Contesto della denuncia

1. La denuncia riguarda a) la valutazione e il rigetto di una proposta scientifica presentata in risposta a un invito a presentare proposte nell'ambito del Settimo programma quadro CE per le attività di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione e b) il successivo rigetto di una richiesta di risarcimento.

2. Il 18 agosto 2009 il denunciante ha presentato una proposta [1] per una borsa di studio intraeuropea Marie Curie per lo sviluppo della carriera nell'ambito dell'invito a presentare proposte "FP7-PEOPLE-2009-IEF" (parte del 7° programma quadro). L'invito a presentare proposte è stato gestito dall'Agenzia esecutiva per la ricerca (di seguito «l'Agenzia»)[2].

3. L’Agenzia ha invitato un gruppo di esperti indipendenti ad assistere nella valutazione delle proposte ricevute in risposta a tale invito. Con lettera del 25 novembre 2009, l’Agenzia ha dichiarato che la proposta era stata valutata dai valutatori esperti e aveva ottenuto un punteggio totale di 74,20 su 100 (la soglia era 70 su 100). La relazione di sintesi della valutazione allegata alla lettera conteneva, accanto ai punteggi per i cinque criteri di valutazione, osservazioni sulla valutazione della proposta, suddivise in "punti di forza" e "debolezze". Nella sua lettera, l'Agenzia ha dichiarato che, sulla base della valutazione degli esperti indipendenti, la Commissione avrebbe classificato, in ordine di priorità, le proposte che hanno superato le soglie e avrebbe quindi adottato una decisione sull'elenco delle proposte da mantenere. L'Agenzia ha sottolineato che saranno disponibili fondi per 575 dei 1 857 progetti (dei 2 398 presentati in totale), che hanno superato la soglia.

4. L'Agenzia ha dichiarato che avrebbe preso una decisione formale a tempo debito sulla proposta del denunciante. Essa ha inoltre sottolineato che, nel caso in cui i ricorrenti non fossero soddisfatti dell’esito della valutazione della loro proposta e volessero ricorrere alla procedura di ricorso, una richiesta doveva essere presentata entro il 25 dicembre 2009. La lettera conteneva una nota intitolata "In merito alla procedura di ricorso", in cui si affermava che la procedura di ricorso avrebbe trattato il modo in cui la proposta di un richiedente era stata trattata nel processo di valutazione e verifica dell'ammissibilità e che non si trattava di una nuova valutazione automatica.

5. Il 22 dicembre 2009 l’Agenzia ha informato i richiedenti dello stato finale delle loro proposte. La proposta del denunciante era classificata nella categoria "C" che corrispondeva a "Proposte al di sopra delle soglie ma non selezionate per il finanziamento né nell'elenco di riserva a causa della mancanza di risorse di bilancio". Le statistiche complessive hanno mostrato che vi erano 1 108 proposte in questa categoria, mentre 575 proposte sono state raccomandate per il finanziamento (categoria "A") e 174 proposte sono state inserite nell'elenco di riserva (categoria "B").

6. Secondo il denunciante, dalla relazione di sintesi della valutazione della sua proposta risultava chiaramente che i valutatori non avevano compreso la sua proposta. Il denunciante ha pertanto deciso di presentare una richiesta di risarcimento. Tale richiesta è stata presentata il 23 dicembre 2009 e comprendeva una richiesta di rivalutazione delle sezioni della relazione relative alla valutazione della proposta ai sensi dei criteri 1 (Qualità scientifica e tecnologica) e 5 (Impatto).

7. Il 21 gennaio 2010 la direzione generale Ricerca (DG RTD) della Commissione europea ha confermato di aver ricevuto la richiesta di risarcimento e ha comunicato che sarebbe stata inviata una risposta entro l'inizio di aprile 2010.

8. Il 28 aprile 2010, a seguito di un'indagine del denunciante in merito all'assenza di risposta, la DG RTD lo ha informato che una risposta sarebbe stata inviata "nelle settimane successive". Il 10 e 15 giugno 2010 il denunciante ha nuovamente scritto alla DG RTD e all'Agenzia lamentando il ritardo nell'invio della risposta. Il denunciante ha inoltre chiesto se fosse possibile indicare le soglie per essere classificato nelle categorie A e B. Il 16 giugno 2010 l'Agenzia ha informato il denunciante che avrebbe inviato la risposta molto presto.

