Contesto della denuncia

1. Il denunciante, un traduttore di lingua slovena presso la DG Traduzione, ha partecipato al concorso generale EPSO/AD/187/10. Il concorso è stato organizzato al fine di stilare un elenco di riserva da cui attingere per l'assunzione di traduttori aventi come lingua principale lo sloveno. Ha superato con successo le prove di ammissione ed è stato invitato a partecipare alle prove dell'Assessment center.

2. Il 27 aprile 2011 l'Ufficio europeo di selezione del personale (di seguito "EPSO") ha informato il denunciante di non aver ottenuto il punteggio minimo richiesto nelle esercitazioni dell'Assessment center. Pertanto, l'EPSO non ha potuto iscrivere il suo nome nell'elenco di riserva dei vincitori del suddetto concorso.

3. Il 25 luglio 2011 il denunciante ha presentato un ricorso ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto sotto forma di reclamo contro la decisione dell'EPSO di cui sopra. Il denunciante ha sottolineato che i candidati dovevano rispondere a domande simili nelle prove dell'Assessment center. Pertanto, i candidati che siedono alle prove dell'Assessment center dopo il primo giorno di concorso potrebbero conoscere le domande poste durante le prove del primo giorno. Secondo il denunciante, si trattava di una violazione del principio della parità di trattamento dei candidati.

4. Il 7 dicembre 2011 l'EPSO ha respinto il ricorso del denunciante. Pertanto, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Oggetto dell'indagine

5. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha presentato la seguente affermazione e richiesta.

Asserzione

L'EPSO ha violato il principio della parità di trattamento tra i candidati al concorso generale EPSO/AD/187/10.

Rivendicazione

L'EPSO dovrebbe consentire ai candidati che hanno sostenuto le prove di valutazione il primo giorno del concorso e che non hanno superato la prova delle competenze generali di sostenere nuovamente la prova.

L'indagine

6. Il 20 gennaio 2012 il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia chiedendo al denunciante di chiarire alcuni aspetti del suo caso.

7. Il denunciante ha risposto alla richiesta di chiarimenti in oggetto il 31 gennaio e il 6 febbraio 2012.

8. Il 24 febbraio 2012 il Mediatore ha chiesto all'EPSO di presentare un parere sull'accusa e la richiesta del denunciante.

9. Il 29 maggio 2012 l'EPSO ha inviato il suo parere, che è stato trasmesso al denunciante con un invito a presentare osservazioni. Il denunciante lo ha fatto il 25 luglio 2012. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha ulteriormente chiarito la sua affermazione specificando che l'EPSO dovrebbe consentire ai tre candidati del dipartimento di lingua slovena della DG Traduzione della Commissione, o almeno ai due di loro, che hanno sostenuto le prove dell'Assessment center il primo giorno del concorso, e non li hanno accolti, di riunirli. Il Mediatore tratterà questa argomentazione di seguito in relazione all'asserzione del denunciante. Inoltre, nelle sue osservazioni, il denunciante ha presentato una nuova asserzione secondo cui la risposta dell'EPSO del 26 aprile 2012 alla nuova richiesta del denunciante del 1o aprile 2012 era viziata. Come giustamente sottolineato dall'EPSO nella sua risposta del 26 aprile, questa nuova richiesta è irricevibile in quanto il denunciante non ha rispettato il termine di cui all'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto. Ne consegue che il denunciante non ha soddisfatto il requisito di cui all'articolo 2, paragrafo 8, dello statuto del Mediatore [1] e che questa nuova affermazione è pertanto irricevibile.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Presunta violazione del principio della parità di trattamento tra i candidati e relativa domanda

Argomenti presentati al Mediatore

10. A sostegno della sua affermazione, il denunciante ha sostenuto che i candidati sloveni della DG Traduzione della Commissione che hanno sostenuto le prove dell'Assessment center dopo il primo giorno del concorso conoscevano in anticipo le domande delle prove volte a valutare le competenze generali. Ciò ha dato loro un vantaggio rispetto al resto dei candidati.

11. Nel suo parere l'EPSO ha fornito chiarimenti sulla natura delle prove dell'Assessment center, nonché dettagli riguardanti a) il tipo di domande utilizzate nelle prove e volte a valutare le competenze generali e b) i criteri utilizzati per valutare i candidati.

