- HU Magyar
A gépi fordításokban előfordulhatnak az egyértelműséget és a pontosságot potenciálisan csökkentő hibák; az ombudsman nem vállal felelősséget az esetleges eltérésekért. A legmegbízhatóbb és jogilag korrekt tájékoztatásért olvassa el a fenti linken található, angol nyelvű forrásverziót.
Bővebb információért tekintse meg nyelvi és fordítási politikánkat.
Ajánlástervezet az Európai Bizottsághoz az 1902/2004/GG számú panasz ügyében
Ajánlás
Ügy 1902/2004/GG - Vizsgálat megindítása Csütörtök | 24 június 2004 - Ajánlás Hétfő | 28 február 2005 - Határozat Kedd | 04 október 2005
A PANASZ
Háttér1998-ban a Bizottság ausztriai helyi alkalmazottainak két képviselője panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz amiatt, hogy a Bizottság nem biztosított kiegészítő biztosítási fedezetet a bécsi képviseleten dolgozó helyi alkalmazottai számára (367/98/(VK)/GG). Az ügyet azt követően zárták le, hogy a Bizottság elfogadta az ombudsman ajánlástervezetét. Ebben az ügyben a panaszos az egyik panaszos volt.
2001. május 10-én a Bizottság úgy határozott, hogy felfüggeszti a panaszost az ellene felhozott súlyos vádak miatt. Ugyanakkor a Bizottság lehetőséget biztosított számára, hogy meghallgassák ezekkel az állításokkal kapcsolatban. Erre a meghallgatásra 2001. október 12-én került sor.
2002. január 31-i határozatával a Bizottság előzetes értesítés nélkül elutasította a panaszost. A panaszos e határozat ellen fellebbezést nyújtott be egy osztrák bírósághoz, ahol az ügy jelenleg folyamatban van. Tekintettel arra, hogy a panaszos azzal érvelt, hogy a személyzet képviselőjeként őt a Bizottság nem bocsáthatja el röviden, a Bizottság 2002. június 14-én levelet intézett hozzá a szerződés megszüntetése érdekében (amennyiben a korábbi elbocsátás jogellenes lett volna).
A panaszos ezt követően hozzáférést kért bizonyos dokumentumokhoz, amelyekre a Bizottság a határozatát alapozta. E kérelem nyomán került sor a 242/2003/GG. sz. panaszra, amelyet azt követően zártak le, hogy a Bizottság hozzáférést biztosított a panaszos számára a vonatkozó dokumentumok egyes részeihez. E vizsgálat során az ombudsman szervezeti egységei betekintettek a Bizottság brüsszeli aktájába.
A jelen kifogásrólAz ombudsman 242/2003/GG panaszra vonatkozó vizsgálata során a Bizottság felajánlotta a panaszosnak, hogy Bécsben betekinthet személyi aktájába. A panaszos élt ezzel a lehetőséggel.
2004. március 11-én a panaszos belső panaszt nyújtott be a Bizottság Sajtó- és Kommunikációs Főigazgatóságához, amelyben „az Európai Közösségek tisztviselői és egyéb alkalmazottai személyzeti szabályzata 26. és 24. cikkének” megsértését állította.
A személyzeti szabályzat 24. cikke előírja, hogy a Közösségek segítséget nyújtanak minden tisztviselőnek, különösen az olyan személyek elleni eljárásokban, akik fenyegetést, becsületsértést vagy rágalmazást, illetve személy vagy vagyon elleni támadást követnek el, amelynek őt vagy családtagját beosztása vagy feladatai miatt kiteszik.
Az uniós tisztviselők személyzeti szabályzatának 26. cikke a következőképpen rendelkezik:
„A tisztviselő személyi aktája a következőket tartalmazza:
a) az igazgatási státuszára vonatkozó valamennyi dokumentum, valamint az alkalmasságára, teljesítményére és magatartására vonatkozó valamennyi jelentés;
b) a tisztviselőnek az ilyen dokumentumokkal kapcsolatos észrevételei.
Az iratokat sorrendben kell nyilvántartásba venni, számozni és iktatni; az a) pontban említett iratokat az intézmény nem használhatja fel és nem idézheti a tisztviselővel szemben, kivéve, ha azokat benyújtásuk előtt közölték vele. (…) (angol nyelven)
Minden tisztviselőnek csak egy személyes aktája lehet.
A tisztviselőnek a szolgálati jogviszonyának megszűnését követően is joga van ahhoz, hogy az aktájában szereplő valamennyi iratot megismerje, és azokról másolatot készítsen.”
A Sajtó- és Kommunikációs Főigazgatósághoz benyújtott panaszában a panaszos azt állította, hogy tudomása nélkül több dokumentumot is csatoltak személyes aktájához. Ezzel szemben az aktába felvett dokumentumokkal kapcsolatos észrevételeinek többségét (beleértve azokat is, amelyeket a „személyes akta másolata” szóval jelölt meg) véleménye szerint nem csatolták az aktához. A panaszos példaként a személyi aktájában szereplő két dokumentumra hivatkozott („IV/18” és „IV/19”). A panaszos szerint a személyi aktájában szereplő dokumentumok ennek következtében elferdítették az objektív tényeket. A panaszos előadta továbbá, hogy Brüsszelben létezik egy „párhuzamos” személyi akta, amelynek legtöbb tartalma nem szerepel a bécsi személyi aktában. Végül a panaszos rámutatott arra, hogy személyi aktája nem tartalmazott olyan elemeket, amelyek indokolnák elbocsátását, vagyis nem tartalmazott olyan dokumentumokat, amelyek a 2001. májusi időpont után készültek volna, amikor felmentették a hivatalából.
