Ez a hivatalból indított vizsgálat arra vonatkozott, hogy az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal (EPSO) hogyan kezeli a kiválasztási versenyvizsgák sikertelen pályázói által benyújtott felülvizsgálati kérelmeket. A vizsgálat különösen arra összpontosított, hogy az EPSO késedelmesen válaszolt a pályázók felülvizsgálati kérelmeire.

Az ombudsman azt követően indította meg a vizsgálatot, hogy olyan panaszok érkeztek hozzá, amelyek arra utaltak, hogy az EPSO komoly nehézségekkel szembesült a felülvizsgálati kérelmek észszerű időn belüli kezelése során. A vizsgálat célja annak megállapítása volt, hogy vannak-e olyan rendszerszintű problémák, amelyek késedelmet okoznak, és ha igen, akkor az EPSO-nak segítenie kellett az eljárás javításában. A vizsgálat annak biztosítására is törekedett, hogy a pályázók egyértelmű és pontos tájékoztatást kapjanak a felülvizsgálati eljárás iránti kérelemről.

Az ombudsman elismeri, hogy az EPSO valódi erőfeszítéseket tett annak érdekében, hogy előre jelezze a felülvizsgálati kérelmek számának csúcspontját, és felkészüljön annak kezelésére. Az EPSO arra is törekedett, hogy kezelje a késedelmeket, és általánosságban javítsa a pályázóknak nyújtott információkat. A vizsgálat ideje alatt az EPSO-nak sikerült megszüntetnie a függőben lévő felülvizsgálati kérelmek ügyhátralékát.

Annak érdekében, hogy a jövőben elkerülhetők legyenek a túlzottan hosszú késedelmek, az ombudsman számos javaslattal zárja le ezt a vizsgálatot, amelyek célja, hogy segítsék az EPSO-t annak biztosításában, hogy a felülvizsgálat iránti kérelmet benyújtó valamennyi pályázó időben és személyre szabott választ kapjon.

A vizsgálat háttere

1. Az uniós intézmények kiválasztási eljárások – általában „nyílt versenyvizsgák” – révén vesznek fel új köztisztviselőket. Ezeknek az eljárásoknak meg kell felelniük az EU személyzeti szabályzatában meghatározott szabályoknak.[1] A szabályok meghatározzák a „kinevező hatóság” (amely az az intézmény, amely az új alkalmazottak felvételére törekszik) és a „kiválasztási bizottság” (amely az egyes versenyvizsgákhoz kinevezett szerv, amely tartaléklistát állít össze azokról a pályázókról, akiket ezt követően a kinevezésre jogosult hatóság felvehet) szerepét.[2] A kinevezésre jogosult hatóság elkészíti a versenyvizsga-felhívást, amely tartalmazza a pályázók kiválasztásának szempontjait és a tesztek elvégzésének módját. A versenyvizsga lezárását követően a kinevezésre jogosult hatóság sikeres pályázókat nevezhet ki a megüresedett álláshelyekre. A felvételi bizottságot a kinevezésre jogosult hatóság nevezi ki. Feladata a vizsgák elkészítése és értékelése, valamint a pályázók meghallgatása. Ezt követően elkészíti a kinevezésre jogosult hatóság számára a sikeres pályázók végleges listáját (az úgynevezett tartaléklistát). A felvételi bizottság olyan tisztviselőkből áll, akik már az uniós intézményeknél dolgoznak. A felvételi bizottság állhat állandó tagokból (akit általában 2–4 évre neveznek ki a kiválasztási eljárások közötti következetesség biztosítása érdekében) és nem állandó tagokból (akik egy adott kiválasztási eljárásra vannak kinevezve a technikai szakértelem biztosítása érdekében).

2. 2002-ben több uniós intézmény [3] úgy határozott, hogy intézményközi szervet hoz létre, az Európai Személyzeti Felvételi Hivatalt (EPSO).[4] Azóta az EPSO feladata, hogy a kinevezésre jogosult hatóságok nevében megszervezze az új uniós tisztviselők kiválasztását célzó versenyvizsgákat. Az EPSO emellett támogatást nyújt a vizsgabizottságoknak, és segíti őket abban, hogy döntéseiket közöljék a pályázókkal.

