglio 1997 (progetto LIFE 97-ENV/E/000260)].

Un primo versamento del 40% del contributo comunitario è stato effettuato nel novembre 1997. Conformemente alle disposizioni dell'allegato 2 (Condizioni amministrative, tecniche e finanziarie) della decisione della Commissione, il 25 settembre 1998 i denuncianti hanno presentato una relazione intermedia con una richiesta di pagamento intermedio pari al 40% del contributo comunitario (52.991 €).

Sebbene l'ufficio di assistenza tecnica incaricato di LIFE in Spagna (Proymasa) avesse informato i denuncianti che il secondo pagamento sarebbe stato effettuato alla fine di marzo 1999, a tale data non è stato effettuato alcun trasferimento. I denuncianti hanno contattato i servizi competenti della Commissione nel maggio 1999 e sono stati informati informalmente che il pagamento era già stato effettuato. In un fax del 17 maggio 1999, gli stessi servizi hanno informato i denuncianti che il pagamento era ancora in sospeso a causa della "valutazione dei progetti Life 1999 iniziata a gennaio", anche se dovrebbe essere effettuato nel giro di poche settimane.

Al momento del completamento del progetto nel luglio 1999, non era stato ricevuto alcun storno per il pagamento intermedio. Il 1° luglio 1999 i denuncianti hanno scritto al direttore generale della DG ENV, sig. Currie, nonché alla direttrice responsabile del programma LIFE, sig.ra Adinolfi. Nessuna risposta è pervenuta a nessuna di queste lettere.

Il 9 luglio 1999 i servizi competenti della Commissione hanno effettuato un'ispezione tecnica del progetto che, secondo i denuncianti, si è conclusa in modo soddisfacente, come riportato dalla stampa locale.

Non avendo ricevuto alcuna risposta alle loro richieste, i denuncianti si sono rivolti al commissario per l'ambiente, Margot Wallström, con lettera del 19 ottobre 1999. Le hanno spiegato che, avendo presentato una richiesta di pagamento intermedio più di un anno fa, l'unica risposta ricevuta era stata l'indifferenza, gli abusi verbali e le minacce della Commissione. La risposta di un membro del suo gabinetto del 25 gennaio 2000 ha assicurato ai denuncianti che la DG ENV avrebbe adottato a breve le misure necessarie.

La CTT ha presentato il progetto definitivo il 28 ottobre 1999. La Commissione rispondeva con lettera 2 dicembre 1999, nella quale chiedeva un'ampia gamma di informazioni e documenti relativi all'attuazione del progetto, al fine di verificare il rispetto delle clausole finanziarie e amministrative del contratto. Il 22 marzo 2000 i denuncianti hanno trasmesso le informazioni richieste.

In assenza di ulteriori comunicazioni da parte della Commissione, i denuncianti hanno presentato una denuncia al Mediatore europeo il 3 agosto 2000. Nella loro denuncia, essi sostenevano che la Commissione non aveva,

1) hanno rispettato i termini del loro contratto;

2) ha pagato in tempo utile gli importi corrispondenti ai pagamenti intermedi e finali

per il progetto;

3) ha risposto alle richieste di informazioni del denunciante;

4) ha assicurato il comportamento appropriato dai suoi servizi nei confronti dei denuncianti.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere la Commissione ha spiegato che il beneficiario aveva inviato una relazione intermedia e una richiesta di pagamento alla fine di settembre 1998. La relazione e i relativi documenti giustificativi sono stati analizzati dai servizi della Commissione, che sono giunti alla conclusione che le informazioni erano incomplete. Il beneficiario è stato quindi invitato a fornire un certificato mancante come condizione per il secondo pagamento. Il certificato è stato ricevuto dai servizi della Commissione cinque mesi dopo. Nel frattempo, le risorse umane responsabili della gestione del programma sono state coinvolte nella valutazione dei progetti LIFE presentati nel 1999. La Commissione ha sottolineato che il beneficiario era pienamente consapevole di questa situazione di lavoro sia attraverso i servizi della Commissione che attraverso l'assistenza tecnica per LIFE in Spagna (PROYMASA).

Il 14 luglio 1999 i servizi competenti della Commissione, accompagnati dal gruppo di assistenza tecnica, hanno ispezionato il progetto. A seguito della visita di monitoraggio, i servizi della Commissione hanno individuato un possibile rischio di doppio finanziamento e, di conseguenza, è stata sospesa una decisione sulla relazione intermedia.