9. Il 23 giugno 2010 il direttore dell'Agenzia ha informato il coordinatore del progetto del denunciante che la richiesta di rivalutazione era stata respinta. Il direttore spiega che la proposta è stata esaminata da un comitato interno di valutazione (il "comitato di ricorso"), il cui ruolo è valutare se vi sia stata una carenza nel processo di valutazione che potrebbe compromettere la decisione di finanziare o meno la proposta. Sottolinea che il comitato di ricorso non valuta la proposta stessa, né mette in discussione il giudizio scientifico di esperti adeguatamente qualificati. Il direttore sottolinea che il comitato per i ricorsi ha concluso che non vi erano prove sufficienti a sostegno della richiesta di ricorso del denunciante e che il risultato della valutazione iniziale era pertanto valido. In allegato è allegata una copia del resoconto sintetico del caso della commissione di ricorso. Ha fatto riferimento al fatto che, il 26 marzo e il 5 e 6 maggio 2010, il comitato di ricorso per tale invito a presentare proposte si è riunito e ha deciso che non vi erano motivi per sostenere la richiesta di ricorso del denunciante. Ha inoltre affermato che il comitato per i ricorsi ha esaminato i profili degli esperti coinvolti nella valutazione della proposta del denunciante e ha concluso che il gruppo, nel suo complesso, disponeva delle competenze adeguate per giudicare la proposta in base ai criteri di valutazione. Ha inoltre affermato che il comitato per i ricorsi ha confermato che la valutazione della proposta del denunciante era stata effettuata in modo equo e trasparente, nel pieno rispetto delle procedure di valutazione stabilite.

10. Il 1o novembre 2010 il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Oggetto dell'indagine

11. Il Mediatore ha deciso di avviare la presente indagine sulle seguenti accuse:

Accuse:

1) La richiesta di rivalutazione del denunciante, presentata tramite il suo coordinatore, è stata respinta per il solo motivo che il giudizio degli esperti/valutatori non poteva essere rimesso in discussione (gli"arbitri sono infallibili" nei termini del denunciante).

2) Si è verificato un inutile ritardo nell'invio (i) dell'avviso di ricevimento della richiesta di risarcimento e (ii) della risposta finale.

3) La Commissione ha sbagliato a non divulgare alcune informazioni relative alla valutazione da parte dei sottopanel, vale a dire i punti più alti e più bassi in ciascuna delle classifiche A, B e C.

12. Dato che il denunciante aveva indicato che la sua denuncia era contro la Commissione e considerato l'importante ruolo svolto dalla Commissione in tale contesto, il Mediatore ha inviato alla Commissione la sua richiesta di parere in merito al caso in questione. Il parere è stato tuttavia presentato dall'Agenzia. Nelle sue osservazioni, il denunciante afferma di ritenere che la Commissione sia l'organo appropriato per rispondere al caso in esame. Tuttavia, conformemente alla sua prassi abituale nei casi che coinvolgono le agenzie esecutive, il Mediatore ritiene che il caso riguardi principalmente l'Agenzia. Alla luce del ruolo svolto dalla Commissione, tuttavia, una copia della decisione in questo caso sarà inviata anche al presidente della Commissione.

13. Nelle sue osservazioni sul parere dell'Agenzia in merito al presunto ritardo verificatosi in questo caso, il denunciante fa riferimento al fatto che l'Agenzia giustifica la sua risposta tardiva invocando un numero insolitamente elevato di richieste di risarcimento. Sostenendo che si tratta di una chiara indicazione del fatto che la Commissione ha un problema con la qualità dei suoi esperti, il denunciante informa il Mediatore che desidera conoscere il numero di richieste di ricorso per panel e il tasso di successo delle richieste di ricorso (per panel e in generale).

14. Il Mediatore osserva che la richiesta del denunciante costituisce in realtà un'affermazione separata, vale a dire che la Commissione non si avvale di esperti di qualità sufficiente. Tale affermazione esula dall’ambito della presente inchiesta. Egli osserva inoltre di non ritenere necessario, ai fini della presente inchiesta, chiedere informazioni su tale questione. Osserva che, se il denunciante desidera ottenere informazioni al riguardo, dovrebbe rivolgersi all'Agenzia.

15. Nelle sue osservazioni, il denunciante afferma di voler conoscere le soglie per l'IEF 2010. La presente indagine, tuttavia, riguarda solo l’IEF 2009. Il Mediatore osserva che la questione è stata oggetto di indagine nel caso 2111/2011/RA (cfr. nota 1).

L'indagine

16. Il Mediatore ha avviato un'indagine su questo caso il 30 novembre 2010. Il 6 maggio 2011 l'Agenzia ha inviato il suo parere, che è stato trasmesso al denunciante con l'invito a presentare osservazioni. Il denunciante ha presentato osservazioni il 2 giugno 2011 e ha inviato ulteriori osservazioni al Mediatore il 31 gennaio 2012.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Asserzione secondo cui la richiesta di riesame è stata erroneamente respinta

Argomenti presentati al Mediatore

17. Il denunciante insiste sul fatto che la sua richiesta di risarcimento è stata respinta in quanto "gli arbitri sono infallibili". A suo avviso, ciò implica che è possibile abusare del sistema senza alcuna conseguenza. Si chiede perché non esistano sistemi adeguati che consentano un'adeguata rivalutazione che affronti anche potenziali valutazioni errate o illeciti da parte dei valutatori. Il denunciante ha l'impressione che l'UE si affidi completamente ai valutatori per distribuire milioni di euro senza consentire riscontri o un secondo parere. Infine, alla luce di quella che definisce la "scarsa risposta" alla sua richiesta di risarcimento, si chiede perché siano stati necessari tre incontri per discuterne e cosa è stato detto sulla rivalutazione in tali incontri.

