1. Ultimo aggiornamento di questo record: 14.11.2024

2. Numero di riferimento: 01/2023

Rif. Ares(2023)1412440

3. Nome e recapiti del titolare del trattamento: Mediatore europeo, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasburgo Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Servizio responsabile: Direzione dell'Amministrazione del Mediatore europeo - Team HR - e-mail: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Nome e recapiti del responsabile della protezione dei dati: Sig.ra Francesca PAVESI-

Responsabile della protezione dei dati aggiunto: Sig. Nicholas HERNANZ

E-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nome e recapiti del responsabile del trattamento: N.d.A.

6. Nome e recapiti del/dei contitolare/i del trattamento: Servizio medico del Parlamento europeo (PE)

In caso di richiesta di alloggio ragionevole, il Servizio medico del PE valuterà i documenti giustificativi per determinare la validità delle richieste di alloggio ragionevole e proporrà le disposizioni necessarie all'OE.

E-mail: bmedical@ep.europa.eu

7. Finalità del trattamento: individuare i candidati al programma di tirocinio per le persone con disabilità presso l'Ufficio OE e svolgere la procedura di selezione pertinente.

La base giuridica è costituita dalla decisione del Mediatore europeo relativa ai tirocini del 13.2.2023, dall'avviso del Mediatore europeo sui tirocini 2023-Tirocini per persone con disabilità e dall'articolo 1 quinquies, paragrafo 4, dello statuto dei funzionari e del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea [1] soluzioni ragionevoli)

I candidati forniscono i loro dati attraverso lo strumento di candidatura online (sito web). Per lo svolgimento della procedura di selezione, i dati sono importati in uno strumento informatico progettato per supportare e facilitare la procedura.

8. Descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali:

- Categorie di interessati: candidati ai tirocini offerti alle persone con disabilità

- Categorie di dati personali:

• Informazioni personali di base (nome, cognome, nazionalità, data di nascita, e-mail, città e paese di residenza, telefono);
• informazioni contenute nel CV (istruzione, esperienza lavorativa, conoscenza della lingua);
• il documento o i documenti comprovanti l'invalidità (ad esempio: un documento rilasciato da un'autorità nazionale o regionale o da un organismo accreditato in uno Stato membro dell'UE, una carta europea della disabilità, un certificato recente rilasciato da un medico)
• se del caso, una richiesta di sistemazione ragionevole per il lavoro durante il tirocinio, accompagnata da un'adeguata giustificazione della necessità di un alloggio ragionevole [2];
• copie dei diplomi, dei diplomi o dei certificati del richiedente.

9. Termine per la conservazione dei dati e, ove possibile, per la cancellazione:

• I dati dei candidati presentati allo strumento di candidatura online (sito web) sono conservati nel loro account personale online per due anni nel caso in cui i candidati desiderino candidarsi a futuri tirocini. I candidati possono chiedere all'OE di cancellare il proprio account in qualsiasi momento. Se i candidati a un tirocinio non si connettono al proprio account entro due anni, l'account e i dati in esso contenuti vengono automaticamente cancellati dopo l'invio di un'e-mail di notifica al richiedente.
• I dati trasferiti allo strumento di selezione relativi ai candidati non selezionati sono cancellati nove mesi dopo la fine del periodo di tirocinio per il quale sono stati raccolti i dati. I dati dei candidati selezionati per i tirocini sono cancellati due anni dopo la fine del periodo di tirocinio.

10. Destinatari dei dati:

L'ordinatore esecutivo, il segretario generale (se del caso), il direttore dell'amministrazione, il funzionario responsabile dei tirocini, il capo dell'unità Risorse umane, i capi delle unità d'inchiesta, i membri del personale coinvolti nella valutazione dei candidati e il settore delle TIC.

In caso di richiesta di accomodamento ragionevole, il Servizio medico del PE valuterà i documenti giustificativi per determinare la validità della richiesta e proporrà le disposizioni necessarie all'OE. Solo il servizio medico ha accesso ai documenti presentati.