3. A kiválasztási eljárásokban sikeres pályázók „tartaléklistára” kerülnek, és a különböző uniós intézmények felvehetik őket, hogy uniós köztisztviselőkké váljanak. A sikertelen pályázók kérhetik a versenyvizsgából való kizárásukról szóló határozatok felülvizsgálatát. A felülvizsgálat célja annak megállapítása, hogy a pályázó értékelése során lényeges hiba történt-e, vagy betartották-e a kiválasztási versenyvizsgára vonatkozó szabályokat.[5] Ez a vizsgálat az EPSO-nak a pályázók által benyújtott ilyen felülvizsgálati kérelmek kezelésére vonatkozó eljárására vonatkozott.

4. A vizsgálatot [6] azt követően indították meg, hogy az ombudsmanhoz több mint 30 panasz érkezett, amelyek arra utaltak, hogy az EPSO komoly nehézségekkel szembesült a felülvizsgálati kérelmek ésszerű időn belüli kezelése során.[7] A vizsgálat célja az volt, hogy segítse az EPSO-t az eljárás esetleges rendszerszintű javításának azonosításában.

A vizsgálat

5. Az ombudsman a következő pontokat jelölte meg, amelyeket vizsgálata során meg kell vizsgálni:

1. Késedelmek a felülvizsgálati kérelmek megválaszolásában (megjegyzendő, hogy egyes válaszokat ténylegesen a sikeres pályázók tartaléklistáinak közzétételét követően küldtek el).

2. A pályázóknak a felülvizsgálati eljárás iránti kérelemről adott tájékoztatás teljessége és hasznossága, beleértve azt is, hogy a pályázóknak küldött ideiglenes válaszok megfelelőek voltak-e.

3. Az alkalmazandó szabályok és eljárások, különösen az, hogy a vizsgabizottságok hogyan látják el feladataikat.

6. A vizsgálat első lépéseként és az eljárás teljes megértése érdekében az ombudsman munkatársai találkoztak EPSO-partnereikkel, hogy információkat szerezzenek, eszmecserét folytassanak és betekintsenek a vonatkozó dokumentumokba.[8] A fennmaradó kérdések tisztázása és annak érdekében, hogy az ombudsman véglegesíthesse elemzését.[9] Ez a határozat figyelembe veszi az e találkozókból, valamint az EPSO-val folytatott írásbeli levelezésből összegyűjtött valamennyi információt [10].

7. Az ülések során felmerült legfontosabb kérdések a következők voltak:

A válaszadáshoz szükséges idő: Az EPSO szerint a felülvizsgálati kérelmek késedelmes megválaszolása először 2014-ben merült fel, amikor az előző évhez képest megduplázódott a felülvizsgálati kérelmek száma. E felülvizsgálati kérelmek kezelésének felgyorsítása érdekében az EPSO a belső munkafolyamat egyszerűsítése céljából átszervezte jogi csoportjának működését. Ideiglenes intézkedésként több személyzetet is igénybe vett, hogy segítse a jogi csoportot az ügyterhelésben. Az EPSO olyan technikai problémákat is feltárt informatikai rendszerével kapcsolatban, amelyek megnehezítették a felülvizsgálati kérelmek feldolgozását. Ezenkívül a folyamat egyszerűsítése érdekében az EPSO egyszerűsített levélmintákat dolgozott ki, amelyeken a felülvizsgálati kérelmekre adott válaszai alapulhatnak. Ezek az új szabványlevelek kevesebb részletet tartalmaznak, és a körülmények szélesebb kategóriáit fedik le, mint korábban.