Il beneficiario ha presentato la relazione finale nel novembre 1999, nonché una richiesta di pagamenti finali e intermedi. Il 2 dicembre 1999 la Commissione ha chiesto informazioni supplementari per verificare alcuni aspetti del progetto. La documentazione richiesta è stata trasmessa alla Commissione il 22 marzo 2000, vale a dire quattro mesi dopo la data della richiesta.

La Commissione ha riconosciuto che in questo caso si erano verificati ritardi a causa della procedura di valutazione LIFE del 1999 e del lungo tempo di reazione impiegato dal beneficiario per rispondere alle richieste della Commissione. L'istituzione ha indicato che i suoi servizi stanno lavorando alla razionalizzazione delle loro procedure per migliorare il trattamento dei fascicoli e che dovrebbero essere previsti miglioramenti a seguito delle riforme finanziarie proposte ("orientamenti relativi ai tempi di pagamento della Commissione").

La Commissione ha concluso sottolineando che:

1) La responsabilità del ritardo dei pagamenti intermedi e finali è stata condivisa sia dalla Commissione che dal beneficiario.

2) Tutte le richieste inviate dai denuncianti avevano ricevuto una risposta adeguata da parte della Commissione, mediante lettere formali, telefonate o scambi personali.

3) Il pagamento finale per il progetto era stato effettuato il 19 settembre 2000.

Ulteriori informazioni fornite dal denunciante

Il 4 ottobre 2000 i denuncianti hanno scritto al Mediatore spiegando che il 21 settembre 2000 avevano ricevuto dalla Commissione un importo di 79 487 € corrispondente ai pagamenti intermedi e finali (contributo CE del 60% al progetto). Poiché tale importo non comprendeva gli interessi per il pagamento tardivo della rata intermedia, i denuncianti avevano formalmente chiesto il pagamento di tali interessi il 3 ottobre 2000.

Osservazioni del denunciante

Il 25 gennaio e il 12 febbraio 2001 i denuncianti hanno trasmesso le loro osservazioni sul parere della Commissione. Nella loro prima lettera, i denuncianti hanno espresso il loro disaccordo con la motivazione fornita dall'istituzione. Hanno chiesto alla Commissione di i) pagare gli interessi per i ritardi di pagamento delle rate intermedie e finali, poiché solo i loro servizi dovevano essere ritenuti responsabili dei ritardi; e ii) si scusa formalmente per il comportamento scorretto dei suoi servizi in quanto l'istituzione non era stata in grado di fornire alcun elemento di prova che potesse mettere in discussione la diligenza dei denuncianti.

I denuncianti hanno spiegato dettagliatamente le loro precedenti affermazioni nella seconda lettera, che comprende una serie di materiali di supporto. Esse hanno affermato che la Commissione non aveva mai sollevato alcuna obiezione formale alla loro richiesta di pagamento intermedio datata 25 settembre 1998. Essi sono venuti a conoscenza della necessità di documenti supplementari solo dopo una conversazione telefonica con i servizi competenti della Commissione all'inizio del 1999. Il 3 febbraio 1999 i denuncianti hanno trasmesso il certificato richiesto, che, hanno sottolineato, era già stato incluso nella loro comunicazione iniziale.

Per quanto riguarda la preoccupazione della Commissione di una possibile doppia fonte di finanziamento a seguito dell'ispezione del progetto, i denuncianti hanno espresso la loro sorpresa per l'incapacità dei servizi responsabili di fornire elementi di prova a sostegno di tali risultanze, di cui non erano stati informati. Sulla base di queste considerazioni, essi ritenevano che solo la Commissione fosse responsabile del ritardo nei loro pagamenti.

I denuncianti hanno incluso nelle loro osservazioni una lettera dei servizi della Commissione del 31 gennaio 2001, in cui l'istituzione aveva accettato di pagare gli interessi, ma solo quelli relativi al pagamento finale. Poiché quest'ultimo pagamento era stato approvato il 19 giugno 2000, ma è stato effettuato solo il 19 settembre 2000, la Commissione ha ritenuto che gli interessi dovessero essere pagati solo sulla base di un ritardo di 47 giorni (623 €). In una lettera del 12 febbraio 2001, i denuncianti contestavano il ragionamento della Commissione e sostenevano che l'istituzione avrebbe dovuto pagare anche gli interessi corrispondenti al ritardo di 371 giorni corrispondente al pagamento intermedio (3 280 €).

