A panasz előzményei

1. 2013 szeptemberében egy német állampolgár a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó uniós szabályokkal [1] összhangban hozzáférést kért az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) és az Európai Bizottság birtokában lévő bizonyos dokumentumokhoz. Az OLAF-nak és a Bizottságnak azonban kétségei voltak személyazonosságát illetően. Az OLAF és a Bizottság ezért ideiglenesen felfüggesztette a hozzáférési kérelmek kezelését, mivel ahhoz, hogy Ön jogosult legyen a dokumentumokhoz való hozzáférésre, valamely uniós tagállamban lakóhellyel rendelkező vagy ott állampolgársággal rendelkező természetes vagy jogi személynek kell lennie.

2. Az a tény, hogy az OLAF és a Bizottság ideiglenesen felfüggesztette a hozzáférési kérelmek kezelését, arra késztette a kérelmezőt, hogy panaszt tegyen az ombudsmannál (az OLAF és a Bizottság ellen indított 2309/2013/JAS és 2310/2013/JAS ügyek [2]). Az ombudsman e panaszokkal kapcsolatos vizsgálatai során a panaszos megtudta, hogy a Bizottság vagy az OLAF felvette a kapcsolatot a munkáltatójával, egy német egyetemmel, hogy meggyőződjön arról, hogy valós személyről van szó, és megalapítsa a szakmáját [3].

3. A panaszos elégedetlen volt azzal, hogy a Bizottság vagy az OLAF felvette a kapcsolatot egy olyan egyetemmel, amelynek soha nem mondta, hogy dolgozik, és ezzel kapcsolatban is panaszt tett az ombudsmannál. Egy panaszt tett - a jelen panaszt a Bizottság ellen és egy hasonló panaszt az OLAF ellen [4].

A vizsgálat

4. Az ombudsman vizsgálatot indított azzal az állítással kapcsolatban, hogy a Bizottság jogellenesen kezelte a panaszos személyes adatait.

5. A vizsgálat során az ombudsman megkapta a Bizottság véleményét a panaszról, majd ezt követően a panaszos észrevételeit a Bizottság véleményére válaszul. A vizsgálat lefolytatása során az ombudsman figyelembe vette a felek által előterjesztett érveket és véleményeket.

A panaszos személyes adatainak jogellenes kezelésére vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

6. Állításának alátámasztására a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság a) helytelenül rögzítette a szakmai tevékenységére vonatkozó információkat, b) személyes adatait az ő hozzájárulása nélkül továbbította harmadik félnek, és c) a személyes adatokat aránytalanul hosszú ideig őrizte meg az adatbázisában.

7. Véleményében a Bizottság kijelentette, hogy a szakmával kapcsolatos tájékoztatás nem feltétele a dokumentumokhoz való hozzáférés jogának gyakorlásához. A Bizottság ezeket az információkat kizárólag statisztikai célokra kérte. A jövőben opcionálissá teszi az ilyen típusú információk szolgáltatását.

8. A panaszosnak a német egyetemmel fennálló szakmai kapcsolataira vonatkozó pontatlan információkat felvették az OLAF hozzáférés iránti kérelmeit tartalmazó adatbázisba, valószínűleg elírás miatt. A Bizottság kijelentette, hogy az OLAF sajnálattal veszi tudomásul a panaszosnak okozott kellemetlenségeket, és hogy az OLAF helyesbítette az adatokat.

9. A Bizottság azonban fenn kívánja tartani a jogot a dokumentumokhoz nyilvános hozzáférést kérő kérelmező személyazonosságának és címének ellenőrzésére. A Bizottság ezeket az ellenőrzéseket nyilvánosan hozzáférhető információk felhasználásával végzi annak megállapítása érdekében, hogy a kérelmezők valamely uniós tagállamban lakóhellyel rendelkező vagy ott állampolgársággal rendelkező természetes személyek-e.

