# Decisione nel caso 2218/2019/MDC sulla decisione dell'Agenzia esecutiva per la ricerca di considerare non ammissibili determinati costi dichiarati da un partner in un progetto finanziato dall'UE sull'interoperabilità dei veicoli senza equipaggio (DARIUS)
- Autore: Mediatore Europeo
- Data: 2020-09-18T10:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/it/decision/it/132649)
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> Il caso riguardava la decisione dell'Agenzia esecutiva per la ricerca (REA) di considerare non ammissibili alcuni costi dichiarati nel contesto di un progetto cofinanziato dall'UE: il progetto DARIUS sull'interoperabilità dei veicoli senza equipaggio nelle operazioni di ricerca e soccorso.
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> Il denunciante ha ritenuto che la REA avesse agito in modo contraddittorio e incoerente e non avrebbe dovuto considerare i costi non ammissibili. Ha sollevato varie preoccupazioni in merito alle risultanze dell'audit su cui si basava tale decisione .
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> Il Mediatore ha constatato che la REA ha agito in modo ragionevole e in linea con la convenzione di sovvenzione. Pertanto, ha chiuso l'indagine con una constatazione di non cattiva amministrazione.
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Fatti all'origine della denuncia
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**1.** Il denunciante è una piccola impresa che fornisce servizi di consulenza su sistemi innovativi di gestione delle informazioni. Ha ricevuto finanziamenti nell'ambito del progetto DARIUS^[\[1\],](/#_ftn1){#_ftnref1}^ cofinanziato dall'UE nell'ambito del Settimo programma quadro di ricerca (7° PQ)^[\[2\],](/#_ftn2){#_ftnref2}^ e riguardava l'interoperabilità dei veicoli aerei, terrestri e marittimi senza equipaggio nelle operazioni di ricerca e soccorso. Il progetto è iniziato nel marzo 2012 ed è durato tre anni.

**2.**Il proprietario dell'azienda ha svolto il lavoro sul progetto insieme ad altri consulenti. Durante i lavori relativi al progetto, l'impresa ha operato da quelli che il denunciante ha definito "locali non ufficiali" in Grecia. L'azienda è stata ufficialmente registrata nel Regno Unito.

**3.**I risultati preliminari di un audit, effettuato nel maggio 2015, hanno rilevato che alcuni dei costi dichiarati dal denunciante non erano ammissibili. Il denunciante ha contestato tale conclusione.

**4.**Il 21 novembre 2016 la REA ha inviato al denunciante una "lettera di conclusione" corredata della relazione finale di audit. La relazione finale era stata adeguata per tenere conto delle osservazioni formulate dal denunciante, ma ha continuato a ritenere alcuni dei costi non ammissibili, compresi i "costi indiretti" relativi ai consulenti.

**5.**Il denunciante ha contestato le risultanze della relazione finale di audit. In particolare, il denunciante ha sostenuto che era incoerente che l'audit avesse ritenuto inammissibili i costi indiretti dei consulenti perché il lavoro era stato svolto in Grecia (non nel Regno Unito), ma aveva accettato i costi indiretti dell'imprenditore. Il denunciante ha chiesto alla REA di riconsiderare la sua accettazione della relazione finale di audit.

**6.** Nel contesto della successiva corrispondenza tra la REA e il denunciante, la REA ha dichiarato che l'ubicazione dei richiedenti è un criterio importante per determinare la concessione di sovvenzioni per i progetti e che il denunciante era stato selezionato come società con sede nel Regno Unito e non aveva notificato alla REA che si stava trasferendo in Grecia, cosa che era tenuta a fare ai sensi della convenzione di sovvenzione. Ha inoltre affermato che ai proprietari di piccole imprese e ai consulenti che assumono si applicano norme diverse^[\[3\].](/#_ftn3){#_ftnref3}^

**7.** Il denunciante ha contestato la posizione della REA. In particolare, ha sostenuto che l'impresa non si era trasferita, ma aveva semplicemente svolto i lavori in locali situati in un altro paese. Ha fatto riferimento alla consulenza fornita dal Research Enquiry Service Validation Helpdesk (RES), secondo cui le entità che ricevono sovvenzioni ("beneficiari") devono informare la REA solo se cambia l'indirizzo legale dell'organizzazione e non se aprono semplicemente una succursale o un ufficio a un indirizzo diverso^[**\[4\].**](/#_ftn4){#_ftnref4}^

**8.**La REA ha successivamente chiesto al denunciante di fornire prove dello stabilimento legale di una succursale formale in Grecia, al fine di ritenere ammissibili i costi indiretti dei consulenti.

