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Dichiarazione sulla privacy - Premio del Mediatore europeo per la buona amministrazione (2023)
Registro RPD - Data Giovedì | 27 ottobre 2022 - Città Bruxelles - Paese Belgio - Data Mercoledì | 28 giugno 2023
Registri pubblici delle attività di trattamento: Raccolta di dati personali nel contesto della cerimonia di consegna del premio del Mediatore europeo per la buona amministrazione da parte dell'unità Comunicazione dell'ufficio del Mediatore europeo
1. Ultimo aggiornamento di questo record: 26/10/2022
2. Numero di riferimento: 8/2022
3. Nome e recapiti del titolare del trattamento: Mediatore europeo, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.
Contatto: Unità Comunicazione, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu
4. Nome e recapiti del responsabile della protezione dei dati: Francesca Pavesi - Vice responsabile della protezione dei dati: Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu
5. Nome e recapiti del responsabile del trattamento:
L'unità Comunicazione può incaricare professionisti esterni di scattare foto e registrare audio e video delle cerimonie di premiazione del Mediatore.
6. Nome e recapiti del/dei contitolare/i del trattamento: N.d.A.
7. Finalità del trattamento:
Introdotto nel 2017, il premio della Mediatrice europea per la buona amministrazione riconosce le azioni del servizio pubblico dell'UE che hanno un impatto visibile e positivo sulla vita dei cittadini e mira a incoraggiare la condivisione di buone idee e pratiche.
L'obiettivo principale del Mediatore europeo è garantire che l'amministrazione dell'UE ottemperi agli standard più elevati possibili e sia al servizio dell'interesse pubblico. Il premio è un modo per portare esempi dell'eccellente lavoro svolto da funzionari dell'UE dedicati a un pubblico più ampio, sia per diffondere le buone pratiche all'interno delle istituzioni che per contribuire a colmare il divario tra i cittadini e l'amministrazione dell'UE.
Il Mediatore deve trattare i dati personali al fine di valutare le candidature, organizzare la cerimonia, effettuare il voto pubblico e concedere il premio del Mediatore europeo per la buona amministrazione.
8. Descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali:
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Categorie di interessati: |
Categorie di dati personali |
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1 |
Nominatori: persone che hanno presentato progetti per un premio, quali membri del personale, squadre o unità di istituzioni, organi o agenzie dell'UE; rappresentanti delle organizzazioni della società civile, delle associazioni e delle ONG; o individui al di fuori del quadro istituzionale dell'UE. |
Nome, cognome, indirizzo e-mail, nome del datore di lavoro. In alcuni casi, immagini come foto e registrazioni video, nonché registrazioni audio scattate durante la cerimonia o fornite dai candidati stessi. |
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2 |
Candidati: persone che sono state nominate per un premio (che sono membri del personale dell'amministrazione dell'UE). Entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento dei dati personali di una persona nominata da un'altra persona, l'unità Comunicazione informa i candidati dei loro diritti e chiede la loro accettazione delle regole del concorso e l'autorizzazione a utilizzare i loro dati personali. |
Nome, cognome, indirizzo e-mail, titolo di lavoro e loro ruolo nel progetto nominato, nome del datore di lavoro, risultati professionali. In alcuni casi, immagini come foto e registrazioni video, nonché registrazioni audio scattate durante la cerimonia o fornite dai candidati stessi. |
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3 |
Membri del comitato consultivo esterno che assiste l'unità Comunicazione nella selezione dei progetti per il premio. |
Nome, cognome, indirizzo e-mail, titolo di lavoro, risultati professionali. |
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4 |
Le persone che partecipano al voto pubblico per selezionare il progetto più popolare. |
Nome, cognome, indirizzo e-mail (solo per garantire che non vi siano più voti della stessa persona). |
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5 |
Membri del personale dell'unità Comunicazione del Mediatore europeo che lavorano per il premio |
Nome, cognome, indirizzo e-mail |
9. Termine per la conservazione dei dati e, ove possibile, per la cancellazione:
Tutti i dati personali elencati al precedente punto 8 sono conservati nell'unità operativa della comunicazione per cinque anni, dopodiché sono cancellati, con alcune eccezioni elencate nei paragrafi seguenti.