11. Vi sono trasferimenti di dati personali verso paesi terzi e/o organizzazioni internazionali? N.d.A.

12. Descrizione generale delle misure di sicurezza:

I dati vengono raccolti online in modalità sicura. L'accesso ai dati tramite il modulo online è protetto dalla password scelta dal richiedente.

I dati elettronici sono conservati nello strumento di applicazione online, sui server dell'OE, il che significa che sono protetti da numerose misure di sicurezza istituite dal settore delle TIC per proteggere l'integrità e la riservatezza della proprietà elettronica dell'Istituzione.

Solo i membri del personale dell'unità Risorse umane avranno accesso ai documenti che certificano la disabilità. Altri membri del personale o del comitato di selezione non hanno accesso.

I tirocinanti selezionati che necessitano di un alloggio ragionevole forniscono direttamente al servizio medico del PE i dettagli relativi alla richiesta pertinente e i documenti giustificativi. Quest'ultima effettua una valutazione preliminare della richiesta di accordi RA e presenta la sua relazione ai servizi delle risorse umane del Mediatore.

13. Informazioni su come gli interessati possono esercitare i loro diritti di accesso e rettifica e, se del caso, di cancellazione, limitazione e portabilità dei dati [3]:

I candidati hanno il diritto di accedere ai propri dati personali e alle informazioni pertinenti relative al loro utilizzo. Essi hanno inoltre il diritto di chiedere la rettifica dei dati incompleti o inesatti che li riguardano, a condizione che sia salvaguardata la riservatezza delle deliberazioni e del processo decisionale dei membri del personale coinvolti nella valutazione dei candidati, nonché i diritti degli altri candidati. I candidati possono rettificare i dati identificativi in qualsiasi momento durante la procedura. Per quanto riguarda i dati relativi ai criteri di ammissibilità o di valutazione, il diritto di rettifica può essere esercitato fino al termine ultimo per la presentazione delle domande.

I candidati hanno il diritto di opporsi in qualsiasi momento all'utilizzo dei loro dati da parte del Mediatore europeo per motivi relativi alla loro situazione particolare. A determinate condizioni, hanno il diritto di chiedere che cancelliamo i loro dati personali o ne limitiamo l'uso. In qualsiasi momento, i candidati possono chiedere alla Direzione Amministrazione - Team HR - informazioni relative al trattamento dei loro dati personali via e-mail: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Possono inoltre contattare il responsabile della protezione dei dati dell'ufficio all'indirizzo dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Se desiderano presentare un reclamo in merito al trattamento dei propri dati personali da parte dell'OE, possono contattare il Garante europeo della protezione dei dati (www.edps.europa.eu) al seguente indirizzo: EDPS@edps.europa.eu

Gli interessati sono informati dei loro diritti mediante un'informativa sulla privacy, disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Cfr. articolo 1 quinquies, paragrafo 4, dello statuto: (...) Per accomodamento ragionevole, in relazione alle funzioni essenziali del posto di lavoro, si intendono misure adeguate, ove necessario, per consentire a una persona con disabilità di accedere a un impiego, di parteciparvi o di progredire nel suo percorso professionale, o di seguire una formazione, a meno che tali misure non impongano un onere sproporzionato al datore di lavoro."

[2] Solo il candidato selezionato sarà invitato a fornire i documenti giustificativi pertinenti per giustificare la sua richiesta di accomodamento ragionevole. Il Servizio medico del PE valuterà i documenti giustificativi per determinare la validità della richiesta di accomodamento ragionevole e proporrà le disposizioni necessarie all'OE.

[3] Prendere in considerazione la pubblicazione della parte pertinente dell'informativa sulla privacy e fornire un link. Cfr. gli articoli 15 e 16 sulle informazioni da fornire all'interessato o agli interessati e gli articoli da 17 a 22 sui diritti degli interessati del regolamento (UE) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725