Fatti all’origine della denuncia

1. Il 26 ottobre 2017 il denunciante, agendo per conto di una rete internazionale di organizzazioni non governative, ha chiesto all'Autorità europea per la sicurezza alimentare (EFSA) di darle accesso pubblico alle "dichiarazioni di interessi della gestione operativa dell'EFSA".

2. Il 20 novembre 2017 l’EFSA ha concesso al pubblico l’accesso alle dichiarazioni di interessi del direttore esecutivo dell’EFSA e di quattro capi dipartimento, già pubblicate sul sito web dell’EFSA.

3. Il 21 novembre 2017 il denunciante ha risposto alla decisione dell’EFSA, chiarendo che la richiesta riguardava le dichiarazioni di interessi di tutto il personale operativo a livello dirigenziale dell’EFSA, il che significa che la richiesta riguardava anche le dichiarazioni di interessi che non erano state pubblicate sul sito web dell’EFSA.

4. Dopo aver registrato il chiarimento del denunciante come nuova richiesta di accesso del pubblico ai documenti, il 15 dicembre 2017 l'EFSA ha negato l'accesso alle restanti dichiarazioni di interessi. L'EFSA ha motivato la sua decisione sulla base del fatto che i documenti contenevano dati personali delle persone interessate e che pertanto si applicavano le norme dell'UE in materia di protezione dei dati personali.[1] Ha osservato che i documenti contenenti dati personali possono essere divulgati solo se è stata accertata la necessità legittima della loro divulgazione.[2] In tale contesto, l'EFSA ha invitato il denunciante a descrivere all'EFSA la necessità di divulgare i dati personali.

5. Il 23 gennaio 2018 il denunciante ha spiegato all'EFSA il suo punto di vista sulla legittima necessità di divulgare i documenti contenenti dati personali.

6. Dopo aver prorogato il termine per la risposta, il 9 marzo 2018 l’EFSA ha rifiutato l’accesso del pubblico alle dichiarazioni di interessi.

7. Il 16 marzo 2018 il denunciante ha presentato una richiesta di riesame del rifiuto, la cosiddetta "domanda di conferma"[3].

8. L'11 aprile 2018 l'EFSA ha confermato la sua decisione iniziale, rifiutando l'accesso.

9. Insoddisfatto di questo risultato, il denunciante si è rivolto al Mediatore il 9 maggio 2018.

10. Il Mediatore ha avviato un’indagine sul rifiuto dell’EFSA di concedere l’accesso del pubblico alle dichiarazioni di interessi dei quadri intermedi e ha presentato all’EFSA una proposta di soluzione [4]. Ha inoltre chiesto all’EFSA di rispondere alle preoccupazioni sul modo in cui ha gestito le richieste di accesso in generale.

11. Il Mediatore ha osservato che l'EFSA ha inizialmente sostenuto di aver pubblicato sul suo sito web tutte le dichiarazioni per le quali la divulgazione al pubblico è obbligatoria ai sensi del quadro giuridico alla base del lavoro dell'EFSA.[5] Secondo l'EFSA, le norme applicabili ai membri del personale non scientifici dell'EFSA sono lo statuto dei funzionari dell'UE [6], che non richiedono la divulgazione di dichiarazioni di interessi. Secondo l’EFSA, il denunciante non aveva addotto alcun argomento valido che dimostrasse la necessità di trasferire i dati personali a lui, come richiesto dal regolamento (CE) n. 1049/2001 per il rispetto delle norme dell’UE in materia di protezione dei dati.

12. Tuttavia, nel corso dell’indagine, l’EFSA ha informato il Mediatore di aver modificato la propria politica in materia di pubblicazione delle dichiarazioni di interessi del personale adottando una nuova decisione sulla gestione concorrente degli interessi.[7] Dal luglio 2018 l’EFSA ha pubblicato le dichiarazioni di interessi di tutti i membri del gruppo di gestione operativa dell’EFSA. Ciò riguarda non solo il direttore esecutivo dell’EFSA, ma anche i capi dipartimento e i capi unità [8].

13. Nella sua proposta di soluzione, la Mediatrice ha accolto con favore questo sviluppo e ha osservato che, pubblicando le dichiarazioni di interessi dei capi dipartimento e dei capi unità, l'EFSA ha compiuto un passo importante per aumentare la trasparenza.

Proposta del Mediatore per una soluzione

14. Sulla base della sua indagine e al fine di cercare una soluzione alla denuncia, la Mediatrice ha presentato all'EFSA una proposta di soluzione.

15. Il Mediatore ha osservato che il denunciante, nella sua richiesta di accesso del pubblico alle dichiarazioni di interessi dei membri del gruppo di gestione operativa dell'EFSA, aveva compreso che il gruppo di gestione operativa comprendeva lo scienziato capo, il coordinatore scientifico senior, il consulente politico senior, il capogruppo e il responsabile dell'impegno delle parti interessate.

16. A tale riguardo, la Mediatrice ha ritenuto che il capo scienziato, il coordinatore scientifico senior e il consulente politico senior dell’EFSA abbiano ruoli influenti nella definizione delle politiche dell’EFSA, in quanto fungono da consulenti e forniscono sostegno diretto al direttore esecutivo.

