Jelen van

Az uniós átláthatósági nyilvántartás titkárságának képviselői

az átláthatósági nyilvántartás titkárságának koordinátora, Európai Bizottság

csoportvezető, Európai Parlament

szakreferens, Európai Unió Tanácsa

csoportvezető, Európai Bizottság

szakreferens, Európai Bizottság

Jogi referens, Európai Parlament

Vezető szakértő, Főtitkárság, Európai Bizottság

Az európai ombudsman képviselői

Jennifer King, jogi szakértő

Francesca Abbo, vizsgálati tisztviselő

Michał Krajewski, vizsgálatvezető

Natalia Chiner Ridaura, vizsgálati gyakornok

Az ülés célja

Az ülés célja az volt, hogy az ombudsman vizsgálócsoportja felvilágosítást kapjon arról, hogy az uniós átláthatósági nyilvántartás titkársága hogyan kezeli a panaszokat, és hogyan folytatja le a magatartási kódexnek való állítólagos meg nem felelésre vonatkozó vizsgálatokat, konkrétabban az ebben az ügyben érintett szervezetekkel kapcsolatban.

Bevezetés és eljárási információk

Az ombudsman vizsgálócsoportja bemutatkozott, köszönetet mondott az uniós átláthatósági nyilvántartás titkársága (a titkárság) képviselőinek a velük való találkozóért, és meghatározta az ülés célját. Felvázolták az ombudsman által tartott ülésekre alkalmazandó jogi keretet, különösen azt, hogy az ombudsman a titkárság előzetes hozzájárulása nélkül nem hoz nyilvánosságra a titkárság által bizalmasnak minősített információkat sem a panaszos, sem az ombudsman hivatalán kívüli más személy számára ^[1].

A vizsgálócsoport kifejtette, hogy jelentést készítenek az ülésről, amelyet megküldenek a titkárságnak és a panaszosnak. A jelentés nem tartalmaz bizalmas információkat, és azokat nem bocsátják más módon a panaszos vagy bármely harmadik fél rendelkezésére.

Megosztott információk

1) Hogyan végzi a titkárság a vizsgálatokat?

a) Általános információk

Az ombudsman vizsgálócsoportja felkérte a titkárságot, hogy fejtse ki, hogyan folytatja le a magatartási kódex nyilvántartottak általi állítólagos be nem tartására vonatkozó panaszokkal kapcsolatos vizsgálatokat.

A titkárság tisztázza a panaszkezelési eljárás lépéseit a kötelező átláthatósági nyilvántartásról szóló intézményközi megállapodás [2] III. mellékletében meghatározottak szerint, amely a titkárság által végzett vizsgálatok jogalapját képezi.

A titkárság kifejti, hogy ezen eljárás szerkezetét az intézményközi megállapodás átfogó és részletes módon határozza meg. Tisztázza, hogy első lépésként a titkárság megvizsgálja a panasz elfogadhatóságát, majd tájékoztatja a panaszosokat. Amennyiben a panaszt elfogadhatónak ítélik, az érintett nyilvántartottat értesítik, mellékelik hozzá a panasz egy példányát, és felkérik, hogy 20 munkanapon belül adjon indokolással ellátott választ. A panasz értékelése alapján a titkárság hivatalos jelentést készít, amely tartalmazza a vizsgálat megállapításait, amelyekről az átláthatósági nyilvántartást működtető három intézmény – az Európai Parlament, az Európai Bizottság és az Európai Unió Tanácsa – átláthatósági szolgálatai megállapodnak. A titkárság azt is kifejti, hogy a vizsgálat során minden szükséges lépést megtesz a hatékony együttműködés és annak érdekében, hogy az érintett nyilvántartottaktól megkapja a szükséges pontosításokat.

A titkárság tisztázza, hogy minden egyes vizsgálat esetében az egyik intézményt jelölik ki „szakácsnak”, és ő vezeti a vizsgálatot. Ez a kijelölés a munkatehertől és a beérkezett panaszok számától függ. A titkárság kifejti, hogy bár az egyik intézmény vállalja a vezető szerepet, a vizsgálati eljárás keretében hozott valamennyi határozatot megvitatják mindhárom intézmény képviselőivel, és azokat konszenzussal fogadják el. Ezekre a megbeszélésekre technikai találkozók keretében kerül sor, amelyeken mindhárom intézmény képviselői megvitatják és elfogadják a vezető intézmény által készített értékelést. A titkárság kifejti, hogy a valamennyi szakaszban elfogadott határozatokról a titkárság koordinátora által aláírt levelek útján értesítenek. A titkárság megjegyzi, hogy a vizsgálatok lefolytatása során mindig igyekszik a lehető legobjektívebb lenni, különösen mivel gyakran feszültségek állnak fenn a panaszosok és az érintett nyilvántartottak között.

A titkárság kifejti, hogy az új intézményközi megállapodás 2021. évi elfogadása óta egyre több panasz érkezik hozzájuk, mivel lépéseket tettek az átláthatósági nyilvántartás ismertségének növelése érdekében. A panaszok számával kapcsolatos konkrétabb információk az átláthatósági nyilvántartás működéséről szóló éves jelentésekben találhatók [3].

b) a jelen ügyben szóban forgó kifogásokról

Ami a szóban forgó két panaszt illeti, a titkárság képviselői megerősítették, hogy az intézményközi megállapodásban meghatározott valamennyi eljárási lépést megfelelően betartották, és hogy az érintett nyilvántartottak konstruktív módon együttműködtek, és frissítették a nyilvántartásban szolgáltatott információkat, miután a titkárság azonosított néhány adatminőségi problémát.

Az ombudsman vizsgálócsoportja megjegyezte, hogy a titkárság megállapításairól szóló jelentések kevés információt tartalmaztak. A titkárság megerősíti, hogy a panaszokra vonatkozó értékelés teljes terjedelmét belefoglalták a jelentésekbe. A titkárság kifejti, hogy a panaszokkal kapcsolatos megbeszélések nem minden tartalma szerepel a jelentésben, de a jelentések tartalmazzák a vizsgálatokból származó valamennyi megállapítást, amint azt az intézményközi megállapodás III. melléklete előírja.

A titkárság tisztázza, hogy a jelentések hossza a panaszban szereplő állítások jellegétől függ. Megállapította, hogy míg egyes panaszok összetettebbek, és így kiterjedtebb jelentéseket eredményeznek, mások, mint például a szóban forgó két panasz, egyszerűbbek, és rövidebb értékeléseket és jelentéseket eredményeznek.

2) Hogyan kapcsolódik a titkárság nyomonkövetési szerepe a vizsgálati hatásköreihez?

Bár mind a titkárság nyomonkövetési tevékenységeinek, mind vizsgálatainak célja a nyilvántartottak adatminőségének javítása, két különálló funkciójuk van. A titkárság nyomon követi a nyilvántartás teljes tartalmát, amelyben több mint 12 000 szervezet van bejegyezve. A nyomonkövetési hatáskörök magukban foglalják az új nyilvántartásba vételi kérelmek támogathatósági és minőség-ellenőrzését, valamint a célzott minőség-ellenőrzéseket, például a nyilvántartás éves prioritásaival kapcsolatban. Míg a nyomon követés a nyilvántartás adatminőségi funkciójához kapcsolódik, a panaszkezelés az intézményközi megállapodás I. mellékletében meghatározott magatartási kódex bármely pontjának esetleges be nem tartására vonatkozik, beleértve az adatminőséget (f) pont), amely azokat az általános etikai szabályokat és elveket tartalmazza, amelyeket a regisztrálóknak az uniós intézményekkel való kapcsolattartás során be kell tartaniuk.

3) Hogyan ellenőrzi a titkárság a nyilvántartottak által a vizsgálat során szolgáltatott információk valódiságát?

Az ombudsman vizsgálócsoportja megkérdezte a titkárságot, hogy a megállapításainak elkészítéséhez szükséges információgyűjtés során kér-e a nyilvántartottaktól igazoló dokumentumokat a szolgáltatott információk valódiságának biztosítása érdekében.

A titkárság tisztázza, hogy a vizsgálattal összefüggésben fő hatásköre az, hogy további információkat vagy pontosítást kérjen a nyilvántartottaktól. A titkárság ezért felkérheti a nyilvántartottakat, hogy válaszoljanak a panasszal kapcsolatos konkrét kérdésekre. Egyes esetekben a titkárság felkéri a nyilvántartottakat, hogy nyújtsanak be olyan dokumentumokat, amelyek alátámasztják a kapott válaszokat, és lehetővé teszik a titkárság számára, hogy következtetéseket vonjon le egy adott üggyel kapcsolatban.  

A titkárság kijelenti, hogy nem kényszeríthet egy jogalanyt információk vagy dokumentumok benyújtására, azonban a magatartási kódex értelmében a jogalanyok kötelesek együttműködni a titkársággal, és ennek elmulasztása a magatartási kódex megsértésének minősül, ami a nyilvántartásból való törléshez vezethet.

A titkárság tisztázza, hogy nem kizárólag a nyilvántartottak által adott válaszokra és dokumentumokra támaszkodik, hanem további lépéseket tehet annak megerősítésére, hogy a megadott információk pontosak. Ez magában foglalja a rendelkezésre bocsátott információk összevetését az összes rendelkezésre álló forrással, beleértve a rendelkezésre álló információk online keresését is. A titkárság belső konzultációt folytathat az uniós intézmények más olyan szolgálataival is, amelyek releváns információkkal rendelkezhetnek valamely szervezetről.