Ezen túlmenően a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottságnak hozzáférést kellett volna biztosítania számára az ügyirat teljes tartalmához Brüsszelben. Kifejtette továbbá, hogy fellebbezést nyújtott be az elbocsátásáról szóló határozat ellen, és minden további jogot fenntartott.
Az ombudsmanhoz 2004 júniusában benyújtott panaszában a panaszos a Bizottsághoz 2004. március 11-én benyújtott panaszára hivatkozott, hangsúlyozva, hogy a Bizottság e panaszra nem adott választ. A panaszos tehát alapvetően azt állította, hogy a Bizottság nem tett eleget a személyi aktájával kapcsolatos kötelezettségeinek.
A VIZSGÁLAT
Az ombudsman megközelítéseA panaszt véleményezésre megküldték a Bizottságnak. A félreértések elkerülése érdekében az ombudsman tájékoztatta a Bizottságot és a panaszost, hogy vizsgálata csak a panaszos személyi aktájával kapcsolatos kérdésekre vonatkozik, és így nem terjed ki a panaszos által a Bizottsághoz intézett 2004. március 11-i levelében említett egyéb pontokra (például az aktához való brüsszeli hozzáférés kérdésére és a Bizottságnak a panaszos elbocsátásáról szóló határozatára).
A Bizottság véleményeVéleményében a Bizottság hivatkozott a 2004. június 21-i határozatra, amelyben válaszolt a panaszos 2004. március 11-i levelére. A Bizottság sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy ez a válasz késedelmet szenvedett.
2004. június 21-i levelében a Bizottság elutasította a panaszos 2004. március 11-i panaszát. A Bizottság azzal érvelt, hogy a személyzeti szabályzat 24. és 26. cikke nem alkalmazandó a helyi alkalmazottakra, és hogy ezért a bécsi képviseleten található úgynevezett „személyes akta” nem a személyzeti szabályzat 26. cikkében említett típusú akta.
A Bizottság hozzátette, hogy még ha e cikkek alkalmazandók is lennének a jelen ügyben, nem lenne helyes összehasonlítani az ombudsman szolgálatainak bemutatott aktát a tisztviselőre vonatkozó „személyes aktával”. Az ombudsman szervezeti egységeinek bemutatott ügyirat kizárólag a panaszossal szemben kezdeményezett fegyelmi meghallgatásra vonatkozó munkairat volt. Ezenkívül az említett eljárásban a panaszos a Bizottság szerint hozzáférhetett volna a 2001. május 8-i „panaszokról szóló értesítésben” említett valamennyi olyan dokumentumhoz, amelyre a Bizottság támaszkodott. A Bizottság úgy vélte, hogy a személyzeti szabályzat 26. cikke pontosan ezt hivatott biztosítani a tisztviselők esetében (vagyis azt, hogy a döntéseket ne a számukra ismeretlen információk alapján hozzák meg).
A panaszos észrevételeiÉszrevételeiben a panaszos fenntartotta panaszát. A személyzeti szabályzat 24. cikkével kapcsolatban is tett további észrevételeket. A panaszos szerint a Bizottság már jóval a meghallgatás előtt nyilvánosan elítélte. A panaszos azt is előadta, hogy a tárgyaláson olyan kérdéseket tettek fel neki, amelyeknek semmi köze a neki felrótt sérelmekhez.
További vizsgálatokA Bizottság véleményének és a panaszos észrevételeinek gondos mérlegelését követően úgy tűnt, hogy további vizsgálatokra van szükség.
További információ kérése2004. október 12-én az Ombudsman ezért felkérte a Bizottságot, hogy (1) fejtse ki álláspontját, miszerint a Bécsi Képviseleten található úgynevezett "személyes akta" nem a személyzeti szabályzat 26. cikkében említett akta, mivel a) az Ombudsman által a 242/2003/GG panaszra vonatkozó ombudsmani vizsgálat keretében benyújtott további információkérésre adott 2003. szeptember 25-i válaszában a Bizottság rámutatott arra, hogy a panaszos élhet azzal a jogával, hogy a Bécsi Képviselet székhelyén betekintsen a személyes aktajába, és b) a panaszos által benyújtott (IV/18 és IV/19 jelöléssel ellátott) bizottsági dokumentumok egyértelműen kijelentették, hogy azokat a panaszos "személyes akta"-jába kell foglalni, (2) ismertesse a panaszos bécsi Képviseletén található "személyes akta" jellegét és célját, valamint pontosítsa, hogy ezt az akta-t milyen jogalapon őrzik, (3) fejtse ki, hogy megítélése szerint a panaszos bécsi Képviseletén található "személyes akta" nem tartalmazza-e a) a panaszos adminisztratív státuszára és a képességeire vonatkozó valamennyi dokumentumot, hatékonyság és magatartás, valamint b) a panaszosnak az ilyen dokumentumokkal kapcsolatos esetleges észrevételei és (4) annak kifejtése, hogy a panaszos bécsi képviseletén található „személyes aktája” miért nem tartalmazta a panaszosnak az „IV/18” és „IV/19” jelöléssel ellátott dokumentumokkal kapcsolatos észrevételeit, és miért nem készült dokumentum azt követően, hogy 2001 májusában a panaszost felfüggesztették.