17. Il Mediatore ha pertanto proposto che l'EFSA pubblichi anche le dichiarazioni di interessi di tali persone, allo stesso modo dei capi dipartimento e dei capi unità.

18. Per quanto riguarda la gestione da parte dell'EFSA delle richieste di accesso ai documenti, il denunciante aveva sostenuto che il fatto che una domanda di conferma debba essere inviata alla stessa persona all'interno dell'EFSA della domanda originaria rende inutile la procedura di riesame.

19. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha stabilito che le domande iniziali e di conferma all'interno dell'EFSA sono trattate da personale diverso. Inoltre, l’EFSA ha modificato la sua procedura operativa standard [9] in modo che le domande di conferma debbano essere inviate direttamente al direttore esecutivo dell’EFSA. Questa modifica procedurale è intesa a riflettere l'importanza attribuita dall'EFSA al processo decisionale relativo al trattamento delle domande di conferma.

20. Poiché tali chiarimenti sono stati stabiliti nel corso dell'indagine e non sono stati comunicati al denunciante, il Mediatore ha tuttavia suggerito all'EFSA di fornire tali informazioni al denunciante.

Valutazione del Mediatore dopo la proposta di soluzione

21. L'Autorità europea per la sicurezza alimentare ha accettato la proposta di soluzione del Mediatore. L’EFSA ha pubblicato sul proprio sito web le dichiarazioni di interesse del capo scienziato e consulente politico senior dell’EFSA. L'EFSA ha informato il Mediatore che la funzione di coordinatore scientifico senior non esiste più presso l'EFSA. Di conseguenza, non è stata pubblicata alcuna dichiarazione di interessi relativa a tale posizione.

22. Inoltre, l'EFSA ha attuato il suggerimento del Mediatore di fornire al denunciante maggiori informazioni in merito al sistema in vigore per il trattamento delle domande iniziali e di conferma ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. L’EFSA ha inviato una lettera al denunciante in cui spiegava le nuove procedure dell’EFSA per il trattamento e la gestione delle richieste di accesso ai documenti presso l’EFSA. Tali disposizioni prevedono che le domande iniziali di accesso del pubblico ai documenti siano trattate dai suoi servizi giuridici e di garanzia, mentre le decisioni sulle domande di conferma sono adottate dal direttore esecutivo stesso.

23. La Mediatrice ha chiesto osservazioni alla denunciante in merito alla sua proposta di soluzione e alla risposta dell’EFSA.  Per quanto riguarda la politica riveduta dell'EFSA per il trattamento delle richieste di accesso ai documenti, il denunciante ha commentato al Mediatore che, a suo avviso, la procedura riveduta rimane insoddisfacente. Il denunciante ha sostenuto che la nuova procedura non garantisce che una domanda di conferma sia trattata da un membro del personale o da un servizio diverso dal reclamo iniziale. A suo avviso, affinché la procedura sia efficace, una domanda di conferma dovrebbe essere trattata da un «terzo soggetto neutrale».

24. Il Mediatore ritiene soddisfacente la procedura riveduta introdotta dall'EFSA, ossia che le domande di conferma siano trattate in modo diverso rispetto alle domande iniziali. Il Mediatore confida nel fatto che tale sistema fornirà un livello sufficiente di obiettività al processo di revisione.

25. Alla luce di quanto precede, la Mediatrice accoglie con favore la risposta positiva dell'EFSA alla sua proposta di soluzione e al suo suggerimento. Ritiene che la denuncia sia stata risolta e pertanto archivia il caso.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Il Mediatore archivia il caso come risolto da quando l'Autorità europea per la sicurezza alimentare ha accettato e attuato la proposta di soluzione del Mediatore.

Il denunciante e l'Autorità europea per la sicurezza alimentare saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 18.6.2019

[1] A norma del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte della Comunità

istituzioni e organismi e sulla libera circolazione di tali dati, disponibile all'indirizzo https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2001:008:0001:0022:it:PDF e con il regolamento 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, disponibile all'indirizzo http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&rid=1

[2] Articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001

[3] A norma dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001

[4] Il testo integrale della proposta di soluzione è disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/113726

[5] Cfr. regolamento (CE) n. 178/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 28 gennaio 2002, che stabilisce i principi e i requisiti generali della legislazione alimentare, istituisce l'Autorità europea per la sicurezza alimentare e fissa procedure nel campo della sicurezza alimentare, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002R0178&from=EN

[6] Regolamento n. 31 (CEE), n. 11 (CEEA), che definisce lo statuto dei funzionari e il regime applicabile agli altri agenti della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica, disponibile all'indirizzo https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=IT

[7] Decisione del direttore esecutivo dell'Autorità europea per la sicurezza alimentare sulla gestione degli interessi concorrenti, disponibile all'indirizzo: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/competing_interest_management_17.pdf

[8] Articolo 24, paragrafo 1, lettera a), punto iv), della decisione del direttore esecutivo dell'Autorità europea per la sicurezza alimentare sulla gestione degli interessi concorrenti

[9] Disponibile all'indirizzo: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf