Contesto della denuncia

1. Il denunciante è un ex membro del personale dell'Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell'UE (Frontex).

2. Il 10 agosto 2010 ha presentato al direttore esecutivo di Frontex una richiesta di mobilità interna, in cui ha spiegato, tra l’altro, di essere stato trattato in modo scortese e irrispettoso dai suoi colleghi. Ha anche sottolineato che si sentiva insufficientemente coinvolto nel lavoro della sua squadra, il suo lavoro si concentrava sugli affari privati del suo supervisore. Di conseguenza, la sua salute mentale e fisica ne aveva sofferto. Ha chiesto di essere trasferito quanto prima in un'altra unità o dipartimento all'interno di Frontex.

3. Il 26 agosto 2010 il denunciante ha presentato a Frontex una lettera di dimissioni, nella quale sottolineava di voler lasciare il suo incarico a decorrere dal 1o novembre 2010.

4. In una lettera al vicedirettore esecutivo di Frontex del 23 settembre 2010, il presidente del comitato del personale di Frontex ha sottolineato che il denunciante non aveva ancora ricevuto una risposta alla sua richiesta di mobilità interna e ha chiesto a Frontex di rispondere.

5. Il giorno successivo, il vicedirettore esecutivo ha scritto al denunciante e lo ha informato che la sua richiesta di mobilità interna era rimasta senza risposta, dato che, pochi giorni dopo il ricevimento, le dimissioni del denunciante a partire dal 1o novembre 2010 erano state autorizzate. Di conseguenza, non sono state ritenute necessarie ulteriori azioni sulla sua mobilità interna. Facendo riferimento alla lettera del comitato del personale, il vicedirettore esecutivo ha confermato tale posizione, osservando che il denunciante lascerà Frontex entro 20 giorni lavorativi e ha ancora più giorni di congedo da prendere rispetto al numero di giorni lavorativi rimanenti. Sottolinea inoltre che il supervisore del denunciante ha accettato di discutere le questioni sollevate con il denunciante e il comitato del personale al fine di chiarire eventuali malintesi.

6. Il denunciante ha successivamente presentato al vicedirettore esecutivo una richiesta di partecipazione a una riunione da parte dell'allora suo supervisore e del comitato del personale. Il 5 ottobre 2010 il vicedirettore esecutivo ha risposto di non vedere alcun ruolo per lui in tale riunione. In tale occasione, il vicedirettore esecutivo ha inoltre dichiarato che, dopo aver deciso in merito alla mobilità interna del denunciante, eventuali ulteriori misure dovrebbero essere di natura disciplinare. Tuttavia, ha dichiarato di non poter trovare motivi per un procedimento disciplinare, a meno che le affermazioni del denunciante non siano supportate da prove solide.

7. Il 20 ottobre 2010 il denunciante ha presentato al direttore esecutivo di Frontex una "richiesta di assistenza ai sensi dell ' articolo 24 dello statuto ". Nella sua lettera, il denunciante si è lamentato del suo ex supervisore e della proposta di quest'ultimo di non rinnovare il suo contratto nonostante il fatto che la sua prestazione fosse stata valutata pienamente conforme alle aspettative di prestazione. Egli ha sottolineato che tale decisione sfavorevole era, tra l’altro, il risultato della sua riluttanza a trattare gli affari privati del suo supervisore e di un altro membro del personale. Il denunciante ha precisato che i compiti assegnatigli dal suo supervisore comportavano spesso l'agevolazione di questioni private, come l'organizzazione di lezioni di pianoforte e la fornitura di interpretazione alla moglie del suo supervisore. Quando il denunciante ha informato il suo supervisore che si sentiva solo insufficientemente coinvolto nelle attività della sua squadra e che le sue capacità e conoscenze non erano utilizzate a pieno titolo, è stato accusato di non fornire assistenza su questioni private e quindi di danneggiare lo spirito della squadra. Ha anche dichiarato di aver ricevuto feedback dal suo supervisore solo su esplicita richiesta, e quindi non in modo costruttivo. Inoltre, a seguito del rifiuto del denunciante di occuparsi delle questioni private del suo supervisore, quest'ultimo ha minacciato di avvalersi dei suoi contatti per far deragliare la futura carriera del denunciante.

8. A seguito della lettera del denunciante del 20 ottobre 2010, Frontex ha avviato un'indagine amministrativa sulle accuse del denunciante.

9. Il 2 giugno 2011 Frontex ha informato il denunciante che, sulla base dei risultati della sua indagine, non poteva essere presentato alcun caso contro il suo ex supervisore. Allo stesso tempo, Frontex ha dichiarato l'intenzione di tenere una riunione bilaterale con il supervisore del denunciante in modo da avere un'adeguata discussione della questione.

10. Il 30 agosto 2011 il denunciante ha presentato la presente denuncia al Mediatore.

Oggetto dell'indagine

11. Nella sua denuncia, il denunciante ha presentato le seguenti affermazioni e affermazioni.

Accuse:

(1) Frontex non ha: i) risposto alla richiesta di mobilità interna del denunciante; e ii) adottato misure di emergenza dopo che il denunciante ha informato Frontex di ciò che ha percepito come un abuso di autorità e minacce dirette da parte del suo supervisore [1].

(2) Frontex non ha: i) effettuato un'indagine adeguata sui fatti esposti nella richiesta di assistenza del denunciante del 20 ottobre 2010; e ii) trattato tale richiesta in modo tempestivo.

(3) Frontex non disponeva di una politica per affrontare i casi di molestie. Di conseguenza, il denunciante è stato costretto a cercare un altro lavoro e ad accettare una posizione di grado inferiore.

Domanda:

Frontex dovrebbe svolgere un'indagine adeguata sui fatti esposti nella lettera del denunciante del 20 ottobre 2010.

