# A személyzet tagjai által szakmai minőségükben küldött/fogadott szöveges és azonnali üzenetek rögzítése – Gyakorlati ajánlások az uniós közigazgatás számára
- Szerző: Európai Ombudsman
- Dátum: 2022-07-14T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/hu/doc/correspondence/hu/158302)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/hu/158302)
---
> Ezek a gyakorlati ajánlások a jövőben iránymutatásul szolgálhatnak az uniós közigazgatás számára a szöveges és azonnali üzenetek rögzítéséhez. Ezek az európai ombudsman által végzett információgyűjtés eredményei, és az általa ezzel összefüggésben azonosított bevált gyakorlatokat tükrözik.
> 
**Az uniós intézményeknek, szerveknek, hivataloknak és ügynökségeknek:**

* **a dokumentumkezelési szabályokban és gyakorlatokban vegye figyelembe** a **szöveg és az azonnali üzenetküldés egyre gyakoribb használatát** ‑. Ez konkrétan azt jelenti, hogy egy bizonyos információnak az adminisztráció dokumentumkezelő rendszerében történő rögzítésére vonatkozó döntés nem függhet az adathordozótól -- legyen szó levélről, e-mailről, szövegről vagy azonnali üzenetről --, hanem annak tartalmától.
* **Olyan technológiai megoldások bevezetése,** amelyek lehetővé teszik a szöveges és azonnali üzenetek könnyű rögzítését a dokumentumkezelő rendszerekben. Addig is gondoskodjon az ilyen üzenetek rögzítésének alternatív módjairól.
* **Egyértelmű iránymutatást kell adni a személyzet számára**arra vonatkozóan, hogy a dokumentumok rögzítésére vonatkozó kritériumoknak megfelelő szöveges és azonnali üzeneteket hogyan kell kinyerni, továbbítani és rögzíteni. A munkavégzéshez elektronikus eszközöket használó személyzet minden tagjának képesnek kell lennie arra, hogy megértse, hogyan lehet szöveges és azonnali üzeneteket kinyerni és továbbítani az üzenetküldő alkalmazásokból vagy platformokról a megfelelő dokumentumkezelő rendszerbe.
* **A személyzet figyelmének felhívása**arra, hogy biztosítani kell a rögzítési kritériumoknak megfelelő szöveges és azonnali üzenetek rendszeres és rutinszerű kinyerését, továbbítását és rögzítését. A szokásos belső kommunikációs üzenetek mellett ezt a meglévő alkalmazottak képzésével és például az új alkalmazottaknak szóló bevezető programok részeként is meg lehetne valósítani.
* **Győződjön meg arról,** hogy a munkavégzéshez használt elektronikus eszközökön tárolt szöveges és azonnali üzenetek **megőrzési **ideje** összhangban van a megőrzési politikával.**
* **Rendelkezzen olyan eljárással, amely biztosítja,** hogy az alkalmazott távozásakor rögzítsék **az alkalmazott birtokában lévő dokumentumokat, beleértve a rögzítési kritériumoknak megfelelő szöveges és azonnali üzeneteket** is.
* **Annak elismerése, hogy a munkával kapcsolatos szöveges és azonnali üzenetek a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet értelmében vett „dokumentumok".**
* Az olyan dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésekor, amelyek szöveges és azonnali üzenetekre is kiterjedhetnek, **vegye figyelembe az összes olyan helyet, ahol az ilyen üzenetek tárolhatók,** beleértve a személyzet által használt elektronikus eszközöket is, és segítse az ilyen üzeneteket potenciálisan tároló személyzetet a keresések során, például utasítások adásával.
* **Biztosítsák, hogy szabványos keresőeszközük lehetővé tegye a szöveges és azonnali üzenetek (mint olyanok) azonosítását,**miután azokat regisztrálták a dokumentumkezelő rendszerükben.