Egregio signor W.,
il 14 ottobre 1999 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro il Consiglio dell'Unione europea per il ritardo nel trattamento della Sua richiesta di documenti.
Il 22 novembre 1999 ho trasmesso la denuncia al segretario generale & alto rappresentante del Consiglio. Il Consiglio ha trasmesso il suo parere con lettere del 28 febbraio e del 9 marzo 2000 e, se lo desidera, l'ho trasmesso a Lei invitandolo a formulare osservazioni. Nessuna osservazione sembra essere stata ricevuta da voi. Il 23 giugno 2000 la mia segreteria ha cercato di chiamarla e il 26 giugno 2000 lei ha risposto alla chiamata.
Ora vi scrivo per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Nel gennaio 1999 il denunciante, agendo per conto di un documento danese, ha chiesto al Consiglio dell'Unione europea l'accesso a una serie di documenti. Nel marzo 1999 il denunciante ha inviato una lettera di sollecito. Nell'aprile e nel maggio 1999 il Consiglio ha informato il denunciante che, a causa del carico di lavoro insolitamente elevato, la richiesta non era stata esaminata entro il termine normale e si è scusato per il ritardo. Il Consiglio ha precisato che i documenti richiesti erano redatti dai ministri responsabili dell'immigrazione e non erano quindi documenti del Consiglio. Tuttavia, il Consiglio procederebbe a una consultazione informale con gli Stati membri interessati e il denunciante sarebbe informato dei risultati. Nel settembre 1999 il denunciante ha inviato una nuova lettera al Consiglio. Nell'ottobre 1999 ha presentato una denuncia al Mediatore, lamentando un inutile ritardo da parte del Consiglio nel trattamento della sua richiesta.

L'INCHIESTA

A parere del Consiglio,
il Consiglio ha dichiarato che i documenti richiesti, una serie di cosiddetti documenti "TREVI", non erano documenti del Consiglio e che l'accesso a tali documenti non poteva essere considerato conformemente alle norme del Consiglio sull'accesso del pubblico ai documenti . Tuttavia, al fine di agevolare la procedura, la richiesta era stata esaminata in via informale dagli Stati membri interessati. Trattandosi di un caso inusuale, poiché i documenti richiesti non erano nemmeno reperibili all'interno del Consiglio o del suo Segretariato generale, l'esame dei documenti e la consultazione degli Stati membri erano stati un processo che richiedeva molto tempo. Con il suo parere, il Consiglio ha allegato una copia di una lettera al denunciante del febbraio 2000 in cui spiegava la procedura utilizzata e si scusava per il ritardo. Il Consiglio ha inoltre dato accesso a 10 dei 12 documenti richiesti.
Osservazioni del denunciante Il
Mediatore ha trasmesso il parere del Consiglio al denunciante invitandolo a formulare osservazioni. Non sono pervenute osservazioni scritte da parte del denunciante. Tuttavia, in una conversazione telefonica con il segretariato del Mediatore, il denunciante ha espresso soddisfazione per il numero di documenti ricevuti.

LA DECISIONE

1 Il trattamento della richiesta di documenti
Il denunciante ha sostenuto che il trattamento della richiesta di alcuni documenti "TREVI" da parte del Consiglio era stato inutilmente ritardato. Il Consiglio si è scusato per il ritardo e ha spiegato perché la procedura ha richiesto molto tempo. Previa consultazione degli Stati membri, è stato concesso l'accesso a 10 dei 12 documenti richiesti. Il denunciante ha espresso soddisfazione per i documenti che gli sono stati forniti.
2 Conclusione
Dal parere del Consiglio e dalle osservazioni del denunciante risulta che il Consiglio ha preso provvedimenti per risolvere la questione e ha quindi soddisfatto il denunciante. Il Mediatore archivia pertanto il caso.
Anche il Segretario generale del Consiglio dell'Unione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob Söderman