Hogyan végzik munkájukat a vizsgabizottságok: Az EPSO szerint a vizsgabizottságok döntő szerepet játszanak. A versenyvizsga-bizottságok felelősek a sikeres pályázókkal kapcsolatos eredeti döntésekért, valamint az eredeti határozat felülvizsgálatára irányuló minden egyes kérelemmel kapcsolatos érdemi döntésért. A vizsgabizottságok a felülvizsgálati kérelmek benyújtási határidejének lejártát követően rövid időn belül, általában két héten belül összeülnek, hogy döntsenek a felülvizsgálati kérelmekről. Késedelem esetén később következik be, hogy az EPSO-nak indokolással ellátott választ kell készítenie, amely tükrözi a vizsgabizottság által már meghozott érdemi határozatot. A versenyvizsga-bizottságok által az EPSO-nak a versenyvizsga-bizottságok határozatainak alátámasztására adott részletes indokolás szintje jelentősen eltér az egyes versenyvizsga-bizottságok között. Minél részletesebb a versenyvizsga-bizottságok által dokumentált indokolás, annál könnyebb az EPSO számára, hogy gyorsan részletes válaszokat fogalmazzon meg a felülvizsgálati kérelmekre. Minél kevésbé részletes a vizsgabizottságok felülvizsgálati határozatokra vonatkozó indokolása, annál nehezebb és időigényesebb az EPSO számára a megfelelő válaszok megfogalmazása.

A tartaléklisták közzététele: Mivel az EPSO néha közzéteszi a sikeres pályázók tartaléklistáit, mielőtt válaszolna az összes felülvizsgálati kérelemre, az EPSO kijelentette, hogy a válaszok megszövegezése és megküldése során először azokkal a pályázókkal foglalkozik, akik a vizsgabizottság pozitív döntését megkapták. Ez lehetővé teszi az EPSO számára, hogy az érintett pályázókat a lehető leghamarabb visszahívja a versenyvizsgára. Az EPSO elmondta, hogy mivel prioritásként kezeli a vizsgabizottság pozitív határozatainak közlését, szinte mindig képes volt a sikeres pályázókat visszajuttatni a versenyvizsga következő szakaszába.

A pályázók tájékoztatása: Az EPSO jelezte, hogy felül kívánja vizsgálni a pályázóknak nyújtott információkat, nevezetesen a sikertelen pályázókat az eredményeikről tájékoztató levelekben és a felülvizsgálati kérelmekre adott válaszaiban. Nevezetesen tájékoztatást fog nyújtani a fellebbezési lehetőségekről. Az EPSO azt is bejelentette, hogy honlapján el kívánja készíteni és közzé kívánja tenni a „Gyakran Ismételt Kérdések” (Gyakran Ismételt Kérdések) elnevezésű dokumentumot, amely ismerteti a felülvizsgálat kérelmezésére leggyakrabban használt sikertelen érveket (ezáltal lehetővé teszi a pályázók számára, hogy megalapozott döntéseket hozzanak a felülvizsgálat iránti kérelem benyújtásának hasznosságáról).

Az ombudsman értékelése

8. Ez a vizsgálat olyan kérdéseket vet fel, amelyekkel minden közigazgatási szervnek napi szinten szembe kell néznie: hogyan tud a közigazgatás korlátozott erőforrásokkal időszerű, testre szabott, megalapozott és végső soron helyes választ adni az egyes polgároknak. Az ombudsman nagyra értékeli, hogy az EPSO valódi erőfeszítéseket tett annak érdekében, hogy a felülvizsgálati munkateher iránti kérelmében felkészüljön a csúcsidőszakokra, kezelje az előtte álló késedelmeket, és általánosságban javítsa a pályázóknak nyújtott információkat, hogy meggyőzze őket arról, hogy kérelmeiket a megfelelő ügyintézés elveivel összhangban kezelik.

9. Az ombudsman örömmel értesült arról, hogy a helyzet jelentősen javult az ombudsman vizsgálatának megindítása óta. Az EPSO-nak sikerült megszüntetnie a függőben lévő felülvizsgálati kérelmekkel kapcsolatos lemaradását. Ennek a fejleménynek elegendő időt kell biztosítania az EPSO számára ahhoz, hogy átgondolja az alábbiakban ismertetett javaslatokat annak érdekében, hogy a felülvizsgálati eljárás iránti kérelem olyan hatékony belső felülvizsgálati mechanizmusként szolgáljon, amelyen keresztül a pályázók kellően átgondolt, megalapozott, de időben történő választ kapnak.

