A panasz előzményei

1. A panaszos programigazgatóként dolgozik egy, az emberi jogok területén működő svéd nem kormányzati szervezetnél.

2. 2016. március 14-én az 1049/2001/EK rendelet [1] alapján dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti első kérelmet nyújtott be az EKSZ-hez. Hozzá kíván férni az EU és Kuba közötti, 2016. március 11-én Havannában parafált „politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodáshoz”.

3. Az EKSZ 2016. április 27-én válaszolt a panaszos első kérelmére. Megállapította, hogy mivel a politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás „ideiglenes jellegű és egy folyamatban lévő tárgyalás része”, közzététele i. súlyosan alááshatja az intézményi döntéshozatali folyamatot; és ii. fennáll a veszélye annak, hogy aláássák a nemzetközi kapcsolatokat, mivel „a véglegesítés előtti nyilvánosságra hozatal árthat az EU Kubával fennálló kapcsolatainak”. Az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (3) bekezdésének [2] és 4. cikke (1) bekezdése harmadik francia bekezdésének [3] megfelelően a kért dokumentum ezért sem részben, sem egészben nem tehető közzé.

4. A panaszos ezt követően 2016. május 2-án kérte e határozat felülvizsgálatát („megerősítő kérelem”).

5. Az EKSZ 2016. május 26-án válaszolt a panaszos megerősítő kérelmére. Fenntartotta korábbi álláspontját. Kijelentette, hogy a politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás akkor ideiglenes volt, és miután a tárgyalók parafálták a szöveget, a jogász-nyelvészeknek és más szakértőknek mindkét oldalon belső ellenőrzésnek kell alávetniük. A szöveg tehát nem a korlátozott formában és korlátozott tárgyalási megbízás alapján folytatott tárgyalások végeredménye volt. A közzététel tehát alááshatja a folyamatban lévő döntéshozatali folyamatot.

6. Az EKSZ hozzátette, hogy a politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás akkor válik véglegessé, amikor a főképviselő és a Bizottság javasolja a Tanácsnak annak aláírását. Ebben a szakaszban az EKSZ kijelentette, hogy azt is nyilvánosságra fogják hozni.

7. A panaszos véleménye szerint az EKSZ álláspontja nem volt meggyőző, mivel a dokumentum parafálása óta nem tekinthető „ideiglenesnek”. Ezért az európai ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat

8. 2016. július 1-jén az ombudsman vizsgálatot indított a panasszal kapcsolatban, és a következő állítást és állítást állapította meg:

1) Az EKSZ tévesen döntött úgy, hogy nem teszi közzé a dokumentumot.

2) Az EKSZ-nek közzé kell tennie a dokumentumot.

9. A vizsgálat során az ombudsman megfelelően figyelembe vette a panaszban szolgáltatott információkat. Elvégezte különösen az EKSZ és a panaszos közötti levelezés elemzését, mielőtt a panaszos az ombudsmanhoz fordult volna.

Az az állítás, hogy az EKSZ tévesen döntött úgy, hogy nem teszi közzé a dokumentumot

További fejlemények

10. 2016. augusztus 12-én, vagyis az ombudsman által tervezett iratbetekintés megszervezése előtt az EKSZ e-mailt küldött az ombudsman szervezeti egységeinek, amelyben jelezte, hogy a kért dokumentumot a Bizottság általi elfogadását követően hozzáférhetővé teszi a panaszos számára. Erre várhatóan 2016 szeptemberének vége előtt sor kerül.

11. 2016. augusztus 17-i e-mailjében az ombudsman felkérte a panaszost, hogy nyújtsa be az EKSZ levelével kapcsolatos észrevételeit. A panaszos ezt 2016. augusztus 18-án tette meg. Észrevételeiben a panaszos megköszönte az ombudsmannak az ügy megoldására tett erőfeszítéseit. Hivatkozott továbbá az EUSZ 10. és 11. cikkére, és azzal érvelt, hogy az EKSZ azáltal, hogy nem tette közzé az érintett tárgyalócsoportok által nyilvánosan parafált dokumentumot, egyértelműen korlátozta a polgárok azon képességét, hogy nyilvánosan véleményt cseréljenek a kérdésről. Azzal érvelt, hogy a megállapodás nyilvános dokumentum, nem pedig tervezet, függetlenül attól, hogy a Bizottság elfogadja-e azt.

12. 2016. szeptember 27-én az EKSZ továbbította az ombudsmannak a panaszosnak 2016. szeptember 22-én küldött e-mailjét, amelyben arról tájékoztatta, hogy mivel a dokumentum addigra már véglegesnek minősül, hozzáférhet ahhoz. Az EKSZ ezen e-mail mellékleteként továbbította a panaszosnak a kért dokumentum egy példányát. Az EKSZ jelezte továbbá, hogy a Bizottság egy nappal korábban, azaz 2016. szeptember 21-én fogadta el a Tanácsnak szóló, a politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás aláírására vonatkozó javaslatát.

13. Az EKSZ az ombudsmannak küldött leveléhez csatolta a panaszos által 2016. szeptember 22-én neki küldött e-mail másolatát is, amely megerősíti, hogy megkapta a dokumentumot, és megköszöni azt az EKSZ-nek.

Az ombudsman értékelése

14. A panaszos megkapta a kért dokumentumot. A panaszos nem fogalmazott meg további aggályokat az érdekelt felek tájékoztatásának időzítésével kapcsolatban. Az ombudsman így lezárja az EKSZ által lezárt vizsgálatot.

15. Az ombudsman azonban egyértelművé kívánja tenni, hogy ez a következtetés nem értelmezhető úgy, hogy az EKSZ általi közzététel ténylegesen időszerű volt.

Következtetés

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

Az EKSZ rendezte az ügyet.

A panaszost és az EKSZ-t tájékoztatják erről a döntésről.

Strasbourg, 2016. 11. 10.

Emily O'Reilly

Európai ombudsman

[1] Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (HL 2001. L 145., 43. o.; magyar nyelvű különkiadás 1. fejezet, 3. kötet, 331. o.).

[2] „Az intézmény által belső használatra készített vagy az intézmény által kapott, olyan ügyre vonatkozó dokumentumhoz való hozzáférést, amellyel kapcsolatban az intézmény még nem hozott határozatot, meg kell tagadni, ha a dokumentum közzététele súlyosan veszélyeztetné az intézmény döntéshozatali eljárását, kivéve, ha a közzétételhez nyomós közérdek fűződik.
Az érintett intézményen belüli tanácskozások és előzetes konzultációk részét képező, belső használatra szánt véleményeket tartalmazó dokumentumokhoz való hozzáférést a határozat meghozatalát követően is meg kell tagadni, ha a dokumentum közzététele súlyosan veszélyeztetné az intézmény döntéshozatali eljárását, kivéve, ha a közzétételhez nyomós közérdek fűződik.”[utólagos kiemelés]

[3] „Az intézmények megtagadják a dokumentumhoz való hozzáférést, ha a hozzáférhetővé tétel hátrányosan befolyásolná a nemzetközi kapcsolatok védelmét.” [utólagos kiemelés]