Egregio signor K.,
il 22 marzo 2000 Lei ha presentato una denuncia, a nome di IFHOH Europe, al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito alla decisione di quest'ultima di chiedere la restituzione di una parte della sovvenzione concessa per un progetto destinato a persone adulte ipoudenti e sorde.
Il 30 marzo 2000 ho trasmesso la denuncia alla Commissione per le sue osservazioni.
Il 16 giugno 2000 la Commissione ha trasmesso il suo parere sulla Sua denuncia, che Le ho trasmesso il 22 giugno 2000 invitandola, se lo desidera, a formulare osservazioni. Il 3 luglio 2000 ho ricevuto le Sue osservazioni sul parere della Commissione.
Il 5 luglio 2000 ho deciso che era opportuno che esaminassi il fascicolo della Commissione. Tale ispezione è stata effettuata il 14 settembre 2000.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Nel giugno/luglio 1997 il denunciante, l'International Federation of Hard of Hearing People, European Region (IFHOH Europe), ha chiesto una sovvenzione per un seminario e due corsi per persone ipoudenti (progetto 97/E3/II/047). Secondo il bilancio presentato dal denunciante, i costi del seminario erano pari a € 14 300, mentre i costi dei due corsi dovevano essere pari a € 50 560. Il denunciante ha chiesto una sovvenzione di 45 400 €, pari al 70 % della spesa totale prevista. Secondo il denunciante, tale richiesta è stata accolta dalla Commissione.
Agli inizi del 1998 il denunciante ha ricevuto un importo di 22 700 €, pari alla metà della sovvenzione totale di 45 400 €. Il denunciante ha successivamente informato la Commissione che i costi effettivi erano stati inferiori al previsto e ammontavano solo a € 36 323. Di conseguenza, il denunciante si aspettava di ricevere dalla Commissione un pagamento finale di € 2 726 (ossia il 70 % di € 36 323 meno il € 22 700 già ricevuto). Invece, all'inizio del 1999 il denunciante ha ricevuto una fattura non datata in francese che non conteneva alcun riferimento al progetto. La fattura menzionava una «quota reale» di € 21 078,30 (che rappresentava l'89,7943 % dei «costi reali») e detraeva tale importo dall'importo già pagato dalla Commissione. Al denunciante è stato chiesto di restituire il saldo di € 1 621,69.
Dopo che il denunciante aveva interrogato tale fattura, la Commissione ha spiegato in una lettera del 16 marzo 1999 che il calcolo era stato corretto. A parere della Commissione, al momento della firma del contratto si era convenuto di non tener conto delle spese sostenute da € 14 300 per l’organizzazione del seminario. Di conseguenza, le parole "montant rejeté" erano state aggiunte per quel punto e il rappresentante del denunciante aveva firmato quella pagina del contratto all'epoca.
Il denunciante ha successivamente rimborsato l'importo in questione, ma ha chiesto in diverse occasioni (in particolare in una lettera del 15 giugno 1999) perché fosse stata utilizzata la descrizione "corsi di formazione e seminario per persone ipoudenti", perché la prima rata della sovvenzione fosse stata basata sul costo totale stimato del progetto e perché la Commissione avesse successivamente sollevato una questione in relazione al seminario se tale seminario non fosse stato affatto parte del progetto. Il denunciante ha inoltre chiesto una copia della pagina menzionata nella lettera della Commissione del 16 marzo 1999.
In una breve lettera dell'11 gennaio 2000, la Commissione ha confermato la sua posizione, sottolineando di aver accettato solo i costi stimati dei due corsi di € 50 560 ai fini del calcolo della sovvenzione.
Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha formulato le seguenti affermazioni:
1) La Commissione avrebbe dovuto effettuare un ulteriore pagamento di € 2 726 al denunciante invece di reclamare la somma di € 1 621,69.
2) La Commissione non aveva fornito spiegazioni sufficienti sul motivo per cui aveva reclamato la somma di € 1 621,69.