10. E javaslatok megtétele előtt meg kell vizsgálni a vizsgabizottságok szerepét ebben az eljárásban.

11. Az uniós személyzeti szabályzat „hatáskörmegosztási megállapodást” hoz létre a következők között: i. a kinevezésre jogosult hatóság és ii. a felvételi bizottságok. A kinevezésre jogosult hatóság elkészíti a versenyvizsga-felhívást, és a versenyvizsga lezárását követően sikeres pályázókat nevez ki a megüresedett álláshelyekre. A vizsgabizottság feladata a vizsgák lebonyolítása, valamint a pályázók értékelése és meghallgatása. Ezt követően összeállítja a pályázók listáját (az úgynevezett tartaléklistát), amelyről a kinevezésre jogosult hatóság új tisztviselőket vesz fel [11].

12. Ezt a feladatmegosztást az EPSO létrehozása nem befolyásolta, és nem is befolyásolhatta. Az EPSO-t létrehozó határozat [12] kifejezetten kimondja, hogy az EPSO gyakorolja a versenyvizsgák tekintetében a kinevezésre jogosult hatóságra ruházott hatásköröket. [13] Az EPSO nem láthatja el a vizsgabizottságok feladatait. Az EPSO különösen nem láthatja el a vizsgabizottság azon feladatát, hogy értékelje a pályázókat, és tartaléklistára helyezze őket. Ez azt jelenti, hogy a pályázók eredményeinek felülvizsgálatára irányuló kérelmekkel kapcsolatos alapvető munkát csak a vizsgabizottságok végezhetik el.

Időbeli szempontok és eljárási kérdések [14]

13. Bár az EPSO jelentős erőfeszítéseket tett a 2014 óta beérkezett felülvizsgálati kérelmek jelentős növekedéséből eredő munkateher kezelésére, az ilyen kérelmek kezeléséhez szükséges idő továbbra is ingadozik. Míg 2013-ban az EPSO-nak átlagosan 3,75 hónapba telt a felülvizsgálati kérelmek elbírálása, 2014-ben az EPSO-nak 5,75 hónapra volt szüksége a felülvizsgálati kérelmek elbírálásához. Ez a 2015 első felében beérkezett felülvizsgálati kérelmek esetében átlagosan 3,5 hónapra csökkent. A teljes 2015-ös évben a felülvizsgálati kérelmek feldolgozásához szükséges átlagos idő ismét 4,75 hónapra nőtt. 2016-ban az EPSO-nak sikerült megszüntetnie a függőben lévő felülvizsgálati kérelmek ügyhátralékát, és csökkentette az átlagos ügyintézési időt [15].

14. A helyzet minden bizonnyal jelentősen javult ahhoz a helyzethez képest, amely az ombudsmant a vizsgálat megindítására késztette. Ezek a számadatok azonban – az ombudsmanhoz továbbra is beérkező panaszokkal együtt – arra a következtetésre juttatták az ombudsmant, hogy az EPSO legutóbbi dicséretes erőfeszítései ellenére egy ideig túlzottan hosszú késedelmek voltak tapasztalhatók.

15. Nagyon üdvözlendő, hogy javult a felülvizsgálati kérelmek elbírálásához szükséges idő. Ez a javulás azonban bizonyos mértékig az EPSO-tevékenységek általánosabb szintjének átmeneti csökkenését tükrözi. Minél kevesebb versenyvizsgát bonyolít le az EPSO egy adott időszakban, annál kevesebb felülvizsgálati kérelmet fog kapni.

16. Ezért fontos tovább vizsgálni a felülvizsgálati eljárás iránti kérelem működését annak biztosítása érdekében, hogy egy újabb munkateher-csúcs esetén a jövőben ne forduljanak elő hasonló késedelmek. Az ombudsman ezért arra ösztönzi az EPSO-t, hogy tegyen meg minden tőle telhetőt annak érdekében, hogy továbbra is rendszerszintű javulást érjen el a felülvizsgálati eljárásban és annak alkalmazásában annak biztosítása érdekében, hogy a felülvizsgálat iránti kérelmet benyújtó valamennyi pályázó időben választ kapjon, összhangban a helyes hivatali magatartás európai kódexének 17. cikkével a határozatok meghozatalára vonatkozó észszerű határidőkről.