**9.**Nel settembre 2019 la REA ha dichiarato che, non avendo fornito prove della registrazione ufficiale di una succursale in Grecia, il denunciante manteneva le conclusioni della relazione di audit.

**10.**Il 5 dicembre 2019 il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine
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**11.**Il Mediatore ha avviato un'indagine sull'affermazione della denuncia secondo cui la REA non avrebbe dovuto considerare inammissibili alcuni costi indiretti relativi ai consulenti.

**12.**Nel corso dell'indagine, la Mediatrice ha esaminato tutti gli elementi di prova forniti dal denunciante, nonché la risposta della REA alla denuncia e le osservazioni del denunciante in risposta alla risposta della REA.

### Argomenti presentati al Mediatore

**13.** Il **denunciante** ha sostenuto che la posizione della REA sull'ammissibilità dei costi indiretti dei consulenti era contraddittoria, dato che accettava i costi indiretti dell'imprenditore. Inoltre, pur avendo riconosciuto che gli \<\<Orientamenti finanziari\>\>^[\[5\]](/#_ftn5){#_ftnref5}^ non fanno parte delle disposizioni contrattuali, la REA ha approvato la relazione finale di audit riveduta, che ha ritenuto i costi non ammissibili sulla base della disposizione contenuta negli orientamenti secondo cui i lavori devono essere svolti nei locali ufficiali del \<\<beneficiario\>\>. Essa ha sostenuto che le norme applicabili[^\[6\]^](/#_ftn6){#_ftnref6} non escludono la possibilità che il beneficiario disponga di locali non ufficiali in un altro Stato membro.

Il denunciante ha sostenuto che la REA non ha spiegato perché ha chiesto la prova di aver registrato legalmente una succursale in Grecia, al fine di considerare ammissibili i costi indiretti dei consulenti interni. Secondo il denunciante, questo requisito aggiuntivo è contrario alla giurisprudenza dell'UE.[^\[7\]^](/#_ftn7){#_ftnref7} Prima dell'audit, la REA non ha mai esplicitamente informato il denunciante che i consulenti interni devono offrire i loro servizi nei locali ufficiali del beneficiario. Inoltre, secondo il denunciante, la dichiarazione del RES lo mette in discussione.

Infine, la REA non aveva affrontato le questioni relative alla credibilità dell'audit, ad esempio la mancanza di una "riunione conclusiva" con i revisori, nonostante le incoerenze nella relazione finale di audit.

**14.** Nella sua risposta al Mediatore, la **REA** ha sottolineato che, ai sensi della convenzione di sovvenzione, "\[i\]*costi diretti sono tutti quei costi ammissibili che non possono essere identificati dal beneficiario come direttamente attribuiti al progetto, **ma che possono essere identificati e giustificati dal suo sistema contabile come sostenuti in relazione diretta con i costi diretti ammissibili attribuiti al progetto"*** ^[\[8\]](/#_ftn8){#_ftnref8}^ (il corsivo è mio).

**15.**L'appartamento in Grecia, dove è stato eseguito il lavoro sul progetto, è stato affittato dal proprietario dell'azienda, e non dall'azienda stessa. Poiché l'impresa era registrata solo nel Regno Unito, i revisori contabili potevano considerare l'appartamento come sede dell'impresa solo se era registrato come tale in Grecia. Inoltre, poiché i conti dell'impresa non elencavano i costi del noleggio, l'audit ha ritenuto che non si trattasse di costi sostenuti dall'impresa e che non potessero essere rimborsati.

**16.**Inoltre, la REA ha dichiarato che il denunciante non l'aveva informata del fatto che i consulenti sarebbero stati coinvolti nella realizzazione del progetto o che i lavori relativi al progetto sarebbero stati svolti non nel Regno Unito, ma in un appartamento privato in Grecia. Secondo la REA, entrambe le circostanze avrebbero potuto incidere sull'ammissibilità dei costi nell'ambito della sovvenzione e, secondo la convenzione di sovvenzione, il denunciante era tenuto a informarlo al riguardo. La REA ha aggiunto che, se fosse stata notificata, probabilmente non avrebbe accettato tali accordi.

**17.**Nonostante ciò, la REA ha dichiarato che, dato che il lavoro era stato svolto, aveva cercato di essere il più flessibile possibile e aveva accettato i costi diretti del personale relativi ai consulenti, sulla base dei documenti giustificativi e di altri elementi di prova prodotti dal denunciante.