Le immagini e le registrazioni video e audio delle cerimonie di premiazione fornite da appaltatori esterni sono conservate su un'unità comune per cinque anni, dopodiché saranno cancellate.
Alcune immagini e registrazioni video della cerimonia di premiazione possono apparire sul sito web del Mediatore o sui suoi canali di social media senza limiti di tempo per la cancellazione.
Il nome dei progetti vincitori (senza dati personali) è pubblicato sul sito web del Mediatore europeo senza limiti di tempo per la cancellazione.
I dati ritenuti pertinenti alle attività dell'ufficio sono archiviati a fini storici.
I dati personali delle persone che votano per il loro progetto preferito sono utilizzati esclusivamente per garantire che nessuno possa votare più di una volta. I dati saranno cancellati entro due mesi dalla cerimonia di premiazione.
10. Destinatari dei dati:
L'unità Comunicazione, che coordina, organizza e gestisce gli eventi pubblici conformemente alla strategia del Mediatore.
La Direzione dell'Amministrazione, che si occupa degli aspetti finanziari e contrattuali degli eventi pubblici.
Gabinetto del Mediatore, che fornisce i nomi e i recapiti degli oratori o dei partecipanti.
Il comitato consultivo esterno, che assiste l'unità Comunicazione nella selezione dei progetti per il premio.
I video delle cerimonie di premiazione sono pubblicati sul sito web del Mediatore e sul canale YouTube e trasmessi in diretta su entrambi i siti web. I dati possono anche apparire sugli altri canali di social media del Mediatore, che sono disponibili al pubblico. Le immagini dei vincitori sono pubblicate anche sul sito web del Mediatore.
Le liste dei candidati al Premio sono distribuite a tutti i partecipanti alle cerimonie di premiazione.
I nomi, i titoli e le immagini dei candidati e dei vincitori del premio possono essere pubblicati nella newsletter interna dell'ufficio del Mediatore.
11. Vi sono trasferimenti di dati personali verso paesi terzi e/o organizzazioni internazionali?: N.d.A.
12. Descrizione generale delle misure di sicurezza: I dati personali del personale del Mediatore e degli interessati esterni, raccolti nel contesto dell'organizzazione del premio, sono protetti da misure di sicurezza istituite dal settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione per preservare l'integrità e la riservatezza della proprietà elettronica dell'istituzione.
13. Informazioni su come gli interessati possono esercitare i loro diritti di accesso e rettifica e, se del caso, di cancellazione, limitazione e portabilità dei dati:
- L'interessato può esercitare i propri diritti, ad esempio chiedendo l'accesso ai dati personali, la loro ratifica o la loro cancellazione, inviando un'e-mail all'indirizzo eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La richiesta è trattata senza indebito ritardo e in ogni caso entro un mese.
- Al momento della conferma della partecipazione alla cerimonia di premiazione, offline o online, i potenziali partecipanti sono informati che le loro immagini potrebbero essere scattate durante l'evento e utilizzate dall'ufficio del Mediatore a fini di comunicazione. In caso di dubbi, possono contattare l'unità Comunicazione all'indirizzo eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. L'unità cercherà di soddisfare le loro preoccupazioni nella misura del possibile (ad esempio, a seconda della configurazione della stanza, o oscurando / coprendo la loro immagine su schermi di stampa collettivi scattati durante le cerimonie digitali).
Informativa sulla privacy
relativa alla raccolta di dati personali nel contesto della cerimonia del premio del Mediatore europeo per la buona amministrazione da parte dell'unità Comunicazione dell'ufficio del Mediatore europeo
La presente informativa sulla privacy spiega quali dati personali raccoglie l'Ufficio del Mediatore europeo, perché e come li raccoglie, li tratta, li utilizza e li conserva. La dichiarazione descrive inoltre in che modo gli interessati possono esercitare i propri diritti.
Il titolare del trattamento dei dati è il Mediatore europeo.
1. Quali dati personali tratta il Mediatore europeo?
Raccogliamo dati personali come nome, cognome, indirizzo e-mail, nome del datore di lavoro e, in alcuni casi, immagini come foto e registrazioni video, nonché registrazioni audio scattate durante la cerimonia o fornite dai candidati stessi.
