Contesto della denuncia

1. La denuncia riguarda il rifiuto della Commissione europea di concedere il pieno accesso del pubblico ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 [1] alla relazione finale del progetto EQAR 2007- 4214/001/-001. Tale relazione è stata presentata alla Commissione dall'Associazione europea per la garanzia della qualità nell'istruzione superiore («ENQA») e riguardava la preparazione dell'istituzione del registro europeo di garanzia della qualità dell'istruzione superiore («progetto EQAR»)[2]. L'ENQA era responsabile dell'istituzione dell'EQAR e ha presentato domanda di finanziamento alla Commissione nell'ambito del programma di apprendimento permanente.

2. Il denunciante ha chiesto l'accesso alla parte riservata della relazione finale del progetto EQAR 2007- 4214/001/-001, che contiene una relazione presentata alla Commissione riguardante informazioni finanziarie sull'istituzione dell'EQAR.

3. La Commissione ha consultato l'ENQA per chiedere se avesse acconsentito alla divulgazione della parte riservata della relazione finale. ENQA si è opposta alla divulgazione. La Commissione ha quindi informato il denunciante di aver rifiutato l'accesso del pubblico al documento in quanto la divulgazione poteva pregiudicare a) la tutela della vita privata e dell'integrità dell'individuo, vale a dire l'eccezione all'accesso del pubblico di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001 [3] e b) gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, compresa la proprietà intellettuale, vale a dire l'eccezione all'accesso del pubblico di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento 1049/2001 [4].

4. Il denunciante ha rinnovato la sua richiesta di accesso inviando una domanda di conferma.

5. La Commissione ha consultato l'ENQA in altre due occasioni in merito alla questione. L'ENQA ha infine accettato la divulgazione di una versione espunta della relazione finale, che ha indotto la Commissione a concedere un accesso parziale alla relazione finale il 5 marzo 2010. La Commissione ha rifiutato di concedere l'accesso a tre parti della relazione finale, vale a dire il piano aziendale dell'EQAR (allegato alla relazione finale); la parte 6 della relazione finale, intitolata "Coinvolgimento del personale"; e l'allegato I della relazione finale, intitolato "Tabella di rendicontazione finanziaria".

6. A sostegno della sua decisione di diniego di accesso, la Commissione ha fornito la seguente motivazione.

7. La Commissione ha sostenuto che il piano aziendale EQAR non rientrava nell'ambito della sua valutazione della domanda di accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001, in quanto il denunciante era già in possesso del documento in questione.

8. La Commissione ha rifiutato l'accesso alla parte 6 della relazione finale sulla base dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001 e della sua eccezione all'accesso al fine di proteggere la vita privata e l'integrità dell'individuo. La Commissione ha sostenuto che l'eccezione si applicava perché questa parte del documento contiene un elenco di persone coinvolte nel progetto per categoria, partner e periodo di assegnazione. La Commissione ha dichiarato che tali informazioni costituiscono dati personali in quanto riguardano persone identificate e dati di natura privata relativi al loro incarico di lavoro e alla loro retribuzione nell'ambito di questo progetto.

9. La Commissione ha rifiutato l'accesso alla tabella di rendicontazione finanziaria sulla base dell'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento 1049/2001 e della sua eccezione al diritto di accesso, che era inteso a tutelare gli interessi commerciali. La Commissione ha fornito al denunciante una descrizione della natura delle voci non divulgate contenute nella tabella di rendicontazione finanziaria [5]. La Commissione ha tuttavia sostenuto che le questioni affrontate nella parte 6 della relazione finale e nella tabella relativa all'informativa finanziaria erano in gioco nel contenzioso pendente tra il denunciante e l'ENQA. La divulgazione di queste parti della relazione finale comprometterebbe la capacità dell'ENQA di presentare efficacemente il suo caso su un piano di parità con le altre parti del presente procedimento giudiziario. Ciò danneggerebbe gli interessi commerciali dell'ENQA per quanto riguarda l'esito del contenzioso. La Commissione ha affermato che, sebbene l’ENQA non sia un’entità a scopo di lucro, essa agisce come qualsiasi altro operatore economico in un mercato aperto quando svolge diverse delle sue attività, quali l’assunzione di personale e l’acquisto di attrezzature e servizi necessari per il suo funzionamento. Inoltre, la Commissione ha dichiarato che l'accesso alla sezione sulle spese di viaggio e di soggiorno realizzate della tabella di rendicontazione finanziaria non poteva essere concesso in quanto questa parte contiene un elenco di persone che hanno chiesto le spese di viaggio e di soggiorno per il progetto. Tali informazioni sono considerate dati personali, protetti anche sulla base dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

10. La Commissione ha infine osservato che le eccezioni al diritto di accesso di cui all'articolo 4, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 non devono essere ponderate con un interesse pubblico prevalente. Tuttavia, l’eccezione di cui all’articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento n. 1049/2001 deve essere derogata qualora sussista un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Un siffatto interesse deve, da un lato, essere di interesse pubblico e, dall’altro, prevalere sul danno causato dalla divulgazione. La Commissione ha sottolineato che lo scopo del regolamento (CE) n. 1049/2001 è concedere l'accesso del pubblico ai documenti, la cui divulgazione non danneggerebbe un interesse pubblico o specifici interessi privati. Poiché l'accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 implica che tutti i membri del pubblico possano avere accesso al documento, nel valutare se l'accesso a un documento possa o meno essere concesso non potrebbe essere preso in considerazione alcun interesse specifico di una persona, ad esempio un interesse specifico del richiedente. Considerando che gran parte dei documenti in questione era già stata divulgata, la Commissione ha concluso che non vi erano elementi a sua disposizione che potessero indicare l'esistenza di un interesse pubblico prevalente che prevalesse sulla necessità di tutelare gli interessi commerciali dell'ENQA.

Oggetto dell'indagine

11. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato che la Commissione non ha motivato in modo valido e adeguato il suo rifiuto di concedere il pieno accesso al documento intitolato "Parte riservata della relazione finale del progetto EQAR 2007- 4214/001/-001", compresi i suoi allegati.

12. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione dovrebbe concedere pieno accesso al documento intitolato "Parte riservata della relazione finale del progetto EQAR 2007- 4214/001/-001", compresi i suoi allegati.

L'indagine

13. Il Mediatore ha chiesto alla Commissione di presentare un parere sulla denuncia. I servizi del Mediatore hanno inoltre effettuato un'ispezione del fascicolo della Commissione in materia. La Commissione ha fornito il suo parere sulla denuncia, che è stato trasmesso al denunciante con un invito a formulare osservazioni. Il Mediatore non ha ricevuto osservazioni dal denunciante. Il 25 agosto 2001, a seguito di una corrispondenza telefonica con il denunciante in merito alla questione, il Mediatore ha presentato alla Commissione una proposta di soluzione amichevole del caso. La risposta della Commissione del 9 marzo 2012 è stata trasmessa al denunciante con l'invito a presentare osservazioni entro il 30 aprile 2012. Il denunciante non ha presentato osservazioni.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Asserita omissione di fornire validi e adeguati motivi per il suo rifiuto di concedere il pieno accesso

Argomenti presentati al Mediatore

14. Nella sua denuncia, il denunciante ha sostenuto che il rifiuto della Commissione di esaminare se il piano aziendale EQAR potesse essere reso pubblico significava che non era in grado di accertare se fosse in possesso della stessa versione del piano aziendale detenuta dalla Commissione.

15. Il denunciante si è inoltre opposto alla redazione dei nomi dei membri del personale partecipanti nella relazione. Fa riferimento alla relazione speciale del Mediatore europeo al Parlamento europeo nella denuncia 713/98/IJH, sostenendo che i nominativi del personale sono stati indicati nella relazione al fine di rendere conto dell'utilizzo di una sovvenzione concessa dalla Commissione.

16. Il denunciante ha inoltre sostenuto che eventuali conseguenze negative per una parte in un procedimento giudiziario non possono costituire interessi commerciali ai sensi dell'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento 1049/2001. Inoltre, l’ENQA non ha preparato e presentato la relazione alla Commissione nell’ambito di un contenzioso in Finlandia, ma l’ha prodotta nell’ambito di procedimenti amministrativi tra l’ENQA e la Commissione. L'eccezione all'accesso del pubblico in relazione ai procedimenti giudiziari (articolo 4, paragrafo 2, secondo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001 [6]) non consentirebbe alla Commissione di eludere l'obbligo di divulgare i documenti redatti nell'ambito di una questione puramente amministrativa.

17. Il denunciante ha inoltre sostenuto che le attività commerciali di un'organizzazione senza scopo di lucro non coincidono con "gli interessi commerciali oggettivi previsti dal regolamento". A suo avviso, la Commissione non ha dimostrato l’esistenza di interessi commerciali oggettivi che necessitassero di protezione. La comprensione da parte della Commissione dell'interesse commerciale tutelabile implicava che le attività di qualsiasi entità che acquistasse servizi sul mercato aperto rientrerebbero nell'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino. Il denunciante ha inoltre sottolineato che le eccezioni al diritto di accesso ai documenti devono essere interpretate e applicate in modo restrittivo.