10. Az állítólagosan aránytalan adatmegőrzési időszakot illetően a Bizottság azzal érvelt, hogy a személyes adatokat az uniós adatvédelmi szabályokkal összhangban tárolja. A jogi és eljárási következetesség biztosítása érdekében indokolt megőrizni a kérelmezők személyes adatait a hozzáférési kérelem kezelésének befejezését követően. A Bizottságnak tudnia kell, hogy foglalkozott-e már ugyanannak a kérelmezőnek a korábbi hozzáférési kérelmeivel, illetve azonos vagy hasonló dokumentumokra vonatkozó kérelmeivel annak megállapítása érdekében, hogy ezek a dokumentumok már „nyilvánosan hozzáférhetőnek” tekinthetők-e. A dokumentumokhoz való hozzáférést megtagadó határozatok az ombudsmanhoz vagy a Bírósághoz is benyújthatók. A kérelmezőkre vonatkozó személyes információkra azért van szükség, hogy a Bizottság megfelelően és az összes körülmény teljes ismeretében tudja kezelni a kérelmeket, például amikor arról dönt, hogy informálisan felveszi-e a kapcsolatot a kérelmezőkkel annak érdekében, hogy méltányos megoldást találjon abban az esetben, ha a kérelem nagyon hosszú dokumentumra vagy nagyon nagy számú dokumentumra vonatkozik [5].

11. Észrevételeiben a panaszos csalódottságának adott hangot azzal kapcsolatban, hogy a Bizottság nem kért elnézést azért, mert tévesen jegyezte be szakmáját az adatbázisába.

12. A panaszos továbbította az ombudsmannak a Bizottság levelét, amelyben a Bizottság kijelentette, hogy nevét felfedte az egyetem előtt [6].

13. A panaszos fenntartotta, hogy indokolt, hogy a Bizottság csak a bírósághoz vagy az ombudsmanhoz fordulás határidejének lejártáig őrizze meg a személyes adatokat. Véleményének alátámasztására csatolta az európai adatvédelmi biztos határozatát, amely szerint aránytalan az OLAF azon gyakorlata, hogy 15 évig tárolja a személyes adatokat a vizsgálati adatbázisában.

Az ombudsman értékelése

14. Valószínű, hogy a német egyetemen dolgozó panaszosra vonatkozó helytelen információkat az OLAF elírása miatt vették fel az adatbázisba. Tekintettel arra, hogy az OLAF sajnálatát fejezte ki a hiba miatt, és javította az adatokat, az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos állításának ezen aspektusa megoldódott. Az ombudsman számára nem világos, hogy a Bizottságnak miért kellene bocsánatot kérnie az OLAF által elkövetett hiba miatt.

15. Az ombudsman üdvözli, hogy a Bizottság honlapján a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés kérelmezésére szolgáló űrlapon már nem kötelező a szakmai tevékenységek területe [7].

16. A Bizottság nem tagadta és nem is erősítette meg, hogy továbbította a panaszos személyes adatait, azaz nevét annak a német egyetemnek, amelyről azt hitte, hogy ott dolgozik. A Bizottság valójában egyáltalán nem foglalkozott ezzel a kérdéssel a véleményében, annak ellenére, hogy a panaszos ezt az érvet állításának alátámasztására hozta fel. A Bizottságnak a panaszoshoz intézett 2014. február 4-i levele azonban nem hagy kétséget afelől, hogy a Bizottság felvette-e a kapcsolatot az egyetemmel, és közölte-e vele a panaszos nevét. A levél - amely megelőzi a Bizottság ombudsmanhoz intézett véleményét - kifejezetten kimondja, hogy "szakmai tevékenységét illetően Ön jelezte az OLAF-nak, hogy [egy német egyetem] Nemzetközi és Európai Jogi Intézetének dolgozik. Ez az intézmény azonban nem létezik az említett név alatt. A [Bizottság] kérését követően az egyetem megjegyezte, hogy egyetlen alkalmazottja sem volt [X úr] névvel [8], azaz a panaszos nevével.