12. Nella sua denuncia, il denunciante ha inoltre affermato che, al momento dell'assunzione del sig. X e forse al momento dell'assunzione del membro del personale in sostituzione del denunciante, Frontex non rispettava le norme statutarie applicabili. L'articolo 2, paragrafo 4, dello statuto del Mediatore europeo prevede che le denunce siano precedute da adeguati approcci amministrativi nei confronti dell'istituzione interessata. Poiché il denunciante non si era ancora rivolto a Frontex in relazione a tale questione, il 6 ottobre 2011 il Mediatore lo ha informato che tale accusa non era ricevibile. Lo stesso valeva per l'affermazione del denunciante secondo cui Frontex gli avrebbe dovuto fornire un risarcimento finanziario per i danni subiti a seguito dell'assunzione di un nuovo lavoro in un grado inferiore [2].

L'indagine

13. Il 6 ottobre 2011 il Mediatore ha chiesto al direttore esecutivo di Frontex di presentare un parere sulla denuncia. Allo stesso tempo, il Mediatore ha chiesto al direttore esecutivo di consentire ai suoi servizi di ispezionare i fascicoli di Frontex.

14. Il Mediatore ha trasmesso il parere di Frontex al denunciante invitandolo a formulare osservazioni.

15. L'ispezione dei fascicoli di Frontex ha avuto luogo il 19 gennaio 2012. I fascicoli di Frontex esaminati dai servizi del Mediatore consistevano nel fascicolo relativo al denunciante, nel fascicolo relativo all'assunzione del sig. X e nel fascicolo relativo all'assunzione del membro del personale che sostituisce il denunciante.

16. Una copia della relazione sull'ispezione è stata inviata a Frontex e un'ulteriore copia è stata inviata al denunciante con l'invito a presentare osservazioni.

17. Il denunciante ha presentato osservazioni sul parere di Frontex e sulla relazione sull'ispezione il 2 marzo 2012.

Analisi e conclusioni del Mediatore

Osservazioni preliminari

18. Nella sua denuncia, il denunciante ha anche affermato che, al momento dell'assunzione del sig. X e forse al momento dell'assunzione del membro del personale in sostituzione del denunciante, Frontex non rispettava le norme statutarie applicabili. Data l'irricevibilità di tale affermazione (v. punto 12 supra), il Mediatore ha informato il denunciante che avrebbe deciso, sulla base dei risultati dell'ispezione dei fascicoli di Frontex da parte dei suoi servizi, se vi fossero motivi per un'indagine di propria iniziativa in materia.

19. Dall’esame del fascicolo risultava che il posto per il quale il sig. X era stato assunto era stato pubblicizzato nel grado AD8, con termine ultimo per la presentazione delle candidature fissato al 30 aprile 2009. Secondo l'avviso di posto vacante, i candidati dovevano avere almeno nove anni di esperienza professionale. In una e-mail al capo delle risorse umane del 21 aprile 2009, il denunciante ha sostanzialmente sottolineato che era stato concordato con il vicedirettore esecutivo che il numero di anni di esperienza professionale richiesti per il posto pubblicizzato dovesse essere sei e ha chiesto che l'avviso di posto vacante fosse modificato di conseguenza. In risposta, il capo delle risorse umane ha sostanzialmente affermato che, secondo il pertinente modello di decisione della Commissione, il numero minimo di anni di esperienza professionale per il grado AD8 è di nove. Tuttavia, il capo delle risorse umane ha anche sottolineato che Frontex non ha ancora adottato alcuna decisione. A seguito della conferma da parte del supervisore del denunciante della suddetta e-mail del denunciante, l'avviso di posto vacante è stato riemesso, questa volta richiedendo almeno sei anni di esperienza professionale (data di chiusura: 18 maggio 2009). Il fascicolo pertinente conteneva anche una decisione del direttore esecutivo sui criteri applicabili all'assunzione di agenti temporanei (datata 27 marzo 2006). Ai sensi dell'articolo 2 di tale decisione, per il grado AD8 sono richiesti almeno sei anni di esperienza professionale. Dall’ispezione è inoltre emerso che, il 23 novembre 2009, è stata adottata una decisione del direttore esecutivo che stabilisce la procedura per l’assunzione e l’impiego di agenti temporanei. Ai sensi dell’articolo 5 di tale decisione, il numero minimo di anni di esperienza professionale richiesto per il grado AD8 è di nove.

20. Dall'ispezione è emerso che sette candidati sono stati invitati a un colloquio a seguito della pubblicazione dell'avviso di posto vacante riemesso. Al sig. X è stato offerto il posto pubblicizzato e due candidati sono stati iscritti in un elenco di riserva. Dall’esame del fascicolo di candidatura presentato dal sig. X è emerso che egli soddisfaceva il requisito relativo all’esperienza professionale definito nell’avviso di posto vacante, come riemesso.

21. Per quanto riguarda l'assunzione del membro del personale in sostituzione del denunciante, dall'ispezione è emerso che, poiché nessuno dei candidati selezionati dall'elenco di riserva di Frontex era interessato a partecipare ai colloqui, si è deciso di utilizzare, ancora una volta, il pool costituito dai candidati che avevano presentato domanda, nel 2009, per la posizione successivamente ricoperta dal denunciante. Frontex ha selezionato sette candidati di tale gruppo. A seguito di prove scritte e colloqui nel novembre 2010, a uno dei candidati preselezionati è stata offerta la posizione e un altro è stato inserito nell'elenco di riserva.

22. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che, prima della nomina del sig. X, vi era stato un posto vacante per lo stesso posto per il quale era stato assunto un sig. Y e in cui l'esperienza professionale richiesta era stata di nove anni. Il denunciante ha ritenuto che non fosse giustificabile pubblicizzare la stessa posizione nello stesso grado, ma che fosse richiesta un'esperienza professionale diversa. Egli ha concluso che l'assunzione del sig. X costituiva un chiaro caso di favoritismo, in base al quale il suo ex supervisore ha assunto un suo amico personale che non soddisfaceva i criteri di ammissibilità per una posizione AD8.