**18.** La REA ha spiegato che i costi indiretti per le società sono calcolati utilizzando un tasso forfettario del 60% dei costi diretti per il personale dell'imprenditore[^\[9\]^](/#_ftn9){#_ftnref9}, e *automaticamente aggiunti* ai costi ammissibili[^\[10\]^](/#_ftn10){#_ftnref10}.

**19.** Tuttavia, gli individui assunti direttamente dal beneficiario per lavorare al progetto sulla base di un contratto che non soddisfa le condizioni stabilite nella convenzione di sovvenzione^[\[11\]](/#_ftn11){#_ftnref11}^, sono considerati subappaltatori assunti per fornire un servizio^[\[12\]](/#_ftn12){#_ftnref12}^. I costi di tali persone possono essere considerati equivalenti ai costi diretti per il personale (consulenti interni) solo se sono soddisfatti determinati criteri.[^\[13\]^](/#_ftn13){#_ftnref13} Sebbene i consulenti in questo caso non soddisfacessero uno di questi criteri[^\[14\]^](/#_ftn14){#_ftnref14}, la REA ha accettato i loro costi come costi per il personale. Tuttavia, conformemente alla convenzione di sovvenzione[^\[15\]^](/#_ftn15){#_ftnref15}, tali costi non sono stati inclusi nel calcolo del tasso forfettario dei costi indiretti, in quanto i costi indiretti non sono stati sostenuti dal beneficiario stabilito nel Regno Unito.

**20.**La REA ha chiesto prove della registrazione di una succursale dell'attività del denunciante in Grecia, in quanto ciò avrebbe potuto consentirgli di considerare ammissibili i costi, anche se, secondo le autorità competenti, l'attività del denunciante non ha un numero di partita IVA o una presenza formale in Grecia. Poiché il denunciante non ha fornito alcuna prova della registrazione ufficiale di una succursale in Grecia e poiché i costi del noleggio non erano elencati nei conti dell'impresa, la REA ha ritenuto tali costi non ammissibili e ha mantenuto la sua decisione di respingere i costi indiretti dei consulenti.

**21.**La REA ha ritenuto che la risposta fornita dal RES fornisca orientamenti generali sull'aggiornamento della situazione giuridica di un soggetto giuridico (quali forma giuridica, denominazione legale e indirizzo legale) nel registro dei beneficiari della Commissione europea e non si applichi alla partecipazione di un soggetto giuridico a una specifica convenzione di sovvenzione. In quanto tale, essa non ha alcuna incidenza sull'ammissibilità dei costi indiretti dei consulenti. Inoltre, la REA ha sottolineato che il RES fornisce solo orientamenti generali. Non può fornire consulenza su casi specifici e le sue risposte non prevalgono sulle disposizioni contrattuali o sulle risultanze dell'audit.

**22.**La REA ha dichiarato che, al termine dell'audit in loco, vi era una notevole quantità di informazioni mancanti. Al denunciante è stata data la possibilità di presentare ulteriori documenti e informazioni, cosa che ha fatto entro il 28 luglio 2015. Inoltre, i revisori hanno discusso informalmente le questioni individuate con il denunciante dopo l'audit in loco.

**23.**La REA ha sottolineato che alcune delle osservazioni del denunciante sulla relazione preliminare di audit sono state prese in considerazione nella relazione finale di audit. La relazione finale di audit è stata successivamente modificata per tenere conto delle ulteriori osservazioni che il denunciante ha inviato alla REA dopo la chiusura dell'audit. Sulla base di tali osservazioni e dopo discussioni con la REA, i revisori hanno modificato, se del caso, la relazione finale di audit.

**24.**Pertanto, sebbene non abbia avuto luogo una "riunione di chiusura" formale, il denunciante non è stato privato della possibilità di presentare osservazioni. Al contrario, le osservazioni e le informazioni supplementari fornite dal denunciante sono state prese in considerazione in varie fasi, anche dopo la chiusura formale della procedura di audit. La REA ha inoltre ricordato ai revisori l'importanza di chiudere le riunioni al termine degli audit in loco.

**25.**Infine, la REA ha dichiarato che non era possibile confrontare i costi indiretti dei consulenti con i costi di viaggio del proprietario del denunciante, poiché i costi indiretti non erano registrati nella contabilità dell'impresa.

**26.**Il denunciante ha sostenuto che la REA non ha fornito alcuna giustificazione o spiegazione su come lo svolgimento dei compiti nei suoi locali non ufficiali in Grecia possa incidere sull'attuazione del progetto. Secondo il denunciante, l'obiettivo era sviluppare un software, un'attività che non dipende dall'ubicazione, a condizione che fosse disponibile l'infrastruttura appropriata, come sostenuto dal denunciante nei suoi locali non ufficiali in Grecia. Inoltre, il denunciante ha sostenuto che la convenzione di sovvenzione non gli imponeva di informare la REA e di ottenere la sua approvazione per la realizzazione del progetto in locali diversi dai suoi locali ufficiali.