18. Secondo l'Agenzia, il denunciante era pienamente consapevole della natura della procedura di ricorso, che è chiaramente indicata nella lettera d'informazione ricevuta. Sottolinea che è la gestione della valutazione e del processo di verifica dell'ammissibilità che viene controllata e sottolinea che non vi è una nuova valutazione automatica delle proposte. L’Agenzia ritiene di aver eseguito la procedura di ricorso nel rispetto dei requisiti procedurali specifici e che non vi siano prove a sostegno della necessità di una nuova valutazione della proposta.

19. In particolare, per quanto riguarda la procedura di ricorso, l'Agenzia fa riferimento alla decisione della Commissione sulle "regole per la presentazione delle proposte e le relative procedure di valutazione, selezione e aggiudicazione"[3] (di seguito "le norme"), che spiega in che modo le richieste di ricorso dei richiedenti saranno trattate dal comitato di ricorso. La presente decisione è ulteriormente attuata in seno all'Agenzia mediante orientamenti interni sulla procedura di ricorso per la valutazione delle proposte e il controllo dell'ammissibilità delle proposte nell'ambito del 7° PQ. Secondo il punto 8 degli orientamenti interni, il comitato per i ricorsi può esaminare solo le denunce relative a carenze nella gestione della valutazione delle proposte. Il comitato di ricorso non discuterà o rimetterà in discussione il giudizio di esperti adeguatamente qualificati e non valuterà la proposta stessa, ha affermato l'Agenzia. Ciò non significa tuttavia che una proposta non sarà mai rivalutata. In alcune circostanze, menzionate negli orientamenti interni, il Comitato può raccomandare una nuova valutazione della proposta, in tutto o in parte, "qualora vi siano prove a sostegno della denuncia e un grave problema nello svolgimento della valutazione della proposta, e tale problema possa aver avuto un impatto negativo sulla decisione ("messo a repentaglio") di finanziarla o meno".

20. Nell'esaminare la richiesta di ricorso nel caso di specie, il comitato per i ricorsi ha fatto riferimento alla documentazione pertinente relativa all'invito e alla valutazione. Tali documenti sono elencati nella relazione di sintesi del comitato per i ricorsi come segue: la denuncia, la proposta, la relazione di sintesi della valutazione, i CV dei valutatori, la nota esplicativa redatta dal responsabile di progetto dell'Agenzia, la guida per i candidati all'invito e il programma di lavoro 2009 del programma specifico "Persone".

21. L'Agenzia ha inoltre sottolineato le conclusioni del comitato per i ricorsi, secondo cui "[i]l comitato ha esaminato i profili degli esperti coinvolti nella valutazione di questa proposta specifica e ha concluso che il comitato nel suo complesso disponeva delle competenze adeguate per giudicare la proposta in base ai criteri di valutazione". Il comitato per i ricorsi ha inoltre confermato che la valutazione è stata effettuata in modo equo e trasparente, nel pieno rispetto delle procedure di valutazione stabilite.

22. L’Agenzia conclude affermando che tutti questi elementi sono stati attentamente presi in considerazione dal comitato per i ricorsi al momento di decidere che vi erano prove inadeguate a sostegno della richiesta di ricorso.

23. Facendo riferimento alla dichiarazione dell'Agenzia secondo cui "il comitato non rimetterà in discussione il giudizio di gruppi di esperti adeguatamente qualificati", il denunciante, nelle sue osservazioni, insiste sul fatto che ciò significa che l'Agenzia considera il suo gruppo di esperti infallibile. La presunta infallibilità di questi esperti porta a risultati non trasparenti e iniqui con potenziali danni per i richiedenti e per il contribuente europeo. Il denunciante insiste sul fatto che le osservazioni degli esperti dimostrano che non hanno compreso la sua proposta e che ciò ha avuto un impatto negativo sulla decisione di finanziare o meno la sua proposta.

24. In risposta all'argomentazione dell'Agenzia secondo cui gli esperti che hanno valutato la proposta del denunciante erano qualificati a farlo, il denunciante sostiene che, se ciò fosse vero, ciò implicherebbe che hanno deliberatamente valutato la sua proposta in modo errato e hanno seguito il proprio ordine del giorno. Insiste, tuttavia, sul fatto che gli esperti non erano qualificati per valutare correttamente la sua proposta. Avendo ottenuto un elenco dei "cosiddetti" esperti, il denunciante sostiene che non vi erano, tra gli esperti, esperti di livello mondiale o addirittura di seconda classe del suo settore di ricerca. Su tale base, egli sostiene che gli esperti non erano sufficientemente qualificati per valutare la sua proposta. Ribadisce questo argomento nelle sue ulteriori osservazioni, in cui, sulla base di un articolo coautore degli esperti, ritiene che l'approccio adottato nella sua proposta sia superiore a quello adottato dagli esperti.