A titkárság megjegyzi azonban, hogy bár a nyilvántartás számos minőség-ellenőrzést végez, a titkárság nem rendelkezik eszközökkel annak ellenőrzésére, hogy az összes nyilvántartott által szolgáltatott információk pontosak-e. Annak ellenére, hogy a nyilvántartás önkéntes rendszer, a nyilvántartottak mindenek felett álló érdeke, hogy pontos adatokat szolgáltassanak, mivel a nyilvántartásba való bejegyzés nélkül nem tudnak részt venni az érintett érdekképviseleti tevékenységek bizonyos típusaiban, amelyeket az uniós intézmények előzetes nyilvántartásba vételhez kötöttek.

Az ombudsman vizsgálócsoportja azt kérdezte, hogy a vizsgálatok keretében a titkárság tájékoztatást kér-e a nemzeti hatóságoktól az érintett nyilvántartottakról. A titkárság kifejti, hogy ebben az összefüggésben nem működik együtt a nemzeti hatóságokkal. Megjegyzi, hogy a titkárság csak az érintett tevékenységekkel kapcsolatos kérdésekkel foglalkozik, amelyek uniós szintű lobbitevékenységek. Ez azt jelenti, hogy a nemzeti hatóságokkal való együttműködés nagy valószínűséggel nem nyújtana hasznos információkat ebben az összefüggésben, mivel a nemzeti hatóságok által gyűjtött információk fókusza eltérő. Ez valószínűleg adatvédelmi kérdéseket is felvetne.

A szóban forgó konkrét panaszokat illetően az ombudsman vizsgálócsoportja megkérdezte a titkárságot, hogy kért-e igazoló dokumentumokat a nyilvántartottaktól, különösen az egyesülettel, annak tagjaival és jogállásával kapcsolatban.

Jogi státuszát illetően a titkárság kifejti, hogy nem kér igazoló dokumentumokat, mivel a nyilvántartottak jogi formája irreleváns a nyilvántartásba vétel szempontjából. A titkárság hangsúlyozza, hogy az intézményközi megállapodás csak az érintett tevékenységekre vonatkozik, és hogy a feltételesség elve csak az érintett tevékenységek bizonyos típusaira vonatkozik. A panaszoknak ezért a magatartási kódex állítólagos megsértésének bejelentése során ezekre az érintett tevékenységekre kell összpontosítaniuk. A szóban forgó panasz nem az egyesület jogállására vonatkozott, ezért ezt a kérdést nem vizsgálták ki.

Az egyesület tagságát illetően a titkárság kifejti, hogy ezek az információk általában elérhetők a regisztráló honlapján. Az egyesület ebben az esetben linket nyújtott be a kiáltványához. A honlap arról tájékoztat, hogy ezt a kiáltványt különböző hátterű személyek támogatják. A titkárság képviselői megerősítik, hogy érdeklődni fognak a nyilvántartott tagságáról, ha egy panasz ezzel kapcsolatban aggályokat vet fel.

Az ombudsman vizsgálócsoportja azt kérdezte, hogy a két szervezet kapcsolatának meghatározása szempontjából relevánsnak tekinthető-e, hogy a szövetség nem nyújtott tájékoztatást a kiáltvány aláíróiról, mivel ez az információ nem volt elérhető a honlapon. A titkárság kifejti, hogy véleménye szerint ez az információ a panasz terjedelme miatt nem releváns.

4) Hogyan határozza meg a titkárság a nyilvántartásban szereplő szervezetek csatlakozását

A titkárság megjegyzi, hogy a regisztráció során a regisztrálókat felkérik, hogy adjanak tájékoztatást tagságukról és hovatartozásukról. A végrehajtási iránymutatások meghatározzák, hogy a regisztrálóknak milyen információkat kell megadniuk ezekben a szakaszokban.

A titkárság kifejti, hogy bár a nyilvántartottak fogalmilag lehetnek jogi vagy természetes személyek, a titkárság csak az önálló vállalkozóként regisztrált természetes személyeket kérheti fel arra, hogy nyilatkozzanak személyes tevékenységeikről, valamint esetleges tagságukról és/vagy hovatartozásukról. Ezért a „kapcsolódás” kifejezés nem értelmezhető az egyéni tagság szempontjából, hanem csak a jogalanyok közötti kapcsolatok szempontjából, például ha egy vállalat egy szakszervezet tagja, vagy ha egy egyesület egy szélesebb körű ernyőszervezet része.

