# Az európai ombudsman első levele az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökségnél tett látogatásáról – OI/13/2011/(JSA)JF - Szerző: Európai Ombudsman - Dátum: 2011-10-18T00:00+02:00[Europe/Paris] - [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/hu/visit-document/hu/10975) - [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/hu/10975) --- |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Willem de Ruiter ügyvezető igazgató Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökség (EMSA) Cais do Sodré 1249-206 LISBOA Portugália | Strasbourg, Az ügynökség látogatása OI/13/2011/JSA -- Látogatás az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökségnél --------------------------------------------------------------------------------------------------- Tisztelt De Ruiter Úr! 2011 májusában látogatási programot indítottam az uniós ügynökségeknél azzal a céllal, hogy azonosítsam és terjesszem az ügynökségek által a polgárokkal fenntartott kapcsolataikban alkalmazott bevált gyakorlatokat. Kezdetben három „kísérleti" látogatást tettem az Egyesült Királyságban működő uniós ügynökségeknél, azaz az Európai Bankhatóságnál, az Európai Gyógyszerügynökségnél és az Európai Rendőrakadémiánál. Ezt követően június 1-jén találkoztam valamennyi uniós ügynökség vezetőjével, és alkalmam nyílt arra, hogy részletesebben megismertessem őket ezzel a kezdeményezéssel. Október 20-án legközelebb Koppenhágában látogatok el az Európai Környezetvédelmi Ügynökséghez, ahol az uniós tagállamok és tagjelölt országok ombudsmanjai európai hálózatának következő ülésére kerül sor. Az uniós ügynökségeknél tett korábbi látogatásaimra vonatkozó információk a honlapom következő oldalán érhetők el: [www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces](/activities/visits.faces) Az európai ombudsman eddig gyakorlatilag nem folytatott vizsgálatot az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökséggel (EMSA) kapcsolatban. Valójában az elmúlt öt évben csak négy panaszt nyújtottak be hozzám az EMSA-val szemben. Közülük hármat elfogadhatatlannak nyilvánítottak, egy esetben pedig nem találtam okot a vizsgálat megindítására. Tekintettel az EMSA jelentőségére és az általa kezelt kérdések iránti nyilvánvaló közérdekre, nem tudom értelmezni ezt a nagyon alacsony számú panaszt, mivel a közvélemény nem ismeri a Központ létezését vagy tevékenységeit. Éppen ellenkezőleg, azt jelnek tekintem, hogy az Ön Ügynöksége sikeresen integrálja a megfelelő ügyintézést eljárásaiba és munkamódszereibe. Ezért különösen érdekelt vagyok abban, hogy az uniós ügynökségeknél tett látogatásaim e korai szakaszában megismerkedjek az EMSA bevált gyakorlataival, és olyan meglátásokat nyerjek, amelyeket a jövőben felhasználhatok. 2011 novemberében Lisszabonban leszek, hogy hivatalos látogatást tegyek Portugália nemzeti ombudsmanjánál és más portugál hatóságoknál. Örömmel találkoznék Önnel és csapata érintett tagjaival november 22-én, kedden, lehetőleg reggel 9.30 és 11.30 között. E levél mellékleteként megküldöm az EMSA-nál tett látogatásunk programtervezetét, valamint néhány további információt az ilyen típusú látogatások eljárási szempontjaival kapcsolatban. Az Ügynökségnél tett látogatásom során João Sant'Anna úr, hivatalom igazgatója fog kísérni, aki kapcsolattartóként fog eljárni az ülésünk szervezési vonatkozásaival kapcsolatban. Elérhetőségei a következők: 00 33 3 88 17 5346. Hálás lennék, ha tájékoztatna arról, hogy munkatársai közül ki a megfelelő kapcsolattartó, aki minden szükséges előkészülettel kapcsolatban felveheti vele a kapcsolatot. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a látogatást és a mellékletben foglalt feljegyzés lényegi pontjaival foglalkozó ülésünket követően az EMCDDA személyzeti bizottságával is találkozni fogok. Döntésemet az Ügynökségi Személyzeti Bizottságok Közgyűlésének (AASC) azon kérése nyomán hoztam meg, hogy rendszeresen találkozzam az ügynökségek azon személyzeti bizottságaival, amelyek saját kezdeményezésű látogatásaim tárgyát képezik. Szeretném még egyszer megköszönni, hogy beleegyezett a látogatás megszervezésébe, és várakozással tekintek az e levél mellékletében található feljegyzésben meghatározott különböző témákkal kapcsolatos gyümölcsöző eszmecserék elé. Előre is szeretném megköszönni az EMSA vezetőségének, hogy megszervezte az EMSA személyzeti bizottságával november 22-én, kedden 11:30 és 12:30 között tartandó találkozóm gyakorlati vonatkozásait. Tisztelettel: P. Nikiforos Diamandouros Csatolmány: 1 **MELLÉKLET:** **A látogatás eljárási szempontjai és napirendtervezete.