12. L'EPSO ha spiegato che il metodo dell'Assessment center consiste nel valutare il comportamento attraverso un approccio standardizzato, basato su esercizi di gioco di ruolo, osservati dai membri della commissione giudicatrice. Essi tengono conto di un quadro di competenze predefinito e applicano metodi comuni di marcatura e di decisione. I test sono concepiti per riflettere situazioni simili a quelle che potrebbero verificarsi quando si lavora nelle istituzioni dell'UE.

13. Le competenze valutate sono definite come una combinazione di abilità, conoscenze e capacità personali che possono essere identificate attraverso comportamenti osservabili. Ogni competenza viene valutata sulla base di indicatori comportamentali, chiamati "punti di riferimento". I punti di riferimento indicano un comportamento che segnala la presenza di un'abilità. Ci sono cinque punti di riferimento per ogni competenza. L'esame del comportamento comprende il contenuto delle dichiarazioni rese dai candidati, nonché il loro comportamento verbale e non verbale. Questo viene fatto da due membri della commissione giudicatrice per ogni prova. Ogni competenza è contrassegnata su una scala di dieci punti per ogni punto di riferimento. Ogni competenza viene valutata in due esercizi diversi. I punteggi di questi esercizi per quella competenza vengono quindi combinati per produrre il punteggio finale.

14. L'EPSO ha inoltre osservato che, nelle esercitazioni del centro di valutazione, le competenze generali dei candidati sono valutate mediante tre prove, vale a dire: a) un colloquio strutturato; b) un esercizio di gruppo; e c) una presentazione orale.

15. Il colloquio strutturato è un colloquio individuale di ciascun candidato con la commissione giudicatrice. Esso mira a raccogliere informazioni pertinenti sulle competenze del richiedente, in particolare sulla sua esperienza passata. Questo esercizio, della durata di circa 50 minuti, mira a valutare le seguenti competenze generali: apprendimento e sviluppo; fornire qualità e risultati; resilienza; lavorare con gli altri; capacità di leadership; e comunicare. Le domande riguardano esempi specifici sull'esperienza passata del candidato, in cui ha dimostrato le competenze di cui sopra. All'inizio del colloquio, il candidato presenta la sua formazione ed esperienza professionale, al fine di consentire alla commissione giudicatrice di comprendere gli esempi.

16. L'esercizio di gruppo è un esercizio di gioco di ruolo, in cui i candidati, dopo aver studiato le proprie informazioni su un problema fittizio, si uniscono ad altri candidati per studiare insieme la questione e raggiungere una conclusione / decisione collettiva. Durante la discussione di gruppo, i candidati sono osservati dai membri della commissione giudicatrice, che non partecipano al dibattito. Questo esercizio, della durata di circa 55 minuti, mira a valutare le seguenti competenze generali: analisi e risoluzione dei problemi; apprendimento e sviluppo;  la definizione delle priorità e l'organizzazione; lavorare con gli altri; capacità di leadership.

17. La presentazione orale è un esercizio individuale di analisi e presentazione, in cui il candidato deve preparare una proposta relativa a un problema fittizio legato al lavoro. Dopo aver analizzato i documenti forniti, ogni candidato presenta le proprie idee sulla questione. Successivamente, la commissione giudicatrice pone domande sulla presentazione. Questo esercizio, della durata di circa 50 minuti, mira a valutare le seguenti competenze generali: analisi e risoluzione dei problemi; comunicare; fornire qualità e risultati; la definizione delle priorità; e resilienza.

18. In risposta alla domanda specifica del Mediatore nella sua lettera di apertura sul motivo per cui l'EPSO ha ritenuto che la conoscenza preliminare delle domande, se effettivamente esisteva, fosse irrilevante per l'esito del concorso e non violasse il principio della parità di trattamento tra i candidati, l'EPSO ha innanzitutto affermato che un concorso è una valutazione in cui la commissione giudicatrice deve effettuare una valutazione comparativa dei candidati. Pertanto, i soggetti dei test devono essere simili. Inoltre, le prove di valutazione delle competenze generali non valutano le conoscenze dei candidati, ma le loro competenze, attitudini e capacità personali. Ciò significa che non esiste una soluzione predeterminata corretta e/o una risposta alle domande che possano essere preparate dai candidati che conoscono le domande in anticipo.

19. In particolare, per quanto riguarda il colloquio strutturato, l'obiettivo è valutare le competenze dei candidati sulla base della loro esperienza in situazioni incontrate in passato. Poiché la storia personale di ciascun candidato è diversa, il fatto che le domande possano essere simili o identiche non ha alcun effetto sulla qualità delle sue prestazioni. Inoltre, le domande sono personalizzate per rilevare eventuali incongruenze nelle dichiarazioni dei candidati.