Valutazione del Mediatore

25. Il Mediatore osserva che, nel trovare i motivi per avviare la presente indagine, ha tenuto debitamente conto dell'argomentazione del denunciante secondo cui dovrebbe esserci almeno una "possibilità" di un'ulteriore valutazione sostanziale quando viene contestata una decisione su una domanda di sovvenzione. Il Mediatore osserva tuttavia anche che, nella sua decisione nel caso 1793/2009/(JMA)MHZ, che riguardava anche il rigetto di una proposta presentata nell'ambito di un invito a presentare proposte nell'ambito del Settimo programma quadro, e in cui l'affermazione del denunciante era essenzialmente che la valutazione della proposta era sostanzialmente errata, il Mediatore ha sottolineato che la valutazione delle proposte di ricerca solleva questioni scientifiche complesse e che il suo riesame dovrebbe pertanto essere di norma limitato alla valutazione dell'esistenza di un errore manifesto nella motivazione della decisione impugnata. Il Mediatore ha inoltre sottolineato che tale approccio è in linea con la norma applicata dagli organi giurisdizionali dell'Unione [4].

26. Il Mediatore osserva che la sezione 5.3 della regolamentazione intitolata "Assistenza, indagini e mezzi di ricorso" recita come segue:

"(...)

La [lettera di informazione iniziale] fornirà anche un indirizzo da utilizzare se il coordinatore ritiene che vi siano state carenze nel trattamento della sua proposta e che tali carenze abbiano compromesso l'esito del processo di valutazione. (...) Il coordinatore dovrebbe fornire il nome e l'identificativo dell'invito, il numero (se del caso), il nome e l'acronimo della proposta e una descrizione completa delle presunte carenze. (...).

Sarà quindi convocato un comitato interno di riesame della valutazione ("comitato di ricorso") per esaminare i casi presentati dai coordinatori, prima del termine di cui sopra, utilizzando il metodo descritto nella lettera di informazione iniziale. I reclami che non soddisfano queste condizioni o che non riguardano la valutazione o il controllo di ammissibilità di una proposta specifica non saranno presi in considerazione.

Il comitato può riunirsi in diverse formazioni, a seconda degli inviti in esame. Il ruolo della commissione è garantire un'interpretazione giuridica coerente di tali richieste e la parità di trattamento dei richiedenti. Fornisce pareri specialistici sull'attuazione del processo di valutazione sulla base di tutte le informazioni disponibili relative alla proposta e alla sua valutazione. Funziona in modo indipendente. La commissione stessa non valuta la proposta. Se la commissione ritiene che vi sia stata una carenza nel processo di verifica o valutazione dell'ammissibilità che potrebbe aver compromesso la decisione di finanziare o meno la proposta, può suggerire un'ulteriore valutazione della totalità o di una parte della proposta da parte di esperti indipendenti. La commissione non rimetterà in discussione il giudizio di gruppi di esperti adeguatamente qualificati.

Il comitato è composto da personale della Commissione dotato delle competenze necessarie in materia giuridica e procedurale, di contenuti S & T e/o di sistemi d'informazione, che variano a seconda dei casi che gli viene chiesto di esaminare. È presieduto da un funzionario di un servizio diverso da quello responsabile della chiamata. Il coordinatore dell'invito (o altra persona designata dal servizio responsabile dell'invito) è membro del comitato.

(...)

La procedura di ricorso non sostituisce i canali che si applicano a tutte le azioni della Commissione, vale a dire: il Segretariato generale della Commissione per violazione del codice di buona amministrazione (relazioni con il pubblico); il Mediatore europeo per "cattiva amministrazione"; la Corte di giustizia dell'Unione europea per una decisione che riguarda una persona fisica o giuridica. Questi canali sono disponibili anche per i richiedenti che desiderano presentare un reclamo dopo il termine di cui sopra."

27. Il Mediatore osserva che le procedure sopra descritte comportano due fasi, una prima fase svolta dal comitato di ricorso e, se necessario, una seconda fase svolta da esperti indipendenti.

28. In primo luogo, la commissione per i ricorsi esamina tutti i casi presentati dai coordinatori. La commissione per i ricorsi esamina le presunte carenze nel trattamento delle proposte per verificare se esse abbiano compromesso l'esito del processo di valutazione. A tal fine, la domanda di risarcimento deve contenere una descrizione completa delle presunte carenze. Se il comitato per i ricorsi, dopo aver esaminato le presunte carenze nel trattamento di una proposta, ritiene che vi siano state carenze che potrebbero aver compromesso l'esito del processo di valutazione, non procede esso stesso a rivalutare la proposta. Qualsiasi nuova valutazione viene effettuata solo nella fase 2.

29. Se il comitato per i ricorsi ritiene che vi sia stata una carenza nel processo di verifica o valutazione dell'ammissibilità che potrebbe aver compromesso la decisione di finanziare o meno la proposta, proporrà un'ulteriore valutazione della totalità o di una parte della proposta da parte di esperti indipendenti (fase 2 della procedura).

