A panasz előzményei

1. A panasz a BIOCHEM projekthez [1] kapcsolódik, amelynek célja az európai transznacionális bioalapú vállalkozások növekedési ütemének felgyorsítása volt. A panaszos, egy dán vállalat, 2010-ben konzorciumi partnerré vált a projektben, felváltva egy korábbi partnert. E célból a projektkoordinátor és a Bizottság szerződésmódosítást írt alá. A szerződésmódosítás megállapította, hogy a korábbi partner által elvégzendő (a támogatási megállapodás I. mellékletében szereplő munkaleírásban meghatározott) feladatokat a panaszos által elvégzettnek kell tekinteni. A panaszos és a koordinátor egy szerződést is aláírt, amely a panaszost a projekt társkedvezményezettjeként jelölte meg.

2. A Bizottság nem tett fel kérdéseket két közbenső költségelszámolással kapcsolatban (a 2. és a 3. jelentéstételi időszakra vonatkozóan), amelyek alapján a Bizottság finanszírozást fizetett a projektnek. A végleges költségkimutatást követően azonban a Bizottság úgy határozott, hogy a panaszos által a 4. jelentéstételi időszakra vonatkozóan bejelentett költségekből 110 865,42 EUR összeget nem engedélyez.

3. A koordinátor levelet írt a Bizottságnak, amelyben számos megfontolást fogalmazott meg azzal kapcsolatban, hogy miért nem volt helyes a Bizottság azon döntése, hogy a panaszos által bejelentett költségek egy részét nem engedélyezi. A Bizottság nem változtatta meg határozatát.

4. Mivel a panaszos úgy vélte, hogy a Bizottság nem foglalkozott a koordinátor által felvetett kérdésekkel, az ombudsmanhoz fordult. Az ombudsman felkérte a Bizottságot, hogy foglalkozzon a következő kérdésekkel:

1) A Bizottság nem foglalkozott azzal a kérdéssel, hogy tévesen feltételezte, hogy nincs érvényes szerződéses megállapodás a panaszos projektben való részvételére vonatkozóan;

2) A Bizottság nem fejtette ki, hogy a Dániában és más skandináv országokban folytatott tevékenységekhez kapcsolódó költségeket miért nem fogadták el, mivel az ezekben az országokban működő vállalatokhoz és kutatóintézetekhez kapcsolódó tevékenységeket a tervezett munka részeként hajtották végre azt követően, hogy a panaszost partnerként bevonták a projektbe;

3) A Bizottságnak kérnie kellett volna a projekt külső, független felülvizsgálatát, ahogyan azt egy másik projekt (INNOWATER) esetében is tette;

4) Sem a panaszos, sem a koordinátor nem kapott előzetes tájékoztatást a Bizottságtól arról, hogy a panaszos költségeinek jelentős részét el kívánja utasítani;

5) A panaszos részletes munkaidő-nyilvántartási rendszerrel rendelkezik, amely "munkacsomag szinten" rögzíti az egyes projektekre fordított időt. A Bizottság nem kérte, hogy a korábban elfogadott költségigénylésekkel kapcsolatban a munkaidő-nyilvántartás feladatszintű legyen (a 2. és 3. jelentéstételi időszakra vonatkozóan);

6) A Bizottság helytelenül ítélte indokolatlanul magasnak az utolsó jelentéstételi időszakban bejelentett munkaórák számát, tekintettel arra, hogy a panaszost érintő feladatok különösen megterhelőek voltak az utolsó időszakban.

5. Válaszában a Bizottság összefoglalva a következő választ adta:

1) A Bizottságnak nem volt kétsége a panaszos szerződéses státuszát illetően. Ha ilyen kétség merült volna fel, nem fizettek volna a panaszosnak.

2) Ha egy ország nem szerepel a projekttervben vagy a munka leírásában, az ezekhez a tevékenységekhez kapcsolódó költségek nem tekinthetők támogathatónak.

3) Az INNOWATER projekt külső független felülvizsgálatára további információk nélkül és a Bizottság kezdeményezésére került sor. Ezenkívül az egyes projektek helyzete eltérő, és nem lehet párhuzamot vonni közöttük.

4) A Bizottság nem köteles "előzetesen tájékoztatni" a kedvezményezetteket a költségek elutasítására irányuló szándékáról.

5) A panaszos a projekt időtartama alatt nem nyújtott be munkaidő-nyilvántartást, bár egyértelmű határidő állt rendelkezésre a jelentések benyújtására, és a kedvezményezettek kötelesek voltak minden bizonyítékot e határidőn belül benyújtani.