L'INCHIESTA

A suo parere,
la Commissione ha sostenuto di aver accettato di concedere una sovvenzione per un importo massimo di 45 400 €, i cui costi erano stimati a 50 560 €. Una prima rata del 50 % di tale importo era stata versata a norma dell'articolo 4 dell'accordo. L'accordo, firmato da entrambe le parti, copriva il periodo compreso tra il 16 giugno 1997 e il 16 maggio 1998. Solo le spese sostenute durante tale periodo sono state prese in considerazione per determinare il totale dei costi effettivi. Il seminario era previsto per il 30 e 31 maggio 1997, ossia al di fuori del periodo coperto. Di conseguenza, i costi del seminario sono stati detratti dai costi da prendere in considerazione.
La Commissione ha inoltre sottolineato che le previsioni di bilancio di cui all'allegato II dell'accordo ne costituivano parte integrante. Nella pagina pertinente, i costi del seminario erano stati esclusi, aggiungendo la dicitura "montant rejeté" per la voce. Il rappresentante del denunciante aveva firmato quella pagina del contratto all'epoca.
La Commissione ha fornito una copia dell'accordo e ha indicato che l'originale era in suo possesso.
La Commissione ha affermato di aver spiegato tali fatti al denunciante in diverse occasioni.
Nelle
sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha sottolineato che la copia dell'accordo fornita dalla Commissione non dimostrava che fosse stata firmata dal suo rappresentante.

ULTERIORI RICHIESTE

In considerazione del fatto che la copia dell'accordo fornita dalla Commissione non mostrava la firma del rappresentante del denunciante, il Mediatore ha proceduto a un'ispezione del fascicolo. In tale occasione, agli agenti del Mediatore è stato mostrato l'accordo iniziale cui la Commissione aveva fatto riferimento.

LA DECISIONE

1 Mancato pagamento da parte della Commissione di un ulteriore importo di € 2 726
1.1 Il denunciante ritiene che la Commissione avrebbe dovuto versarle un ulteriore importo di € 2 726 invece di chiedere il rimborso dell'importo di € 1 621.69.
1.2 La Commissione sostiene di aver accettato di concedere una sovvenzione pari ad un massimo di 45 400 €, mentre i costi del progetto erano stimati a 50 560 €. Secondo la Commissione, i costi del seminario non potevano essere presi in considerazione in quanto tale seminario era stato programmato per il 30/31 maggio 1997, mentre ai sensi dell'accordo, che copriva il periodo dal 16 giugno 1997 al 16 maggio 1998, venivano prese in considerazione solo le spese sostenute durante tale periodo. Infine, la Commissione sostiene che i costi del seminario erano stati esclusi, dal momento che le parole «montant rejeté» erano state aggiunte alla pagina pertinente del contratto e che il rappresentante del denunciante aveva firmato tale pagina.
1.3 Un'ispezione dell'accordo iniziale tra il denunciante e la Commissione porta il Mediatore a concludere che la posizione della Commissione sembra essere corretta. Tale accordo, datato 27 novembre 1997, è stato firmato dalla sig.ra Christina Wahrolin a nome del denunciante. Tutte le pagine dell'accordo e dei suoi allegati sono state siglate e sembra che queste iniziali leggano "CW".
1.4 A norma dell'articolo 3 dell'accordo, la Commissione ha accettato di concedere una sovvenzione per un importo massimo di 45 400 €, mentre i costi del progetto sono stati stimati a 50 560 €. L'importo della sovvenzione era proporzionato ai costi stimati del progetto e doveva essere ridotto proporzionalmente se i costi reali dovevano essere inferiori ai costi stimati. Ai sensi dell'art. 2 dell'accordo, ai fini della determinazione dei costi dovevano essere prese in considerazione solo le spese sostenute durante il periodo per il quale l'accordo è stato stipulato (16 giugno 1997 - 16 maggio 1998). Tuttavia, secondo il calendario contenuto nell'allegato I dell'accordo, il seminario avrebbe dovuto svolgersi il 30 e 31 maggio 1997.
1.5 Le previsioni di bilancio sono riportate nell'allegato II dell'accordo che ne costituisce parte integrante (cfr. articolo 3 dell'accordo). Nella seconda pagina di questo allegato, le parole "éléments considérés" sono state aggiunte accanto all'importo di € 50 560 per i due corsi e le parole "éléments rejetés" accanto all'importo di € 14 300 per il seminario. La pagina pertinente nella copia dell'accordo ispezionata dal Mediatore sembrava essere una fotocopia. Questa pagina (come tutte le altre pagine dell'accordo e dei suoi allegati) è stata siglata in biro. Appare quindi chiaro che le parole di cui sopra sono state aggiunte prima della sigla della pagina.
1.6 In tali circostanze, il Mediatore conclude che la posizione adottata dalla Commissione sembra essere conforme ai termini dell'accordo.
1.7 Sulla base di quanto precede, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda la prima affermazione avanzata dal denunciante.
2 Mancata presentazione di spiegazioni sufficienti 2.1
Il denunciante sostiene che la Commissione non ha fornito spiegazioni sufficienti sul motivo per cui aveva chiesto il rimborso dell'importo di € 1 621,69.
2.2 La Commissione risponde di aver spiegato i fatti pertinenti al denunciante in diverse occasioni.
2.3 Il Mediatore osserva che la Commissione ha effettivamente fornito il motivo principale per cui ha chiesto al denunciante di reclamare parte della sovvenzione in una lettera del 16 marzo 1999. Tale lettera sottolineava che, al momento della firma del contratto, si era convenuto di non tener conto delle spese sostenute da € 14 300 per l'organizzazione del seminario e che, di conseguenza, per tale punto erano state aggiunte le parole "montant rejeté". La Commissione ha inoltre spiegato che all'epoca il rappresentante del denunciante aveva firmato quella pagina del contratto.
2.4 Va tuttavia osservato che il denunciante, nella sua lettera del 15 giugno 1999, ha successivamente posto diversi quesiti sui motivi della decisione della Commissione e ha chiesto in particolare di ricevere una copia della pagina dell'accordo cui la Commissione aveva fatto riferimento. Sembra che l'unica risposta scritta a questa lettera sia stata una breve lettera inviata l'11 gennaio 2000 in cui la Commissione ha semplicemente confermato la sua posizione. Nessuna delle domande formulate dal denunciante nella lettera del 15 giugno 1999 è stata affrontata. Sembra inoltre che il denunciante non abbia mai ricevuto la copia della pagina per la quale aveva chiesto in tale lettera.
2.5 È buona prassi amministrativa che l'amministrazione risponda alle lettere ricevute entro un termine ragionevole e in modo adeguato. Secondo il Mediatore, questa norma non è stata rispettata nel caso di specie, dato che la Commissione ha risposto alla lettera del denunciante per iscritto solo più di sei mesi dopo la sua trasmissione, non ha risposto alle domande in essa contenute e non ha fornito un documento richiesto dal denunciante.
2.6 In tali circostanze, il Mediatore conclude che il modo in cui la Commissione ha trattato la lettera del denunciante del 15 giugno 1999 costituisce un caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore ritiene pertanto necessario formulare un'osservazione critica al riguardo.
3 Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore europeo in merito alla presente denuncia, è necessario formulare la seguente osservazione critica:

È buona prassi amministrativa che l'amministrazione risponda alle lettere ricevute entro un termine ragionevole e in modo adeguato. Secondo il Mediatore, questa norma non è stata rispettata nel caso di specie, dato che la Commissione ha risposto alla lettera del denunciante per iscritto solo più di sei mesi dopo la sua trasmissione, non ha risposto alle domande in essa contenute e non ha fornito un documento richiesto dal denunciante.

Dato che questo aspetto del caso riguarda procedure relative a eventi specifici del passato, non è opportuno perseguire una composizione amichevole della questione. Il Mediatore archivia pertanto il fascicolo.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN