Contesto della denuncia

1. Il denunciante, residente nel Regno Unito, ha partecipato al concorso generale EPSO/AD/207/11 per amministratori nel settore "Audit". Ha convalidato la sua domanda il 13 aprile 2011. Il passo successivo in questo concorso è stato quello di prenotare la data e il luogo per il test su computer ("CBT"). È utile notare in via preliminare che il Regno Unito si trova nella zona dell'ora media di Greenwich (GMT), mentre Bruxelles, dove ha sede l'EPSO, si trova nella zona dell'ora dell'Europa centrale (CET). CET è un'ora avanti rispetto a GMT.

2. Il denunciante ha ricevuto il seguente feed di notizie tramite il suo account EPSO: "Puoi prenotare il tuo test CBT dal 20/04/2011 al 26/04/2011 12:00. Per ulteriori informazioni su questi test basati su computer si prega di leggere attentamente la comunicazione allegata. ... In caso di mancato rispetto della scadenza, la candidatura sarà considerata ritirata e la partecipazione a questo concorso/selezione terminerà. Durante la procedura di concorso o di selezione è vostra responsabilità consultare il vostro account EPSO almeno due volte alla settimana per verificare le informazioni relative alla vostra candidatura."

3. Il 26 aprile 2011, alle 11:25 GMT, il denunciante ha effettuato l'accesso al suo account e ha cercato di prenotare la CBT. Una nota sul suo account EPSO lo informava che ciò non era più possibile.

4. Lo stesso giorno, il denunciante ha scritto all'EPSO chiedendo l'autorizzazione a prenotare la sua CBT. Ha spiegato che il periodo di prenotazione coincideva con la pausa pasquale presso l'ufficio per il quale lavorava e che l'ufficio era chiuso dal 21 al 26 aprile 2011. Il denunciante ha sottolineato che le informazioni ricevute sul periodo di prenotazione non specificavano un fuso orario. A suo avviso, i candidati della zona GMT sono stati quindi trattati in modo disuguale. Sottolinea infine che è stato inviato un sollecito ai candidati che partecipano a tutti gli altri concorsi organizzati dall'EPSO, ma non a quelli che partecipano al concorso EPSO/AD/207/11.

5. L'EPSO ha risposto il 3 maggio 2011. Essa ha sottolineato che, poco dopo la convalida, un avviso sullo schermo avvertiva il denunciante del fatto che un link che gli avrebbe consentito di prenotare il CBT sarebbe stato aggiunto al suo account entro 48 ore e che egli avrebbe dovuto rispondere rapidamente a tale link, in quanto il periodo di prenotazione era limitato nel tempo. Lo storico degli accessi ha mostrato che il denunciante ha letto la lettera che lo informava del periodo di prenotazione solo il 26 aprile 2011 alle 12:28 CET, ossia dopo la chiusura del periodo di prenotazione. Prima di tale data, ha avuto accesso al suo account solo il 14 aprile 2011, anche se la Guida ai concorsi dell'EPSO [1] incarica i candidati di controllare il proprio account almeno due volte alla settimana. L'EPSO ha inoltre indicato che la lettera che informava il denunciante in merito al periodo di prenotazione specificava che il termine per la prenotazione era fissato alle 12:00 (mezzogiorno) CET. Di conseguenza, l'EPSO ha respinto la richiesta del denunciante di consentirgli di prenotare una CBT.

6. Il 18 maggio 2011 il denunciante si è rivolto al Mediatore europeo.

Oggetto dell'indagine

7. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulle seguenti accuse e affermazioni:

Asserzione:

L'EPSO ha erroneamente escluso il denunciante dal concorso EPSO/AD/207/11. A sostegno della sua affermazione, il denunciante ha sostenuto che: i) la CBT ha dovuto essere prenotata durante la pausa pasquale (21-25 aprile) e il periodo per farlo è stato molto breve; ii) non gli è stato inviato alcun sollecito e iii) l'EPSO non ha specificato che il fuso orario applicabile per il termine di prenotazione era CET [2].

Domanda:

L'EPSO dovrebbe specificare quale fuso orario è applicabile nel termine di prenotazione CBT e consentire al denunciante di prenotare un CBT.

L'indagine

8. Il 28 giugno 2011 il Mediatore ha avviato un'indagine e ha chiesto all'EPSO il suo parere sulla denuncia. Il Mediatore ha inoltre chiesto all'EPSO se potesse fornire elementi di prova atti a dimostrare che la lettera che informava il denunciante del periodo di prenotazione indicava il CET come fuso orario applicabile.

9. Il 14 settembre 2011 l'EPSO ha presentato il suo parere che è stato trasmesso al denunciante con un invito a presentare osservazioni.

10. Il denunciante non ha presentato osservazioni entro il termine stabilito.

11. Il 14 dicembre 2011 i servizi del Mediatore hanno tentato senza successo di contattare il denunciante. Hanno lasciato un messaggio sulla sua segreteria telefonica, chiedendo se intendeva ancora presentare osservazioni e perseguire il suo caso. Tuttavia, il denunciante non ha reagito a tale comunicazione.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Presunta errata esclusione del denunciante dalla concorrenza pertinente e relativa argomentazione

Argomenti presentati al Mediatore

12. Il denunciante ha affermato che l'EPSO lo ha erroneamente escluso dal concorso. A sostegno della sua affermazione, ha sostenuto che i) la CBT doveva essere prenotata durante la pausa pasquale (21-25 aprile) e il periodo per farlo era molto breve; ii) non gli è stato inviato alcun sollecito e iii) l'EPSO non ha specificato che il fuso orario applicabile per la prenotazione era il CET. Sostiene che l'EPSO dovrebbe specificare quale fuso orario è applicabile al termine di prenotazione della CBT e consentirgli di prenotare una CBT.

13. Nel suo parere, l ' EPSO ha sottolineato che, a seguito dell ' indagine di propria iniziativa del Mediatore OI/9/2010/RT, ha modificato il suo approccio ai concorsi e ha introdotto la "nuova procedura" . Non appena i candidati convalidano la loro candidatura, l'EPSO invia loro un'e-mail per informarli del periodo di prenotazione. Un candidato che convalida molto presto può quindi essere uno dei primi a prenotare una data di prova. Pertanto, le scadenze variano a seconda della data di convalida. Mentre alcuni candidati potrebbero aver già sostenuto la loro CBT, altri candidati potrebbero essere ancora in fase di registrazione. In ogni caso, ogni candidato ha esattamente la stessa quantità di tempo per prenotare un test. L'EPSO ha aggiunto di aver migliorato le sue comunicazioni con i candidati ordinando al contraente responsabile delle prove di inviare lettere di sollecito 24 ore prima del termine per la prenotazione. L'EPSO ha sostenuto che una lettera che informava il denunciante che la sua domanda era stata convalidata e lo invitava a prenotare una data per il CBT tra il 20 aprile e il 26 aprile 2011 (ore 12:00 CET) è stata pubblicata per suo conto il 13 aprile 2011. Il fuso orario pertinente era stato indicato nella presente lettera.

14. Ha inoltre affermato che, sebbene il denunciante abbia effettuato l'accesso al suo conto il 14 aprile alle 12:22, non ha letto la lettera del 13 aprile 2011 fino al 26 aprile alle 12:28 CET, ossia dopo la scadenza del termine per la prenotazione della CBT. L'EPSO ha sostenuto che i test possono essere prenotati 24 ore al giorno da qualsiasi connessione Internet. Pertanto, il fatto che il periodo di prenotazione rientrasse nelle festività pasquali non incideva sull’accessibilità del sistema di prenotazione. L'EPSO ha sottolineato che la guida ai concorsi afferma chiaramente che spetta ai candidati controllare il proprio account EPSO almeno due volte alla settimana. Inoltre, essa ha ribadito che era stato inviato un messaggio di sollecito all’indirizzo di posta elettronica fornito dal candidato nella sua candidatura. Questo messaggio lo informava che non aveva ancora prenotato un test. In assenza di problemi di connettività, l'EPSO ha mantenuto la sua decisione di non prorogare il termine per la prenotazione. L'EPSO ha sottolineato di aver rispettato tutte le procedure e di aver informato ogni candidato in tempo utile in merito alla procedura di prenotazione.

Valutazione del Mediatore

15. Per quanto riguarda la prima argomentazione del denunciante, secondo cui il periodo di prenotazione per il CBT era troppo breve e coincideva con le vacanze pasquali nel suo ufficio, il Mediatore osserva che l'EPSO ha spiegato che i candidati sono informati del periodo di prenotazione per il CBT non appena convalidano la loro domanda. L'EPSO ha aggiunto che, sebbene si applichino periodi di prenotazione diversi, ogni candidato dispone, a seconda della data di convalida, dello stesso numero di giorni per la prenotazione del TCC. Tenendo presente che anche i concorsi dovrebbero essere trattati rapidamente, il Mediatore ritiene che il periodo di tempo a disposizione del denunciante per prenotare il suo TCC non fosse irragionevole in quanto tale. Osserva inoltre che il denunciante si trovava nella stessa situazione degli altri candidati a tale riguardo. Dato che il periodo di prenotazione è determinato sulla base della data di convalida, il fatto che tale periodo coincidesse con il periodo pasquale in questo caso era una conseguenza della scelta del denunciante della data di convalida della sua domanda. Sebbene il denunciante sostenga che il suo ufficio è stato chiuso durante le festività pasquali, non vi è nulla che suggerisca che egli non sia stato in grado di accedere a Internet e, pertanto, al suo account EPSO, da un luogo al di fuori del suo ufficio.