A Bizottság válaszaVálaszában a Bizottság a következő észrevételeket tette:
A személyzeti szabályzat 26. cikke csak a tisztviselőkre vonatkozott, a panaszoshoz hasonló helyi alkalmazottakra nem. A helyi alkalmazottakra vonatkozó szabályok nem hivatkoztak erre a rendelkezésre. Az Európai Közösségek egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek új változatának 11. cikke (azaz a 2004. május 1-jén hatályba lépett módosításokat követően), amely előírta, hogy a személyzeti szabályzat 26. cikke analógia útján alkalmazandó az ideiglenes alkalmazottakra, az alkalmazási feltételek 81. cikke értelmében analógia útján alkalmazandó a szerződéses alkalmazottakra. Az új szabályok azonban nem szabályozták a múltban bekövetkezett helyzeteket.
A Bizottság ausztriai képviseletének személyi aktája volt az egyetlen olyan személyi akta, amelyet a Bizottság a panaszos munkáltatójaként személyzeti irányítási célokra megnyitott. A Bizottság erre vonatkozó jogát a jelen ügyben az osztrák jog szabályozta. A Bizottság helyi alkalmazottaira vonatkozó személyes akták megőrzésének módjára vonatkozó szabályokat az 1985. február 13-i 119. számú igazgatási feljegyzés (2) állapította meg. A Bizottság képviseleteit is emlékeztették a személyes akták megőrzésének kötelezettségére, például a Sajtó- és Kommunikációs Főigazgatóság által 2000. október 26-án küldött levélben (3).
Az osztrák jog nem írta elő a munkáltatók számára a személyes akták megőrzését. A Bizottság tehát jogilag nem volt köteles a személyi aktába foglalni a panaszos jogállására, valamint képességeire, teljesítményére és magatartására vonatkozó valamennyi dokumentumot. Az osztrák jog azt sem követelte meg a Bizottságtól, hogy a személyi aktába belefoglalja a panaszos egyedi eseményekre vonatkozó nyilatkozatait.
A panaszos által a „IV/19” dokumentummal kapcsolatban benyújtott feljegyzést nem kellett megőrizni a panaszos aktájában. A „IV/19” dokumentumot azért vették fel az aktába, mert a panaszost arra utasították, hogy előző nap szóban jelentse be a távolléteket. A panaszos által benyújtott dokumentumok azonban csak a 2000. október 3-i részleges távollétének orvosi okaira vonatkoztak. Ezeket a dokumentumokat ezért a panaszos egészségügyi aktájába kellett benyújtani, nem pedig a személyes aktájába.
A Bizottság elismerte, hogy a panaszos által a „IV/18” dokumentummal kapcsolatban hivatkozott feljegyzést nem csatolták ezzel a dokumentummal együtt a személyi aktájához. Mivel ez a mulasztás több mint négy évvel ezelőtt történt, már nem lehetett megállapítani, hogyan történt. Ellentétben azonban azzal, amit a panaszos 2004. március 11-i levelében állított, a panaszos véleményeinek és válaszainak többsége nem hiányzott személyi aktájából. Amikor a panaszos benyújtotta a személyes aktájában rögzített eseményekkel kapcsolatos véleményét és válaszait, azokat csatolták az aktához. A panaszos csak két esetben tudta alátámasztani állításait, amelyek közül az egyik nyilvánvalóan nem volt releváns a jelen ügyben.
A panaszos személyi aktája 2001 májusában zárult le, mivel 2001. május 10-én felmentették hivatalából. A fegyelmi eljárást a Sajtó- és Kommunikációs Főigazgatóság folytatta le. Mivel ez utóbbi székhelye Brüsszelben volt, megfelelően vezetett egy aktát Brüsszelben a fegyelmi eljárásról.
A panaszos észrevételeiÉszrevételeiben a panaszos fenntartotta panaszát, és a következő további észrevételeket tette:
A pénzügyi ellenőrnek a Képviseleten tett látogatására vonatkozó, 1999. július 2-án kelt és P. által készített belső feljegyzés szerint a vezetőséget arra kérték, hogy tartsa be a személyes akták megőrzésére vonatkozó bizonyos iránymutatásokat, például azt az elvet, hogy a személyes akta részét képező valamennyi dokumentumot az érintett helyi ügynöknek ellenjegyeznie kell.