30. Il Mediatore comprende che questo approccio in due fasi ha lo scopo di evitare una situazione in cui ogni richiedente che è deluso dalla notizia che la sua proposta non è stata finanziata appella la decisione al fine di ottenere automaticamente un secondo parere. Il Mediatore ritiene che tale approccio sia del tutto ragionevole. Questo approccio significa che, quando il comitato per i ricorsi lo ritiene opportuno, le proposte possono essere riesaminate [5].

31. Il Mediatore può individuare tre motivi che darebbero luogo a una nuova valutazione completa: i) se un richiedente presenta prove di errori procedurali, ad esempio se è chiaro che una fase del procedimento è stata trascurata; ii) se un richiedente presenta prove di errori fattuali, ad esempio se gli esperti fanno riferimento a una proposta errata [6]; iii) se un richiedente adduce la prova di un errore manifesto di valutazione.

32. Nel caso di specie, il denunciante non ha fornito elementi di prova che dimostrino che nella procedura di valutazione sia stato commesso un errore procedurale o di fatto o un errore manifesto di valutazione. Al contrario, le osservazioni del denunciante dimostrano che egli è semplicemente in disaccordo con la valutazione scientifica sostanziale della sua proposta da parte del panel. Secondo il Mediatore, tali prove non sono sufficienti a giustificare una nuova valutazione.

33. Per quanto riguarda le argomentazioni del denunciante relative a potenziali illeciti da parte dei valutatori, il Mediatore fa riferimento agli orientamenti interni, citati al precedente punto 19, secondo i quali il comitato per i ricorsi può raccomandare una nuova valutazione di tutta o parte della proposta "qualora vi siano prove a sostegno della denuncia e un grave problema nello svolgimento della valutazione della proposta, e che tale problema potrebbe aver avuto un impatto negativo sulla decisione ("messo a repentaglio") di finanziarla o meno". Il Mediatore comprende che, se un richiedente presentasse prove di irregolarità (che rientrerebbero nella definizione di "errore procedurale"), ciò potrebbe certamente dar luogo a una rivalutazione.

34. Risulta altresì dalle disposizioni citate al precedente punto 26 che il lavoro dei valutatori è altresì soggetto al controllo del Segretariato generale della Commissione, nonché del Mediatore e degli organi giurisdizionali. Per quanto riguarda il Mediatore, il livello di revisione che effettua non indovinerà la commissione di ricorso, né tantomeno i valutatori. La valutazione delle proposte di ricerca solleva questioni scientifiche complesse. Il Mediatore ritiene che, nell’esaminare affermazioni di questo tipo, il suo controllo dovrebbe di norma limitarsi a valutare l’esistenza di un errore manifesto nella motivazione della decisione impugnata. Il Mediatore osserva che tale approccio è in linea con la norma applicata dagli organi giurisdizionali dell'Unione [7].

35. Alla luce di quanto precede, il Mediatore non riscontra alcun caso di cattiva amministrazione corrispondente all'asserzione del denunciante. Nonostante tale conclusione, e alla luce della dichiarazione di cui al punto 34 sul livello di controllo che applicherà quando cercherà di accertare se vi sia stato un errore manifesto nella motivazione di una decisione impugnata, il Mediatore ritiene che il comitato per i ricorsi nella presente decisione avrebbe potuto fornire informazioni più dettagliate per quanto riguarda le sue deliberazioni. Il Mediatore osserva che l'Agenzia lo ha informato che il comitato per i ricorsi ha deliberato sulla proposta del denunciante in tre occasioni. Osserva tuttavia che, nella sua relazione sintetica sul caso, la commissione per i ricorsi si limita a informare il denunciante in merito i) ai documenti consultati; ii) la sua conclusione secondo cui il gruppo di esperti disponeva delle competenze adeguate per giudicare la proposta e che la valutazione è stata effettuata in modo equo e trasparente, nel pieno rispetto delle procedure pertinenti; e iii) la conclusione generale secondo cui il denunciante ha presentato "prove inadeguate" a sostegno della sua denuncia. Il Mediatore ritiene che l'Agenzia avrebbe potuto fornire spiegazioni più dettagliate al denunciante [8]. Di conseguenza, egli formula un’ulteriore osservazione al riguardo nel prosieguo.

B. Asserzione di ritardo

Argomenti presentati al Mediatore

36. Il denunciante sostiene che vi è stato un inutile ritardo nell'inviargli i) l'avviso di ricevimento della richiesta di risarcimento e ii) la risposta finale. Sottolinea che ci è voluto un mese intero per ottenere un avviso di ricevimento e un anno e mezzo per ottenere la risposta alla sua richiesta di risarcimento. Afferma che si aspetterebbe di ottenere il risultato della sua richiesta di risarcimento entro un mese e l'esito di un'eventuale nuova valutazione entro tre mesi.

