1. Ultimo aggiornamento di questo record: 23/02/2022

2. Numero di riferimento: 1/2022

3. Nome e recapiti del titolare del trattamento:

Mediatore europeo,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasburgo Cedex

Contatto:

Direttore delle indagini

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Nome e recapiti del responsabile della protezione dei dati:

Sig.ra Francesca Pavesi

Responsabile della protezione dei dati (RPD)

Sig. Nicholas Hernanz

Vice responsabile della protezione dei dati

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nome e recapiti del responsabile del trattamento:

N.d.A.

6. Nome e recapiti del/dei contitolare/i del trattamento:

N.d.A.

7. Finalità del trattamento:

A norma dell'articolo 11 TUE, il Mediatore europeo organizza consultazioni delle parti interessate, il cui scopo è informare il Mediatore in merito alle opinioni delle persone interessate dai temi delle indagini e delle iniziative strategiche, che rivestono importanza pubblica.

Una consultazione pubblica nel contesto di indagini e iniziative strategiche consiste generalmente nelle seguenti fasi:

• un invito a contribuire è pubblicato sul sito web dell'OE,
• chiunque sia invitato a contribuire fino a una certa scadenza,
• i contributi possono essere inviati tramite modulo di contatto, e-mail o posta,
• tutti i contributi sono pubblicati sul sito web del Mediatore, e
• viene redatta una relazione che riassume i contributi.

Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico (articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento 2018/1725).

I dati personali vengono utilizzati anche per comunicare con i collaboratori.

8. Descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali:

Categorie di interessati

Qualsiasi persona fisica o giuridica può contribuire a una consultazione del Mediatore europeo.

Categorie di dati personali

I dati personali raccolti e successivamente trattati sono i dati necessari per la partecipazione alla consultazione, come segue:

• nome,
• cognome,
• titolo di lavoro
• indirizzo e-mail,
• lingua in cui si vorrebbe ricevere una risposta,
• l'altra lingua in cui si accetterebbe una risposta,
• argomento (titolo della consultazione) e contenuto (per la maggior parte, il punto di vista dell'individuo o dell'organizzazione sull'argomento).

Alcune risposte possono anche contenere dati personali di terzi, anche se i contributori sono invitati a evitare di includere dati personali non necessari nelle loro risposte. In linea di principio, non dovrebbero essere incluse categorie particolari di dati ^[1]. Per quanto riguarda i dati personali di terzi, il Mediatore europeo applica la politica relativa alla fornitura di informazioni all'interessato terzo nell'ambito di un'indagine (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Termine per la conservazione dei dati e, ove possibile, per la cancellazione:

I contributi sono conservati nel fascicolo pertinente in linea con la politica di conservazione del sistema di gestione dei casi del Mediatore per un periodo di dieci anni dalla chiusura del caso ^[2]. Ciò include le informazioni personali di base (nome, cognome, indirizzo e-mail) e le preferenze linguistiche e le risposte individuali. Essi saranno quindi archiviati secondo la politica del Mediatore in materia di archiviazione ^[3].

I dati personali dei contributori sono espunti dalla versione del contributo resa pubblica sul sito web del Mediatore europeo su richiesta.^[4] Gli indirizzi e-mail sono sempre espunti. Nel caso in cui i dati personali di terzi siano inclusi in un contributo, anche i contributori sono invitati a evitarlo.

I documenti presentati nel contesto di una consultazione, come i documenti di sintesi o i documenti di riferimento, saranno resi pubblici come ricevuti. Pertanto, qualora tali comunicazioni includano dati personali di terzi, vengono effettuate opportune esplosioni.

Nel caso di invii di massa, vale a dire quando un gruppo di contributori presenta contributi identici, le risposte vengono salvate nel fascicolo pertinente per un periodo di 10 anni, dopodiché possono essere archiviate. Sono conservati nel sistema di posta elettronica del Mediatore europeo per tre mesi, dopodiché vengono cancellati. Uno di questi contributi è reso pubblico sul sito web del Mediatore, con l'indicazione che il Mediatore ne ha ricevuti diversi altri con lo stesso contenuto.

10. Destinatari dei dati:

L'accesso ai dati personali è consentito ai membri del personale del Mediatore europeo responsabili dello svolgimento di tale trattamento e al personale autorizzato sulla base della "necessità di sapere", come i membri del personale dell'unità TIC per la gestione dei dati presentati sul sito web del Mediatore.

Nell'ambito della procedura d'indagine, il Mediatore trasmette all'istituzione, all'organo o all'organismo competente dell'UE tutti i contributi ricevuti.

Per evitare abusi, i contributori sono tenuti a identificare se stessi o l'organizzazione per conto della quale stanno rispondendo. Non sono accettati contributi anonimi alle consultazioni.

I contributori sono invitati a evitare di includere nei loro contributi dati personali non necessari, in particolare dati personali di terzi.