A Bizottság által hivatkozott 1985. november 13‐i és 2000. október 26‐i dokumentumokból egyértelműen kitűnik, hogy a helyi alkalmazottak személyi aktáit a tisztviselők aktáival analóg módon kell kezelni. A 2000. október 26-i feljegyzésből az derült ki, hogy a személyi aktát kizárólag a Képviseleten kell tárolni.
A Bizottságnak a „IV/19” dokumentumra vonatkozó érvelése érthetetlen volt. A vonatkozó dokumentumban őt (a panaszost) azzal vádolták, hogy engedély nélkül távol maradt a munkából. Válaszában megvédte magát ezzel a váddal szemben. Ez a válasz tehát nem csupán távollétének orvosi okaira vonatkozott, hanem egy teljesen alaptalan vádra adott reakciója volt. Ez az eset nagyon jó példa volt arra, hogy a Képviselet akkori vezetése azáltal, hogy csak bizonyos dokumentumokat vett fel az aktába, megpróbálta azt a benyomást kelteni, hogy nem teljesítette kötelezettségeit, vagy vétkes volt.
Amint azt 2004. március 11-i levelében hangsúlyozta, a „IV/18” és a „IV/19” dokumentumokra való hivatkozások csak szemléltető példák.
A panaszos részletes listát nyújtott be azokról a dokumentumokról, amelyeket a tudomása nélkül csatoltak a személyi aktához, valamint azokról az észrevételekről, amelyeket annak ellenére nem csatoltak, hogy azokat a személyi aktájába való felvétel céljából megjelölte. A panaszos szerint az általa megjelölt feljegyzések közül legalább 12-t nem csatoltak a személyi aktájához, míg az adminisztráció közel 30 levelét a tudta nélkül csatolták. A panaszos egy 2000. szeptember 29-i e-mail másolatát is benyújtotta, amelyben tájékoztatta a Képviselet vezetőségét, hogy 2000. október 3-án délelőtt orvoshoz kell mennie.
A HATÁROZAT
1 Bevezető megjegyzések1.1 A 2004 júniusában benyújtott eredeti panasz a panaszos személyi aktájának Bizottság általi kezelésére vonatkozott, de néhány más kérdést is megemlített. A vizsgálatot megindító leveleiben és a félreértések elkerülése érdekében az ombudsman tájékoztatta a Bizottságot és a panaszost, hogy vizsgálata csak a panaszos személyi aktájával kapcsolatos kérdésekre vonatkozik, és így nem terjed ki a panaszos által a Bizottsághoz intézett 2004. március 11-i levelében említett egyéb kérdésekre (például az aktához való brüsszeli hozzáférés kérdésére és a panaszos elbocsátásáról szóló bizottsági határozatra).
1.2 Az Európai Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos további észrevételeket tett a személyzeti szabályzat 24. cikkével kapcsolatban, amelyre panaszában már hivatkozott. A panaszos szerint a Bizottság már jóval a meghallgatás előtt nyilvánosan elítélte. A panaszos azt is előadta, hogy a tárgyaláson olyan kérdéseket tettek fel neki, amelyeknek semmi köze a neki felrótt sérelmekhez. Az ombudsman úgy véli, hogy nem lenne helyénvaló a jelenlegi vizsgálatot e további kérdésekre is kiterjeszteni. Ez elkerülhetetlenül késleltetné az ombudsmannak a panaszos eredeti állításával kapcsolatos vizsgálatát. Az ombudsman úgy véli, hogy ez nem szolgálná a panaszos érdekeit. A panaszos azonban továbbra is szabadon nyújthat be új panaszt ezekkel a kérdésekkel kapcsolatban.
2 A Bizottság állítólagos mulasztása a panaszos személyi aktájával kapcsolatos feladatai ellátásában2.1 A panaszos korábban az Európai Bizottság bécsi képviseletének helyi ügynökeként dolgozott. 2001. május 10-én a Bizottság úgy határozott, hogy felfüggeszti a panaszost az ellene felhozott súlyos vádak miatt. 2002. január 31-i határozatával a Bizottság előzetes értesítés nélkül elutasította a panaszost. A panaszos e határozat ellen fellebbezést nyújtott be egy osztrák bírósághoz, ahol az ügy jelenleg folyamatban van. A panaszos ezt követően hozzáférést kért bizonyos dokumentumokhoz, amelyekre a Bizottság a határozatát alapozta. E kérelem nyomán került sor a 242/2003/GG. sz. panaszra, amelyet azt követően zártak le, hogy a Bizottság hozzáférést biztosított a panaszos számára a vonatkozó dokumentumok egyes részeihez. E vizsgálat során az ombudsman szervezeti egységei betekintettek a Bizottság brüsszeli aktájába.
Az ombudsman 242/2003/GG panaszra vonatkozó vizsgálata során a Bizottság felajánlotta a panaszosnak, hogy Bécsben betekinthet személyi aktájába. A panaszos élt ezzel a lehetőséggel. Ezt követően panaszt nyújtott be a Bizottság Sajtó- és Kommunikációs Főigazgatóságához (DG Sajtó- és Kommunikációs Főigazgatóság), azzal érvelve, hogy tudomása nélkül számos dokumentumot csatoltak a személyi aktájához, és hogy az aktába felvett dokumentumokkal kapcsolatos észrevételeinek többsége (beleértve azokat is, amelyeket „a személyi aktához tartozó másolat” szavakkal jelölt meg) nem szerepelt az aktában. A panaszos példaként a személyi aktájában szereplő két dokumentumra hivatkozott („IV/18” és „IV/19”). A panaszos szerint a személyi aktájában szereplő dokumentumok ennek következtében elferdítették az objektív tényeket. A panaszos előadta továbbá, hogy Brüsszelben létezik egy „párhuzamos” személyi akta, amelynek legtöbb tartalma nem szerepel a bécsi személyi aktában. Végül a panaszos rámutatott arra, hogy személyi aktája nem tartalmazott olyan elemeket, amelyek indokolnák elbocsátását, vagyis nem tartalmazott olyan dokumentumokat, amelyek a 2001. májusi időpont után készültek volna, amikor felmentették a hivatalából.
Az ombudsmanhoz 2004 júniusában benyújtott panaszában a panaszos a Bizottsághoz 2004. március 11-én benyújtott panaszára hivatkozott, hangsúlyozva, hogy a Bizottság e panaszra nem adott választ. A panaszos tehát alapvetően azt állította, hogy a Bizottság nem tett eleget a személyi aktájával kapcsolatos kötelezettségeinek.
Panaszában a panaszos az uniós tisztviselők személyzeti szabályzatának 26. cikkére hivatkozott, amely a következőképpen rendelkezik:
„A tisztviselő személyi aktája a következőket tartalmazza:
a) az igazgatási státuszára vonatkozó valamennyi dokumentum, valamint az alkalmasságára, teljesítményére és magatartására vonatkozó valamennyi jelentés;
b) a tisztviselőnek az ilyen dokumentumokkal kapcsolatos észrevételei.
Az iratokat sorrendben kell nyilvántartásba venni, számozni és iktatni; az a) pontban említett iratokat az intézmény nem használhatja fel és nem idézheti a tisztviselővel szemben, kivéve, ha azokat benyújtásuk előtt közölték vele. (…) (angol nyelven)
Minden tisztviselőnek csak egy személyes aktája lehet.
A tisztviselőnek a szolgálati jogviszonyának megszűnését követően is joga van ahhoz, hogy az aktájában szereplő valamennyi iratot megismerje, és azokról másolatot készítsen.”
2.2 Véleményében az Európai Bizottság azzal érvelt, hogy a személyzeti szabályzat 26. cikke nem vonatkozik a helyi alkalmazottakra, és hogy ezért a bécsi képviseleten az úgynevezett "személyes akta" nem a személyzeti szabályzat 26. cikkében említett típusú akta. A Bizottság előadta továbbá, hogy a panaszossal szemben indított fegyelmi eljárás során a panaszos hozzáférhetett volna minden olyan dokumentumhoz, amelyre a Bizottság vele szemben támaszkodott. A Bizottság szerint pontosan ezt kívánta biztosítani a személyzeti szabályzat 26. cikke a tisztviselők esetében (vagyis azt, hogy a döntéseket ne a számukra ismeretlen információk alapján hozzák meg).
Az ombudsman további információkérésére adott válaszában a Bizottság előadta, hogy a bécsi képviseletén tárolt személyi akta volt az egyetlen olyan személyi akta, amelyet a panaszos munkáltatójaként személyzeti igazgatási célból nyitott meg. A Bizottság úgy ítélte meg, hogy erre vonatkozó jogát a jelen ügyben az osztrák jog szabályozza. A Bizottság helyi alkalmazottaira vonatkozó személyes akták megőrzésének módjára vonatkozó szabályokat az 1985. február 13-i 119. számú adminisztratív feljegyzés állapította meg. A Bizottság képviseleteit is emlékeztették a személyes akták megőrzésének kötelezettségére, például a Sajtó- és Kommunikációs Főigazgatóság által 2000. október 26-án küldött levélben. A Bizottság előadta, hogy az osztrák jog nem írja elő a munkáltatók számára a személyes akták megőrzését, és így jogilag nem volt köteles a személyes aktákba foglalni a panaszos jogállására, valamint képességeire, teljesítményére és magatartására vonatkozó valamennyi dokumentumot. Azzal érvelt továbbá, hogy az osztrák jog nem írja elő a Bizottság számára, hogy a panaszos egyéni eseményekre vonatkozó nyilatkozatait is belefoglalja a személyi aktába.
A Bizottság szerint a panaszos által a „IV/19” dokumentummal kapcsolatban benyújtott feljegyzést nem a panaszos személyes aktájában, hanem az egészségügyi aktájában kellett tárolni. A Bizottság elismerte, hogy a panaszos által a „IV/18” dokumentummal kapcsolatban hivatkozott feljegyzést nem csatolták ezzel a dokumentummal együtt a személyi aktájához. A Bizottság szerint azonban a panaszos véleményeinek és válaszainak többsége nem hiányzott személyi aktájából. A Bizottság azzal érvelt, hogy a panaszos csak két esetben tudta alátámasztani állításait, amelyek közül az egyik nyilvánvalóan nem releváns a jelen ügyben.
A Bizottság továbbá azt állította, hogy a panaszos személyi aktája 2001 májusában véget ért, mivel 2001. május 10-én felmentették hivatalából. A fegyelmi eljárást a Sajtó- és Kommunikációs Főigazgatóság folytatta le. Mivel ez utóbbi székhelye Brüsszelben volt, a Bizottság előadta, hogy Brüsszelben szabályszerűen vezetett aktát a fegyelmi eljárásról.
2.3 Mielőtt foglalkoznánk a panaszos állításával, hasznosnak tűnik egy előzetes kérdés vizsgálata. Véleményében a Bizottság azzal érvelt, hogy a bécsi képviseleten dolgozó alkalmazottaira vonatkozó személyes akták megőrzéséhez való jogát az osztrák jog szabályozza, és hogy ez utóbbi nem írja elő a munkáltatók számára ilyen akták megőrzését. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy a Bizottság nem érvelt azzal, hogy az osztrák jog megakadályozná az ilyen személyes akták megőrzését. Ezenkívül az ombudsman rendelkezésére álló bizonyítékokból egyértelműen kiderül, hogy a Bizottság úgy határozott, hogy a helyi alkalmazottaira vonatkozó személyes aktákat megőrzi, és hogy az 1985. február 13-i 119. számú igazgatási feljegyzésében belső utasításokat adott ki arra vonatkozóan, hogy ezt hogyan kell elvégezni. Ilyen körülmények között semmi nem akadályozza meg az ombudsmant abban, hogy megvizsgálja, hogy a Bizottság hogyan kezelte a panaszosra vonatkozó személyi aktát.
2.4 Helyes igazgatási gyakorlat annak biztosítása, hogy egy közösségi intézmény vagy szerv alkalmazottjának személyi aktája tartalmazza (1) az adminisztratív státuszára vonatkozó valamennyi dokumentumot, valamint az alkalmasságára, hatékonyságára és magatartására vonatkozó valamennyi jelentést, továbbá (2) a tisztviselőnek az ilyen dokumentumokkal kapcsolatos észrevételeit. Ezt a kötelezettséget a tisztviselőket illetően a személyzeti szabályzat 26. cikke írja elő. Igaz, hogy a helyi alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek a 2004. május 1‐jén hatályba lépett módosítások elfogadását megelőzően nem írták elő kifejezetten, hogy az Európai Közösségek tisztviselői személyzeti szabályzatának 26. cikkét a helyi alkalmazottakra is alkalmazni kell. Meg kell azonban jegyezni, hogy az 1985. február 13-i „Adminisztratív megjegyzések 119. száma” kifejezetten előírja, hogy „a tisztviselők értékelő jelentéseinek analógiájára” a helyi alkalmazottak személyi aktái csak az ezen utasításokhoz csatolt jegyzékben említett dokumentumokat tartalmazhatják. 2000. október 26-i feljegyzésében, amelyben emlékeztette a helyi alkalmazottak személyi aktáira vonatkozó szabályokért felelős személyeket, a Sajtó és Tájékoztatási Főigazgatóság ugyanezt a képletet ismételte meg („[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires”). Megjegyzendő továbbá, hogy az 1985-ben kiadott utasításokhoz csatolt lista (G. pontjában) kifejezetten utal arra, hogy a személyi aktát ki kell egészíteni az ügynök képességeiről, teljesítményéről és magatartásáról szóló jelentésekkel kapcsolatos esetleges megjegyzéseivel („les observations éventuelles de l'agent à leur sujet”). Végül a Bizottság maga is elfogadta, hogy a panaszosnak a „IV/18” dokumentumra vonatkozó észrevételeit a jelen ügyben fel kellett volna venni a személyes aktájába. E körülményekre tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy a személyzeti szabályzat 26. cikke a megfelelő ügyintézés elvéből eredő kötelezettségek kodifikációja, és hogy ezért ezek a kötelezettségek már azelőtt is a Bizottságra hárultak a helyi alkalmazottak tekintetében, hogy hatályba lépett volna az a szabály, amely kifejezetten előírja, hogy a személyzeti szabályzat 26. cikkét analógia útján alkalmazni kell a helyi alkalmazottakra.