23. Per quanto riguarda l'assunzione dell'agente che lo sostituisce, il denunciante ha ricordato che l'assunzione di agenti temporanei è diretta a garantire all'istituzione i servizi di persone con i più elevati standard di capacità, efficienza e integrità, reclutate sulla base geografica più ampia possibile tra i cittadini degli Stati membri dell'UE. Il denunciante ha ritenuto che i candidati invitati nel 2010 non fossero stati precedentemente convocati per un colloquio e pertanto non fossero stati iscritti in un elenco di riserva di candidati idonei. A suo avviso, non era trasparente e obiettivo invitare a un colloquio per coprire un posto vacante che sorgeva nel 2010 candidati che avevano presentato domanda per un'altra posizione nel 2009 con lo stesso profilo, ma che non erano stati selezionati.

24. Per quanto riguarda la nomina del sig. X, il Mediatore ricorda che, ai sensi dell'articolo 2 della decisione del direttore esecutivo sui criteri applicabili all'assunzione di agenti temporanei del 27 marzo 2006, per le posizioni di grado AD8 sono richiesti almeno sei anni di esperienza professionale. Il denunciante non ha negato che tale decisione fosse applicabile alla procedura di assunzione che ha portato all'assunzione del sig. X e che fosse stata modificata in una fase successiva solo in modo da prevedere un minimo di nove anni di esperienza professionale per il grado AD8. Sulla base della suddetta decisione del direttore esecutivo, Frontex era libera di fissare a sei anni il livello di esperienza professionale richiesto. Alla luce di tale situazione giuridica, l'opinione del denunciante secondo cui il sig. X non aveva un'esperienza sufficiente, in quanto non aveva nove anni di esperienza professionale, non merita un'indagine. Il Mediatore osserva che il denunciante non ha fornito informazioni più dettagliate in merito all'assunzione del sig. Y, cui ha fatto riferimento nelle sue osservazioni. In ogni caso, dato che la suddetta decisione si riferisce solo agli importi minimi, sembra che Frontex goda di un certo margine di discrezionalità nel determinare il numero di anni di esperienza professionale richiesti. Va inoltre osservato che l'esame del fascicolo relativo alle assunzioni non ha fornito alcun elemento a sostegno dell'opinione del denunciante secondo cui l'assunzione del sig. X rappresentava un'istanza di favoritismo.

25. Per quanto riguarda l'assunzione del successore del denunciante, il Mediatore ricorda che, a norma dell'articolo 82, paragrafo 1, del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee [3] (di seguito «regime applicabile»), gli agenti contrattuali sono selezionati sulla base geografica più ampia possibile tra i cittadini degli Stati membri e senza distinzione di origine razziale o etnica, convinzioni politiche, filosofiche o religiose, età o disabilità, genere o orientamento sessuale e senza riferimento al loro stato civile o alla loro situazione familiare. L'articolo 82, paragrafo 6, del regime prevede che ciascuna istituzione adotti, se necessario, disposizioni generali sulle procedure di assunzione degli agenti contrattuali. Per quanto a conoscenza del Mediatore, Frontex non ha adottato disposizioni sulle procedure per l'assunzione di agenti contrattuali. Sebbene il denunciante abbia ragione nel sottolineare che i candidati invitati nel 2010 non erano stati precedentemente invitati e quindi non erano stati iscritti in un elenco di riserva di candidati idonei, nel corso dell'ispezione è emerso chiaramente che nessuno dei candidati inclusi nell'elenco di riserva era disponibile per un colloquio. In tali circostanze, Frontex ha deciso di avvalersi del pool di candidati della procedura di selezione del 2009. Nella sua denuncia e nelle sue osservazioni sul parere di Frontex, il denunciante non ha approfondito la sua opinione secondo cui la pratica di Frontex non era in linea con le condizioni di impiego. Il fascicolo ispezionato dai servizi del Mediatore non conteneva neppure elementi che indicassero che Frontex non rispettasse le norme statutarie applicabili al riguardo.

26. In tali circostanze, il Mediatore conclude che non vi sono motivi per un'indagine di propria iniziativa sulla suddetta affermazione del denunciante. Tuttavia, il denunciante rimane libero di ripresentare la sua denuncia al Mediatore, dopo aver adottato opportuni approcci amministrativi nei confronti di Frontex.

A. Presunta mancata risposta a una richiesta di mobilità interna

Argomenti presentati al Mediatore

27. Il denunciante ha affermato che Frontex non ha risposto alla sua richiesta di mobilità interna.

28. Nel suo parere Frontex ha dichiarato che il direttore esecutivo ha ricevuto la richiesta di mobilità interna del denunciante il 10 agosto 2010. Tuttavia, entro 16 giorni dal ricevimento di tale lettera, il denunciante, in data 26 agosto 2010, ha inviato un’ulteriore lettera di dimissioni con un preavviso di due mesi. Le dimissioni dovevano entrare in vigore il 1° novembre 2010. In tale lettera, il denunciante affermava che il motivo delle sue dimissioni era la necessità di far progredire la sua carriera. Il direttore esecutivo ha approvato le dimissioni del denunciante e, tenendo conto del fatto che la risoluzione del contratto del denunciante si stava avvicinando, non ha adottato ulteriori misure in merito alla sua richiesta di mobilità interna.

29. Durante l'ispezione dei fascicoli di Frontex, i rappresentanti del Mediatore hanno sottolineato che non vi era alcuna traccia nel fascicolo riguardante la gestione da parte di Frontex della richiesta di mobilità interna del denunciante. In risposta, i rappresentanti di Frontex hanno dichiarato che Frontex aveva trattato attivamente tale richiesta e stava preparando una decisione. Tuttavia, la richiesta di mobilità interna del denunciante era stata sostituita dalla sua successiva lettera di dimissioni, inviata 16 giorni dopo la sua richiesta di mobilità interna. I rappresentanti del Mediatore hanno inoltre chiesto se il denunciante fosse stato informato in tal senso. In risposta, i rappresentanti di Frontex hanno spiegato che non vi era stato alcuno scambio di e-mail al riguardo. Tuttavia, molto probabilmente vi era stata una conversazione tra il denunciante e il vicedirettore esecutivo. I rappresentanti di Frontex hanno spiegato che il vicedirettore esecutivo e il direttore esecutivo hanno perseguito una politica di "porte aperte". Gli scambi informali tra il denunciante e il vicedirettore esecutivo sono stati inoltre agevolati dal fatto che i loro uffici erano situati molto vicini l'uno all'altro. I rappresentanti di Frontex hanno aggiunto che, nonostante il suo diritto alle ferie annuali, il denunciante era rimasto nel suo posto di lavoro fino all'ultimo giorno del suo contratto.

30. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che la sua richiesta di mobilità interna era stata ignorata, dato che non aveva ricevuto una risposta alla sua lettera o un invito a una riunione. Quando ha chiesto una riunione con il vicedirettore esecutivo, il presidente del comitato del personale e il suo ex supervisore, il vicedirettore esecutivo lo ha informato di non vedere un ruolo per se stesso in tale riunione. Sebbene abbia contattato il capo dell'unità Risorse umane in diverse occasioni, non è stato informato di alcuna azione in merito alla sua richiesta di mobilità interna. Ha aggiunto di aver soggiornato presso Frontex fino all'ultimo giorno del suo contratto per motivi finanziari, in quanto aveva diritto a ricevere un risarcimento per le ferie non godute.

Valutazione del Mediatore

31. Il Mediatore rileva innanzitutto che la questione se il denunciante avrebbe potuto prendere congedo o meno nel periodo successivo alla data in cui ha presentato la lettera di dimissioni è irrilevante nel valutare se Frontex abbia risposto alla richiesta del denunciante.

32. Nel corso dell'indagine, Frontex ha sostenuto che non sono state adottate ulteriori misure in relazione alla richiesta del denunciante, dato che la risoluzione del suo contratto si stava avvicinando. Durante l'ispezione, i rappresentanti di Frontex hanno inoltre sottolineato che il denunciante era stato probabilmente informato della posizione dell'Agenzia con mezzi diversi da una lettera.

33. L'articolo 14, paragrafo 1, del codice europeo di buona condotta amministrativa stabilisce che ogni lettera o reclamo a un'istituzione riceve un avviso di ricevimento entro un termine di due settimane, a meno che non sia possibile inviare una risposta nel merito entro tale termine. In tale contesto, il Mediatore ritiene che, nel caso di specie, i principi di buona amministrazione imponessero a Frontex di informare tempestivamente il denunciante di aver ricevuto la sua richiesta, di valutarla e di informarlo successivamente dell'esito della sua valutazione. Tali principi avrebbero inoltre imposto a Frontex di informare il denunciante che riteneva che non fosse necessario dare seguito alla sua richiesta, una volta ricevuta la lettera di dimissioni.

34. Nel caso di specie, tuttavia, Frontex non ha fornito al denunciante un avviso di ricevimento né lo ha informato per iscritto della sua posizione secondo cui la sua lettera di dimissioni aveva, a suo avviso, sostituito la sua richiesta di mobilità interna. In tale contesto, va tenuto presente che sarebbe stato necessario un trattamento particolarmente attento della lettera del denunciante, dato che il denunciante in essa descriveva quelli che apparentemente percepiva come casi di molestie da parte del suo supervisore di allora. Tanto più sarebbe stato chiaramente ragionevole informare tempestivamente il denunciante di qualsiasi sviluppo in relazione alla sua richiesta.

35. Il Mediatore ritiene inconcludente il riferimento di Frontex a contatti informali in relazione al trattamento della richiesta del denunciante che possono o non possono aver avuto luogo tra lui e il vicedirettore esecutivo. Anche se tali contatti avessero effettivamente avuto luogo, non avrebbero potuto esonerare Frontex dal suo dovere di rispondere alla richiesta del denunciante.

36. Tuttavia, solo il 24 settembre 2010 e a seguito di una lettera del presidente del comitato del personale in data 23 settembre 2010, il vicedirettore esecutivo dell'Agenzia ha informato il denunciante della posizione di Frontex. Afferma che il direttore esecutivo non ha risposto alla lettera del denunciante, dato che "pochi giorni dopo averla ricevuta, ha autorizzato le vostre dimissioni a partire dal 1° novembre 2010, pertanto non ha ritenuto necessario intraprendere ulteriori azioni sulla mobilità interna, tenendo presente che lascerete l'organizzazione molto presto". Ne consegue che Frontex ha informato il denunciante della sua posizione sulla sua richiesta di mobilità interna quasi 1,5 mesi dopo che il denunciante aveva inviato tale richiesta. È vero che il tempo impiegato per rispondere al denunciante non è eccessivo in quanto tale, in particolare se si tiene conto del fatto che il denunciante ha inviato la sua richiesta il 10 agosto 2010, in un momento cioè in cui si dovrebbe fare i conti con operazioni di ufficio ridotte. Tuttavia, occorre tener conto del fatto che dal contenuto della richiesta del denunciante emerge che la questione era urgente. Inoltre, va notato che il denunciante ha chiesto uno storno "il prima possibile". In tali circostanze, il Mediatore ritiene che Frontex avrebbe dovuto reagire molto più rapidamente.

37. Dato che il denunciante, il 24 settembre 2010, è stato informato della posizione di Frontex sul merito della sua richiesta di mobilità interna, non è necessario che il Mediatore affronti la questione se il vicedirettore esecutivo avesse o meno il diritto di astenersi dal partecipare a una riunione con il denunciante.

38. Alla luce delle considerazioni di cui sopra, la Mediatrice ritiene che Frontex non abbia risposto tempestivamente alla richiesta di mobilità interna del denunciante. Questo fallimento costituisce un caso di cattiva amministrazione. Sebbene il denunciante sia ormai stato informato della posizione di Frontex per quanto riguarda la sua richiesta di mobilità interna, il Mediatore ritiene opportuno formulare un'osservazione critica in appresso.

B. Presunta mancata presentazione di un'indagine adeguata e relativa richiesta

Argomenti presentati al Mediatore

39. Il denunciante ha sostenuto che Frontex non ha: i) svolto un'indagine adeguata sui fatti esposti nella sua richiesta di assistenza del 20 ottobre 2010; ii) trattato tale richiesta in modo tempestivo; e iii) adottato misure di emergenza. Ha sostenuto di aver fornito a Frontex solide prove di un abuso di autorità e di mancanza di rispetto, nonché delle successive conseguenze per la sua salute. Ritiene che l'indagine intrapresa da Frontex sia di parte, data la stretta relazione tra il suo ex supervisore e l'alta dirigenza, e chiede l'adozione di misure disciplinari adeguate. Il denunciante ha inoltre sottolineato che il termine di quattro mesi per rispondere alla sua lettera non è stato rispettato, dato che ha ricevuto una risposta solo il 2 giugno 2011. Per quanto riguarda la presunta mancata adozione di misure di emergenza da parte di Frontex dopo aver portato alla sua attenzione i problemi che stava affrontando, ha sottolineato che, nell'agosto 2010, è stato trattato contro i brividi causati da uno stress estremo. Il denunciante ha sostenuto che Frontex dovrebbe svolgere un'indagine adeguata sui fatti esposti nella sua lettera del 20 ottobre 2010.

40. Nel suo parere, Frontex ha affermato di aver reagito alla denuncia del denunciante del 20 ottobre 2010 avviando, il 26 ottobre 2010, un'indagine amministrativa formale e nominando un investigatore indipendente incaricato di condurla. Tale indagine si è conclusa il 18 marzo 2011, a seguito della quale il direttore esecutivo ha adottato una decisione definitiva il 6 maggio 2011. Frontex ha sottolineato che tale decisione si basava sulle conclusioni della relazione preparata dall'investigatore summenzionato e su un'audizione tra l'ex supervisore del denunciante e il vicedirettore esecutivo, tenutasi il 6 aprile 2011. La decisione finale stabiliva che non poteva essere presentato alcun caso contro l'ex supervisore del denunciante sulla base dell'allegato IX dello statuto dei funzionari.

41. Per quanto riguarda la presunta mancata adozione di misure di emergenza, Frontex ha sostenuto che il denunciante ha presentato la sua denuncia in merito al suo ex supervisore il 20 ottobre 2010. Ricordando che il 31 ottobre 2010 doveva essere l'ultimo giorno di lavoro del denunciante presso l'Agenzia, Frontex ha ritenuto che non fosse possibile, alla luce della necessità di un adeguato esame del caso conformemente ai principi di buona amministrazione stabiliti dal codice europeo di buona condotta amministrativa e dalle disposizioni applicabili dello statuto dei funzionari, fornire una "valutazione completa e affidabile in un periodo di tempo così breve".

42. Alla luce di quanto precede, Frontex ha concluso di aver seguito adeguatamente tutte le procedure giuridiche disponibili, in linea con i principi di buona amministrazione e con lo statuto dei funzionari.

43. Dall'ispezione dei fascicoli di Frontex è emerso che il fascicolo relativo al denunciante conteneva, tra l'altro, una relazione di 28 pagine "a norma della decisione del direttore esecutivo relativa all'avvio di un'indagine interna del 26 ottobre 2010"(di seguito "la relazione"). La relazione afferma che essa mira a individuare tutti i fatti e la sequenza degli eventi connessi alla richiesta di assistenza presentata dal denunciante a Frontex il 20 ottobre 2010, nonché le questioni giuridiche pertinenti. Ci sono 20 allegati al rapporto che registrano testimonianze e dichiarazioni raccolte dall'investigatore interno nominato da Frontex. Gli allegati comprendono dichiarazioni del denunciante (firmate nel gennaio 2011) e del suo ex supervisore. La relazione procede sulla base delle dichiarazioni e delle testimonianze raccolte e le colloca nel contesto delle varie accuse che il denunciante ha rivolto al suo ex supervisore. La relazione conclude affermando che i criteri di cui all'articolo 12 bis dello Statuto, che prevede una definizione di "molestie psicologiche", non sono stati pienamente soddisfatti, ma che i fatti chiariti possono essere interpretati come prova di un forte conflitto di caratteri e aspettative, e possibilmente anche di cattiva gestione.

44. Dall'ispezione è inoltre emerso che la relazione è stata inviata all'ex supervisore del denunciante per osservazioni. Il 17 marzo 2011 quest’ultimo ha presentato osservazioni, nelle quali ha espresso disaccordo su una serie di constatazioni fattuali e, tra l’altro, ha messo in discussione la base giuridica dell’indagine interna. Il 18 marzo 2011 Frontex ha informato l'ex supervisore del denunciante che le sue osservazioni erano state aggiunte integralmente alla relazione, che era quindi divenuta definitiva. Lo stesso giorno, l'ex supervisore del denunciante è stato inoltre informato che sarebbe stato invitato a partecipare a una riunione con il vicedirettore esecutivo. Dal fascicolo risultava che tale riunione si era svolta il 6 aprile 2011 e che un verbale di tale riunione era stato inviato all'ex supervisore del denunciante l'8 aprile 2011.

45. Dall'ispezione è inoltre emerso che, il 29 aprile 2011, il vicedirettore esecutivo ha raccomandato al direttore esecutivo di archiviare il caso, dato che non è stato possibile presentare alcun caso contro l'ex supervisore del denunciante. Allo stesso tempo, il vicedirettore esecutivo ha raccomandato al direttore esecutivo di tenere una riunione bilaterale con l'ex supervisore del denunciante al fine di discutere con lui la sensibilità di casi di questo tipo. Il 6 maggio 2011 il direttore esecutivo ha adottato una decisione in linea con le raccomandazioni formulate dal vicedirettore esecutivo. Il denunciante è stato informato di tale decisione il 2 giugno 2011. È stato inoltre informato che tutti i documenti relativi all'indagine amministrativa sarebbero stati archiviati nel fascicolo delle indagini amministrative e delle procedure disciplinari di Frontex.