18. Il denunciante ha infine contestato la decisione della Commissione di non divulgare il link che figura a pagina 13 della relazione finale sotto il titolo "8 - Diffusione e valorizzazione ", seguendo la frase che recita: "Il sito web dell'EQAR contiene un'area riservata ai membri dell'EQAR e agli osservatori ufficiali dell'Assemblea generale, compresa la Commissione. È accessibile tramite il modulo di accesso all'indirizzo [cancellato]".

19. Per quanto riguarda il piano aziendale EQAR, la Commissione ha fatto riferimento al contenuto della sua risposta alla domanda di conferma del denunciante. Dato che il denunciante era in possesso del piano aziendale, la Commissione ha motivato il fatto che, per motivi di economia delle risorse, non era necessario esaminare se potesse essere reso pubblico ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

20. Per quanto riguarda la redazione dei nomi dei membri del personale partecipanti nella parte 6 della relazione finale, la Commissione ha mantenuto la motivazione fornita nella sua risposta alla domanda di conferma. Essa ha sostenuto che la redazione dei nomi stessi non sarebbe sufficiente a tutelare la vita privata delle persone interessate, in quanto queste ultime sarebbero identificabili sulla base del resto delle informazioni contenute nella presente parte, vale a dire la loro categoria di personale e il periodo di incarico.

21. Per quanto riguarda l'obiezione del denunciante all'argomento secondo cui le possibili conseguenze negative di una parte in un procedimento giudiziario costituiscono interessi commerciali, la Commissione ha nuovamente affermato che, sebbene ENQA non sia un'entità a scopo di lucro, agisce come qualsiasi altro operatore economico in un mercato aperto quando svolge diverse delle sue attività, come l'assunzione di personale e l'acquisto di attrezzature e servizi necessari per il suo funzionamento. Rilasciare le parti pertinenti della relazione nel pubblico dominio sarebbe dannoso per gli interessi commerciali dell'ENQA ,, che è l'autore del documento in questione. Il fatto che l'ENQA si sia opposta alla divulgazione di alcune parti di tale relazione affermando che le informazioni contenute in tali parti sono pertinenti nel contenzioso pendente è un elemento della valutazione della Commissione relativa agli interessi commerciali dell'ENQA. La Commissione ha ricordato la sua dichiarazione, nella sua risposta di conferma, secondo cui la divulgazione delle parti espunte della relazione finale sulla base del regime di accesso del pubblico comprometterebbe la capacità dell'ENQA di presentare efficacemente il suo caso su un piano di parità con le altre parti del presente procedimento giudiziario. Una siffatta eventualità pregiudicherebbe, a sua volta, gli interessi commerciali dell'ENQA per quanto riguarda l'esito del contenzioso.

22. La Commissione ha ritenuto che lo status dell’entità interessata, vale a dire il fatto che l’ENQA sia un’organizzazione senza scopo di lucro, fosse irrilevante ai fini della tutela degli interessi commerciali. La Commissione ha sostenuto che, dalla formulazione dell'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento 1049/2001, tale disposizione si applica agli interessi commerciali di qualsiasi persona giuridica, pubblica o privata.

23. Per quanto riguarda la potenziale esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione, la Commissione ha presentato le stesse argomentazioni contenute nella sua risposta alla domanda di conferma del denunciante.

24. Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante secondo cui il link a pagina 13 della relazione finale dovrebbe essere reso pubblico se la Commissione non è in grado di presentare un motivo giuridico per espellerlo, la Commissione ha dichiarato che si tratta di un sito web esterno a cui ha accesso in base alla sua qualità di osservatore dell'assemblea generale interessata. Non si tratta di un documento in suo possesso ai sensi dell'articolo 3 del regolamento (CE) n. 1049/2001. Per questo motivo, la password di accesso per l'area riservata nel sito EQAR è stata cancellata.

25. Per i motivi di cui sopra, la Commissione ha mantenuto la sua posizione secondo cui le parti dei documenti che non erano state divulgate rientravano chiaramente nelle eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001.

Valutazione preliminare del Mediatore che ha portato a una proposta di soluzione amichevole

Piano industriale EQAR

26. Per quanto riguarda la richiesta di accesso al piano aziendale EQAR, il Mediatore sottolinea che il denunciante ha presentato una richiesta di accesso del pubblico al piano aziendale a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001. Il fatto che il denunciante possa aver ottenuto l'accesso al piano aziendale EQAR altrove non significa che il piano aziendale EQAR sia stato reso pubblico. Ogni richiesta di accesso del pubblico ai documenti ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 deve essere trattata conformemente alle disposizioni ivi contenute. L'istituzione interessata può rifiutare l'accesso del pubblico solo se si applica una delle eccezioni all'accesso del pubblico di cui all'articolo 4 [7]. Nel caso di specie, il Mediatore non è convinto che i motivi addotti dalla Commissione per rifiutare di trattare la richiesta del denunciante di accesso al piano aziendale EQAR siano conformi alle disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tale rifiuto sarà affrontato nella proposta del Mediatore per una soluzione amichevole riportata di seguito.

Parte 6 della relazione finale

27. Per quanto riguarda la parte 6 della relazione finale e i nomi ivi elencati, il Mediatore osserva che la Corte di giustizia si è pronunciata sull'interazione tra le norme dell'UE in materia di accesso del pubblico e le norme dell'UE in materia di protezione dei dati nella causa Bavarian Lager [8]. Il Garante europeo della protezione dei dati ("GEPD") ha analizzato ulteriormente il caso Bavarian Lager in un documento di riferimento del 24 marzo 2011, intitolato "Accesso del pubblico a documenti contenenti dati personali dopo la sentenza Bavarian Lager"[9]. In linea con il memorandum d'intesa [10] tra il Mediatore e il GEPD, in cui le due istituzioni si impegnano ad adottare un approccio coerente agli aspetti giuridici e amministrativi della protezione dei dati, il Mediatore ritiene opportuno analizzare il caso alla luce degli orientamenti e delle conclusioni formulati dal GEPD nel suo documento di riferimento del 24 marzo 2011 ("documento di riferimento").

28. Nel documento di riferimento, il GEPD conclude che la sentenza Bavarian Lager stabilisce che cognomi e nomi possono essere considerati "dati personali" e che la comunicazione di tali dati rientra nella definizione di "trattamento" ai fini del regolamento 45/2001 [11] (il regolamento sulla protezione dei dati)[12]. Qualora una richiesta di accesso del pubblico ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 intenda ottenere l'accesso a documenti contenenti dati personali, le disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 diventano applicabili nella loro interezza [13]. Tale richiesta di accesso del pubblico deve essere trattata dalle istituzioni interessate ai sensi dell'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001 [14]. Al fine di concedere l'accesso ai dati personali ai sensi dell'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001, il destinatario deve dimostrare la necessità del trasferimento dei dati e l'istituzione deve valutare se non vi sia motivo di presumere che gli interessi legittimi dell'interessato possano essere pregiudicati. Ciò significa che l'ente interessato deve effettuare un bilanciamento degli interessi in gioco e che la divulgazione è consentita solo se entrambe le condizioni sono soddisfatte.

29. Il GEPD conclude che l'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001 impone alla persona che richiede l'accesso di fornire una giustificazione esplicita e legittima o argomentazioni convincenti al fine di dimostrare la necessità del trasferimento dei dati personali [15]. Per quanto riguarda i legittimi interessi dell'interessato, il GEPD afferma che, in caso di dubbio sul fatto che il trasferimento pregiudichi tali interessi, sembra ragionevole che l'interessato sia invitato a presentare il proprio parere sull'eventuale trasferimento. Tuttavia, questo invito a presentare le proprie opinioni non dovrebbe essere visto come una richiesta di consenso al trasferimento, ma come una misura che consente all'istituzione di prendere una decisione ben informata.

30. Sulla base di quanto precede, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia giustamente ritenuto che i nomi delle persone elencate nella parte 6 della relazione finale costituissero dati personali. Tuttavia, questo fatto avrebbe dovuto indurre la Commissione a effettuare un'analisi completa della richiesta di accesso a tali denominazioni ai sensi dell'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001 [16]. La Commissione non sembra averlo fatto. La mancata analisi completa della richiesta di accesso sarà affrontata nella proposta del Mediatore per una soluzione amichevole riportata di seguito.

31. Il Mediatore prende inoltre atto dell'argomentazione della Commissione secondo cui la redazione dei nomi non sarebbe sufficiente a tutelare la vita privata delle persone interessate, in quanto tali persone sarebbero identificabili sulla base del resto delle informazioni contenute nella parte 6 della relazione finale, vale a dire la loro categoria di personale e il periodo di incarico. Secondo la Commissione, non è stato quindi possibile divulgare nemmeno queste informazioni.