2.5 Az ombudsman maga nem látta a panaszos személyes aktáját, amelyet Bécsben őriznek. A panaszos és a Bizottság által szolgáltatott információkból azonban kiderül, hogy ez az akta nem tartalmaz semmilyen dokumentumot a panaszossal szemben 2001 májusát követően folytatott fegyelmi eljárásra vonatkozóan, amikor a panaszost felfüggesztették tisztségéből. Az ombudsman további információkérésére adott válaszában a Bizottság azzal érvelt, hogy a fegyelmi eljárással kapcsolatos dokumentumokat egy brüsszeli aktában tárolták, mivel ezeket az eljárásokat a brüsszeli székhelyű Sajtó és Kommunikációs Főigazgatóság folytatta le. Az ombudsman úgy véli, hogy ez a magyarázat nem elfogadható. A Bizottság 1985. február 13-i, a helyi alkalmazottak személyi aktáinak megőrzésére vonatkozó belső utasításaihoz csatolt lista tartalmazza a „Fegyelmi ügyek” című H. szakaszt („Kérdések, fegyelmi kérdések”). Nyilvánvaló tehát, hogy a fegyelmi eljárásra vonatkozó dokumentumokat bele kell foglalni a helyi ügynök személyi aktájába. Meg kell jegyezni továbbá, hogy a személyzeti szabályzat 26. cikke (amelyből a fent említettek szerint a helyi alkalmazottakra vonatkozó kötelezettségek erednek) előírja, hogy minden alkalmazott esetében csak egy személyi aktát kell megőrizni. Úgy tűnik, ugyanez az elv szerepel a Bizottság 2000. október 26-i feljegyzésének 3. pontjában is, amely szerint a személyi aktát „kizárólag” a Képviseleten kell megőrizni. Az ombudsman elfogadja, hogy a Bizottság által leírt feltételek mellett ésszerű lehet a fegyelmi eljárásokkal kapcsolatos dokumentumok munkapéldányát az ezen eljárásokkal foglalkozó szervezeti egységen belül megőrizni (4). Ez azonban nem érinti annak szükségességét, hogy maguk a dokumentumok is bekerüljenek a panaszos Bécsben őrzött személyi aktájába. A Bizottság mulasztása a jelen ügyben tehát hivatali visszásságnak minősül.
2.6 Az "IV/19" dokumentummal kapcsolatban az Ombudsman megjegyzi, hogy ez a dokumentum egy e-mail, amelyet K. úr, a panaszos felettese 2000. október 3-án küldött a panaszosnak, és amelyet más személyeknek, köztük a Képviselet vezetőjének másoltak. Ebben az e-mailben K. azt állította, hogy a panaszos jelezte, hogy 9.30-ig távol lesz, de valójában csak aznap dél körül érkezett meg a munkahelyére anélkül, hogy előzetesen tájékoztatta volna felettesét, a recepciós pultot vagy az adminisztrációt. K. úr szerint későbbi magyarázatról sem tudott. K. arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos így engedély nélkül távol volt a munkából. Ugyanezen a napon kelt válaszában a panaszos rámutatott arra, hogy 2000. szeptember 29-i e-mailjében tájékoztatta K.-t arról, hogy „kedd reggel” (azaz 2000. október 3-án reggel) orvoshoz kell fordulnia a kórházban, és hogy nem tudta pontosan megmondani, hogy ez mennyi ideig fog tartani. A panaszos kifejtette továbbá, hogy igazolást nyújtott be az adminisztrációhoz. E dokumentum szerint a panaszos aznap délelőtt 11-ig volt kórházban. Az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos által benyújtott másik dokumentumot (egy 2000. szeptember 27-i orvosi igazolást) valóban nem a panaszos személyes aktájában, hanem az orvosi aktájában kellett tárolni. Az ombudsman azonban úgy véli, hogy eltérő következtetést kell levonni a panaszos K.-nak küldött 2000. október 3-i e-mailjét és a kórházban töltött idő igazolását illetően. E-mailjében a panaszos válaszolt K. azon vádjára, hogy engedély nélkül távol volt a munkából. Az Ombudsman úgy véli, hogy tekintettel arra a tényre, hogy K. úr 2000. október 3-i e-mailje szerepelt a panaszos személyi aktájában, legalább a panaszos ugyanazon a napon kelt válaszát is csatolni kellett. Mivel a Bizottság ezt elmulasztotta, úgy tűnik, hogy a panaszos személyi aktája valóban elferdítette az objektív tényeket (5). Az Ombudsman ezért úgy véli, hogy hivatali visszásságnak minősül az is, hogy a Bizottság (legalább) nem vette fel a panaszos 2000. október 3-i e-mailjét a személyi aktájába.
2.7 A fentiekből következik, hogy az Európai Bizottság nem vette fel személyi aktájába a panaszos "IV/18" és "IV/19" dokumentumokkal kapcsolatos észrevételeit. Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos ezeket a dokumentumokat olyan dokumentumok szemléltető példájaként említette, amelyeket bele kellett volna foglalnia a személyes aktájába. A Bizottság kiegészítő információkérésre adott válaszával kapcsolatos észrevételeiben a panaszos részletes listát nyújtott be azokról a dokumentumokról, amelyeket a tudomása nélkül csatoltak a személyi aktához, valamint azokról az észrevételekről, amelyeket annak ellenére nem csatoltak, hogy azokat megjelölte a személyi aktájába való felvétel céljából. A Bizottság feltételezésével ellentétben tehát semmi nem utal arra, hogy a panaszos csak két esetben tudná alátámasztani állításait. Mindazonáltal, még ha alaposabb vizsgálattal be is bizonyítható, hogy a panaszos által említett további észrevételek egyikét sem kellett csatolni a személyes aktájához, ez nem befolyásolja azt a következtetést, hogy a „IV/18” és „IV/19” dokumentumokkal kapcsolatos észrevételeit nem kellett csatolni a személyes aktájához. Ebben az összefüggésben az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság elismerte, hogy a „IV/18” dokumentumra vonatkozó észrevételeket be kellett volna illeszteni, anélkül azonban, hogy jelezte volna, hogy erre időközben sor került-e.
