Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante, ricercatore presso un'università finlandese, ha chiesto alla Commissione di dargli accesso pubblico ai pareri emessi dal servizio giuridico della Commissione sul fascicolo legislativo della Commissione relativo alla creazione di una Procura europea (EPPO). Inizialmente, la Commissione gli ha comunicato che non esistevano documenti scritti pertinenti alla sua richiesta. Dopo aver meglio compreso la richiesta del denunciante, ha individuato dieci documenti pertinenti.

2. La Commissione ha concesso il pieno accesso a uno dei documenti, un accesso molto ampio a due ulteriori documenti e un accesso parziale a un altro documento. Facendo riferimento alle norme applicabili ^[1], ha trattenuto i restanti sei documenti sostenendo che la loro divulgazione avrebbe i) pregiudicato la tutela della consulenza legale e ii) gravemente compromesso il processo decisionale della Commissione. Ha rilevato che i negoziati in materia sono ancora in corso.

3. Il denunciante ha contestato la decisione iniziale, sostenendo in particolare che vi era un interesse pubblico prevalente alla divulgazione in quanto la questione dell'EPPO era così rilevante per il pubblico.

4. In risposta, la Commissione, pur concedendo un ulteriore accesso parziale a quattro dei documenti e a un documento aggiuntivo, creato dopo la risposta iniziale, ha continuato a rifiutarsi di concedere l’accesso agli altri documenti. Insoddisfatto di questa svolta degli eventi, il denunciante si è rivolto al Mediatore europeo. Egli ha contestato la decisione della Commissione di rifiutare i documenti e ha ritenuto che il suo sistema di gestione dei documenti non fosse idoneo a trattare le domande di accesso ai documenti.

5. La Mediatrice ha avviato un’indagine sulla denuncia e il suo gruppo di indagine ha effettuato un’ispezione del fascicolo della Commissione.

Sulla questione del diniego di accesso ai documenti

Raccomandazione del Mediatore

6. Dopo aver valutato i documenti ispezionati e i motivi per cui la Commissione li ha rifiutati, il Mediatore ha seguito un rigoroso test per la divulgazione dei documenti legislativi, basato sul principio che il processo legislativo dovrebbe essere il più vicino possibile ai cittadini, richiedendo un elevato grado di trasparenza. 

7. Sebbene la Mediatrice abbia ritenuto giustificato il rifiuto della Commissione di concedere un ulteriore accesso parziale ad alcuni dei documenti e non vi fosse alcun interesse pubblico prevalente al momento della decisione di conferma che giustificasse la loro divulgazione, essa non era d’accordo con gli argomenti della Commissione a favore del rifiuto totale o parziale di cinque documenti.

8. Raccomanda pertanto ^[2] che la Commissione conceda un ulteriore accesso parziale a tre documenti e un accesso completo ad altri due documenti. Ha inoltre incoraggiato la Commissione a tenere conto degli sviluppi pertinenti ^[3] successivi alla sua decisione di conferma.

9. La Commissione ha respinto la raccomandazione del Mediatore, sostenendo che la sua valutazione, come indicato nella decisione di conferma,"era corretta dal punto di vista giuridico e fattuale al momento in cui è stata adottata". Ha inoltre osservato che il denunciante aveva la possibilità di presentare una nuova richiesta di accesso ai documenti.

10. Il denunciante, nelle osservazioni al Mediatore, ha espresso il proprio disappunto per la risposta della Commissione. Ritiene che la Commissione "rimanga costantemente fermamente contraria all'applicazione corretta della legge e alla promozione dell'apertura nell'UE".

Valutazione del Mediatore dopo la raccomandazione

11. La Mediatrice si rammarica che la Commissione non abbia seguito la sua raccomandazione di concedere un ulteriore accesso del pubblico ai documenti in questione.

12. Il Mediatore ribadisce il suo parere secondo cui la Commissione avrebbe dovuto concedere l'accesso ai documenti come da lei raccomandato. È delusa dalla dichiarazione semplicistica della Commissione secondo cui la sua decisione di conferma era di fatto e giuridicamente corretta al momento in cui è stata adottata. Anche se così fosse, la Commissione potrebbe comunque concedere un ulteriore accesso, se fosse opportuno in una fase successiva.

13. Il Mediatore osserva con preoccupazione che la Commissione non ha applicato l'adeguato livello più elevato di trasparenza necessario per il fascicolo legislativo sulla creazione dell'EPPO. È delusa dal fatto che la Commissione non sia stata più trasparente e aperta, in particolare in un caso come questo, che tocca questioni giuridiche nuove e complesse. Si rammarica inoltre del fatto che la Commissione continui a fare affidamento sulla correttezza giuridica al momento di una decisione, adottata quasi tre anni fa, anche se il processo negoziale cui si fa riferimento nei documenti si è concluso. Inoltre, l'EPPO è stata ora istituita attraverso una cooperazione rafforzata ^[4], anche se non è ancora pienamente operativa.

14. La Mediatrice ritiene che l'interesse pubblico all'istituzione dell'EPPO, tenendo conto dei pertinenti sviluppi giuridici e fattuali, sarebbe adeguatamente tutelato da una maggiore trasparenza e dalle ulteriori divulgazioni da lei raccomandate. Purtroppo, la Commissione continua a trattenere i documenti pertinenti. Pertanto, il Mediatore conferma la sua constatazione di cattiva amministrazione.  

La questione dell'identificazione dei documenti pertinenti

15. Nella sua raccomandazione, la Mediatrice ha rilevato che il personale della Commissione ha compiuto sforzi lodevoli per aiutare il denunciante a individuare i documenti ai quali chiedeva l'accesso del pubblico. Gli hanno fornito un documento aggiuntivo dopo la risposta iniziale, rispondendo ai suoi interessi e a quelli di trasparenza e buona amministrazione in generale. Il Mediatore ha inoltre concluso che il tempo necessario per completare questo compito, nelle particolari circostanze del caso, era giustificato in questo caso.

16. Il denunciante ha espresso la propria delusione per il fatto che il Mediatore non abbia indagato ulteriormente sul sistema di gestione dei documenti della Commissione, che, a suo avviso, è inadeguato per facilitare una rapida gestione delle richieste di accesso del pubblico. Ha pertanto invitato il Mediatore ad avviare di propria iniziativa un'indagine sulla questione più ampia della gestione dei documenti. Il Mediatore prende atto delle preoccupazioni del denunciante e potrebbe tornare su tale questione generale in futuro.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente constatazione:

La Mediatrice non è soddisfatta della risposta della Commissione alla sua raccomandazione. In considerazione del continuo rifiuto della Commissione di concedere un ulteriore accesso ai documenti richiesti, la Mediatrice conferma la sua constatazione di cattiva amministrazione.

Il denunciante e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 4 settembre 2019

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145, pag. 43), disponibile al seguente indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049. 

[2] Raccomandazione del Mediatore europeo nel caso 195/2017/JAP sul rifiuto della Commissione europea di concedere l'accesso ai pareri giuridici sulla proposta di regolamento che istituisce la Procura europea, disponibile al seguente indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/109961

[3] Il passare del tempo e gli sviluppi legislativi riguardanti le nuove norme dell'UE in materia di protezione dei dati e la scelta di una cooperazione rafforzata per l'EPPO.

[4] Regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio, del 12 ottobre 2017, relativo all'attuazione di una cooperazione rafforzata sull'istituzione della Procura europea (GU L 283 del 31.10.2017, pag. 1), disponibile al seguente indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2017/1939/oj