46. Nel corso dell'ispezione, i rappresentanti del Mediatore hanno chiesto di essere informati delle norme procedurali in base alle quali era stata preparata la relazione. I rappresentanti di Frontex hanno risposto che la relazione era stata preparata in linea con le pertinenti disposizioni dello statuto dei funzionari, in particolare l'allegato IX. I rappresentanti del Mediatore hanno inoltre chiesto di essere informati sulla base della selezione del membro del personale di Frontex incaricato di preparare la relazione. In risposta, i rappresentanti di Frontex hanno spiegato che, al momento della preparazione della relazione, il membro del personale in questione (i) era entrato in Frontex solo di recente e, non conoscendo il denunciante e il suo supervisore, ci si poteva aspettare che fosse imparziale e imparziale; (ii) aveva un background giuridico e un'esperienza professionale nelle procedure relative alle molestie; e (iii) come nuovo membro del personale aveva tempo sufficiente a sua disposizione per concentrarsi su tale compito.

47. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha dichiarato di voler sapere perché il criterio di cui all'articolo 12 bis dello statuto non era stato pienamente soddisfatto nel suo caso. Ha sostenuto che, nella sua lettera del 20 ottobre 2010, aveva fornito "prove di un comportamento improprio da parte del mio ex supervisore che ha avuto luogo ripetutamente per tutta la durata del mio contratto e che ha coinvolto un linguaggio parlato e scritto che ha minato la mia integrità, dignità e integrità psicologica. Ho fornito prove di diversi scambi di e-mail e documenti, testimonianze e una relazione medica".

48. Il denunciante ha inoltre affermato che il vicedirettore esecutivo e il suo ex supervisore sono amici che si conoscevano già prima di lavorare in Frontex. Era quindi inappropriato e prova di parzialità e parzialità che si sarebbe svolta una riunione bilaterale tra di loro. Secondo il denunciante, il vicedirettore esecutivo avrebbe dovuto dichiarare un conflitto di interessi. Il denunciante ha concluso di essere stato vittima di molestie psicologiche e di dover svolgere un'indagine adeguata. Inoltre, ha chiesto misure disciplinari nei confronti del suo ex supervisore.

Valutazione del Mediatore

Osservazioni preliminari

49. Nella sua denuncia, il denunciante ha sostenuto, tra l'altro, che Frontex non ha effettuato un'indagine adeguata sui fatti esposti nella sua domanda di assistenza del 20 ottobre 2010. Nel valutare la questione, il Mediatore deve quindi decidere se Frontex abbia effettuato o meno un'indagine adeguata. Tuttavia, occorre sottolineare che tale valutazione, che è essenzialmente di natura procedurale, non comporta una valutazione dell'esito sostanziale dell'indagine di Frontex.

50. Nelle sue osservazioni, il denunciante sembrava anche esprimere disaccordo con l'esito sostanziale dell'indagine di Frontex e sollevava una questione relativa alla valutazione giuridica dei fatti esposti nella sua richiesta di assistenza. Per la ragione di cui al paragrafo precedente, l'aspetto sostanziale della valutazione di Frontex del caso del denunciante non fa parte della presente indagine. Sembra inoltre che il denunciante non abbia ancora sollevato le questioni menzionate nelle sue osservazioni con Frontex. In particolare, non sembra che il denunciante abbia già sollevato la questione della valutazione giuridica dei fatti con Frontex. In tali circostanze, il denunciante potrebbe prendere in considerazione la possibilità di rivolgersi a Frontex per chiedere ulteriori chiarimenti.

Valutazione

51. Come si è visto in precedenza, l'affermazione del denunciante in esame si estende a tre diversi aspetti, vale a dire se Frontex i) abbia svolto un'indagine adeguata sulla sua richiesta di assistenza in data 20 ottobre 2010, ii) abbia trattato tale richiesta in modo tempestivo e iii) abbia adottato misure di emergenza. Il Mediatore affronterà ciascuno di questi tre aspetti a turno.

Se Frontex ha condotto un'indagine adeguata

52. Nel corso dell'indagine è emerso che, dopo aver ricevuto la richiesta di assistenza del denunciante, Frontex ha avviato un'indagine amministrativa sulla base dell'allegato IX dello statuto dei funzionari. A tal fine, il direttore esecutivo ha nominato un investigatore interno che, dopo aver raccolto dichiarazioni e testimonianze, ha redatto una relazione completa, comprensiva di una valutazione giuridica dei fatti così accertati. L'ispezione del fascicolo da parte dei servizi del Mediatore ha confermato che Frontex si è preoccupata di nominare un investigatore che offra sufficienti garanzie di indipendenza e competenza professionale. La relazione preparata dall'investigatore indipendente e ispezionata dai servizi del Mediatore ha dimostrato che, nel corso dell'indagine interna, le persone che avevano o avrebbero potuto essere a conoscenza del caso del denunciante sono state ascoltate e hanno chiesto testimonianza. Dalla relazione emerge inoltre che essa ha cercato di chiarire le accuse del denunciante nei confronti del suo ex supervisore raccogliendo le dichiarazioni e le testimonianze di cui sopra. Infine, la relazione ha proceduto a una valutazione giuridica dei fatti presentati dal denunciante e ha esaminato la questione se il caso del denunciante costituisse un caso di molestie psicologiche, rispondendo infine negativamente a tale domanda.

53. Il Mediatore osserva che il denunciante si è anche chiesto se l'indagine fosse stata esente dall'influenza del suo ex supervisore. In tale contesto, va osservato che durante l'ispezione del fascicolo è emerso che l'ex supervisore del denunciante ha contestato la base giuridica dell'indagine e ha criticato una serie di risultanze fattuali incluse nel progetto di relazione. Il Mediatore ricorda che le pertinenti dichiarazioni scritte rese dall'ex supervisore del denunciante erano allegate alla relazione, ma non inficiavano in alcun modo le conclusioni raggiunte nella relazione. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha inoltre specificamente criticato il fatto che il vicedirettore esecutivo e il suo ex supervisore siano amici e ha sostenuto che proprio per questo motivo tenere una riunione bilaterale tra loro sarebbe inappropriato e darebbe luogo a un conflitto di interessi. Il Mediatore ha difficoltà a pronunciarsi sulla questione se, nel caso di specie, vi fossero effettivamente motivi personali che potessero mettere in dubbio l'imparzialità del vicedirettore esecutivo e dar luogo a un conflitto di interessi. In ogni caso, tuttavia, il Mediatore ritiene che la raccomandazione del vicedirettore esecutivo al direttore esecutivo di archiviare il caso fosse pienamente in linea con le conclusioni raggiunte nella relazione preparata dall'investigatore indipendente.