17. Különösen fontos az a tény, hogy a vizsgabizottság felülvizsgálati kérelemre vonatkozó határozatát követően az EPSO-nak gyakran több hónapra van szüksége ahhoz, hogy a vizsgabizottság határozatát közölje a pályázóval. Amint azt az EPSO kifejtette, a vizsgabizottság általában két héten belül dönt arról, hogy a pályázó felülvizsgálati kérelme sikeres volt-e vagy sem. A pályázót azonban mindaddig nem tájékoztatják erről a döntésről, amíg az EPSO nem ír neki vagy neki. Bár az EPSO azonnal reagál, ha a felülvizsgálat eredménye pozitív, a válasz legfeljebb öt hónapig nem küldhető ki, ha a felülvizsgálati kérelem eredménye negatív. Objektív okokkal nehezen igazolható az eltérés a vizsgabizottságnak a pályázó kizárásáról vagy visszafogadásáról való döntéshez szükséges viszonylag rövid idő és az EPSO által az indokolással ellátott határozatoknak a pályázókkal való közléséhez szükséges idő között.

18. Úgy tűnik, hogy erre a késedelemre azért kerül sor, mert az EPSO-nak a pályázóknak adott válaszok előkészítése során össze kell kapcsolnia a vizsgabizottságok által a döntéseik meghozatala érdekében kifejtett érvelést a pályázók aktáiban szereplő tényekkel és a pályázók által a felülvizsgálati kérelmükben felhozott érvekkel. Az EPSO ezenkívül az elutasító felülvizsgálati határozatot tartalmazó leveleiben részletesen megindokolja az elutasító határozatot. Az EPSO és a vizsgabizottságok közösen felelősek a felülvizsgálati eljárás zökkenőmentes lebonyolításáért. Ezért saját hatáskörükön belül mindkettőnek erőfeszítéseket kell tennie a felülvizsgálati kérelmek feldolgozásának megkönnyítése érdekében, biztosítva, hogy a vizsgabizottság határozatai könnyen lefordíthatók legyenek a pályázóknak adott, indokolással ellátott válaszokra.

19. Ami a vizsgabizottságok hatáskörét illeti, az ombudsman úgy véli, hogy ez a késedelem minimálisra csökkenthető lenne, ha a vizsgabizottságok nagyobb felelősséget vállalnának azért, hogy döntéseiket részletesebben megindokolják az EPSO-nak. A vizsgabizottságnak különösen ügyelnie kell arra, hogy a döntéseit alátámasztó indokolást összekapcsolja a pályázó aktájában szereplő tényekkel és a pályázó felülvizsgálati kérelmében előadott érvekkel (amelyekkel a vizsgabizottságnak a felülvizsgálat során rendelkeznie kell).

20. Az ombudsman ugyanakkor úgy véli, hogy az EPSO segítheti a vizsgabizottságokat. A versenyvizsga-bizottságoknak nyújtott segítség viszont segítséget jelent az EPSO számára, mivel ez azt jelenti, hogy az EPSO-nak kevesebb feladata lesz, miután a versenyvizsga-bizottság meghozta felülvizsgálati határozatát. Az ombudsman tudomásul veszi, hogy az EPSO belsőleg már foglalkozott ezzel a kérdéssel.

Annak érdekében, hogy segítse a vizsgabizottságot abban, hogy nagyobb felelősséget vállaljon ezen a területen, az EPSO-nak fontolóra kell vennie a vizsgabizottság által a határozatának rögzítésére használt sablon („fiche zsűri”), valamint az EPSO által a vizsgabizottságnak a határozatok dokumentálásával kapcsolatos gyakorlati tudnivalókról adott iránymutatás felülvizsgálatát. Az EPSO-nak folytatnia kell a vizsgálat során előterjesztett elképzeléseit is, amelyek szerint i. további képzést kell nyújtania a vizsgabizottság tagjai számára a panaszkezelésről és a felülvizsgálati kérelmek kezelésének gyakorlati vonatkozásairól, valamint ii. meg kell vizsgálnia annak lehetőségét, hogy az állandó vizsgabizottsági tagok nagyobb szerepet kapjanak a határozatok rögzítésének koordinálásában.