ULTERIORI RICHIESTE

Secondo il Mediatore, i denuncianti avevano sollevato nelle loro osservazioni due richieste supplementari: i) il rimborso di tutti gli interessi per il ritardo nei pagamenti intermedi e finali; ii) le scuse della Commissione per il comportamento scorretto dei suoi servizi. Poiché tali questioni erano strettamente connesse alle affermazioni contenute nella denuncia iniziale, il 14 marzo 2001 il Mediatore ha scritto alla Commissione chiedendo ulteriori informazioni sulle richieste dei denuncianti.

Secondo parere della Commissione

Nel suo secondo parere, la Commissione ha in primo luogo giustificato i ritardi del pagamento intermedio a causa della mancata inclusione di un certificato da parte del denunciante tra i documenti allegati, del pesante carico di lavoro connesso alla valutazione dei progetti Life 1999 e della necessità di verificare un potenziale doppio finanziamento del progetto.

La Commissione ha insistito sul fatto che la richiesta di pagamento intermedio inviata dai denuncianti non includeva un certificato. Tale documento è stato trasmesso solo pochi mesi dopo, il 4 marzo 1999. Sottolinea che i servizi della Commissione hanno chiesto al beneficiario, sia per telefono che per posta elettronica, di fornire il certificato mancante. Anche l'ufficio di assistenza tecnica LIFE in Spagna aveva richiesto il certificato per telefono più volte.

La Commissione ha inoltre sottolineato che, a seguito dell'ispezione effettuata dai suoi servizi nel luglio 1999, è stato individuato un possibile rischio di doppio finanziamento del beneficiario. Tale rischio derivava dal fatto che il progetto era stato sviluppato congiuntamente con un organismo pubblico, il "Centro Tecnológico Forestal de Catalunya", anch'esso finanziato con fondi CE (FEOGA). Di conseguenza, i servizi della Commissione hanno avviato una verifica interna. Ai sensi dell'articolo 10, paragrafo 2, del regolamento sulla vita, nessuna informazione è stata trasmessa al beneficiario in quanto il processo richiedeva un certo grado di discrezionalità.

Non sono ancora state tratte conclusioni definitive, poiché tale verifica richiede molto tempo. I servizi della Commissione hanno inoltre indicato che, essendo a conoscenza del tempo necessario per espletare tale procedura, hanno deciso di effettuare i pagamenti intermedi e finali al fine di evitare di causare difficoltà al beneficiario. Non appena saranno pronti i risultati della verifica, la Commissione dovrebbe essere in grado di valutare se applicare le disposizioni di cui all'articolo 11 del regolamento (riduzione, recupero o sospensione dell'assistenza finanziaria da parte della Commissione).

La Commissione ha spiegato di aver già pagato interessi di mora per un importo di 623,33 € sulla base della spesa totale del progetto (compresa la domanda provvisoria). In risposta alla richiesta di interessi dei denuncianti relativa ai ritardi nel pagamento intermedio, la Commissione ha presentato una proposta di pagamento supplementare di 1.144 €. Avendo attualizzato gli interessi già pagati, tale importo corrisponderebbe a un ritardo di 197 giorni dalla data in cui tutti i documenti relativi alla relazione intermedia sono pervenuti alla Commissione (4 marzo 1999) fino alla data in cui sono stati effettuati i pagamenti (19 settembre 2000).

Per quanto riguarda la richiesta di scuse dei denuncianti, la Commissione ha insistito sulla correttezza delle sue azioni. Ha sottolineato che l'atteggiamento dei suoi servizi nei confronti dei denuncianti era stato adeguato spiegando le sue azioni. Poiché l'istituzione ha ritenuto che i suoi servizi avessero fornito prove complete della situazione, ha concluso che le affermazioni dei denuncianti non erano giustificate. In tale contesto, la Commissione ha aggiunto, tuttavia, che alcune disposizioni del regolamento Life potrebbero non essere state rispettate dai denuncianti e che pertanto l'istituzione potrebbe essere indotta ad applicare l'articolo 11 del regolamento (riduzione, recupero o sospensione dell'assistenza finanziaria da parte della Commissione).