2.8 Ami a panaszos azon állítását illeti, hogy a dokumentumokat anélkül csatolták, hogy arról tájékoztatták volna, az ombudsman megjegyzi, hogy úgy tűnik, az Európai Bizottság azzal érvel, hogy semmi esetre sem támaszkodhatott a dokumentumok egyikére sem anélkül, hogy a panaszosnak lehetőséget biztosított volna arra, hogy azokkal kapcsolatban észrevételeket tegyen. Az ombudsman megjegyzi, hogy a személyzeti szabályzat 26. cikke úgy rendelkezik, hogy „az a) pontban említett dokumentumokat az intézmény nem használhatja fel vagy idézheti a tisztviselővel szemben, kivéve, ha azokat a benyújtásuk előtt közölték vele”. Ez a rendelkezés így védi a tisztviselőket (vagy amennyiben az abból eredő kötelezettségek a helyi alkalmazottakra vonatkoznak, az ügynököt) az olyan dokumentumok felhasználásával szemben, amelyeket a tisztviselő (vagy ügynök) tájékoztatása nélkül vettek fel a személyi aktába. Az ombudsman azonban úgy véli, hogy a helyes közigazgatási gyakorlat megköveteli, hogy ezt a negatív védelmet olyan pozitív kötelezettség egészítse ki, amely lehetővé teszi az érintett személy számára, hogy észrevételeket tegyen egy dokumentummal kapcsolatban, mielőtt az bekerülne a személyi aktába (6). Nyilvánvaló, hogy egy tisztviselő vagy ügynök nem tehet észrevételeket (és nem kérheti, hogy ezeket az észrevételeket vegyék fel a személyes aktájába) olyan dokumentumokkal kapcsolatban, amelyeket nem hoztak a tudomására. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy a panaszos időközben betekintett személyes aktájába, és így felfedezte az abban szereplő valamennyi dokumentumot. Megjegyzi továbbá, hogy panaszában, a Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeiben és különösen a Bizottságnak a további információkérésre adott válaszával kapcsolatos észrevételeiben a panaszos részletesen ismertette azokat a dokumentumokat és észrevételeket, amelyeket továbbra is szerepeltetni kell a személyes aktájában. Tekintettel arra, hogy az ombudsman ajánlástervezetet készít, amelyben felkéri a Bizottságot, hogy vizsgálja felül ezeket a dokumentumokat és észrevételeket annak érdekében, hogy azokat belefoglalja a panaszos személyi aktájába (lásd alább), nem tűnik szükségesnek további vizsgálatot folytatni azzal kapcsolatban, hogy a Bizottság nem konzultált a panaszossal a személyes aktájába felvett dokumentumokról.
2.9 Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság nem tett eleget a panaszos személyi aktájával kapcsolatos kötelezettségeinek, mivel nem foglalt bele minden vonatkozó dokumentumot.
3 KövetkeztetésekA fentiekre tekintettel az ombudsman alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban az ombudsman a következő ajánlástervezetet terjeszti a Bizottság elé:
Az ajánlástervezetA Bizottságnak felül kell vizsgálnia a panaszos által említett dokumentumokat abból a célból, hogy azokat felvegye a személyes aktájába, és hozzáférést biztosítson számára a megfelelően összeállított aktához.
A Bizottság és a panaszos tájékoztatást kap erről az ajánlástervezetről. Az ombudsman alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban a Bizottság 2005. május 31-ig részletes véleményt küld. A részletes vélemény magában foglalhatja az ombudsman határozatának elfogadását és az ajánlástervezet végrehajtása érdekében hozott intézkedések leírását.
Strasbourg, 2005. február 28.
P. Nikiforos DIAMANDOUROS
(1) Az ombudsman feladatainak ellátására vonatkozó szabályokról és általános feltételekről szóló, 1994. március 9-i 94/262 európai parlamenti határozat (HL 1994. L 113., 15. o.).
(2) E feljegyzés egy példányát a Bizottság benyújtotta.
(3) E dokumentum egy példányát a Bizottság is rendelkezésre bocsátotta.
(4) A Bizottság 2000. október 26-i feljegyzésének 3. pontja előírja, hogy a személyi aktában szereplő dokumentumok másolatait kérésre továbbítani lehet Brüsszelbe.
(5) Meg kell jegyezni, hogy a panaszos által benyújtott igazolás azt bizonyítja, hogy a panaszos csak 2000. október 3-án 11 órakor hagyta el a kórházat. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy a Bizottság további információkérésre adott válaszával kapcsolatos észrevételeivel együtt a panaszos benyújtotta 2000. szeptember 29-i e-mailjének másolatát, amelyben tájékoztatta K.-t közelgő, 2000. október 3-i távollétéről.
(6) Ha P. úr feljegyzése, amelyre a panaszos a Bizottságnak a további információkérésre adott válaszával kapcsolatos észrevételeiben hivatkozott, valóban olyan tartalommal bír, mint amit a panaszos állít, úgy tűnik, hogy maga a Bizottság is osztja ezt az álláspontot.