21. Tekintettel arra, hogy az EPSO néha közzéteszi a sikeres pályázók tartaléklistáit, mielőtt választ adna valamennyi felülvizsgálati kérelemre [16], az ombudsman üdvözli az EPSO azon nyilatkozatát, amely szerint a sikeres pályázókat mindig vissza tudja fogadni a versenyvizsga következő szakaszába azáltal, hogy előnyben részesíti azokat a felülvizsgálati kérelmeket, amelyek esetében a vizsgabizottság pozitív határozatot hozott.

22. A fent említett javaslatokon kívül az ombudsmannak van néhány további javaslata is, hogy segítse az EPSO-t az eljárás késedelmeinek kezelésében. Először is, az EPSO-nak fontolóra kell vennie, hogy még nagyobb hangsúlyt helyezzen a várhatóan beérkező felülvizsgálati kérelmek számának becslésére [17], és ennek megfelelően ossza el a személyzeti erőforrásokat annak biztosítása érdekében, hogy megfelelően felkészüljön az esetleges munkateher-csúcsokra. Úgy tűnik, hogy az elégtelen forrásokkal rendelkező felülvizsgálati csoport iránti kérelem hozzájárult a késedelmekhez.

23. Másodszor, az EPSO-nak törekednie kell a technológiai megoldások azonosítására. Üdvözlendő az EPSO azon közelmúltbeli döntése, hogy átalakítja informatikai rendszerét, amelyről megállapították, hogy a felülvizsgálati kérelmek feldolgozása során nehézségeket okoz. Az ombudsman felkéri az EPSO-t, hogy e vizsgálat nyomon követése során tájékoztassa őt az e területen elért haladásról.

24. Abban az esetben, ha a felülvizsgálati kérelmek száma előre nem látható mértékben megugrik, és ennek következtében késedelmek következnek be, az EPSO-nak fontolóra kell vennie, hogy a felülvizsgálati kérelmet benyújtó pályázókat gyorsan tájékoztassa az esetleges késedelmekről. Ezen információknak a pályázókkal való mihamarabbi közlése segíthet csökkenteni az EPSO-hoz az eljárással kapcsolatban beérkező, időigényes egyéni információkérések számát, és erőforrásokat szabadíthat fel a felülvizsgálati kérelmek tényleges kezelésére.

25. Az EPSO ugyanakkor jelezheti, hogy elsőbbséget biztosít a vizsgabizottság által indokoltnak ítélt felülvizsgálati kérelmek megválaszolásának. Ezeket az információkat fel lehetne tüntetni az EPSO által a felülvizsgálati eljárással kapcsolatban online nyújtott tájékoztatásban is (például a nyílt versenyvizsgákra vonatkozó általános szabályzatában [18] vagy a honlapján található GYIK-oldalon).

A pályázók tájékoztatása

26. A pályázók egyértelmű és pontos tájékoztatása az eljárásról segít megnyugtatni a pályázókat arról, hogy jogaikat tiszteletben tartják. Így segít csökkenteni az EPSO-hoz és az ombudsmanhoz benyújtott panaszok és információkérések számát.

27. Az ombudsman üdvözli, hogy a versenyvizsgán sikertelen pályázóknak küldött levelekben az EPSO immár linket tartalmaz a nyílt versenyvizsgákra vonatkozó általános szabályokhoz, amelyek meghatározzák az összes rendelkezésre álló fellebbezési lehetőséget [19]. Az ombudsman külön vizsgálatával [20] összefüggésben az EPSO arról is tájékoztatta az ombudsmant, hogy a pályázóknak küldött, elutasító határozatot tartalmazó valamennyi jövőbeli levél tartalmazni fog egy linket az EPSO honlapjának GYIK oldalára, amely külön szakaszt tartalmaz a panaszokról.