A fini di trasparenza, il Mediatore rende pubblici i contributi ricevuti a una consultazione. In caso di inclusione di dati personali, di contributori o di altro tipo, questi vengono espunti (per quanto riguarda i contributori, solo su richiesta).

11. Vi sono trasferimenti di dati personali verso paesi terzi e/o organizzazioni internazionali?

N.d.A.^[5]

12. Descrizione generale delle misure di sicurezza:

La maggior parte dei contributi alle consultazioni dei portatori di interessi del Mediatore europeo è trasmessa per via elettronica a caselle di posta elettronica dedicate alle consultazioni. I contributori sono invitati a compilare un modulo di contatto sul sito web del Mediatore, che indirizza le risposte alla casella di posta elettronica dedicata alla consultazione.

I contributi inviati per posta sono scansionati e aggiunti al fascicolo digitale dal funzionario incaricato delle indagini competente. La copia cartacea del contributo viene successivamente distrutta.

I contributi alle consultazioni dei portatori di interessi sono conservati nel "sistema di gestione dei casi" del Mediatore. L'accesso ai dati personali dei contributori è consentito al personale del Mediatore responsabile dello svolgimento di tale trattamento e al personale autorizzato sulla base della "necessità di sapere".

Il Mediatore europeo mira a garantire che i sistemi e i servizi di trattamento dei dati siano resilienti e che la riservatezza dei dati, ove applicabile, sia protetta.

13. Informazioni su come gli interessati possono esercitare i loro diritti di accesso e rettifica e, se del caso, di cancellazione, limitazione e portabilità dei dati:

Dopo aver inviato i dati tramite il modulo di contatto, i contributori ricevono un'e-mail con una copia dei loro dati in fase di elaborazione.

Gli interessati hanno il diritto di accedere ai propri dati personali e alle informazioni pertinenti su come li utilizziamo. Hanno inoltre il diritto di chiedere la rettifica dei dati incompleti o inesatti che li riguardano. Gli interessati hanno il diritto di opporsi in qualsiasi momento all'utilizzo dei loro dati da parte del Mediatore europeo per motivi connessi alla loro situazione particolare. A determinate condizioni, hanno il diritto di chiedere che cancelliamo i loro dati personali o ne limitiamo l'uso.

In qualsiasi momento, gli interessati possono chiederci informazioni sul trattamento dei loro dati personali da parte nostra via e-mail all'indirizzo EO@ombudsman.europa.eu (un indirizzo e-mail del responsabile delle indagini sarà disponibile anche sulla pagina della consultazione sul sito web del Mediatore). Alle richieste degli interessati viene data risposta il più rapidamente possibile, e in ogni caso entro un mese.

Gli interessati possono inoltre contattare il nostro responsabile della protezione dei dati all'indirizzo: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Se desiderano denunciare il trattamento dei loro dati personali da parte del Mediatore, possono contattare il Garante europeo della protezione dei dati (www.edps.europa.eu) al seguente indirizzo: EDPS@edps.europa.eu

Nell'organizzare una consultazione delle parti interessate, il Mediatore europeo fornisce ai contributori le seguenti informazioni sulla loro vita privata: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Informativa sulla privacy

Per quanto riguarda le consultazioni del Mediatore europeo nel contesto di indagini e iniziative strategiche ^[6]

La presente informativa sulla privacy descrive in che modo il Mediatore europeo protegge i tuoi dati personali quando rispondi a una consultazione del Mediatore e dove, in quanto tale, il Mediatore agisce in qualità di titolare del trattamento. La presente informativa stabilisce inoltre quali sono i diritti dell'interessato.

In particolare, spiega il motivo della raccolta e del trattamento dei dati; il modo in cui il Mediatore raccoglie, tratta e garantisce la protezione dei dati forniti; e quali diritti possono esercitare i contributori in relazione ai loro dati.

1. Quali dati personali tratterà il Mediatore europeo?

I contributori compilano il modulo di contatto sul sito web del Mediatore europeo, che indirizza i contributi alla casella di posta elettronica dedicata alla consultazione. I contributi possono essere inviati anche per lettera o e-mail. Il personale competente dell'ufficio del Mediatore europeo tratta i contributi.

Il Mediatore europeo può contattare i contributori per chiedere chiarimenti e/o diffondere i risultati della consultazione/indagine. I recapiti della persona responsabile dell'indagine sono forniti nell'invito a rispondere alla consultazione.

I dati personali raccolti e successivamente trattati sono i dati necessari per la partecipazione alla consultazione, come segue: nome, cognome, e-mail, descrizione delle mansioni e lingua preferita per l'ulteriore corrispondenza, altra lingua in cui si accetterebbe una risposta e contenuto (per la maggior parte, le opinioni dell'individuo o dell'organizzazione sull'argomento).