**27.** Il denunciante ha contestato il riferimento della REA ai locali non ufficiali del beneficiario come "appartamento*privato".* Il denunciante ha sostenuto che il lavoro in Grecia è stato svolto "in*un ufficio che era stato affittato per tale scopo specifico".* A sostegno di ciò, il denunciante ha fatto riferimento al contratto di locazione, in cui si afferma che i locali dovevano essere utilizzati a fini "professionali/commerciali".

**28.**Il denunciante ha inoltre sostenuto che la risposta del RES non era un'informazione generale sulle convenzioni di sovvenzione, ma la risposta a una domanda specifica sull'esistenza dell'obbligo di comunicare l'apertura di locali non ufficiali in un paese diverso dalla sede legale.

**29.** Il denunciante ha inoltre affermato che la REA aveva riconosciuto che, sebbene la riunione di chiusura fosse "obbligatoria", ciò non aveva avuto luogo. Al contrario, la REA si è limitata a ricordare ai revisori l'importanza di tali riunioni. Il fatto di aver avuto diverse opportunità di presentare osservazioni non può sostituire la mancanza di una riunione conclusiva, soprattutto alla luce delle gravi questioni sollevate dal denunciante e che erano ancora in sospeso.

### Valutazione del Mediatore

**30.**Il Mediatore ritiene che, nonostante il fatto che gli orientamenti finanziari non facciano parte delle disposizioni contrattuali, essi svolgano un ruolo importante nel garantire l'interpretazione coerente delle disposizioni contrattuali. La REA deve seguirli per garantire che tutti i beneficiari siano trattati in modo equo e coerente.

**31.**La REA ha adottato un approccio flessibile e ha deciso di accettare i costi diretti dei consulenti, nonostante le riserve circa il corretto rispetto delle disposizioni contrattuali. Tuttavia, ciò non significa che fosse obbligata ad adottare un approccio flessibile anche per quanto riguarda i costi indiretti dei consulenti.

**32.** Il denunciante insiste sul fatto che i consulenti soddisfacevano i criteri (elencati negli orientamenti finanziari) per essere considerati "consulenti interni". Tuttavia, uno di tali criteri stabilisce che, per essere considerato un consulente interno, la persona "deve*lavorare nei locali del beneficiario (tranne in casi specifici in cui il telelavoro sia stato concordato tra le due parti e purché tale pratica sia pienamente conforme alle disposizioni in materia di telelavoro e alle istruzioni impartite dal beneficiario come sopra descritto)".* Come dimostrato dalla REA, questo criterio non era soddisfatto, in quanto i locali ufficiali del beneficiario si trovavano nel Regno Unito e il lavoro è stato svolto in Grecia in un locale affittato dal proprietario del beneficiario a suo nome e non a nome della società. Inoltre, non vi era alcun accordo per consentire lo svolgimento a distanza dei lavori relativi al progetto (telelavoro). Sebbene la REA abbia accettato i costi diretti dei consulenti, poiché il lavoro era stato svolto, non vi erano prove evidenti del fatto che i costi indiretti fossero sostenuti dal beneficiario.

**33.**In tale contesto, era anche ragionevole che la REA avesse chiesto elementi di prova del fatto che il denunciante avesse registrato una succursale in Grecia.

**34.**Il Mediatore ritiene inoltre convincente la posizione della REA in merito alla risposta fornita dal RES. In ogni caso, il RES ha fornito la sua risposta molto tempo dopo la conclusione del progetto. Pertanto, le informazioni non hanno avuto alcun effetto sulle decisioni adottate dal denunciante in merito al luogo da cui i consulenti del denunciante offrivano i loro servizi mentre il progetto era in corso.

**35.**Infine, il Mediatore è soddisfatto del fatto che, nonostante la deplorevole mancanza di una riunione conclusiva tra il denunciante e i revisori, al denunciante sia stata data ampia possibilità di presentare le proprie osservazioni anche dopo la chiusura dell'audit. Pertanto, non si può ritenere che la mancanza di una riunione conclusiva abbia avuto un impatto rilevante negativo sul denunciante. Il Mediatore osserva inoltre che la REA ha ricordato ai revisori l'importanza di chiudere le riunioni.