20. Per quanto riguarda l'esercizio di gruppo e la presentazione orale, i candidati sono invitati a lavorare su problemi fittizi utilizzando solo le informazioni contenute nel fascicolo fornito il giorno della prova. Inoltre, il file è voluminoso. Ne consegue che la conoscenza precedente della materia può avere solo un impatto trascurabile sul test. Uno dei motivi è che i test valutano il comportamento e non la conoscenza. Un altro motivo è la quantità e la complessità delle informazioni. Inoltre, ogni prova contiene alcuni elementi che non possono essere anticipati, in particolare le interazioni con altri candidati e le domande personalizzate.

21. Tuttavia, per "escludere" la possibilità che i candidati possano effettivamente scambiare informazioni, vengono utilizzati otto diversi argomenti per l'esercizio di gruppo e la presentazione orale. Questa pratica, utilizzata per garantire la parità di trattamento, è stata raccomandata da studi scientifici [2]. L'EPSO ha inoltre effettuato analisi statistiche che dimostrano che non vi è alcun effetto di apprendimento durante il periodo di esame perché i candidati hanno condiviso informazioni. I risultati dei candidati sono costanti per tutto il periodo di esame [3].

22. L'EPSO ha concluso che l'asserzione del denunciante di disparità di trattamento non poteva essere sostenuta.

23. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha innanzitutto sottolineato che la sua denuncia si riferiva esclusivamente e chiaramente agli 11 candidati del dipartimento di lingua slovena della DG Traduzione della Commissione che hanno partecipato alle prove dell'Assessment center per il concorso EPSO/AD/187/10. Purtroppo, questo gruppo non è stato menzionato nel parere dell'EPSO, in quanto si riferiva sempre a "tutti i candidati".

24. In secondo luogo, il denunciante ha ribadito che i candidati hanno un chiaro vantaggio se conoscono la situazione che dovranno affrontare in anticipo. Se i candidati sono informati del contenuto delle prove, la commissione giudicatrice non può ottenere informazioni obiettive. In effetti, i candidati possono preparare il comportamento che adotteranno. In particolare, se le informazioni da trattare sono voluminose, come sottolineato dall'EPSO nel suo parere, è utile conoscere in anticipo gli argomenti e le domande. La competenza dei candidati è influenzata dalle loro conoscenze, che vengono migliorate dopo la preparazione.

25. Inoltre, per quanto riguarda l’esercizio di gruppo e la presentazione orale, i candidati utilizzano inevitabilmente le loro conoscenze e tutte le loro competenze, nonostante le istruzioni di lavorare solo sulla base delle informazioni contenute nei documenti forniti. Il denunciante ha sottolineato che il comportamento, sia verbale che non verbale, può anche essere preparato, se i candidati conoscono le domande in anticipo. Inoltre, quando un candidato deve parlare della sua esperienza personale, se conosce le domande, può scegliere le parti che la commissione giudicatrice può trovare più interessanti. Il denunciante ha inoltre sottolineato che, contrariamente a quanto sostiene l'EPSO, la commissione giudicatrice non ha la capacità di rilevare incoerenze nelle dichiarazioni dei candidati.

26. Il fatto che i risultati del concorso siano stati influenzati dalla conoscenza preliminare delle domande di alcuni candidati è dimostrato dal fatto che il 66% degli undici candidati del suddetto dipartimento linguistico che non hanno superato le prove di valutazione delle competenze generali ha sostenuto tali prove il primo giorno del concorso. Inoltre, i candidati che conoscono le domande in anticipo sperimentano anche meno stress psicologico. Hanno anche più fiducia perché sanno cosa la commissione giudicatrice cerca e si aspetta da loro. I candidati del servizio linguistico summenzionato che hanno sostenuto le prove dell'Assessment center dopo il primo giorno del concorso hanno ricevuto "un resoconto completo delle prove, comprese le domande poste dalla commissione giudicatrice" dai loro colleghi che avevano già sostenuto le prove.

27. In tali circostanze, l’EPSO non può sostenere che la conoscenza preliminare delle questioni fosse irrilevante ai fini dell’esito del concorso.