16. In risposta alla seconda argomentazione del denunciante, secondo cui l'EPSO non gli ha inviato un sollecito, l'EPSO ha sottolineato di aver inviato un sollecito per posta elettronica all'indirizzo di posta elettronica fornito dal denunciante nel suo modulo di candidatura. Il denunciante non ha contestato tale affermazione.

17. Per quanto riguarda la terza argomentazione del denunciante, secondo la quale l'EPSO non ha specificato che il fuso orario applicabile era il CET, il Mediatore osserva che il notiziario ricevuto dal denunciante in effetti non menzionava il fuso orario applicabile per il periodo di prenotazione. Dalle informazioni messe a disposizione del Mediatore emerge tuttavia che, il 13 aprile 2011, ossia il giorno in cui il denunciante ha convalidato la sua domanda, l'EPSO ha messo a disposizione sull'account EPSO del denunciante una lettera in cui si affermava che il denunciante era stato invitato a prenotare la sua CBT tra il 20 aprile e il 26 aprile 2011 (ore 12:00 CET). Il Mediatore osserva che tale lettera indicava chiaramente il fuso orario applicabile. È quindi incontestabile che l'EPSO abbia fornito le informazioni pertinenti nell'account EPSO del denunciante.

18. Secondo il Mediatore, non è irragionevole per l'EPSO aspettarsi che un candidato adotti le misure necessarie per verificare le informazioni fornite in relazione alla procedura di prenotazione, tanto più che i candidati sono espressamente avvertiti del fatto che la mancata prenotazione di una data per il CBT in tempo comporterebbe il ritiro della domanda.

19. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia dimostrato che l'EPSO abbia commesso cattiva amministrazione per quanto riguarda la sua accusa.

20. Nei casi in cui non si riscontrano casi di cattiva amministrazione, il Mediatore può comunque individuare opportunità per migliorare la qualità generale del comportamento amministrativo nelle istituzioni, negli organi e negli organismi dell'UE.

21. In tale contesto, il Mediatore ricorda che la prima frase del notiziario ricevuto dal denunciante era così formulata: "Puoi prenotare il tuo test CBT dal 20/04/2011 al 26/04/2011 12:00. Per ulteriori informazioni su questi test basati su computer si prega di leggere attentamente la comunicazione allegata". Alla luce di questa formulazione, non si può escludere del tutto che il denunciante possa aver frainteso il messaggio pertinente nel senso che la "comunicazione allegata" conteneva informazioni sulla CBT stessa, piuttosto che il periodo durante il quale ha dovuto prenotare la sua CBT. Sarebbe stato quindi meglio chiarire che tale comunicazione conteneva anche informazioni sul periodo di prenotazione. In alternativa, il fatto che i tempi indicati nel news feed fossero basati sull'ora dell'Europa centrale avrebbe potuto essere utilmente menzionato nel news feed stesso. Il Mediatore farà pertanto un'ulteriore osservazione al riguardo.

B. Conclusione

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

In questo caso non è stata riscontrata alcuna cattiva amministrazione.

Il denunciante e l'EPSO saranno informati di tale decisione.

Ulteriore osservazione

Al fine di evitare possibili fraintendimenti, sarebbe utile che l'EPSO rivedesse il modo in cui informa i candidati del periodo di tempo durante il quale devono prenotare una data per la prova su computer.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 30 maggio 2012

[1] Il punto 3.1 della guida dell'EPSO ai concorsi generali (GU 2010, C 184 A, pag. 1) è così formulato: "Spetta a Lei consultare il Suo account EPSO a intervalli regolari — almeno due volte alla settimana — per tenere traccia dello stato di avanzamento del concorso e verificare le informazioni relative alla Sua candidatura".

[2] Sembra utile sottolineare che, sebbene il denunciante abbia menzionato nella sua lettera del 26 aprile 2011 all'EPSO che il suo ufficio era chiuso dal 21 al 26 aprile 2011, egli ha presentato nella sua denuncia al Mediatore che la pausa pasquale sul suo posto di lavoro è durata dal 21 al 25 aprile 2011.