Il denunciante, un giornalista, ha chiesto alla Commissione europea di concedere l'accesso del pubblico a un messaggio di testo inviato da un capo di Stato dell'UE al presidente della Commissione in merito ai negoziati commerciali UE-Mercosur. La Commissione ha confermato che il suo presidente aveva ricevuto il messaggio di testo, ma ha osservato che il messaggio era stato ricevuto tramite l'applicazione di messaggistica istantanea "Signal", che aveva attivato la funzione "messaggi scomparsi". Di conseguenza, la Commissione ha concluso di non essere in possesso di alcun documento rientrante nell'ambito di applicazione della domanda.

A seguito di una riunione con i rappresentanti della Commissione e di un'ispezione dei documenti relativi alla richiesta di accesso, il Mediatore non ha potuto escludere la possibilità che il messaggio fosse stato automaticamente cancellato dopo che la richiesta era già stata ricevuta. Ha inoltre rilevato che il gabinetto del presidente della Commissione non aveva risposto alla richiesta del denunciante per 15 mesi. Di conseguenza, il Mediatore ha concluso che il modo in cui la Commissione aveva gestito tale richiesta costituiva una cattiva amministrazione.

Per ovviare a tale lacuna, il Mediatore ha raccomandato alla Commissione di riesaminare e migliorare la gestione delle richieste di accesso del pubblico che coinvolgono il gabinetto del presidente o di qualsiasi commissario. Suggerisce inoltre alla Commissione di adeguare le proprie norme interne per garantire che i documenti oggetto di richieste di accesso del pubblico siano conservati e che la Commissione conservi debitamente, per un periodo di tempo ragionevole, tutti i messaggi di testo e istantanei scambiati tra i capi di Stato o di governo, o i ministri, e i membri della Commissione.