28. Inoltre, l'EPSO era consapevole del fatto che i candidati del dipartimento di lingua slovena della DG Traduzione della Commissione si conoscevano e, per questo motivo, avrebbe dovuto adottare alcune misure, come fornire una maggiore variazione nell'oggetto delle prove. Sebbene l'EPSO abbia dichiarato che vi erano otto diversi argomenti in uso, non ha spiegato quanti di essi ha utilizzato per i candidati del dipartimento linguistico di cui sopra. Il denunciante è convinto che il 90% di tali candidati avesse lo stesso argomento per l'esercizio di gruppo.

29. Il denunciante afferma che le analisi statistiche dell'EPSO, che dimostrano che la condivisione di informazioni tra i candidati non comporta un effetto di apprendimento durante il periodo di esame, non sono pertinenti. A tale riguardo, ha sottolineato che le analisi statistiche non erano state effettuate su un gruppo di dipendenti che lavoravano nello stesso luogo e si erano scambiati informazioni. Il denunciante ha inoltre insistito sul fatto che, anche se le domande sono simili, dovrebbero esserci mezzi per impedire ai candidati di scambiare informazioni.

Valutazione del Mediatore

30. La questione principale è se la conoscenza preliminare delle questioni abbia influenzato l’esito del concorso in questione e abbia violato il principio della parità di trattamento tra i candidati. A tale riguardo, il Mediatore osserva che l'EPSO non ha contestato l'argomentazione del denunciante secondo cui alcuni candidati (come i candidati del dipartimento di lingua slovena della DG Traduzione della Commissione che hanno partecipato al concorso) potrebbero essere stati a conoscenza, almeno, di alcune domande delle prove dell'Assessment center. L'EPSO ha sostenuto che tali conoscenze non potevano avere un impatto sulle prestazioni individuali a causa della natura specifica dei test di valutazione.

31. Sulla base della spiegazione approfondita fornita dall'EPSO nel parere, il Mediatore concorda con l'EPSO per i seguenti motivi.

32. Il Mediatore è consapevole del fatto che vi sono tre tipi di esercitazioni svolte nell'Assessment center. Per quanto riguarda il colloquio strutturato, data la natura di questo esercizio, che si basa e si concentra sui CV dei candidati e sul loro background, è ragionevole presumere che le domande saranno "personalizzate e adattate" al background personale e professionale di ciascun candidato. Pertanto, la diffusione delle domande in anticipo diventa irrilevante, dato che sono sempre "adattate" per corrispondere al profilo e / o al background specifico di ciascun candidato. Come giustamente sottolineato dall’EPSO, poiché la storia personale di ciascun candidato è diversa, il fatto che le domande poste siano simili o identiche ha un’influenza molto limitata (o piuttosto insignificante) sulla qualità delle loro prestazioni.

33. Per quanto riguarda l'esercizio di gruppo, il denunciante ha sostenuto che alcuni candidati conoscevano in anticipo l'argomento (cfr. punto 28 supra). Sembra che, in questo esercizio, le prestazioni di ciascun candidato dipendano fortemente dalle reazioni di altri candidati, che, è ragionevole supporre, sono difficili, se non impossibili, da prevedere.

34. Per quanto riguarda la presentazione orale, il Mediatore ritiene che sia difficile prevedere quali tipi di domande farà scattare la presentazione orale di un candidato.

35. Inoltre, le materie sia nell'esercizio di gruppo che nella presentazione orale si basano su documenti che vengono consegnati ai candidati il giorno dell'esame. Il Mediatore ha difficoltà a credere che tali documenti possano essere diffusi interamente al di fuori dell'Assessment center. Comprende inoltre che la valutazione dei candidati è limitata al modo in cui gestiscono e affrontano l'argomento, tenendo conto dei documenti forniti. Nel complesso, l'attenzione si concentra sulla valutazione delle capacità e del comportamento personali dei candidati, e non sulle loro conoscenze.

36. Infine, secondo l’EPSO, diverse materie sono utilizzate contemporaneamente per tali test.

37. In tali circostanze, il Mediatore è del parere che la conoscenza preliminare delle domande nei test di competenza, sia perché queste informazioni sono state divulgate in anticipo, sia semplicemente perché un candidato aveva familiarità con la questione (ad esempio, a causa del suo background professionale) non ha svolto un ruolo decisivo nei risultati finali dei candidati e ha avuto un impatto piuttosto trascurabile sui test.