32. A tale riguardo, il Mediatore osserva che l'articolo 2 del regolamento 45/2001 stabilisce che "[f] o le finalità del presente regolamento: a) "dati personali": qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile, di seguito denominata "interessato"; si considera identificabile la persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento a un numero di identificazione o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale; …";

33. Tuttavia, il Mediatore non ritiene che la Commissione abbia spiegato in che modo le informazioni sulle categorie di personale e sui periodi di incarico renderebbero identificabili le persone elencate nella parte 6 della relazione finale.

34. Ne consegue che la Commissione non ha sufficientemente analizzato questo aspetto della richiesta di accesso per quanto riguarda la parte 6 della relazione finale, in particolare ai sensi dell’articolo 2 e, eventualmente, dell’articolo 8, lettera b), del regolamento n. 45/2001. La mancata analisi di questo aspetto della richiesta di accesso sarà affrontata nella proposta del Mediatore per una soluzione amichevole riportata di seguito.

Tabella informativa finanziaria

35. Per quanto riguarda gli argomenti della Commissione a sostegno del rifiuto di accesso alla tabella di rendicontazione finanziaria, il Mediatore non è convinto che l'esito finale del contenzioso possa costituire un interesse commerciale ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

36. Tuttavia, nel suo parere sulla denuncia, la Commissione sostiene anche che la divulgazione al pubblico della tabella di informativa finanziaria sarebbe, in quanto tale, lesiva degli interessi commerciali dell’ENQA. Secondo la Commissione, sebbene l’ENQA sia un’entità a scopo di lucro, essa agisce come qualsiasi altro operatore economico in un mercato aperto quando svolge molte delle sue attività. Questi includono l'assunzione di personale e l'acquisto di attrezzature e servizi necessari per il suo funzionamento. Dopo aver esaminato il documento in questione, il Mediatore ritiene che tale argomentazione sia valida. Il Mediatore ritiene inoltre valida l'argomentazione della Commissione secondo cui non sussiste alcun interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

37. Sulla base delle conclusioni di cui al precedente punto 36, il Mediatore conclude che il rifiuto di concedere l’accesso del pubblico alla tabella delle relazioni finanziarie era giustificato.

Link al sito web a pagina 13 della relazione finale

38. Dopo aver esaminato il documento in questione, il Mediatore osserva che la Commissione ha cancellato dal documento divulgato non solo la password di accesso per i membri dell'EQAR per accedere all'area riservata, ma anche il link alla pagina web contenente il modulo di accesso. Il Mediatore osserva inoltre che il denunciante si oppone unicamente alla mancata divulgazione del collegamento. Non contesta la cancellazione della password di accesso.

39. La Commissione ha rifiutato l'accesso al link alla pagina web sostenendo che la pagina web non è "un documento in suo possesso". Il Mediatore sottolinea a tale proposito che il denunciante ha chiesto l'accesso al documento in cui è menzionato il link, e non alla pagina web effettiva a cui conduce tale link. Il documento in cui è menzionato il collegamento è chiaramente un documento in possesso della Commissione e il collegamento è una componente di tale documento.

40. Il Mediatore osserva che, se il ragionamento della Commissione dovesse essere considerato valido, porterebbe a una situazione assurda in cui tutti i link a pagine web esterne citate in un documento in possesso della Commissione, compresi i link a pagine web pubbliche, dovrebbero essere cancellati prima della pubblicazione del documento.

41. Sebbene il collegamento in questione faccia chiaramente parte di un documento in possesso della Commissione, occorre ancora esaminare se tale parte del documento debba essere soppressa, conformemente alle eccezioni all’accesso di cui all’articolo 4 del regolamento n. 1049/2001. Dato che la Commissione si è limitata a sostenere che la richiesta riguardava un documento che non era in suo possesso, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia debitamente motivato il suo rifiuto di fornire l'accesso al collegamento. La mancata motivazione del rifiuto di fornire l'accesso al collegamento sarà affrontata nella proposta del Mediatore per una soluzione amichevole riportata di seguito.

La proposta di soluzione amichevole

42. Sulla base dell'analisi di cui sopra e delle conclusioni di cui ai punti 26, 30, 34 e 41, il Mediatore ha presentato la seguente proposta di soluzione amichevole:

La Commissione potrebbe riconsiderare la possibilità di dare accesso al piano aziendale EQAR, alla parte 6 della relazione finale e al link a pagina 13 della relazione finale.

Le argomentazioni presentate al Mediatore dopo la sua proposta di soluzione amichevole

43. Nella sua risposta al Mediatore, la Commissione ha dichiarato di ritenere di aver accettato la proposta di soluzione amichevole. La Commissione aveva riesaminato la possibilità di concedere l'accesso del pubblico al piano aziendale EQAR consultando l'autore del documento, che non si è opposto alla sua divulgazione. La Commissione aveva pertanto deciso di divulgare il piano aziendale EQAR, che è ora accessibile al pubblico.

44. La Commissione non ha ritenuto necessario riesaminare la possibilità di concedere l'accesso del pubblico alla parte 6 della relazione finale, alla luce della recente sentenza del Tribunale nella causa T-82/09 [17] e della mancata comunicazione da parte del denunciante di motivi specifici che giustificassero la richiesta di trasferimento di dati personali.

45. La Commissione ha riconosciuto che non vi era motivo di proteggere il link a pagina 13 della relazione finale. Il "login" e la "password" a pagina 13 della relazione finale sono stati eliminati per impedire l'accesso al sito interno di EQAR. Tuttavia, il modulo di accesso stesso, a cui conduce il link, non contiene alcun contenuto sostanziale.

Valutazione del Mediatore dopo la sua proposta di soluzione amichevole

46. Il Mediatore accoglie con favore la decisione della Commissione di rendere il piano aziendale EQAR accessibile al pubblico. Il Mediatore plaude inoltre alla disponibilità della Commissione ad accettare il suo ragionamento in merito al link a pagina 13 della relazione finale riconoscendo che non vi era motivo di tutelarlo. Il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione abbia adottato misure per risolvere questi aspetti della denuncia.

47. Il Mediatore osserva inoltre che, pur avendo constatato che il link a pagina 13 della relazione finale avrebbe dovuto essere divulgato, la Commissione non sembra aver fornito al denunciante una versione aggiornata della pagina 13 della relazione finale, contenente il link. Tuttavia, dopo aver esaminato il documento in questione e aver visitato il modulo di accesso al quale conduce il link, il Mediatore concorda con la Commissione sul fatto che il modulo di accesso non contiene alcun contenuto sostanziale. Il Mediatore non proseguirà pertanto la questione.

48. Per quanto riguarda la parte 6 della relazione finale, il Mediatore prende atto della dichiarazione della Commissione, nella sua risposta alla proposta di soluzione amichevole, sostenendo di non dover riesaminare la richiesta di accesso al riguardo. Il Mediatore osserva, tuttavia, che la Commissione ha comunque fornito ulteriori motivi per cui non ritiene in linea con la legislazione applicabile fornire l'accesso del pubblico a tale documento. In sintesi, la Commissione ha sostenuto che il denunciante non ha fornito alcuna motivazione specifica che giustifichi la richiesta di trasferimento di dati personali.

49. Come osservato nella proposta di soluzione amichevole, la giurisprudenza degli organi giurisdizionali dell'UE stabilisce che una richiesta di accesso del pubblico a un documento contenente dati personali deve essere trattata ai sensi dell'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001 [18], il che significa che, in una prima fase, il richiedente deve dimostrare la necessità di trasferire i dati [19]. Risulta, nel caso di specie, che il denunciante non lo ha fatto e che la Commissione ha quindi, in linea di principio, il diritto di rifiutare l’accesso sulla base dell’articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento n. 1049/2001.

50. Il Mediatore osserva, tuttavia, che il denunciante ha presentato la richiesta di accesso alla parte 6 della relazione finale prima che l'eccezione al diritto di accesso del pubblico ai dati personali di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001 fosse stata ulteriormente definita dagli organi giurisdizionali dell'UE. Il denunciante potrebbe quindi non essere stato a conoscenza, all’epoca, del suo obbligo di dimostrare la necessità del trasferimento dei dati. Tuttavia, il denunciante potrebbe prendere in considerazione la possibilità di presentare una nuova richiesta di accesso, dimostrando tale necessità fornendo giustificazioni esplicite e legittime.

51. Se un'istituzione ritiene che il regolamento (CE) n. 45/2001 si applichi a una richiesta di accesso del pubblico a un documento e che l'accesso al documento in questione sia rifiutato perché il richiedente non si è adoperato per dimostrare la necessità del trasferimento di dati personali, il Mediatore ritiene opportuno che l'istituzione, nell'informare il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma a norma dell'articolo 7 del regolamento (CE) n. 1049/2001, informi anche il richiedente dell'obbligo di dimostrare tale necessità. Ciò sarebbe conforme ai principi di buona amministrazione e di cultura del servizio e, più specificamente, all'articolo 10, paragrafo 3, del codice europeo di buona amministrazione, relativo alla consulenza fornita ai cittadini. Il Mediatore farà un'ulteriore osservazione al riguardo.