Osservazioni del denunciante sul secondo parere della Commissione

I denuncianti hanno contestato le argomentazioni presentate dalla Commissione e hanno ribadito alcune delle affermazioni contenute nella denuncia.

Essi hanno insistito sul fatto che il certificato cui fa riferimento la Commissione per giustificare in parte il suo ritardo era stato effettivamente incluso nella loro domanda iniziale. Hanno allegato una copia di una lettera della LISU ("Logística Serveis Universitaries"), una società indipendente assunta dall'Università di Lleida, che ha confermato questa affermazione. Inoltre, hanno spiegato che la Commissione non aveva mai formalmente notificato loro la necessità di un certificato mancante. Nel gennaio 1999 l'istituzione si era limitata a informare telefonicamente la LISU della situazione. I denuncianti inviavano il certificato per fax il 3 febbraio 1999 e lo stesso giorno lo inviavano per posta espressa.

Per quanto riguarda il rischio di doppio finanziamento, i denuncianti hanno sottolineato che questo punto era già stato sollevato dai servizi della Commissione (lettera del sig. Rouam, capo dell'unità DG ENV.B.4 del 2 dicembre 1999). Hanno spiegato che tutte le spiegazioni necessarie e i documenti richiesti erano già stati inviati in risposta il 22 marzo 2000.

I denuncianti hanno concluso sottolineando che gli interessi suggeriti dalla Commissione non erano stati calcolati sulla base delle date appropriate. Essi hanno tuttavia indicato di dover accettare l'offerta presentata dalla Commissione a causa dell'eccessiva durata di tale procedura.

LA DECISIONE

1. Conformità al contratto: ritardi e interessi corrispondenti al pagamento intermedio

1.1 I denuncianti sostengono che la Commissione non ha rispettato i termini del contratto, in quanto i pagamenti intermedi e finali per il progetto non sono stati effettuati in tempo utile. Essi chiedono pertanto il pagamento di interessi per tale ritardo.

1.2 La Commissione ha spiegato di aver già pagato interessi di mora per un importo di 623,33 €, sulla base della spesa totale del progetto. In risposta alla richiesta dei denuncianti di interessi sul pagamento intermedio, la Commissione ha accettato di effettuare un pagamento supplementare di 1.144 €. Dopo aver scontato gli interessi già pagati, tale importo corrisponderebbe a un ritardo di 197 giorni.

1.3 Il Mediatore osserva che i denuncianti hanno accettato la proposta della Commissione relativa al pagamento di interessi supplementari. Il Mediatore conclude pertanto che la Commissione ha adottato misure per soddisfare i denuncianti per quanto riguarda questo aspetto del caso.

2. Richiesta di scuse formali da parte della Commissione

2.1 I denuncianti sostengono che la Commissione non ha risposto a tutte le loro richieste di informazioni (lettere ai servizi della Commissione del 1° luglio 1999) e si sono lamentati del comportamento dei suoi servizi. Hanno sottolineato che i servizi della Commissione avevano messo in discussione la loro diligenza, senza presentare alcun elemento di prova a sostegno delle affermazioni. I denuncianti hanno pertanto chiesto alla Commissione di scusarsi formalmente.

2.2 La Commissione non si è formalmente scusata con i denuncianti e ha insistito sulla correttezza delle sue azioni. Ha sottolineato che l'atteggiamento dei suoi servizi nei confronti dei denuncianti è sempre stato adeguato, spiegando le sue azioni e fornendo prove complete della situazione.

L'istituzione ha riconosciuto che si sono verificati ritardi nella gestione di questo progetto, ma ha suggerito che anche i denuncianti avessero un certo grado di responsabilità. Ha inoltre accennato alla possibilità di un doppio finanziamento irregolare da parte dei denuncianti, che potrebbe portare all'applicazione dell'articolo 11 del regolamento Life al progetto (riduzione, recupero o sospensione dell'assistenza finanziaria da parte della Commissione).

2.3 Il Mediatore osserva che alcune delle lettere inviate dai denuncianti alla Commissione per verificare la fase della loro richiesta di pagamento intermedio, vale a dire le lettere del 1° luglio 1999 indirizzate sia al direttore generale della DG ENV, sig. Currie, sia alla direttrice responsabile del programma LIFE, sig.ra Adinolfi, non hanno ricevuto risposta. La Commissione non ha menzionato questo punto in nessuna delle sue risposte, né si è scusata per questo.