2. Perché il Mediatore europeo tratta questi dati personali?

Il Mediatore europeo desidera dare al pubblico e alle parti interessate l'opportunità di esprimere il proprio punto di vista nel contesto di indagini e iniziative strategiche che trarrebbero vantaggio da contributi esterni e potrebbero pertanto avviare consultazioni pubbliche.

3. Qual è la base giuridica e la necessità del trattamento di questi dati?

La base giuridica del trattamento è l'articolo 11 del TUE.

I dati personali sono trattati conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE. Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico (articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento 2018/1725).

4. Chi è responsabile del trattamento dei dati?

Il settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC) del Mediatore europeo gestisce i dati trasmessi al sito web. Il personale del Mediatore europeo responsabile dello svolgimento delle consultazioni pubbliche e il personale autorizzato, sulla base della necessità di conoscere, tratteranno ulteriormente i dati presentati dai contributori.

5. Chi saranno i destinatari dei dati?

il personale del Mediatore europeo incaricato del trattamento ha accesso ai Suoi dati personali; nonché altro personale autorizzato del Mediatore europeo sulla base del principio della "necessità di sapere".

Nell'ambito della procedura d'indagine, il Mediatore europeo trasmette all'istituzione, all'organo o all'organismo competente dell'UE tutti i contributi ricevuti. A fini di trasparenza, il Mediatore europeo rende pubblici i contributi ricevuti a una consultazione.

Quando contribuisci a una consultazione, sei tenuto a identificare te stesso e l'organizzazione per conto della quale stai contribuendo. Non sono accettati contributi anonimi alle consultazioni. Questo per evitare un uso improprio.

Nell'interesse della trasparenza, il Mediatore europeo rende pubblici i contributi ricevuti in risposta a una consultazione pubblica. I tuoi dati personali non saranno resi pubblici. Dovresti evitare di includere nei tuoi contributi dati personali non necessari, in particolare dati personali di terzi. Se tali dati sono inclusi, saranno espunti dalla versione resa pubblica.

6. Per quanto tempo saranno conservati i dati?

I contributi sono conservati nel fascicolo pertinente in linea con la politica di conservazione del sistema di gestione dei casi del Mediatore per un periodo di dieci anni dalla chiusura del caso ^[7]. Ciò include le informazioni personali di base (nomi, cognomi, indirizzo e-mail), le preferenze linguistiche e le risposte. I contributi sono archiviati secondo la politica del Mediatore in materia ^{di archiviazione [8]}.

7. Come proteggiamo i tuoi dati?

I dati elettronici sono conservati sui server del Mediatore europeo. Tali dati sono protetti da numerose misure di sicurezza istituite dal settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione del Mediatore europeo per proteggere l'integrità e la riservatezza della proprietà elettronica dell'Istituzione.

L'accesso ai dati personali è protetto attraverso la gestione dei diritti di accesso, che sono strettamente limitati e basati sul principio della "necessità di sapere".

Gli indirizzi e-mail non sono mai resi pubblici, ma sono conservati e possono essere utilizzati dal Mediatore europeo per la corrispondenza relativa alla risposta fornita.

8. Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?

Quando contribuisci a una consultazione, puoi scegliere se pubblicare o meno i tuoi dati personali sul nostro sito web.

Hai anche diritti specifici in qualità di "interessato" ai sensi del capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725, in particolare il diritto di accedere ai tuoi dati personali e di rettificarli nel caso in cui i tuoi dati personali siano inesatti o incompleti. A determinate condizioni, hai il diritto di cancellare i tuoi dati personali, di limitare il trattamento dei tuoi dati personali e il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali.

Il Mediatore europeo risponderà alle vostre richieste quanto prima e al più tardi entro un mese.

Infine, hai il diritto di ricorrere in qualsiasi momento al Garante europeo della protezione dei dati se ritieni che il Mediatore europeo abbia violato i tuoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725 a causa del trattamento dei tuoi dati personali.

9. A chi rivolgersi in caso di domande o reclami relativi a questioni di protezione dei dati?

In qualsiasi momento è possibile inviare domande relative alla protezione dei dati riguardanti le consultazioni pubbliche del Mediatore europeo al seguente indirizzo: EO@ombudsman.europa.eu

È inoltre possibile contattare il responsabile della protezione dei dati del Mediatore europeo al seguente indirizzo: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

È possibile presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati in qualsiasi momento al seguente indirizzo: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Cfr. articolo 10 del regolamento 2018/1725.

[2] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] I dati personali pubblicati sul sito web del Mediatore europeo sono accessibili in tutto il mondo. I giudici dell'UE hanno stabilito che il caricamento di dati personali su una pagina web non costituisce un trasferimento di dati personali (cfr. sentenza della Corte del 6 novembre 2003, Lindqvist, causa C-101/01).

[6] Disponibile sul sito web del Mediatore europeo al seguente indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.