A titkárság ezért úgy véli, hogy ha ugyanaz a személy két szervezet tagja vagy alkalmazottja, a két szervezet nem minősül a nyilvántartásban szereplő kapcsolódó szervezetnek. Ugyanez vonatkozik a jelen ügyre is, amelyben a tanácsadó cég vezetője egyben az egyesület alapítója is. A titkárság azt is kiemelte, hogy a két regisztráló semmilyen módon nem titkolta, hogy ugyanaz a személy vezeti őket, mivel ezek az adatok jól láthatóan megjelennek a panaszokkal érintett két regisztráló regisztrációs űrlapján. A titkárság azonban elismeri, hogy ez a kapcsolat csak akkor lenne azonosítható, ha az érintett személy nevével keresnének, nem pedig a tanácsadó vagy szövetség nevével.

A titkárság az ombudsman vizsgálócsoportjának kérdésére válaszolva kifejtette továbbá, hogy nem áll rendelkezésre a „kapcsolódás” fogalmának meghatározása. Ez egy tágan megfogalmazott fogalom, amelynek nincs szigorú jogi meghatározása. Mivel a nyilvántartás átláthatósági eszköz, nem alkalmazza a tagság formális meghatározását. A titkárság utalt az elkészített iránymutatásokra, amelyek útmutatást nyújtanak a nyilvántartottak számára arra vonatkozóan, hogy milyen információkat kell szerepeltetni a nyilvántartásban.

Az ombudsman vizsgálócsoportja azt kérdezte, hogy a szakreferens „önálló vállalkozóként/nincs alkalmazottként” történő nyilvántartásba vétele hogyan tette volna lehetővé számára, hogy a magatartási kódex a), n) és o) pontjának fényében megfelelően azonosítsa az általa képviselt szervezetet, és hogy a titkárság ezt hogyan tartotta megfelelő nyilvántartásba vételnek.

A titkárság kifejti, hogy ez a kérdés nem tartozik az átláthatósági nyilvántartás hatáskörébe. Egyértelművé tette, hogy a Parlament által szervezett rendezvények résztvevőinek nem kell szerepelniük a nyilvántartásban ahhoz, hogy részt vehessenek a rendezvényen. Ezért a nyilvános rendezvényeken való részvételhez nem szükséges regisztrálni az átláthatósági nyilvántartásban. A titkárság tisztázza továbbá, hogy a lobbitevékenységet többnyire olyan találkozók keretében folytatják, amelyeken az érdekképviselők célja, hogy befolyásolják a szakpolitikák vagy jogszabályok kidolgozását vagy végrehajtását, illetve az uniós intézmények döntéshozatali folyamatait. A rendezvényeken való puszta részvétel általában nem tartozik e lefedett tevékenységek közé, mivel nem ugyanaz a célja. A titkárság ezért úgy véli, hogy a szóban forgó panaszok ezen eleme nem tartozik az intézményközi megállapodás magatartási kódexének hatálya alá, és így nem tartozik a kivizsgálási hatáskörébe.

Hasonlóképpen, a titkárság azt is megerősítette, hogy a panasz azon aspektusa, hogy a tanácsadó cég alkalmazottai az egyesület érdekében esetlegesen visszaélnek a Parlamentbe való akkreditált belépéssel, szintén kívül esik a hatáskörén. A titkárság megállapította, hogy ez inkább arról szól, hogy a Parlament hogyan adja meg az akkreditációt a szervezetek képviselőinek, és nem képezi részét az intézményközi megállapodás I. mellékletében meghatározott magatartási kódexnek.

Az ombudsman vizsgálócsoportja megjegyezte, hogy a titkárság nem magyarázta el a panaszosnak, hogy ezek a szempontok elfogadhatatlanok. A titkárság kifejti, hogy az intézményközi megállapodásban [4] előírtak szerint a panaszok egészének elfogadhatóságával foglalkozik, anélkül, hogy különbséget tenne az elfogadható és az elfogadhatatlan szempontok között. Ezért a titkárság elismeri, hogy a panaszost nem tájékoztatták arról, hogy a titkárság elfogadhatatlannak tartja a rendezvényen való részvételt vagy a parlamenti hozzáféréssel való visszaélésre vonatkozó állítást. A titkárság azonban megjegyzi, hogy kérésre további felvilágosítást adott a panaszosnak, és kérésre szívesen nyújtott volna további tájékoztatást arról, hogyan kezelte a panaszokat.

Az ülés lezárása

A vizsgálócsoport köszönetet mond az uniós átláthatósági nyilvántartás titkárságának képviselőinek az idejükért és a nyújtott magyarázatokért, és az ülés véget ér.

Brüsszel, 2023. 20.

Jennifer király Francesca Abbo

Jogi szakértői vizsgálatvezető

[1] Az európai ombudsman végrehajtási rendelkezéseinek 4.8. cikke.

[2] Intézményközi megállapodás (2021. május 20.) az Európai Parlament, az Európai Unió Tanácsa és az Európai Bizottság között a kötelező átláthatósági nyilvántartásról.

[3] Elérhető itt: Átláthatósági nyilvántartás (europa.eu)

[4] IIA, III. melléklet, pt. 2.1.