54. Sebbene il denunciante sembri non essere d'accordo con la valutazione di merito contenuta nella relazione che ha costituito la base della decisione del direttore esecutivo del 6 maggio 2011 (cfr. punto 50 supra), il Mediatore, alla luce di tali circostanze, non ha alcun motivo di dubitare che sia stata condotta un'indagine adeguata sulla richiesta di assistenza del denunciante. Alla luce delle circostanze di cui sopra, il Mediatore non ritiene che vi siano motivi per ulteriori indagini su questo aspetto del caso.

Se Frontex ha trattato la richiesta in modo tempestivo

55. Nell'affrontare questo aspetto, è opportuno operare una distinzione per quanto riguarda il tempo impiegato da Frontex i) per avviare un'indagine sulla richiesta di assistenza del denunciante e ii) per chiudere tale indagine.

56. Per quanto riguarda il primo aspetto, va osservato che il denunciante ha presentato la sua richiesta il 20 ottobre 2010. Il 26 ottobre 2010 il direttore esecutivo ha deciso di avviare un'indagine interna. Frontex ha quindi agito entro pochi giorni dal ricevimento della richiesta del denunciante.

57. Per quanto riguarda il secondo aspetto, non è chiaro in quale momento preciso, a seguito della decisione del direttore esecutivo del 26 ottobre 2010, l'investigatore indipendente abbia iniziato a lavorare alla relazione. È pacifico, tuttavia, che la relazione è stata ultimata il 18 marzo 2011. A seguito della riunione del vicedirettore esecutivo con l'ex supervisore del denunciante e di una successiva raccomandazione al direttore esecutivo nell'aprile 2011, quest'ultimo ha preso una decisione il 6 maggio 2011. Tenendo presente l'ambito di applicazione della relazione e le azioni intraprese dopo la sua conclusione, il Mediatore ritiene che Frontex sembri aver portato avanti in modo continuo e costante il caso del denunciante. Inoltre, dal fascicolo emerge che, a seguito delle sue richieste, ha regolarmente informato il denunciante della situazione dell'indagine.

58. Nella sua denuncia e nelle sue osservazioni, il denunciante ha ritenuto che Frontex sarebbe stata tenuta a decidere sul suo caso entro quattro mesi dal ricevimento della sua richiesta. È pacifico che la richiesta del denunciante mirava a garantire che Frontex avviasse un'indagine amministrativa. Se è vero che l’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto prevede, in relazione ai reclami presentati ai sensi di tale articolo, che l’autorità notifichi all’interessato la sua decisione motivata entro quattro mesi dalla data di presentazione del reclamo, tale termine non si applica alla richiesta specifica presentata dal denunciante, che non era un reclamo ai sensi dell’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto. Alla luce delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore conclude che non vi è stata cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

Se Frontex ha adottato misure di emergenza

59. Il reclamo ha presentato la sua richiesta di assistenza il 20 ottobre 2010 e ha dichiarato di voler presentare un reclamo formale contro il suo supervisore.

60. Il Mediatore osserva che il denunciante non ha specificamente chiesto a Frontex di adottare misure di emergenza. Il Mediatore comprende la posizione di Frontex secondo cui non è stato possibile adottare misure di emergenza, dato che il periodo di tempo tra la data della richiesta di assistenza del denunciante e il suo ultimo giorno di lavoro presso l'agenzia non ha consentito di concludere un esame adeguato. Sebbene il Mediatore sia disposto ad accettare che non sia stato possibile completare un’indagine completa entro tale termine (v. punti 52-54 supra), ciò non ha chiaramente reso impossibile per Frontex adottare misure di emergenza, qualora tali misure fossero state necessarie.

61. Il Mediatore ritiene che, anche in assenza di una richiesta specifica di misure di emergenza, un'istituzione debba valutare se, nelle circostanze specifiche di un determinato caso, tali misure debbano essere adottate di propria iniziativa, ad esempio in caso di un presunto caso di molestie che dia luogo a una grave condizione medica. Il denunciante ha sostenuto che gli erano stati prescritti antidepressivi nell'agosto 2010. Sebbene il Mediatore non sia in grado di pronunciarsi sulla gravità delle condizioni mediche del denunciante in quel momento, osserva che il denunciante non sembra essere stato dichiarato inabile al lavoro dal medico che aveva consultato. In ogni caso, il Mediatore osserva che il denunciante stesso riconosce di aver avuto la possibilità di usufruire delle ferie annuali, ma ha deciso di continuare a lavorare per Frontex fino alla fine di ottobre 2010.

62. In tali circostanze, la posizione di Frontex secondo cui era opportuno non adottare misure di emergenza è ragionevole.

Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante

63. Alla luce delle sue conclusioni di cui sopra (cfr. paragrafi 52-54), il Mediatore ritiene che non vi siano motivi per ulteriori indagini sull'affermazione del denunciante secondo cui Frontex dovrebbe procedere a un'indagine adeguata. Tuttavia, e in linea con le considerazioni del Mediatore di cui al punto 50, il denunciante rimane libero di rivolgersi a Frontex nella misura in cui non è d'accordo con l'esito sostanziale della sua indagine interna.

C. Presunta mancanza di una politica per affrontare i casi di molestie

Argomenti presentati al Mediatore

64. Il denunciante ha affermato che Frontex non disponeva di una politica per affrontare i casi di molestie. Di conseguenza, è stato costretto a cercare un altro lavoro e ad accettare una posizione in un grado inferiore.