17. A Bizottság és a német egyetem közötti kapcsolatfelvételt nem írta elő az adatvédelmi kérdésekre vonatkozó saját belső szabályzata (az adatvédelmi tisztviselőnek küldött értesítése a személyes adatoknak a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésével összefüggésben történő kezeléséről [9]). Ezek a belső szabályok nem rendelkeznek a személyes adatok harmadik felek részére történő továbbításáról [10].

18. Véleménye szerint csupán a személyazonosság- és címellenőrzés nyilvánosan hozzáférhető információk felhasználásával történő elvégzéséhez való állítólagos jogára hivatkozott.

19. Az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottságnak a kérelmező személyazonosságának megerősítéséhez való ragaszkodása nem alapul semmilyen konkrét rendelkezésen, és nem mozdítja elő a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó uniós szabályok egyik célkitűzését sem.

20. Emellett a Bizottság által munkáltatónak vélt személyekkel való kapcsolatfelvétel túlmutat a nyilvánosan hozzáférhető információk megtekintésén, amelyre a Bizottság a véleményében hivatkozik. Kétségtelen, hogy az ilyen kereset negatív hatással lehet a felperesre azáltal, hogy a munkáltatója részéről gyanút kelt azon indokkal kapcsolatban, amely miatt valamely uniós intézmény meg kívánja erősíteni a felperes személyazonosságát, ami a felperes magánéletébe való súlyos beavatkozásnak minősül.

21. Ezért a Bizottság hivatali visszásságot követett el azzal, hogy a panaszos nevét érvényes indokolás nélkül közölte az egyetemmel. Mivel a személyes adatok védelme alapvető jog [11], és mivel a Bizottság fellépése tolakodó jellegű, a hivatali visszásság ebben az esetben különösen súlyos.

22. Hivatali visszásság megállapítását követően az ombudsmannak nem szükséges foglalkoznia azzal a kérdéssel, hogy a Bizottság konkrétan megsértette-e az uniós adatvédelmi szabályokat [12]. Ha a panaszos tovább kívánja vizsgálni ezt a konkrét szempontot, továbbra is panaszt tehet az európai adatvédelmi biztosnál, aki az adatvédelem területén szakértelemmel és felelősséggel rendelkezik.

23. Ami a Bizottság dokumentumokhoz való hozzáférésre vonatkozó adatbázisában szereplő személyes adatok állítólagosan aránytalan adatmegőrzési időtartamát illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy az európai adatvédelmi biztosnak a panaszos által említett határozata az OLAF-ot érinti, nem pedig a Bizottságot. A Bizottság dokumentumokhoz való hozzáférésre vonatkozó adatbázisának más célja is van, mint az OLAF-nak. Míg a Bizottság adatbázisa kizárólag a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmekkel kapcsolatos személyes adatokat tartalmaz, az OLAF adatbázisa információkat tartalmaz a vizsgálatairól.

24. A Bizottságnak az adatvédelmi tisztviselőjéhez intézett, a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésével összefüggésben végzett személyesadat-kezelésről szóló értesítése kimondja, hogy a kérelmezők személyes adatait legfeljebb öt évig tárolják, majd azt követően rendes körülmények között törlik [13]. A megőrzési időszak így bizonyos esetekben meghosszabbítható.

25. Mind a Bizottság adatvédelmi tisztviselőjének küldött értesítés - mind a Bizottság véleménye ebben az esetben - kifejti, hogy ez a megőrzési időszak azért szükséges, mert a hozzáférést megtagadó vagy csak részleges hozzáférést biztosító határozatok a Bíróság vagy az ombudsman elé terjeszthetők. Az ombudsman véleménye szerint az ötéves megőrzési időszak arányos a kitűzött célokkal, mivel az uniós bíróságok előtti eljárások több évig is eltarthatnak. A Bizottság 2014. február 4-i, a panaszoshoz intézett levele többek között a panaszos által 2007-ben benyújtott, dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelemre [14] hivatkozik. Egyértelmű tehát, hogy 2014-ben a Bizottság még mindig tárolta a panaszos által hat vagy hét évvel korábban benyújtott személyes adatokat. Ennek megfelelően a panaszos esetében a Bizottság több mint öt évig őrizte meg személyes adatait.

26. A Bizottság nem indokolta meg, hogy miért nem törölte a panaszosnak a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti, 2007-ben benyújtott kérelemmel kapcsolatos személyes adatait. Tekintettel arra, hogy e vizsgálat nem terjedt ki kifejezetten arra a kérdésre, hogy a Bizottságnak indokolnia kellett volna-e a panaszos személyes adatainak 2007-től történő megőrzését, az ombudsman nem tartja helyénvalónak annak megállapítását, hogy a Bizottság aránytalanul hosszú ideig tartotta-e meg a panaszos személyes adatait, és megsértette-e az értesítését.

27. Az ombudsman ismételten tájékoztatja a panaszost arról a lehetőségről, hogy panaszt tehet az európai adatvédelmi biztosnál, amennyiben szakorvosi döntést kíván hozni arról, hogy a Bizottság adatmegőrzési időszaka kifejezetten sérti-e az uniós adatvédelmi szabályokat. Ezért úgy véli, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban további vizsgálatok nem indokoltak.

28. A Bizottság által elkövetett hivatali visszásságot most már nem lehet orvosolni, és a panaszos nem terjesztett elő olyan állítást, amely arra kérte volna a Bizottságot, hogy tegyen konkrét lépéseket. Az ombudsman ezért a panasz e vonatkozását a Bizottságnak tett kritikai észrevétellel zárja le.

Következtetés

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő megállapításokkal zárja le a panaszt:

A panaszos szakmai tevékenységére vonatkozóan a megfelelő adatbázisban helytelenül rögzített információk helyesbítésével a panaszos panaszának e vonatkozása megoldódott.

A Bizottság adatbázisában tárolt személyes adatok megőrzési idejét illetően az ombudsman úgy véli, hogy további vizsgálatok nem indokoltak.

Kritikai megjegyzés

A Bizottság hivatali visszásságot követett el azzal, hogy a panaszos személyes adatait érvényes indokolás nélkül továbbította harmadik félnek. Tekintettel arra, hogy a személyes adatok védelme az Európai Unió Alapjogi Chartájában biztosított alapvető jog, és mivel a Bizottság fellépése ebben az esetben nagyon tolakodó volt, a hivatali visszásság különösen súlyos.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 2016. július 12.

[1] Az Európai Parlament és a Tanács 1049/2001/EK rendelete (2001. május 30.) az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről (HL L 145., 2001.5.31., 43. o.);

[2] Az OLAF-nak és a Bizottságnak a hozzáférési kérelmek kezelésének leállítására vonatkozó határozatait ezért külön kezelték, és ezért azok nem tartoznak a jelen vizsgálat hatálya alá.

[3] A Bizottság azért kérte ezeket az adatokat a kérelmezőktől, hogy feldolgozza a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmeiket.

[4] A 139/2015/PMC ügyszám alatt külön kezelendő.

[5] Lásd e tekintetben az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (3) bekezdését.

[6] Ezt a levelet a Bizottság a 2310/2013/JAS sz. panasszal kapcsolatos ombudsmani vizsgálat keretében is megküldte a panaszosnak.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] A Bizottság levele német nyelven íródott.

[9] Lásd a Bizottság dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó adatbázisával kapcsolatos személyes adatok kezeléséről szóló DPO-1225.2 GestDem értesítést, amely online elérhető: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] Lásd e tekintetben a 16. pontot.

[11] Az Európai Unió Alapjogi Chartájának 8. cikke.

[12] Az Európai Parlament és a Tanács 45/2001/EK rendelete (2000. december 18.) a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról (HL L 8., 2001.1.12., 1. o.).

[13] 13. pont.

[14] Gestdem 2007/4845.