Fatti all’origine della denuncia

1. Il 26 luglio 2018 il denunciante ha chiesto al Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) l'accesso del pubblico a tutto il materiale informativo fornito (tra il 1o giugno 2013 e il 26 luglio 2017) ai due più recenti capi delegazione dell'Unione europea a Tel Aviv sul programma di ricerca scientifica Orizzonte 2020.

2. Il 5 settembre 2018 il denunciante ha chiesto al SEAE l'accesso del pubblico a tutte le note informative fornite all'attuale capo delegazione dell'Unione europea a Tel Aviv per il suo incontro con un alto politico israeliano il 28 agosto 2018.

3. Il 14 settembre 2018 il SEAE ha risposto a entrambe le richieste del denunciante. Il SEAE ha dichiarato che, per quanto riguarda la prima richiesta, non ha individuato alcuna nota informativa redatta per i due capi delegazione sul tema di Orizzonte 2020.

4. Con riferimento alla seconda richiesta, il SEAE ha chiarito che la delegazione dell'UE a Tel Aviv l'ha informata che non è stata redatta alcuna nota informativa scritta per l'attuale capo delegazione in preparazione della riunione dei capimissione dell'UE del 28 agosto 2018.

5. Il 17 settembre 2018 il denunciante ha chiesto un riesame di tali conclusioni mediante una cosiddetta domanda di conferma al SEAE. Il SEAE ha confermato che i documenti richiesti non esistevano e ha motivato tale conclusione.

6. Il denunciante non era soddisfatto di tale risposta e il 17 ottobre 2018 si è rivolto al Mediatore.

L'indagine

7. La Mediatrice ha avviato un'indagine sul rifiuto del SEAE di divulgare i documenti richiesti.

8. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha effettuato un'analisi approfondita delle argomentazioni presentate dalle parti. Il gruppo di indagine del Mediatore ha inoltre incontrato i rappresentanti del SEAE e ha ispezionato il fascicolo del SEAE.

Argomenti presentati al Mediatore

9. Il denunciante sostiene che il SEAE non gli ha concesso l'accesso i) al materiale informativo fornito ai due più recenti capi delegazione dell'UE a Tel Aviv sul programma Orizzonte 2020 tra il 1o giugno 2013 e il 26 luglio 2017 e ii) alle note informative fornite all'attuale capo delegazione dell'UE in Israele, per il suo incontro con un politico israeliano di alto livello, il 28 agosto 2018.

10. Il SEAE ha inizialmente chiarito che il termine "briefing" è utilizzato principalmente dal SEAE per descrivere i documenti che possono essere richiesti da un commissario o da alti dirigenti. Secondo il SEAE, è meno comune preparare tali documenti per i capi delegazione, in particolare nel contesto di riunioni ricorrenti o su argomenti a loro già familiari.

11. Con riferimento alla richiesta di "materiale informativo fornito a due recenti capi delegazione dell'UE a Tel Aviv sul programma Orizzonte 2020", nella risposta di conferma il SEAE ha chiarito che il programma Orizzonte 2020 è un importante programma dell'UE guidato dalla Commissione in cui una grande quantità di informazioni è già disponibile al pubblico online. Il SEAE ritiene ragionevole che un capo delegazione possa informarsi sul programma Orizzonte 2020 e abbia personale a disposizione nella delegazione con il quale può discutere se alcuni punti necessitano di chiarimenti.

12. Il SEAE ha spiegato alla squadra d'indagine del Mediatore di aver effettuato una ricerca del materiale informativo richiesto nella banca dati sulla gestione dei documenti del SEAE a Bruxelles e nell'archivio della delegazione dell'UE a Tel Aviv, ma di non aver individuato alcun documento che rientrasse nell'ambito di applicazione della richiesta.

13. Con riferimento alla richiesta di "accesso al briefing fornito al capo delegazione dell'UE in Israele per una riunione con l'alto politico israeliano il 28 agosto 2018", il SEAE ha spiegato che non è stata redatta alcuna nota informativa scritta per l'attuale capo delegazione in preparazione della riunione del 28 agosto 2018.

14. Il SEAE ha inoltre chiarito che la riunione in questione non era una riunione bilaterale con il politico, ma piuttosto una riunione periodica dei capimissione dell'UE a cui il politico era stato invitato. Le riunioni dei capimissione dell'UE sono riunioni degli ambasciatori di tutti gli Stati membri dell'UE e del pertinente capo delegazione dell'UE. La delegazione dell'UE di solito funge da facilitatore in tali riunioni. Ogni volta che un ospite è invitato a tali riunioni, la riunione inizia normalmente con osservazioni di apertura da parte dell'ospite seguite da domande. Hanno inoltre chiarito che, nel contesto delle riunioni dei capimissione, il capo delegazione dell'UE non richiede la preparazione di alcun briefing scritto specifico. Per questo motivo, non esisteva alcun documento a cui potesse essere dato accesso.

Valutazione del Mediatore

15. Conformemente alla presunzione [1] di legalità degli atti dell'Unione, se l'istituzione interessata afferma che non esiste un particolare documento al quale è stato chiesto l'accesso del pubblico, si presume che non esista [2].

16. La squadra investigativa del Mediatore si è concentrata sulla probabile esistenza dei documenti richiesti e ha valutato il modo in cui il SEAE ha condotto la ricerca per individuare eventuali documenti che avrebbero potuto essere pertinenti alla richiesta.

17. Nel corso della riunione ispettiva, il SEAE ha spiegato al gruppo di indagine del Mediatore, in modo molto completo, le ricerche da esso condotte e le ragioni per concludere che non era sorprendente che tali ricerche fossero state improduttive. I documenti individuati e mostrati alla squadra investigativa del Mediatore non rientravano chiaramente nell'ambito della richiesta.

18. Il Mediatore riconosce ed elogia il fatto che il SEAE abbia effettuato una ricerca approfondita dei documenti e abbia applicato un approccio molto ampio nell'interpretare quali documenti potrebbero rientrare nella richiesta di accesso del pubblico.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione:

Non vi è stata cattiva amministrazione da parte del Servizio europeo per l'azione esterna.

Il denunciante e il servizio europeo per l'azione esterna saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 06/12/2018

[1] Si tratta di una presunzione semplice che il richiedente può confutare in qualsiasi modo con elementi di prova pertinenti e concordanti.

[2] Ordinanza del Tribunale di primo grado 30 aprile 2001, causa T-41/00, BAT/Commissione.