** ------------------------------------------------------------------------- *Az eljárási szempontokról* Az európai ombudsman hivatalos látogatásaira saját kezdeményezésű vizsgálatok lefolytatására vonatkozó hatásköre alapján kerül sor. A látogatással kapcsolatos levelezés ezért tartalmazni fogja az ilyen saját kezdeményezésű vizsgálatok nyilvántartási hivatkozási számát (OI/13/2011/JSA). Az ombudsman hálás lenne, ha az EMSA a látogatással kapcsolatos jövőbeli levelezésében megemlítené ezt a hivatkozási számot. A saját kezdeményezésű vizsgálat többek között azt jelenti, hogy az ilyen vizsgálatokra vonatkozó szokásos eljárási garanciák alkalmazandók. Ezek közé tartozik az ügynökség azon joga, hogy felkérje az európai ombudsmant az információk és dokumentumok bizalmas kezelésére -- lásd az ombudsman végrehajtási rendelkezéseinek 5.1., 5.2. és 14.2. cikkét: [www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces](/resources/provisions.faces) Az ombudsman amellett, hogy tájékoztatja a felkeresendő ügynökséget az általa felvetni kívánt kérdésekről, kérheti, hogy előzetesen bocsásson rendelkezésére bizonyos releváns információkat és/vagy dokumentumokat. Az ombudsman minden látogatást követően írásban tájékoztatja az ügynökséget megállapításairól. Ha konkrét javaslatokat tesz, általában felkéri az ügynökséget, hogy tájékoztassa őt az általa javasolt nyomonkövetési intézkedésekről. Az ügynökség válaszától függően az ombudsman mérlegeli a vizsgálat lezárását vagy további lépések megtételét, például hivatalos ajánlások kiadásával. Felhívjuk figyelmét, hogy a látogatást előkészítő levelet és e mellékletet közzétesszük az európai ombudsman honlapján. Ha az ombudsman úgy dönt, hogy látogatását követően javaslatokat tesz az Ügynökségnek, az ilyen javaslatokat tartalmazó közleményt, valamint az Ügynökség válaszát, minden további levelezést és az Ombudsman végleges írásbeli következtetéseit is közzéteszik ezen az oldalon. Ezek az eszmecserék az ombudsman honlapjának következő oldalán jelennek meg: [http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces](/activities/visits.faces) *A napirenden szereplő kérdésekről* A 2011. október 20-i látogatás tartalmával kapcsolatban az európai ombudsman a következő témákat kívánja megvitatni: * Az EMSA első kapcsolatfelvétele a nyilvánossággal * Átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság * Munkaerő-felvétel * Pályázatok és szerződések * Összeférhetetlenség Az ombudsman az alábbi konkrét kérdéseket kívánja megvizsgálni az egyes témákban: 1. Kezdeti kapcsolattartás a nyilvánossággal Az ombudsman egyik alapvető feladata annak biztosítása, hogy az uniós közigazgatás nyitott, szolgálatkész és hatékony legyen a polgárokkal való kapcsolatok kezelésében. A vonatkozó alapelveket a helyes hivatali magatartás európai kódexe (CGAB) határozza meg. A kérdés továbbra is jelentős mindennapi munkánk során, ami arra utal, hogy az uniós közigazgatás még mindig kihívásokkal néz szembe ezen a területen. Adott esetben az európai ombudsman gyors megoldást próbál találni azokra a panaszokra, amelyek a polgároknak a közigazgatással való első kapcsolatfelvételével kapcsolatos sérelmekre vonatkoznak. Ez általában azt jelenti, hogy a szolgálataim telefonon felveszik a kapcsolatot az érintett személlyel. Bár tudomásom szerint az ügynökségek vezetőinek 2008 októberében Lisszabonban tartott ülésén valamennyi uniós ügynökség elfogadta a helyes hivatali magatartás európai kódexét, nem vagyok tisztában azzal, hogy az EMSA hogyan hajtotta végre ezt a határozatot, és hogyan biztosítja, hogy személyzete megfeleljen a fent említett kódexben meghatározott elveknek. Az EMSA honlapján nem találtam hivatkozást erre a kérdésre, ezért hálás lennék, ha előadást tartanék erről a témáról. Átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság Az európai ombudsman emellett kiemelten fontosnak tartja az átláthatóság előmozdítását és az elszámoltathatóság növelését az uniós közigazgatásban. Ezt a követelményt tükrözi többek között a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló uniós jogszabály, amely kifejezetten megemlíti az ombudsmant mint felülvizsgálati szervet. Ez tükröződik az ombudsman kiterjedt vizsgálati hatáskörében is, amely lehetővé teszi számunkra, hogy alaposan tisztázzuk a vizsgálataink során felmerült tényeket és kérdéseket. Ezért hálás lennék, ha többet tudnék meg az alábbi kérdésekről: (1) Hogyan kezeli az EMSA a gyakorlatban a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket? Melyek az EMSA iránymutatásai és/vagy gyakorlati intézkedései az ilyen kérelmek kezelésére vonatkozóan? Kérjük, adjon meg példákat, például az 1049/2001/EK rendelet alapján kezelt dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti legutóbbi három kérelemnek az Ügynökség általi kezelése során folytatott főbb levelezést. (Az EMSA e példákban szereplő határozatának *érdemi* vizsgálatára nem kerül sor, mivel a látogatásnak nem ez a célja.) (2) Az EMSA hatalmas mennyiségű információt és adatot kezel. Az 1049/2001/EK rendelet szigorúan véve csak a „dokumentumokra" vonatkozik. Hogyan viszonyul az EMSA az információkhoz való hozzáférés iránti kérelmekhez az 1049/2001/EK rendelet értelmében vett dokumentumokkal szemben vagy azokhoz képest? (3) Készít-e az EMSA (belső vagy külső) éves jelentést a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés kezeléséről? (4) Működtet-e vagy szándékozik-e működtetni az EMSA az 1049/2001/EK rendelet 11. cikke értelmében vett nyilvános nyilvántartást? 2. Kiválasztás és toborzás Ami a kiválasztási és felvételi határozatok tartalmát illeti, az ombudsman az uniós bíróságokéhoz hasonló megközelítést alkalmaz. Ez többek között azt jelenti, hogy elismeri az adminisztráció nagyon széles mérlegelési jogkörét a személyzet kiválasztása terén. Ami a kiválasztás és a munkaerő-felvétel eljárási szempontjait illeti, az ombudsman nagyon aktívan dolgozott az uniós munkaerő-felvétel átláthatóságának javításán. Ez például nagyobb átláthatóságot eredményezett a vizsgabizottságok tagjainak nevét illetően, és részletesebb értékelőlapokat eredményezett, amelyek jobb betekintést nyújtanak a pályázóknak az értékelésük módjába. Hálás lennék, ha felvilágosítást kapnék az EMSA által szervezett kiválasztási eljárásokkal kapcsolatos alábbi kérdésekről: (1) Ismerik-e a pályázók a vizsgabizottság tagjainak nevét? Milyen mértékben biztosít az EMSA hozzáférést az állásra jelentkezők számára pályázatuk értékeléséhez? (2) Milyen mértékben törekszik az EMSA arra, hogy a személyzeti szabályzat 90. cikkében előírtaknál gyorsabb és kevésbé formális eszközökkel rendezze a kiválasztási és felvételi döntésekkel kapcsolatos vitákat? (3) Rendszeresen tájékoztatja-e az EMSA a pályázókat arról, hogy panaszt tehetnek az ombudsmannál a fent említett helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályzat 19. cikkének megfelelően? 3. Pályázatok és szerződések Felülvizsgálati szinten a közbeszerzési határozatokkal és a szerződéses viszonyokkal kapcsolatos jogvitákat leggyakrabban a bíróságok bírálják el. Az ombudsman ügyeinek jelentős része azonban az évek során ezeket a területeket is érintette. A pályázatokkal kapcsolatban az ombudsman a Számvevőszék megközelítéséből merít, amely szerint el kell ismerni az adminisztráció széles mérlegelési jogkörét a pályázatok érdemi szempontjainak értékelése terén, ugyanakkor gondosan ellenőrizni kell, hogy az ombudsman érvényes és megfelelő indokolást adott-e döntéseire, és megfelelően tiszteletben tartotta-e az alkalmazandó eljárásokat és a tájékoztatási jogokat. A szerződéses vitákkal kapcsolatban az ombudsman önmagában nem értékeli a szerződésszegés fennállását. Alaposan megvizsgálja azonban, hogy az adminisztráció megfelelően indokolta-e álláspontját, és megvizsgálja a közigazgatási intézkedések vagy mulasztások méltányosságát is. *Kérdések:* (1) Hogyan kezeli az EMSA az e területekkel kapcsolatos vitákat? (2) Tájékoztatják-e az ajánlattevőket és a szerződő feleket arról, hogy panasszal fordulhatnak az ombudsmanhoz? 4. Összeférhetetlenség Összeférhetetlenség akkor merül fel, ha úgy tűnik, hogy a közigazgatásban dolgozó személyeknek nem megfelelő személyes érdekük fűződik egy olyan ügyhöz, amellyel foglalkoznak. Az ilyen konfliktusokat megfelelően kell kezelni az objektív döntéshozatal biztosítása és a nyilvánosság közigazgatásba vetett bizalmának növelése érdekében. A közelmúlt eseményei és esetei azt mutatják, hogy az uniós közigazgatás nem élvezi egyértelműen a nyilvánosság teljes bizalmát ebben a kérdésben. E megfontolások fényében érdekelne, hogy az EMSA milyen konkrét intézkedéseket alkalmaz az összeférhetetlenség elkerülése érdekében a következő területeken: (1) Személyzet felvétele, beleértve a vezető beosztású személyzetet és a tudományos személyzetet (2) A személyzet jelenlegi és korábbi tagjai, különösen az EMSA-nál végzett szolgálatuk alatt és után végzett külső tevékenységek tekintetében (lásd például a személyzeti szabályzat 11., 11a., 12b. és 16. cikkét).