6) Még ha az utolsó jelentéstételi időszak magasabb tevékenységi szintet is igényelt, a jelentéseknek teljes mértékben tükrözniük kell az elért eredményeket, vagy hivatkozniuk kell rájuk.

6. Mivel a panaszos elégedetlen volt a Bizottság válaszával, új panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz.

A vizsgálat

7. Az ombudsman úgy vélte, hogy a Bizottság hasznos kiegészítő információkkal szolgált a szóban forgó kérdés megértéséhez. Megállapította azonban, hogy a panaszos egyes aggályai további pontosítást igényelnek, mielőtt végleges álláspontot tudna kialakítani az ügy érdeméről. Az ombudsman ezért új vizsgálatot indított a panaszban szereplő alábbi állításokkal és állításokkal kapcsolatban:

A panaszos negyedik projektidőszakra vonatkozó költségelszámolásainak bizottsági értékelése:

1) elfogult volt;

2) nem követte a Bizottság rendes belső eljárásait és elveit; és

3) tévesen jutott arra a következtetésre, hogy a jelentős költségeket el kell utasítani.

A Bizottságnak teljes egészében ki kell fizetnie a panaszos által a 4. költségelszámolásban bejelentett költségeket, beleértve a késedelmi kamatot is.

8. A Bizottság aktájának vizsgálatát követően és a Bizottság által a vizsgálat alkalmával adott pontosítások alapján az ombudsman vizsgálócsoportja arra az előzetes következtetésre jutott, hogy a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot a panaszosok 4. jelentéstételi időszakra vonatkozó költségkimutatásának értékelése során. A panaszos észrevételeket nyújtott be az ellenőrzési jelentéssel és a vizsgálócsoport előzetes következtetésével kapcsolatban. Az ombudsman figyelembe vette a felek által felhozott valamennyi érvet.

A költségelszámolások helytelen értékelésére vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

9. Az ombudsmanhoz benyújtott új panaszában a panaszos a következő főbb aggályokat vetette fel a korábban felvetett kérdésekkel kapcsolatban:

1) A panaszosnak a Bizottsággal folytatott megbeszélésről készült jegyzőkönyve megállapította, hogy a Bizottság egyik jelen lévő tisztviselője azt állította, hogy a panaszosnak nincs érvényes szerződése. A panaszos véleménye szerint ez a súlyos félreértés befolyásolta a Bizottság értékelését.

2) A projekt célja az volt, hogy segítse a BIOCHEM projektpartnerek által azonosított valamennyi vállalat és vállalkozó számára a beruházási készültségi és hasznosítási tervek kidolgozását. A panaszos 2010-ben lett a projekt dán partnere. Ezért nehéz megérteni, hogy Dánia (vagy bármely más skandináv ország) miért nem szerepelhet a projekttervben vagy a munka leírásában.

3) A panaszos nem azt akarta sugallni, hogy az INNOWATER projekt külső független felülvizsgálata során további információkat szolgáltathatott volna (amit nem tett meg), hanem azt, hogy ezt a projekt külső felülvizsgálata előtt megtehette.

4) A panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság megváltoztatta igazgatási gyakorlatát, amikor feladatszintű költségjelentést írt elő (lásd még az alábbi 5. pontot). Ez ellentétes volt a „jó kormányzási gyakorlatokkal”, mivel nem volt olyan „meghallgatási folyamat”, amely lehetővé tette volna a Bizottság számára, hogy figyelembe vegye a nyilvánvaló félreértések kijavítását célzó későbbi anyagokat.

5) A panaszos 2. és 3. jelentéstételi időszakra vonatkozó költségnyilatkozatait a Bizottság munkaidő-nyilvántartás benyújtása nélkül "teljes mértékben tiszteletben tartotta", annak ellenére, hogy a költségeket csak a munkacsomag szintjén jelentették be (és nem feladatszinten). A panaszos ezért azt feltételezte, hogy ez a részletességi szint a 4. jelentéstételi időszakra is elegendő lesz. Az összes költség mögött meghúzódó teljes dokumentáció mindig is létezett a panaszos számviteli rendszerében, kielégítőnek vélt részletességgel, ami a panaszos szerint „általában” a munkacsomagok szintjét jelenti. A panaszos úgy vélte, hogy a „munkacsomag szintje” a természetes jelentéstételi szint, mivel a költségvetés csak ezen a szinten részletezi az erőfeszítéseket. A Bizottság soha nem jelezte, hogy részletesebb jelentéstételi szintre lenne szükség.