28. Az ombudsman továbbá úgy véli, hogy az EPSO közelmúltbeli kezdeményezése, amely szerint az EPSO honlapjának GYIK-oldalán feltünteti a felülvizsgálat kérelmezésére leggyakrabban használt sikertelen érveket, némileg hozzájárulhat ahhoz, hogy megelőzze a felülvizsgálat iránti kérelem azon típusát, amely valószínűleg nem lesz sikeres. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy a felülvizsgálati eljárás iránti kérelemmel kapcsolatban eddig csak korlátozott mennyiségű információ állt rendelkezésre az EPSO honlapján található GYIK-ben.[21] Arra ösztönzi az EPSO-t, hogy folytassa az ügyet.

Következtetés

Az ombudsman elismerését fejezi ki az EPSO e kérdéssel kapcsolatos eddigi erőfeszítéseiért, és a vizsgálatot az alábbi következtetéssel zárja le:

Jelenleg nincs ok további vizsgálatokra.

Az EPSO tájékoztatást kap erről a döntésről.

Javítási javaslatok

A felülvizsgálati kérelmek kezelésének további javítása érdekében az ombudsman azt javasolja, hogy az EPSO:

1) A vizsgabizottságok jobb támogatása annak érdekében, hogy részletesebb és tényeken alapuló indokolást adhassanak a felülvizsgálati kérelmekkel kapcsolatos döntéseikhez:

• a versenyvizsga-bizottságok által a döntéseik rögzítésére használt sablon („fiche zsűri”) felülvizsgálata;
• az EPSO által a vizsgabizottságoknak a határozatok dokumentálásával kapcsolatos gyakorlati kérdésekről adott iránymutatás felülvizsgálata;
• további képzés biztosítása a vizsgabizottság tagjai számára a panaszkezelésről és a felülvizsgálati kérelmek kezelésének gyakorlati vonatkozásairól;
• nagyobb felelősség biztosítása az EPSO versenyvizsga-bizottságának állandó tagjai számára a versenyvizsga-bizottság határozatainak rögzítésével kapcsolatos koordináció terén.

2) A felülvizsgálati eljárás iránti kérelem észszerűsítése érdekében vizsgálja tovább a technológiai megoldásokat.

3)  Tegyen lépéseket annak becslésére, hogy várhatóan hány felülvizsgálati kérelmet fog kapni, és ennek megfelelően ossza el a személyzeti erőforrásokat.

4)  Gyorsan tájékoztassa a felülvizsgálati kérelmet benyújtó pályázókat a várható késedelmekről, ha a kérelmek előre nem látható csúcsa van. Annak érdekében, hogy az EPSO összeegyeztethesse a késedelmeket azzal a kötelezettségvállalásával, hogy pozitív válasz esetén visszafogadja a pályázókat a versenyvizsgára, egy ilyen, a pályázóknak szóló üzenet magyarázatot adhat arra, hogy az EPSO elsőbbséget biztosít azon pályázók válaszának, akiknek a felülvizsgálati kérelme sikeres volt. Ezeket az információkat az EPSO által a felülvizsgálati eljárás iránti kérelemmel kapcsolatban online nyújtott tájékoztatásban is fel lehetne tüntetni.

5)  Tartalmazzon több információt online a felülvizsgálati eljárás iránti kérelemről, beleértve a felülvizsgálat kérelmezésére leggyakrabban használt sikertelen érvekre vonatkozó információkat is.

6) Rendszeresen  jelentést tesz az igazgatótanácsnak a felülvizsgálati kérelmek ügyéről és az azok feldolgozásával kapcsolatos problémákról. Az igazgatótanács képviseli azokat az uniós intézményeket, amelyek nevében az EPSO a kiválasztási versenyvizsgákat lebonyolítja, ezért tájékoztatni kell őket az e területen fennálló vagy lehetséges problémákról.

 

Emily O'Reilly
európai ombudsman

 

Strasbourg, 2016. december 21.

 

[1] A legutóbb a 2013. december 17-i 1416/2013/EU tanácsi rendelettel (HL 2013. L 353., 24. o.) módosított, az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség tisztviselőinek személyzeti szabályzatáról és egyéb alkalmazottainak alkalmazási feltételeiről szóló 31. EGK és 11. Euratom rendelet (HL 1962. 45., 1385. o.).