2. Perché il Mediatore europeo tratta questi dati personali?
Al solo scopo di coordinare, organizzare e gestire il premio del Mediatore europeo per la buona amministrazione.
3. Quali sono le basi giuridiche e la necessità del trattamento di questi dati?
Trattiamo i dati nell'esercizio delle funzioni del Mediatore europeo nell'interesse pubblico conformemente allo statuto del Mediatore europeo e all'articolo 5, paragrafo 1, lettere a) e d), del regolamento (UE) 2018/1725.
4. Chi è responsabile del trattamento dei dati?
Il Mediatore europeo è responsabile del trattamento dei dati, che le unità Comunicazione svolgono, assistito da un comitato consultivo esterno nella selezione dei progetti per il premio.
L'unità Comunicazione può incaricare professionisti esterni di scattare foto e di effettuare registrazioni audio e video delle cerimonie di premiazione.
5. Chi riceve i dati?
Membri dell'équipe dell'unità Comunicazione, del segretariato generale, della direzione Amministrazione e del gabinetto del Mediatore, il cui lavoro impone loro di trattare i dati personali in relazione all'organizzazione di eventi pubblici.
I video delle cerimonie di premiazione sono pubblicati sul sito web del Mediatore e sul canale YouTube e trasmessi in diretta su entrambi i siti web. I dati possono anche apparire sugli altri canali di social media del Mediatore, che sono disponibili al pubblico. Le immagini dei vincitori sono pubblicate anche sul sito web e/o sui social media del Mediatore.
Gli elenchi dei candidati al premio sono pubblicati sul sito web del Mediatore e sono distribuiti a tutti i partecipanti a una cerimonia di premiazione.
I nomi, i titoli e le immagini dei candidati e dei vincitori del premio possono essere pubblicati nella newsletter interna dell'ufficio del Mediatore.
6. Per quanto tempo saranno conservati i dati?
I seguenti campi di dati sono conservati sull’unità di comunicazione per cinque anni, dopodiché sono cancellati:
- nomi dei nominativi e dei nominativi, dei membri del comitato consultivo esterno, dei datori di lavoro dei nominativi e dei nominativi;
- indirizzi di posta elettronica e numeri di telefono dei candidati e dei nominativi, nonché dei membri del comitato consultivo esterno;
- titoli di lavoro dei candidati e loro ruoli nei progetti nominati;
- titoli professionali dei membri della giuria esterna; e
- i risultati professionali conseguiti dai candidati e dai membri del comitato consultivo esterno.
Per il voto pubblico, manterremo il nome, il cognome e l'indirizzo e-mail degli elettori per un periodo massimo di due mesi dopo la cerimonia di premiazione, solo per garantire che non vi siano più voti della stessa persona.
I dati ritenuti pertinenti alle attività dell'ufficio sono archiviati a fini storici.
Le immagini e le registrazioni video e audio delle cerimonie di premiazione fornite da appaltatori esterni sono conservate su un'unità comune per cinque anni, dopodiché saranno cancellate. Tali dati ritenuti rilevanti per l’attività dell’Ufficio sono successivamente archiviati per finalità storiche.
I nomi dei vincitori e dei loro premi sono archiviati a tempo indeterminato per scopi storici.
7. Come proteggiamo i tuoi dati?
I dati personali sono protetti da misure di sicurezza, istituite dal settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione presso l'ufficio del Mediatore per preservare l'integrità e la riservatezza della proprietà elettronica dell'istituzione.
8. Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?
L'interessato può esercitare i propri diritti, ad esempio chiedendo l'accesso ai dati personali, la loro ratifica o la loro cancellazione, inviando un'e-mail all'indirizzo
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La richiesta è trattata senza indebito ritardo e in ogni caso entro un mese.
9. A chi rivolgersi in caso di domande o reclami relativi a questioni di protezione dei dati?
In qualsiasi momento, l'interessato può inviare domande relative alla protezione dei dati a:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu
Unità Comunicazione Mediatore
europeo
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasburgo Cedex
È inoltre possibile contattare il responsabile della protezione dei dati del Mediatore europeo:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu o
Presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati: edps@edps.europa.eu
Strasburgo, 26/10/2022