65. Nel suo parere, Frontex ha sottolineato la sua volontà di migliorare le sue procedure e ha spiegato di aver deciso di istituire una politica interna volta ad affrontare specificamente le molestie all'interno dell'Agenzia. Frontex ha dichiarato di aver presentato, in linea con le procedure applicabili, un progetto di politica antimolestie al Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) e alla Commissione europea e di essere attualmente in attesa del parere del GEPD e dell'accordo della Commissione. Frontex ha aggiunto che una politica di questo tipo è un concetto molto nuovo all'interno delle agenzie dell'UE e che solo pochissime di esse hanno messo in atto tale politica.

66. Dall'ispezione del fascicolo di Frontex è emerso che, il 16 gennaio 2012, Frontex ha presentato al GEPD un progetto riveduto di manuale su una politica antimolestie e sulla selezione dei consulenti di fiducia. Secondo il progetto di manuale, la politica antimolestie è una "procedura informale". In tale contesto, uno dei rappresentanti di Frontex ha sottolineato che, anche se fosse esistito in quel momento, il denunciante non sarebbe stato quindi in grado di avvalersi di una politica antimolestie, dato che aveva deciso di presentare una denuncia formale al direttore esecutivo.

67. Nelle sue osservazioni, il denunciante non è tornato su questo aspetto della sua denuncia.

Valutazione del Mediatore

68. Per quanto riguarda il primo aspetto sollevato nell'affermazione del denunciante, è pacifico che Frontex, al momento in cui il denunciante ha presentato la sua richiesta di mobilità interna e le sue successive dimissioni, non disponeva di una politica interna volta a trattare i casi di molestie. Allo stesso tempo, il Mediatore osserva che, da allora, Frontex ha adottato misure per l'adozione di tale politica e, a tal fine, ha avviato un dialogo con il GEPD.

69. Nell'esaminare il secondo aspetto sollevato nell'affermazione del denunciante qui in esame, il Mediatore deve valutare se l'assenza di tale politica al momento pertinente abbia costretto il denunciante a cercare un altro lavoro e ad accettare una posizione di grado inferiore.

70. In via preliminare, il Mediatore osserva che, nel corso dell'ispezione, i rappresentanti di Frontex hanno sottolineato il carattere informale di tale politica e hanno ritenuto che, anche se fosse esistita in quel momento, il denunciante non avrebbe quindi potuto fare affidamento su di essa, data la sua decisione di presentare una denuncia formale al direttore esecutivo. Il Mediatore non ritiene che questa posizione sia convincente, dato che si basa sul presupposto che il denunciante avrebbe deciso di presentare una denuncia formale, anche se fossero esistite procedure informali. Tuttavia, è chiaro che, in assenza di procedure informali, il denunciante non aveva sostanzialmente altra scelta che ricorrere a mezzi formali.

71. Tuttavia, il Mediatore osserva che il denunciante ha presentato una richiesta di mobilità interna il 10 agosto 2010 e ha chiesto "di essere trasferito il prima possibile". Dai documenti presentati emerge che Frontex ha ricevuto la sua richiesta lo stesso giorno. Il Mediatore comprende dal contenuto della richiesta del denunciante che quest'ultimo deve aver ritenuto possibile risolvere i problemi sul suo posto di lavoro trasferendolo in un altro servizio.

72. Il 26 agosto 2010 il denunciante ha presentato la lettera di dimissioni. Sebbene il denunciante avesse il diritto di presumere che Frontex avrebbe trattato la sua richiesta di mobilità interna e di informarlo dell'esito entro un termine ragionevole e, in ogni caso, entro il termine di cui all'articolo 90, paragrafo 1, dello statuto dei funzionari [4], il Mediatore ritiene che, al momento in cui il denunciante ha inviato la sua lettera di dimissioni, fossero trascorsi solo undici giorni lavorativi dal ricevimento della sua richiesta da parte di Frontex. Pertanto, in quel momento, Frontex non aveva ancora avuto tempo sufficiente a sua disposizione per trattare e decidere in merito alla richiesta di mobilità interna del denunciante.

73. Dalle considerazioni che precedono risulta che, in considerazione dell’assenza di una politica interna volta a trattare i casi di molestie, il denunciante non ha potuto avvalersi di un quadro informale di norme volte a risolvere la controversia. Allo stesso tempo, tenuto conto della sequenza di eventi di cui sopra e dell'assenza di prove tangibili a sostegno della posizione del denunciante, il Mediatore non è convinto che l'assenza di una politica interna abbia costretto il denunciante a cercare un altro lavoro.

74. Alla luce delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore conclude che non vi sono motivi per ulteriori indagini sulla presente accusa.

D. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente osservazione critica e le seguenti conclusioni:

I principi di buona amministrazione impongono alle istituzioni di rispondere tempestivamente alle richieste dei cittadini, comprese quelle dei membri del personale. Nel caso di specie, Frontex non ha risposto tempestivamente alla richiesta di mobilità interna del denunciante. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

Non vi sono motivi per ulteriori indagini sul primo aspetto della seconda affermazione del denunciante. Per quanto riguarda il secondo e il terzo aspetto della seconda accusa del denunciante, il Mediatore ritiene che non vi sia stata cattiva amministrazione nelle attività di Frontex.

Non vi sono motivi per ulteriori indagini sulla terza affermazione del denunciante.

Il denunciante e Frontex saranno informati di tale decisione.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 3 luglio 2012

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[1] Nel corso dell'indagine del Mediatore è emerso che l'aspetto di cui al punto ii) riguarda la seconda affermazione del denunciante. Nella valutazione del Mediatore, l'aspetto di cui al punto ii) sarà pertanto trattato nell'ambito della seconda affermazione del denunciante.

[2] Per quanto riguarda la questione se vi siano motivi per avviare un'indagine di propria iniziativa nell'asserzione e nell'affermazione del denunciante discusse in questo paragrafo, cfr. il punto 18 in appresso.

[3] Disponibile online all'indirizzo http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_en.pdf

[4] L'articolo 90, paragrafo 1, dello statuto recita: "Ogni persona cui si applica il presente statuto può presentare all'autorità che ha il potere di nomina una domanda di decisione nei suoi confronti. L'autorità notifica all'interessato la sua decisione motivata entro quattro mesi dalla data in cui è stata presentata la richiesta. ..."