6) A panaszos úgy vélte, hogy a 4. időszakra vonatkozó jelentés minden releváns információt tartalmazott. A jelentés a panaszos által működtetett átfogó interaktív BIOCHEM weboldalon található információkra hivatkozott, amelyek teljes mértékben megfeleltek a Bizottság tájékoztatási követelményének. A 4. időszakra vonatkozó adatszolgáltatás részletessége nem tért el a 2. és 3. időszakra vonatkozótól.

10. A helyszíni vizsgálat alkalmával a Bizottság kijelentette, hogy a támogatási megállapodás I.4.3. cikke szerint a panaszosnak, mivel a projekt kedvezményezettje, az I. mellékletben előírt munkát kell elvégeznie. A Bizottság kijelentette, hogy a projektkoordinátor nagyon jó és átfogó jelentést nyújtott be, amelyből egyértelmű volt, hogy a panaszos nem végezte el az előírt munkát.

11. A Bizottság azt is megállapította, hogy a támogatási megállapodás II.16.1. cikke szerint a támogatható költségek a kedvezményezettnél ténylegesen felmerült költségek, amelyeknek kapcsolódniuk kell a támogatási megállapodás tárgyához, a tevékenység végrehajtásához szükségesnek, észszerűnek és indokoltnak kell lenniük, és meg kell felelniük a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveinek, különösen az ár-érték arány és a költséghatékonyság tekintetében. Adott esetben más, azonos típusú tevékenységeket végző kedvezményezettekkel összehasonlítva egyértelmű volt, hogy a panaszos által bejelentett költségek nem voltak összhangban a II.16.1. cikkel. Tekintettel a jelentésben szereplő világos és egyértelmű információkra, a Bizottság megállapította, hogy nincs szükség a projekt ellenőrzésére.

12. A Bizottság a panaszos aggályaival kapcsolatban a következő pontosításokat tette:

1) A Bizottság soha nem állította, hogy a panaszosnak nincs érvényes szerződése. Máskülönben egyáltalán nem fizette volna ki.

2) Még ha úgy is tűnik, hogy a panaszos úgy véli, hogy Dániát bele kellett volna foglalni a projekttervbe, azt nem foglalták bele a projekttervbe (amint azt a 8. munkacsomag D 8.1 kkv-ellenőrzéseiről szóló záró tevékenységi jelentés kifejezetten kimondja). A projekttervet nem módosították, bár lehetőség van bizonyos módosításokra, amelyek nem változtatják meg a projekt jellegét. A Bizottság nem engedélyezhet olyan változtatásokat, amelyek befolyásolják a projekt jellegét, mivel a projekteket független értékelő bizottság választja ki.

3) A koordinátor kiváló munkát végzett, és kiváló minőségű jelentést készített, amely egyértelműen leírta, hogy mi történt. A jelentés alapján meg lehetett ítélni, hogy ki és milyen intézkedéseket hajtott végre. A panaszos aláírta a jelentést, és a Bizottsággal tartott találkozón nem szolgáltatott további bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy mit tett a projekttel összefüggésben.

Az INNOWATER projekt keretében benyújtott, a panaszos által említett jelentés gyenge volt, annak ellenére, hogy a Bizottság lehetőséget adott a koordinátornak annak javítására. Ezért külső szakértővel kellett konzultálni annak tisztázása érdekében, hogy ki és mit tett.

4) A jelen projektre vonatkozó jelentésből egyértelműen kiderült, hogy a panaszos nem hajtotta végre a szükséges intézkedéseket. Nem voltak tehát félreértések. Annak előírása, hogy a jelentésnek tartalmaznia kell, hogy ki és mit tett, nem változtatott a közigazgatási gyakorlaton.

5) Nem minden jelentéstételi időszakot vizsgálnak részletesen minden kedvezményezett esetében, mivel ez terhet jelentene a kedvezményezettek számára. A részletes ellenőrzés kockázatértékelés alapján történik. Ami a panaszost illeti, a Bizottság úgy határozott, hogy csak a 4. jelentéstételi időszakot vizsgálja részletesen. Az a tény, hogy a korábbi időszakokra vonatkozó költségigényléseket elfogadták, nem jelenti azt, hogy az ezen időszakokra vonatkozó jelentéstétel problémamentes volt. A 3. időszakra vonatkozó jelentés például megállapította, hogy a panaszos az 5. munkacsomag tekintetében nem nyújtott be semmilyen frissítést az említett jelentéstételi időszakra vonatkozóan.

6) A Bizottság megismételte, hogy a jelentésből egyértelműen kiderült, hogy a panaszos nem végezte el az összes olyan munkát, amelyre költségeket igényelt. A panaszos nem szervezte meg a projekttervben előírt eseményeket, és a weboldalon a panaszos tevékenységeire vonatkozó információk, amelyeket a Bizottság valóban ellenőrzött, egyáltalán nem voltak meggyőzőek. A panaszos érvelése szerint a Bizottságnak nincs „tájékoztatási követelménye”. Éppen ellenkezőleg, a támogatási megállapodás képezi az alapját annak, hogy milyen információkat kell szolgáltatni az elvégzett munkáról.