52. Per quanto riguarda la questione se sia possibile concedere un accesso parziale alla parte 6 della relazione finale [20], il Mediatore mantiene la preoccupazione esposta ai precedenti punti 31-33, vale a dire che la Commissione non ha spiegato in che modo le informazioni sulle categorie di personale e sui periodi di assegnazione renderebbero le persone identificabili ai sensi dell’articolo 2 del regolamento 45/2001. Il Mediatore rileva al riguardo che, se le informazioni non sono considerate dati personali ai fini del regolamento n. 45/2001, non si applica il requisito secondo cui il richiedente deve dimostrare la necessità del trasferimento dei dati, come descritto al punto 48 della presente sentenza. Sulla base di quanto precede, il rifiuto della Commissione di divulgare tale documento dopo aver oscurato i nomi costituisce un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore farà un'osservazione critica su questo aspetto della denuncia.

53. Prima di pronunciarsi sulla presente causa, il Mediatore ha letto attentamente la recente sentenza del Tribunale nella causa T-190/10 [21]. Il Mediatore osserva che tale sentenza è stata pronunciata dopo che il Mediatore aveva formulato la sua proposta di soluzione amichevole nel presente caso e dopo che la Commissione aveva fornito la sua risposta a tale proposta. Nella causa T-190/10, il Tribunale ha dichiarato che un’istituzione poteva rifiutare l’accesso del pubblico a un documento contenente dati personali solo se, in una prima fase, spiegava in che modo l’accesso a tale documento potesse arrecare concretamente ed effettivamente pregiudizio alla vita privata delle persone interessate ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001 [22]. Secondo il Mediatore, le conclusioni di cui ai punti 51 e 52 sono coerenti non solo con la giurisprudenza precedente citata nella proposta di soluzione amichevole, ma anche con la giurisprudenza successiva.

B. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con le seguenti conclusioni e osservazioni critiche:

Per quanto riguarda la richiesta di accesso al piano aziendale EQAR e il link a pagina 13 della relazione finale, la Commissione ha adottato misure per risolvere la questione.

Osservazione critica:

Per quanto riguarda la parte 6 della relazione finale, la Commissione non ha spiegato in che modo le informazioni sulle categorie di personale e sui periodi di assegnazione renderebbero le persone identificabili ai sensi dell'articolo 2 del regolamento (CE) n. 45/2001. Pertanto, il rifiuto della Commissione di divulgare tale documento dopo aver oscurato i nomi costituisce un caso di cattiva amministrazione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Ulteriore osservazione

Se un'istituzione ritiene che il regolamento (CE) n. 45/2001 si applichi a una richiesta di accesso del pubblico a un documento e l'accesso al documento in questione è rifiutato perché il richiedente non ha dimostrato la necessità di trasferire dati personali, il Mediatore sottolinea l'importanza di applicare i principi di buona amministrazione e di impegnarsi a favore di una cultura del servizio nei confronti dei cittadini. Ritiene che sarebbe in linea con tali principi e con tale cultura del servizio per l'istituzione, quando informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma a norma dell'articolo 7 del regolamento 1049/2001, informare anche il richiedente dell'obbligo di dimostrare tale necessità.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 9 luglio 2012

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[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU 2001, L 145, pag. 43).

[2] EQAR è un'organizzazione internazionale senza scopo di lucro istituita dal "Gruppo E4" che comprende l'Associazione europea per la garanzia della qualità nell'istruzione superiore (ENQA), l'Unione europea degli studenti (ESU), l'Associazione universitaria europea (EUA) e l'Associazione europea delle istituzioni di istruzione superiore (EURASHE). L'obiettivo dell'EQAR è migliorare la qualità dell'istruzione superiore europea e promuovere una maggiore mobilità degli studenti fornendo informazioni chiare e obiettive sulle agenzie di garanzia della qualità affidabili che lavorano in Europa. Il nuovo registro mira inoltre ad agevolare il riconoscimento reciproco delle decisioni in materia di garanzia della qualità.

[3] "Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela della: …privacy e dell'integrità dell'individuo, in particolare in conformità della legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali."