**36.**Il Mediatore ritiene che la REA abbia adottato un approccio flessibile e abbia tenuto conto delle circostanze particolari del caso. Ciò ha fatto sì che la REA accettasse determinati costi, anche laddove vi fossero dubbi sulla loro ammissibilità. Pertanto, il Mediatore ritiene che la REA non abbia adottato posizioni "contraddittorie", ma abbia piuttosto cercato di trovare il giusto equilibrio tra il principio di proporzionalità (a vantaggio del denunciante) e il principio di parità di trattamento (a vantaggio di tutti gli altri beneficiari).

Conclusione
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Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

**Non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'Agenzia esecutiva per la ricerca.**

Il denunciante e la REA saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly Mediatore


europeo


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Strasburgo, 16/09/2020

[\[1\]](/#_ftnref1){#_ftn1} Maggiori informazioni: [https://cordis.europa.eu/project/id/284851/reporting.](https://cordis.europa.eu/project/id/284851/reporting)

[\[2\]](/#_ftnref2){#_ftn2} Maggiori informazioni: <https://ec.europa.eu/research/fp7/index_en.cfm>.

[\[3\]](/#_ftnref3){#_ftn3} La REA ha fatto riferimento all'articolo II.14.1 della convenzione di sovvenzione riguardante i proprietari di PMI e all'articolo II.15.2.c riguardante i consulenti interni (terzi). Quest'ultimo afferma che "i*tassi forfettari per i costi indiretti non possono essere imputati ai costi delle risorse messe a disposizione da terzi ++che non sono utilizzate nei locali del beneficiario"++*(il corsivo è mio).

[\[4\]](/#_ftnref4){#_ftn4} Il 27 ottobre 2017 il RES ha fornito la seguente risposta: "\[t\]*l'istituzione* *di una succursale/ufficio operativo in un indirizzo diverso da quello legale, che non comporta alcuna modifica dell'indirizzo legale, non deve essere* *comunicata* *al servizio di convalida della REA per l'aggiornamento delle informazioni iscritte nel registro dei beneficiari".* <https://ec.europa.eu/info/research-and-innovation/contact/research-enquiry-service-and-participant-validation_en>

[\[5\]](/#_ftnref5){#_ftn5} Guida alle questioni finanziarie relative alle azioni indirette del 7° PQ: <https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/fp7/89556/financial_guidelines_en.pdf>.

[\[6\]](/#_ftnref6){#_ftn6} Regolamento (CE) n. 1906/2006 che stabilisce le regole per la partecipazione di imprese, centri di ricerca e università alle azioni nell'ambito del Settimo programma quadro e per la diffusione dei risultati della ricerca, disponibile all'indirizzo: [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1581016858847\&uri=CELEX:32006R1906](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1581016858847&uri=CELEX:32006R1906)

Tale regolamento è stato ora abrogato, ma era applicabile al momento della conclusione della convenzione di sovvenzione.

[\[7\]](/#_ftnref7){#_ftn7} Il denunciante ha fatto riferimento alla sentenza della Corte di giustizia dell'Unione europea nella causa [C-167/01](http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=4138E126412BC9013C7C22F022D251B5?text=&docid=48634&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=8491817) e alla decisione del Mediatore nella causa [2411/2003/MHZ](https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/2055) a sostegno di tale argomentazione.

[\[8\]](/#_ftnref8){#_ftn8} I criteri sono riportati alla clausola II.15.2 dell'allegato II delle condizioni generali della convenzione di sovvenzione.

[\[9\]](/#_ftnref9){#_ftn9} I costi diretti per il personale dei proprietari di PMI sono calcolati sulla base della formula di cui alla clausola II.14.1, paragrafo 6, della convenzione di sovvenzione.

[\[10\]](/#_ftnref10){#_ftn10} Ciò è spiegato nelle pagg. 43 e 44 della Guida alle questioni finanziarie del 7° PQ.

[\[11\]](/#_ftnref11){#_ftn11} Articolo II.15.1, che stabilisce le condizioni applicabili al personale del beneficiario.

[\[12\]](/#_ftnref12){#_ftn12} Conformemente all'articolo II.7 della convenzione di sovvenzione.

[\[13\]](/#_ftnref13){#_ftn13} Ciò è spiegato nelle pagg. 61-68 della Guida alle questioni finanziarie del 7° PQ.

[\[14\]](/#_ftnref14){#_ftn14} I consulenti non lavoravano nei locali del beneficiario e non esisteva un accordo di telelavoro.

[\[15\]](/#_ftnref15){#_ftn15}\[15\] Articolo II.15.2