37. Nel suo parere sulla denuncia, l'Agenzia fornisce le seguenti informazioni. Per quanto riguarda il punto i), la sezione 5.3 della regolamentazione prevede che una prima risposta sia inviata ai denuncianti entro tre settimane dal termine per le richieste di ricorso. Nel caso di specie, il termine per la presentazione delle domande di ricorso era il 25 dicembre 2009. L'avviso di ricevimento è stato inviato al denunciante dalla Commissione il 21 gennaio 2010, ossia quattro settimane di calendario dopo, ma sempre entro il termine di 15 giorni lavorativi stabilito nel codice di buona condotta amministrativa della Commissione. L'Agenzia spiega che il ritardo in questo caso è dovuto al periodo delle vacanze di Natale e al numero eccezionalmente elevato di denunce (177) per le quali è stato necessario preparare risposte in attesa di risposta. A quest'ultimo proposito, l'Agenzia sottolinea inoltre che il numero eccezionalmente elevato di richieste di risarcimento corrisponde a un aumento del numero di proposte presentate in risposta ai tre inviti a presentare borse individuali (un aumento del 40% rispetto al 2008). Per quanto riguarda il punto ii), l'Agenzia afferma che è corretto che abbia fornito la risposta finale il 23 giugno 2010, nonostante il fatto che la risposta iniziale del 21 gennaio 2010 indicasse che la risposta finale poteva essere attesa entro l'inizio di aprile 2010.

38. Più in generale, l’Agenzia riconosce che la procedura di ricorso ha causato ritardi. Si rammarica del fatto che tali ritardi siano stati in gran parte inevitabili, dato che vi sono procedure rigorose da seguire, con ogni fase del processo che richiede un tempo minimo per essere eseguita correttamente, e che vi è stato un numero elevato di richieste di ricorso. L'Agenzia afferma di aver tuttavia già adottato misure per istituire un comitato di ricorso supplementare al fine di attenuare questo problema in futuro. Sulla base della sua esperienza del pesante carico di lavoro del comitato di ricorso, il direttore dell'Agenzia ha ora istituito un ulteriore comitato di ricorso al fine di garantire un trattamento più rapido delle richieste di ricorso in futuro.

39. Il denunciante esprime il proprio disaccordo con il parere dell'Agenzia su questo punto. Se, a causa delle vacanze, l'Agenzia non è in grado di confermare di aver ricevuto una richiesta di risarcimento entro una settimana, dovrebbe spostare il termine di conseguenza, afferma. Sostiene inoltre che il termine di tre settimane previsto dal regolamento è inaccettabile. Inoltre, poiché il comitato per i ricorsi si limita a valutare se accettare o meno una richiesta di ricorso, dovrebbe poterlo fare entro un mese dalla presentazione della richiesta. Nel caso in cui una richiesta di risarcimento porti alla rivalutazione di una proposta, l'intera procedura non dovrebbe richiedere più tempo della procedura di valutazione originale, afferma.

Valutazione del Mediatore

40. Il Mediatore ricorda che l'affermazione del denunciante era che vi era stato un inutile ritardo nell'inviargli i) l'avviso di ricevimento della richiesta di risarcimento e ii) la risposta finale. Il Mediatore esaminerà a sua volta queste due questioni.

41. Per quanto riguarda il punto i), la regolamentazione stabilisce un termine di tre settimane per l'invio della risposta iniziale in risposta alle richieste di ricorso. Tale termine decorre dal termine ultimo per la presentazione delle richieste di ricorso. Il denunciante sostiene che ciò è eccessivo. Il Mediatore osserva che l'articolo 14 del codice europeo di buona condotta amministrativa prevede che ogni lettera o denuncia riceva un avviso di ricevimento entro un termine di due settimane. L'Agenzia cita tuttavia il codice della Commissione, che fissa un termine di 15 giorni lavorativi. Il Mediatore non è convinto che siano necessarie tre settimane o 15 giorni lavorativi per inviare un avviso di ricevimento. In ogni caso, l’Agenzia non ha rispettato tale termine.

42. Il motivo addotto dall'Agenzia è stato l'elevato numero di richieste di ricorso. Dato che l'avviso di ricevimento è costituito da una lettera standardizzata, il numero di tali richieste non dovrebbe di norma dar luogo a ritardi. Il Mediatore è tuttavia consapevole del fatto che il periodo in questione era quello delle vacanze di Natale. Ritiene che sarebbe stato conforme ai principi di buona amministrazione spiegare ai candidati che chiedevano un risarcimento il motivo per cui l'avviso di ricevimento in questione è stato ritardato. Farà un'ulteriore osservazione al riguardo.

43. Per quanto riguarda il punto ii), il Mediatore osserva che la regolamentazione non prevede alcun termine entro il quale la risposta sostanziale a una procedura di ricorso debba essere completata. Nella sua conferma di ricevimento in questo caso, la Commissione ha informato il denunciante che poteva aspettarsi una risposta entro tre mesi. Il Mediatore deve pertanto analizzare se il tempo impiegato per trattare la richiesta di ricorso del denunciante possa, in generale, essere considerato eccessivo, tenendo conto delle circostanze del caso.