13. A vizsgálati jelentéssel kapcsolatos észrevételeiben a panaszos a következő fő érveket hozta fel:

1) A panaszos azt állította, hogy a Bizottság egy találkozón kijelentette, hogy az aláírt szerződésmódosítás csak akkor érvényes szerződés, ha jóváhagyott költségvetéshez kapcsolódik. A panaszos az e találkozót követő e-mailes levelezésre hivatkozott, jelezve, hogy a szerződésmódosítási eljárás abban az időpontban még nem zárult le. A panaszos aggodalmát fejezte ki amiatt, hogy „a szerződés státuszára vonatkozó információkat esetleg nem adták át megfelelően a Bizottság új munkatársainak”.

2) A panaszos fenntartotta, hogy a munka leírása szerint a projekt hatóköre "páneurópai", amely definíció szerint magában foglalja Dániát is. A munka leírása „7 európai országra” utal, amelyek célja annak biztosítása, hogy a tevékenységek legalább 7 országra kiterjedjenek. A munka leírása nem korlátozza az országokat a partnerországokra, amelyek mindenképpen magukban foglalnák Dániát, amint a panaszos a projekt partnerévé válik.

3) A panaszos fenntartotta, hogy nem nyújthat be további bizonyítékokat.

4) - 6) A panaszos azt állította, hogy a Bizottság elfogult következtetéseket vont le a különböző feladatok elvégzéséhez használt "emberhónapok" számával kapcsolatban. Az is valószínű, hogy a Bizottság értékelése során nem vette figyelembe a BIOCHEM interaktív honlapját.

Az ombudsman értékelése

14. A vizsgálat és a felek által a vizsgálat során előterjesztett további érvek alapján az ombudsman a következő következtetéseket vonja le:

1) Bár a szerződésmódosítási eljárás eltarthatott volna egy ideig, az Ombudsman meggyőzőnek találja a Bizottság azon érvét, hogy érvényes szerződés nélkül a panaszosnak egyáltalán nem fizettek volna. Semmi sem utal tehát arra, hogy a panaszos költségelszámolásainak Bizottság általi értékelését befolyásolta volna a szerződéses helyzet.

2) Bár a projekt hatóköre nagyon is "páneurópai" lehetett volna, ez nem jelenti azt, hogy a munka részletesebb leírása nem azonosítaná azokat az országokat, ahol bizonyos feladatokat el kell végezni. Az ombudsman úgy véli, hogy a „7 BIOCHEM-országra” utaló munkaleírás az eredeti partnerek hét országára vonatkozott. Tekintettel arra, hogy a szerződésmódosítás kimondta, hogy az előző partner által elvégzendő (a támogatási megállapodás I. mellékletében szereplő munkaleírásban meghatározott) feladatokat a panaszos által elvégzettnek kell tekinteni, és azokat a panaszosnak kell elvégeznie, az ombudsman egyetért a Bizottsággal abban, hogy ahhoz, hogy egy új országot felvegyenek a projektbe, ezt kifejezetten módosítani kell.

3) A megvizsgált dokumentumok alapján az ombudsman egyetért a Bizottsággal abban, hogy a 4. időszakra vonatkozó, a panaszos által végzett munkáról szóló jelentés elég egyértelmű volt ahhoz, hogy további pontosítást ne igényeljen.

4) - 6) Az Ombudsman semmi olyat nem talál, ami alátámasztaná a panaszos azon érvét, hogy a Bizottság megváltoztatta volna a költségjelentéssel kapcsolatos igazgatási gyakorlatát. Az ombudsman meggyőzőnek találja a Bizottság magyarázatát, miszerint a 2. és 3. időszakra vonatkozó jelentéstételt nem vizsgálták meg részletesen. Az a tény, hogy az ezekre az időszakokra bejelentett költségeket elfogadták, nem használható fel érvként arra, hogy a Bizottságnak a 4. időszakra bejelentett költségeket is el kell fogadnia. Semmi nem utal arra, hogy a Bizottság nem vette figyelembe a jelentésben a 4. időszakra vonatkozóan szolgáltatott összes információt.

15. A fentiek alapján az ombudsman nem állapít meg hivatali visszásságot a Bizottság részéről.

Következtetés

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

A Bizottság nem követett el hivatali visszásságot.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

11/02/2016

 

[1] A projekt 2009 decemberétől 2012 áprilisáig tartott.