È buona prassi amministrativa rispondere alle lettere dei cittadini in tempo utile, come indicato al punto 4 del codice di buona condotta amministrativa della Commissione. Nel caso di specie, la Commissione non ha risposto per iscritto alle lettere di denuncia del 1° luglio 1999 indirizzate sia al direttore generale della DG ENV, sig. Currie, sia alla direttrice responsabile del programma LIFE, sig.ra Adinolfi. Il Mediatore rivolgerà pertanto un'osservazione critica alla Commissione in merito a questo aspetto del caso.

2.4 Per quanto riguarda la gestione del progetto e le informazioni fornite ai denuncianti, è importante innanzitutto ricordare le norme giuridiche pertinenti.

Anche la decisione della Commissione del 17 luglio 1997, che ha concesso fondi LIFE per il progetto CTT, ne costituisce la base giuridica. L'allegato II della decisione stabilisce le condizioni amministrative, tecniche e finanziarie applicabili. Il punto 3.4 dell'allegato II descrive la procedura da seguire per i pagamenti:

"I pagamenti saranno effettuati entro 60 giorni dalla data di ricevimento della richiesta [ ]. Ad ogni modo, la Commissione, dopo averne previamente informato il beneficiario, può rinviare il pagamento se ha qualche obiezione in merito alle attività connesse a tale richiesta di pagamento [ ] In questi casi, il beneficiario non avrà diritto ad alcun interesse o indennizzo da parte della Commissione ".

2.5 Dalle prove presentate nel corso dell'indagine, il Mediatore osserva che i requisiti stabiliti nelle disposizioni di cui sopra non sembrano essere stati seguiti dalla Commissione:

i) per quanto riguarda la mancata iscrizione di un certificato nella domanda di pagamento intermedio presentata dai denuncianti il 15 settembre 1998, la Commissione non è stata in grado di fornire alcun elemento di prova atto a dimostrare che essa abbia notificato formalmente le proprie obiezioni ai denuncianti;

ii) in relazione alla necessità di verificare un potenziale doppio finanziamento del progetto, la Commissione ha riconosciuto che non sono mai state fornite informazioni ai denuncianti, in violazione pertanto degli obblighi di cui al punto 3.4 dell'allegato II della decisione. Ha giustificato le sue azioni con il fatto che il processo richiedeva un certo grado di discrezionalità, come stabilito all'articolo 10, paragrafo 2, del regolamento sulla vita (1). Questa disposizione, tuttavia, si applica solo ai controlli in loco e non alle indagini generali come la necessità di verificare un potenziale doppio finanziamento.

2.6 Non rispettando le norme pertinenti, la Commissione ha omesso di trattare il caso con la dovuta diligenza. Di conseguenza, sarebbe stato un buon comportamento amministrativo scusarsi. Il Mediatore rivolgerà pertanto un'osservazione critica alla Commissione in merito a questo aspetto del caso.

3. Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore europeo in merito a tale denuncia, appare necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

È buona prassi amministrativa rispondere alle lettere dei cittadini in tempo utile, come indicato al punto 4 del codice di buona condotta amministrativa della Commissione. Nel caso di specie, la Commissione non ha risposto per iscritto alle lettere di denuncia del 1° luglio 1999 indirizzate sia al direttore generale della DG ENV, sig. Currie, sia alla direttrice responsabile del programma LIFE, sig.ra Adinolfi.

Dalle prove presentate nel corso dell'indagine, il Mediatore rileva che i requisiti stabiliti nella decisione della Commissione del 17 luglio 1997 (punto 3.4 dell'allegato II) non sembrano essere stati seguiti dalla Commissione. Non rispettando tali norme, la Commissione ha omesso di trattare il caso con la dovuta diligenza. Di conseguenza, sarebbe stato un buon comportamento amministrativo scusarsi.

Dato che questi aspetti del caso riguardano procedure relative a eventi specifici del passato, non è opportuno perseguire una composizione amichevole della questione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

Jacob SÖDERMAN

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(1) Articolo 10, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1404/96 del Consiglio, del 15 luglio 1996, che modifica il regolamento (CEE) n. 1973/92 che istituisce uno strumento finanziario per l'ambiente (Life) [GU L 181 del 20.7.1996, pag. 1]:"La Commissione informa il beneficiario di un controllo in loco, a meno che non vi siano validi motivi per sospettare frodi e/o usi impropri".