38. Il Mediatore prende tuttavia atto dell'argomentazione del denunciante secondo cui alcuni dei suoi colleghi hanno ricevuto un resoconto completo delle prove dell'Assessment center dai colleghi che hanno sostenuto le prove il primo giorno del concorso. A tale riguardo, il Mediatore concorda sul fatto che conoscere maggiori dettagli sull'organizzazione dei test e sui tipi di domande che potrebbero essere poste potrebbe aiutare i candidati a prepararsi meglio. Tuttavia, si potrebbe trarre la stessa conclusione per quanto riguarda i candidati che, ad esempio, decidono di frequentare corsi di formazione privati per acquisire familiarità con le prove dell'Assessment center.

39. Il Mediatore concorda inoltre con il denunciante sul fatto che la conoscenza preliminare delle domande e/o dei dettagli relativi all'organizzazione dei test potrebbe mettere i candidati "informati" in una situazione meno stressante. Tuttavia, questo è un fattore soggettivo e il suo impatto sulle prestazioni di ciascun candidato rimane difficile da determinare. In ogni caso, la condivisione volontaria delle informazioni tra i candidati deriva da una scelta personale dei candidati e non può essere imputata all'EPSO.

40. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che, quando un candidato condivide informazioni con un altro sulla base del suo ricordo delle domande, ciò non possa avere un chiaro impatto sui risultati di quest'ultimo nelle prove dell'Assessment center. Di conseguenza, coloro che siedono alle prove dell'Assessment center il primo giorno e coloro che siedono a tali prove il giorno successivo non possono essere trattati in modo disuguale perché, durante le prove dell'Assessment center, hanno tutti le stesse possibilità di successo [4]. Pertanto, l’EPSO non ha violato il principio della parità di trattamento. In considerazione del fatto che l'affermazione del denunciante nel presente caso dovrebbe essere respinta, il Mediatore conclude che anche la sua affermazione dovrebbe essere respinta.

41. Tuttavia, il Mediatore desidera condividere con l'EPSO la seguente riflessione. Oltre a garantire il pieno rispetto del principio di parità tra i candidati che partecipano alle prove dell'Assessment center, l'EPSO potrebbe prendere in considerazione l'adozione di alcune misure pratiche per evitare di dare l'impressione che alcuni candidati abbiano un vantaggio in quanto dispongono di maggiori informazioni sul contenuto delle prove dell'Assessment center rispetto ad altri candidati. Nelle situazioni in cui l'EPSO può prevedere che un certo numero di candidati, che sono colleghi e/o si conoscono, potrebbero, pertanto, condividere informazioni sulle prove, l'EPSO potrebbe, se possibile, invitare tali candidati a sostenere le prove nello stesso giorno.

B. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Non ci sono stati casi di cattiva amministrazione.

Il denunciante e l'EPSO saranno informati di tale decisione.

Ulteriore osservazione

L'EPSO potrebbe prendere in considerazione l'adozione di alcune misure pratiche per evitare di dare l'impressione che alcuni candidati abbiano un vantaggio in quanto dispongono di maggiori informazioni sul contenuto delle prove dell'Assessment center rispetto ad altri candidati. In situazioni in cui l'EPSO può prevedere che un certo numero di candidati, che sono colleghi e/o si conoscono, potrebbero, pertanto, condividere informazioni sulle prove, l'EPSO potrebbe, se possibile, invitare tali candidati a sostenere le prove nello stesso giorno.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 17 dicembre 2012

[1] L'articolo 2, paragrafo 8, dello statuto del Mediatore recita: "Al mediatore non può essere presentata alcuna denuncia riguardante i rapporti di lavoro tra le istituzioni e gli organi comunitari e i loro funzionari e altri agenti, a meno che l'interessato non abbia esaurito tutte le possibilità di presentare richieste e reclami amministrativi interni, in particolare le procedure di cui all'articolo 90, paragrafi 1 e 2, dello statuto, e i termini per la risposta da parte dell'autorità così richiesta siano scaduti."

[2] L'EPSO ha fornito esempi di tali studi scientifici.

[3] L'EPSO ha fatto riferimento ai risultati dell'analisi statistica effettuata a tale riguardo per il concorso generale AD nel 2011 (che comprende 840 candidati).

[4] A tale riguardo, il Mediatore ricorda la giurisprudenza consolidata secondo cui il principio della parità di trattamento è violato quando due categorie di persone le cui circostanze di diritto e di fatto non rivelano differenze essenziali sono trattate in modo diverso; Causa T-211/95, Petit-Laurent/Commissione (Raccolta 1997, PI pagg. I-A-21 e II-57, punto 56).