A panasz előzményei

1. A panasz arra az állításra vonatkozik, hogy az OLAF felvette a kapcsolatot a panaszos munkáltatójával, egy német egyetemmel. Ezt azért tette, mert ellenőrizni kívánta személyazonosságát és foglalkozását [1].

2. A panaszos nem örült annak, hogy az OLAF felvette a kapcsolatot egy olyan egyetemmel, amelyhez semmilyen kapcsolata nem volt. Ezért panaszt tett az ombudsmannál ezzel a kérdéssel kapcsolatban. Egy panaszt nyújtott be, de két szervvel (az OLAF-fal és az Európai Bizottsággal) szemben. Vizsgálatai céljából az ombudsman két panaszt vett nyilvántartásba: az OLAF-fal szembeni jelenlegi panaszt és a Bizottsággal szembeni hasonló panaszt [2].

A vizsgálat

3. Az ombudsman vizsgálatot indított azzal az állítással kapcsolatban, hogy az OLAF jogellenesen kezelte a panaszos személyes adatait.

4. A vizsgálat során az ombudsman megkapta az OLAF panaszra vonatkozó véleményét, majd ezt követően a panaszosnak az OLAF véleményére válaszul tett észrevételeit.

A panaszos személyes adatainak jogellenes kezelésére vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

5. A panaszos azzal érvelt, hogy az OLAF a) helytelenül rögzítette a szakmai tevékenységére vonatkozó információkat, b) a beleegyezése nélkül továbbította személyes adatait harmadik félnek, és c) aránytalanul hosszú ideig őrizte meg a személyes adatokat az adatbázisában.

6. Véleményében az OLAF jelezte, hogy adatbázisába olyan információkat vitt be, amelyek szerint a panaszos szakmai kapcsolatban áll egy német egyetemmel. Ez valószínűleg elírás miatt történt. Az OLAF sajnálatát fejezte ki a panaszosnak okozott kellemetlenségek miatt, és kijelentette, hogy törölte az információkat.

7. Az OLAF tagadta, hogy a panaszos személyes adatait továbbította volna az egyetemnek.

8. Az állítólagosan aránytalan adatmegőrzési időszakot illetően az OLAF kifejtette, hogy az OLAF vizsgálataival kapcsolatos dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket 15 évig tárolja adatbázisában a vonatkozó ügyiratban. Az OLAF kijelentette, hogy a panaszos e konkrét kérdéssel kapcsolatban panaszt nyújtott be az európai adatvédelmi biztoshoz. Ebben a szakaszban még függőben volt a határozathozatal [3].

9. Észrevételeiben a panaszos azzal érvelt, hogy az OLAF azáltal, hogy nem ellenőrizte, hogy nyilvántartásai pontosak és helytállóak-e, megsértette gondossági kötelezettségét. Megküldte továbbá az ombudsmannak a Bizottság 2014. február 4-i levelét, amelyben a Bizottság közölte, hogy felfedte nevét az egyetem előtt [4].

10. A panaszos fenntartotta, hogy az OLAF 15 éves maximális adatmegőrzési ideje aránytalan. Átadta az európai adatvédelmi biztosnak a megőrzési időszakkal kapcsolatos panaszára vonatkozó határozatának egy példányát, amely időközben hozzáférhetővé vált.

Az ombudsman értékelése

11. Valószínű, hogy a német egyetemen dolgozó panaszosra vonatkozó helytelen információkat az OLAF elírása miatt vették fel az adatbázisba. Tekintettel arra, hogy az OLAF sajnálatát fejezte ki a hiba miatt, és javította az adatokat, az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos állításának ezen aspektusa megoldódott.

12. Az OLAF kijelentette, hogy nem továbbította a panaszos személyes adatait, azaz nevét annak a német egyetemnek, amelyről azt hitte, hogy ott dolgozik. A Bizottságnak a panaszoshoz intézett 2014. február 4-i leveléből [5] kiderül, hogy nem az OLAF, hanem a Bizottság közölte az egyetemmel a panaszos nevét [6]. Ennélfogva semmi nem utal arra, hogy az OLAF a panasz e vonatkozását illetően hivatali visszásságot követett volna el.

13. A személyes adatok állítólagosan aránytalan adatmegőrzési időszakát illetően az ombudsman megjegyzi, hogy az európai adatvédelmi biztos arra a következtetésre jutott, hogy az OLAF adatmegőrzési időszaka aránytalan. Az ombudsman és az európai adatvédelmi biztos közötti egyetértési megállapodás [7] kimondja, hogy el kell kerülni az eljárások szükségtelen megkettőzését és az eltérő megközelítéseket. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy nem lenne helyénvaló, ha saját megállapítást tenne a panasz e vonatkozásával kapcsolatban, amellyel az európai adatvédelmi biztos már foglalkozott. Az ombudsman ezért nem vizsgálja tovább ezt az ügyet.

Következtetés

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő megállapításokkal zárja le a panaszt:

A panaszos szakmai tevékenységére vonatkozóan a megfelelő adatbázisban helytelenül rögzített információk helyesbítésével a panaszos panaszának e vonatkozása megoldódott.

Az OLAF nem követett el hivatali visszásságot a panaszos személyes adatainak továbbításával kapcsolatban.

Az ombudsman nem tartja helyénvalónak, hogy tovább vizsgálja az OLAF személyes adatok megőrzési időszakának kérdését.

A panaszost és az OLAF-ot tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 2016. július 11.

[1] Az intézmény azért kérte ezeket az adatokat a kérelmezőktől, hogy feldolgozza a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmeiket.

[2] 2063/2014/PMC. sz. ügy.

[3] Az európai adatvédelmi biztos 2012-1026. sz. ügye.

[4] Ezt a levelet a Bizottság a 2310/2013/JAS sz. panasszal kapcsolatos ombudsmani vizsgálat keretében is megküldte a panaszosnak.

[5] A német nyelven írt levél kifejezetten kimondja, hogy „szakmai tevékenységét illetően Ön jelezte az OLAF-nak, hogy [egy német egyetem] Nemzetközi és Európai Jogi Intézetének dolgozik. Ez az intézmény azonban nem létezik az említett név alatt. A [Bizottság] kérését követően az egyetem megjegyezte, hogy nem volt [X úr] nevű alkalmazottja, azaz a panaszos nevével.

[6] A Bizottság ellen indított 2063/2014/PMC ügyben hozott határozatában az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy súlyos hivatali visszásságnak minősül, ha a panaszos nevét érvényes indokolás nélkül közlik az egyetemmel.

[7] Egyetértési megállapodás az európai ombudsman és az európai adatvédelmi biztos között, HL 2007. C 27., 21. o.