[4] "Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela

- interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, compresa la proprietà intellettuale

… a meno che non vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

[5] La Commissione ha inoltre fornito i seguenti chiarimenti dettagliati:

"La sezione degli stati dei conti (parte i) contiene una relazione sulle dichiarazioni di spesa per la preparazione dell'EQAR; presenta il bilancio complessivo, gli importi ammissibili al finanziamento della Commissione e altre fonti di finanziamento (fondi propri di partenariato). La sezione relativa alle spese per tipo di costo e per partner (parte ii) presenta la ripartizione dei costi per partner (il gruppo E4 sopra descritto) e riferisce quindi su come la sovvenzione della Commissione è stata ripartita tra i partner per quanto riguarda le spese per il personale, le spese di viaggio e soggiorno, le attrezzature, il subappalto e altri costi. La sezione sui costi del personale realizzati per partner (parte iii) fornisce un resoconto dettagliato per partner dei costi del personale per categoria di persone impiegate nel progetto (dirigente, ricercatore, insegnante e/o formatore, personale tecnico e personale amministrativo). In ciascuna categoria di personale questa parte riporta il numero di giorni di lavoro nel progetto, il costo giornaliero e il costo totale del personale per categoria. La sezione sui costi di viaggio e soggiorno realizzati (parte iv) presenta questi costi (con una ripartizione per persona) e le relazioni sui costi delle attrezzature realizzate (anche nella parte iv) sulle attrezzature, come i computer, acquistate per il progetto. Il subappalto e gli altri costi (parte v) riguardano le consultazioni degli avvocati per la redazione dello statuto dell'EQAR e la creazione dell'organizzazione. Infine, altri costi riguardano il design aziendale (come il logo), i costi telefonici, la progettazione del sito web, la progettazione del foglietto informativo EQAR e la sua stampa e così via. Come indicato nella mia precedente lettera, la Commissione ha consultato l'ENQA, l'autore dei documenti in questione, al fine di valutare se un'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafi 1 o 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001 sia applicabile ai documenti oggetto della Sua richiesta. In seguito a tale consultazione, l'ENQA ha sollevato obiezioni in merito alla divulgazione della parte riservata della relazione finale del progetto EQAR, invocando un procedimento giudiziario in corso dinanzi a un giudice nazionale come motivo della sua opposizione."

[6] A norma dell'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001 "[l]e istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di: … — procedimenti giudiziari e consulenza legale, …".

[7] Nell’esaminare una siffatta domanda ai sensi del regolamento n. 1049/2001, l’istituzione deve tener conto, nel suo ragionamento, delle conseguenze che deriverebbero dal fatto che il pubblico abbia ottenuto l’accesso al documento di cui trattasi. Anche se una persona o determinate persone possono aver già ottenuto l'accesso al documento in questione, una delle eccezioni all'accesso del pubblico di cui all'articolo 4 può comunque applicarsi a una richiesta di accesso del pubblico.

[8] Causa C-28/08 P, Commissione/Bavarian Lager, sentenza del 29 giugno 2010, non ancora pubblicata nella Raccolta.

[9] Disponibile sul sito web del GEPD: www.edps.europa.eu

[10] GU 2007, C 27, pag. 21.

[11] Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati.

[12] Causa C-28/08 P, Commissione/Bavarian Lager, punti 68-69.

[13] Causa C-28/08 P, Commissione/Bavarian Lager, punto 63.

[14] L'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001 stabilisce che "[f]atti salvi gli articoli 4, 5, 6 e 10, i dati personali sono trasferiti [...] b) solo se il destinatario dimostra la necessità del trasferimento dei dati e se non vi è motivo di presumere che gli interessi legittimi dell'interessato possano essere pregiudicati".

[15] Causa C-28/08 P, Commissione/Bavarian Lager, punto 78.

[16] La sentenza nella causa Bavarian Lager è stata pronunciata il 29 giugno 2010, il che suggerisce che la Commissione potrebbe non averne tenuto conto nell'elaborazione del suo parere nella presente causa, che è datato 27 luglio 2010.

[17] Causa T-82/09 G.J. Dennekamp/Parlamento europeo, sentenza del 23 novembre 2011, non ancora pubblicata.

[18] Quando una richiesta di accesso del pubblico ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 mira ad ottenere l'accesso a documenti contenenti dati personali, le disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 diventano applicabili nella loro interezza. Cfr. causa C-28/08 P, Commissione/Bavarian Lager, sentenza del 29 giugno 2010, non ancora pubblicata, punto 63.

[19] Causa C-28/08 P, Commissione/Bavarian Lager, sentenza del 29 giugno 2010, non ancora pubblicata, punti 59, 63 e 77, causa T-82/09, G.J. Dennekamp/Parlamento europeo, sentenza del 23 novembre 2011, non ancora pubblicata, punti 26 e 30.

[20] Articolo 4, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[21] Causa T-190/10 Egan e Hackett/Parlamento, sentenza del 28 marzo 2012, non ancora pubblicata.

[22] Ibidem, punti 90-91.