[2] Lásd a III. címet. A személyzeti szabályzat 1. fejezete („Felvétel”) és III. melléklete.

[3] Az Európai Parlament, az Európai Unió Tanácsa, az Európai Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, a Gazdasági és Szociális Bizottság, a Régiók Bizottsága és az európai ombudsman.

[4] 2002/620/EK: Az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, a Gazdasági és Szociális Bizottság, a Régiók Bizottsága és az európai ombudsman 2002. július 25-i határozata az Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalának létrehozásáról (HL L 197., 2002.7.25., 53. o.).

[5] 3.4.3. pont Az EPSO nyílt versenyvizsgákra vonatkozó általános szabályzatának „belső felülvizsgálati eljárása”, HL 2014. C 60. A, 1. o. A felülvizsgálati kérelmeknek két típusa van: i. azokról, amelyekről a vizsgabizottságnak kell döntenie, és ii. azokról, amelyekről az EPSO-nak kell döntenie. Utóbbiak nagyon ritkák.

[6] A vizsgálatot megindító levél itt érhető el: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[7] A hivatalból indított vizsgálat megindítása óta az ombudsmanhoz 16 további panasz érkezett a vizsgálat tárgyát képező kérdésekkel kapcsolatban. Az ombudsman úgy döntött, hogy mindaddig nem indít panaszon alapuló vizsgálatot a hivatalból indított vizsgálat tárgyát képező kérdésekben, amíg a vizsgálat folyamatban van.

[8] Az első ülésről és ellenőrzésről szóló jelentés itt érhető el: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/61018/html.bookmark

[9] A második ülésről és ellenőrzésről szóló jelentés itt érhető el: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/74176/html.bookmark

[10] Az EPSO 2016-ban naprakész statisztikákat és információkat nyújtott be az ombudsmannak.

[11] A Közszolgálati Törvényszék F-35/08. sz., Pachtitis kontra Bizottság ügyben 2010. június 15-én hozott ítéletének (ECLI:EU:F:2010:51) 50–52. pontja.

[12] 2002/620/EK: Az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, a Gazdasági és Szociális Bizottság, a Régiók Bizottsága és az európai ombudsman 2002. július 25-i határozata az Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalának létrehozásáról (HL L 197., 2002.7.25., 53. o.).

[13] A fent hivatkozott Pachtitis kontra Bizottság ügyben hozott ítélet, F-35/08, ECLI:EU:F:2010:51, 56. pont.

[14] Ez a szakasz az ombudsman e vizsgálat megindításáról szóló levelében szereplő harmadik szempont releváns pontjaival, nevezetesen a „Szabályzatokkal és eljárásokkal” foglalkozik.

[15] Az EPSO által szolgáltatott statisztikák és információk.

[16] Az EPSO nem késleltetheti a tartaléklista közzétételét pusztán azért, mert a felülvizsgálati kérelmekre adott valamennyi választ nem véglegesítették.

[17] Olyan tényezők alapján, mint a párhuzamosan futó kiválasztási versenyvizsgák száma; a kiválasztási versenyvizsga pályázóinak várható száma a korábbi tapasztalatok alapján; a kiválasztási versenyvizsgák típusa (általános vagy speciális kiválasztási versenyvizsgák), valamint az, hogy a kiválasztási versenyvizsga új pályázói profilt vezet-e be.

[18] A nyílt versenyvizsgákra vonatkozó általános szabályok, HL 2014. C 60. A, 1. o.

[19] Lásd a 3.4.3. pontot. "Belső felülvizsgálati eljárás" és 3.4.4. Az EPSO nyílt versenyvizsgákra vonatkozó általános szabályzatának „A versenyvizsga egyéb formái” című része, HL 2014. C 60. A, 1. o.

[20] A 164/2015/NF. sz. ügy, amelynek tárgya, hogy az EPSO nem jelölte meg a fellebbezési lehetőségeket abban a levelében, amelyben tájékoztatta a panaszost a vizsgabizottság azon döntéséről, hogy nem veszi fel a tartaléklistára.

[21] Utoljára ellenőrizve: 2016. december 20.