44. Il Mediatore osserva che l'articolo 17 (Termine ragionevole per l'adozione delle decisioni) del codice europeo di buona condotta amministrativa prevede quanto segue:

"1. Il funzionario provvede affinché sia presa una decisione su ogni richiesta o reclamo all'Istituzione entro un termine ragionevole, senza indugio e in ogni caso non oltre due mesi dalla data di ricevimento. La stessa regola si applica alle lettere di risposta dei membri del pubblico e alle risposte alle note amministrative che il funzionario ha inviato ai suoi superiori gerarchici chiedendo istruzioni in merito alle decisioni da prendere.

2. Se, a causa della complessità delle questioni sollevate, una richiesta o una denuncia all'istituzione non può essere decisa entro il termine summenzionato, il funzionario ne informa quanto prima l'autore. In tal caso, una decisione definitiva dovrebbe essere notificata all'autore nel più breve tempo possibile."

45. Nel caso di specie, il denunciante ha presentato la sua richiesta di risarcimento il 24 dicembre 2010, mentre i risultati della nuova valutazione gli sono stati trasmessi il 23 giugno 2011, ossia sei mesi dopo. Ciò va ben oltre il termine di due mesi previsto dal citato articolo del codice.

46. Tuttavia, il Mediatore osserva che la complessità della questione in questione può giustificare un periodo di tempo più lungo. A tale riguardo, l'Agenzia ha spiegato che il ritardo nel trattamento della richiesta di ricorso del denunciante è dovuto al fatto che i) ha dovuto seguire procedure rigorose e la maggior parte delle fasi di tali procedure ha richiesto un tempo minimo inevitabile; ii) il comitato per i ricorsi ha dovuto esaminare 177 richieste di ricorso in totale. Osserva che anche l'Agenzia ha espresso rammarico per i ritardi subiti.

47. Alla luce delle circostanze di cui sopra, il Mediatore ritiene che il ritardo nel trattamento della richiesta di ricorso del denunciante non possa essere considerato manifestamente eccessivo nel caso di specie. Di conseguenza, il Mediatore non riscontra alcun caso di cattiva amministrazione corrispondente all'asserzione del denunciante.

48. Inoltre, il Mediatore osserva che l'Agenzia ha adottato misure per evitare ritardi in futuro. Al fine di determinare l'efficacia di tali misure, il Mediatore formula un'ulteriore osservazione in appresso [9].

C. Asserzione secondo cui la Commissione avrebbe commesso un errore nel non divulgare talune informazioni relative alla valutazione da parte dei sottopanel

Argomenti presentati al Mediatore

49. Il denunciante sostiene che la Commissione ha sbagliato a non divulgare alcune informazioni relative alla valutazione effettuata dai sottopanel, vale a dire i punti più alti e più bassi in ciascuna delle classifiche A, B e C.

50. Nel suo parere, l'Agenzia afferma innanzitutto che tali informazioni non sono pubblicate, in quanto la graduatoria stessa è un processo interno della Commissione che segue norme rigorose e stabilite. Più specificamente, dopo la valutazione, tutte le proposte sono classificate in base al loro punteggio totale all'interno del sottogruppo tematico specificato nel programma di lavoro. La classifica è verificata e approvata dai valutatori esperti. Va inoltre osservato che i tassi di successo in tutti i sottopanel sono gli stessi, in quanto l'assegnazione dei fondi ai sottopanel è effettuata in base al numero di proposte presentate a ciascun sottopanel (cfr. programma di lavoro 2009, pag. 7).

51. Come stabilito all'articolo 15, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1906/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio [10], "[l]e proposte sono classificate in base ai risultati della valutazione. Le decisioni di finanziamento sono prese sulla base di tale graduatoria". La graduatoria delle proposte nelle categorie A e B è pubblicata sul sito web CORDIS [11].

52. L'Agenzia aggiunge che nel successivo scambio di corrispondenza con il denunciante è stata trascurata la richiesta di e-mail del 10 giugno 2010 per il rilascio dei punteggi minimi per l'inclusione nelle categorie di classificazione A e B. Dopo aver consultato la Commissione, l'Agenzia ha accettato di comunicare al denunciante le seguenti informazioni: i punti più alti e più bassi in ciascuna delle classifiche A, B e C sono stati: nella categoria A punteggio più alto 90,7 punteggio più basso 83,6; nella categoria B punteggio più alto 83,5 punteggio più basso 82,2; nella categoria C punteggio più alto 81,8 punteggio più basso 70,3

53. Nelle sue osservazioni, il denunciante afferma di non comprendere per quali motivi la Commissione/l'Agenzia gli conceda ora le informazioni richieste, in quanto hanno cambiato parere al riguardo [12].

Valutazione del Mediatore

54. Il Mediatore osserva che l'Agenzia ha ora fornito al denunciante le informazioni da lui richieste. Ritiene che non vi siano motivi per ulteriori indagini sulla questione nel contesto dell'attuale indagine.

C. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con le seguenti conclusioni:

Per quanto riguarda la prima e la seconda affermazione, non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell’Agenzia.

Per quanto riguarda la terza affermazione, non vi sono motivi per ulteriori indagini.

Il denunciante e l'Agenzia saranno informati di tale decisione.

Ulteriori osservazioni

Nel rispondere alle richieste di ricorso, il comitato per i ricorsi dovrebbe adoperarsi per fornire motivazioni più dettagliate quando spiega perché una richiesta non comporta una nuova valutazione.

L'Agenzia dovrebbe adoperarsi per inviare un avviso di ricevimento il più rapidamente possibile e, al più tardi, entro il termine di tre settimane stabilito nel regolamento. Qualora non rispetti tale termine, dovrebbe chiedere scusa e fornire spiegazioni.

Al fine di ottenere informazioni concrete a sostegno degli impegni assunti dall'Agenzia in merito alla durata futura delle sue procedure di ricorso, il Mediatore sarebbe grato se l'Agenzia potesse informarlo della durata media delle sue successive procedure di ricorso in casi analoghi riguardanti borse di studio intraeuropee.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 9 luglio 2012

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[1] Il denunciante ha presentato una versione riveduta della sua proposta in risposta all'invito a presentare proposte del 2010. Il Mediatore sta attualmente indagando su una denuncia dello stesso denunciante relativa alla sua proposta del 2010 (caso 2111/2011/RA - Riservato). In particolare, il denunciante sostiene che i) il comitato per i ricorsi non ha effettuato un riesame adeguato della valutazione della sua proposta, ii) l'Agenzia esecutiva per la ricerca ha erroneamente rifiutato di rendere pubblici i punti più alti e più bassi necessari per le categorie A, B e C nella borsa di studio intraeuropea (IEF) 2010 e iii) l'Agenzia ha erroneamente rifiutato di rendere pubblici i nomi dei valutatori delle sue proposte IEF 2009 e IEF 2010.

[2] L'Agenzia esecutiva per la ricerca è un organismo di finanziamento creato dalla Commissione europea per promuovere l'eccellenza nella ricerca e nell'innovazione. Gestisce gran parte del Settimo programma quadro. In quanto agenzia esecutiva, si concentra sui compiti di gestione esternalizzati dalla Commissione e promuove l'efficienza nel rispondere alle esigenze della comunità di ricerca. Autonoma dal 15 giugno 2009, l'Agenzia è stata istituita nel 2007 a Bruxelles per tutta la durata del Settimo programma quadro.

[3] Le norme della Commissione relative al processo di valutazione (Norme per la presentazione delle proposte e relative procedure di valutazione, selezione e aggiudicazione, versione 3, 21 agosto 2008 COM (2008) 4617). Il Mediatore osserva che tali norme sono state sostituite dalla versione 4, adottata con decisione della Commissione del 28 febbraio 2011; GU 2011, L 75, pag. 1.

[4] Cfr. la decisione del Mediatore europeo nel caso 1793/2009/(JMA)MHZ, punto 21.

[5] È importante distinguere tra il riesame di una proposta (che viene effettuato dal comitato di ricorso e che è la fase della procedura in questione nel caso di specie) e la rivalutazione, che viene effettuata da esperti indipendenti. Come indicato al precedente punto 26, "[l]a commissione [di ricorso] non valuta tuttavia la proposta".

[6] Il Mediatore osserva, ad esempio, che nel caso 705/2009/DK relativo al Consiglio europeo della ricerca, la Commissione ha dichiarato che il comitato di ricorso ha scoperto che era stato commesso un errore di fatto durante la preparazione della relazione di valutazione della proposta del denunciante. La Commissione ha pertanto deciso che la proposta del denunciante dovesse essere riesaminata e riconsiderata. L'errore consisteva nel fare riferimento al progetto sbagliato in una fase della relazione. Mentre la scheda di valutazione della relazione di valutazione indicava il nome corretto del progetto, le osservazioni del panel e dei revisori sulla relazione di valutazione si riferivano a un altro progetto.

[7] Cfr. causa T-13/99 Pfizer Animal Heath SA contro Consiglio, Racc. 1999, pag. II-1961, punto 169.

[8] Il Mediatore osserva che, in risposta alla richiesta di ricorso del denunciante relativa alla sua proposta del 2010, la commissione per i ricorsi si adopera per fornirgli spiegazioni più dettagliate.

[9] Il Mediatore ha formulato un'ulteriore osservazione corrispondente nella sua decisione relativa al caso 705/2009/DK contro il Consiglio europeo della ricerca.

[10] Regolamento (CE) n. 1906/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, che stabilisce le regole per la partecipazione di imprese, centri di ricerca e università alle azioni nell’ambito del Settimo programma quadro e per la diffusione dei risultati della ricerca (2007-2013), GU 2006, L 391, pag. 1.

[11] Vedere ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/calls/people/m-grantagreement-status-200905_en.pdf Vedere anche gli aggiornamenti pertinenti.

[12] Cfr. nota 1.